试论我国高职院校教学档案管理

[摘　要]我国高职院校的教学档案管理质量和水平是衡量教学管理水平和教育质量的重要标志。加强教学档案的管理，建立健全教学档案，充分开发教学档案信息，对于推动教学改革，提高教学质量具有十分重要的作用。它能全面、客观地反映教、学双边活动的全过程。教学档案的建设是衡量高等学校教学管理水平的重要指标之一。

[关键词]高职院校　教学　档案管理

一、 我国高职院校教学档案管理存在的问题如下：

1.我国高职院校档案意识不到位，学院领导、教师大多数重视教学工作和其它行政工作，然而忽视对教学档案管理工作，有部分教师对教学档案的意识不到位，觉得备好课、整理好教学课才、教好书才是职责，至于教学成果是否有效，似乎与己无关，况且有些教师还不愿意把教学成果上交归档。由于高职院校教学老师不是专业的教学档案管理人员，时常会在材料科学分类、备案、归档、等重要方面存在欠缺，这样长久以来会给以后工作留下不必要的麻烦，更会造成组卷不合理、借取不规范、没有明确的登记、档案材料再用时不易找到，并且导致教学过程中形成大量重要的教学材料流失，更无法保证教学档案管理完整性。

2.档案管理人员素质普遍缺乏。我国高职院校教学档案管理工作人员尤其是各院系、部门的档案管理员敬业素质普遍缺乏，如：大多数档案管理人员不是学专业出身，缺乏专业的档案管理知识，并且对归档文件及档案保存价值意识缺乏应有的鉴别能力和保存价值。严重使档案材料的收集、整理存在很大的随意性。

有些高职院系或部门的档案工作是由院系的老师兼任（或有学生监管），没有专业的档案管理人员来看管、统计、保存。才使得更多的教学材料流失。这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力来学习档案专业知识；另外一方面也没有机会接受专业的档案管理业务培训与实践，更无法实现档案的优化管理。

3.有些档案信息不足，档案管理效率不是高。目前，有许多高职院校中存在着信息开发不足中出现的各种问题。各系与各部门之间的教学档案管理互相封闭，并且无法相互借鉴和交流。尽管有些高校加大了管理教学改革力度，但是从整体上来看这些问题仍比较突出，不少高职院校往往只注重设施、设备、技术的投入、人力物力、使而不注重其效益的产出。现实是21世纪是一个网络、信息化、科技化的时代。

二、 要高度认识教学档案管理工作的重要性。

高职院校教学档案具有一定的教学信息、参考价值和作用教学档案管理工作，便利于教学单位及各人，所更好的掌握教学过程中实施的措施、效果，更利于了解和掌握教师的教学与学生的学的基木情况，对于了解教学全貌和教学的质量水平等都很重要。此外，高校教师需要了解历年的任课情况和教学效果、从事教学法研究等，都需查阅教学档案。

高职院校教学档案管理方式,很难适应于不断改革深化的管理工作。如今档案管理引入多媒体文件、实现图，能够更加真实有效地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会的记忆和再现功能。

三、要加强高职院校教学档案管理的措施。

目前我国高职院校开始了新的一轮人才培养模式评估水平，评估70.8%的相关内容都集中在教学管理中，作为高职院校档案管理应该抓住这个时机，顺势加强高职院校教学档案管理工作。

（1） 各院系领导要重视、完善管理体制。

高职院校领导要做好管理工作、要重视、要看到教学档案存在的有效价值，做好教学档案管理工作要放在第一位来抓，要明确注重教学管理记录。形成以高职院校领导为主体的教学档案管理团队，要明确分工到各部门、各系部与个人分别设立领导小组来管理，负责指导、收集和整理个部门教学档案管理工作，并接受教育处办公室、档案室的监督和指导工作，要明确建立考核制度，对于那些没有完成教学档案收集或者是收集材料不够完善、整理不够规范的哪些部门要纳入年度的考核制度中去，对于未完成教学档案管理人员要给与处罚，对于优秀部门和个人要给与奖励。

（2）要做好平时立卷和整理工作。高职院校档案工作的最终目的是提供利用。由于高职院校教学档案管理复杂化，并且有分散，要做好平时的立卷和归档工作尤为关键。如：在校学生注册资料、新生入学资料、缴费状况、学生学籍异动、基本信息更改、毕业生名单、就业信息、导师分配等重要资料，要是平日里做不好收集和归档工作，要是等到明年的六或九月份在收集中处理，这样会导致更多零散的重要资料文件丢失，我们要在实际的操作中有一些最基本的分类，如：新生入学资料、新生缴费状况、基本信息更改或者毕业生名单、就业信息、导师分配等把工作中形成的文件要及时分类放在相应的文档中，方便使用，并且要注明资料名称。平日的立卷和整理工作其实就是一个档案意识的形成过程，做好日常工作才能保证教学档案管理的利用质量

结束语：总之，高职院校教学档案管理水平要提高，需要我们不断的从思想上、行动上去追求、去创新、去实践，这是一项重而远的工作，只要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识，并坚持不懈地去追求改进之途径，高校教学档案管理水平必将有一个更好的突破。

参考文献：

[1]《试论规范高职院校教学档案管理的途径》中国科技教育第3期、作者：江莹。

[2]《浅议高职院校图书馆档案管理》职业教育研究2009年第05期　作者：段艺萍;

[3]《高职院校图书馆档案管理实践》科技情报开发与经济 2010年18期 姚光霞 。

作者简介：徐频，女，（1970-），汉族，学历：本科，职称：副研究馆员，单位：四川职业技术学院。