治愈邮件恐惧症

很多职场人患上了“邮件恐惧症”。 作为如今工作中最常用的沟通工具之一，你在每天受到工作邮件的狂轰滥炸之外，是否还曾遇到过很多麻烦？比如，一不小 心发 送给了错 误的收件人，导致隐私或者商业机密泄露；不合适的语气和行文惹恼了重要人物；或者，把邮件当即时聊天工具来用，引起收件人的反感等等。

你会写邮件吗？你是不是常常为写一封重要的工作邮件而耗费一整天的时间，严重影响了其他工作的进度？其实写邮件没有那么可怕，不少公司在做新员工培训的时候已经将怎样写合格的工作邮件作为重要一课。

假如你刚好错过了这一课，那也不要紧，《好运·MONEY+》这期采访了三位“邮件达人”：

@ 圆木菠萝头，软件公司技术主管，编写的“学做职场邮件达人”PPT，在网络上传播广泛。

高志宏，快书包公司执行总经理，给公司新员工开设了工作邮件培训课程。

毛文，外企高管、职场专栏作家，解决职场问题。

他们总结了一些写邮件的技巧。当你下一次写邮件的时候，可以参考以下几条“经验法则”。

邮件发给谁？

收件方一人以上，按照职务高低排序；同样职位的，按姓氏字母顺序；同时发送给同事和客户时，以客户为先。

只群发与你工作各环节相关的必要邮件；切忌各种八卦，所谓“心灵鸡汤”式的转载文章。

这个问题在你需要群发一封邮件的时候显得尤为突出。圆木菠萝头的建议是，根据发送这封邮件的目的，来确定发送对象。

假如你要发送的是一份会议记录，目的是帮助所有与会者确认会议内容，保存归档，并且作为接下来工作安排的参照，那就应该在“收件人”一栏中填写上所有与会者的邮箱。

如果你是公司业余活动的组织者，需要群发邮件来召集成员参加活动，那么，在把所有成员的邮箱地址填写到“收件人”栏之后，还要记得抄送给这些成员的顶头上司。这么做并不表示你打算邀请他们也来参加活动，而是为了起到告知的作用：如果活动和工作有冲突，双方都可以及时调整。

作为某个行业峰会的主办方，你需要向所有可能参加峰会的业内人士群发邀请函，但这样做 的最大风险是，使得原本不认识的收件人互相知道对方的邮件地址，导致你在浑然不觉中侵犯了别人的隐私。圆木菠萝头建议，遇到这种情况，收件人那栏填你自己，即这封邮件撰写者的邮箱，抄送人那栏则可以是你的上司，最后，把你打算邀请的所有业内人士的邮箱地址

都填进密送人那一栏，这样就既能保证都能收到相关邮件，也保护了他们的隐私。

给邮件起个什么标题？

空白标题的邮件可能引起收件人的反感，况且很多病毒邮件也没有标题。

紧急邮件在标题中一并说明，但注意适度，不要随便就用“紧急”这样的字眼。

高志宏认为，邮件一定要有标题，而且要有主题 。像 “你好”、“我有一个问题”，或是“久违了” 这样模糊不清的主题会让忙碌的收件人心生厌烦，或者直接当做垃圾邮件来删除。在标题中写明邮件内容的关键词，可以使收信人比较容易查找到你的邮件。

邮件内容需要注意什么？

“倒金字塔”结构，简明扼要，切忌长篇大论。不能把邮件当成MSN，想到几个字就发几个字，既不方便收件人查阅，也容易使其反感。

圆木菠萝头认识的一个客户的高层有个“坏”习惯，邮件只看前三行。所以为避免收件人对你要说的事失去兴趣，你得学会开门见山，先说结果。

如果在一封邮件中要说几件事，一定要在开头以摘要的形式明确写出这几件事，让收件人第一眼就知道你这个邮件希望他做什么。在邮件的最后要重申主题，再次明确需求。是“请知悉”即可，还是要求有所反馈？如需确认或反馈，一定要在结尾明确“需要确认”或反馈的具体期限和要求。

还有一些细节毛文觉得需要注意。邮件必须以尊称开头，第一段通常以问候的方式开启话题，也可以用请求的语句，比如“请允许我介绍一下自己”。在正文中，最好用“我们”代替“我”。遇上一些讨论的矛盾焦点时，尽量不要用“你是错的”之类的判断句。如果你的邮件太简洁、很直接，也可能会有风险，它可能会让对方觉得有一点不舒服。不过对于工作邮件来说，个人的感彩并不十分重要。

签名档和附件有什么学问？

不要加座右铭或名人箴言，会显得你很幼稚。

如果附件其实是一个几十个字的纯文档，那就直接写在正文中。

一般来说，工作邮件中的签名档相当于你的名片的电子版，不知道该怎么写的时候照搬你名片上的内容就行了。

签名档的字号应比正文字体小一些，但字体应与正文一致。你也可以设置多个版本的签名档，根据不同收件人灵活调用。

附件文件要用有意义的名字命名，别给它起一个外星人才可能看懂的文件名。正文中应该对附件内容做一个简要说明，特别是发送多个附件时。如果附件是特殊格式文件，也应该在正文中说明打开方式。