展会工作安排范文

时间:2023-03-17 19:09:16

展会工作安排

展会工作安排范文第1篇

近段时间,在吉林省举办的“中国吉林东北亚投资贸易博览会”、“中国长春汽车零部件博览会”、“吉林省吉菜美食节”、“中国长春国际雕塑作品邀请展”、“长春冰雪节”、“延吉民俗节”、“长白山旅游节”,以及与有关国家和地区联合举办的“友好周”、“艺术节”、“展洽会”等,成为吉林省经济文化生活中一道别致的风景线。在活动举办期间,通过组织国外媒体采访报道,扩大了对外影响和外宣效果。实践表明,会展经济越发展,越需要国外媒体的广泛参与,加大国外媒体对展会的宣传力度,既为打造展会名牌营造舆论环境,又为有效的合作奠定了良好基础,是做好对外新闻工作的一项长期任务。如何利用展会这个渠道,邀请媒体做好展会宣传,是展会承办方亟待解决的问题。

利用展会渠道

扩大国外媒体宣传

吉林省举办的各类展会,丰富了吉林省的经济文化生活,同时也肩负着对外宣传吉林形象的重大任务,笔者认为,作为承办方应把握好以下主要环节:

其一,应该重视邀请环节。

外国媒体有年度总体报道规划,特别是驻京、驻沪的外国媒体,在华设有总局的较少,大都是支局或记者处等。凡赴各地采访,他们事先需报请本国总局同意。如果早谋划,提前“通气”,可使媒体早做计划,提前准备,对采访报道有总体安排。如邀请外国本土媒体记者,更要早做打算,及早进行申请报批。

1999年8月,在延吉市举办“延吉民俗节”前夕,省、州和延吉市外办联手通过精心设计,拟订了邀请外国驻京记者采访计划,提前一个半月将精美的邀请函发出。由于突出了中国十大名山之一长白山和中国唯一的朝鲜族自治州这两大特色,很快就有十多家驻京外国媒体报名参加。日本NHK本土媒体记者听说此事,怕时间来不及赶不上采访,特意从日本打来电话提前“挂号”。由于我们抓住了邀请的环节,形成了强大的对外舆论宣传攻势,对外报道取得了较好的效果。

其二,重视新闻环节。

新闻是媒体了解展会活动信息的重要手段。对举办的重要展会和大型活动,如在北京举办,可以按照有关程序,求得相关部门支持,经同意后,邀请驻京媒体记者参加。在省市举办的新闻会,如条件许可,也应尽量邀请驻京外国媒体参加,使记者掌握展会最新进展情况,对展会的采访报道有总体考虑。新闻会参加记者较多,不可能每人都有机会提问,要适当照顾境外媒体,要考虑到记者大概会提出哪些问题,事先应做到心有底数。

2004年上半年,在“振兴吉林宣传周”中,省市外办协助外交部新闻司组织了近30位驻京外国媒体记者参加的专场记者招待会。省委书记和其他省领导现场回答外国记者提问,涉及振兴吉林老工业基地、企业下岗职工养老保险、国有企业改制重组等多项内容。因时间安排较紧,省领导看到有些外国记者还没来得及提问,记者招待会后又私下进行交谈,不仅拉近了双方的距离,使发表的稿件也具有较客观的真实性。

其三,组织集中采访环节。

这是做好记者采访工作的重要环节。一般情况下,正式展会短的只有三五天,长得也不过十天。如能在展会期间,吸引外国记者亲临展会现场,感受现场展会气氛,实地采访拍摄,会收到事半功倍的效果。做到这些,首先要明确管理部门和组织者,要有明确的采访计划和日程,譬如,每天做什么,怎么做,找哪些人谈,到哪里拍摄,乘坐哪辆车,在哪个会议室,大约用时间多少等,都要周密筹划;同时要安排现场接受采访者,不能临时现找人,领导在展会期间都很忙,不可能有更多的时间接受采访,需要事先简要确定采访提纲,让接受采访者提前进行必要的准备,防止跑题,做到心中有数,采访时间可长可短;另外,要多给媒体一些辅资料。实践证明,展会前或展会期间,组织者要尽可能地给媒体记者发放一些与会展相关的文字资料,最好是媒体所熟悉的外文资料,包括省情、市情、展会概览、参加展会的中外官员、知名企业和各界知名人士、华商名单,拟洽谈或签订的重点合作项目、展区和展位情况、与展会相关的活动、参加展会人数及其他相关内容等。

其四,重视信息搜集环节。

国外媒体采访结束后,负责接待的外事、外宣部门和展会承办单位,应征询记者对组织采访活动的意见,并将意见及时反馈给有关部门。要及时跟媒体记者打好招呼,把报道后的稿件寄给外事、外宣部门和展会承办方。通过对报道情况的综合分析,准确把握报道动态,为今后更有效地做好展会宣传提供经验。1995年以来,我们收到了大量关于我省展会的报道稿及有关意见、建议等,对改进和完善展会的对外宣传都起到了积极的促进作用。

如何邀请媒体做好

展会宣传至关重要

要确保对展会的有效宣传,综合一些部门和单位以往的工作实践,笔者认为应注意把握好以下几点:

首先应根据展会的类型,对口邀请国外媒体。各地举办的展会,大概分为工业、农业、科技、医药、工程机械、建筑、节庆、文化、体育、艺术、综合等多种展会类型。在邀请时尽量做到对口邀请,如农业展会,邀请以报道农业为主的媒体。汽车展会,邀请以报道工业见长的媒体。亚冬会,主要以邀请体育记者为主。项目推介会,邀请以报道经济为主的媒体。旅游节,主要邀请旅游、娱乐为主的媒体。

其次,根据会展规模,邀请不同重量级的媒体。省市举办的大型展会,如“亚冬会”、“光博会”、“东博会”等,应重点邀请世界各主流媒体,既包括驻京、驻沪记者站,也包括相关国家本土媒体。如果是一般性的展会,可邀请相关国家和感兴趣的驻京媒体参加。县(市)举办的展会,可视情况重点邀请驻京相关媒体,特别是注意邀请与展会有关的国家媒体参与。小型展会,可把邀请媒体采访与其他采访内容结合起来进行,既可采访展会,还应安排一至两项其他采访内容,这样可促使媒体参与。

再者,根据展会形式,确定邀请哪些媒体。

研讨会、交流会、说明会、会、座谈会,以邀请文字记者为主参加采访;现场感、实物感、动感较强的展会,如 “雕塑展”、“冰雪节”、“电影节”、“教育展”、“捕鱼节”、“君子兰节”、“枫叶节”等,应更多地邀请摄像和摄影记者采访。网上招商会和时间跨度较长的节庆活动,适宜在活动之初或结束时邀请媒体采访,活动之初是为了更好地做前期宣传,结束时则有更多的成果,供记者全面采访报道。同时要认真周密地协调,确保采访、拍摄效率。在展会的每项活动之前,应安排媒体“先走一步”,在仪式开始之前各就各位,以方便摄影、摄像和录音。要让活动的主要人物接受采访,对每项活动,尽可能安排主要负责人出面接受采访,时间可长可短,使媒体感觉报道更有权威性。提供与展会内容相关的准确外文资料,作为采访的辅助。如条件允许,最好准备一些背景材料供记者选用。

另外,利用“空档”穿插采访,可利用用餐时间、会议间隙、晚上时间安排记者专访。例如2003年我省与韩国在长春举办了“中韩友好周”活动,韩国一家知名电视台摄制组想在“友好周”期间,采访当时很走红的四位女演员,由于演员要进行演出前的预演,没有时间接受媒体采访,我们就“见缝插针”,利用演员用餐前的10分钟安排专访,结果双方都很满意。

更重要的是用好每次新闻会,安排境外媒体提问。由于展会时间紧,采访量大,难免会使采访有遗漏之处。一些媒体回去后,常会再发来传真,要求补充或核实某些未采访的内容。根据媒体所提的要求,要用最快的速度,把记者想要的素材补齐,以书面文字形式送出。可以利用国内媒体的报道成果,促进外国媒体对外宣传。对展会的采访报道,国内新闻媒体具有许多优势,往往采访人数多、内容多,稿件数量也多,有些媒体用专版进行报道。

由于受地域、语言、交通和通信等客观因素限制,国内新闻媒体大都比境外媒体报道较快。有些国外驻京、驻沪记者从报刊上看到已发表的消息,受到启示后才申请前来采访。有的是围绕同一个问题追踪采访;有的是另辟蹊径进行单独采访;还有的是绕开已报道的题目,从不同侧面采访。

但无论从哪个角度、哪个侧面采访,是经验还是教训,对于大部分国外媒体来说,所做的宣传都会对展会有益处。有的记者为少走弯路,把大量我们已报道过的东西收集起来,作为其采访的基础素材,有些观点、数据和事例直接被引用,加大了对外报道的实效性。近年来,外国媒体来我省采访“长白山花卉节”、“电影节”、“亚洲艺术节”、“延边州庆”以及“一汽厂庆”等,不少记者都是事先从国内记者刊发的报道中获得信息的。

