你拍二,我拍二,文档协作不再烦

上一期，我们利用 Office 2007的新功能，完成快速分配文档编写，不管是分配还是合并都省时少力，并且在使用了新方法后，合并文档中的图片也能自动编号。这一期我们讲述“在停电或死机时抢救文档”，“发送文档前为文档减肥”，以及“查看老板对文档所做的修改”的方法。最后再教大家一招，把完工的文档利用Word 2007的新功能转成PDF文档，这样能原汁原味地把文档的内容和格式设置呈现出来。

停电了?死机了?抓瞎了?

辛苦编写了一下午的“用户手册”，可突然电脑死机了。怎么办？之前编辑的文档还没来得及进行保存。此时的你一定有种欲哭无泪的感觉吧。不要担心！天无绝人之路。因为在默认情况下，Word 2007会自动开启“保存自动恢复”功能，只是我们需要修改自动保存的时间间隔：单击“Office按钮”，在随即打开的下拉菜单中单击“Word选项”按钮，打开的对话框中，点击“保存”按钮，然后在“保存文档”选项区域中，调整自动保存的时间间隔。

如果是Excel文件，非正常关闭时需要恢复，可以打开C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Excel\文件夹下的XAR文件。

减减肥后再发送

完成“用户手册”的合并任务之后，需要将其发送给老板审核，但是含有大量图片的大文档发送起来很不方便，因此需要为文档“减肥”。

首先确认老板的计算机上安装了Office 2007，然后按照如下操作步骤将Word 97～2003格式的文档转换成Word 2007的文档，这样可以显著减少文件的大小。

(1)

第一步：单击“Office按钮”，执行“转换”命令，随即系统将弹出如图1所示的提示框。

第二步：单击“确定”按钮即可完成文档的转换操作。将兼容格式的文档转换为新的文件格式之后，文档标题栏中的“[兼容模式]”字样将消失，这时的文档格式即为全新的Word 2007文档。从文档属性中不难看出，转换文档格式前后，文档大小差异十分显著（见图2）。

(2)

火速链接

关于PPT格式的瘦身方法，可以参考2009年1期的《PPT瘦身大法》。

查看老板对文档所做的修改

查看修改内容，大家一定觉得不是难事，但是，如果老板在修改文档时，并未开启修订功能，而是直接修改在原文档上，你如何发现老板的修改之处呢？可以使用Word 2007的“比较”功能，精确地找出老板对文档所做的更改。具体的操作步骤如下。

第一步：在“审阅”选项卡的“比较”选项组中，执行“比较”下拉列表中的“比较”命令（见图3）。

第二步：在“原文档”中，找到修改前的“用户手册.docx”，在“修订的文档”中，找到修改后的“用户手册（修订）.docx”。

第三步：单击“更多”按钮展开对话框，选择要在文档中比较的内容，并在“显示修订”选项区域，选择要显示字符级更改还是单词级更改，以及修订显示的位置。

(3)

第四步：单击“确定”按钮，关闭“比较文档”对话框， Word 2007将会新建一篇文档，并以修订的方式显示老板对文档所做的修订。

用“比较”功能除了可以明确地得到老板的指示外，对于老师来说，还可以非常方便地判卷。

走遍天下也不怕的PDF格式

为了把文档的内容和格式设置“原汁原味”地呈现给用户，我们还可以将文档另存为PDF格式。以前我们要将Word转换成PDF格式，需要借助第三方软件，现在Office 2007用户可以使用免费的加载项，将文档另存为PDF或XPS文件格式，操作简便，只要将文件另存为PDF格式即可。该加载项的下载地址为：

/downloads/details.aspx?FamilyId=4D951911-3E7E-4AE6-B059-A2E79ED87041&displaylang=zh-cn

注意，虽然文件可以转换为PDF，但不支持电子印章等特殊的Word格式。