独家原创:论社区居民股份档案管理

一、居民股份档案的产生、含义和特点

为深化经济体制改革，逐步建立起与社会主义市场经济相适应的居民集体资产经营管理模式，提出加快推进社区股份合作制改革目标任务。今后三年是推进居民股份合作制改革的重要阶段，随着这项改革的深入进行，将产生大量的文件资料，如何及时规范这些档案资料，是摆在各镇、社区面前亟待解决的问题。

居民股份合作社档案分为文书档案、会计档案、照片声像档案和实物档案等。其中文书档案主要有：筹备和人口调查汇总材料，清产核资材料，股份量化材料，股份合作社章程和股民股权签署材料，“三会”召开会议材料、选举材料，居民股份合作社分红材料，日常工作材料等。

二、居民股份档案在构建平安和谐社区中的作用

1.各级政府部门为有效开展工作，必须大量掌握资料信息。而档案材料作为历史活动的记载，其中包含着许多经验教训，可资借鉴。在今后很长一段时期内，社区经济股份合作制改革中产生的大量档案资料，将为各级领导开展居民工作和科学决策提供参考，通过查阅、分析相关原始资料，科学制定有关居民工作的政策意见。

2.为基层工作提供依据和材料。基层工作人员在熟悉情况、制订计划、总结经验、处理问题时，常常需要从档案中参考先前的记载。规范化的居民股份合作社档案资料，有利于工作人员快捷地查阅资料，即使档案人员更换，其他人员也能迅速找到有关文件。相反，如果档案随意组卷归档，一旦档案人员发生更换，再要查询资料必定费时费力，甚至影响工作的正常开展。

3.居民股份合作制改革中形成的人口调查、人口股和劳动贡献股等资料是享受收益分配的凭证，群众持区委工办统一印制的股权证领取分红。股份量化到人后，原则上不随人口的增减而变动，实行“生不增、死不减”的静态管理办法，以维护现有持股成员的稳定。这些资料一经确认，将在很长时间内保持不变。今后一旦出现涉及收益分配方面的纠纷，只需要查找当时的人口股和劳动贡献股等档案资料就能解决问题。

三、居民股份档案管理的现状及问题

明确了居民股份合作社档案的归档范围、分类方法和有关要求。今年以来，区档案局围绕区委、区政府的工作部署，多次深入基层调研居民股份合作社档案管理情况。，区档案局组织了两期社区档案员培训班，统一印发材料，着重讲解居民股份合作社档案管理业务规范和具体操作办法。同时区档案局相关人员多次深入基层现场指导，针对实际情况提出意见建议，主动做好服务。其中东亭镇柏庄、春星、竹园和春合等社区居民股份合作社档案管理的规范化建设卓有成效，成为全区档案建设的典型。但目前，仍有不少社区的居民股份合作社档案管理亟待规范，主要存在以下问题。这次改革中产生的文件资料，多由各社区的会计收集整理，他们中多数人没有参加过档案知识的系统培训，业务知识匮乏。加之这次改革对全区来说是全新的、开拓性的，同样档案管理工作也是在实践中摸索前进。档案人员业务水平的高低，直接决定归档工作的质量，因此提高档案人员业务水平和实际操作能力迫在眉睫。保管条件有待进一步改善。目前，各社区都购置了档案箱存放居民股份合作社档案，有的还购买了必要的档案用品，并及时做好归档工作。但对照档案保管的“八防”要求，还有许多方面亟待改善。比如，有的社区档案室没有安装防盗门和配备灭火器，有的档案室没有安装窗帘，有的档案室没有去湿机或空调等。在归档过程中，档案人员由于在学历、能力和经验等方面存在着差异，因此组卷规范化水平也参差不齐。有的忽视了资料的收集工作，有多少归多少，造成居民股份合作社档案收集不齐全；有的只是把资料简单装订，既不编页，也没有卷内目录；有的没有按照九大类科学分类，给今后的检索、利用带来一定困难。据调查，大多数社区居民股份合作社档案的开发利用水平偏低。少数社区领导和档案人员认为，收集整理好档案，并把这些档案资料妥善保管好就是做好档案工作了。其实，充分利用档案资源才是档案工作的根本目的。要进一步开发利用档案信息资源，充分发挥档案作用，努力为当前各项工作提供服务。

四、加强居民股份档案管理的对策

随着改革的不断深入和社区股份合作社在全区逐步推开，档案管理工作也应在探索中不断完善和规范，必须落实以下几个方面的措施。

1.俗话说，工作好不好，关键在领导。只有各级领导特别是社区领导重视并支持档案工作，切实把档案工作放入重要议事日程，社区股份合作社档案工作才能做好。各社区要明确档案工作的分管领导，并经常给予关心支持，为档案工作的开展提供必要支持，帮助解决人、财、物等实际问题。要以《档案法》为依据，加大依法治档的工作力度，进一步规范社区股份合作社档案管理。

2.人员落实到位。明确一名有强烈的事业心和责任心，并具备一定文字水平和组织协调能力的人员，担任专兼职档案保管员，具体负责社区股份合作社档案的收集整理工作。要适时组织社区档案人员参加档案专业技能的学习培训，不断提高业务水平。同时根据实际需要召开座谈会和现场会，交流社区股份合作社档案管理的经验体会，参观先进单位档案室，增强档案保管员做好档案工作的信心和决心，为档案事业的发展提供人才保证和智力支持。

3.《档案法》规定，各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当配置必要的设施，确保档案的安全。因此社区必须设置综合档案室，对档案实行集中统一管理。要购置档案箱、去湿机、温湿度计等基本的档案器材，并有良好的防盗、防火、防潮、防高温、防鼠、防虫、防霉、防光设施，以保证档案的安全存放。有条件的社区可添置电脑，把文件资料及目录输入电脑，采用现代化手段管理档案资料，高效、便捷地为当地居民提供各种信息和服务。

4.健全制度，加强考核是搞好社区档案工作的重要保证。要在社区档案管理制度中明确股份合作社档案的保管、利用、鉴定、销毁和保密等内容，并在工作中抓好落实，使档案工作有章可循、有据可查。要严格执行考核制度，把档案工作的考核结果与个人的年终评比直接挂钩，做到奖惩分明。通过对档案员的考核和评比，树立先进典型，调动大家争先创优的积极性，促使社区股份合作社档案管理再上新水平。

5.社区股份合作社文件材料的平时积累和临时突击归档工作。根据分类方案，随时将办理完毕的文件材料归入有关类内，这样既便于文件的管理和日常查用，又为年终立卷归档积累材料。同时要开展临时性的突击收集工作，将一些易于散失的文件材料随时突击立卷归档。要严格按照《社区股份合作社档案管理的意见》的归档范围、分类和整理要求，做好归档工作。归档的文件材料应为原件，载体和字迹应符合耐久性要求。声像、照片、实物等非纸质载体的档案按载体分专题单独整理、编目和排序。

6.档案工作的标准化和规范化，归根到底就是为了利用好档案，充分发挥档案的积极作用。因此要努力做好档案资源的开发利用工作，积累和丰富档案资料，编制科学、简便、实用的检索工具，主动为社区“三个文明建设”服务。社区干部在实际工作中，要善于利用档案资料，解决群众利益分配、拆迁、土地补偿等实际问题，化解社会不稳定因素，充分发挥档案信息资源的经济和社会效益。

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