组织展会做好国外的

媒体工作是“重中之重”

笔者认为,为了做好展会的对外宣传,应从以下几个方面做好媒体的工作。

其一,尽量不改变采访计划。对邀请的媒体发出邀请后,要保持随时联系。对媒体及记者人数、采访时间及内容、携带器材、交通及食宿等事先应明确。一旦确定最好不要随意改变,以免给采访展会的组织工作带来不必要的麻烦。

其二,在展会期间尽量不提额外要求。展会期间,时间紧、内容多、任务重,环环相扣,要求媒体服从展会组委会总体安排。在开幕式、剪彩仪式、项目洽谈等主要活动,对摄像和摄影记者所处位置事先交待清楚,各就各位,各取所需,以防打“乱仗”。要引导国外媒体记者,尊重组委会统一安排,遵守展会采访纪律,听从组织者协调和指挥。集中采访后,如有剩余时间,有个别记者临时提出其他相关采访内容时,组织者视情况尽量给予协调安排,如无法安排的内容,需向媒体做出耐心解释。

其三,尽量不安排与展会无关的内容。在会展期间,围绕会展主要活动,先组织媒体集中进行采访,主要活动采访后或会展结束,再把想采访其他内容的媒体集中起来,统一协调安排,尽可能地促成其在本地区的采访,让媒体记者满意而归。

展会工作安排范文第2篇

博览会活动策划书 范例1

第一部分 展览会前的准备工作

展览会的策划过程是一个综合而又复杂的过程,并不是简单的等价交换。它是为卖家和买家提供一定的环境和场所,促使交易达成的过程。评价一场展览会的策划,而是要涉及到众多行业和部门的,因此我们在策划展览会的时候要充分考虑到各方面的因素。

一、首先要了解展览要涉及到哪些部门,并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门,为展览会的成功举办而铺路

从上述图中我们可以看到展览业促进了相关行业的发展,同时主动权又完全掌握在展览的组织策 划者手中。作为一名有着丰富展览经验的组织者来说,必须要充分的考虑到这些因素,才能使展览会达到圆满的目的。否则其中一环没有考虑到,都要付出很大的代价。因此要求策划者本着以上实际出发,真正意义上策划一场全面而又深度的展会。

二、项目经理制

目前大多数展览公司实行的是项目经理制,即项目经理从展览会的组织确定到招展,及最后展出期间所遇到的问题的负责制。它要求(如图1)所示一样必须要全面的掌握工作才能作为一个合格的舵手。

项目经理策划会议的前期工作

市场调研:市场调研对于策划者来说,尤其第一届展览会的策划特别重要。 对于首届展览会的开展具有以下缺陷:

1、没有成功召开的经验和现有模式。

2、没有创造出品牌

3、没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群

4、不了解行业市场的发展动态

要求项目经理

1、具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识,曾经有一个会展界同行说:“当别人已经占领了山头,我们没有必要去抢这个山头,我们可以另开辟路。占领别人没有发现的山头”。这是一个最直接的形象比喻。策划者在策划展览本身要有这种创新意识,即对周围和未来的事业的关心与思考。京某展览中心,在策划中国第一届零售业的展会成为我们的展会的成功典型,我们可以作为思考。项目经理在准备策划这个展会时,不仅提前到实地考察,而且收集了大量的相关信息,确定未几年中国发展趋势,而成功的策划了这届展览,并取得了展会的延续性。

2、可行性分析报告。展览会的实地考察、企业的反应,相关资料的整理,通过这些信息的观察和自身的经验,确立展览会的“可行性”或“不可行性”做出最终的判断展会的召开与否。再汇报给上级主管,最终根据报告制定整体展览会方案,因此书写报告也是项目经理非常主要的环。因为决策者在支持展览会的召开是根据会议可行性报告和项目经理对整个行业的了解程度来决定的。

项目场地的确定、规模及时间

项目经理根据市场调查,最终确定展会召开,必须充分考虑到展会的场地、规模及时间的确定根据国际惯例,一个成品版和规模的展会,并不是首次举办就规模很大的,是经历一个过程而发展壮大的。当然展会规模和起点高其影响力度也就更高,但这对于展会策划者来说风险和投资太大,造成很大的压力,日前我国根据场馆规模及相应配套设施以及展览知识还远不及欧美等展览业发达的国家(以国家际展览会策划为例)必须要充分考虑到国际展的要求: ⑴国外参展商必须要达到整体参展对象的20%

⑵展会召开期间,邀请的国外参观者要达到整个参观人数的20%

在国内很多研展会,号称国际但大多数达不到这个要求,因此并不算是一个真正的国际展会,而只能是区域性的。因此必须考虑拓展力度和能力等因素,要考虑多方面的因素。

场馆整体的因素:

1、硬环境的考虑:

Α、场馆的交通是否便利;

Β、场馆周围的酒店、娱乐设施是否齐全

C、场馆的交通运输方式是怎样安排的

①是否有货运电梯

②场馆仓库的库容量有多大

D、场馆的面积及场地的合理化分配(制定展位图做考察)与相关租用配套设备。

E、研讨会的场地安排

2、软环境的考虑

①场馆内部保卫设施是否到位

②场馆的停车场及休息场所是否合理

③场馆的水电供应情况

④场馆的卫生清理工作

⑤会议期间场馆提供的相应服务

租赁方式一般分两种情况:

1、以场馆实际建筑面积计算,按平方米/元/天来整体计算场地租金,国际上专业会展的召开期为六天。布展为两天,开展期为四天,也有安排五天或七天的。

2、按场地实际搭建展位(标准3*3)即每个展位/天/元计算总体租金,根据具体的租赁方式,在确定场地后,场馆一般要求租用方支付定金,该定金支付根据场馆租赁的规模来算大约为整个租金的30%,也就是说整个场馆的费用为一百万,确定场地租赁合同后要求支付30万的租金,因此这是策划展览的一项很大的费用投入。

建议:①首次展览会场地不要太大。根据自己的实力做出预算。控制在一万平方米以内为宜,南方某展览公开发中心在策划展会时估计失误,过于乐观,预定了两万平方米,但最终只招了4000平米的场地,结果损失了将近1.6平方米定金。

②建议要充分考虑举办展览会的时间,如果同期在同一个地方一个日期内有2到3个展览与其

发生冲突,这将势必影响招展的力度,这样很容易分散参展的注意力。

三、项目招展

展览会议的招展工作中与展销会有很大的不同:

A、展览的展即展示——参展者构成,览即看——观众构构成的。如果是专业的展览会,还需要邀请专业人士或同行业内人士参加,普通大众不是展览会的邀请对象。一般这种招展对象具有以下特点:

①实力比较雄厚,重视产品和品牌的宣传;

②技术力量雄厚,一般为技术领域领头羊或是生产者本身;

③规模和档次都要比较高;

④注重参观对象

⑤注意展览会议期间的相关行业研讨会

⑹注意参展的同行

例如:在我国每两年举办的汽车展,全球汽车厂商为抢占中国市场,在展览会期间把上述6点展示得淋漓尽致,做到完美无缺的地步,因此策划者在进行招商策划时,要充分考虑到参展商即我们的客户的心态,进行仔细而又深入的研究,才能做好招商工作的过程。

B、建议

①重点突破几个知名的大型企业,以知名的大型企业带动小型企业的参展。要求特装修,把整个展览会场装饰起来。

②以先期参展的优惠方式吸引参展商参展,并尽快落实参展商的展位,费用。

③取得国内外行业协会的支持,通过行业协会邀请参展对象做招商工作。(因为在国外很多行业协会是因各个行业自身组成的,本身就是多行业领头羊的综合体现)

④“以会带展,以展带会”突破传统的思维模式。展览会特别是专业性很强的展览会,相开的研讨会将是展览会的实质性的东西,招展者在招商时可以利用自身的优势来通过会议的重要性来带动企业参加展览会。把会议研讨与展览结合,是企业参展的积极性所在。

C、具体操作

①项目经理根据展会情况制定好招展计划(因为这样有利于安排展会进程,合理安排时间。) ②分配具体招展对象公关工作(按照业务员的各个优势,充分的发挥其潜能,挖掘客户)。 ③资金运作的到位(展览是以展位租赁的形式进行交易的。确定展位不一定确定的费用到位,因此在招展中最终确定的企业参展还是在于资金到位。)

④广告宣传:广告宣传是非常重要的,一般分两阶段

a.前期招商宣传

b.后期的品牌宣传,即观众的宣传

Ⅰ、普通大众的宣传 Ⅱ专业观众的宣传

c.会期会场广告宣传

⑤展览会的服务:企业参展作为组织方必须为企业提供一个参展指南,介绍大会的具体安排即相关的运输、酒店住宿等相关的服务。这样促使参展商更加全面的了解展览会的行程以使更加

