对做好档案收集工作的意见和建议

摘要：随着现代科技迅猛发展，院校档案工作也面临着严峻的挑战。本文从以科学发展观统筹军队档案工作，加强宣传教育提高档案意识，完善档案管理制度，拓宽档案收集渠道，全面提高档案人才队伍素质等五个方面进一步改进档案收集工作。

关键词：档案 收集 意见

档案工作主要包括三个环节，即“收、管、用”。一直以来，我们军队档案工作者十分重视档案的基础工作，在收集、管理和利用档案工作中积累了不少好的经验，形成了许多好的制度，取得了较好的成绩。面对信息化时展的新挑战、新要求和新课题，如何在新的历史条件下如何进一步改进档案收集工作，需要我们很好地思考和探索。本文主要结合工作实际和工作体会，深入分析当前档案收集工作的缺点和不足，提出做好军校档案收集工作，必须要把握以下几个方面――

一、按照科学发展观的要求，切实加强对军事档案工作的筹划指导

档案工作是维护党、国家和军队历史真实面貌的重要事业，是我们各项建设事业中一项重要的基础性工作。因此，在筹划工作时，我们应把档案工作作为军队全面建设和发展的一个重要内容，纳入议事日程和整体规划，做到同步筹划、同步建设、同步发展，把服从和服务于军队信息化建设和应急作战军事准备作为档案工作的立足点，把围绕中心、服务大局作为档案工作的切入点，把加速推进档案信息化建设作为档案工作的着力点，使档案工作指导与业务建设相适应，档案服务保障能力与军队全面建设要求相一致。

二、加强宣传教育，提高档案意识

强化档案重要性的宣传教育，要紧紧结合档案工作实际，从提高“一个意识”、“两个思想”入手。

“一个意识”就是档案法规意识。应有针对性地学习与档案工作密切联系的法律知识，使广大官兵，特别是新闻、宣传、文化等有关业务部门的人员了解档案，明确自己在档案事务中的权利和义务，提高对档案工作重要性和迫切性的认识，树立档案法规意识，自觉关心支持、积极参与档案的收集归档工作。

“两个思想”即提高两类人员的思想认识。一是转变档案工作人员的思想观念。随着现代办公设备的运用和普及，档案的载体形式发生了很大变化，声像档案在军队档案中的比重越来越大，迫切需要档案工作人员转变思想观念。要从注重单一的文书档案收集扩展到重视对声像档案的收集，从只会做文书档案的整理扩展到会对多种类型载体档案做整理，从主动提供文书档案利用到主动提供包括声像档案在内的档案的全面利用。二是提高档案制作者的思想认识。由于现行档案从产生到归档的机制不完善，归档工作很大程度上取决于制作部门和制作者的归档意识的高低，往往有些制作者明知有价值的文件是重要的档案材料，而考虑个人因素和经济因素较多，不愿交或交纳不齐，甚至作为个人作品积存。因此，提高档案制作部门和制作者的档案归档意识，尤为重要。

三、完善档案管理制度

（一）建立制度

要结合贯彻《中国人民档案工作条例》和总参颁发的《中国人民立档单位工作规定》，对档案收集程序、范围、整理、保管、移交等方面做出明确规定。将档案工作纳入单位领导工作的议事日程，档案管理部门和立档单位要实行岗位责任制。使档案的收集有法可依，有章可循，保障收集渠道的畅通，确保收集齐全、归档及时。

（二）界定著作权

要明确界定档案尤其是声像档案的著作权。有关单位在任用摄录人员时要依法签订协议，对其在担任职务时所摄录的声像制品的著作权归属做出明确界定。要分清声像档案著作权中，哪些权利属于委托人(单位)，哪些权利属于被委托人(个人)。对属于单位的部分要及时收集，对属于个人的部分要充分予以尊重。

（三）依法治档

要依法治档，奖惩严明。在明确并落实相关措施的同时，上级业务机关和本级业务负责人，要定期对所属单位贯彻档案法规的情况进行检查。对档案管理人员工作中违反《档案法》的，应依据《中华人民共和国档案法实施办法》给予必要的行政处分或诉诸刑律，对好的单位和个人要给予表彰奖励，做到赏罚严明。

四、拓宽档案收集渠道

（一）平时了解和定期收集相结合

档案工作人员要平时主动与各部门联系、沟通，及时了解各单位在某一个时期内发生了什么大事、要事、重要会议、重大活动，根据各项工作的进展情况定期收集。也可以采取行政手段，档案部门依据有关档案法规，给所属单位下达收集档案的任务。

（二）突出重点和广泛收集相结合

作为档案工作者，在突发事件或重大事件面前，思想要敏锐，时机要抓准。目前，我校有自己的报纸和校园网络，它反映了院校建设的方方面面，档案馆(室)应主动与他们联系，获得他们的支持，从中进行筛选和鉴定，挖掘有价值的线索，以便进一步征集到重要的资料。

（三）无偿收集与有偿征集相结合

档案部门要经常不断地运用通信、报道、发文件、登门寻求等方式，向单位和个人收集那些反映各个历史时期的有保存价值的散存资料。对于个人的非职务作品，不要强求原始资料归档，只要能达到保护档案的目的，可以采取翻拍、翻录的方法收集，也可以动员他们自愿捐赠进馆。

（四）变被动征集为主动获取

对于重大事件和重大活动来说，档案馆人员亲临一线录制，能迅速、及时地掌握第一手资料。因档案人员是从档案角度来进行录制的，选择余地大，事件完整性好，所以能清楚地反映出整个事件的发展脉络，比征集来的资料更符合归档要求。这种方法有效地改变了资料归档困难的现状，变被动征集为主动获取。

（五）充分利用信息网络

随着计算机技术的发展，通过数字摄像和摄影技术，特别是网络技术的应用，为人类提供了一条储存、管理和获取信息的新途径。充分利用局域网和英特网，收集有关有保存价值的档案，及时下载，并通过有效途径核实其真实性，依据档案整理标准刻录并归档保存。

五、以人为本，全面提高档案人才队伍素质

牢固树立人才是第一资源的观念，紧紧抓住人才队伍建设这个根本，努力培养一支能适应档案信息化建设与科学管理工作的高素质档案专业人才。通过实行正规培训、单位组训、地方深造、岗位历练“四结合”，走出多种途径、综合培养的路子。使广大档案工作者政治思想坚定，服务意识强烈，热爱军队档案事业，以质量第一的标准，对历史负责的态度来做好本职工作，发展壮大我军的档案事业。