工程管理中管理信息系统的建立和应用

人类社会进入二十一世纪，人类科技发生大飞跃的标志就是计算机技术的飞速发展和其向社会各个领域的渗透和应用。在建筑企业之中，经营部的工作分为招投标、预结算、现场管理和合同款项管理四个模块。其中，合同款项管理工作的内容具有范围大、数量多、处理时间短的特点。如合同签订时间的范围长达十多年之久，合同的内容包括监理合同、造价咨询合同、代建合同、招标合同等十多种类型，长达十几年的十几种类型的合同，经营部的工程管理人员需要在较短的时间内处理几百份款项之多，而且，随着时间的推移，不断签订新的合同，发生新的款项，又有旧的合同发生结算，管理业务量大时短，如何应用计算机管理信息系统对工程管理的业务进行管理，已经迫在眉睫。

一、召开业务调查会

调查会由经营部经理主持，会上，工程管理人员对工程业务的范围、内容、特点、存在问题以及对管理信息系统的要求和想法进行讲述，开发人员应该将这些讲述和内容记录下来，以便在MIS系统中实现完成管理业务的功能。通过讨论，尽量使工程管理人员和开发人员在新系统的功能和与之相联系的管理业务方面取得一致的意见。

二、组织机构和职责的调查

调查中应详细了解各部门人员对涉及合同的业务分工情况和有关人员的姓名、工作职责、存在问题和对新系统的要求等，如系统由谁来担任管理员，各部门人员参与系统的权限设定等。了解清楚对象系统内部各级组织机构可以使系统分析人员明白企业中大概有多少部门和人员使用合同管理MIS，并且他们的分工是什么。明确调查对象的需求和方向。调查结果可以使用组织机构图来表示。

三、管理业务流程图

合同管理信息系统的主要完成业务流程为

经营部副经理与业主洽商合同，保留合同洽商记录；合同签订修改版本；经营部副经理与业主签订合同最终版本；管理员制作合同交底，输出合同交底表格发至各部门交底并存档；按照公司财务要求结合合同，每月制作收款计划，输出合同收款计划；管理员编制请款发函，将发函信息与实际收款和开票情况录入合同管理信息系统，输出合同收款台账和主合同台账；管理员进行合同结算，申报确认，输出合同结算单；跟踪合同动向，输出合同跟踪记录。

四、数据分析

1、数据的静态特性分析指数据的类型（字符型、数字型、日期型

）如“合同名称”、“合同内容”、“负责人”是字符型数据，“服务金额”、“面积”、“工期”是数字型数据，“签订日期”、“登记日期”是日期型数据；数据的长度（字节数、小数位数等）如数字型数据保留小数位数四位、取值范围（最大值、最小值等）和发生的业务量，如，可以输入多少合同数等。

2、数据的动态特性分析

数据的属性按动态特性可以分为以下三类：

（1）固定值属性，这类特性的数据，其值基本上固定不变，如“项目名称”、“合同名称”等。

（2）固定个体变动属性，这类数据项，对总体来说具有相对固定的个体集，但其值是变动的属性，如合同中每月的计划收款数，每一个合同每月必须固定收款，但是每月计划收款数是随公司财务计划不断变化的。

（3）随机变动属性，这类数据项，其个体是随机出现的，值也是变动的，例如每月的实际收款数，业主批钱是每月不固定的，批钱数也是不固定的。

五、数据存储分析

主要是分析存储数据的内容和数据之间的关系。

分析中要确定各种输出报表需要存储的内容。

（1）根据新系统的功能确定是否有必要增加新的报表，对已确定的报表研究是否有必要增加新的字段项。

（2）去掉多余的字段项。

（3）为便于检索，增加必要的代码项。

六、数据查询要求分析

调查清楚使用者可能提出的各种查询要求是为了有的放矢的合理组织数据的存储，采取高效率的检索技术。系统分析应该将使用者经常需要的信息列出清单。例如，在几百份合同中随机查询出一份合同的详细信息，在监理合同中查询出对应的施工合同，查询出每一月的合同收款台账等等。

