桌面推演在档案应急处置演练中的实践探索

摘要：桌面推演在全国各地的应急预案及其演练中正不断发展创新。本文结合银行档案工作实践，将桌面推演应用到所在档案部门的应急处置演练之中，并在此基础上，运用相关案例重点阐述如何进行无脚本式桌面推演和脚本式桌面推演。

关键词：桌面推演档案应急处置档案安全

银行档案是银行在经营管理实践活动中直接形成的清晰、确定、具有完整记录与凭证作用的固化信息，它在保护消费者权益，防控金融风险，保障国家经济安全等方面具有重要作用。随着经济社会的发展，银行档案的重要性不言而喻。正因为此，确保银行档案的安全至关重要。然而，目前组织大规模的全面实战模拟演练，存在准备时间长，耗费人力物力多、场景单一、演练成本高等问题，针对这些问题，笔者所在单位率先提出以桌面推演的方式进行档案应急处置演练。文中所涉桌面推演较早用于军事演习，当时被称为兵棋推演。20世纪后期，使用计算机进行推演成为兵棋推演的主要发展方向。随着安全生产立法工作的逐步推进，时至今日，桌面推演在全国各地的应急预案及其演练中正不断发展创新。借鉴桌面推演在其他领域的优势后，笔者所在单位于2015年年末，以桌面推演方式组织了文书档案应急处置演练，既检验了现有档案应急预案的可行性，又使文书档案人员较为清晰地掌握了档案应急处置流程，为日后更好地进行档案应急处置演练奠定了基础。

一、桌面推演在档案应急处置演练中的流程设置及其注意事项

桌面推演作为应急处置演练的重要方式之一，将其延伸到档案领域，主要是指组织专职档案人员、相关部室工作人员、物业管理人员，以会议的形式，模拟各种可能危及档案安全的火灾、水灾、地震、遗失、盗窃等突发事件的处理与防范措施，并据此提出具体的解决方案，来验证应急处置预案的可操作性和有效性，发现应急处置过程中的问题，及时修订和完善档案应急处置预案。一般来说，桌面推演主要涉及前期准备工作、正式演练、演练结束后的总结工作。需要注意的是，在演练过程中，要尽量运用多媒体、远距离视频等技术。演练结束后，务必要由主持人或业务主管部门的专业人士作出点评，让参演人员充分讨论，以便对原有的应急处置预案进行全面验证、评价和完善。除此之外，以下事项也要给予高度重视。

（一）桌面推演方案的设计原则

由于桌面推演主要采用仿真学原理模拟重大事故或者突发事件，在进行相关方案的设计时，需要注意以下原则：

1.模拟的事故或者灾难处置场景具有代表性。在场景设计中，模拟的事故或者灾难事件不仅要具有现实发生的可能性，更为重要的是要具有代表性。以突发事件中的火灾为例，由于火灾对档案的损害是毁灭性的，火灾一旦发生，既涉及档案安全转移的先后步骤，又涉及受损档案的统计和修复重整，因此档案人员需要时刻保持高度警惕。从这个意义上说，将具有代表性的事故或者灾难作为桌面推演应急处置的场景，不仅可以突出档案抢救等重点环节，而且可以扩展至紧急救援的启动、组织协调、运作等全流程，便于有针对性地完善档案应急处置预案。

2.场景变化过程的合理性。在设计场景时，尽量注意事态发展变化的合理性，使场景的演变符合客观规律，便于操作。例如：档案库房遇水侵害时，需要考虑的是可能引发的二次事故（危机电路）、事故的蔓延（影响周边库房），甚至某种偶发事件、事故的性质变化等，从而确定应急等级发生变化的措施。

3.事故后果危害的严重性。尽可能地考虑到事故造成的严重危害，例如在设计档案遗失、盗窃场景时，可以将档案类型假设为档案，这样相关部门和档案人员能够结合突发状况引起的连锁反应，更清晰地检验应急预案的严密性、合理性和可操作性，进而使桌面推演具有普遍指导意义。

