借助金税开票软件提升销售核算效率的探讨

[摘要]在实际工作中，金税开票软件与金蝶财务软件是由两个不同部门独立运用的管理工具，双方的数据可以起到互相核对的作用，但又彼此独立，如何利用金税开票软件的有效数据直接生成凭证，提升销售财务核算工作的效率，是本文探讨的主题。

[关键词]软件；生成凭证；核算效率

在实际工作中，金税开票软件与金蝶财务软件是由两个不同部门独立运用的管理工具，双方的数据可以起到互相核对的作用，但又彼此独立存在，如何利用金税开票软件的有效数据直接生成凭证，提升销售财务核算工作的效率成为必须解决的问题。通过方案的设计与选择和开发，将开票数据通过程序引入直接生成凭证，达到两系统的有机结合，形成开票、凭证、账务一体化，既解决了核对，又解决了账务数据来源的准确性问题。共享金蝶软件与防伪税控开票系统销售业务的数据，避免数据输入出错。实现了金蝶软件的数据和防伪税控金税发票的数据一一对应，真正满足了企业高质量、低成本、高效率的信息化管理要求。

一、现状分析

我国基于对增值税发票管理的要求，规定：凡是需要独立开具增值税发票的企业，都须使用国家统一的防伪税控开票系统，即金税开票软件。它具有相对的封闭性，实际操作过程中。只能由人工录入各种信息才能完成开票过程，而已开票的信息，企业现有的财务软件无法直接运用。

财务人员根据已开具的每一份发票，通过手工再次将相关数据输入金蝶财务系统中，最终形成会计凭证。对于大中型企业来说，平均一个月需输入几千份发票数据，而且还要分类汇总，工作量很大。

两套软件的相对独立状态极易造成两个部门数据的不一致，而且造成双方的操作人员或管理者需要进行大量的数据核对和录入工作。因此，自行开发将金税开票软件中的开票数据直接转化成金蝶财务软件中的财务凭证便成为财务人员的迫切希望解决的问题。

二、方案选择

一般的企业都会自行开发销售管理系统。从销售管理模块中的销售订单、销售出库单中直接提取销售数据导入防伪税控开票机中进行成批自动化开具增值税发票，使企业在填开增值税发票环节上避免重复的手工录入，降低开票操作人员劳动强度。提高工作效率。而且开完票后及时把税控开票数据返回销售管理模块中，实现了数据共享，很好地解决了企业开票量大的问题。但如何借助销售管理系统把金税开票软件与金蝶财务软件有机地结合起来，从而把开票数据直接转化成财务凭证就是本文要探讨的问题。(图1)

通过认真研究金蝶财务软件的现有功能和查找了大量的金蝶财务软件资料，基本形成两个比较方案：

方案一，从销售管理系统中读取发票数据，按金蝶财务软件凭证的数据格式直接写入到金蝶财务软件的数据库。这个方案优点在于人工操作很少，减少操作错误；缺点在于相关资料很少，成功难度非常大，而且风险也比较大。如果发生错误有可能破坏整个金蝶财务软件的数据库。

方案二，通过金蝶财务软件自身的引入功能，从销售管理系统中读取发票数据。按金蝶财务软件引入的格式要求写到一个临时文件中，然后在金蝶财务软件中操作凭证引入。这个方案优点在于难度相对比较小，只需按凭证引入的格式导出发票数据；同时金蝶财务软件自身的引入有错误检验功能，如果引入的数据有错误会给出提示，即使发生操作错误也较容易控制。通过多次试验，区别比较结果。决定选择方案二。

三、开发过程

(一)准备工作

为了安全、方便地进行开发和测试工作，前期先从网上下载安装试用版的金蝶财务软件客户端。经过测试后，从现有金蝶财务软件中引出科目名称及少量的凭证数据。在试用版的金蝶财务软件中进行试运行，测试正常后再转入下一步工作。