合理的安排时间。

第二部分 展会期间的组织协调工作

一、展览会布展期的工作安排

1、设立场地前台接待

⑴负责参展企业报到登记

⑵根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认

⑶派发参展企业在参会期间的参会指南

⑷进行一些相关企业的咨询活动,介绍展场的大体安排情况

2、酒店接待处

⑴设立前台接待处

⑵进行参展展商住宿登记

⑶住宿表要求 :a.企业名称 b.房间号码 c.酒店联系电话 d.房主姓名

⒊场馆现场协调工作

⑴负责监督现场施工,即根据参展企业要求进行装修的展位施工

⑵对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作

⑶为企业协调现场租赁业务

⑷根据企业报名表,布置安排会场场外的广告宣传(一般为参展企业根据要求而设立的) ⒋交通运输安排及搬运工作

⑴企业运输展品的接待及装卸

⑵搬运工作协调

二、展览会的开幕式组织工作

在开幕式前要求所有的室内、室外的布展工作完成,准备迎接参观者的参观,如何做好开幕式也是项目经理的协调体现。

1、确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单

2、确定邀请参展企业的记者名录

3、开幕式的场地搭建要求

⑴挑选突出的位置;一般设为展厅大门正前方

⑵要求布展的庄重大方

⑶要求放音设备到位

⑷相关的礼仪及场地氛围设计要求

⒋开幕式主持人讲话内容的审定,及参加嘉宾讲话内容的审定要求:简单明了,突出主题,在最短的时间内表达中心

⒌开幕式时间建议为10-15分钟

⒍开幕式结束后,带领嘉宾参观及讲解的人员到位,以及会后的安排工作

三、展览会召开期间的组织工作

展览会召开期间的所有工作进入最后结束的倒计时工作,前期大量的组织工作得到体现在

于几闰的展览会效果,参展商满意,参观者满意,才能说明展会的成功。

要求:

⒈做好大会的参观人数的统计、分类。

⒉发放大会的展览会刊(每天定时发放,要根据参观对象的身份发放)

⒊协调展会期限研讨会会议组织安排工作,做好研讨会与展览会有机结合

⒋做好最后的中间人形象,积极为企业牵线搭桥,为企业服务

⑴为企业提供洽谈间(休息室)

⑵为企业提供签订合同场所

⑶及时将参观者的信息反馈给企业

⑷积极与企业沟通,了解企业的想法及要求

⒌统计大会的成交额做好记录

⒍积极听取参会代表对大会的意见和建议

⒎根据参会信息,再次邀请参会企业参加第二年的展会

四、撤展

展会的撤展工作一般为大会的最后一天下午提前一个小时,进行会场登记情况工作和出访工作。

派送撤馆通知要求:

1、保持馆内秩序

2、要求每个参展商清理自己的展品,并保管好

3、按照先后有序的组织出馆工作

4、进行最后的清理工作

五、会后总结

展览会的会后总结,是以后展览会的延续,也是成功案例的表现,因此项目经理在结束整个展会后,要求对整个展览会工作及整体情况进行一个整体分析,以便今后工作的合理开展。 第三部分 展览会的策划

会议,无论是国际性会议还是国内会议,包括两种情况:

1、以技术交流为主的学术会议(内容主要是从技术的角度探讨,交流某一领域的最新技术)

2、以产业发展动态为主题的会议(政府的导向性比较浓厚,以政府对产业政策的发展动向进行交流探讨,以什么样的宏观形式促进某领域的发展)

博览会活动策划书 范例2

一、展会名称:鹰睿同学会

二、展会地点:友谊宾馆

三、展会时间:3月28日

四、参展目的:

(一)、拓宽销售渠道

(二)、打造公司品牌及知名度

五、参展安排

(一)、展前准备

1、工作环节分工

2、准备参展用品

(二)、展位准备

1、参展产品:

①种类:

②规格:

③数量:

2、展位的布置;

①背景

②桌面

③展品摆放

3、宣传资料:

①宣传单

②宣传册

③名片

4、参展人员:

①布展、撤展

②展览资料发放

③参加展览后勤

④物品的分类,保管,领取

(三)、展中:

1、结合本月产品促销活动:

①促销政策的实施,当场签订签订购合同的客户给予一定的优惠(待确定)。 ②当场签订合同的客户可以按条件获得一份精美礼品譬如:茶具、U盘

2、调动展位现场人气的“扫码送幸运”活动策划:

①活动目的:

Ⅰ、提高展会现场与观展商的互动机会;

Ⅱ、扩大公司微信公众平台的知名度;

Ⅲ、为观展商提供免费空调系统咨询服务;

Ⅳ、发掘潜在客户。

②活动的操作方案:

Ⅰ、活动现场分工:

宣讲、接待人员:1名,负责活动的宣讲、观展商的接待、咨询、资料派发、

名片交换,如没有名片,需进行联系方式登记

验证人员:1名,负责验证是否成功添加微信,发放刮刮乐

兑奖人员:1名,负责观展商中奖后让其用手机拍照并发送至微信平台即刻兑奖

市场销售人员:1名,对上门观展商做产品讲解和空调安装的咨询

人偶引领员:1名,负责身着人偶装举牌求扫码

机动人员:1名, 哪里需要哪里搬

Ⅱ、活动操作流程:

① 观展商与宣讲接待人员进行沟通交流,并交换名片予以登记;

② 观展商被引导到登记台工作人员处扫微信二维码并添加微信公众账号并得到

刮刮乐一张;

③ 观展商确认是否中奖,如中奖则工作人员指导其拍照并发送至微信公众平台,

给予兑奖;

④ 销售人员伺机与观展商进行亲密接触。

Ⅲ、注意事项:

①接待人员要收集客户名片等资料以备会后跟踪客户,同时,对所有观展商都应尽量有迎有送;

②工作人员应根据现场人数灵活安排。

(四)、展后:

1、准客户追踪跟进;

2、把在展会上的照片存档;

3、微信公众平台的后续报道。

六、参展物料:

(一)、宣传资料:

1、公司宣传单

2、产品宣传册

3、易拉宝

4、产品海报

5、礼品:刮刮乐

(二)、洽谈资料:

1、名片

2、准客户登记表

(三)现场用品:

1、刮刮乐兑奖统计表

2、刮刮乐兑奖零钱

3、笔

4、人偶服饰

5、电脑

6、名片夹:一是放置本公司工作人员的名片,另外是放置嘉宾名片。

七、参展预算

(一)、会前准备

1、A4纸一面宣传页:设计费 60元

2、背景喷绘:设计费60元

3、人偶服装租赁:100元

4、人偶手持或粘贴二维码标识制作费: 20×3=60元

5、礼品: 2×200=400元

6、文具若干(笔、A4纸): 20元

(二)、会场布置

1、背景喷绘:喷绘布规格220×240 70元

桁架购买,共计600元

2、易拉宝:60元

(三)、后勤保障

1、人员物料路费 100元

2、矿泉水一箱 30元

3、午餐 7人 70元

合计: 1630元

八、温馨提示:

1、展示期间关注笔记本摆放和演示,防止被人偷窃。

展会工作安排范文第3篇

一、指导思想

以推动对俄经贸合作战略升级工作方针为指导,以树立产品形象和企业信誉、扩大我市对俄经贸合作规模为目标,坚持“互利双赢、长期合作”的原则,广泛开展经贸合作洽谈,把对俄经贸展会办成品牌性展会,推动对俄经贸合作实现又好又快发展。

二、展会时间和地点

展览会定于*年8月28-30日在俄罗斯符拉迪沃斯托克市“迪纳摩体育展览中心”(符拉迪沃斯托克市西部大街11号)举行,会期三天。

三、展会规模

展会按展品类别设立机电产品、绿色食品、医药保健品、建材家具、轻工纺织品五个展区,共设64个国际标准展位。

四、工作任务和分工

为了保证展会取得圆满成功,要认真做好以下工作。

(一)认真做好组展工作。为了保证展会质量,要组织我市有实力的名优企业和对开拓俄罗斯市场有积极性、有潜力的企业参展,突出展示名优产品。

1、6月上旬,召开展览会筹备工作动员会。请我市8区10县(市)政府外经贸主管部门、市直有关部门和有关行业协会领导参加会议,对展会组展工作进行动员和部署。

2、6月10日-7月5日,组织企业报名参展,完成组展工作。请参展企业填报《第四届中国哈尔滨对俄出口商品展览会报名表》,内容包括参展企业名称、公司简介、展品介绍、参会人员、联系方式等,用中俄两种文字填报。要严把参展企业和参展商品质量关。

