试析Office办公软件的Word表格应用与文档安全

【摘要】Office办公软件中的Word应用在办公中是不可缺少的一部分，同时也是学习其他应用软件的基础。Word应用中的表格应用与文档安全是运用过程中需要非常重视的方面，本文将主要论述Word表格运用中的表格调整、斜线表头的制作、数据的排序和求和等，以及Word文档安全中的自动加密、隐藏记录、病毒防范和突发状况下文档的保护问题等。

【关键词】Word表格 应用 文档安全

计算机是人类的一项伟大发明，Office应用软件中的Word表格应用在计算机文字处理中更是具有重要的地位，同时文档的安全保护方法也是计算机使用者需要特别重视的。本文⒔樯Word表格制作的一些技巧和Word文档的安全保护措施。

一、Word表格制作的技巧

Word表格应用看似是一个简单枯燥的软件，但是如果在运用中能够巧妙的使用一些技巧，可以发现有很多的特殊应用，具体介绍如下。

1. 表格中公式的巧妙运用

众所周知，Word应用软件具有很强的四则运算和函数运算功能，想要充分利用这些功能，还需要借助表格来实现，通过公式的巧妙运用实现四则运算和函数运算，具体操作如下：

（1）将插入点定位于记录结果的单元格中，之后用鼠标单击“表格”下拉菜单中的“公式”选项，在出现的对话框中，在等号后边输入运算公式或者运算函数。

（2）一般的运算公式可以直接引用单元格的形式，比如表格中用A、B、C、D表示列数，1、2、3、4表示行数时，某一个单元格等于（A4+B3）×2，它表示第一列的第四行加第二列的第三行，然后乘2。

2. 灵活地调整表格的属性

在Word应用软件中，可以对表格进行灵活、随意的调整。（1）在对表格进行放大或者缩小的调整时，最简单的方法是将鼠标移动到表格的右下方，在出现一个双向箭头时按住鼠标的左键，进行上下左右或者向右下方、左下方移动。（2）在调整表格某一行的高度或者某一列的宽度时，可以先将表格选定，然后单击鼠标右键，选择“表格属性”，就可以对“行”和“列”进行个别的调整了。（3）在对表格的行数或列数进行增加或减少的调整时，需先将位置确定，然后鼠标单击“表格”菜单中的“插入”或“删除”选项，在下一级的选项中就可以对表格的行数和列数进行调整。

3. 斜线表头的巧妙处理

在表格材料的处理过程中，经常会遇到表格第一行第一列是斜线表头的单元格，制作这种斜线表头表格的具体方法如下：（1）用拖动行线和列线的方法将第一行第一列的单元格设置到足够大，同时将插入点定位在这个单元格中。（2）鼠标单击“表格”菜单中的“绘制斜线表头”，在出现的对话框中，依据自己的需要对“表头样式”进行选择。（3）接着填入“行标题”、“列标题”“数据标题”和“字体大小”等信息。（4）要删除斜线表头时，先用鼠标选中要删除的斜线表头，选定部分周围出现选定标识时，按下“Del”键就可以删除了。

4. 表格数据的排序求和

巧妙地运用一些表格的技巧，可以对表格中的大量数据进行快速的排序和求和操作。

（1）Word软件提供了列数据的排序功能，包括升序和降序两种，排序操作首先要将鼠标定位于要进行排序的数列上，然后单击对应菜单上的排序命令；需注意的是，行数据不能进行横向排序，以及首行数据不能进行排序。

（2）表格中数据的求和操作，可以直接单击“表格和边框”工具栏上的“自动求和”，对每一行每一列的数据进行汇总。特别注意的是，当进行一列的数据求和时，鼠标要定位在这列数据的最下端的单元格上；一行数据求和时，鼠标要定位在这行数据的最右端；如果求和单元格的左方或者上方表格中都有数据，那么会优先进行列求和。

二、Word文档的安全保护措施

计算机用户对文字进行处理是工作中非常重要的部分，但是处于某些原因，用户需要对文档进行安全的保护，这种保护既包括文档信息不被其他未授权的用户查阅到，还包括避免病毒、失误操作等对文档的损害，保证其完整性。下面具体介绍几点保护Word文档安全的方法和措施。

1、文档记录的隐藏。通常情况下，我们在打开Word时，单击“文件”菜单，就会默认显示出最近使用的四个文件，我们打开过的文档就完全暴露出来，很容易被别人发现。为了保密，我们不希望最近编辑过的文件被别人查阅，那就可以在“工具”“选项”“常规”中取消“列出最近所用文档”的选项。然而在Windows的“开始”菜单中，“文档”子菜单会展示出用户最近使用过的所有文件，因此需要对其进行及时的清除。频繁的清除操作过于繁琐，我们可以通过注册表中删除“开始”菜单中的“文档”来实现。

2. 为文档设置密码。文档如果仅想授权给部分用户，那么可以为其设置密码，选择“文件”“另存为”“工具”中的“常规选项”，在密码框中输入密码，之后进行确认即可。在Word软件中提供了“打开权限密码”和“修改权限密码”这两种类型的密码用于保护文档。

3. 宏病毒防范。Word软件中提供了对宏病毒的警告和保护，用户可以在“工具”“宏”“安全性”中的对话框里设置安全的级别，建议将其设置为“高”或者“中”。还要注意的是，Word只能在一定程度上起到预防宏病毒的作用而不能杀毒，因此要真正杜绝宏病毒，需要安装防病毒的软件。

4. 突发事件的文档保护。一些突发事件，比如停电、死机等，会导致文档没能保存，这就需要我们充分利用“自动保存”的功能，在“工具”“选项”“保存”中设置“自动保存的间隔时间”。之后再遇到突发事件，Word会在再次使用时自动打开恢复的文件。

三、小结

Word表格在文档的制作过程中应用的很广泛，需要用户熟练掌握表格制作的方法和技巧，提升文档处理的质量和效率。当然，在实际工作过程中，还会发现有很多Word表格的应用技巧和文档的安全保护方法，这就要我们在具体的操作中不断去探索和学习，认真进行总结和积累，让软件应用地更安全，更好地为我们服务。

参考文献：

[1]周佩娟. Office办公软件的Word表格应用与文档安全

[J].电脑迷，2016，（10）：185.