浅论企业人事档案管理

【文章摘要】

企业人事档案工作是企业人事管理工作的重要组成部分。其为人事工作的执行与决策起了重要的参考作用，为合理使用配置人力资源提供了重要的依据。自改革开放以来，我国的人事资源管理工作在很大程度上取得了很显著的成绩，但随着人口的整长与流动，社会的进步与发展，经济体制不断完善，机制的多元化，人才竞争日趋激烈等，一系列的弊端便逐渐显露出来，所以对于如何解决人事管理档案工作弊端，让其与社会共同发展进步，合理发挥其真正职能的问题是很值得探讨的一个话题。

【关键词】

档案管理；企业；人事

1 关于企业人事档案管理的重要性

1.1 为企业提供良好的发展基础

管理信息系统其实是一个将企业运行和经营中各种信息收集，加工，整理，传递，存档的一个信息系统。它能够使管理阶级生产，经营，决策的过程更系统，便捷，有据可寻。它能提供给企业一个准确的，及时的，系统而详细的一个信息数据。使管理决策结果更科学化，规范化，合理化。系统化。管理信息系统为企业管理水平创造了一个方便快捷海纳百川的总平台，为企业前景奠定了一个安稳，可靠，长期发展的基础。企业人事档案管理系统就是其中典型的信息管理系统。它从被开发到使用于现代企业管理技术，其中有着许多人工管理无法相比匹及的优点和技术。其科学化界面，方便化可操作性，便捷的查询方式，简单的维护手段，巨大的储存容量，严格的保密性，成本低寿命长等优点为企业管理工作带来了很大的支持与便捷。现如今，人力资源已经变成了企业管理的重要资源，而其基础就是企业人事档案管理的建设。企业人事档案管理是企业信息化管理的重要组成部分，所以利用计算机技术去完成完善人事档案的管理和维护是一件非常必要的事。随着科技与时代的进步，随着计算机技术的普及与快速传播，企业人事档案管理必将成为大多数企业资源管理的必然趋势。

1.2 为企业各岗位的人才调配提供助力

人事档案是企业人才信息的缩影，是企业人才调配的最佳的依据和凭证，更是对企业内部各类人才社会实践活动的总结和原始记录，可以说人事档案的完备与否是企业内部人才质量好坏的基本前提和重要的保证。在企业管理者看来，企业人才的各项信息都在人才库里有着详实和严谨的记录，他们的生活作风以及行为品质甚至也可以从中得到许多可量化的指标和参数，合理运用企业人士档案是一个企业能够生存和发展的重要依据；在企业人才自身看来，企业人事档案则并不是一把催泪剑，他们渴望在公正、公平、公义的条件下工作，他们希望自己在工作中的各项表现都会被真实地记录下来，有过则改之，无则加冕，在当今人才稀缺、竞争激烈的商业环境下，企业人事档案的重要性不言而喻。因此，对于企业而言科学的人事档案管理可以使企业各类人才的面貌、特点和专业能够较为全面地展现出来，它是考察和了解人才的重要依据，另外科学的人事档案管理可以使企业根据人才的不同特点合理地进行人才使用，可以从人事档案中探索人才的成长规律，便于更好的发现人才、培养人才进而使用人才，化为己用。古语云：千里马常有而伯乐不常有，如今借助人事档案几乎人人皆可为伯乐。

2 提高企业人事档案管理质量的措施

2.1 健全当下的企业人事档案管理制度，从大局着眼

实践为理论而设置，某种程度上也应当反哺于理论，从此种角度讲，理论则必当永远是需要完善和进步的，否则它也失去了原本赋予的各种意义。及时改革，建立新的、科学合理的人事档案管理制度，确保人事档案工作更加规范化和制度化，谈及此点不免要对“新的、科学合理的”进行一番解释，鉴于当下的人事档案管理某些混乱的局面，必须用人才的核心竞争力程度以及人才是否最大限度地使用来作为判别人事档案管理制度是否可行以及是否需要做出变化的主要依据。在实际的操作过程中，人事档案的收集工作也要做到及时、完整，兑对如重要信息的填补和完善要严格完成，遵循“取之有据，合乎理论”的档案鉴别原则，公开、透明地调用人事档案的重要信息。此外，档案的整理和归档工作要细化到位i，上级管理部门应不定时地检查确保其质量和效率，绝对不能出现重要人才信息延误甚至遗漏等严重错误，对档案的更新要特别注意新内容的真实性和可靠性，不能人云亦云，要经过客观的自我判断和辨别合理地做出取舍。由制度再到具体规范这种自上而下的管理模式是满足当下人事档案管理需要的，我们必须不遗余力地坚持和遵守尽最大努力地去发挥人事档案的作用彰显其价值。

2.2 加强人事档案管理的网络化和信息化程度，从细处着手

当前随着网络化和信息化的扩充和蔓延，人事档案的管理已经远远不能停留在传统的纸质记述和保存的单一模式之下，人事档案管理作为企业的核心环节也得与时代接轨从而才能不被时代所淘汰。目前，网络技术高速发展，将网络技术更好的应用于工作和生活已是刻不容缓。在现代企业人事档案管理工作中，网络技术应用于管理工作的最突出表现是实现档案内容的信息化，在网络和信息时代的大舞台上，将常用的档案内容信息储存于微机，建立分门别类的人才档案信息数据库，在某种层面上富有余力的企业甚至将人才的个人信息以及生活信息全部付梓于档案之中，这样一个更加立体和丰满的人才形象才会更好地透过数据和表格展现在企业管理者面前，如此一举两得的事情已经得到了愈来愈多企业的响应。网络化和信息化带给我们便利之时，处于档案管理工作前沿的档案工作者应立足于企业自身尽可能低透过各种可信的渠道来完善人才的各项信息，在使用人才之时企业管理者便能依据已经掌握的信息合理地调度，真正意义上做到游刃有余，不抱守残缺甚至墨守成规。总之，企业人事档案管理走向企业信息化和网络化管理是十分重要的，利用计算机技术去完成完善人事档案的管理和维护是一件非常必要的事。随着科技与时代的进步，随着计算机技术的普及与快速传播，企业人事档案管理对网络化和信息化程度提出了更为严格的要求。

3 结语

经济要发展，企业要强盛，如何确保两者彼此相随、互不离弃是当下企业管理者以及经济决策者们需考虑的问题，从根本并且基础的角度来讲，人事档案管理是十分重要的一环，正所谓：水能载舟亦能覆舟，人才的争夺向来是一个企业最富核心的竞争力，从某种角度上而言财富是有限的，人才却是无限的，因此正视人事档案管理决不能仅仅停留于口耳之间，采取积极有效的措施，例如健全制度以及强化人事档案管理的信息化和网路化程度都是行之有效的措施，有关部门值得效仿。