浅议文书档案管理系统的设计

摘要：在当今这个信息化时代，越来越多的工作都借力于信息化，使得工作的复杂度减低、工作人员的劳动强度降低。文书档案管理工作也是一项繁杂的工作，也需要运用信息技术来提高工作效率。本文结合了文书档案管理的实际工作和计算机技术，简要介绍了文书档案管理系统的设计方案及实现方法。这只是一个简要介绍，具体实现还要结合大量的计算机相关技术，还需要文书档案管理人员配合做好需求分析，才能开发出一个功能完善、健壮性好的系统。

关键词：文书档案，管理系统，系统开发，Java，数据库

中图分类号：P208文献标识码： A

一、前言

为了加强企事业单位档案部门的业务建设，做到门类齐全，结构合理，管理科学，使用简便，有效服务，就必须使档案工作各个环节规范化，提高管理水平，更加有效地保护和利用文书档案，为社会服务。在此目的下，文书档案管理系统孕育而生。文书档案管理系统是要根据国家档案局最新颁布的档案工作标准而开发的通用文书档案管理系统。系统从基层档案工作特点和档案室工作实际出发，通过规范化管理，解决档案室文书归档立卷费时费力问题，为档案管理的规范化和正规化打好基础[1]。

二、研究背景

随着信息技术的不断发展，办公自动化在各级各类国家机关、社会组织、企事业单位中的普及，电子数据交换，电子商务在国内、国际贸易中的应用，是电子工作环境日益普遍。作为这些活动的重要记录――电子文书档案，这一重要资源，需要利用信息技术得到准确的收集、科学的管理和高效的利用。档案信息资源作为一种重要资源，在经济和社会的发展过程中其地位和作用显得日益突出，如何针对档案信息化工作中遇到的一些问题，更好地发挥电子文书档案这一重要资源不可替代的作用，企事业单位发展提供更好的服务，是文书档案管理系统的根本出发点。

档案管理亦称档案工作。是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。

就目前的现状而言，企事业单位在进行文件管理的过程中，经常会碰到一下问题：海量文件存储，管理困难，查找缓慢，效率低下，文件版本管理混乱等问题。这时，我们就需要一个文书档案管理系统，分门别类的对各种文档进行管理，方便使用者使用。

三、文书档案管理系统的功能结构及开发方法

（1）技术角度

从技术角度来看，文书档案管理系统的基本功能包括文档的输入、处理和输出等功能，期中文档的处理又包括文档的存储、文档的删除、文档的修改、文档的检索等。结构如下图：

（2）用户角度

从使用文档管理系统用户的角度来看，此系统应该支持整个组织在不同层次上的要求。此系统用户类别暂时只分为两大类，普通用户和管理员用户。

（3）从开发角度看文书档案管理系统

系统开发一般方法是指系统的开发策略，即系统开发按照一个怎样的过程来进行。系统开发的过程也称为系统开发生命周期。目前信息系统开发周期主要有：传统方法、原型法、快速应用开发法[2]。

a)传统的系统开发生命周期

传统系统开发的步骤大都包括五个阶段：调查、分析、设计、实施、维护和评价。系统调查阶段的任务是根据业务目标确定和考虑潜在的问题和机会；系统分析阶段的任务是对现有系统和工作流程进行研究，确定它的优势、弱势以及改进机会；系统设计阶段的任务是描述怎样实现一个新系统，或者说明怎样修改现有系统；系统实施阶段的任务是创建（或获取）各个系统组成部分，进行装配，并投入运行；系统维护和评价阶段的任务是维护及修改系统，是它可以继续满足不断变化的业务需求[3]。

