抓好档案用户心理做好档案服务工作

摘要： 如何适应经济、社会进程的需要,切实改革档案管理服务方式，已成为档案管理部门的首要任务。本文分析了档案用户需求心理产生的必然性，提出一些档案服务职能的创新举措，最后总结了提高档案管理人员信息素养的方法。

关键词： 档案服务；用户需求心理；发展趋势；服务职能

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）07-0321-01

1当前档案服务工作发展的新趋势

随着社会的发展，科学文化的繁荣，档案管理工作也出现了日新月异的变化。主要有以下几方面：一是利用者的要求高了，不仅要求多编制一些参考资料和史料汇编，而且还要求全面、系统地提供档案材料；二是服务内容由以服务于政治为主，转变到以服务经济建设、科学研究为主；三是查阅方式上由原先的零星查阅为主，转变为按专题和按专业大量系统的查阅为主。四是利用者查阅的档案范围广、时间长，不仅查建国后档案，还要查革命历史档案和旧政权档案；五是档案室查阅档案人数多，随着人数的逐年增长，调卷量也必然迅猛增长。

2档案用户需求心理产生的必然性

档案用户对档案的需求，往往是用户在工作、学习、生活中由于主观能力的有限及客观环境所迫而产生的一种对档案需求的紧张心理状态，它是通过内心的心理状态不断反射而来的外界作用的反映。

显然，档案用户需求心理的产生有其内在必然性，这是由用档行为的主体——档案用户及客观环境所决定的。

档案用户作为人或人的组合体，就必然存在着心理、生理和机能上的某些不足或缺憾，在能力和认识上也不可避免地存在着某些局限性，使他们在工作、学习和生活中必然遇到许多要求助于外界才能解决的问题。同时，档案用户作为人，作为社会成员的一分子，必然存在于一个广阔的社会系统中，这个系统从宏观上讲包括政治系统、经济系统、文化系统等，它包罗万象，深奥无穷。作为生活于其中的档案用户是不可能通晓一切的。

3档案服务职能的创新

目前，随着信息时代的到来，信息形式的层出不穷，信息量的不断加大，已经逐渐到达一个趋于饱和的阶段，档案在其社会发展进程中，呈现出新的特点：

3.1 内容及形式多样化数字档案的出现为利用者提供直观的服务,它可以更真实的还原历史，更真实、原始的记录历史的状态。在数字环境下,档案的存在形式是多种多样的，传统档案一般只能提供文字类信息。而新型档案包括文字、声音、图形、影像等各种多媒体档案信息。

3.2 载体类型多样化在数字环境下，多种载体形式将大量运用。包括磁盘、光盘、缩微品、远程网络提供等载体。传统的档案保管方式是以单一的纸稿形式提供利用的。这样，利用者只需对档案信息进行简单处理即可直接使用，使用档案信息时更加方便和快捷，从而加快了档案信息的传播速度。

3.3 服务多样化在数字环境下，利用者面对的是一种档案信息资源环境，各档案馆将档案信息输送到网络上，所有的档案形成一个大的虚拟档案馆，计算机可以随身携带，档案利用者可以超越时空的限制，在任何时间、任何地点利用。上网工具通过网络方便快捷的得到各种档案信息。

4提高档案管理人员信息素养问题探究

4.1 明确服务的方向，端正服务态度档案工作是服务性的工作，它的服务性集中表现开展利用工作上。要想把利用工作做好，首先取决于服务方向的正确。这就要求各档案馆在加强收集、整理、保管等工作的基础上，把主要精力转移到利用工作方面，将服务的重点放在为生产建设、科学研究、技术发展和经济体制改革上来。只有明确树立为社会主义现代化建设和两个文明建设服务的思想，坚持为现阶段最在政治服务，才能保证档案工作有正确的政治方向。

在明确服务方向以后，还必须有坚定的服务思想和良好的服务态度。由于档案利用工作代表整个档案工作的成果，为利用者直接服务，这就要求档案工作者必须具有高度的政治责任感，发挥主观能动精神，解放思想，开动机器，研究利用工作出现的新情况、新特点，解决利用工作中的新问题，千方百计为各项工作服务，时时处处为利用者着想，给他们以最大的方便。要有良好的服务态度，必须采取得力措施，要加强岗位责任制，有明确分工，还要建立定期的考核和奖惩制度，把权、责、利三者有机结合起来。

4.2 熟悉档案的内容，了解客观需求在知已知彼的基础上，积极主动地做好这项工作，开展利用工作就要求档案人员熟悉所保存的档案和客观利用的需要。

熟悉馆藏的步骤和方法是：①只有在熟悉家底的基础上才能提高工作效率。我们要熟悉档案的内容与成分及其存放地点，在日常工作中注重编制检索工具和参考资料等工作，做好资料收集、整理、鉴定、统计、提供利用等工作，这样可以及时、准确地为利用者查找档案材料。②熟悉档案的具体内容的工作，要放在熟悉立档单位的历史和全宗档案的概况工作之前；③全面熟悉，重点研究。先熟悉重要全宗和全宗中的重要部分，后熟悉一般全宗和全宗中的一般部分；先熟悉年代近的档案，后熟悉年代远的；先熟悉经常利用的档案，然后熟悉利用较少的。

在实际工作对档案利用的需要是多方面的，而且在不同的时期，不同的任务对档案的需求也不同。因此，调查了解服务对象对档案的需要，是正确制定档案利用工作计划和开展工作的依据，是更好地为各项工作服务，发挥档案作用的重要方法。要了解客观需要，档案室应当学习党和国家与本机关主要职能有关的方针、政策，了解本机关的主要工作任务和长远规划，征求机关领导与业务部门的意见，研究和分析本机关对利用档案的需要。档案馆应当学习研究党和国有提出的总任务和规划，以及当前中心任务和工作方针，研究了解党政领导机关和各行各业在生产建设、科学研究等到工作，更好地发挥档案的作用。否则，被动地坐等利用者上门，不可能取得良好效果。

参考文献：

[1]赵晖.论新形势下档案部门服务机制创新[J].兰台世界，2007，（22）.

[2]肖静华.知识经济时代的档案信息服务新体系[J].机电兵船档案,2005,(03).

[3]侯海玉.信息化背景下档案信息服务模式研究[D].黑龙江大学,2008,(03).

[4]张丽.论综合档案馆向公共档案馆的转型之路[D].四川大学,2007,(03).