论新时期高校教学秘书的工作职责与创新

摘 要： 随着高等教育的不断发展，教学秘书工作日益起到不可忽视的重要作用。这就要求教学秘书们必须明确个人职责，在明确工作创新的内容和途径的基础上，不断进行工作创新，从而大力推动高等教育的发展。

关键词： 高校 教学秘书 工作职责 创新

现阶段，我国高等教育发展的重点是高教学质量，而教学管理则是顺利实施高等学校教学质量与教学改革工程的前提和保证。在整个教学管理过程中，教学秘书是教学管理的生力军，处于教学管理与改革的前沿，肩负着维持正常教学秩序、提高教学质量的重要使命。他们既是教学管理的具体执行者、各项教学活动的组织者，又是教务处与院（系）之间、教师之间、教师与学生之间开展教学活动的桥梁和纽带，同时还是院（系）领导的参谋和助手。因此，分析教学秘书工作的职责，探讨其工作创新，对提高教育教学质量具有十分重要的现实意义。笔者就担任教学秘书以来对相关工作所做的若干思考作粗浅论述。

一、新时期高校教学秘书的工作职责

随着高等教育的不断发展，在新的时期教学秘书这一角色在高校教学管理中越来越受到关注，他们的工作职责越来越丰富，责任也越来越重大，不再仅仅是传统认识中的为领导和师生打杂、跑腿、服务，而必须是服务、质量、效率、创新的结合体。我校的人才培养目标的定位是培养具有创新精神的高素质应用型人才。社会对应用型人才的需要是多样的，学生个性也是多样的，因此，教学管理思想观念必须做出相应的转变，要树立新的教务管理理念，强化服务意识。归纳起来，教学秘书的工作职责主要包括如下几项：

1.协助领导完成院（系）教务工作安排。

教学秘书要协助院（系）领导完成教务工作安排，充分发挥“上传下达”作用，使教学活动有章可循、规范有序。根据学校教务处在教学方面的统一要求，以及院（系）的具体教学方案进行课程安排、教室安排、调课、各种数据统计积累、考试安排、协调监考教师和考场等。同时，还要协助领导安排教学日历、收发班级日志、制定教务计划、检查教师教学和授课计划、收纳和管理课程大纲、核实教学工作量的记录等，以及负责教材征订工作。这就要求教学秘书们不仅要理解和领会党和国家有关方面的政策、学校有关的规定和领导的想法，而且要深入、细致地了解广大师生的要求和问题并将之与实际工作相联系。

2.管理教学档案。

教学档案是院（系）教学活动开展的记录，档案是否完善，将直接影响到教学活动过程是否真实地被反映，同时，教学档案还是院（系）管理经验的总结，是意义非常重大的一笔财富。所以，教学秘书必须做好教学管理中统计报表、基本数据的整理工作、收发教学管理文件、资料归档及保存工作，并且对本院（系）各个专业教学的计划、重要教研活动的记载、教学研究项目和成果的记录、教学工作的总结和各项教学经验材料进行收集和整理。

3.对教学进行检查和监督。

院（系）教学质量要想不断提高，就必须对日常的教学进行检查和监督，从而不断发现日常教学中可能存在的问题和不足，并积极查找原因，不断完善。那么，处于教学检查和监督第一线的就应该是教学秘书，其有责任将日常管理工作中存在的问题和情况及时反映给院（系）领导，提出自己的看法，必要时主动补缺拾遗，把领导的决策向下传递，把教师和学生的意见向上反馈，使领导全面了解教学情况，作出正确的判断和决定，使问题能够得到及时解决。

二、高校教学秘书工作创新的必要性

教学秘书工作创新问题是与系统总结高校教育发展工作的成就和经验，深刻分析当前高校教育工作面临的新形势、新任务的基础紧密结合在一起的，其必要性主要体现在如下几个方面。

1.教学秘书工作创新是进一步推进高校教育发展和进步的必然要求。

马克思主义唯物发展观认为，形势在发展，时代在变化，世界处在不断发展变化之中，任何事物都有一个发展、完善的过程，而且任何事物都是相互联系、共同发展的。当前，我国教育改革正处于关键时期。一方面，国家提出“科教兴国”，深化教育改革，其总体思路是“体制改革是关键，教学改革是核心，教学思想和教育观念的转变是先导”。另一方面，转变中的管理制度及伴随而来的评价等都与改革的步伐不十分一致。基于此种情况，高校教育必须不断适应各方面的要求，充分调动各方面有利条件――教学秘书工作工作的创新在进一步推进高校教育发展和进步的过程中起着重要的推动作用。因此，教学秘书工作必须按照与时俱进的要求，自觉地把自己的工作放在高校教育发展的大背景中来审视，敢于打破传统思维方式，正确树立符合时代特征的工作理念，不断创新。

