大数据时代的档案工作

（Big data）是IT行业自Web2.0、云计算、物联网之后的又一轮网络技术革命，美国奥巴马总统将数据定义为“未来的石油”，是与陆、海、空同等重要的“国家核心资产”。著名未来学家阿尔文托夫勒编写的《第三次浪潮》一书中，把大数据赞颂为“第三次浪潮的华彩乐章”。大数据时代的到来对档案管理工作产生了巨大的冲击和影响，把大数据的巨量数据资源、创新思维、技术革新运用到档案管理 ，以最佳的方式更好地为国守史，为党管档、为民服务。

一是有利于保护各类档案文化资源，确保档案收集的完整性。档案资源是人类发展、社会变迁和个人进步的历史记录，完整的保护档案资源对国家机构、社会组织、家庭以及个人来说具有非常重大的意义和作用，档案资源所承载的是价值厚重的“国家记忆”。在档案资源收集、技术处理能力受限的时代，以档案的来源、价值大小、重要性等进行有选择的归档是受主客观条件所限。大数据时代的到来颠覆了传统的思维方式，提出了“全数据”概念，档案来源渠道更加广泛，一切信息皆可归档，大大扩宽了档案资源的收集范围，有利于保存各种类型的档案资源，保证“档案全数据”的完整。

二是有利于优化档案业务工作流程，提升档案业务管理工作能力。传统的档案业务工作环节中，档案管理主要靠人工、档案的收集主要靠“索要”，档案的管理纯粹靠“手工”、档案的利用服务很“被动”。大数据时代，云计算、云存储、微服务、云服务、远程服务、大数据挖掘和分析等技术，档案网络管理系统和应用平台的出现，实现档案“收”、“管”“用”的全流程控制、全技术支持、全智能服务，可以有效减轻档案工作者任务负担，利用信息科学技术提高管理工作水平。

三是有利于挖掘档案增值信息，创造社会、经济双重效益。档案的最终价值体现在提供利用。在浩瀚的档案资源中，现在使用和利用的仅仅是其中的冰山一角，还有更多的档案资源被迫归于沉寂，等待我们去发掘它们的价值，利用大数据技术开发使用档案管理软件和系统，有利于把具有民族价值、文化价值、民生价值、社会价值、经济价值的档案进行深挖分析，以供全社会享用。

四是有利于加强档案管理机构的职能职责，构建科学的档案管理体系。随者信息社会的高速发展，传统的档案管理方式已经满足档案信息数量与日俱增的管理需求，二者之间的矛盾日渐突出。大数据时代下档案管理模式创新研究，尤其是对档案管理机构的准确定位和职能优化，有利于提高档案信息资源存量与增量保存的效率，有利于加强档案部门与其他部门的协同合作，同时又节省了人力、物力和财力，为建立科学的现代化管理模式创造了可能。

大数据是信息科技领域颠覆性的技术变革，但大数据不止是技术的创新，实质上是计算机服务时代的来临，马云说，未来三十年，因为数据经济，人类社会将会真正进入巨大的变革时代，未来的世界，我们将不再由石油驱动，二是有数据驱动。利用服务是数据存在的最终目的和意义，大数据的产生却改变了人的需求，利用服务不再简单纯粹，档案用户不再只满足于文件的利用，而是想要获得数据背后的信息内容和蕴藏的隐形知识。

“大数据时代的预言家”维克托.迈尔.舍恩伯格编写的《大数据时代》一书中对大数据定义是不用随机分析法（抽样调查）这样的捷径，而是采用所有数据的方法，也就是说大数据将才有整体分析法来替代过去的抽样分析法，将人们从传统的定式思维习惯中抽离出来。档案服务在大数据时代必将朝着社会化、多元化方向发展，档案管理重心向前倾斜。第一是由“为国守史，为党管史”向国家“为民服务”倾斜。档案部门不能再是“守财奴”，国家赋予的责任要坚守，党的利益要坚持，但档案部门不应再是“守财奴”，国家赋予的责任要坚守，党的利益要坚持。但档案部门不应再是把着一张门，守着几张纸，服务几个人的守旧状态，民生利益是新时代国家给予民众的切身利益。第二是由“坐等人上门”向“主动型服务”倾斜。大数据时代，档案部门不仅可以运用信息技术把隐藏在海量数据中的知识揭示出来，对用户的利用习惯和兴趣趣向进行数据挖掘和量化分析，改变档案利用服务方式，提升档案服务的主观能动性，向用户提供信息抓取准、知识含量高的档案定制、推送服务，实现大档案大服务。第三是提供一站式一条龙服务。数据的多寡是影响服务质量因素之一，因此用户希望档案部门提供的服务是不受时空限制的海量数据资源的精细化出差结果，在一个地方用一种方式就可以实现“问题-数据-解决方案”一站式一条龙到位服务。

