关于档案馆内涵建设的思考

摘　要：档案建设经历了一段时间的基础设施建设，改变了原有档案馆的破败落后局面，但是档案馆的内涵建设还处于较为低级阶段，许多档案馆对内涵建设尚不了解，更谈不上建设、发展和利用。本文根据目前实际情况，提出几点档案馆内涵建设的思路，为提升档案馆的内涵建设质量，供档案管理工作人员在工作中参考。

关键词：档案馆　内涵　建设

近年来各级各地档案部门对档案馆、室建设都投入了较大的资金，用于档案馆建设，使档案馆、室的数量快速增加，规模快速发展，档案馆的条件得到了根本改善，已基本满足各级各单位的需要，这一过程实现了“量”的扩张。接下来，档案馆建设的主要任务是实现“质” 的提升，强化内部管理，走内涵发展的道路。

内涵即内在的涵义，是指一个概念所反映的事物的本质属性的总和。那档案馆、室的内涵建设应该如何着手呢？笔者认为加强档案馆、室内涵建设应该牢固树立三个理念、实现三个转变、开展三个方面的工作

1.牢固树立三个理念

1.1以人为本的理念

档案馆、室的所收纳的档案资料的管理者、使用者都是人，尤其人事档案，是干部职工个人资料记录的重要载体。现代的档案馆、室建设为档案管理提供了良好的硬件环境，强化档案馆、室的内涵建设应立足以人为本的理念。

1.2以服务为宗旨的理念

建设档案馆室的宗旨是为现代社会和经济建设服务。档案材料产生于社会实践活动过程，客观记录了历史情况，具有凭据作用，尤其是向合同、所有权证等，凭据作用就更为明显，其最终目的就是为社会和经济建设服务。档案随着时间变化，需要不断的补充、整理和完善。

1.3以充分发挥效益为目标的理念

尽管档案馆、室建设不像企业一样讲究投入产出比，要有一定的经济效益，但是也并非就是只讲投入，不论回报。一方面，硬件建设应该与需求相符合，不要使投入超出需求过多；另一方面，硬件投入应该尽可能的满足可预见将来的需要，以免盲目建设、重复投资。

2.实现三个转变

2.1被动转变为主动

以往在档案材料的收集上往往是交什么收什么，总是被动的收集档案材料。改革开放以来，一方面，人员事物流动性增大，变化很大，许多单位对档案疏于管理，档案不及时归档，尽管许多需要收集归档的材料有明文规定需要上交归档，造成许多档案的缺失；另一方面，档案工作者缺少工作的主动性，一是基层缺乏并要的专业培训，对档案工作一知半解，二是上级档案管理部门的主动服务意识不强，主动下基层，指导收集档案，以至于许多档案材料的缺失不完整。因此在思想观念上要转变工作态度和思路，变被动为主动。

2.2转变为法律规制

档案管理工作随意性很大，档案归档的内容和范围往往是依据档案管理者或单位领导的个人喜好来收集，以至于各单位的档案内容千差万别，该收的没有收，不需要的又收了很多，或内容重复收集归档，不仅使档案无法规范管理，也浪费了许多人力物力。因此，在档案工作过程中应该依据相关法律法规规章制度进行规范管理，提高档案管理的效率。

2.3转变管理方式

目前就笔者调查所知，各基层单位的档案管理并不规范，各自以过去的习惯做法为依据，各自为政，甚至不断简化，各单位各部门缺少较为统一的系统的档案管理标准方法。缺少标准的方法导致档案管理和利用遇到不少困难。因此档案管理要进行系统的培训和规范，统一档案管理制度，如档案收集的内容、方法、装订、上交等内容，由零散不一的随机管理到系统规范的管理方式转变。

3.开展三个方面的工作

3.1做好常规性档案馆的内涵建设工作

首先是常规管理工作，积极学习学习时事政治，档案相关的法律法规，做好档案收集整理归档的日常工作。其次要注重宣传发动基层相关工作人员和群众参与到档案管理的工作中来，让人们意识到档案的重要性，由被动上交有关材料到主动，提高人们对档案的认识。第三，要进行广泛的收集档案工作，未雨绸缪，尽量扩大档案收集的深度和广度，不断增加档案收集的完整性。

3.2做好专业性档案内涵建设工作

尽管前面提到档案收集要尽量完整，并不是指每个档案馆都要对所有的档案资料都进行收集，档案馆收集的档案资料要体现其专业性。所谓专业性就是指档案收集应该局限在本专业领域内，而不是所有的档案馆都把工作全面铺开，全面收集。

这里首先就是要对档案馆的职能正确定位，如部门人力资源档案、城市地下管线档案、建筑工程施工档案、房屋产权档案等等专业领域的档案管理都各具其专业特性，其各自的定位也是清晰的，所有工作也应围绕其专业特性进行收集管理。

其次促进档案的二次开发运用工作，目前档案收集后，很多便石沉大海，无人问津，这样也是一种浪费，应在把握时代脉搏的前提下，开展档案的开发利用工作。如人力资源档案可以结合市场需求状况和人才成长过程分析，调整人才培养模式和方向、引进人才参考等；可以结合城市地下管线档案，统筹到城市规划的工作中。

3.3内涵建设的提升

内涵建设水平的提升，要是每个相关工作人员要具备档案收集管理和合理利用的意识，要不断根据新的形势，完善档案管理的外延，也就是档案收集的对象，这样才能不会在时展中遗漏许多重要的档案信息，为今后的档案管理工作提供可靠的素材。

现代计算机运用参与到档案管理中。计算机的运用和推广给人们工作生活带来了很大的便利，档案工作今年来也颇有受益，但现实工作中受到很大的局限，有些计算机没有起到应有的作用。这里有档案管理人员的素质问题，也有档案管理软件的适用问题。档案管理经费以前一直不足，所以人员经费紧张，管理人员不能有效的进行继续教育，同时也受硬件条件缺乏的局限，所以普遍计算机应用能力偏弱。专业应用软件数量种类也不足，现在较多使用的人事管理档案软件、房屋产权管理软件等等。这些软件都是应新时代的需求而开发出来适应现实需要的新型软件，但是都不同程度存在些问题，一是缺少通用性，二是缺少稳定性，这些软件还在不断的升级改善中。因此当务之急是开发一些实用的专业软件和对管理人员进行相应的培训教育，这样才能用好计算机，提升效率。

总之，档案管理内涵建设非一朝之功，一夕可成，要在领导重视和经费投入下，管理人员主动学习探索和广泛宣传教育下，人们思想意识水平提高的基础之上，方可达到较为理想的目标，方可使档案管理的内涵建设丰富起来。

作者简介：

潘政（1970-），女，汉族，福州人，本科，馆员，就职于福建省邵武市住房保障和城乡规划建设局。