七、数据的输入输出分析

在输入方面，需要分析各种数据输入的目的和适用范围、数据量的大小以及存在的问题，例如，输入的数据是否都得到了有效的利用，哪些数据的输入是多余的或者不符合实际需要的，要确定数据输入方式，如台账查询模块采用逻辑输入数据的方法，是否能满足要求，是否使用简便，还要分析数据的精确程度和数据间的相互关联等。

在输出方面除明确数据查询要求外，还应分析各种输出报表的目的和使用范围，弄清哪些报表是多余的，哪些报表是可以合并的，尽量使得输出结果简易清晰。

八、新系统边界的分析

分析新系统边界就是要划定哪些部分是由计算机完成，哪些部分由人工完成，明确新系统的人机接口。一般，项目、主合同、施工合同的输入数据和修改数据由人工完成，计划收款、主合同台账、合同收款台账、合作支付合同台账的生成和查询由计算机完成，各种报表的导出由计算机完成。

九、功能结构图设计

十、系统实施

1、程序设计

采用结构化程序设计，软件工作的基本思想是利用工程原理，建立软件工程环境来提高软件开发效率。这种方法指导人们用良好的思想方法去设计程序，特点是三种基本逻辑结构，顺序结构、选择结构和循环结构。程序设计应该达到可维护、可靠、可理解和高效率的要求。

2、软件开发工具

系统主要采用可视（Visual）BASIC编程工具实现。它是一种通用的宏语言，特点是可以跨越多个软件平台，方便地与其它软件连结，如电子表格软件、FOXPRO类型的数据库、字处理软件、绘图软件等。输出采用OFFICE套装软件中的EXCEL表格导出接口，将各种报表导出到EXCEL表格，与原来人工管理合同台账、收款计划、收款台账制作的EXCEL表格一样。

3、程序和系统调试

（1）程序调试内容包括程序的语法调试和程序的逻辑检查，程序调试时，可以编制正常的测试数据，也应编造异常数据和错误数据，用以检测程序的正确性。系统调试需要经过分调和总调。

十一、项目管理

在合同管理信息系统建成之后，要利用系统工程的方法，对系统进行项目管理，需要多方面的人员统筹和协调、密切配合。项目管理可以使管理业务工作有条不紊地进行，并且可以预测到问题的发生，采取有效措施，变被动为主动，使系统的运行、业务的操作更完善成熟。

项目管理要做好以下几方面的工作：

1、合理管理人员

发展合同信息系统需要以下几方面的人才：

（1）系统工作人员：负责系统分析和设计，程序的编写和调试，他们既懂经济管理业务，也懂计算机；

（2）操作人员：即上机操作人员，包括经营部领导和管理员、各级部门用户。

（3）硬件人员：负责计算机硬件、网络的维护工作。

（4）项目负责人：对项目进行负责，应当精通管理业务，并熟悉计算机MIS系统，即经营部经理和系统管理员。

2、拟定和实现项目工作计划

为了更好地运行、发展系统，要制定好项目工作计划，一边日常运行系统管理业务，一边检查、调整项目工作计划，使计划动态进行。

十二、系统评价

合同管理信息系统MIS开发建成之后，在系统验收的时候要组织第一次系统评价。第一次系统评价由系统工作人员、领导和部门用户来参与。系统评价的主要依据是要在平时运行管理业务的基础上实时监测和记录运行。第一次系统评价结束之后，以后每隔半年或一年需要组织常规的系统评价。这些系统评价由系统工作人员和用户进行。评价结果可以作为系统改进的依据。

进行这项工作的目的是在系统的管理业务运行之中，检测系统的功能是否达到了系统规划的目的，系统是否充分运用了各种资源（硬件资源、软件资源、数据资源和网络资源）以及系统是否已经完善，还需不需要继续进行功能改进和扩展等。

系统评价主要由以下几个方面的内容：

1、对合同信息系统的功能评价；

2、对现有硬件、软件和网络的评价；

3、对合同信息系统的应用评价；

4、对合同信息系统的经济效益评价。

随着计算机应用技术的飞速发展，管理信息系统已经成为工程项目管理的重要内容，我们在实际工程管理工作中已经建立和应用了管理信息系统，将来要进一步充分发挥计算机信息管理技术在工程项目中的应用，从而高效地提高工程项目的经济效益和管理水平。