探析办公室加强机要工作的方法

摘 要：办公室的机要工作，对保证机关、单位的各项工作的顺利展开、促进事业的发展有着重大的意义。本论文就如何加强办公室机要工作方面，对存在的问题、面临的形式做了探析并提出相应的解决办法。

关键词：办公室机要 问题 机要干部 机要秘书

一、背景

通常机要秘书需要做的工作很多，不同的单位机要的性质也有所不同，但是工作内容却大抵一致。他们主要负责单位内外部文件、材料的草拟、报审签发、复核、用印、分发；单位会议筹备、组织、记录、整理；公司内部宣传；上级来文的接受、送阅、保密等工作。

机要科主要职能就是上传下达。机要科本质上相当于通信科，上级政府需要保密文件的下发，下级机关需要保密文件的上传。这些都需要通过机要部门。由于不知道时候会有文件要传过来，也不清楚紧急情况如何，所以机要部门一般都会安排人手24小时值班，接到要紧急处理的文件可以马上处理。当然，相关业务设备的维护，相关 材料的管理和处理等等都是日常工作内容。

从政府部门到个人企业，机要工作几乎是每个单位都有的，机要工作的一大特点就是其是很强业务性与很强的时效性，它的顺利有效开展有利于单位的稳定，促进单位的健康发展，同时也是保证所属单位事业正常发展的关键。但是，随着科学技术的迅猛发展，网络的应用也随之更加的广泛，办公室机要工作在给单位机要部门与外界的科技文化等各个方面提供更多交流和合作的同时，必然会给办公室机要工作带来一系列问题、一系列干扰。因此，想要做好新形势下办公室机要工作，任务异常艰巨。如何适应新的时代背景和新的任务，加强与完善办公室机要工作，一直以来都是广大办公室机要人员普遍关注的焦点，研究的重要课题。

二、存在的问题

（一）当前办公室机要工作所面临的形势。机要工作目前是党政领导获悉信息资料的主要渠道，同时也是信息输入和输出的主要渠道，这个性质把办公室机要工作推到了风口浪尖，它成为工作秘密的汇集地。因此它也存在着各种问题，经历着各种考验。比如学校的办公室工作机要。学校是国家科研的展开的主要地方之一，它承担着大量的高新科研项目，这些项目是国家的，有些也涉及到了国防部门，甚至有些是涉及国内或国际先进水平的发明创造，一旦发生了泄密，就会造成不可估量的经济和技术的损失。再者，学校教务、招生等相关部门都是国家政策方针执行者，学校的招生考试、命题、评分等工作是受国家委托的，这些都是非常机密的，需要严格保密，如果出现丢失、盗窃、泄密、损毁等意外情况，会给学生、学校、社会、国家带来不良的影响。

（二）办公室机要自身的特殊性带来的新问题。机要工作是能收到上级下发的密级较高的、涉及面广泛的信息资料，如果这些资料发生丢失、盗窃、泄密，可能会造成学校的重大损失，更严重的是，它还可能波及国家，使国家在很多领域受到不同程度的利益损害，如政治、经济、科技以及军事等。

（三）互联网、办公自动化带来的问题。科学技术和互联网的发展是大家有目共睹的，办公现代化、自动化也应运而生，扫描仪、电脑、打印机、复印机、等自动化设备的广泛应用，使许多新的泄密途径与泄密隐患也就出现了。此外，互联网窃密、黑客攻击和病毒破坏也把目光转向了这些自动化设备，无形中也成为机要信息泄密的隐患，这都给学校办公机要工作带来一系列麻烦。

三、加强办公室机要工作的方法

（一）规范办公设置环境，优化工作。经过调查发现，首先，只有很少的单位会成立专门的保密机构，即使有些单位成立了这些机构，他们的设置也相当不规范，分工不够明确。其次，机要办公场所也非常的拥挤，甚至会有几种办公室混用的现象产生，如密码通讯室、办公室、阅文室、文件归档室等一室多用，因为它们功能是分开的，但是场所却不能独立，使得人员的流动过大，人员过杂，那么机密的保密性就成了一纸空文，漏洞过大。最后，办公室机要工作人员存在的几个问题非常普遍，就是工作压力大，这事因为其重要性决定的；工作环节多，这事因为其工作性质决定的；任务繁杂，这从工作的细节就可以了解到；责任性大，这事机要工作的最基本要求。而且一些机要人员为了应付紧急情况，非工作时间、甚至深夜还要守机待命，节假日也要坚守岗位，休息时间相对较少。这种情况在很大程度上是因为许多领导对机要工作的认识程度和重视程度不够，不能正确的进行资金、人员和场所的分配。所以建立科学的机要文件管理制度，实行规范化管理是迫在眉睫的，规范办公设置，优化工作环境是必不可少的[1]。

（二）提高办公室机要工作人员的素质。1.提高办公室机要干部的素质。从事办公室机要工作的干部，来源于信息安全专业或计算机专业的人员的并不多，别是年龄相对较大的干部对新知识了解较少、思想相对钝化；而年轻的。机要工作人员虽然对新知识的认识较为全面和透彻、思想很活跃，但是他们大多耐不住机要工作的单调，耐不住寂寞，缺乏老工作人员应有的素质，给机要工作也带来了一定的隐患。所以，要加强年长和年少办公室工作人员的沟通理解，取他人之所长，补自己之所短，共同提高他们的素质。2.提高办公室机要秘书的素质。（1）机要秘书工作必须作风优良。要训练机要秘书的责任意识、服务意识和奉献精神。责任意识是机要秘书必须具备的基本条件，提高机要秘书的主动的服务意识， 无私的奉献精神则可以考察机要秘书多自己工作的热爱程度。（2）机要秘书必须严格遵守纪律。自古以来，拜金主义毁掉了很多人的名义，扭曲了很多人的灵魂，这种腐朽思想千百年来一直没被彻底清除过，作为一名机要秘书掌握的机密的重要性是不可估量的，所能造成的后果是不堪设想的，的腐朽思想切不可有，严格遵守纪律的心态不能有丝毫动摇， 要增强是非辨别能力， 从根本上解决好理想信念问题，面对严峻的考验。

参考文献：

[1] 邹建辉.探析高校办公室如何加强机要工作[J].南昌教育学院学报.2011（09）

[2] 赵培.如何做好机要秘书工作[J].办公室业务.2013（04）