学校档案管理范文

时间:2023-03-18 03:59:13

学校档案管理

学校档案管理范文第1篇

论文摘要:学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容,加快中职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。

学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准,是学校各项评估工作的重要内容。目前,中职学校正面临着重大的变革,作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战,那么,如何适应新形势,加快中职学校档案工作发展的步伐呢?笔者根据《档案法》的要求,结合自身的学习和工作体会,就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。

1.中等专业学校档案管理工作现状分析

1.1领导不够重视

就目前的学校档案管理现状来看,大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅,对加强档案管理的重要性认识不足,没有意识到档案对教育事业的促进作用,认为学校不是什么政府职能部门,档案管理没必要也不可能要求得那么严格。

1.2档案管理人员缺乏,素质较低

专业的档案管理人员缺乏,现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人,而且是临时配备的。另外,一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗,不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高,专(兼)职档案员缺乏系统培训,对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握,很难使档案工作走上规范化。

1.3档案信息载体结构单一

目前中等专业学校档案馆(室)的管理方式陈旧落后,有些还是手工作业,文件立卷归档后,档案工作人员还需对其进行加工,如调整与编目。这种机械的手工抄写,不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢,同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式,致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用,查阅档案也因管理方式落后,案卷调动频繁,而造成磨损严重,且检索速度慢,查找准确率低、查全率低。

1.4收集资料不够完整

外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档,而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度,认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果,属于私有财产,若经档案部门归档后就会成为公有财产,容易抹杀个人的成绩,并且再利用时借用手续繁琐,还是自己保管放心、方便。

1.5硬件设施不达标

有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求,档案材料随处散放,造成极大隐患。档案保管设备不齐全,大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的,个别学校仍用木头箱,很不规范,影响保管使用效果。

2.加强中等专业学校档案管理工作的对策

2.1提高认识,加强领导,强化档案管理意识,建立和完善科学的档案管理机制

提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识,是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》,深入进行档案法律知识的学习和宣传,使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义,树立和增强全民的档案意识,坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作,建立起严密并切实可行的档案管理制度,按《档案法》要求,规范各类档案的分类、归档要求和管理办法,使档案工作做到有章可循,有法可依。其次要加强对档案工作的领导,主要领导应亲自过问档案工作,解决档案工作中存在的各种实际问题,促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求,建立综合档案管理机构,集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员,负责收集和职能管理本处室的档案资料,形成档案工作齐抓共管的局面,以保证学校的各种资料齐全完整。

2.2加强人员配备,搞好档案实施建设

为了不使那些奠基性材料缺失,学校教学档案要实行统一保存和科学管理,首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责,健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度,严格按规章办事。其次,硬件建设是提高档案水平的基础,同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室,教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱,配备六防(防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬)实施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

2.3加强档案信息化建设,提高现代化管理水平

档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分,也是现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化,即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进,要正确确立中等专业学校档案管理的理念,制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三,档案管理中实现技术现代化,即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施,收集、处理、传递档案信息资料,提高档案的服务质量。

2.4加强档案的收集和整理

学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则,着重收集本单位形成的文件材料,上级针对本单位制发的文件材料,本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后,要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。

建立健全学校档案,实行档案管理,有利于对学校的正确评估,有利于对教师和学生的全面考核,有利于查找和使用历史资料,有利于学校进行科学管理,有利于提高教育教学质量,只要努力把学校档案建好、管好、用好,就一定能把学校办出成绩,办出特色,办出水平。

参考文献:

[1]王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003,16(4).

[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育2005(17).

[3]代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005(5).

[4]周枫,辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J]山东档案2005(5).

学校档案管理范文第2篇

论文摘要:学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容,加快中职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。

学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准,是学校各项评估工作的重要内容。目前,中职学校正面临着重大的变革,作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战,那么,如何适应新形势,加快中职学校档案工作发展的步伐呢?笔者根据《档案法》的要求,结合自身的学习和工作体会,就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。

1.中等专业学校档案管理工作现状分析

1.1领导不够重视

就目前的学校档案管理现状来看,大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅,对加强档案管理的重要性认识不足,没有意识到档案对教育事业的促进作用,认为学校不是什么政府职能部门,档案管理没必要也不可能要求得那么严格。

1.2档案管理人员缺乏,素质较低

专业的档案管理人员缺乏,现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人,而且是临时配备的。另外,一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗,不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高,专(兼)职档案员缺乏系统培训,对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握,很难使档案工作走上规范化。

1.3档案信息载体结构单一

目前中等专业学校档案馆(室)的管理方式陈旧落后,有些还是手工作业,文件立卷归档后,档案工作人员还需对其进行加工,如调整与编目。这种机械的手工抄写,不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢,同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式,致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用,查阅档案也因管理方式落后,案卷调动频繁,而造成磨损严重,且检索速度慢,查找准确率低、查全率低。