2.教学秘书工作创新是教学秘书自身完善和进步的必然要求。

目前，不少教学秘书对个人的要求不严，习惯于经验管理或按传统角色工作，工作原地踏步，按照原来程序照抄照搬、敷衍了事，不从管理中找创新。同时，在工作中等待观望、草草应付与做表面文章的现象较为普遍，受原来管理观念的束缚，有的教学秘书宁可因循守旧停滞不前，也不愿通过创新冒险取得成功，这对于教学秘书个人的发展而言是极其不利的。那么，教学秘书要想自身不断得到发展和完善，就必须在不断摸索的前进道路上对学校旧的管理模式中的许多东西进行改革，要辩证地分析它们的利弊，去伪存真，不断推陈出新，提出新的管理思路，创造新的管理方法，从而实现自身完善和进步的目标。

三、高校教学秘书工作创新的内容和途径

目前，我国许多高校教学秘书队伍建设的现状不是十分理想，存在不少弊端。只有不断推进教学秘书工作的创新，才能不断地解决各种可能存在的问题。其工作创新的内容主要包括如下几个方面。

1.工作观念创新是重点和基础。

传统观念认为，教学秘书工作只是一种简单重复的机械劳动，排课调课、数据统计、上报材料、会议记录、沟通信息、整理保管教学档案等是其主要工作内容。那么，要想高效地开展工作，在具体的教学管理中，教学秘书就要从观念上创新，而不能停留在老一套的管理模式上，要充分发挥自己的主观能动性，对工作要有自己独立的思考，并将自己科学的思考应用于具体的指导实践中。

2.工作方法创新是保障。

教学秘书工作是一门科学，做好教学秘书工作的方法有很多种。不断创新工作方法是教学秘书顺利完成教学管理工作的基础，也是教学秘书工能力强弱的重要体现。不断在工作中检验，不断改进，不断创新，从而拥有科学的工作方法，教学秘书的工作才能收到事半功倍的效果。教学秘书工作方法创新主要可以从如下几个方面努力：

（1）深入地领会相关文件精神，明确教学管理工作的相关目标，做到工作有章可循、循章必严，使教学管理日趋规范。

（2）理清思路，找问题、找差距、定目标。首先，要熟悉个人相关工作业务，为工作创新做好前期准备。要想做好工作，就要热爱自己的工作，有高度的责任心，熟悉职责范围，什么时间应该做什么、该怎样做要做到心中有数，合理安排。只有在把握全盘工作的基础上，做好前期工作，才有可能对工作进行创新。

其次，要树立目标，明确工作创新的方向。教学秘书要清楚地意识到工作创新并不是单纯的为了创新而创新，而是以创新来提高服务和管理水平。教学秘书的宗旨就是一切为了教学服务。在服务中，教学秘书要充分发挥智慧，在提供优质教学服务的前提下，对一些问题进行综合分析，提出新的好的工作策略。在管理中，教学秘书要加强自身修养，理论上努力学习教学管理文件和秘书学基本知识，实践中要有较强的统筹管理能力和协调能力，加强计算机网络等现代化管理手段的学习，不断提高管理水平。例如，网络应该成为教学管理的重要渠道，但目前大量的教学管理工作还主要是靠人力做。其实一些临时性的事务性的通知，包括一些教学管理文件，完全可以通过校园网出去，这一方面可以让老师和学生养成从网络上查看教学管理信息的习惯，另一方面可以促进各系部、室所的信息沟通，相互促进，共同提高。再如，在进行教学档案的管理时，也可一改之前口头传达、一纸带过的现象，可以将图片、声音等制作资料一并保存，确保各种档案的完整性和正确性。

再次，要在合理的准备后在工作中大胆尝试。我们必须认识到，教学秘书工作的创新并不意味着对之前所有工作的否定，而是在总结工作的基础上，扬长避短，对好的经验和传统要继承，对可能存在的种种不足和问题提出改进措施，从整个工作流程中选取工作的一部分进行实验创新。如果新的举措既能提高效率又能提高质量，再随之推广到其它层面，就会使工作既科学合理，又有新的亮点。

（3）要充分调动学生干部的积极性。有些常规性的工作，可以交给他们去做。这样，不仅节约了时间，减轻了教学秘书的工作压力，而且在及时得到反馈的信息的同时，也锻炼了学生干部的工作能力。

同志在“十六大”报告中指出：创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。我国的高校教育事业，还处在一个极其重要的发展过程。在这个过程当中，为了不断取得进步，从而使我国高校教育水平领先于世界，为人类社会的发展贡献力量，就必须在各方面均不断创新――学校的生存发展靠创新，教学管理创新是学校工作创新的一个重要组成部分，而教学秘书的工作创新又直接影响到教学管理工作的整体创新。所以，在今后的时期里，教学秘书们必须明确自己的工作职责，充分利用和创造各种有利条件，不断地发现问题、解决问题，不断地创新，力争更好地做好自己的工作。

参考文献：

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［2］田正平等.中国高等教育百年史论［M］.北京：人民教育出版社，2006.

［3］李常健.在教务管理中强化服务意识的若干思考.湖南：人民出版社，2008.