使用ERP进行预算管理的实践与探索

摘要：理论上健全的的预算控制系统在现实的推行中存在一定的困难，主要是缺少为预算系统发挥作用提供保障的信息平台。而ERP是近年来是企业信息化进程中比较重要的信息系统，其与企业的各项业务活动无缝集成，给预算管理工作提供了新的系统支撑与管理思路.因此，本文想就如何使用 ERP系统进行预算管理，提升企业的管理水平做一些探讨。

关键词：ERP；预算控管理

全面预算管理工作在企业的开展已经有很长的历史了，似乎从理论上讲全面预算管理不再有什么难度可言。然而在企业实务中仅仅是汇总各部门的预算就已经是一件很麻烦的事情，更谈不上预算数据的准确性和控制力度。ERP在预算管理方面不仅供了一种有效的事前控制手段，同时也提供了一种管理思路。比如内部订单、标准成本等等。企业运作时，真实数据通过ERP展示出来，和预算比较可以发现生产经营中存在的各种问题，并进行过程控制。通过ERP的预算预警功能，管理者可以及时防范，考虑各种对策的可行性，择其善者而为之，做出最佳决策。运用ERP的预算管理功能可以给企业管理者提供各种所需数据，使企业可以准确的预测未来发展趋势，同时为企业绩效管理和决策提供一种新的高效工具。

一、实施ERP对预算管理工作产生的影响

ERP系统的实施不但改变了预算实施的基础环境也对预算管理思想等方面产生了巨大影响，可叙之如下：

（一）ERP改进了预算管理工具。实施ERP首先要对各种流程进行再造，使系统既要满足企业内部管理的要求，同时又要满足对外部关联企业进行管理的要求。比如供应链管理要求将供应商、制造商、分销商、和最终用户等有机地集成起来，使之联系密切，这是实现供应链管理的前提，但是传统预算管理系统很难满足要求。ERP的应用将给传统预算管理系统带来困难，而ERP同时却又为预算管理提供了新的预算管理工具。ERP可以较好地满足全面预算管理系统新特点的要求，体现了全面控制的原则，适应了现代企业管理理念与方法变革的新要求。

（二）增强了预算管理的弹性。原来的预算是建立职能架构基础上的，而随着管理的发展，品质与价值成为公司为之不懈的努力目标，这要求管理者必须根据业务流程而非职能来进行决策，高效企业创造超级价值，因此需要关注价值链和市场需求，而传统预算的资源分配因受制于时间缺乏弹性。ERP是一个基于网络的信息集成系统，可以使企业在生产经营活动中实现数据共享，是一个巨型数据仓库，可以使管理人员及时得到所需信息，实时进行过程控制，从而有效地分析企业的价值链和市场需求，增强了企业预算管理的弹性。

（三）ERP可有效进行差异分析。运用ERP系统，大量的数据，包括静态数据和动态数据，像订单、项目管理、工单、出库单等数据都给公司的预算管理提供了统一集成的数据，可以充分利用公司各个方面的数据信息资源。通过ERP系统后期开发的预算对比差异分析表功能，可以及时得到各种数据信息。例如，可以任意查询各种产品、半成品及物料的库存情况，包括全国各地的产品库存情况；费用的执行情况、资金的占用和未来支出情况。这些数据真实可靠，可以给管理人员提供有效的预算管理分析依据。

（四）ERP增强了预算的控制功能。在遵循ERP系统总账科目设置标准化的同时，运用系统的“内部订单”功能及预算控制功能，对资本性支出、可控费用等各项支出进行严格控制，通过“内部订单”对进货运杂费、业务招待费、差旅费、在建工程等科目按内部管理要求，进一步细分核算内容，为财务控制费用支出和资本性支出提供保障。为了确保费用指标和利润指标，建立责任中心，在成本费用控制方面，ERP系统具备加强成本费用控制功能。例如设置成本中心和利润中心；加强对获利性的分析等等。工程项目采用内部订单来进行控制，只有在概算内，各项费用才能支出，这体现了ERP系统对成本费用的控制功能。在执行的过程中要实时地监控，并与预算相对比，进行差异分析，从而可以达到不断降低成本、节约费用的目的。

二、ERP与预算管理有效结合的途径

（一）合理的流程设计。通过ERP系统的实施，强化了基础工作，促进了规范经营，完善了内部控制体系，主要是得意于企业管理流程合理设计及规范。因为流程再造后，完美的体现了物流、资金流、和信息流的“三流合一”，实现了信息透明、资源共享，为各部门提供了业务无缝集成的最佳方案。以企业资金、价值为中心，协调企业各管理部门，对企业拥有的人力、资金、材料、设备、方法、信息、时间等各种资源进行综合，最大限度地利用企业现有资源，实现企业经济效益的最大化，为企业提供了决策、计划、控制与评估经营业绩系统的全方位管理平台。

传统的预算管理受计划经济时代背景下标准定额成本影响，仅限于对成本和部分费用项目实施控制，管理对象单一化。随着经济的发展和转型，预算管理的对象便从以实物和资金为主的财务资源扩增成包括项目管理、后勤管理、人力资源、信息资源在内的整个组织资源，成为配置企业资源的最佳手段和方法。全面预算管理涉及企业经营过程的各个部门和各个环节，预算的对象就是资源需求部门和资源需求行为；预算的编制过程，就成为资源的分配过程。预算与资源配置具有本质上的一致性，这就要求企业必须完善业务流程设计，因为只有完美的流程才能使企业的资源配置更合理，才能使预算在分配资源时同企业的战略目标相一致。