1.4收集资料不够完整

外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档,而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度,认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果,属于私有财产,若经档案部门归档后就会成为公有财产,容易抹杀个人的成绩,并且再利用时借用手续繁琐,还是自己保管放心、方便。

1.5硬件设施不达标

有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求,档案材料随处散放,造成极大隐患。档案保管设备不齐全,大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的,个别学校仍用木头箱,很不规范,影响保管使用效果。

2.加强中等专业学校档案管理工作的对策

2.1提高认识,加强领导,强化档案管理意识,建立和完善科学的档案管理机制提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识,是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》,深入进行档案法律知识的学习和宣传,使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义,树立和增强全民的档案意识,坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作,建立起严密并切实可行的档案管理制度,按《档案法》要求,规范各类档案的分类、归档要求和管理办法,使档案工作做到有章可循,有法可依。其次要加强对档案工作的领导,主要领导应亲自过问档案工作,解决档案工作中存在的各种实际问题,促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求,建立综合档案管理机构,集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员,负责收集和职能管理本处室的档案资料,形成档案工作齐抓共管的局面,以保证学校的各种资料齐全完整。

2.2加强人员配备,搞好档案实施建设

为了不使那些奠基性材料缺失,学校教学档案要实行统一保存和科学管理,首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责,健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度,严格按规章办事。其次,硬件建设是提高档案水平的基础,同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室,教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱,配备六防(防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬)实施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。2.3加强档案信息化建设,提高现代化管理水平

档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分,也是现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化,即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进,要正确确立中等专业学校档案管理的理念,制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三,档案管理中实现技术现代化,即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施,收集、处理、传递档案信息资料,提高档案的服务质量。

2.4加强档案的收集和整理

学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则,着重收集本单位形成的文件材料,上级针对本单位制发的文件材料,本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后,要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。

建立健全学校档案,实行档案管理,有利于对学校的正确评估,有利于对教师和学生的全面考核,有利于查找和使用历史资料,有利于学校进行科学管理,有利于提高教育教学质量,只要努力把学校档案建好、管好、用好,就一定能把学校办出成绩,办出特色,办出水平。

参考文献:

[1]王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003,16(4).

[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育2005(17).

[3]代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005(5).

[4]周枫,辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J]山东档案2005(5).

学校档案管理范文第3篇

一、整理后的档案分类及要求

目前学校的档案管理主要分为几大项:教学管理、学生学籍、教师业务、培训学员。关于培训科的档案是以“期”的形式来整理装订的,分为安全培训、安全复训和班组长培训,以及一些专项培训。

1.安全培训档案

安全培训档案包括:总结、办班审批表、考核申请表、受理申请、考核发证统计表、成绩单、考勤表、课程表、座谈会记录、班主任日志、学员登记表、学历证明、省份证复印件、实操考试题、实验报告和体检表。

2.安全复训档案

安全复训档案包括:总结、办班审批表、考核申请表、受理申请、考核发证统计表、成绩单、考勤表、课程表、座谈会记录、班主任日志、违章证明、学员登记表、体检表和身份证复印件。

3.班组长培训档案分一人一档

班组长培训档案分一人一档和一期一档,一人一档包括:

目录、考卷、身份证复印件、学历证明、心得体会和学员登记表。

4.班组长一期一档

班组长一期一档包括: 总结、座谈会记录、班主任日志、考勤表、课程表、成绩单、标准试卷、考场座次表、课堂效果评估表及培训质量综合评价表。

5.专项培训

专项培训包括:签到表、试卷、评估表和学员登记表。每期还有对教师的考评和行为层跟踪效果表,以及老师的教案。每一期的档案装一个档案盒,档案盒封面上写上期别、日期、工种、人数,让人一看一目了然。

档案管理员要有思想教育意识,弘扬档案管理员艰苦创业、甘为人梯的奉献精神,树立良好的职业道德,遵守、保守机密。并能始终保持竞争意识,不断地去学习,努力提高自我的应变能力和适应能力。档案管理员要把人生中最美好的黄金时间献给档案工作,在这个默默无闻的岗位上,以快乐的心态和“要做就做最好”的自我要求,干好本职工作,虽然这项工作很枯燥,但要用自己的耐心、细心、恒心、爱心、平常心、愉悦心对待本职工作,做一名快乐的档案管理员。

二、不断夯实档案基础,加大档案管理力度

1.高度重视,加强领导

学校领导高度重视档案管理工作,不断加强对档案管理工作的领导,真正做到认识到位,组织到位,措施到位。学校不仅配备了具有档案管理资格的人员担任档案管理工作,来进一步加强档案管理,而且在档案设施上不吝啬投资,配备了专用的档案室,拨出经费为档案室配置了档案柜,使档案管理在硬件上有了保障,适应了档案管理的需要。