以上工作由对俄贸易处负责落实。

(二)搞好展品运输。本次展会参展商品以企业自带为主。如有发运,由有关物流公司负责组织出运。

1、7月10日-7月20日,办理展品运输手续。

2、7月20日-8月20日,组织展品出运,确保展品在8月20日前运抵海参崴。

此项工作由对俄贸易处负责落实。

(三)认真做好代表团人员出行工作。参加展会的全体人员,按政府代表团和参展企业代表团分别组织出行。

1、政府代表团由市政府、商务局等部门领导同志及参加展会的工作人员组成。

(1)7月15日前,确定政府代表团人员组成。

(2)7月15-31日,办理代表团出行审批手续。

(3)8月1日-20日,办理有关人员出国签证、订购机票、申请经费、入住宾馆、工作用车、用餐等出访各种事宜。

(4)8月22日,先期工作人员起程抵海参崴,做展会开幕前的各项准备工作。9月2日返哈。

(5)8月26日,政府代表团其他人员起程抵海参崴,9月2日返哈。

(6)政府代表团团长张少良副市长8月26日起程抵海参崴,参加展会期间举行的拜会海参崴市政府、展会新闻会、展会开幕式、外宾招待酒会等重要活动。8月29日返哈。

此项工作由对俄推进办负责落实。

2、企业代表团由参展企业组成,由哈尔滨海外旅行社负责组织出行。因办理赴俄商务签证手续比较难,所以参展人员一律办理因私护照,由旅行社组织参展企业从陆路过关赴海参崴。

(1)6月10日前,与旅行社洽谈出访任务、工作标准、人员经费、往返日程和吃、住、行安排等,签订工作合同。

(2)6月10日-7月20日,由旅行社督促参展人员办理因私护照,收取参展人员费用。

(3)8月20日,召开参展企业动员会。由商务局和旅行社向全体参展人员讲解展会工作任务、日程安排、注意事项和外事纪律。

(4)8月25日晚企业代表团起程,26日抵达海参崴,27日全天布展,28-30日参加展会,31日游览海参崴市容,9日1日起程返哈,2日抵哈。企业代表团吃、住、行均由旅行社负责。参展人员携带展品出境过关如遇困难,由旅行社负责协调。参展人员从宾馆到展馆往返用车和统一观光用车,由旅行社负责安排。商务局安排两名工作人员与参展人员同行,协调解决行程中突发问题。

此项工作由对俄贸易处负责落实。

(四)认真搞好布展。要按国际展会的要求,认真做好布展工作。

1、7月30日前,提出本届展会的布展方案,效果要好于前三届。

2、7月15日前,与俄方展览公司签约,做好布展所需用品、展具的各项准备。

3、8月24-26日,进行展馆装饰,搭建展位。

4、8月27日,参展企业布展。

此项工作由哈尔滨外建公司和商务局对俄贸易处负责落实。

(五)认真搞好重要活动。本届展会安排以下六项重要活动。

1、市政府代表团拜会海参崴市政府,就进一步发展两市间经贸合作进行友好会谈。8月27日上午进行。

此项工作由对俄合作处负责落实。

2、举行展览会新闻会。向海参崴新闻记者、工商企业界代表介绍本次展会的特点、参展企业和展品等情况。8月27日下午举行。

此项工作由对俄贸易处负责落实。

3、举行展览会开幕式。8月28日11时,举行展览会开幕式。张少良副市长致开幕词,邀请海参崴副市长致词,请出席展会开幕式的重要嘉宾为展会开幕剪彩。

此项工作由对俄贸易处负责落实。

4、举行外宾招待酒会。对海参崴市政府及相关部门对展会举办给予的大力支持表示感谢。8月28日晚举行。

此项工作由对俄贸易处负责落实。

5、举行经贸合作项目推介会。请参加展会的中方企业在会上就希望发展合作的项目或企业情况向俄方企业代表进行推介。8月29日上午举行。

此项工作由对俄合作处负责落实。

6、举行签约仪式。请参展企业与俄方企业签订进出口或经济技术合作合同。8月30日上午举行。

此项工作由对俄合作处负责落实。

以上6项重要活动,责任处室要制定工作子方案,经审定后认真予以落实。

(六)认真做好对外宣传工作。展览会的举办是我市一次重要的对外经贸活动,要加强对外宣传。

1、充分利用海参崴新闻媒介及网络平台,加强展览会的广告宣传。8月20-27日期间,利用海参崴电视台、海参崴交通广播电台、当地电子屏幕、在俄罗斯远东地区有影响力的网站等,播放和登载展会信息广告,扩大展会知名度和影响力。

此项工作由哈尔滨外建公司负责落实。

2、加强工作宣传。对展会各项筹备工作,进行阶段性宣传报道。

此项工作由对俄贸易处负责落实。

3、加强展会期间新闻宣传。请哈尔滨日报、哈尔滨电视台派记者赴俄随访,对展会及其展会期间的各项重要活动进行采访、报道。

此项工作由对俄贸易处负责落实。

4、印制《参展企业名录》1000册,在展会期间向俄罗斯客商发放。

此项工作由对俄贸易处和哈尔滨外建公司负责落实。

5、收集整理展会资料。商务局安排工作人员通过摄影、摄像等,全程记录展会档案资料,并通过《哈尔滨商务》、商务局网站记载和宣传展览会。

此项工作由信息化处负责落实。

(七)赴俄确定展会各项活动。7月15日前,组成工作小组赴海参崴,最后确定展会的各项活动及相关事宜,与俄方签订合同。

1、签订租用展馆和展位制作合同。根据参展企业数量和展位需要,向俄方交付展位及中心展台图纸,请俄方按时完成展位制作,8月26日交付我方验收,8月27日布展使用。就展馆应该提供的相关服务和设施与俄方进行沟通洽谈,签订相关合同,保证布展所需。

2、签订广告宣传合同。就广场电子屏幕、海参崴电视台、交通广播电台播发广告事宜与俄方进行洽谈,确定广告播出时间、播出内容,请俄方制作广告片和宣传稿,按规定交付广告费。

3、向俄方提供我市参展企业名单和展品目录,请俄方邀请落实参加展会的俄罗斯客商。

4、确定举行招待酒会的地点、酒会标准、食谱、酒水品种等事宜。

5、就邀请俄方政府及有关部门重要嘉宾参加展会各项活动事宜与俄方进行磋商,请俄方予以协助。

6、预订政府代表团入住的宾馆,检查确定旅行社预定宾馆情况。

以上工作,由对俄贸易处负责落实。

五、经费预算

按照前三届展会的做法,展场、展具承租费用全部由政府予以补贴,展品运输费给予部分补贴。本次展览会,工作内容和活动项目较多,共需要如下经费:

1、展场租用、展位安装及设备费;

2、广告宣传、企业名录翻译与制作费;

3、组织各项重要活动所需经费;

4、展会期间工作用车、用房、通讯费;

5、展会期间招待酒会、宴请费;

6、商务局工作人员出国经费、订购机票费;

7、部分人员办理出国签证费;

8、展品运输补贴费。

以上展会经费的预算、申请、审核、拨付等项工作,由财审处负责,从市对俄发展专项资金中支付。

展会工作安排范文第4篇

会展策划细节十分重要,可以用“十分细节,八分经验”来形容。会展是个新兴的产业,策划师这个职业也是刚刚诞生不久。不少人之前从事过这个职业,但因为没有对这个职位定义,有的人还不知道自己从事的职业实际就是会展策划师。

拿到一个展览或者会议,首先要考虑它的规模,人流量有多少?

可以和主办方沟通,因为主办方经常参展,对于人数和规模基本都有一个很准确的预测,也可参考最近参展的票面统计数据。然后就是确定展览的地点,地点确定后就要策划设计方案了,要根据不同展览设计不同方案内容,首先要设计序厅,人流的走向,然后是休息厅、互动厅以及各个展厅的位置,展台和标准展台的摆放以及和人流走向的关系,统统要考虑进去。每个细节都要考虑到,进门放在哪边?观众从什么地方进入,专业人员如何进场?

