完善会计电算化下内部控制的思考

【摘 要】企业建立电算化会计信息系统后，系统管理员岗位设置、数据的安全性、差错的反复性和严重性等问题致使会计内部控制难度加大。本文以此为基础探讨了完善会计电算化条件下的内部控制制度的措施，以确保企业正常、安全、有效地运行。

【关键词】会计电算化；企业；内部控制；对策

一、新形势下会计电算化对内部控制的影响

会计电算化内部控制是内部会计控制的特殊形式，也是内部会计控制的深层次发展。会计电算化内部控制是指采取各种必要的措施，发现、纠正系统所发生的错误、舞弊和故障，使系统能正常运行，是提供及时可靠信息的保障。在新的形势下，会计核算和财务管理环境发生了很大的变化：一方面，由于使用了计算机，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性也有了很大的提高，减少了因疏忽大意和计算失误造成的差错；另一方面，会计电算化的实施，也为内部控制带来了许多前所未有的新问题。主要表现在以下几个方面。

1．控制方式由单一制度控制转为程序控制和制度控制。手工会计系统中，内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度。会计电算化后，会计帐务的集中化处理，使会计部门传统的内部控制措施如编制科目汇总表、凭证汇总表，试算平衡的检查，总账、明细帐的核对等自然而然地消失了，取而代之的计算机内部控制措施。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在原理企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作。

2．控制对象由对人的控制为主转变为对人、机控制为主。手工会计系统中，内部控制的对象主要是会计对象、工作情况、信息处理方法等。企业的经济业务发生均记录于纸张之上，并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证、会计电算化后，会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，使会计核算无纸化，修改数据不留痕迹。随着电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分边为由计算机自动完成了。

3．内部控制的范围变化。传统的内容控制主要针对交易处理。计算机技术的引入，给会计工作增加了新的工作内容，同时也增加了新的控制措施。由于系统建立和运行的复杂性，内部控制的范围相应扩大，包含了传统手工系统所没有的控制，如网络安全的控制、系统权限的控制、修改程序的控制等以及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治、计算机操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等。

4．财务网络带来的问题。随着计算机技术和网络通讯技术的发展，网络会计信息系统的日趋普及，网络的广泛应用在很大程度上弥补了单机电算化系统的不足，使电算化会计系统的内部控制更加完善。目前财务软件的网络功能主要包括：远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等，实现这些功能就必须有相应的控制，从而加大了会计系统内部安全控制的难度。

二、会计电算化下进行内部控制存在的问题

1．数据安全性差。（1）数据的影响面大，手工会计系统中，如果发生差错大多是个别现象，可以立即对这一环节进行改正。但在会计电算化的环境下，业务事项有可能在远离会计部门的某个终端上完成数据的处理工作甚至一项业务是由几个部门按预定步骤完成的，如果一个环节出现问题，就有可能造成整个系统出现大面积的问题，造成相应的账簿和文件出现会计信息失真的情况。（2）网络带来安全隐患，在网络环境下，会计信息暴露在开放的环境下，随时会出现假冒身份、伪造信息和会计数据被篡改等现象，这给企业带来了很大的安全隐患，使得企业的会计信息失真。企业在实行电算化以后，企业较多的依赖于电脑，使得企业内部的经营管理水平不断下降，假如没有专业计算机管理人员，并且疏于对整个信息网络的更新和维护，一旦出现系统的瘫痪必将给企业的生产经营管理工作带来严重的损失。

2．会计资料保存不规范。在会计电算化环境下，为避免财务数据丢失，应坚持每天双重备份，并分人分处保管，对一些重要账目应及时打印并按规定保管。而在实际工作中，有人觉得这很麻烦，没有必要，没有将这些措施真正落到实处，一旦电脑出现故障或者被盗时，部分会计资料就会丢失，造成数据资料无法恢复，给财务工作带来不必要的损失。

3．系统内部衔接性差。由于当前许多财会软件都着重开发账务处理与报表管理，对于其他诸如成本核算、市场预测等功能开发力度较小，使得在处理此类问题时，需先将财会管理的有关数据输出，经人工核算后再重新输入，就是说从一个处理系统(模块)到另一个处理系统(模块)，不能自动转换数据格式，直接使用基础数据。这不仅啬了工作量，而且因为由人工核算、人工输入等人为因素，必然增加出错机率，使得财会软件不能充分发挥它的管理功效和预测功能。

三、完善会计电算化下内部控制的措施

（1）加强程序核算控制。会计核算结果是会计预测、决策、分析的基础。会计核算是防范和化解核算风险的重要环节，毕业引起高度重视。从核算环节把关，必须保证业务处理合法、有效，账务处理的正确性、规范性，做到数据真实、完整和安全。会计核算控制内容应包括：原始平整经过审查，在录入处理前一切经济业务处理必须经过相应的权级审批，简明、准确、完整地填列与录入。不正确的业务更正与删除，待解报单的处理等都必须严格按规定进行，严格执行复核制度，充分保证计算机账务处理不错不乱。会计数据输出必须进行严格审核并盖章，无论是静态审核还是动态审核，都要仔细核对输出的账务凭证与实际发生的经济业务是否一致。（2）加强会计数据输入、处理、输出控制。对使用计算机的数据输入人员加以控制，规定经济业务在由计算机处理之前必须经过适当的批准，即适当授权和审批，从而防止操作人员违规操作；设置责任控制，通过登记日记文件，防止经济业务被遗漏、添加、重复或不正当地更改；在会计数据正确输入后，严格遵循输入、复核、更改、汇总、分类、登账、对账、转账、结账等流程进行，确保数据处理的可靠性和正确性；在数据输出时，对于输出的纸介质会计资料必须进行核对，检查其完整性、正确性，如账簿和报表页号是否连续、有无缺漏或重叠现象等，检查数据的发送对象、份数是否正确。（3）加强企业内部的会计评价与审计工作。进行内部会计控制评价，就是对会计控制的恰当性和有效性进行分析及价值的评定工作。它直接影响着一个企业的工作绩效和经营管理目标的实现。内部的会计评价，其实相当于单位内部的自我反思与发现，在这个过程中发现问题不足，都自身的工作作出如实全面的评价。进行会计审计工作，这是一般企业每年都会定期开展的工作，会计审计的功效就更为突出，取长补短，然后运用到各自的会计工作中去，这其实是会计工作内部控制之间的相互融合。（4）加强组织控制。会计电算化的功能和知识具有高度集中的特征，所以为了进一步加强组织控制，应当制定相应的管理与组织控制的制度，进一步明确分工。我们所说的组织控制，实际上是分离系统之中各项不相容的职责。为了确保会计信息的可靠与真实，制定了这一系列的相互制约、稽核、监督的机制，这在很大程度上降低了舞弊及出错的机率。完善了企业的内部控制，将为企业的健康远行护航，有利于企业的长久持续发展。

参 考 文 献

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[5]吴金涛．加强企业会计电算化下的内部控制[J]．企业导报．2009（10）

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