2.加强制度管理,规范档案管理

为进一步加强档案管理制度建设,规范学校的文书档案管理,自学校档案室成立以来,学校先后制定了一系列档案管理规章制度。明确了档案工作职责和任务,以及归档范围和整理要求,使各有关科室对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依。在归档过程中,学校档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印;文件、材料的归档全部使用档案专用的档案盒,文件不易被腐蚀、变质,有利于档案的保存,使学校的档案逐步走向规范化、科学化管理轨道。

三、存在的问题和今后档案工作的重点

做好档案的目的是为学校的生存和发展服务,对照标准,我们的工作还存在以下不足,档案室的库房建设还不完善,开展档案工作宣传力度还不够,资料收集不很齐全,整理欠规范,档案网络化管理还在筹备阶段,档案管理人员的业务水评有待提高。我们将严格按照档案室标准要求自己,加强薄弱环节建设,自加压力,高标准、高质量地做好档案工作,我们要加大档案信息开发利用的力度,加快实物档案归档工作。争取购置网络版档案管理软件,实现网络化管理,使档案更好地为教学、科研、管理等工作职务,为全校广大师生员工服务,把学校档案管理工作提高到新的层次和水平。

学校档案管理范文第4篇

在近三年的升格筹设工作中,濮阳市委、市政府高度重视,在市土地、财政、税收、规划、征地、人才引进等部门给予了强力保障。新校区位于濮阳教育园区,占地685亩,总投资7.8亿元,总建筑面积17.8万平方米,目前已部分建成并投入使用。学校面向全国招聘引进高学历、高职称人才60人。学校共有专任教师194人,副高级以上职称54人。市财政拨付2510万元用于图书、设备招标采购工作,图书馆现有图书达到19万册,总价值近500万元,实验设备2753件(套),总价值达到1520.744万元。学校在基础设施、专业建设、教学科研水平、临床教学基地等各方面,已具备医学高等专科学校的基本条件。学校建设的日新月异,飞速发展,给档案管理工作带来了很大的压力和挑战。在筹设过程中直接形成大量的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录,是极其珍贵的信息资源,是国家档案资源的重要组成部分。学校重大活动档案的收集、保管、利用对促进学校教育教学工作具有现实意义和历史意义。濮阳市卫生学校在软硬件等方面已经基本具备医学高等专科学校的办学条件。学校在筹设期间先后制作了《申报材料合订本》、升专宣传画册、宣传片等资料,整理升专备查资料443盒,这些工作离不开档案部门大力支持,同时为档案管理工作也带来了更大压力和挑战。因此,加强升格期间中的档案管理工作,是档案工作人员义不容辞的责任和义务。

2存在的问题

2.1对档案工作的重视不够。

卫校作为医疗卫生单位,大部分教职工是从事卫生职业教育的专业技术人员,行政人员中学档案专业的也较少,对文书管理和档案案管理知识了解得较少。同时,由于迎评资料有一定的应对性和临时性,工作任务较重、时间较紧,工作重点一般侧重于在时间节点内迅速地完成迎检任务,档案管理的工作一般会放在靠后的位置。

2.2材料归档意识不强。

各部门缺乏收集整理重大活动档案和向校档案室移交材料的自觉意识,没有明确专人负责材料收集,由于升专涉及重点部位较多,如人事、基建、教学等工作,过程中形成的档案材料大量存在于科室中、工作人员手中,移交材料不主动。同时,对筹建医专过程中形成的各种档案材料不太重视,只重视相对比较重要的文件,对产生重要文件过程中形成的凭证材料往往认识不到其中的价值,得不到完整的保管。如在申报项目、资金过程中形成的各种证明、报表、总结等材料,数量多而琐碎,事情办完就过去了,不能及时完整地收集。

2.3档案管理比较分散。

学校没有设立综合档案室,校档案室设在校办公室,室藏档案主要有文书档案、基建档案、照片档案等,其他门类档案归各职能科室的兼职档案员保管,管理较为分散,且归档程序不规范,不利于档案的保管和利用。

2.4档案管理人员队伍素质亟待提高。

虽然大多数科室安排了专门人员管理档案,但大都兼任着其他行政、教学工作,没有经过档案管理方面系统的培训,对档案业务知识了解较少,缺乏档案管理的专业型人才,影响了档案收集归档的质量。

3加强档案管理的措施

3.1提高思想认识,加强组织领导。

校领导班子要高度重视档案管理工作,进一步加强对升专档案管理工作的领导,要将加强档案管理作为升格工作中一项重要工作来抓,列入工作目标。创建办要明确专人负责档案收集工作,各科室确定档案联络员,负责本科室的档案收集和移交工作,形成创建办综合协调、各科室积极参与、专职档案员和各科室联络员齐抓共管的档案管理网络。要加强对全体教职工档案知识的培训,提高教职工对档案管理重要性和必要性的认识。要按照迎检工作进度制定《筹设期间档案管理工作方案》,确定归档材料的范围、内容、接收时间等,把档案工作作为当前及长远的重要工作来抓。

