记录表汇总 你用什么方法

合同记录、收支明细、进出货记录、销售记录等很多种记录表都需要定时汇总统计，一般在春节放假前都要做一次大汇总，有的甚至每季度、每月、每天都要进行一次汇总。如何才能轻松搞定这类数据记录汇总工作呢？在此我们以合同记录的汇总为例，要求统计出各位推广员各月份承接合同的个数和总价。

数据透视表

说到记录汇总，最常用的应该是数据透视表吧。数据透视表汇总操作比较简单，基本上只要进行一些简单的拖动即可自动生成汇总表。更重要的是它有丰富的汇总方式和附加功能可用。

添加月份列

首先得在记录表中添加月份列，才能用透视表按月份统计。用Excel2010打开“合同记录”工作表，在G1、H1单元格分别输入标题为月份，在G2输入公式“=TEXT(F2,"yy年mm月")”，双击G2填充柄把公式向下复制填充即可自动显示月份（如图1）。

汇总记录

选中合同记录所在单元格区域A:H，切换到“插入”选项卡，单击“数据透视表”的图标。在“创建数据透视表”窗口中单击确定，Excel就会新建一个工作表，并显示“数据透视表字段列表”窗格。只要在窗格的“选择要添加到报表的字段”列表中把“推广员”拖动到下面的“列标签”下的列表中，“月份”拖动到“行标签”，“合同价”、“合同名称”拖动到“数值”，“规模”拖动到“报表筛选”，即可看到汇总后的报表。默认全部是计数，再右击合同价所在单元格B6，选择“值汇总依据/求和”，即可看到合同价和个数的汇总表（如图2）。其它表格边框设置、标题文字修改等等和一般表格差不多，就不细说了。

数据透视表虽然操作简单、功能强大，但存在三大缺点：

不能按数据范围进行统计，以本例来说必须插入辅助列月份、规模列才能按月份和合同价范围分类统计。

不能实时自动刷新，记录修改后必须在汇总表中右击选择“刷新”才能看到最新结果。

对行、列、单元格的设置操作还有一些限制，比如不能插入、删除、合并单元格等等。

函数公式汇总

对于每天、每月都需要汇总的记录表，不能实时刷新显然是最大的缺陷，往往会因忘记刷新而打印出错误的汇总表。对此只要使用函数汇总即可轻松克服数据透视表的这三大缺点。下面就针对同样的要求改用函数进行汇总试试。

以列标题命名列

用Excel2010打开“合同记录”工作表，选中记录所在区域A:F列，切换到“公式”选项卡并单击“定义名称”区域的“根据所选内容创建”。在弹出窗口中只勾选“首行”复选项（如图3），确定完成设置。设置后即可在公式中用列标题代表整列单元格，这不仅方便输入，公式也让公式更为直观易懂。当然你若习惯在公式中直接输入单元格区域也可不要这步。

编制汇总表

新建一张“汇总”工作表，并按需要设计出汇总表格。在A5输入2010年1月，选中A5单元格并把鼠标指向其右下角的填充柄，按住右键向下拖动到A17放开，在弹出菜单中选择“以月填充”即可输入2010年1月~2011年1月13个月份。2011年1月计算要用，若不想看到可选中17行右击并选择“隐藏”。在此虽然我们输入的只是月份，但单元格中的实际日期是每月的1日2010-1-1、2010-2-1……2011-1-1。

在B5输入公式“=SUMIFS(合同价,推广员,B$3,日期,">="&$A5,日期,"="&$A5,日期,"

B5公式表示对满足推广员“=B$3、日期>=$A5、日期10000”的条件，把公式改成“=SUMIFS(合同价,推广员,B$3,日期,">="&$A5,日期,"10000")”，即可对>10000的大合同进行统计。