血站档案管理方法及交接注意问题

1 血站人事档案管理方法

1． 1 采取专人专管的方式。由专人负责医护人员人事档案的保管和更新工作，将人员更新、医技人员职称晋升等内容单独存放，一式两份的材料做好备份。制定人事档案借阅记录，未经主管领导批准不准借阅，避免出现问题出现时相互推诿，丢失档案时无处查寻。

1． 2 定时进行血站医护人员人事档案的续订工作。将近期医护人员的个人学历、晋升、考核等资料进行更新; 卫校、医学院新毕业参加工作人员报到时就建立接收记录，适当时候及时建立本人人事档案，确保档案建立的及时性。

1． 3 人事档案保存的环境十分重要。一个环境的温湿度对保管好档案，延长档案寿命有很大关系。因为档案纸张由于存放年久而变质，这种变化过程称为自然老化。高温、潮湿、低温和干燥对档案的破坏作用是很缓慢的，我们肉眼感觉不到，因此，这就要求我们采取科学的保护措施，控制与调节库房温湿度，避免人事档案的损坏，所以，保持相对湿度 50% －65% 以及 10－18℃ 的温湿度环境，是对档案最好的一个保管状态。

严格的讲，血站医护人员的人事档案资料是一个人从无到有的依据，需要完善的管理制度，为血站职工保存一份完整的人事档案是必不可少的一项工作。随着管理人事档案的负责人出现工作调整，交接过程中，必需要有交接手续，不仅是明确档案负责人的责任，也是维护档案安全、完整的必要手段。现在，许多医疗卫生单位形成了档案由多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。任何一份材料履历材料的丢失都会为个人带来一生的遗憾，而内容丢失最容易出现的环节就是档案交接的过程。所以，我们在做好血站医护人员人事档案保管工作的同时，更要加强档案交接工作管理。

2 血站人事档案交接中应注意的问题

2． 1 首先要使负责档案管理相关人员深刻领会档案管理的重要意义和档案交接工作的重要性，上级主管部门要高度重视所有负责档案管理人员的思想教育工作。档案管理是一件非常细小、琐碎的任务，所有负责人需要有特别强的敬业精神和端正的工作态度［1］。如档案交接过程中出现了问题，不一定是负责档案管理人员业务能力有问题，更重要的是相关单位忽视了对负责档案人员的思想教育工作，使得本单位负责档案管理工作人员缺少责任心。老档案人员离职后，新增负责档案管理的人员接管，而档案交接手续还未办妥，以致出现两人都不愿负责，造成档案丢失、毁坏等情况，责任分工不明确，相互推诿，从而导致档案管理前后脱节。因此，负责人事档案管理的专职人员，首先得端正思想、提高认识、明确责任，有强烈的责任感，才能确保人事档案交接工作严格按照制度执行，使档案完整无缺。

2． 2 常规中人事档案在移交过程中先要归档分类。在移交前把准备交接的档案进行整理，做好档案备份。一般医疗单位人事档案中职称系列的内容最为重要，尤其是初级、中级、高级职称要保证内容齐全，这样才能为下一次晋升打下良好基础。这过程中应及时交接新增的档案内容，有些内容还需要再次使用，即使这样也要先进行归档，然后需要时再按制度办理相关借阅手续。有些医院在档案管理过程中不能严格执行各项制度，无故延期或缺失相应内容，更没有按人事档案管理制度中的要求进行整理，无移交人、接管人等，造成部分档案即使缺失也无处可查证，给个别医护人员造成不可弥补的损失。

2． 3 认真做好医护人员人事档案交接监管工作，负责人要高度重视人事档案管理工作。在档案移交过程中，可由站主管档案领导负责监督，由直接管理档案人员进行交接，接收移交人员在监督人员的监督和帮助下对档案工作进行一些必要的询问，同时要对一些疑问之处及时提出问题并详细了解，在所有事项清点之后无任何问题时在交接手续上填写时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务以及移交内容等［2］。

3 血站人事档案管理发展

血站的档案管理工作应当建立相应的档案管理制度，包括建立档案的纸制内容和电子内容相对应，档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将档案管理制度和规定纳入血站的岗位责任制和考核办法中去，建立健全血站档案的动态管理制度，使血站档案管理按规范化的流程进行。