3.2完善管理制度,落实保障措施。

要以升专工作为契机,进一步提高学校档案管理工作的整体水平。要加强档案管理人员对档案法律法规和业务知识的学习,熟练掌握档案整理技能,增强责任意识和服务意识,团结协作,拓宽收集渠道,确保各项资料完整归档。要不断适应学校发展建设的新形势、新任务和新要求,建立完善与专科学校相适应的档案管理规章制度。结合《河南省重大活动档案管理办法(试行)》,制定《学校重大活动档案管理办法》,要明确濮阳医专升格工作档案收集、整理的具体责任部门和人员,落实工作经费以及保障措施,同时要建立健全档案管理工作的督查督办机制,加强对重要材料归档的督办。对文件质量和完整程度进行把关,确保制度落实到位。各相关部门应在重大活动、重要会议结束和重要文件办理完毕之日起30天内将文件材料、照片、视频、录音和电子文件等分类、排列后,向校档案室及时完整地移交。由于材料使用率高,归档时间不好确定,应做好重要文件的备份工作,避免原件纸张的磨损和老化,确保原件能及时完整归档。

3.3提高工作标准,加强队伍建设。

一是要提高工作标准。医专筹设工作是对学校办学水平的综合检验,是学校的管理水平、综合实力、业务素质的整体反映,要以升专工作为契机,进一步提高学校档案管理的整体水平。要严格按照文件处理规范开展工作,制定本部门开展档案管理工作方案,抓好工作的落实。二是要加强档案管理人员的队伍建设。要加强档案管理人员对档案法律法规、业务知识的学习,熟练掌握档案整理技能,树立良好的职业道德和敬业精神,积极主动地开展工作。三是要抓好源头管理。从源头上抓好原始文书材料的积累和收集,创建迎检工作与档案管理工作同步,文书处理程序与平时立卷同步,利用和保管同步,加强对重要材料的跟踪,对文件质量和完整程度进行把关,把日常的档案收集工作做细做扎实。四是要加强档案普及教育。要加大档案管理重要性的宣传教育工作,让每个教职工都对档案工作有所了解,从而主动配合收集和整理工作,积极参与到学校的各项中心工作中去,进一步提高工作效率。

3.4加强档案编研,提升档案价值。

濮阳医专筹设工作被列入濮阳市2013年20件大事和濮阳市建市30周年50件大事,是全市386万人民群众殷切期盼的重点工作。因此,要做好濮阳医专筹设工作的档案编研工作,以达到满足社会利用需要的目的。学校档案室先后编研了《濮阳医学高等专科学校(筹)迎接省评审组检查工作资料汇编》、《濮阳市卫生学校迁建升专工作历程图片集》和《濮阳市卫生学校近三年新增规章制度汇编》等。针对濮阳医专筹设工作实际,要做好材料的汇总和升华工作,去粗取精地提炼材料,筹备编研《濮阳医学高等专科学校筹设工作大事记》、《濮阳医学高等专科学校筹设工作重大活动资料汇编》等资料,充分开发档案信息资源,创新工作方法,编研出切合实际、高质量的编研成果,最大限度地发挥档案的价值,更好地服务于学校的发展。

3.5做好搬迁准备,超前科学谋划。

一是要做好搬迁前的档案收集工作。学校即将搬入新校区,为避免在搬迁过程中材料的遗失和丢弃,档案主管部门要制定《材料鉴定和接收方案》,有步骤地对各部门材料进行鉴别、销毁和接收,各部门要丢弃的材料要经档案工作人员查看后才能进行销毁。档案管理人员要强化大局意识、保密意识和责任意识,进行全面排查、集中运送和保管,为升格后建立高标准的档案室打好基础。二是要做好升专后综合档案室的建设工作。根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》,高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。档案管理部门要创造性地开展工作,超前进行科学谋划,制定濮阳医专综合档案室建设的合理化方案,按照高等院校的标准建设综合档案馆(室),及时为校领导提供决策依据,建立健全管理制度,加强基础设施、基础业务建设,努力开创濮阳医学高等专科学校档案事业科学发展的新局面。

学校档案管理范文第5篇

[关键词]档案管理制度工作职责服务价值

学校档案是学校办学历史和全校师生员工的德、能、勤、绩等的真实、全面的反映,是彰显和维护学校自身权益的重要工具。因此,各类学校必须加强档案管理工作,让学校档案管理工作为学校的成长发挥它特有的功效和作用。笔者认为,加强学校档案管理工作需要解决的核心问题如下。

一、深化认识,高度重视

学校是人类文明的摇篮,是思想文化的圣地。学校的自身形象、价值观念、学校精神、学校先进人物榜样力量的延绵不断地传承,学校档案起到了重要的载体作用。为此,学校领导要从讲政治中的实践“三个代表”和“科学发展观”重要思想的高度,认识学校档案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,组织学习,广为宣传,并把档案管理工作纳入学校发展的长效机制之中,努力让全体教职工增强建档意识,形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。

