多校区多法人高校人事信息管理系统的设计与建设

北京联合大学是我国高校中为数不多的多法人多校区的北京市属高校，建校有三十年的历史，目前处于学校上层次上水平的攻坚期。这种特殊的体制和历史阶段，决定了其对日常工作信息化的迫切需求，也使得学校的人事信息管理系统建设对多法人多校区高校有一些借鉴意义。

一、多校区多法人人事信息管理系统设计的特殊性

1.多地域性

多校区高校会使教职工更加重视信息系统建设，但多校区的特点也使得教职工在使用人事信息管理系统时更加困难。比如，在网络不能覆盖的地方将无法使用信息管理系统。再比如，人事信息系统的设计不太适宜于选择成本较高的点状布局，而是需要采用适应网络化需要的C/S和B/S架构设计。同时，多地域问题使得信息的搜集、整理、处理、分析都要考虑不同地域的特殊性。

2.多类型管理模式

多法人意味着多种类型的管理模式，这会对人事信息管理系统设计造成困扰。比如，字段的设计，不同法人之间对相同的字段可能存在不同的含义，在人事日常管理，如人员调配、培训、年度考核、薪资发放等过程中，各法人之间存在着不同的工作流程，会给人事信息系统的统一使用带来困难。同时，各法人之间对人事政策的掌握不一致，对信息系统中字段的理解不一致，可能会导致分析数据失真，给决策带来影响。更严重的困难在于，如果多法人管理体制正处于巨烈的调整期，各法人学院责权利发生变化，这会对人事信息系统建设带来困难。

3.复杂性

多校区、多法人两种因素相互联系相互影响，会使人事信息系统建设更加复杂。多法人分布在多个校区，各校区功能相对完善，都有相对独立的人事话语体系，这将会使学校的人事管理工作更加复杂。再比如，多校区分布在不同的地区，在处理人事仲裁、社会保险等与所在区域较为紧密的业务时，可能存在着流程不一样、政策不一致的问题，这为人事信息系统设计及人事数据的统计与分析带来困难。同时，多校区多法人的组织体系，使得我们在系统架构设计时，可能会使我们更加考虑系统设计易操作性，放松对安全性的要求，在组织架构设计过程中，校级机构院级管理等情况可能会使得人事信息统计等存在困难等等。

二、北京联合大学人事信息管理系统的设计与建设

北京联合大学是1978年全国高考制度恢复后，由北京市提供办学场地，由北京大学等30多所高校分别提供师资，建立所属高校分校，1985年后，经北京市政府批准，这些分校联合成立了北京联合大学。由于各分校均为独立法人，且均依托原有高校的相应学科，因此，在分校合并后，各法人学校之间存在着机构设置重复（如各法人学院均有独立的人事处）、学科重合的情况，需要根据高等教育发展需要和学科发展不断调整。目前，北京联合大学共有13个校区，6个法人学院，分布在北京的5个区，其中6个法人学院分布在北京市的3个区。针对以上情况，北京联合大学人事信息管理系统的设计与建设情况主要是按照以下的原则和方案设计的。

1.人事信息管理系统建设的原则

（1）着眼于人的发展为系统建设的核心。高校人事信息系统建设应从高校实际出发，着眼于高校中长期发展为目标，以人力资源管理工作业务应用为核心，以信息资源开发利用为主线，以人事信息管理为依托，建成以人员管理处为中心节点，形成一个资源布局合理、业务体系完备、运转协调高效、安全保障有力的人事管理网络平台。把人的发展作为系统建设的着眼点设计和建设，对多校区多法人人事信息管理系统建设具有更加重要的意义，它可以绕开学校多地域、多种管理模式造成的困扰，重视人的唯一性，具有科学性。

（2）着眼于多校区、多法人的特殊办学体制。多校区的办学特色决定了高校人事信息管理系统不太适合采用成本较高的点状布局，而较为适合采用基于网络式的开放式布局。这样，多校区人事信息系统就不太适宜于采用C/S架构，而应该采用B/S和C/S相结合的架构。这样，既可以降低客户端成本，又可以便于信息的采集，同时，同在各校区设置客户端的点状布局相比，这种架构方式减少了各法人学院系统集成的环节，便于实时采集数据，提高了工作效率。

（3）把握事业单位人事制度改革大势。高校人事信息管理系统的设计和建设要给后续事业单位人事制度改革留出空间，这要求高校人事信息管理系统要有较大的二次开发空间。同时，人事信息系统的再造过程实际上是对高校人事工作流程的再梳理过程，这同样为高校人事工作提出了要求。多校区多法人人事制度改革力度相对较大，调整较为频繁，因此，其人事信息系统建设要伴随着学校人事制度的改革与推进，相得益彰，互相推动，才能提高效率。

2.系统框架及模块设计

（1）采用B/S与C/S架构。B/S与C/S各有其特点，B/S最大优势为建立在广域网基础上，不必是专门的网络硬件环境，客户端免维护，适用于用户群庞大、分散地域或客户需求经常发生变化的情况。北京联合大学有3000多名在职教职工，还有近3000名离退休教职工，用户群体庞大，同时，考虑到其用户需求不同，且系统的使用对象分布在北京市不同的区域，学校正处于快速发展期，人事管理流程不断优化，因此，系统设计采用了B/S与C/S双架构模式。

