浅议Excel数据处理功能在工资表中的应用

[提要] Excel作为众多中小企业实现会计电算化的载体，它具有强大的数据处理功能，在会计工作中的应用范围广泛。本文主要举例介绍数据有效性、数据自动筛选、数据透视表等重要的Excel数据处理功能在工资表中的具体应用。

关键词：Excel；数据；功能；工资表

中图分类号：F23 文献标识码：A

收录日期：2014年1月5日

随着会计电算化的普及，财务软件的发展也越来越成熟，但是仍然存在自身的缺陷，比如通用的财务软件很难满足不同企业具体或特殊的要求、使用和维护财务软件的费用通常较高，这就使得许多中小企业不得不转而开发更为经济适用的财务会计管理系统。Microsoft Excel是微软办公套装软件的一个重要组成部分，它作为一个功能强大的数据处理软件，在数据处理与分析方面具有财务软件所没有的优势，因此广泛应用于会计工作的各个领域。接下来，本文就以工资表为例，介绍Excel数据处理功能在会计工作中的具体应用。

一、数据有效的应用

所谓数据有效性，就是指对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制。对于符合条件的数据，允许输入；对于不符合条件的数据，则禁止输入。例如，在编制工资表时，可以对相应内容所在列设置数据有效性，以避免错误的数据录入。假定某企业设有总经办、财务部、人事部、销售部、生产车间等5个部门，对“部门”信息设置有效性，具体操作步骤如下：

1、选定“部门”所在列的单元格，选择[数据有效性]菜单项。

2、在弹出的“数据有效性”对话框中有四个选项卡，单击选定第一个选项卡“设置”。

从“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”下框中输入“总经办，财务部，人事部，销售部，生产车间”。

3、单击选定第三个选项卡“出错警告”。在“标题”框中输入“部门信息出错”。单击“确定”按钮，完成数据有效性设置。

此时，部门所在列的单元格右侧都会出现一个下箭头按钮，在弹出的下拉列表中会显示出所有的有效部门信息“总经办，财务部，人事部，销售部，生产车间”，直接选择其中一项即可。若在部门所在列的单元格中输入除上述5个有效部门以外的其他信息，如输入“企划部”，则会弹出对话框“部门信息出错”，提示输入值非法。可见，通过设置数据有效性，我们可以依靠系统检查数据的正确有效性，在一定程度上降低输入信息的错误率。

二、数据自动筛选功能的应用

为了查找工资表中满足条件的记录，使工资表只显示符合条件的数据，而把不符合条件的数据隐藏起来，可以利用数据自动筛选功能来实现。自动筛选就是按照选定的内容筛选，分为一般自动筛选功能和自定义自动筛选功能。

假设某企业2012年12月的工资表如表1所示。下面举例说明数据自动筛选功能的具体运用。（表1）

例如，筛选出“生产车间”所有工资记录的具体操作步骤如下：

1、选中单元格区域A1：L1，选择[数据]-[筛选]菜单项，随即进入筛选状态，此时第1行每个字段名的右侧均会出现一个下拉按钮。

2、单击“部门”字段名右侧的下拉按钮，选择“生产车间”选项，此时工作表中只显示出“生产车间”职工的工资记录，共4条记录。

此项筛选只需满足一个条件，因此只需利用一般自动筛选功能就能实现，操作相对简单。若某项筛选需要同时满足两个或多个条件，则需利用自定义自动筛选功能才能实现。例如，在前面例子的基础上，筛选出“实发工资≥10000”的工资记录，具体操作步骤如下：

1、单击“实发工资”字段名右侧的下拉按钮，选择[数字筛选]-[自定义筛选]选项。

2、在弹出的“自定义自动筛选方式”对话框中，通过下拉列表设置条件“大于或等于”“10000”。

3、单击“确定”按钮，此时工资表中只显示同时满足“生产车间”和“实发工资≥10000”两个条件的工资记录，仅1条记录。

4、再次选择[数据]-[筛选]菜单项，则还原到筛选前状态，即显示全部工资记录。

三、数据透视表功能的应用

数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。它可以用于转换行和列以查看对源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示所关心区域的明细数据，以便从不同的透视角度观察数据。

接下来就以表1所示的工资表作为源数据，生成数据透视表，以汇总各部门的应发工资和实发工资数据。具体操作步骤如下：

1、选中单元格区域A1：L13，选择[插入]-[数据透视表]-[数据透视表]菜单项。

2、在弹出的“创建数据透视表”对话框中，单击“确定”按钮，则自动生成新工作表。

3、在新工作表右侧弹出的“数据透视表字段列表”窗口中的“在选择要添加到报表的字段”下拉菜单中选择“部门”、“应发工资”、“实发工资”3项，则在新工作表左侧自动生成数据透视表。

当然，Excel还有其他数据处理功能也可以运用到工资表的编制与分析中，这里不再一一列举。综上所述，通过充分利用Excel强大的数据处理功能，财务人员不仅能够提高财务工作的准确性和时效性，而且有助于提高自身的财务分析能力。因此，广大财务工作者应加强对Excel数据处理功能的学习，并能举一反三，将其运用到财务工作的各个领域。

主要参考文献：

[1]陈国震主编.Excel在会计中的应用.经济科学出版社，2010.4.

[2]姬昂主编.Excel在会计中的应用.人民邮电出版社，2013.4.