二、完善制度,加强管理

制定和完善档案管理制度,是逐步规范档案管理工作的有力措施和可靠保证。学校领导要牵头负责,根据本校校情,针对学校档案的收集整理、有效管理、合理利用等环节,认真制定和落实各项制度,如《档案室工作职责》、《档案室管理制度》、《档案人员工作职责》、《档案资料收集员工作职责》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等制度,并责成学校办公室主任具体负责组织和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。同时要求各处室档案资料收集员负责本处室档案资料收集,做到职责明确,整理有序,归档及时,确保学校档案整理工作的顺利开展。

三、精通业务,爱岗敬业

要提高学校档案管理的水平和质量,不仅要有一批政治素养高、理论知识广、业务能力强、工作作风正的档案管理人员,而且要求他们忠于职守,遵纪守法,确保档案的绝对安全。因此,学校必须重视档案管理人员的综合素质的提高。学校办公室要至少配备一名专职档案管理员,各处室要至少配备一名专职(或兼职)档案资料收集员,办公室与各处室形成工作网络辐射,齐抓共管,团结协作,保证学校各种档案资料整理的齐全、完整和及时。对于年轻、熟悉计算机操作且热中于档案管理工作的教师要选拔重用,并逐步培养成学校档案管理工作的骨干。此外,对档案管理人员要适时进行培训学习,让他们的思想意识、专业知识和专业技能等与时俱进。努力打造一支爱岗敬业、乐于奉献的档案管理队伍,让他们每个人都能在自己平凡的工作岗位上创绩立功,尽快成长为档案管理的行家里手,为学校教育事业的发展作出积极贡献。四、设施齐备,操作规范

要搞好学校档案管理工作,设备设施建设尤为关键。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容,根据学校规模和经济状况设置档案管理办公室、档案借阅室、库房以及管理过程中所需的防盗、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、调温和通风等设施,尽可能做到“三室分开”,即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开,至少要做到档案库房独立。对于音像、实物、电子材料等特殊而有长期保存价值的档案,要设立专门库房,确保它们的保存质量。此外,如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄象机等设施已是当今社会档案管理工作中必备的工作工具。

在具体操作中,档案室对已收集回来的各种档案资料要做好以下几项工作:(1)按学校档案保管的规定,对各处室档案资料收集员送回的档案资料整理立卷,然后登记入库。(2)档案室要定期全面检查,并做好检查记录,发现问题要及时采取补救措施,并报告分管领导,确保档案安全。(3)重视电子文件的归档工作,归档时,还应归档相同的纸质文件,即“双套归档制”。要求归档的电子文件做到:一是齐全完整;二是真实有效;三是格式规范;四是一式两(三)套;五是经过整理,要附《归档电子文件登记表》。(4)认真做好档案统计、补充、销毁等工作。

五、挖掘潜能,保障服务

学校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值,利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。因此,在档案管理过程中,切不可流于形式,整理一些毫无价值的劣质档案,也不能将大批优质档案资料尘封在档案库中。为了充分发挥档案的服务作用,学校领导要高度重视教职工用档意识的培养,让大家认识到,正确用档就是在提升自我素质和提高工作效益,就是在为学校的进步发展做贡献。其次,为了更好地开发学校档案的服务潜能,必须健全和完善档案的检索工具,如汇编《学校档案检索目录》等。有条件的学校可开通校园网,这样既方便了教职工对所需档案资料的查寻,也为社会各界了解认识学校建立了“绿色窗口”。

参考文献:

[1]朱继荣.对高校学生档案管理的思考[J].山西广播电视大学学报,2009,(6).

[2]史淑琴.对远程教育学籍档案网络化管理的探索[J].山西广播电视大学学报,2009,(2).

学校档案管理范文第6篇

加强队伍建设,不断提高档案员的素质是加强档案工作的必要条件。近年来,学院注意把工作认真扎实、责任心强、文化层次高、业务水平强的人员选拔到档案员队伍中来,使档案工作队伍的整体素质有了明显提高。目前,全院专兼职档案员中具有大专以上学历的有×××人,占档案员总数的×××。为了提高档案员的业务水平,学院还突出抓了两方面的工作:一是加强专职档案员工作能力和业务素质的培养。专职档案员承担着组织、协调全院档案工作的职责,其业务水平和工作能力的高低直接影响着全院档案工作的水平。为此,学院除了为档案室订《**档案》、《学校档案》、《中国档案》、《中国档案报》、《学校档案管理基础》等业务书刊,组织他们进行业务学习以外,还积极支持他们参加国家和省档案局举办的业务学习培训班,到兄弟院校和档案工作先进单位学习取经,使专职档案人员的业务素质得到了明显提高。二是加强兼职档案员的培训工作。兼职档案员是档案形成过程中承上启下的“纽带”,既接受院档案室的业务指导,又承担着本单位日常档案的收集、整理、预立卷、移交归档工作。他们的工作态度和能力如何直接影响到档案的质量和完整。为此,学院编印了《档案工作文件汇编》,其中包括《**体育学院档案分类法》,发给兼职档案员人手一册,供学习、参考;定期举办档案员培训班,组织学习《档案法》、《**省档案条例》等上级有关的规章制度,邀请档案工作专家作了“立卷的基本程序和方法”的专题讲座等等。通过学习和培训,收到了显著成效,广大兼职档案员的工作能力和业务素质大大提高。