（2）功能模块。第一，组织管理。实现多维度的组织架构体系构建，提升学校组织架构统一规划能力。支持职位说明书、组织绩效考核管理、干部测评的数据联动。实现全校的编制管理。第二，人员管理。一是人员的日常管理，包括人员花名册管理，人员基本信息、岗位聘用、专业技术职务升、合同管理、薪酬保险管理、数据分析、预警等日常管理等。二是便捷地实现学校内部跨单位、跨部门的人员异动管理需求，提高工作效率。优化人力资源业务流程，同时辅助以丰富的预警与提醒，从根本上确保人力资源业务办理的效率，并对人员总量、人员结构以及人员流动等关键指标进行精细监控。三是整合薪资结构的管理，实现学校对人力成本的规划和控制的管理过程，能够从源头上规范学校薪资发放规则和发放总额的管控。可以对分校实行强弱控制，为人力成本控制提供有效的工具和手段。提供极为灵活、快捷、准确的薪资处理方法。

（3）考核模块和专业技术聘任。第一，按照学校设定的校院二级管理体制，形成符合学校要求的考核指标体系，同时，根据各学院考核指标，由各二级学院自主设置考效指标体系、自主录入考核结果、实现学校对全校教职工考核有效的监控管理。同时，形成考核评价报告，明确教职工工作绩效。第二，专业技术职务聘任模块实现人事管理信息系统与教务管理信息系统、科研管理信息管理的互动，调用数据，并形成人员专业技术职务分析报告。

（4）自助服务。第一，将人力资源管理信息做到全员参与、全员受益。需要让全校职工能通过系统了解到自己的信息，积极配合、参与到学校的人力资源管理中去。需要通过在线系统，实现在线学习、在线考核，提高工作效率。第二，支持各级领导通过系统直接、方便、客观地了解掌握自己部门的情况，做到及时掌握第一手资料。支持不同部门的领导参与到学校统一的人力资源管理工作中来。第三，需要实现功能强大的制表工具，要可以灵活、高效地定制花名册、登记表、统计报表，以满足学校在不断发展中多元、科学的数据统计需求。提供全方位、立体化、动态的人事分析报表，为发展策略提供最有力的支持。

3.信息系统建设的未来规划

在现有人事管理信息化建设的基础上，统筹规划、分步实施，2014年年底完成人事信息系统一起建设，建立完善全校人员基础信息库，实现联合大学人事信息数据统一管理与利用。到2015年年底前，全校人事管理科学化、规范化、信息化水平进一步提高，初步建设完成人事信息系统二期建设；到2016年，校人事管理信息化运行机制顺畅，进一步加强与组织部、离退休干部处、教务处、科研处、财务处信息共享，一体化管理机制比较完善，人事管理工作效率和水平明显提高。

三、系统设计与建设中的几点体会

1.流程设计先行

人事信息系统要求人事工作采用科学规范的流程处理方式，实现流程最优化。因此，在项目立项之初，高校人事部门就要从优化人事流程入手，按照人事工作规律，拟定人事工作流程，并按照工作流程开展系统结构设计。流程设计包括人事工作外部流程与内部流程两个方面，外部流程主要涉及人事部门同教务、财务等部门的配合。由于传统习惯的影响，高校各部门之间职能不同，可能造成系统设计与实际工作不相吻合的情况，这需要人事部门加强同相关部门的协调，做到部门之间相互理解与配合。内部流程关键在于能否按照人事工作的科学规律设计流程。人事工作是科学且有规律的，按照人事科学规律设计流程，系统的开发就会越来越顺利，否则，就会慢慢陷入被动。

2.制定规范的标准，因地制宜地做好信息搜集与分析工作

多校区多法人学院要更加重视系统字段、信息规范的标准化。首先，要形成统一指导、分级负责的局面，学校负责全校人事管理信息系统数据库建设的统一指导、统筹协调推进全校人事管理信息化建设，各副局级学院人事处负责组织实施本学院人事信息系统数据录入、整理及分析工作。其次，要统一人事工作流程，制定人事信息说明书，形成科学规范的人事工作流程，进一步强化各学院以及人事处内各岗位的分工负责与协作。再次，要加强与组织部、离退休干部处、教务处、科研处、财务处等部门联合，共同参与、协同推进，实现数据共享，提高数据利用效率。最后，要不断投入，严格管理，确保系统运行和数据信息安全。

3.结合日常工作做好人事信息系统信息维护工作

人事信息是人事工作的信息虚拟化，是以信息的形式记载传输人事日常工作，为后续工作提供信息支持。因此，人事信息系统的信息维护应当结合日常工作，按照“日常工作谁负责，信息工作谁维护”的原则，做好信息维护工作。可以采用专设岗位负责协调、各岗位密切配合的原则，让每一位工作人员参与其中的办法，确保人事信息系统信息工作不失真，责任明确。

4.重视培训

加强培训，是使用好人事管理信息系统的前提条件。系统建成之时，要请系统设计人员开展对系统的使用培训，加强人事工作者对人事信息系统数据的搜集、处理和分析，提高利用效率。同时，要加强对使用人员的制度和安全意识教育，确保系统数据的准确与安全。