大数据时代，档案资源要实现物尽其用，就要对其内容深度挖掘，打造档案资源知识库，档案利用者也会因为自身知识水平的提高对档案服务提出更多的要求，关注它他们新的需求，对传统的档案利用服务理念和途径做出调整，用新思维和新方法，开辟档案利用服务新高度。档案服务利用工作将朝着社会化、多元化方向发展，以企业、客户个性化、差异化需求为导向，提供人性化、智慧化服务“，面对档案利用者的诸多需求，档案部门要努力完善四种服务理念。

一是人性化服务。人性化服务就是在档案服务中体现“以人为本”思想，不能由官老爷心态，以用户第一为原则，给用户提供获取信息的权利，服务过程中表现良好的服务态度，把自己当作服务生，面对用户热心、耐心、细心、专心、尤其是基层档案部门经常要服务一些农民老百姓，对他们的利用诉求要认真倾听，服务要热情周到。

二是个性化服务。个性化服务是档案部门对档案利用者需求提供精确性匹配的服务。大数据时代信息受众分类更加明确，用户的利用需求发生改变，追求个性化服务，享受不受时空限制方便快捷取所需，档案部门要对用户的利用需求、行为、方式等细节进行收集、追踪和分析，预测出他们需要的内容，以参考、定制等方式推送给用户。

三是智能化服务。智能化服务是档案服务的最高技术水平。大数据时代更注重技术的应用，档案服务技术水平也要提高，档案部门要有智能化的档案数据处理系统，能够快速完成数据分析任务，智能抓取有效信息，提供便捷服务通道，这不仅有助于档案部门发现隐形知识，还有利于从档案服务向知识服务跨越，实现档案知识的顺畅流通与广泛传播。

四是知识化服务。知识化服务是一种基于网络环境下的开放式的服务，是档案服务发展的趋势和方向。档案知识化服务应以知识管理理念为指导，以档案资源为核心，以大数据技术为支点，以档案知识挖掘为重点，以档案知识应用和知识创新为目标来构建档案知识服务体系，完成知识提供与检索、知识整合与加工、知识共享与交流的一体化服务。

网络的发展改变了信息传播的方式，丰富了信息传播的渠道，档案服务借阅、咨询、展览等传统途径将得到调整，档案服务途径多样化网络化，应用各种新兴媒体、发挥网络远程功能、基于云计算云存储的云服务手段将成为大数据时代档案服务新战场。

微服务。服务主要之一是通过微博微信等新媒体为载体即时传播信息的服务形式。微博即一句话博客，是一个基于用户关系信息分享、传播、交流以及获取的社交网络平台，主要涉及信息、网络营销、政府管理以及个人交流等方面，是中国网民上网的主要社交平台之一。微信是一个为智能终端提供即时通讯服务的免费应用程序，通过网络快速发送短信、语音、视频、图片和文字，微信公众平台的订阅号和服务号就是为微信用户提供公共信息、咨询和服务的平台。档案部门或档案学会通过开通微博微信可以传达档案信息和传送服务项目，向社会公众提供方便快捷的档案服务，拉近档案与大众的距离，拓宽档案信息服务的范围，提高档案信息服务的范围，提高档案信息服务的效率，还可以交流互动、共享信息、加强协作，为社会提供更好的档案服务。

远程服务。远程服务指利用通信手段实现不同地域之间的实时人工服务方式。远程服务具有方便快捷、节约成本、服务对象没有地域限制、服务可集中化管理的优点和优势，非常适合于大数据时代的网络档案服务。档案信息远程服务以数字化地信息资源为基础，依靠科学技术，通过网站、电子邮件或实时交互的形式，向用户提供远距离档案信息咨询和服务。档案部门要在加强档案资源建设的同时，加快采用信息技术，充分利用网络优势，建设好覆盖广、内容全、检索快的档案远程利用服务平台。

云服务。云服务指通过网络以按需、易扩展的方式获得所需服务，它是一种基于互联网的相关服务的增加、使用和交付模式，涉及通过互联网来提供动态易扩展且经常是虚拟化的资源。档案云服务是以云计算技术为基础，以云存储资源为保障，将分散的档案信息通过云平台组织构建起来形成服务云，借助这些云平台强大的计算能力和低成本、高安全性等特性来提高国家档案信息资源共享效率的一种档案资源服务模式。国家档案局开展的“中国档案云”项目就是致力于打造国家级开放的档案信息资源共享利用系统，它以云技术云存储为依托，覆盖全国各级各类档案馆，为社会公众提供开放档案信息查询利用服务的专业化平台，将成为互联网用户访问全国开放档案资源的统一门户，提供一站式全方位服务。

2012年12月25日，国家档案局杨冬权局长在全国档案局（馆）张会议上讲话要求加快档案信息化建设，提高档案科技的驱动力内生力，以数字化建设为先导，促进档案信息化与档案服务体系深度融合。大数据时代，档案信息化步伐加快，档案管理趋向结构化、系统化、档案部门要学会应用新一代信息技术及相关工具和方法，稳步开展档案数字化和电子档案接收工作，进一步提高档案资源优化整合能力。