(二)领导重视,加强管理,形成档案工作网络体系

通过学习《中华人民共和国档案法》、《**省档案条例》、《普通高校档案管理办法》,学院党政领导深刻认识到,档案是重要的信息资源,是学校的宝贵财富;档案工作是反映学校管理水平、关系到学校发展的一项重要工作;只有把它纳入到目标管理的轨道,加大管理力度,才能推动档案工作更快、更好地向科学化、规范化、制度化和现代化方向发展,才能促进学校整体工作水平的进一步提高。基于这一认识,学院于**年成立了由院长任组长、分管院领导和办公室主任为副组长、有关部门领导为成员的院档案工作领导小组,加强了对档案工作的宏观管理和具体指导。**年4月,学院与原**省体育运动技术学院、原**省体育科学研究中心三家合并为新的**体育学院。根据这一新情况,学院又及时对院档案工作领导小组成员做了调整。**年6月针对今年学院有关部门处科干部大范围调整的情况,学院再次进行了一次调整,进一步加强了组织领导,理顺了关系。

为了把档案工作的各项任务落到实处,把档案工作的目标责任下达到基层,提高部门领导和兼职档案员的工作责任感,学院要求各部门的主要负责同志分管本部门的档案工作,兼职档案员具体负责本部门日常工作中形成文件的收集、整理、保管、预立卷、移交归档工作,档案室具体指导基层的业务工作。目前学院已建立了有×××人组成的专兼职档案员队伍,形成了完善的院级档案综合管理体系,为搞好档案工作打下了坚实的组织基础。

为了加强档案工作,充分发挥档案在学院建设和发展中的重要作用,学院拟定了《**体育学院**—**年档案工作发展规划(草案)》,并将其纳入学院的“十一五”建设与发展规划,认真组织落实。院长办公室作为院档案室的直接管理部门,每年的工作计划和总结中,都把档案工作单列一项,认真部署,并在日常工作中抓好任务落实。

(三)规范档案管理,档案设施日益完善

近年来按照上级有关文件精神,学院制定了档案工作的一系列规章制度,并采取多种措施,把档案管理列入了各单位的正常工作,保障了档案的完整、准确、系统。归纳起来,主要有四点:一是实行了学院的各项工作与档案工作的“四同步”管理。即在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。学院把档案工作纳入单位工作计划,纳入领导议事日程,纳入到单位职工的岗位责任制。每年学院和院长办公室的工作计划要点、总结中,都对档案工作进行专门部署和总结。二是建立和完善了文件材料的归档制度,并纳入教学、科研、财会和管理人员的职责范围内,要求在每个重要会议召开、每项科技成果鉴定、基建工程竣工验收、重要仪器设备开箱验收时,专职或兼职档案员都参与进去,保证所形成的档案完整、准确。三是形成了院档案室人员指导下的部门预立卷制度。按照上级文件和《**体育学院档案管理办法》中规定的各类档案归档时间,院档案室及时督促有关部门预立卷,使各类档案在每年的6月底前基本完成了立卷归档。四是加大了对档案工作的经费投入。学院领导对档案工作非常重视,**、**年度在学校经费紧张、各部门都需用钱的情况下拨出专款为档案室添置了有关设备,经费达×××万元之多;**年又投入×××万多元购置了彩色激光打印机、扫描仪、刻录机、奔腾4系列台式计算机、惠普激光打印机以及档案管理软件和去湿机;**年又投入400×××多元购置一台彩色激光打印机。

(四)加强自身建设,不断提高业务水平

近年来,我们采取了一系列措施,加快档案工作的科学化、规范化、制度化和现代化建设进程,加强档案室自身建设,不断提高业务水平。一是建立健全了档案工作各项规章制度。**年3月,根据上级精神和本院实际,我们制定完善了《档案管理办法》、《档案分类法》、《关于文书材料归档范围和保管期限的规定》、《科研档案管理条例》等×××个文件和档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、借阅、利用、保密工作、档案库房管理等项规定,使档案从形成到销毁形成了一整套的制度,工作起来有章可循,有法可依。二是重视了档案的完整、准确、系统。学院在处级以上干部会上、在档案员培训班上以及在日常工作中,都提出了把好“三关”的问题,要求各部门负责人协助档案员把好材料起草关、文件收集关、鉴定验收关。由于各级领导重视,档案员认真负责,制度保障有力,近年来学院较好地完成了以科技档案为主体的各门类档案的立卷归档任务。**年以来各类档案归档率达到了×××,档案的移交建立了完备的交接手续,归档文件完整率、准确率达到×××以上。三是案卷质量严格按国家标准执行。1994年以来,学院档案从目录到封皮全部采用激光打印机打印,案卷格式达到了规范、统一,案卷的合格率接近×××。四是档案保管条件明显改善,**年学院实行了档案库房、办公室两分开,**年按照档案局的要求,我们实行了档案库房、阅文室、办公室三分开,库房面积达50m2,阅文室16m2,办公室32m2,库房面积能够满足档案的需要,还留有一定的余地,并采取了防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施,为库房配备了温、湿度测试仪、灭火器、空调机和去湿机等项设施设备。

