行业创新项目中信息化支持与项目管理

摘 要 随着烟草行业内创新工作、QC活动的不断深入开展，信息化建设已成为此项工作推进的重要技术支撑。如何做好信息化相关创新和QC项目的建设，已成为摆在信息部门面前一个新的重要课题。本文以杭州烟草《网上订货背景下异常客户甄别与管理路径研究》信息化创新项目为例，结合近几年来行业信息化创新、QC项目的运作与管理实践，谈些体会和心得。

关键词 创新工作；QC活动；项目建设与管理；信息化；管理；建设

中图分类号TS4 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2012）80-0048-02

1概述

近年，网上订货方式在烟草行业中的快速发展与普及，如何有效推进网上订货的监管工作，强化卷烟规范经营，成为烟草专卖监管管理面临的又一难点问题。为积极寻求烟草专卖管理工作跟进的有效途径与方法，杭州烟草专卖管理处提出通过创新项目形式力求稳步推进网上订货的监管工作。为顺利实现研究目标，专卖管理处联合信息中心成立项目组，开展为期近一年半的项目实施与研究工作。在项目开展、实施过程中，总结如下四个方面的项目建设和管理的做法与经验，确保项目顺利进行。

2 精细化需求，确保项目可行性

对于信息化项目而言，风险往往来自于不明确的需求、不清晰的目标。因此，清晰完整的项目目标与精确细化的项目需求是项目成功的关键。

2.1明确项目信息化建设的必要性

项目组人员首先针对全地区网上订货的现状进行深入分析，梳理目前存在问题。同时，广泛借鉴行业内外相关领域研究成果，如对较早实行网上订货监管工作的苏州烟草进行学习借鉴，并根据杭州地区情况对杭州专卖、营销、物流各层级部门、进行广泛调研，剖析专卖内管工作要求。考虑到网上订货是基于信息平台的客户自主订货模式，且客户终端分布在全地区各零售客户商店或家中，有效利用信息化手段进行梳理及管理将十分有助于提高项目实行的可行性和操作的便利性。

2.2论证项目信息化建设的可行性

为进一步论证项目的可行性，项目组查阅相关技术资料与案例，多次组织召开会议，分析其他地区如苏州等地采取的IP地址绑定方式的利弊。并与多家IT技术企业专家团队进行技术可行性分析，结合实际工作需求，从技术的可行性、便捷性、成效性等多方面出发，选取“IP地址绑定监控”、“现场监控”、“Mac地址绑定监控”等多种方法进行方案比对，经过多次筛选与优化，最终认为基于Mac地址绑定为基础的综合监管方法，在现阶段无论从技术角度还是从应用推广上都是最为可行的。

2.3分析项目信息化建设的需求性

明确信息化建设必要性与可行性后，如何把握业务部门需求，如何把需求转化为具体的设计技术方案，如何进行软件开发，是下一步主要任务。

相关项目组成员对专卖、营销、基层所队、市场部等业务部门相关人员的发散性需求进行广泛收集、梳理与分析，根据内部监管及网上订货工作的实际情况及要求，反复商讨，不断完善。确定设计模块应主要包括查询分析、客户预警、订单预警、内部预警、白名单管理五个模块，每个模块又细分为多个二级模块，不仅实现了零售客户Mac地址、订单的关联信息查询，还以“白名单”管理模式为支撑，实现客户、订单、Mac地址多角度的异常预警，最终形成了通过对卷烟零售户网上订货的计算机Mac地址实时获取与分析比对进行预警监管的技术解决方案。

3 目标化管理，确保项目进度控制

合理的目标计划、严格的进度控制是信息化项目成功的重要保障。为此，着重在下面四个方面下功夫是做好控制以确保项目高质量的完成保障。

3.1明确的职责分工

分工明确，职责清晰，是做好一个项目的首要工作。因此，项目实施组从项目的启动实施到项目结题验收逐一排定，明确每个步骤的工作内容、完成时间、责任部门、责任人及审核人，并将任务落实到纸面，逐一签订“责任状”。落实专人负责做好项目运行情况的跟踪测试与反馈，确保每一项工作都落实到位。

3.2合理严谨的进度安排

合理严谨的计划安排是项目能有条不紊的实施，不可缺少的支撑。在项目的初始阶段，项目组人员就联合各相关部门共同商讨制定了该项目推进计划，明确了每个阶段的完成目标。做好每阶段的启动与总结工作，阶段与阶段的衔接安排。

3.3着重效果控制

有了明确的分工，合理的安排，怎样衡量工作完成的优劣？如何进行过程控制以达到预期效果便成了整个项目实施成败的关键。项目组与专卖、营销等相关部门协同，在项目实施上线初期，建立客户信息反馈日报制，从不同渠道收集、汇总各个相关部门及零售客户的使用情况，以掌握第一手资料，及时根据情况进行事件跟进、处理。

3.4严格上线测试

在项目完成程序开发后，及时在模拟系统中搭建测试模块，项目组信息中心和专卖管理处联合发动了全市各单位专卖人员利用模拟系统对各模块功能进行充分测试。专卖人员一方面完成测试任务，另一方面学习掌握软件操作，确保模块上线的稳定性与有效性。

4协同化运作，确保项目稳步推进

4.1与营销部门配合做好网上订货客户工作。

因该项目实施涉及面广，牵涉影响到全地区“网上订货”零售客户及销售工作。项目组积极配合与营销中心、专卖管理处召开“全地区网上监管工作布置会”，对该项目情况与实施计划步骤进行详细讲解，并对下一阶段的工作做好详细布置。要求全地区客户经理结合平时走访工作，对网上订货客户耐心进行“网上订货监管”情况讲解，并协助客户做好网站设置工作，及时收集客户相关意见与建议。

4.2根据分工与责任不同分梯次、分重点的对不同人员进行培训

首先，利用信息化例会对全地区系统管理员进行系统功能性设置培训，以便管理员熟练掌握系统模块功能使用。其次，对全地区客户经理做好培训工作，以客户经理为桥梁，在网上订货客户中作好该项目推广、宣传，指导工作。再则，组织多次专卖内管人员的分操作流程的模块功能培训，使得专卖日常操作人员熟悉自己的操作分工及系统使用。

5 持续化改进，确保项目的适用性与成效性

项目取得阶段性成果后，项目的持续改进，确保项目的适用性与成效性又是必要的又一环节。

5.1从管理的安全性考虑

在运用中发现，早先截取的Mac地址为Windows系统存放在注册表中的Mac地址信息，易被篡改。项目组会同系统开发单位改进获取方式，绕过注册表中的Mac地址信息直接从底层获取计算机Mac地址。

5.2从内部监管工作实际要求考虑

对系统各类参数及功能进行一系列改进与优化。从网上订货实际考虑，新增关联户备案、维护功能；从系统应用便捷与准确性考虑，将多个预警明细合并在一个异常登记中处理；从强化分析功能考虑，新增频繁预警处理功能，将多次预警内容合并处理。

6结论

通过项目研究，杭州烟草在全省烟草行业较先采用了计算机Mac地址绑定技术进行信息化监管，实现事前预防与过程监控相结合，为网上订货及内部监管工作的推进提供了重要的信息化与技术化支撑。项目运行至今，已通过实时预警发现并查实多起事件，较好地实现了预期目标与效益。