新建本科院校教务管理系统现状及对策研究

摘 要：建设规范化、信息化、网络化的教务管理系统是当前新建本科院校教学管理的必然选择。文章从新建本科院校教务管理系统建设现状出发，以桂林航天工业学院引进教务管理系统建设中存在的问题为例，提出了优化新建本科院校教务管理系统的对策。

关键词：教务管理系统;新建本科院校;对策

中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2016）03-0058-02

一、新建本科院校教务管理系统现状

（一）选择与应用不当

教务管理系统的选择，往往与系统推销商的讲解情况、系统是否刚好解决原来遇到的问题或部分问题、参与选购系统的人员等主观因素有关。比如，桂林航天工业学院在决定更换教务管理系统后，通过到兄弟院校调研，锁定了两家公司的教务管理系统，最终根据两家系统的推销业务员的演示学校选择了其中之一。

在最终选择的教务管理系统测试使用过程中，根据软件公司系统推介过程中的人员分工，这个阶段我们接触的主要是该公司的技术人员。该系统由于整合性较强，与学校教务管理模式进行融合遇到了困难。而且，该系统的优势是完善的教材管理功能，而学校当前的教材管理采取外包形式，突然要改变原有教材管理模式，存在较大的阻碍，所以这一优势功能至今没有得到应用。

（二）软硬件与网络基础配置不高

高校作为教育信息化的引导者，校园的计算机和网络基础设施建设处于领先水平。但随着计算机及网络更新换代速度的加快，新升本科院校由于经费和人员等方面原因，不能及时对学校的软硬件设备进行更新与升级，导致需要依托稳定、先进的计算机及网络基础环境的教务管理系统得不到有效的支持。教务管理系统能否正常运行并发挥其预期目标，能否有效、规范、稳定地使其各项功能得到最大化的利用，能否准确科学地实现教务管理信息的存储与共享，最为关键的就是网络基础配置和软硬件设置是否能够得到有效的保障。

（三）建设经费短缺，后期维护不力

高校教务管理系统是一个涉及硬件、软件、人员的系统工程，需要大量的经费支持。硬件主要包括校园网络基础设施建设、教室监控设备、计算机设备等;软件建设包括教务管理信息化系统建设、办公软件系统及与之相配套的软件系统如学生缴费系统、新生入学报到系统等等;人员主要包括管理人员的业务培训、进修学习和劳务报酬等费用。不仅在建设前期需要大笔资金的投入，在建设后期由于设备的维修和更新升级，更是需要大笔持续的资金投入。新升本科院校绝大部分都存在着不同程度的经费不足，在一定程度上制约了高校教务管理系统的建设。

二、新建本科院校教务管理系统建设存在的问题――以桂林航天工业学院为例

（一）系统培训不足

系统初始化完成后，需要对系统使用人员进行系统应用培训。大部分高校的教务管理人员并非专业技术人员，计算机应用水平较低，信息技术水平有待提高。而教务管理系统功能复杂，操作难度较大，需要管理人员具备较强的管理信息系统知识，而系统提供商出于时间成本考虑，一旦签订购买意向，都想尽快完成系统的验收，在系统培训方面所花时间远远不足，对于一个全新的教务管理系统，要求管理人员在极短的时间内完全掌握非常不现实，这就造成在使用初期，经常发生操作错误、数据不规范等严重问题，影响使用效能和用户满意度。

（二）系统更新较慢

购买引进的教务管理系统，一般各项功能模块都比较成熟，但各新建本科院校的教务管理需求不一，需要通过后期的修改与完善来解决。桂林航天工业学院引进的教务管理系统，在使用过程中出现与现有教务管理模式不兼容的问题时，主要是采取版本控制与更新包技术来实现新的教务管理需求。采用更新包技术在一定程度上能够满足用户个性化需求，但每个更新需求都需要通过拟写问题描述、网络提交更新申请、软件公司测试反馈、修改更新申请、软件公司技术解决、用户下载更新包进行更新等一系列反复的沟通与交流才能完成，导致从系统引入到适应本校教务需求的过程漫长而曲折。

（三）帮助系统不完善

帮助系统是完整应用系统的必要组成部分。一个好的帮助系统，能够帮助用户在没有技术人员的情况下，自我解决80%以上的问题，通过帮助系统加深对系统的熟悉程度。但是，很多教务管理系统在这方面还有待加强，帮助系统仅仅只是对某一个模块能够实现的功能进行简单表述，缺乏详细具体的操作步骤，更谈不上包含应用过程中出现问题的解决方案。

（四）局限性大，不灵活

通过购买引进的教务管理系统，与学校现有各系统之间，由于相互之间数据结构和标准的不相同，相互兼容存在较大麻烦，降低了教务管理信息系统的整合度，并给实际工作造成困难。相互之间的不兼容给数据的整合也带来麻烦，需要通过手工方式进行各种数据结构和格式之间的相互转换，造成了时间和人力的大量浪费，并且容易出现转换错误，给工作造成不必要的损失。