(二)初始化

1凭证引入格式：金蝶财务软件本身具有引出功能。利用该功能引导出凭证文件，经过修改处理后作为引入的格式模板，然后在模板中加入要引入的数据。具体分两种情况处理：

其一，由开发人员维护部分。维护难度大且今后在实际使用过程中变化不大的内容由开发人员维护。如“主营业务收入”二三级产品科目的转换。因发票上的产品名称与凭证的产品科目、产品名称完全不一样，而且产品科目经过分货场再分品种、规格。即把同一货场相同品种中相近的规格合并在一个科目里，如在棒材货场里把HRB400螺纹钢产品中的规格为14mm、16mm、18mm的品种合并成“棒材货场，HRB400螺纹钢14―18mm”二三级明细科目。其维护难度大，财务使用人员难以操作。但因为所生产的品种规格在一段时间里基本上不会发生太大的变化，初始维护做好后，以后的维护量就相对少，因此由开发人员把发票数据中每一个品种与产品科目的对应关系全部维护好，财务人员直接使用即可，以后有变化时可由有经验的人员进行维护。初始维护时花费时间多，以后维护时间就少，由于维护难度较大，该维护界面由开发人员掌握，不提供给财务人员使用。

其二，由财务人员维护部分。初始维护时，由开发人员从金蝶财务软件中把项目核算中的客户科目、片区科目导入销售管理系统中并形成临时科目表，以临时科目表中的客户名称为依据，更新销售管理系统中的客户科目、客户名称、片区科目、片区名称。如果临时科目表的客户名称与销售管理系统的客户名称无法匹配时，再进行人工维护，以确保临时科目表中的客户名称、片区名称与金蝶财务软件中的客户科目、片区科目完全一致。如“应收账款”二级客户科目、片区科目的转换，因发票上的单位名称与凭证上的客户科目、客户名称不是一一对应。而且会有变动。需要对发票上的单位名称与客户科目、片区科目的对应关系进行维护。该操作界面用于查看发票系统的单位名称和相对应的客户科目、客户名称、片区科目、片区名称。如果没有维护过，科目代码、科目名称则为空。操作人员可根据需要进行补充、修改客户科目、客户名称、片区科目、片区名称。完成后按“保存”。(图2)

2　场券发票数据的引入准备：通过金税开票软件和金蝶财务软件的详细对比，发现凭证要求有附件张数，而发票数据库中没有，经过调查了解后可以通过销售管理系统的出库磅单份数和发票份数计算出来，金税开票软件中的其他数据项目已经足够满足凭证的需求。

四、实际操作

(一)发票到财务凭证的操作界面

可根据合同号、开票的时间段查询出未引出的发票列表，由使用人员选择需要引出的发票。如果引出过且需要重新引出的可直接输入发票号码，再点击“查看”即可。审核客户科目、客户名称、片区科目、片区名称、产品科目、产品名称，如果有错误先进行相关的维护再重新点击“查看”。选好所有需要引出的发票，点击“引出”。(图3)

(二)把数据导出到模板文件

通过上一步骤指定了要引出的发票后。需要把同一片区同一个客户的发票合并到一份凭证上，以减少凭证的份数。除总金额和总税金合并外。还需把同一个客户发票里各货物的名称、重量、不含税金额按产品科目名称合并在一起，而且凭证的附件张数也要重新计算台并，甚至还要把同一份凭证上所有产品科目里的重量合计数写在摘要上，并要求凭证摘要也需与各分录相匹配，如在相应应收账款、主营业务收入、应交税费各分录的摘要上注明购钢材总吨数、某某单位购钢材、某某单位购钢材税金。这也是系统开发的一个难点。在后台程序中进行合并计算处理后，再把处理后的数据回写到凭证模板文件中。操作人员检查无误后，保存该文件。

(三)生成凭证。通过金蝶财务软件自带的凭证导八程序这个工具，将上述转换好的凭证模板文件导八到总帐系统中直接生成凭证。(图4)

五、实际成效

第一，金蝶财务软件与金税开票软件共享销售业务数据。避免数据重复多次输八出错。而且将开票数据通过程序引入直接生成凭证，在提高财务工作效率的同时，还降低了出错的概率。

第二，防伪税控发票信息能自动返回到金蝶财务软件中，实现金蝶财务软件的数据和防伪税控金税发票的数据一一对应，真正满足了企业高质量、低成本、高效率的信息化管理要求。

第三。灵活方便。一是已引出的发票通过输入发票号还可以再次引出，但操作时一定要确认有没有重复引入金蝶财务系统：二是凭证的模板文件为ExCEL格式文件，可以修改。但修改时要慎重，且必须要确保修改后无误，否则会造成以后引入的数据都是错误的；三是初始化后，需要修改的工作量不大，且容易操作，方便财务人员及时掌握。