会议会展策划的概要:

一、要研究展会客户心理

二、要充分做好人、时、地、物、钱等准备

三、要编组

四、寻找潜在客户

五、产品介绍

六、拓展品牌知名度

七、通盘考虑,要赚回来

八、最后根据有效资料,实行会后跟进

会议会展策划细节流程:

一、对企业进行有针对性的市场调研

收集有关本项目的各种资料,包括文字、图片及录像等活动资料。对收集的资料进行分类编排,结集归档。

二、制定详细完整的会展策划方案

确定会展的目标市场,会展规模展品的选择,评估观众的数量的多少和展览面积的大小以及参展的费用预算。

三、实施前的培训

让全体的实施工作人员理解策划方案精神,熟悉策划方要求,掌握实施方案的工作、方法、步骤和技巧。

四、印刷资料的设计制作

利用展会?A会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传,扩大企业的影响力,吸引更多的目标客户。

五、展台的布置及展示

设备的调试安装,展台的人员配备。

六、相关的展会服务

根据展会参加会议者的具体情况以及人数的多少安排相应的车辆;根据参会人员的喜好,预定各种形式的参会,推荐不同的用餐地点;根据参会人员的喜好,设计不同的休闲方式、旅游线路。

七、做好对活动的评估

开好总结会,做好善后工作。

会议展会策划注意事项:

一、调查分析

会展的市场调查是选定会展项目的重要依据。它是会展策划的基础,也是必不可少的第一步。一般情况下市场调查要根据本地、本区域的经济结构、产业结构、地理位置、交通状况和展会设施条件等特点,围绕市场进行调查。市场调查的主要内容包括会展环境的调查、会展企业情况的调查、会展项目情况的调查、会展市场竞争情况的调查以及参观商、支持协助单位等情况的调查。只有在充分了解市场潜力、市场限制以及市场动态等信息的基础上,才能有的放矢地进行策划

二、决策与计划

做展会决定是一个决策的过程,应掌握一定的决策策略。影响会展决策的要素有营销需要、市场条件、营销方式、内部条件等,会展的决策与计划从分析决策的要素入手,确定会展的基本目标、集体目标和管理目标,然后决定展会的战略安排、市场安排、方式安排等。

三、运作与实施

会展的运作与实施是进行展会的中心环节,也是会展策划的重心之所在。在这个阶段,会展策划人员根据策划书的计划与安排进行广告宣传工作、组织招展招商工作、会展设计工作以及展会相关活动策划等具体会展的工作方案。

四、效果评估与测定

展会工作安排范文第5篇

筹备期:做好一切准备

一般说来,如果企业根据自身的业务发展需求确定要参加某次展会,那么接下来就进入展会筹备期。而一届展会营销是否能够成功,首先要从筹备期策划和准备开始的。筹备期需做的工作,主要有展览项目或产品本身的设计与完善、展区布置及视觉设计、展会销售方案的设计、人员的培训准备、客户调研与前期参展信息宣传等。

展会前:提升展位品质,创造洽谈机会

大规模的展会上,当成百上千个展位聚集在一起,有数万名参观者的时候,为了达到吸引观展者关注、留住参观客流、创造洽谈机会这几个目的,不妨参照以下几点――

运用颜色和空间的设计提升展区吸引力

作为美妆行业,展区视觉的高美观呈现应该是行业的基本特征和要求。更何况一次展会投入的成本是多方面的,如果因为设计上的失败导致自己展区的吸引力打了折扣,那么其他的投入产出也同样会大打折扣,综合下来非常不划算。因此,做好一个展区的形象视觉设计非常重要。首先,颜色的巧妙运用可以让展区更加醒目、空间的造型独特可以让展区卓尔不群。其次,在装修材质的设计上同样有很多文章可以做,例如一些可以重复使用的展具可以提前设计和制作,还要保证最终能让实际效果和预算达到比较好的平衡。这里建议,最好选择一家有创意的设计公司来做设计,虽然设计会多一些预算费用,但综合整个结果还是有必要的。

别出心裁、贴合品牌特点的创意推广方式

展会上为了能吸引人气,留住客户,除了在展区设计上别出心裁之外,很多企业都大胆创意,利用各种手段来吸引观众眼球,比如美女秀台、产品免费体验、赠品、特色礼品派送、大屏幕广告、优惠券、资料袋发放等。但是,无论采取哪一种形式,都应该根据自身的品牌定位、文化内涵、产品项目等的特色优势去做文章,不宜南辕北辙,不要仅仅为了吸引参观者的眼球去做,否则将会适得其反。除此之外,还有一些办法可以更有效地提高展位知名度,例如准备一些参观者乐于接受的新奇实用的礼品或礼券,在展前随邀请函寄给意向参观者或在展区入口处发放,但别忘了注明只有莅临展位才能领取礼品;也可以制作一些精致的小册子,除了自身企业信息介绍外,再多介绍一些展会当地城市的交通、旅游、食宿等信息,免费派发给展会参观者,以方便其参展期间的商旅需求,进而达到使参观者对印制和派发小册子的企业产生好感的宣传作用。

利用新闻造势聚焦关注度

还有一些提升参展企业知名度和关注度的方法,比如赞助展会官方组织的各项活动。许多展会举办期间,展会的主办机构一般都会组织各类活动,以使展会更加丰富和具备吸引力。这时参展企业可以根据自身需求与展会主办机构共同设计一些个性化、有意义和参与性强的活动,以此增加公司在行业中的曝光度和影响力,提升知名度。展会期间的活动形式和宣传载体一般有:开幕式、研讨会、论坛、嘉宾欢迎宴会、新闻工作室、贵宾休息室、贵宾接待车辆、主题展示秀、评选颁奖活动等。

展会中:保证执行力,抓住潜在客户

做好一次展会,除了要尽最大努力吸引参观者的眼球之外。更重要的是,展会开始前期针对工作人员的培训和准备。所有的营销工作都要由展会的员工与参观者洽谈完成意向的,所以,需要员工在展会期间表现出极强的执行力。建议从以下几点做起――

进行接待培训,留住客户

在短暂的时间内留住潜在客户,完成洽谈意向,是保证展会成果的最关键因素。所以,对于展会上员工的接待语言和技巧、演示技巧、洽谈切入点、合作政策、后续跟进计划等这些工作细则,都要做提前研究布置和培训。另外,为了能够在展会期间达成合作,参展企业的营销方案设计上需要把握以下三点:一是简单明了,要让每个接待人员对每位客户都能很快说清楚;二是有吸引力、有灵活度,便于满足不同类型客户的需求;三是用短期的让利换来长期合作的机会;四是给客户降低合作风险,增加合作成交的信心。

现场分辨客户目的,区别对待

开展以后,最重要的工作是抓住每一个莅临展位的潜在客户,创造洽谈机会和联络机会。但是,即使是专业展会,总会有很多非客户的参观者出现,更有一些并非真有合作意向但在现场表现出“浓厚兴趣”的人,他们很可能只是为了混礼品、赠品,甚至是竞争对手或广告信息搜集者。如果参展企业都一视同仁不加区分的进行接待,反而会忽略潜在客户。所以,现场交流时一定要掌握技巧,先委婉地了解对方的意图和需求,快速分别加以处理。尤其是在人力和物力有限的情况下,更应有针对性地发放资料,接待客户,以实现更高效率。

评估潜在客户的重要等级

在展会期间要对当天搜集的名片及时进行分类整理并录入,同时分配专业人员跟踪联络,初步评估潜在客户的重要等级,对重要的客户要趁热打铁。在资料整理后尽早联系拜访,让客户感受到公司的诚意及工作效率,也是促成合作的重要方式。为了能够有效的完成意向客户的开发数量,参展企业可以在展览会开幕之前,建立一个工作任务时间表,安排展会期间每人要联系多少家客户。然而现在有许多企业只注重以上一两点的工作,有些还是做的不够细致和深入,导致不能抓住很多潜在的合作客户。

展会后:跟进合作,趁热打铁

许多参展企业在展会期间的参观者很多,对该公司的产品也比较关注,但展会后的业务跟进结果却不尽如人意。这是因为参加展会虽然是企业扩大知名度并增加客户的重要方式,但同样也是一次直接面对行业竞争的机会,成与败不仅是投入产出的问题,更反映出了企业整体竞争适应能力的强弱。所以,展会的效果要体现到最后达成的商业合作中,必须要安排扎扎实实的、快速有效的展后工作。

面对大客户要进行即时跟踪

在展会期间,对那些很关注公司产品或实力较大的买家,要即时派出负责人与之直接接触,安排更深入的合作洽谈。为了更好的把握和留住意向客户,参展企业还可以适当在展览期间,安排一些能够及时跟进意向客户的场外活动,比如产品体验、深度合作会谈,甚至游览及娱乐招待活动,换一种方式谈生意会更容易增进了解、达成合作。

面对潜在客户要做好后续跟进

展会工作安排范文第6篇

(一)负责中国-亚欧博览会的总体策划和重大活动的组织实施。

(二)统筹协调和组织实施中国-亚欧博览会境内外招商招展,以及展会的展区规划、现场管理与服务工作。

(三)联络中国-亚欧博览会各主办方和协办方,协调落实相关工作,协调邀请重要来宾。

(四)负责中国-亚欧博览会整体形象设计和宣传推介工作;建设、管理和维护中国-亚欧博览会网站。

(五)根据中国-亚欧博览会组委会的部署,统筹协调、督促落实各项服务和保障工作。

(六)负责中国-亚欧博览会专有品牌资源的经营管理,以及展馆租赁、展位经营、广告赞助等。

(七)负责中国-亚欧博览会的经费预算及相关业务的收支核算。

(八)研究新疆会展产业发展战略,收集管理展会和客户资源信息,培育会展人才队伍。

(九)主办和承办其他各种博览会、展览会、高层论坛和国际性会议。

(十)承办中国-亚欧博览会组委会、商务部和自治区人民政府交办的其他事项。

二、内设机构

根据上述职责,新疆国际博览事务局设6个内设机构,机构规格均相当县(处)级。

(一)综合协调部

负责中国-亚欧博览会的统筹协调工作,具体承担会展活动期间接待、安全、卫生、后勤保障等统筹安排、联络协调工作,督促检查各项工作执行情况;负责局机关文秘、会务、机构编制、人事、党务、群团、资产、财务、机要、档案、劳动保障、离退休人员管理、后勤服务等工作。