（二）生产、零库存的管理思想与预算管理理念的结合。ERP系统能够支持混合型生产方式的管理，其管理思想表现在三个方面：一是准时生产，即“按需生产”。这种方式的核心是小库存，甚至零用库存的生产系统。许多企业为了紧跟多品种、小批量的市场变化，采用JIT等生产方式，并由单一生产方式向混合型生产发展，ERP能很好地支持和管理混合型制造环境，满足企业多元化经营需求；二是资源整体配置。即企业把客户、销售商、供应商、同他们建立起利益共享的合作伙伴关系，进而组成一个企业的价值链；三是敏捷制造思想，把供应和协作单位看成是企业的一个组成部分来组织生产，使新产品用最短的时间进入市场，保持产品的高质量、多样化和灵活性。而这三种管理思想也恰恰是预算管理在新的经济环境下需要使用和贯穿的思想。从全面预算管理角度来看，敏捷制造思想有助于改变企业的预算管理经营战略，使其着眼于建立企业与供方和需方互信、互利、互助、风险共担的合作伙伴关系，进而建立共存的联合体，把团队精神扩展到一个企业的外部，发挥联合体中每一个成员的优势和特长，以整合各个企业有限的资源去开拓无限的市场风险和机遇。预算管理也应融合JIT管理思想，JIT注重的是整个生产过程，重点主要集中于非财务方面的信息，并且强调理论生产能力。这些思想都有助于改进传统预算管理所具有的缺陷。

三、实践中使用ERP进行预算管理需要注意的问题

（一）传统观念。中国的ERP应用还处于较低水平，国内公司在ERP的应用上没有摸索出一条适合中国企业的ERP系统运行标准。综观我国化工行业信息化现状，总体上还处于起步阶段，基本上还停留在建立计算机信息系统和实现计算机网络化的表面形式上，其中只有很少企业真正实现了企业管理、经营信息化并能从中受益，而能与外界实现信息资源共享，进行真正意义上的电子商务者，更可谓凤毛麟角。因此在中国这种特定的市场环境下，套用ERP最初的流程再造思想是不可行的，必须创造性建设有中国企业特色的ERP管理思想。首先要对ERP有客观正确的认识。我们不应把实施ERP简单的看为使用计算机硬件、应用软件和互联网系统，而应把ERP的应用看做是一项管理工程，其应用意味着企业管理模式的创新，要从企业整体运作的层次上对原有的管理模式进行变革。这种管理模式的巨大变革必然面临巨大的风险，决策者必须明确的知道目前企业是否能够承担这种风险，有没有防范这种风险的能力和机制。其次应认识到ERP系统是为企业的发展战略和目标服务的，不应该让企业过多地屈就于现有ERP系统，项目实施人员必须按照企业的整体思路去设计流程。

（二）系统配置与流程设计。全面预算管理工作在ERP中要实现就必须做好ERP系统配置工作。实施一般会经历前期准备和设计、客制化开发和系统配置、系统测试和用户培训、数据转换和系统切换、系统上线和后续维护等阶段。整个实施过程中会开展多项工作，包括成立项目小组，选派关键用户，确定实施范围，设计业务流程，分析流程差异，进行业务流程重组；按照设计的工作流程调整部门（岗位）业务权限和工作范围，规划调整物资仓储库房；开展物料、供应商、客户、货源清单、采购信息记录等静态主数据准备；客制化开发料单、报表、接口、增强功能；进行单元测试、集成测试、用户接受测试等多种系统测试；进行用户功能权限及业务权限设计和配置，组织最终用户培训，收集动态业务数据，制定和交付主数据维护、采购管理、仓储管理、供应商管理等各类管理制度；组织系统模拟运行，进行月结年结和差异分析，都是预算管理与ERP整合所需要注意的细节问题。

（三）预算管理的核心。企业经营管理的全球化和多元化推动了世界范围内企业结构的变化，并且使业务流程日益复杂，这种趋势推动了产品和业务流程的革新和对信息高速公路的应用，因此要求以更短的反应时间来进行更多的协调与控制工作，以便不断提供实时的信息来保障决策的时效性。实施ERP系统管理过程实际上也体现了这中革新所带来的要求，我国企业现今实施ERP要解决的首要问题就是提高基础管理，重视基础管理工作，确保基础数据的准确性和时效性等，是ERP运行的关键所在。与之契合，预算管理的核心是价值管理，企业要求改变目前预算状况，发挥预算的作用，就必须完善全面预算管理机制，对生产经营实施预算的编制、分析、考核，把经营的各个环节都纳入预算管理，ERP系统为保证全面预算的及时性提供了保证，从而使价值集中管理更有意义。

总之，全面预算管理信息化与ERP有效运行相结合是非常重要的，应用ERP系统实现财务信息与其他信息的整合，是企业全面预算管理信息化发展的基本方向。使用ERP系统，将大大减少预算执行工作量，为进一步细化预算、强化控制提供现代管理的手段。

参考文献：

[1]曾瑞勇.现代经济信息.现代经济信息出版社.

[2]邓超. ERP规范应用指南. 电子工业出版社.