甘特图:清晰把握工作进程

好不容易争取到的活动或项目，本想靠此挣得一些业绩，但实施中却丢三落四。如何才能避免遗漏细节，如何方便快速地明确活动分工、有效协同落实？其实，一张表格就能搞定。

月初，我陪同黄经理走访了我负责区域中的物佳美超市，黄经理要求我提交一份将营业额提升至10万元的计划书。我和王斌根据黄经理教给我们的“5W1H”的方法（详见上期《5W1H：简单、快速解决问题》）进行了分析，并总结提交了一份详细的提升计划。黄经理对我们的提升计划非常满意，吩咐我们务必在月底之前与市场部、销售部、物流部和人力资源部一起推进提升计划的执行。

按照黄经理的吩咐，我和王斌及其他部门的负责人对提升计划中的热卖活动进行了沟通，我们花了一上午的时间讨论了详细的活动安排和分工。具体的活动分工是：HR部门负责招募和培训临时促销员；市场部负责制作条幅、海报及展区所需物品和促销赠品等；销售部负责与物佳美超市沟通备货、展区的时间和地点等；物流部负责备货。沟通会议进展地非常顺利，各部门的同事也积极配合，这让我和王斌都松了一口气，希望下周末的活动能顺顺利利。

接下来的几天，我都在为热卖活动做准备，并与物佳美超市确定了展区的时间、地点和货品的需求等。转眼一周就过去了，明天就是首次热卖活动，我特别让王斌来协助我，可谁知，活动还没有开始，问题就层出不穷了。

原本计划上午给临时促销员进行培训，可偏偏在关键时刻掉了链子。HR说是招募了6名促销员，但实际只到了3个人，这让我和王斌有点措手不及，不过幸好，王斌的妹妹和同学愿意帮忙赶来救场。

刚解决完临促的问题，我们本想喘口气，可谁知问题一波接着一波。物流部的人来电话说物流车坏在路上了，一时修理不好，今天的货恐怕只能明天配送了。我在电话中大怒说：“本来说好周四送货的，后来推迟到了周五。推迟到周五就算了，还找了辆坏车，其他车就不能帮忙配送一下吗？”物流部的师傅解释说：“其他车都有自己的任务，没有多余的车了。”先是促销员没到位，现在货又运送不到，这些突况搞得我头都大了。最后实在没有办法了，我只好自己出钱租小货车把货送到超市。

下午3点，我和王斌到市场部取热卖现场需要的物品，市场部同事说东西都已经准备好了，放在一个箱子里。我和王斌非常高兴，总算有一件顺心的事了。

从市场部领完东西，我和王斌立马带着东西去超市布置热卖活动现场。支展台、贴海报，将促销赠品存放妥当，经过一番努力，热卖现场总算布置好了。这时，黄经理来电话了。

“喂，黄老大，有何吩咐？”我半开完笑地说，心想着我们这样努力，黄经理应该会给予肯定的。

黄经理问：“你们在现场呀？”

“是呀，刚刚布置完展区。很漂亮，明天效果应该会不错。”

黄经理又问：“条幅和海报都贴了？”

我信心十足地回答说：“都已经ok了！”

黄经理又问：“易拉宝带了吗？超市的广播稿准备了吗？还有超市的DM单印上我们的促销活动了吗？临促的上岗证办好了吗？”

黄经理一连串的问题，把我给问傻了。他提的这些事情，早就被一个又一个突如其来的问题给折腾忘了。草地挂了电话，和王斌商量应该如何弥补以上没有完成的工作。

我打电话问市场部有没有易拉宝，市场部的人说只有产品介绍的易拉宝，没有专门针对我们促销活动制作易拉宝。我问他们为什么没有给我们制作，市场部解释说因为没有人要求他们做。他们这么一说，我也哑口无言，哭的心都有了。

易拉宝没有了着落，我赶紧让王华帮助把广播稿传真过来。我拿着广播稿匆匆忙忙去找超市的店面经理，经理表示明天早上就开始播出。我又问他们的DM上有没有印我们的促销活动，店面经理说这期DM上没有，要印促销活动需要提前两周确认内容，还要提品图片，所以这期的DM是错过了，下次一定要提前准备。我又追问临促的上岗证在哪里办，店面经理问我带没带临时促销员的照片和押金？一听这我又傻眼了，我手里根本没有临促的照片。店面经理无语地拍拍我的肩膀安慰说：“明天早上早点来办吧。”