(五)加强服务工作,提高档案咨询和信息开发利用率

学院档案室拥有二十多年的各门类档案。近年来,学院利用档案开展了多种形式的档案咨询服务和信息开发利用工作,取得了较好效果。档案室已成为学院档案的保管基地和查找利用的中心。**年全省高校教学工作评价、**年省级重点学科评估、**年申请硕士授权单位、**年高校毕业生就业工作评估、**年高校德育评估、**年成人教育评估、**年本科教学水平评估等各项较大工作和重要活动中,学院档案室均提供了大宗档案材料及数据,并承担、参与编印了多种文件、材料汇编。在档案利用效果方面,学院比较突出的有以下几件:一是**年省里分配教职工住房建设一次性补助经费时,因未将省体育场的×××人列在我院教职工数额之内,所以少拨给我院×××万元,经查**年永久卷,找到了省政府**年明确省体育场归我院管理的文件。由此,省有关部门将少拨的经费全部补发给了学院。二是1992年学院与柴油机厂、自来水公司发生土地确权争执时,三方各持己见,最后经查找档案找到了依据,使这一问题得到了较好的解决。三是**年学院有几处地界确权不清(如综合楼以北、一号楼东北角等),与有关部门产生了争议,经查**年有关档案,省政府会议纪要上写的很明确,这些地方归学院使用。由此,使又一起争执得到了满意的解决。近年来学院档案室编制了4种检索工具,建立了提供利用登记制度,按照档案借阅规定,向有关部门提供了大批档案材料,档案人员调卷迅速、准确。查全率、查准率达×××以上,使档案在为学校教学、科研、管理工作服务中发挥了积极作用。先后参与编撰出版了《岗位责任制汇编》、《**体育学院规章制度汇编》、《校庆30年纪念册》、《校庆35年纪念册》、《校庆35年画册》、《档案工作文件汇编》、《**—**年大事记汇编》、《**—**年科研成果目录汇编》、《德育工作评估资料目录》、《德育工作文件制度汇编》、《德育工作理论与实践研究成果丛书》、《**体育学院“一站五中心”工作制度汇编》、《**体育年鉴》和《**教育年鉴》**体育学院部分、建设和发展中的**体育学院(录相带)、**年新的**体育学院(dvw)、**体育学院宣传片(vcd)、**年**体院新画册等,受到了领导和师生员工的好评。

三、存在的主要问题和今后打算

近年来学院档案工作虽然取得了一定的成绩,但也存在着不少问题,主要表现在两个方面:一是东校区的档案目前只收集、保存了文书档案,而大量的基建档案和具有我院特色的运动竞赛档案均散落在各部门。二是我院档案信息的开发利用比较薄弱,目前**年之前的档案信息因各种原因还未全部录入,阻碍了档案工作上层次。三是档案网络利用工作尚待进一步努力。

学校档案管理范文第7篇

(一)制定严格的工作规范,加强工作规范化建设

工作上树立“服务第

一、发展至上”的理念,严格按照岗位职责办事,坚持"严格、规范、优质、高效"的宗旨,按照“借鉴、充实、改革、创新”的工作原则开展各项工作。

(二)协助校领导和有关部门做好重点工作

协助学校搞好各级各类活动的组织安排工作,保证各级各类活动的顺利开展;安排好学校每周工作以及阶段性工作日程,使全体教职工明确学校近期的工作和任务;做好迎接镇江市第四轮综合督导评估工作。

(三)加大对外宣传工作的力度,努力提高学校的美誉度

进一步拓宽宣传渠道,利用宣传媒体,积极宣传学校的大事、要事、新事以及办学经验、办学成果。

(四)认真做好各种会议的筹备工作

做好相关会议材料的起草、打印和装订工作,安排好会场、做好会议记录。

(五)加强政策学习和提高专项业务水平

认真学习有关政策法规,进一步强化工作职能和工作责任,提高工作效率。在文件登记和批转、来电传达和反馈以及劳资、人事、职评、年度考核等方面工作中严格遵守相应的规范。

(六)积极做好党务和外教工作

按照党建工作要求,切实做好党建活动的安排和党建工作的资料台帐积累,为争先创优工作再上新台阶作出贡献。在争取到“聘请外教”资格和““高中国际教育项目合作学校”资格的基础上,创造性的开展组织、落实工作,为加强国际交流、提升办学品位出谋划策。

