关于医院档案信息化建设的探讨

[摘 要]档案管理在医院的管理工作中占据着重要的组成部分，提高其管理水平，并运用先进的管理手段，对于促进医院档案管理工作的信息化发展具有至关重要的作用。因此，需要加大医院档案软件与硬件设施的建设力度、建设数字化档案管理以经济加强培训等措施，最终有效的提高医院的档案管理水平。本文对医院档案信息化建设进行了探讨。

[关键词]医院；档案；信息化建设；策略

中图分类号：D267 文献标识码：B 文章编号：1009-914X（2015）17-0307-01

档案信息化建设是一项长期，全面而又具体的工作，是提高医院档案管理工作水平的重要途径。因此，档案工作者要转变观念，加强档案信息化管理的重视力度，同时，还需要提升自身的素质，将现代化设备和信息技术熟练运用，使档案信息化管理作用得到充分的发挥，为医院档案管理工作蓬勃发展贡献力量。

一、医院档案管理信息化建设的重要性

1.可以对档案原件起到更好的保护作用

医院实施档案信息化，对原件进行扫描并收藏，使用人员对档案进行提取和使用时可为其提供扫描件，有效的避免了档案原件在反复使用过程中受到破坏，避免了档案材料丢失现象的发生，对原件起到了很好的保护作用，并且大大提高了浏览的速度。

2.可以进一步改善档案文件的归档形式

长期以来在医院的档案管理工作中，不仅需大量的人力，而且在医院档案管理工作中，没有专职的档案管理人员。管理人员普遍年龄较大能力比较有限，还要通过手工的形式来对档案文件进行归档和整理，需要较长的时间才能完成，工作效率低下。通过计算机软件来完成档案归档工作，对档案进行著录，对其自动进行分类及整理，使档案归档方式进一步完善。这一全新的档案管理方式有效的提高了档案管理的效率，使档案管理人员从大量的体力劳动中解脱出来，能够更快的实现档案的查阅利用。

3.可以加强信息资源的整合和共享

医院档案实现信息化，利用统一的软件来对对医院的信息进行录入、整合和提取工作，进一步加强医院档案信息的搜索和应用功能，医院各部门都可以根据自身的需要来对信息进行调取，有效的提高了医院档案信息的利用率，实现了档案信息资源管理的系统和共享性。

4.可以实现信息资源的快捷使用

医院档案实现信息化后，实现了档案信息的智能检索，通过档案信息查询系统实现快速的检索，使用者可以在最快时间内获得自己所需要的档案信息，而且可以扩大搜索信息的范围，具有较高的工作效率。

5.可以使档案管理模式更加完善

长期以来医院档案都是以纸质载体的形式存在的，需要占用较大的空间进行保存，这不仅受到纸张的限制，在保管过程中还受到环境的限制，为了避免档案受到侵蚀和损坏，须做好各项防护工作，既造成管理工作难度较大，管理费用也较高，使医院发展成本增加。而医院档案实现信息化后，采用电子文件进行保管可减少档案所占的空间，不仅易于保管，而且便于快速检索，使医院档案的利用率得到较大程度的提高。

二、提高医院档案信息化建设的有效策略

1.完善制度规范管理

建立科学健全的档案信息管理制度，做到有章可循、有据可依，医院要根据自身情况，借鉴优秀经验，杜绝管理不善带来的信息安全问题，实现医院的科学化管理。一是加强各个科室之间的协作关系，要加强行政科室和业务科室之间的团结合作，彼此相互沟通，发挥其各自的优势。二是医院要制定一系列有关档案管理信息系统的使用明细，确定总操作人和各个模块的分别操作人，不得越界操作，严格遵守各自职责范围内的规章制度，为医院的决策、医疗案例的实施以及发展提供坚强的后盾。