（二）桌面推演方案的编制

桌面推演方案的编制，主要包括要件：演练依据、背景设定、演练级别、演练形式、演练时间、演练地点（通常选用单位的会议场所）、演练人员和前期准备。具体来说，演练依据是《××单位档案突发事件应急预案》《××单位重大事项报告制度》，背景设定则是对虚拟突发事件背景的描述（不局限于火灾、水灾、地震、案卷实体遗失或偷窃等情况）。依据单位性质，演练级别分为集团演练或单位个体演练。依据是否提前对演练内容有所掌握与准备，演练形式分为有脚本式和无脚本式桌面演练。演练人员主要包括《档案突发事件应急预案》中涉及的相关人员。一是演练主持人，通常为档案突发事件应急领导小组成员；二是专兼职档案人员；三是应急处置过程中的相关人员（物业人员、后勤保障人员、安全保卫人员、医疗救护人员等）；四是单位负责对外宣传工作的相关人员；五是特邀参加演练的上级业务主管部门相关人员。

在上述要件中，最为重要的是前期准备环节。首先，应对《档案突发事件应急预案》等制度要求进行全面学习。其次，根据模拟的突发事件制作相关PPT，以增强演练的生动性。再次，将推演过程中预设问题制作成答题卡。同时根据实际安排撰写演练通知。最后，提前对所用会议场所内相关设备进行检查和调试等。

二、桌面推演在档案应急处置演练中的具体应用

（一）无脚本式桌面演练

案例：某单位分行中央空调水系统故障，导致档案库房空调口出现冒水事故的应急处置演练

1.背景设定：某单位分行中央空调水系统故障，档案库房空调口出现冒水情况。

2.演练级别：集团演练――总行机关+12家分行。

3.演练人员：总行办公室主任、文书档案室经理；12家分行（各家分行办公室主任1人+3名专兼职档案管理员）；特邀北京市档案局监督指导处工作人员1人参与演练指导。

4.演练方式：解说、问答式（利用全行视频系统）。

5.演练简要过程如下：文书档案室经理作为演练主持人，在参演人员不知道演练内容的前提下，通过播放PPT，介绍本次系统演练的模拟场景“某分行档案工作人员在看到空调口冒水，情况紧急，水量较大”。抽选北京、天津、深圳等3家分行，口述应急处置过程，上海、济南、南京3家分行口述本案例应急处置结束后，向总行提交重大事项报告的内容。其他分行现场回答总行预设的相关问题。如图1所示。

需要注意的是，一是这种演练方式适用于下属单位较多的集团式企业，特别是对档案工作基础较为薄弱的基层单位，建议至少2-3年安排一次类似的演练，以便适时示范与督促。二是由于参演人员范围较大，且事先不知道演练内容，在这种情况下，为了确保在有效时间内取得预计效果，主持人应严格把控演练过程中各个环节的时间（整个演练以2小时左右为宜），充分做好前期准备，避免人为因素导致演练时间过长。

（二）脚本式桌面演练

案例：档案库房周边漏水事故的应急处置演练

1.背景设定：××银行总行机关文书档案库房周边卫生间漏水

2.演练级别：个体演练――办公室演练

3.演练人员：办公室主任、文书档案室经理、办公室档案员2人、后勤服务中心工作人员1人、物业管理人员2人。

4.演练方式：解说、问答式。

5.演练简要过程如下：文书档案室经理作为演练主持人介绍本次演练的模拟场景：保洁发现周边卫生间漏水，通知办公室人员查看档案库房，并通过播放PPT画面，展示卫生间与库房的位置关系，随后宣布演练开始，办公室档案员、后勤服务中心人员、物业管理人员围绕预案处置程序，分别以口述形式先后模拟应急处置过程。

文书档案室经理作为演练主持人就应急处置过程中库房遇水后电器设备连接电源使用的注意事项和档案受潮后的处理要点进行提问，后勤服务中心人员及办公室档案管理员分别回答问题。

随后，办公室主任对应急处置方案的完整性、处理方式的可实施性进行评估。

最后，文书档案室经理作为演练主持人宣布演练结束。如图2所示。

需要注意的是：一是这种演练方式情景设计多样，针对性、适用性强，能够更好地明晰演练各方的主体责任，应用范围广泛，可在各行业、各单位普遍应用。二是由于参演人员对演练内容提前有所掌握，整个流程与时间易于把控（建议控制在1个小时之内），因此可以在关键节点穿插实操模拟（如档案数量清点、消防器材使用等），切实提高应变处置技能，达到部门联动，快速响应的效果。

综上所述，桌面推演不是简单的常规会议，应严格遵守实战理念，通过以会代训的演练方式练好内功，找准企业应急工作的短板、发现应急处置的薄弱环节，切实达到优化管理机制、完善应急管理制度的目的。