(二)策划宣传部

负责中国-亚欧博览会总体方案、展会期间元首/首脑峰会、部长级高层论坛等国际性会议和专题活动的策划和任务分解;负责中国-亚欧博览会的形象设计、宣传推广、品牌建设和法律维权工作;负责展会期间的宣传报道、新闻工作;建设、管理和维护中国-亚欧博览会网站。

(三)研究发展部

收集、分析国内外展会和客户资源信息,组织开展新疆会展产业发展战略研究;负责与商务部等国家有关部门及专家学者的咨询、联络;起草领导讲话和重要文稿;承担中国-亚欧博览会组委会、商务部和自治区人民政府交办的专题研究任务。

(四)招商招展部

负责统筹中国-亚欧博览会境内外招商招展工作,具体组织实施国内(含港、澳、台地区)招商招展工作;负责展区规划、展位确认和展位安排;建立客商数据库,管理客户关系,编印招商招展资料;统计汇总成交情况,对签约进行跟踪督办,对展会效果进行综合评估。新晨

(五)对外联络部

具体组织实施国外招商招展工作;负责与国外展会主管部门、机构、企业及商会、外国驻华使领馆和我驻外使领馆的联络,协助邀请国外重要来宾;负责外事、礼宾和翻译工作;联系外事主管部门。

(六)展览事务部

负责统筹管理展务工作;规划展览场地,安排展位序号;设计展区形象,设定服务功能区,指导搭建装修展台;负责展品运输和通关;管理展览现场和客户服务;协调展会现场的安全保卫工作,维持展会秩序;负责中国-亚欧博览会专有品牌资源的经营管理,以及展馆租赁、展位经营、广告赞助等;开发经营展会礼品及专用产品等;联系海关、出入境检验检疫及其他相关管理部门。

三、人员编制和经费形式

新疆国际博览事务局核定事业编制40名,局领导职数4名,其中:局长1名、副局长3名,内设机构处级领导职数15名,经费实行全额预算管理。

四、其他事项

展会工作安排范文第7篇

2010年新疆特色林果产品展示交易会

二、展会时间

2010年10月15日至16日,共2天

三、展会地点

新疆国际博览中心(乌鲁木齐市友好北路167号)

四、主办、协办和承办单位

主办单位:新疆维吾尔自治区人民政府

协办单位:自治区党委农办、自治区农业厅、畜牧厅、商务厅、质量技术监督局、供销社、轻工行办、农业产业化发展局、招商发展局、农机局。

承办单位:自治区林业厅、自治区商务厅、新疆国际博览中心展览有限公司

五、展会组织机构

为加强对“2010年新疆特色林果产品(广州)交易会”的组织领导,确保展会各项工作顺利进行,自治区人民政府成立以自治区副主席钱智为组长的“2010年新疆特色林果产品展示交易会”组委会,负责展会各项工作宏观指导和督促检查,组织协调各成员单位工作。

组委会下设办公室,办公室设在自治区林业厅,办公室主任由自治区林业厅党委书记张小平兼任,常务负责人由自治区林业厅副厅长英胜兼任。办公室设秘书组、招展组、招商组、展位组、宣传组、保卫组。

六、展会形式及要求

展示特色林果业现代化的基本框架。主要内容是自治区党委、政府和各级党委、政府科学谋划布局,政策措施推动,科技支撑创新,现代技术装备,完善服务体系,积极开拓市场,加工转化升级,群众积极参与以及农民群众通过发展特色林果业快速增收的喜悦心情和脱贫致富奔小康的信心决心。

(一)主要形式和内容。

1.此次展会重点突出三个方面的内容。一是通过图片、文字和实物,展示我区特色林果业通过四大能力建设取得的主要成就。二是宣传推介特色林果产品、招商引资、洽谈签约、交流合作、促进贸易,努力构建新疆特色林果产品与国内外营销对接的长效机制和网络体系。三是通过图文并茂的展板,充分展示宣传我区构建林业三大体系,实施林业十大生态工程和特色林果业发展,在改善生态环境、维护国土安全、促进人与自然和谐发展、大幅度提高农民收入方面取得的成就。

2.以主题宣传片的形式,宣传我区现代林业建设成就。主要包括:特色林果业发展、林业生态建设、生态文明建设等内容,在展区滚动播放。通过这种宣传,以达到让广大干部群众更多地了解我区林业、关心我区林业,以及积极参与和推进我区现代林业建设发展的目的。

3.展会采取半市场化运作形式,开展以特色林果产品为主的农产品展示交易。主要承办单位新疆国际博览中心有限公司负责展会总体策划设计、展馆及设施安排、招商招展运作、目标客户组织、洽谈推介及安全保卫等工作。组委会办公室负责协调开幕式、宣传推介等重大活动的组织安排及外省区政府代表团的接待工作。

(二)具体要求。

1.组委会办公室必须与承办单位新疆国际博览中心有限公司保持密切合作,提出主题鲜明、特点突出、内容丰富,能够反映我区近年来林果业及现代林业建设成就的宣传展示总体策划方案,保证方案的细化落实。

2.组委会办公室要对展会的各项工作进行宏观指导,督促主办单位做好展会筹备工作,为参展单位提供全方位服务,做好区外客人的接待工作,同时,组织拍摄主题宣传片,收集、汇总、筛选、编辑展会图片文字,共同做好布展工作,保证展会各项工作顺利进行。

3.各地州要认真做好参展组织工作。各地林业主管部门做好牵头单位,要组织果品、农副产品、中草药材、芳香植物、林果种苗、野生动植物协会、花卉协会等生产加工企业和社会团体要积极参与,精心挑选产品,按照组委会的要求,及时提供相关宣传图片、文字材料和参展产品。

4.各地州必须按照组委会实施方案要求,提出反映本地区以特色林果业、林业生态建设等为重点的现代林业建设成就的参展方案。参展方案主要包括:组织领导机构、特色林果业和生态建设展示宣传重点、参展企业名录、产品种类和数量、展位装修方案、宣传展示方案。

5.国际博览中心有限公司要积极组织,落实好展位的装修施工单位;做好展品征集、落实、存放;及时对展厅施工过程进行监督、检查;做好运输准备,包括办理进入乌鲁木齐市的运输通行证等;组织好展示、介绍、洽谈、交易等工作,制作好展会工作证件;做好参展产品每天的交易数量和交易额、招商引资情况、订货情况、成交合同和长期贸易等的统计和上报工作;做好展示交易人员的食宿安排。

七、参展产品范围及参展项目

参展产品范围:反映特色林果业和林业生态建设的图片、文字材料。获得无公害、绿色、有机认证的各类干鲜果品及其精深加工产品,特色农副产品及其精深加工产品,畜产品及其精深加工产品,中草药材、花卉类产品及其加工产品、森林蔬菜、木材加工产品、野生动植物及其加工产品、森林旅游(包括风情旅游、农家乐等)推介、沙产业产品、进出口中介服务、农副产品物流企业、行业相关传媒等;林果专用肥料、园艺工具、低残留农药、节水灌溉设备、水果套袋产品、农业生产资料、保鲜技术及设施、林果产后处理设备、分类包装材料、包装技术与设备、林果生产及加工机械、林果新产品、新技术、林果业科技等。

参展项目:特色林果业(农副产品)精深加工项目;林果基地建设项目;林果产品储藏保鲜、运输及加工转化项目;林果业基础设施建设项目;林果产品(农副产品)出口贸易项目;农业生产资料项目;森林旅游项目等。

展示林业生态建设成就,主要以图文并茂的形式,展示林业生态、十大生态工程以及经济、文化、人文、景观等建设和发展情况。

八、参展单位

新疆各地(州、市)及林果业主管单位;各地农(林、牧)业产业化龙头企业;新疆名优特林果产品(农副产品)生产企业;区内外大中型林果种苗生产企业;境内外林果产品(农副产品)出口贸易流通企业;境内外林果产品(农副产品)及食品(林果产品)分类、包装企业;农林牧渔产品及加工、保鲜、储运、林果机械等生产企业;外资、合资企业及境内外知名企业;区内木材加工及家具制造企业、野生动植物及花卉生产与精深加工企业、森林旅游、林果科技等。

