管委会数字档案室建设的实践探讨

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）04-000-01

摘 要 数字档案室是新时代的产物，它是集加工、储存、管理的一种对数字处理的新型技术。随着信息时代的到来，人们对计算机的利用程度越来越高，而数字档案室更是运用了这项技术。管委会数字档案室的建设是一项复杂、细致的工程，它在建设的过程中要运用计算机技术、网络交换技术等现代高科技的技术。通过这新科技的运用能实现数字档案室对信息的查询和信息共享的目的。如今管委会的档案工作存在着一些问题，建立数字档案室势在必行。

关键词 管委会 数字档案室 建设

我国现在管委会数字档案信息技术没有全面实行，就导致部门管委会的数字处理水平较低，所以在全国推行计算机等新型技术迫在眉睫，只有管委会全面施行了新型的技术才能使数据收集的工作水平提升，为管委会数字档案建设打下坚实的基础。本文将对管委会数字档案室建设的实际过程进行探讨，希望能对管委会建立数字档案室提供一些建设性的意见与建议。

一、配备基础设施

建立管委会数字档案室的第一步就是将各项基础设施配备齐全，使在建设的过程中不因为缺少设施而耽误工作。设施的齐全是建设数字档案室成功的第一步，首先要运行大量数字储存技术，数字档案室的各项设施都要正确的操作。其次数字档案室的每台电脑都要连接互联网，并设置防火墙，防止病毒入侵导致系统瘫痪。最后要配备数据库服务器和对数据进行处理的软件，来使整个系统正常运行。

二、管委会建立数字档案室的流程

（一）建立档案目录

数字档案目录的建立能为日后查找数据提供便捷的方法，所以目录的建立是有可行性的。将数字档案分成两大类：其一是案卷级，其二是文件级目录。将这些目录整理储存完成之后，组成一个完整的目录数据库。

（二）建立档案全文数据库

将管委会数字目录数据库建成之后，就来到了对全文的建设。主要工作就是将这些全文档案整理储存，并将常用的档案包括纸质档案、照片档案等，进行数字化的储存。

（三）对数字档案合理的运用

要对已经建立完成的档案进行安全保管，建科学的储存体系。在管委会全面实施数字化之后，将全部的档案信息都整理到管委会的服务器中，档案管理员要设置本单位的局域网，只有本单位服务器的工作人员才能进行查阅资料，这就很好的加强了档案的保密性。

（四）电子文档的归纳整理

管委会数字档案室的建设，最重要的作用就是使单位的内部文件保存完好，形成一个科学的管理体系。首先在文件初步形成的时候，就建立完整的储存体系和管理制度，不使档案的积压过多，造成日后工作的不便和档案的安全性疏漏。在电子文档中首先是将工作中形成电子文件归纳储存在档案管理系统，其次是单位接收的电子文件，也要进行归纳整理，使这两方面的文件都能安全合理的储存在管委会的数字档案室内。

三、管委会建设数字档案室的注意事项

（一）制定业务技术标准

在管委会数字档案室的建设中，要全面按照国家的有关规定进行。在建立过程中需要用到的技术也要符合国家的技术规范，从而形成一个完全符合国家标准的数字档案室。在数据库中的结构和格式都要符合国家标准，在业务技术标准制定之后，在按照要求去对文件进行分类、储存等工作。

（二）对数字化加工时要注意细节

只有在工作中做好细节的处理，才能保证一项工作能有质量的完成。在档案室建立这个尤其注重细节的工作上更是如此。例如在对档案室数字扫描这项工作过程中，要充分的注意文件的清晰程度和还原效果，不能应付了事。在对一些需要清晰度高的重要文件，要把握好扫描的时间，调整好分辨率参数，这些数字化加工的过程充分的体现了细节的重要性。只有在对数字化加工时充分的注意细节，才能将这项工作很好的完成。

（三）全程做好数字化加工的监控

在数字化加工的过程中，做好全程的监控能使工作高质量的完成，所以全程监控是非常有必要的。首先是在进行档案整理之前，做好检查工作，档案的原件必须的完整的，不能残缺不全，对一些磨损较大的档案原件，要进行修复。其次是对数字化完成的档案进行质量检查，主要检查范围是字迹清晰不模糊，图片档案清晰完整，还原度高。最后是将目录档案和已经数字化完成的档案图像进行比对，检查是否有不对应的情况出现。如果在全程监控中发现错误，就要立即修改，使整个档案室数字化建设更好的完成。

（四）对数字档案要做好备份

档案进行数字化之后，不能仅仅存放在计算机中，因为计算机难免会出现故障，要建立科学的储存体系，做好备份，不使档案流失的情况出现。备案的范围主要是：目录数据库、各类已完成的数字档案等。备份档案的目的就是增加档案的安全性，双份的保存才能使档案永久的储存。

四、结语

综上所述，管委会数字档案室的建设是一项复杂的工程，这项工作的完成需要管委会的成员辛勤无私的付出。因为数字档案室工作的特殊性，所以在工作中一定要认识到细节的重要性，这样才能使管委会数字档案室的质量上升。本文所提出的流程及注意事项希望对管委会的数字档案室建设提供一丝微小的帮助。

参考文献：

[1] 杨智勇，何宏甲.基于“集成”内涵的机关数字档案室建设研究[J].档案学通讯，2012（06）.

[2] 吴晋红.浅析科技系统数字档案室建设的有效策略探讨[J].科技与企业，2014（16）.

[3] 数字档案室建设纳入浙江省政府直属单位工作责任制目标考核[J].浙江档案，2016（04）.