一是继续推进“存量数字化，增量电子化”战略。档案部门要以“存量数字化”的要求极力推进传统载体档案数字化，尤其是对资质档案要加快数字化进程，查阅时用数字化档案代替原件利用，保护并延长纸质档案寿命。二是要以“增量电子化”为任务对归档、接收进馆档案要求全面实行原生电子文件形式，新形成的电子文件即时归档保存并按时接收进档案馆保护。大数据时代，档案部门要严格要求党政机关单位对归档文件实施电子化管理，从源头上保证数字档案信息的真实、完整可用；接收档案以电子化版本为主，在范围上多注重民生电子形式档案的就收，在种类上多收集多媒体、数据库、网页等形式的档案资源、在加强电子档案接收管理方面，国家将制定一批实用性高操作性强的文件，如《电子档案准确性、完整性、可用性、安全性检测规范》、《海量电子文件数据存储指南》、《企业电子文件归档和电子档案管理指引》等，这些文件今年将陆续出台，着重考虑网络信息的归档工作，党政机关等单位的门户网站、政务微博、政务微信等新兴平台的信息归档工作将逐步提上日程，成为档案部门一项新任务新挑战。

二是优化资源结构。档案资源的底层化、碎片化，各种档案资源散落在互不连通的数据库中，成为一座座“信息孤岛”，如何连通这些孤立的数据库，将分散的档案资源集中起来，实现档案资源的优化整合，发挥出档案资源最大价值，是大数据时代档案管理的一个重要挑战。档案部门没有能力对所有的档案资源兼容并包，需要和不同的群体合作，一是档案部门系统内部之间的互联，二是与文化馆、图书馆等相互学科之间的互助，三是和网络商和数据开发公司的互通，最重要的是档案部门要与社会进行资源、技术、人才方面的交流合作，收集更多的资源，运用更强的技术、借助互联网的计算方式，将全国的档案资源进行整合，形成“中国档案云”，完成档案资源的优化整合，充分发挥档案资源的集聚效应。

档案行政管理根据国家各项建设事业的需要，对全国的档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的活动，是国家整个行政工作的重要组成部分。大数据时代，档案部门必须正确认知局与馆各自的职能范围，要善于借助社会力量逐步放开服务“大包揽”方式，切实转变行政职能，提高行政管理能力。

大数据时代，档案部门需理顺档案管理机制，改变局与馆性质、职能混乱无序的现状、各级档案行政管理部门的职责是依法统一监督指导本行政区域内党政机关和其他事业单位的档案工作，各级国家综合档案馆的职责是集中管理本级党政机关和其他单位的档案，档案局的行政事务和档案馆的管理事务要严格分别开来，确保分工明确、树立起档案行政管理的威严。档案部门要顺应时展和自我职能转变需求，积极引导社会力量参与档案服务工作，要把社会力量参与档案事务活动作为档案事业发展的重要补充形式，发挥档案学会、档案学术交流机构这些社会组织的协同作用，积极扶持与档案有关的咨询业、信息开发业、软件行业、网络公司以及档案用品制造业、档案文化教育服务业的发展；档案部门要规范并支持档案中介机构、专业机构参与当那事务活动，帮助开展社会宣传和服务，增强档案中介服务知名度和影响力，通过专业档案整理团队达到既完成了档案整理工作，又能在督察管理中提高档案行政的权威性的目的。

大数据时代，档案数量增多、档案需求的改变、档案服务的扩展、档案信息技术的应用，使得档案部门只有加强与社会组织的交流合作才能与时代同步，赢得先机谋得发展。电子档案的收集、档案数字化都需要档案部门加强与网络服务商、数据开发公司等信息行业的合作。互联网给档案部门带来大量即是福利也是负担，数量大种类多的资源充实了档案资源库，但如何从海量的资源中筛选出有价值的信息作为档案保存是档案部门忧思的难题，档案部门与网络服务商的沟通与合作就成为必要选择，借助网络服务商的帮助，从信息源头剔除垃圾信息保留有用信息供档案部门收集，大大提高档案的质量。这些收集来的电子档案和库存档案数字化产生的电子档案的管理工作远远超出了档案部门的工作能力范围，档案部门要积极主动与数据开发公司合作，通过公司专业人才、专业技术、专业软件的帮助协同完成对电子档案的管理。

大数据时代档案管理将朝着知识管理、信息管理集约化服务的方向发展，新的形势需要档案工作者以创新开放的互联网思维，把大数据的巨量数据资源、创新思维、技术革新运用到档案管理中去，以最佳的方式更好地为国守史、为党官档、为民服务。

作者简介

文雯，湖北省电力公司，研究生。