BEC信函行文特征研究

（基金项目：2011年湖北省教育厅人文社会科学研究项目（编号：2011jytq147），2011年教育部人文社科项目ESP导向下基于语言学及文化理论的BEC文本解构主义范式归解与研究阶段性成果。）??

武汉科技大学湖北武汉430072

中图分类号：G42文献标识码：A 文章编号：41-1413（2012）01-0000-01

摘要：BEC信函具有特定的语义、语用以及句法结构。学习、阅读BEC信函除了具备专业的语言知识和翻译技能之外，还必须掌握商务专业知识，熟悉商务英语的语言特色及其特殊的表达，并关注其语用功能。本文通过例子浅析BEC文本的特征，为其范式研究打下基础。

关键词：BEC信函；行文；特征

一、网络时代BEC 信函的重要性

公司与外商合作与交往的机会越多，利用英文书信进行沟通就显得越发重要。英文商务信函是一种常用的商业联系媒介，它是一种通过电脑或打字机“书写”来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务等。这种交谈成功与否，你的目的能否实现，关键取决于信函中信息的表达方式和内容。信函写得好，就可能为你赢得新的业务，有助于促进和发展你同客户的关系，也能够消除彼此间的误会，缩小分歧，抚慰受到伤害的心灵等。

二、BEC 信函书写的前提

写好商务英文应用文，首先要具有一定的英文写作水平。其次，应熟悉和掌握各种应用文的书写格式和特点经过反复地学习、模仿和套用，方可掌握商务应用文的书写规律与开去，逐渐学会写各类商务应用文。商务信函与普通作文的写法不同，它要求用简明的语言来表 了求华丽的词藻。在商业活动中，简洁的表达内容与有效率的掌握分寸是最重要的。在写商务信函时，开始时宜略述本信的理与内容大意，使对方能理清头绪，以便立即进入正题。好的商务信函还应体现以下几个特点:易读易懂;语 气真诚、友好、客气；语言简短、朴实、自然或生动、有趣、有吸引力;内容清晰、准确、具体;行文正确、完整、不花哨[1]。

三、 BEC 信函行文原则

应当特别指出的是，好的信函并没有固定不变的写作模式，因人而异。如果不根据实际情况，不加分析地生搬硬套，就会弄巧成拙，这不到预期目的。写信时，要充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。由于在同一商务情景中交往的人各种各样，即使发出的信函内容二全一样，也很难得到一致的结果。有时，所得结果还可能会截然相反。

这里有几个行文原则，拿出来与大家探讨：

（一）Clearness (明晰)

例子：… We must remind you that urgently required stocks have not been arriving on time. Supplies of our own products have consequently been delayed. If you cannot guarantee delivery by the agreed deadline, our only choice is to end the contract and seek other suppliers….

上例的中就非常清楚地表达了意图，特别情态动词must, 完成时 have not been, 否定式 cannot, 副词only 等的使用使得这封函件发挥效力。

（二）Conciseness（简洁）

例子：…Issued in Beijing the 2nd day of July, 2009. On the 2nd day of July, 2012 fixed. We promise to pay against this Promissory Note to the order of Bank of Oslo, Oslo, Norway the sum of USD 676000 (say Six Hundred and Seventy Six Thousand only) Payable in Oslo, Norway [2 ]….

上例的本票描述中标明了时间，银行名称，数额，这三样最重要的部分，使得这个本票的基本内容简洁明晰。

(三)Correctness（正确）

例子：

Dear Mr. / Ms,

At our company meeting on 4 September, it was decided that the name of our company would be changed to CNMIEC Lee Co. At the same time, it was decided to move the company from the above address to No3-6 Broadway Street.

We will appreciate your informing the appropriate departments of these changes.

Yours faithfully

上例是更改名称和地址的信函，信函内容包括九月四日的会议，更名为CNMIEC李氏公司，迁址到百老汇街3-6号。时间、地点、事件，清晰、准确，让人一目了然。

（四）Courtesy（礼貌）

例子：

Dear Mr. / Ms,

I am at present in Hamburg visiting the harbour with a view to making known our new type of container for use in Europe.

I shall be in Antwerp on Wednesday, 4th June, and should like to call on you at 2.00 p.m. on that day.

If I do not hear from you to the contrary, I shall assume that it will be convenient for me to call at that time.

Yours faithfully,…

上例中以非常礼貌地口气表达了写信者目前的状况，意图，出行的时间，并约好电话时间。同时，体谅到对方，还在末尾注明：对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。此举也替对方着想，简化了一个步骤。让对方能体会到诚意。

（五）Considerateness（体谅）

例子： Dear Mr./Ms,

Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m. about the opening of a sample room there. Please let us know if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest.

Yours faithfully,…

上例的约访信函中明确地表示总经理访问的时间，同时考虑到对方的实际情况，问到：请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。这种体谅别人的做法既表达了诚意，会让合作伙伴感到舒适。

四、小结

本文浅显地从几个原则方面分析了BEC信函的一些基本特征，从语义、语法、语用等方面分析了这些特征，使得大家在注意其行文的同时，也更关注其正确使用的功能表现。

参考文献：

[1] 范红等. 英文商务写作教程[M]. 北京：清华大华出版社，2009年11月14次印刷.

[2] 帅建林.国际贸易实务[M]. 北京：对外经济贸易大学出版社，2010年10月6次印刷.