传统的信息系统开发生命周期方法给信息系统的开发提供了一种合适的开发模型。但是传统信息系统开发生命周期方法也存在一定的缺陷，比如：系统开发缺少交互性，即项目开发人员与用户之间缺少有效的沟通，这一点是这种方法的致命缺陷。它的优点是产生大量的系统文档，正式文档能保证西戎需求源自记录的业务需求，产生许多中间产品，通过对它们的检查可以了解它们是否达到用户需求并符合标准。

b)原型法

原型法是一种反复、交互式的系统开发方法。原型法按照对原型结果的处理方式分为实验原型和演进原型法。实验原型发只要把原型当成试验工具，试了以后就抛弃，根据试验的结论做出新的系统。演进原型法则把好的结果保留，成为最终系统的一部分。这种原型法的优点是用户可以试用系统，并在系统开发周期内提供一些建设性的反馈意见；可以较早地发现错误和漏洞。缺点为每次重复都是在上一次重复的基础上作进一步改进，如果最初方案不恰当，改变方案重新开始就很困难；系统文档经常空缺或不完整等。

c)快速应用开发

快速应用开发是一种通过运用已有的工具、技术及方法学来加快应用开发的技术。他是对合作应用开发中的数据收集和数据需求分析过程的延伸使用。快速应用开发多半会和原型法相结合。其优点为对适用的项目来说，该方法可比其它方法更快地生成一个应用；文档作为完成项目各任务的副产品而产生；促进了团队合作，并与用户和风险承担者有更多的交流。缺点为这种高强度的系统开发生命周期法会使系统人员和其他项目参与者疲乏不堪；要求系统分析员与用户精通快速应用开发系统开发工具及合作应用开发技术；与其他方法相比，快速应用开发会占风险承担者和用户更多的时间。

综合以上分析，在本项目开发过程中应结合原型法和快速开发的优点，采用原型法的交互模式和快速应用开发技术的开发方法。

四、文书档案管理系统的要解决的问题

要开发的文书档案管理系统是针对多种格式的文书档案的管理，所以需要方便用户浏览查看、上传下载等。首先用户需注册，然后登陆系统进行文档的搜索查看，上传下载等功能，管理员用户可以使用删除功能。从而方便用户对大量数据的查阅。下面介绍一下本系统要解决的主要问题：

1.用户注册

用户使用本系统需注册，非注册用户将不能进入本系统中。

2.用户登录

已注册的用户登录系统，使用本系统。用户分为普通用户和管理员。

3.查询

搜索关键字，查询系统中的文档。

4.上传

所有用户均可以上传自己的文书文档到系统中。

5.下载

所有用户均可以下载系统中的文书文档到本地进行查看。

6.删除

只有管理员用户可以删除文书文档。

五、文书档案管理系统的设计方案

1.系统开发平台及运行环境

系统可使用MyEclipse 7.0 开发平台，利用Tomcat服务器实现Web模式运行，使用的数据库是MySql，实现数据的存储。

2.研究方法及方案

使用MySql作为后台存储的数据库，选择Java、JSP、JavaScript、Html作为应用开发工具，运用Tomcat服务器技术。实现用户管理，文件管理，文档浏览等功能。本系统包含以下三大模块：用户管理模块，文档管理模块，文档浏览模块。各个模块又分为不同细小功能。

下图为设计出的系统的具体功能模块图：

六、总结

文书档案管理系统的研究与开发是随着信息技术的蓬勃发展而逐步从概念走向应用的。知识经济时代的今天，对文书档案管理工作提出了更新更高的要求，必须完成由传统管理模式向现代管理模式转变，由传统管理理念向现代管理理念转变，同时在管理实践中应用，使文书档案管理工作赶上时代的步伐，适应文书档案管理现代化和办公自动化的时代需求，为社会提供更好更有效的服务，使文书档案管理工作发挥出应有的经济及社会利益。 以上也只是对文书档案管理系统的初步设计，还可以根据实际工作需要在以上功能的基础上扩展其他功能，使得此系统的功能更完善，更加方便档案工作者使用。

参考文献

[1] 陈次白．政府电子文档管理[M]．北京：北京大学出版社,2007.

[2] 李谱华．浅析MVC设计模式及其应用[J]．科技信息，2010，16.

[3] 廖坤，谭景信，栾明君．面向Web应用整合开发的页面编辑器的设计与实现[J]．计算机工程与设计，2010，12.

[4]Peter Rob．数据库系统设计、实现与管理[M]．北京：清华大学出版社,2012．