我和王斌满身疲惫，疲惫的不是身体，而是心里。我问王斌：“我们是不是太笨了，准备工作都做不好。”王斌安慰我说：“第一次难免会出问题，第二次就会好了。”我默默地在心里祈祷着：希望明天一切都顺利。

电话又响了，我一看是黄经理的来电，我都不想接了，怕他训话，但又不能不接，只好硬着头皮接听了。黄经理问我们有没有忙完，说晚上请我和王斌吃饭，慰劳慰劳我们。我和王斌推托着说：“准备工作做得不到位，请领导批评，还是等到热卖活动结束后再慰劳吧。”可黄经理执意要请，说是吃个便饭，顺便聊聊。挂了电话，我和王斌的心情真是悲喜交加。

晚上8点多，黄老大带着王华一起来了，王华很自然地和我们打招呼。我和王斌都有点尴尬，心想他们俩是不是已经确定男女关系了？黄老大看出了我们的尴尬，对我俩说：“我专程把王华叫来的，她在活动方面比较有经验，让她和你们分享分享。”我和王斌对视了一下，王斌是东北人，直爽地说：“先吃完饭再分享吧，我太饿了。”我们仨都被他逗笑了。

饭后，王华从包里拿出了两张A4纸递给我和王斌。纸上打印的是一个Excel表格，表头是：活动任务分配和进度跟进表（表1）。

王华介绍说：“今天听黄经理说，你们在活动准备过程中遗忘了一些细节小事，并且准备过程中需要很多部门的配合，这些部门可能也难免出现差错，这些都会影响活动的整体推进。为避免遗忘细节，同时督促其他部门有效地配合工作，我们可以通过这张表格一目了然地了解工作进度、工作内容和需要与其相关部门配合的事项等，同时，还可以了解到哪些内容已经完成，哪些还没有完成。这张表格简单而且实用。”

王斌问王华：“这叫什么表格呀？进度表？上面涂黑的是什么意思？”

王华笑了笑说：“它不叫进度表，它叫甘特图。它的发明者叫甘特，发明于第一次世界大战时期。”

王斌兴奋地说：“哦，这是打仗用的呀！厉害，厉害。”他又一次把我们三个给逗笑了。

黄经理看我不说话，便将表格放在桌子上，指着表格说：“你们看，这个表格是以时间为轴向后推进的。每个时间段所要作的工作内容，在左边都有记录，这样就可以非常清楚了解到具体时间内我们要完成的工作内容，有助于推进项目和活动的顺利完成。甘特图，也是用于管理活动进程的工具，也可以叫作进度表。”

王斌说：“太棒了，有了这个表格，我们就不会忘了细节和小事，也可以用它督促其他部门在预定时间内完成工作。下周我的热卖活动就靠它了。”

王华说：“有一种情况你还会忘了一些事情。”听到这话，我和王斌都奇怪地盯着她，王华笑着说：“那就是你没有写在甘特图上的事情。”我和王斌异口同声地喊了一声：“哦”，王斌嬉皮笑脸地说：“华姐，你很幽默呀！”

我们三个谈话时，黄老大已经偷偷结了账。他回到座位上，看着我们三个有说有笑的，便问：“怎么样，这个表格有用吧？”我和王斌急忙点点头。

黄经理做总结陈述说：“甘特图，是项目管理中很常用的工具，它用时间进度标出工作内容，可以提高工作效率和效果。它能让管理者极为方便地弄清楚活动分工，同时监管活动进度，对于你们新人来说，也非常实用。制作甘特图非常简单，用Office软件中Excel工具就可以完成，完成之后你可以群发给相关负责人，以提示他们及时按照活动进程完成工作。”

黄经理请服务员加了茶水，然后继续说：“甘特图使用很广泛，像王菲演唱会前期的准备、新品的开发、软件开发项目、图书出版等，都会用到甘特图。我有个老朋友结婚都用甘特图进行的前期准备。”

听了黄经理的介绍，我和王斌都信心满满地点头称是。

王华补充说：“其实甘特图还可以用微软推出的Project软件来制作，功能非常强大的项目管理软件。”

我和王斌就像两名小学生，都听傻眼了。我好奇地看着王华问：“华姐，你是怎么学会用甘特图的？”

王华说：“秘密！”

王斌看着我说：“你嫉妒呀，黄老大教的呗！”

回到家里，我看着甘特图，心里有着说不出来的感觉。王华入职比我晚，可成长比我快，这让我倍感压力，这样的压力让我感到了不快和不安。

第二天的热卖活动中，黄经理和王华也去了现场帮忙督战。在公司的配合协助下，我们公司的热卖活动效果非常好，两天的热卖活动人气很旺，销量也不错。