试论教学档案的作用及管理

一、教学档案的含义及特点

教学档案是作为档案的一个类别存在，它所涉及的是教育机关在教育过程中形成的历史记录。在现今社会，人们对教学档案的认识发生了偏差，单纯以为教学档案就是将教师的教学笔记存库入档，当然，这种理解是错误的。

教学档案在实际上有广义和狭义之分。狭义的教学档案是指教师在教学过程中所形成的与教师教学有关的各种历史记录。这当然包括教师平时授课所总结的教学笔记，同时还包括教师在教学过程当中的经验、方法总结，学生档案及家庭状况的记录等。广义上的教学档案内涵极为宽泛，所指的是在教育实践和教育管理中形成的一切对于教育有价值的各种形式的历史记录，它包括了教学过程中的教学大纲、试题、自编教材等等；也包括了教育管理环节中的上级指示，文件，招生计划，学籍管理材料等，几乎涉及了教育体系当中的各个环节。我们现在而言的教学档案一般都是指其广义形式，本文所探讨的也是广义上的教学档案，这在下文将不再区分。

教学档案作为档案的一个重要分支，存在着一般档案所具备的共性特点。教学档案由于自身所承载的专业特点，使得此种档案又具备了一些其他档案所不具备的特性。这些特点归纳起来有以下几个方面：

第一，教学档案是在教育教学这一特定领域中形成的，因而具有较强的专业性。通常情况下，教学实践过程以及教学管理都是在学校中进行的。这种过程是在合理有序的情况下进行的，是以科学的教学理论和严格的教育原则为约束进行的，必须遵循教学规律，只有这样才能使教学达到最优效果。而教学档案正是对教育教学这一个过程的记录，因此它必然承载了教育教学这一过程的专业特点，使其自身也带有了专业性。

第二，教学档案具有成套存档的系统特点。由于教育的主要对象是在校就读的广大学生，而作为一名学生从入学到毕业，都要经历该校一整套的流程，在这个流程中，每个学生都是一个最基本的单位，经历了学校对其的教育培养，因而使得教学档案也带上了成套性特色。

第三，教学档案具有自己独特的时间记录方式。教育和社会其他领域不大一样，其分学期学年来安排教育过程，而作为教育过程的历史记录载体――教学档案也必须与学校这种教育体制相适应，这样教学档案在记录时间上便形成了自己的特色，它不是采用公元记录，而是以学期学年学届的方式将各个阶段记录下来，并且紧密衔接，从而形成了一种循环模式。

第四，教学档案分类较为冗杂，来源分散。由于教学过程和教学管理过程是一个十分庞大复杂的体系，所关联的方面太多，这使得教学档案内部分类方式极为冗杂，不存在一种固定可循的分类方式。因为教学档案绝大部分来源于广大师生，所以其转化成的文件材料特别分散。

二、教学档案的作用

（一）教学档案对实现教育目的的巨大推动作用

第一，教学档案利于教育信息的反馈。因为教学档案具有多元的组成部分，将教育体系当中绝大部分因子客观的记录下来，从而形成了对教育信息的全方位反馈，特别是关于学生信息情况的反馈，对于培养学生的作用非常大。仔细分析这些反馈信息，可以找出一个学生在哪个方面存在问题，从而因材施教，有重点、有针对地对学生加以培养，以达到教育的目的。

第二，教学档案利于教学改革、教学管理。教学档案建立以后，从事教育者根据大量以往的教学材料总结出新经验，改进以往传统教学当中的一些欠缺，从而更为有针对性的对教学过程、教学方法进行改造，提高教育水平。同时档案中还有大量的管理过失的记录存在，分析这些教育管理中存在的负面案例，可以纠正教育管理环节当中的错误决策，弥补不足，从而形成新的更加科学的、行之有效的管理办法，来促进教育目的的实现。

（二）教学档案对于教学主体的作用

首先，教学档案为教育管理者优化教学结构、制定管理政策等提供了重要依据。因为教学档案所反映的是整个教学过程和教学管理过程中的各项真实的历史记录，其信息、数据丰富全面，可靠真实，所以教育管理者可以根据这些情况对教学过程进行统筹规划，科学的制定管理方案。

其次，教学档案对管理者考核教师和调查学生素质提供了依据。教学档案中保存有大量教师教学方式方法和学生学习成绩、德育水平记录，对这些基本情况的分析研究，为审核教师水平和学生状况提供了依据。

教学档案对教师的作用也十分重大。教师通过对教学档案中的历史记录分析，可以总结经验，改进教学方法，提高教学技能。经验其实应该是一种理性的认识，是能够对所要从事的工作产生推动作用的知识。我们绝对不可以认为只要经历了一件事，那么对这类事我们就算有了经验，须知经验和经历是两种不同的概念。经验的积累必须建立在对以往经历认真思索、总结的基础上。教学档案中富有大量的关于教师教学方式、方法、手段等方面的实录，研究这些资料，对于教师积累教学经验、提高教学水平意义重大。

（三）教学档案对教育客体的作用

其一，教学档案是用人单位了解毕业生信息的第一手资料，在教学档案中保存有学生的学习情况，在校期间的奖惩情况等，而这些情况是关系到学生能否就业的因素之一。

其二，教学档案是学生学籍管理的一种形式。由于教学档案是长期保存的，一个学生毕业若干年后其学籍可能会散失，而教学档案中保存着学生学籍的一些基本情况，可以为毕业生单位或其本人提供毕业生在校期间的基本档案。

三、在新时代背景下如何加强教学档案的管理

第一，改善教学档案管理者的权利结构。传统型管理结构被称为“正金字塔型”，指的是在一个管理系统中有一个绝对领导，下面呈逐层下降的领导层关系。在这种模式下，教学档案中某一环节出了问题需及时纠正，从下级管理者开始逐层上报到领导审批。这一过程耗费了大量时间，不利于档案系统更新改正。基于上述原因，教学档案的领导方式一定要改，应该加大基层管理人员的自。

第二，整合管理机构，进行机构组合。在传统教学档案管理模式中，各个类别教学档案分属各个机构管理，机构冗繁而又搭配的不合理，应该建立一种综合性机构，这种机构强调合理、优化组合，使各个管理子系统统筹协调。

第三，加大教学档案现代化设备的投入。教学档案存储的内容浩繁，没有现代化的存储、检索工具，根本不可能加强现代化教学档案的管理。诸如电脑这类高科技设备，在教学档案领域是必不可少的。

第四，档案管理不应该封闭，必须打破封闭式的管理模式。传统上，档案作为机构的内部资料一般情况下秘而不宣，因此，各个部门间教学档案管理一般是相互封闭的。现代化档案管理应该打破这种封闭模式，对于存档的资料和方法要有针对的公开，这样利于管理层之间相互借鉴、交流。