九、展会规模

展会总面积约5000平方米,设标准展位150个左右。在布局上分特色林果产品综合展示区和新疆林业成就图片展区。

特色林果产品综合展示区:以展为主,用特色林果产品、精深加工产品、花卉及其加工产品、野生动植物及其加工产品、森林旅游、其他农产品等,充分展示我区及各地州市林果业发展成就与整体形象,达到展示推介,以展促销、对接洽谈、贸易合作的目的。组委会组织邀请的目标客户主要为国内外林果产品加工商、采购商、批发商、商、流通企业及超市销售商等专业买家。该展区由各地州自行设计、自行特装,展区面积及展位分配方案另行通知。

新疆林业成就图片展区:以图片展板的形式,充分展示我区特色林果业、林业生态建设等现代林业发展成就。自治区综合成就展板由组委会负责设计布展。各地州市的成就展板必须按照组委会要求,自行设计,图片展板要突出区域、地方林果发展及林业生态建设特色,图文并茂,达到充分展示成就的目的。

十、主要活动安排

1.8月中下旬,邀请广东省有关部门领导、主流媒体记者及企业家代表,组成考察团,参观考察新疆林果业建设情况,对新疆特色林果业发展成效进行采访、报道。

2.9月中旬与中央电视台CCTV-7农业频道合作,在新疆举办新疆现代特色林果业发展高峰论坛,在全国范围内宣传推介新疆特色林果产品,为展示交易会创造宣传氛围。

3.新闻会。在10月上旬展会举办之前召开新闻会。

4.开幕式。10月15日上午11:00-12:00时举行开幕式。

5.推介洽谈会。10月15日下午16:00-18:00时,举行新疆特色林果产品推介会。各地州、县市根据实际需要,向组委会提出申请,安排举办各地专场招商引资推介会。

6.签约仪式。10月16日上午,由组委会安排各地州举行贸易洽谈成交签约仪式。

7.10月16日下午开始撤展。

一、展会筹备进度安排

(一)启动阶段(8月中旬前)

1.确定展会整体实施方案及总体预算,成立展会组织机构。

2.博览中心有限公司对展会实施方案及预算进行细化,经组委会确认后组织实施。

3.组委会与博览中心有限公司签署承办合作协议及展馆租赁合同。

(二)准备阶段(8月中旬至10月8日)

1.邀请广东省有关部门领导、主流媒体记者及企业家代表,组成考察团,参观考察新疆林果业建设情况,对新疆特色林果业发展成效进行采访、报道。

2.与中央电视台CCTV-7农业频道合作,在新疆举办新疆特色林果业高峰论坛,在全国范围内宣传推荐新疆林果产业。

3.由博览中心有限公司向组委会办公室提供展位布局方案,并细化到地州。

4.招商招展工作开始,博览中心有限公司以组委会名义做好中外客商、采购商、加工企业等的邀请工作。

5.各地州提前做好招商引资工作,并向博览中心提供参展单位、参展商及参展企业名单、联系人、联系方式、产品种类、数量等资料。

6.根据展会细化方案,开始进行布展方案细化设计及落实物流、人员接待安排等工作。

(三)实施阶段(10月9日至10月17日)

1.在乌鲁木齐市召开“2010年新疆特色林果产品展示交易会”新闻会。

2.确定开幕式方案和推介洽谈会方案

3.各地州组织参展单位人员及参展产品抵达乌鲁木齐。博览中心做好各项协调服务工作(包括后勤服务、产品贮存、联系特装、产品运送等)。

4.展馆搭建、特装工作完成,参展商进馆布展,摆放展品。

5.举办展览。展会期间由新疆博览中心有限公司统一安排推介会、洽谈会和签约仪式。协调邀请媒体,做好交易会期间的宣传报道。同时,组织人员每天定期向组委会办公室反馈提品交易量和交易额、招商引资、签约订货及成交合同和长期贸易的统计情况。新晨

(四)总结工作(10月18日至10月25日)

总结展会各项工作情况,通报成果。做好奖励表彰工作。

二、联系方式

1.新疆国际博览中心展览有限公司副总经理耿辉,电话:0991-4844343,手机:13999998018。营销二部经理赵启戎,电话:0991-4818153,手机:13999857710。

传真:0991-4842869邮箱:chinaxjbl@

2.新疆维吾尔自治区林果业发展协调领导小组办公室,主任:冯春林,电话0991-5816597(办),手机:13199810683,副主任:师茁,电话:0991-5508005(办),手机:13009633978,工作人员:米世锐,电话:0991-5859557(办),手机:13319868676。

传真:0991-5859557邮箱:xjlgybgs@

三、会展费用

(一)交易会展馆租赁费用、前期筹备费用、乌鲁木齐市新闻会费用、开幕式费用、交易会证件制作费用以及各地州市摊位补助费用等,由自治区林业厅负责向自治区财政申请给予补助。

展会工作安排范文第8篇

(一)第十六届(2014)江苏农业国际合作洽谈会

1.举办时间:2014年9月26日-28日。

2.举办地点:盐城国际会展中心。

3.主办单位:江苏省人民政府。

4.目标任务:以市为单位统一组织参展,展示区225平方米,由市统一设计、制作、布展。展售区15个展位,原则上沭阳、泗阳、泗洪三县各安排3个展位,各组织3家以上农产品龙头企业参展;豫区、城区和经济技术开发区各安排2个展位,各组织2家以上农产品龙头企业参展;具体参展展位根据实际需要各县(区)之间可以相互调配。

三县两区和经济技术开发区各邀请境外来宾1人以上,与外商签订500万美元以上农业投资项目2个,签订300万美元以上农产品贸易项目1个;市农委、市台办邀请境外客商1人,与外商签订300万美元以上农业投资项目1个;市商务局邀请境外客商1人,签订技术合作项目1个。

5.主要活动

(1)展示展销。由市统一设计、制作、布展,以展示为主,展销结合。以农业招商和农产品贸易洽谈为中心,围绕农业资源优势,以文字、图片和实物相结合形式,通过六大农业主导产业及其代表性龙头企业、农业现代产业园的展示,宣传农业招商成果、现代农业发展新成就和农业投资环境,展示展销名特优农产品。

(2)投资贸易促进与技术推广。围绕全市重点推介的农业招商项目,宣传展示优惠的投资政策和投资贸易环境,组织各县(区)与境内外客商进行对接恳谈。参加由省政府组织的农业项目签约、投资信息以及新产品、新技术、新管理、新服务专场推介活动,促进我市农业对外交流与合作。

(3)开展专题交流。邀请中外专家学者、优秀企业家等,围绕农业科技创新、农产品质量安全、农业新型经营主体培育、金融支持农业、农村建设与农民增收等内容,进行信息交流研讨,推广先进经验,推进农业技术合作。

(4)投资贸易环境考察。在宣传推介优越的投资环境和政策同时,邀请有投资、贸易、技术合作等意向的境内外客商到我市进行实地考察。

6.工作安排

(1)6月底前,出台市参展工作方案,召开筹备工作会议,传达省筹备工作会议精神,部署工作任务。各县(区)和市各有关部门制订具体参展实施工作方案,成立组织机构,明确责任,落实措施,协调配合,认真组织参展企业,做好参展企业图文资料整理上报、境内外客商邀请、外资投资农业项目招商等工作。

(2)8月底前,完成布展设计方案、宣传画册的制作,明确参展企业和产品,确定签约项目以及签约合同文本的准备,完善前期各项准备工作。

(3)9月份,完成布展工作,组织企业参展,周密细致地做好农洽会招商招展、宣传报道、来宾接待、安全保卫、活动组织等工作。

(二)第十二届江苏名特优农产品(上海)交易会

1.举办时间:2014年11月21日-23日。

2.举办地点:上海国际农展中心(上海市农业展览馆)。

3.主办单位:江苏省人民政府。

4.目标任务:以市为单位统一组织参展,全市共16个展位,采取特装布展,原则上作沭阳、泗阳、泗洪三县各安排3个展位,分别组织5家企业参展;豫、城两区各安排2个展位,分别组织3家企业参展;经济技术开发区、市湖滨新区、市洋河新区各安排1个展位,分别组织2家企业参展;具体参展展位根据实际需要各县(区)之间可以相互调配。各县(区)要重点选择1个优新特色农产品进行重点展示推介,所有参展企业必须是获得“三品”认证的农产品企业。三县二区各邀请农产品采购商5个以上,签约农产品贸易合同(协议)2000万元以上。

5.主要活动。采取展示与销售相结合、推介与洽谈相结合、供与销相对接的方式,全面展和强力推介名特优农产品。内容主要包括:展示展销、专场推介、交易洽谈等活动。

(1)展示展销。设置展示区和展销区。由市统一设计、制作、布展。围绕现代农业发展的新成果,以文字、图片、实物、音像相结合形式,展示名、特、优农产品及农业龙头企业,宣传推介农业投资环境,推介农业合作项目与投资政策等。

