完善住房公积金管理内部控制体系的建议

摘要:近年来住房公积金资金安全问题受到广泛关注，这也成为亟待解决的问题。针对东莞市住房公积金管理的现状，本文根据相关制度的要求，提出完善其内部控制体系的建议，以增强风险防范能力，保障住房公积金资金安全，全面推进住房公积金制度健康发展。

关键词:住房公积金 内部控制 措施

近年来，住房公积金的资金安全问题受到广泛关注。加强内部控制，是住房公积金管理机构安全和运营资金管理的重要手段。本文从如下方面对完善东莞市住房公积金管理的内部控制体系提出建议。

一、内部控制环境的设计与再造

(一)提高内部控制意识和重视内部控制文化建设

内部控制制度得以实施和完善的基础在于全体人员对内部控制的正确认识。首先，领导层应对住房公积金管理的潜在风险和发展目标等有科学认识，发挥主导和垂范作用；把内部控制原则、风险控制和防范的责任观、应对风险的措施等的知识的培训作为一项长期工作，让全体人员逐步理解其在内部控制中的职责，并在日常工作中贯彻内控要求，形成住房公积金管理的内部控制文化，所有员工自觉按制度行事，营造良好的内部控制环境。

(二)建立科学有效的治理架构

在内部机构设置时，应根据相互协调和互相制衡的原则配置业务部门、管理部门和监督部门。

建立科学的住房公积金管理的组织架构，首先要强化住房公积金管理委员会的决策职能。管委会成员必须熟知与住房公积金管理有关的法规、政策，熟悉住房公积金各项业务，加强专业素养以更好地履行其职责。

其次，增设内部审计科和信息管理科等职能部门。东莞市住房公积金管理中心现有综合科、归集管理科、贷款管理科、提取科、核算科和三个办事处。内部审计科应对各个科室、各办事处、各岗位和各项业务实施全面的监控和评价。信息科统一负责信息系统的规划、建设、运行、维护和监控，提供日常科技服务和运行技术支持。

同时，按业务需要，增设重点镇街办事处，并落实对各办事处的法人授权。各办事处均为市住房公积金管理中心的分支机构，经法人授权，承办职工住房公积金的缴存、提取、个人住房贷款等业务。

二、加强东莞市住房公积金管理的风险评估

住房公积金管理的风险评估，是指及时识别、科学分析影响住房公积金管理的内部控制目标实现的各种不确定因素，同时采取应对策略的过程。这是确定如何管理和控制风险的基础，是内部控制有效运行的关键因素。住房公积金管理中心应结合不同发展阶段和业务情况，进行风险识别和风险分析，及时调整风险应对策略。

住房公积金管理中心在进行风险评估时应特别关注以下情形:新进人员可能不理解住房公积金文化，忽略内部控制；新的信息系统上线，有可能使原有的内部控制暂时失效；政策的变更，如住房公积金利率调整、住房限购限贷政策的推出等，会影响资金的流动性、贷款业务的开展。要及时识别将要或已发生的变化，设置预警系统以识别警示新风险，明确风险预警指标。同时应建立突发事件应急处理机制，明确风险预警标准，对可能发生的重大风险或突发事件，制定应急预案，明确责任人员、规范处理程序，确保突发事件得到及时妥善处理。

三、建设综合的住房公积金管理信息系统

住房公积金管理信息系统应涵盖住房公积金的归集、提取、贷款、会计核算、统计等全部业务。住房公积金管理中心应充分发挥信息系统在内部控制中的作用，将管理意图和控制措施嵌入信息系统，提高内部控制的效率和效果。

东莞市开发住房公积金管理信息系统时，可考虑与相关部门联网，获取住房公积金业务的相关信息，为住房公积金扩面工作提供依据，也可在一定程度上规避骗提、骗贷及不良贷款等风险。例如，与工商行政管理局联网，帮助确定应建立住房公积金制度的单位数量；与社会保障局联网，参考工伤保险的人数，帮助确定住房公积金应缴人数；与房产管理局联网，取得当地房产交易数据，为提取、贷款业务确定房产交易的真实性等。

住房公积金管理中心在开发信息系统时，还要充分考虑各项业务的主要风险点，对可借助系统控制部分，预先设定，降低人为因素对内部控制实施的影响。可以主要从对各岗位的授权限制、对流程的限制、对审批条件的限制等方面进行考虑。

四、建立内部审计机制，完善住房公积金管理的内部控制监督

独立客观的内部控制监督机制是内部控制有效性的保证。内部审计科是在公积金管理中心主要负责人领导下行使内部控制有效性评价和内部控制监督的职能部门，对各部门和办事处进行监督，对业务进行全程监控，对潜在的风险适时介入，防患于未然。

充分发挥内部审计机制的作用，关键要做到如下三点：

(一)保持独立性、权威性和客观性

内部审计科在管理中心主要负责人领导下开展工作并向其汇报工作。管理中心应保障内部审计科的独立性和权威性，顺利开展内部控制评价和监督工作。内部审计科必须与任何业务的具体执行分离，以保持其客观性、中立性。

(二)配备高素质的专业人才

内部审计人员必须具有良好的职业道德和高度的责任感，会计、审计等专业知识，对内部控制工作有较强的敏感性。同时还必须熟悉住房公积金管理的法规、政策和各项具体管理工作。