2.加大医院档案软件与硬件设施的建设力度

目前，在我国的大多数医院中，其档案资料主要运用纸质和照片两种形式。这两种形式受到通风、温度以及防火等因素的影响，会给医院的档案管理库房带来不利的影响。另外，考虑到档案存储的空间比较大，不能有效地将档案纸张进行永久保存。因此，在进行档案信息化建设时，建设软件和硬件设施是十分有必要的。其中，硬件设施指的是计算机设备、多媒体技术设备、录入系统以及存储设备等，例如复印机、照相机以及扫描仪等；软件设施指的是档案的管理软件以及文件，例如档案查询系统、数据库软件、信息安全软件以及计算机操作系统软件等。

3.改变传统的管理方式

一是引进计算机管理，逐步扩大计算机的使用范围，这样既能应对档案信息量大、类别多的新形势，而且能减少档案的有效占用空间，将档案信息资源由静态转化为动态，代替人工对档案信息进行检索、编研、统计，从而提高工作效率，实现档案信息的开发和利用。二是加强档案管理人员的培训。档案管理的信息化需要档案管理者具有现代管理理念，具备一定的管理能力，掌握现代化的管理手段，熟练掌握计算机应用的基本知识，采用电脑网络管理各类档案，提升档案信息的处理、传输的工作效率。

4.注重档案信息化管理软件的开发与引进

先进的档案管理软件是实现档案信息化管理不可缺的重要工具，因此面对当前档案管理软件开发水平落后的现状，我们一方面应积极引进国内外先进的综合管理软件和专业的档案管理软件，以满足当前档案管理需要；另一方面应根据行业特点，从注重实际出发，开发适用于医院的档案信息管理软件，并努力将其与医院的信息系统相连接，实现档案形成全过程的计算机管理；再者，通过计算机网络来强化电子文件和档案一体化管理。一般应在完成逻辑归档后，把需要归档的电子文件集中下载到综合档案室可脱机保存的存储介质上，完成物理归档，使文件信息不会随着时间的变迁而丢失或破坏。

5.加强医院信息化档案的安全防范

医院档案管理人员必须要有风险防范意识，联合医院信息中心部门，加强医院档案信息系统的实时监控，防止电脑黑客的窃取、篡改医院档案信息和破坏档案信息系统。要给医院档案系统安装防病毒软件，防止电脑病毒入侵。在信息技术高速发展的今天，医院档案的电子化、数字化、网络化成了医院档案信息化管理的重要内容。医院档案从原来的封闭式、分散式走向开放式，形成一体化、网络化的管理模式，实现医院档案信息资源共享，提高档案信息资源开发利用的效益，医院档案工作者要充分认识到加强医院档案信息化安全防范的重要性，不断提高防范能力，熟练运用防范技术，确保医院档案信息化的安全管理。

6.积极提高档案管理人员的业务素质

医院要组织档案信息系统管理人员进行定期的业务培训和素质教育，不断充实他们的计算机网络知识和档案信息化管理知识，并让他们参与到档案信息管理系统的安装、设计、升级、应用以及维护等工作中去，让他们在实践过程中不断提升自身的计算机操作技术以及档案信息化管理能力，提高其使用档案信息管理软件的效率和水平，更好的发挥档案信息管理软件的积极作用和价值，更好的推动医院档案信息化建设工作的开展。

综上所述，档案信息化管理对促进医院现代化的快速发展具有不可忽视的重要意义，继续大力深化和推进我国医院的档案管理信息化工作是势在必行的选择。因此，为了提高医院档案信息化管理水平，各医院亟待结合自身的情况进行深入思考和研究，并提出相应的整改措施，从根本上改进医院的档案管理工作，才能让医学真正的服务于社会、服务于人民。

参考文献

[1] 张红艳.如何加强医院档案管理的网络化建设[J].山西档案. 2011（S1）.

[2] 李琪.关于信息化建设中医院档案管理的思考[J].中国管理信息化. 2010（15）.

[3] 张艳欣，罗志强，张建惠.医院数码照片档案管理研究[J].信息记录材料. 2009（02）.