（五）缺少安全性与服务支持

教务管理系统是一个信息化开放性资源共享平台，这一特点也导致其安全性保障存在一定的挑战。安全性包括网络基础设施的安全和数据的安全，且数据的安全贯穿教务管理系统建设的全过程。目前，各高校教务管理系统数据资源开放共享普遍存在缺乏统筹有力的管理和安全保障的问题，数据资源的开放共享与安全保护的矛盾日益凸显。

教务管理系统在使用过程中，也存在着获取服务支持困难的问题。遇到问题只能通过QQ软件等聊天工具，求助于系统提供商的在线客服，然后由公司客服人员联系技术人员，一个问题的解决往往需要大量的时间沟通与协调，非常不利于问题及时有效地解决。

三、优化新建本科院校教务管理系统的对策

（一）注重系统本地化测试

在决定更新升级教务管理系统后，通过调研兄弟院校的教务管理系统建设的经验，结合本校教学和管理的具体需求，以及以往教务管理系统建设的经验教训，展开充分的调研[1]。

根据调研意向，对决定采用的教务管理系统进行试用。在有限的三个月或更长的试用阶段，尽最大可能对学校的数据加以实际操作，甚至还可以在系统提供商的帮助下，迁移一部分原有教务管理系统的历史数据进行测试，发现问题后逐一解决。有些系统提供商也提供测试数据，使用测试数据进行测试的优点是数据符合系统要求的标准，测试进展会较为顺利，缺点是不利于本地数据导入过程中问题的发现。推荐使用经过本校教务流程中产生的数据进行系统调试，否则在应用过程中容易出现难以解决的问题。

（二）加强人员培训与规章制度建设

教务管理工作性质特殊，业务性较强，必须要建立一支专兼结合、有较高业务素质、稳定的教学管理队伍，加强教学管理人员的基本业务素质培训。同时，在教务管理系统引进后，加强对教务管理人员的系统培训。

随着升格为本科院校以及新的教务管理系统的更换，原有的教务管理规章制度已经不能与现行的教务管理流程相适应，急需在现有教务管理流程的基础上，完善补充一系列的教务管理规章制度。目前桂林航天工业学院制订了《本科课程教学大纲管理规定》《教学管理工作规程》等50多个教学管理文件。管理制度的完备与工作流程的清晰保证了教务管理工作和正常课程教学的规范化、科学化运行。

（三）健全数据迁移方案

能否实现原有系统内数据的有效迁移成为选购教务管理系统必须考虑的重要环节。通过对新教务管理系统的综合分析，针对其核心模块，制定切实可行的各模块内数据迁移方案，实现相应的数据迁移。

根据各功能模块涉及的数据，与相关模块负责人员进行积极沟通，梳理出数据对象的迁移属性，包括数据是否需要迁移、迁移范围等，整理出新旧系统数据的对应规则，提出详细的模块内数据迁移方案，详细建立各模块数据的迁移场景。确定各模块预期场景下的历史数据迁移方式，将旧系统中的数据导出，按照新系统要求的编码规则进行统一对应编码，由于教务管理系统涉及的数据量大且关系错综复杂，须由教务管理人员对新旧系统编码的对应关系表进行确认，再进行细致的数据转换，然后利用新教务管理系统的数据导入工具，批量导入，实现新旧系统数据的顺利迁移。

（四）考虑与其他系统间的体系结构及其接口设计

教务管理工作与学校其他部门的相关业务有非常多的交集，如人事管理系统、招生系统、学生管理系统、财务管理系统、科研系统等等，都需要实现数据对接与共享。充分考虑各系统之间的数据接口，完成无缝集成，可以大大提高教务管理系统的应用整合度。尤其是学校如果实行多校区办学，教学活动往往需要在多个校区之间协调进行，教学管理内容及管理幅度大幅度延伸，势必对系统功能模块的可扩展性提出更高的要求。

（五）规范技术跟踪服务

教务管理系统完成新旧系统的更新交替后，应与系统提供商确定教务系统在使用过程中的后期服务方式。教务管理系统在使用过程中一旦发现问题，系统提供商需要给出最优解决方案，学校也要指定系统管理员，随时跟踪问题的解决情况，保证出现问题能够及时得到响应和解决[2]。而且，由于教务管理系统与计算机技术和网络技术的发展紧密相关，因此系统的更新换代速度也很快，需要及时对一些软件和系统进行定期的维护和升级，才能确保其正常的使用。

学校教务管理系统更换后，应用已经一年有余，各功能模块运行情况良好。随着系统功能的逐步应用与加强，系统优势将更加明显。在引入新的教务管理系统过程中遇到的这些问题，供同类本科院校借鉴与参考。

参考文献：

[1]郑继兵.高校综合教务管理系统本地化策略研究和实践

[J].阜阳师范学院学报：自然科学版，2011，（3）.

[2]谭艳.高校教务管理系统优化方案研究[D].衡阳：南华

大学，2014.