(三)建立完善的内部审计制度

把住房公积金管理中心各个科室和办事处的业务合规性检查、绩效考核、经济责任审计等列入审计范围；按管理需要进行定期常规性审计和专项审计；把握主要风险点，重点关注内部控制制度的建立、各项规章制度的执行、业务岗位职责、业务流程、会计核算、财务管理情况等方面；设定审计工作程序和工作方法；根据审计结果，出具内部审计报告，提出整改建议。内部审计报告应提交给住房公积金管理委员会和住房公积金管理中心领导层。管理中心领导层应责成相关科室、办事处和相关人员及时修正内部审计报告指出的内部控制缺陷，并采取措施进一步完善内部控制。内部审计科必须跟踪内部控制的整改情况。

五、重要业务的内部控制活动

按照采取的具体措施，住房公积金管理的内部控制活动一般包括：整体层面的内部控制活动和业务流程层面的控制活动，且控制活动应与风险评估相结合。管理中心应针对该特定风险实施有效的控制措施。

(一)住房公积金管理整体层面的内部控制活动

1、不相容职务分离控制

不相容职务分离的核心是“内部牵制”，这是岗位间互相监督、互相制约，防范风险的重要举措。住房公积金的业务活动通常可以划分为授权、签发、核准、执行和记录五个步骤。每个步骤都应由相对独立的人员或部门分别实施，确保不相容职务的分离，从而发挥内部控制的作用。住房公积金管理中心的不相容职务主要包括：提取业务中的初审岗与审批岗；贷款业务的初审岗、复审岗和审批岗；会计核算中的会计岗和出纳岗、空白凭证的保管人和使用人；信息系统管理员与业务操作员等。

2、授权审批控制

有效的内部控制要求每项业务活动都必须经过适当的授权批准。授权审批控制要求住房公积金管理中心根据授权的规定，明确各岗位办理业务的权限、审批程序和相应责任。合理的授权应明确规定：所有业务活动未经授权不能被执行；所有人员不经合法授权，不能行使相应的权力，即授权者和被授权者均应在规定的范围内行事，不能随意越权授权和越权执行有关的权力；无特殊情况，所有业务与人员一经授权必须予以执行。

3、住房公积金会计系统的控制

住房公积金管理中心应严格执行《住房公积金会计核算办法》、《住房公积金财务管理办法》等规章制度的规定，加强会计基础工作，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序，保证会计资料真实完整。在运用会计系统控制时，管理中心需高度注意对会计凭证、会计账簿和财务会计报告的稽核。有效的会计系统严格遵守“不相容职务分离”原则，具体措施有：住房公积金资金划拨严格实行三级审批制度，由核算科会计根据受托银行的放款进度以及贷款基金户的资金结余情况、需要支付的手续费等信息，及时填制资金划拨审批表，经核算科负责人审核，送分管领导、单位主管领导审批后，由出纳、会计和核算科负责人共同办理转账手续;签发支票的印鉴必须分由会计、出纳和核算科负责人保管，不得由一人保管全套印鉴。支票的使用人和保管人分离。支票的领用必须按规定程序进行;定期存单和国债凭证等重要单据存放于银行保管箱，由两人共同保管、互相牵制，只有凭单位证明，两人同时办理才能领取。

4、对受委托银行、机构等合作者的控制

“银行专户存储”是住房公积金管理的原则之一，东莞市住房公积金的归集资金和提取资金的结算、利息结算、贷款本息回收等业务，均委托银行办理。加强对受委托银行的控制，是内部控制有效执行的重要保障。管理中心必须与银行签订委托协议，明确受委托银行在住房公积金管理中的义务。同时要制定详细的考核办法，可考虑根据其事务的完成质量，酌情调整其手续费，违反委托协议对住房公积金管理造成恶劣影响的，可考虑取消其业务承办的资格。另外管理中心应运用定期跟踪各项资金的流转过程等方法，及时发现受委托银行截留资金的情况，争取实现住房公积金资金零在途，避免由此产生的损失。

加强对代办住房公积金贷款的律师事务所等机构的考核，应促请其严格按照管理中心的要求为个人代办住房公积金贷款申请业务，机构如出现教唆贷款申请人伪造证明材料等恶劣行为的，管理中心应取消其资格。

(二)住房公积金业务层面的控制活动

住房公积金管理中心在设计业务流程和操作规程时，应考虑各个流程潜在的风险，并将内部控制的要求嵌入各个流程中。

1、归集业务的控制活动

归集业务主要风险点：住房公积金账户管理混乱，存在缴存单位或个人信息错误或不完整、空户、休眠户、一人多户等现象；审批业务不依程序办理或超时办理；申请资料不全等。

归集业务控制措施；东莞市的住房公积金开户、汇缴、补缴等业务，直接在受委托银行办理，管理中心应制定规章，敦促银行防止或修正上述账户管理混乱的情况，待住房公积金综合信息系统上线后，要全面清查公积金账户，逐一核对和补录账户信息，真正实现单一账户管理，杜绝因职工信息不全等原因导致的串户问题；其他归集管理业务，如缴存比例和缴存基数的调整、缓缴、少缴补缴申请、缴存证明和贷款证明等业务，按事先制定的流程和程序，严格审查证明材料，依时办理。

2、提取业务的控制活动

提取业务主要风险点：单人完成整笔提取业务，随意性大、容易滋生舞弊行为；对材料真实性判断手段落后，容易产生差错；申请人的提取材料不全；非规定的提取范围；非规定的提取人；身份证件无效；提取金额超过规定额度等。

提取业务控制措施；重设提取流程，建立提取业务二人审批制度，即一人初审，一人复核、审批；改善证明材料辨识、审核的手段，比如借助业务系统，与有关部门联网核查资料的真实性，防止伪造资料骗提行为；严格审查提取人的资格和提取额度。

参考文献：

[1]王超群,马军.建立防范资金风险的长效机制 [J]. 住房公积金研究，2009（9）

[2]沈润名.完善内部控制体系 保障资金安全 [J].住房公积金研究，2011（3）