(2)推介洽谈。以市为单位参加省组织的农产品专场推介会,以市及县区为单位举办多种形式推介活动,邀请采购商现场观摩展会,洽谈订货。

6.工作安排

(1)6月底前,制定工作方案,召开筹备工作会议,传达省筹备工作会议精神,部署工作任务。

(2)7月底前,各县(区)成立组织机构,制定相应参展方案,筛选参展企业和参展产品等。

(3)8-9月份,完成参展企业图文资料的收集和宣传画册印制工作,确定并上报布展方案和参展企业名称、产品和简介等。

(4)10月份,完成布展设计方案,落实企业进沪办展手续和各项准备工作。

(5)11月份,完成布展工作,组织企业参展。

(三)第十二届中国国际农产品交易会

由国家农业部主办,届时将以省为单位统一组织参展,具体任务待省参展工作方案出台后下达。

二、资金筹集及保障

根据省统一要求,以市为单位统一布展,布展经费实行“分县(区)筹集经费、市财政适当补贴”的方法,各县(区)分摊展位、布展等费用8万元,请于2014年7月20日前汇至市国库处。

三、工作要求

(一)高度重视,加强组织协调。市政府历来重视农展会筹备展销工作,为做好今年农展会各项筹备工作,明确由分管副市长牵头负责,市农委、商务局、外办、台办、发展改革委、财政局、粮食局、供销社、林业局、农机局、农开局等相关部门和单位以及各县(区)政府(管委会)协调联动,市农委具体负责。各县(区)要明确分管领导,具体职能部门以及展会联络员。各次展会前市里将召开联络员专题会议进行部署安排。

(二)明确职责,落实工作责任。市筹展办负责全市参展工作的组织协调和展位费用筹措,市农委负责展会筹备具体工作,市财政局负责安排落实专项工作经费,其他各成员单位指定专(兼)职展会联络员,负责本单位参展具体工作。各县(区)政府负责本地区参展的组织协调工作,并安排专项经费,用于本县(区)参展筹备工作。

(三)强化宣传,扩大对外影响。农业展会是宣传推介优质农产品、提高农产品市场竞争力的重要载体。各县(区)、市各有关部门和单位要切实提高认识,高度重视参展工作,要加大宣传力度,积极鼓励和引导企业参展,对上报的参展产品认真筛选和包装,充分利用展会平台,展示推介特色的名、特、优、新农产品。

展会工作安排范文第9篇

【关键词】展会;现场;信息化管理

一、展会现场准备

展会筹备之中,主办方要围绕整个展会开展很多细节的工作,往往细节的工作直接关系到展会的效果,更关系到展会的品牌是否能延续下去,而这些细节若能做好才能真正能得到事半功倍的结果。

(一)组委会

1、参展商的验证与登记注册的展商则可以直接拿到自己的相关证卡(可制作个性化或通用证卡,在展会举办前寄送或在现场直接领取)、展会资料、会刊(杂志和电子会刊)、参展指南、餐券、参展商调查表等。

2、专业观众登记观众信息收集(采集观众姓名、单位、职务、地址、电话等基本信息,并对数据进行录入)、相关证卡(根据观众提交的表格和名片等信息,为现场参展观众打印和发放入场证件)

3、门禁管理门禁识别系统,是一种高度智能化、既可以实时控制又可以脱机使用的网络进出口监控和警报管理安全系统。可以有效的协助场馆方、组办方、参展商做好现场的统计、管理、控制和宣传工作,以便统计流量等信息、统计分析。

(二)咨询台(服务柜台和留言中心)

设置现场触摸屏参观导览系统帮助参与展会的人员自助了解展会的相关情况与相关服务,提高展会参与者的满意度。安排若干个熟知展会各项内容的礼仪人员回答展会期间参展商和观众遇到的问题,例如:卫生间的具置等等。登记参展商和观众提出的问题并相应的解决。在展会期间提供一个服务柜台与留言中心是必要的,在这个中心可以提供基本的资料,服务柜台要有足够的空间放置留言板等。设置电话,展会期间保证咨询展会的任何信息都可以畅通。提供留言条,准备足够的笔、电话本、当地服务餐厅指南、地图、观光和购物指南。

(三)现场管理小组

参展商在报到时可以在展会上向主办单位申请其它服务,如住宿、饮食、租用设备、停车等,办理相关手续及缴费。

(四)突发事件应对方案

1、紧急医疗在任何情况下都随时可能发生,参加展会的与会者会因为改变饮食、喝酒、睡眠不足、疲劳、处于不熟悉的环境,会容易产生种种不适容易发生一些心脏疾病,中风和其他危害生命的病。需要得到展会工作人员的更多照顾。会展的组织者应当通过当地有关部门或机构协助成立一个紧急医疗救护系统,在展会现场安排医疗人员,并与当地的医院联络,一旦有紧急病人立即安排救护并送到医院抢救。2、每一个与会者都应该知道遇到火灾的应对措施,会展组织者有责任告知客人逃生以及紧急逃生出口,向与会者充分提供预防火灾方面的资料。因此主办单位要印制防火手册,放在资料袋中一起提供给与会者参考。在展会现场重点检查安全设施配备的完好情况。3、每一个参与者在展会的现场遇到盗窃的时间都会给他们留下一个很不好的印象,与会者会对展会的品牌产生质疑。因此应该在展会期间加强警卫的同时也以书面资料的形式告知相关的防盗事宜。

二、展会管理信息化的体现

(一)组织管理信息化

充分利用互联网、文档、图片资料数字化处理等各种信息技术,提高展会组织效率。减少组织管理中的无章可循。

(二)经营服务信息化

作为现代服务业,会展的竞争说到底是服务水平的竞争,而只有实现了信息化管理的服务,才是高水平的服务。

(三)战略研究信息化

国际上的一些著名的品牌与展览场所,都非常重视来自会展信息化的程度与绩效。应用先进的技术队信息的采集、整理,用信息化的手段加以分析,做出科学的服务用于评估,是会展经营机构生存与发展的核心竞争力。

三、展会后续服务

(一)数据分析统计提供数据分析报告,包括门禁流量观众情况、观众调查表、财务项目的统计分析。当展会结束后,参展单位可以通过服务中心索取展位的时段客流情况,这种先进的服务会成为参展单位与客户之间沟通的最好桥梁。

(二)方案对策根据展会的实际情况统计展会期间遇到的参展商和观众提出的实际问题并提出合理的解决方案和对策为展会品牌创造价值,树立展会口碑,以便延续下届展会。

(三)会展评估和展后总结总结工作是管理工作的重要组成部分,总结的功能是统计整理工作资料,研究分析已作的工作,为未来的工作提供数据、资料、经验和建议。

四、展会管理信息化的组成

(一)会展信息化管理系统

1、会展电子上午平台建设系统;2、会展网上系统;3、专业观众管理与交流系统;4、会展客户管理系统;5、会展评估分析系统;6、会展场馆现场视频直播系统;7、会展秘书在线服务系统;8、节事赞助管理系统;9、会展服务商管理系统。

(二)展览场馆的信息化管理

展览场馆服务水平是考核一个展览场馆能否达到国际标准的重要指标。面对异地参观,场馆的现代化服务可以使参展观众在交流与信息分享方面省去更多的时间与精力,而考察一个场馆的信息化服务程度,已成为组展商选择场馆的重要指数。

(三)组展机构信息化

通过强大的展会信息系统的分析与统计,组展机构很容易就可以了解到目标市场的现状,并且可以经过对客户数据和展位预定情况避免展览会的失败和定错展位,可以提高对参展商以及观众的需求和服务质量,使展会的营销与收益得到科学的保障。

(四)参展商系统信息化

任何一个参展商都渴望在展会期间能有效的掌握自己的展台和观众流量的情况,同时也能了解产品的受众情况,展会在做好全方位的现代化的自拟吸附物系统后,参展商就可以对自己的参展情况效果了如指掌。

结论

在不远的未来,可能5年,也可能10年,展会现场的信息化经营和管理会更加的普遍,主办方不会再为了招商招展而东奔西走,参展商和观众也可以更加准确的了解到展览的信息,更好的接受展会的全方的服务,在未来的会展业,信息和技术方面一定会有一个崭新的面貌。

参考文献

[1]张强.疯狂会展[M].机械工业出版社,2007,3.

[2]魏中龙,段炳德.我为会展狂――如何经营成功的会展[M].机械工业出版社,2002,8.

[3][日]安昌达人.百科译.展业活动的规划与管理[M].北京:光明日报出版社,1985.

上一篇:班主任每周工作安排范文 下一篇:临时工作安排范文

友情链接