(七)认真做好校长办公室的各项事务性工作

积极反映师生的要求,当好校领导的参谋助手;努力协助校领导搞好对外联络与接待来访工作;积极完成学校工作计划和总结的撰写工作;认真处理、服务好学校交办的其他事务工作。

二、工作要求

1、抓好档案管理工作,采取措施切实保障档案管理工作的有序和高效。

2、按照部门职责,结合学校中心工作,找准本部门工作的着力点,及时、规范、高效地完成领导交派的各项任务。

3、在校长室领导下,严格按照学校工作总目标的精神开展各项工作,做到坚持原则、实事求是、办事公道、严守机密。

4、统筹安排,分工协作,各司其职,加强督促,全面、细致地完成好文书工作、秘书工作、劳资工作、人事工作、宣传工作、工作、接待工作、会务工作和年度考核工作等,确保学校各项工作的正常和有序运转。

学校档案管理范文第8篇

[关键词]中专;电子档案管理;方法

[中图分类号]G717[文献标志码]A[文章编号]2096-0603(2015)29-0149-01

中专学校的持续发展过程中档案管理工作的重要性不言而喻。过去部分学校在档案管理工作中采用较落后的方式,现今电子档案管理的应用越来越引起中专学校的重视。

一、电子档案管理的意义

档案是人们生活活动的记载资料,具有十分重要的意义,档案的保管方法随着人类进步的脚步不断变更。部分中专学校采用的仍旧是传统的档案管理模式,然而伴随计算机技术的广泛运用,档案的保管办法已经产生了巨大的变革,中专学校的档案管理应摆脱传统的方式,采用先进的技术进行代替,扩大档案的保存领域。电子档案管理实现资源的共享,信息化的应用可以提供海量存储功能,资源共享功能和跨地域检索功能的实际应用将使得中专院校内的档案保存工作上升到新的水准。

二、保障中专档案管理中实行电子档案管理的安全性

中专学校应提升相关设备设施的安全性能,控制电子档案管理的专一性,对于该系统要进行有规划性的科学升级,对电子档案进行专项化的维护整理,控制设施设备的良好稳定运行。对于重要的档案信息进行必要的备份管理,防止发生意外状况时造成严重的损失。系统内部可以进行防火墙工作模式,通过系统杀毒、网络体检、指纹鉴定等多种科技手段提高系统运行的安全性,最大化地防止电子信息的流失和被盗取。控制电子档案管理的信息安全性是将电子档案管理引入中专学校档案管理中的重要基础和前提。

三、建立完善的规定细则,促进中专电子档案管理的规范化

中专学校内部应该建立一套完整的管理方案,构建具体的使用细则和规章,让档案管理工作逐渐向系统化规范化的方向不断发展。首先对于该部门的工作人员要保证其能力水平。聘用专业化的技术工作人员进行日常管理工作,提升工作人员的安全保密意识,保证自身的职业道德水准,熟悉地操作相关电子系统运行流程,实行灵活的管理,最大化地体现电子系统的便捷性和先进性。

四、提高学校相关领导对电子档案管理的认识

档案信息的性质是保持历史信息,不能直接为学校创造明显的利益价值,管理要求迫切且程度较低,许多学校领导无法认识到档案管理的重要程度。部分中专学校的档案管理数字化设备条件不足,部门内部缺乏相关专业人才。面对如此状况,学校领导首先要改变传统的思想,部门档案管理人员首先应进行电子管理相关方面的学习,提高自身素质,明白档案数字化管理的先进性,积极向相关领导提出建议和想法,主动将现代化科技与档案管理相结合,进行反馈并提出可行的解决办法,学校领导应积极听取相关专业人士的建议,理解电子档案管理对于学校的文化发展和学生老师各级人员的重要性,提供相应的支持方法。从领导层做出相应的政策决定,提供资金和硬件设施方面的基础保障,加大对档案电子管理的重视度,加大人才投入力度和资金投入力度,从根本上改变传统的档案管理部门的地位。

五、提升中专学校的硬件软件设备管理水平

电子档案管理工作由于实现了信息的高速传递及大量存储,这些都要依靠现代化电子技术的发展和进步。在实行电子档案管理工作中不断实行技术的研究工作,提高学校内部的计算机网络技术管理水平。选择合适电子档案管理的安全性软件和设备,根据学校内部的实际情况对相关技术人员制订电子管理的计划,提出具体的实施方案。详细规定包括其具体需要的硬件设备需求,相关设备的购买要依据经济情况量力而行,确保所购买东西的实际应用性和完整性,保证设备的整体实用性。总而言之,中专学校的相关领导应提升对电子档案管理的认识,加大部门专业化人才的培养力度,档案管理人员运用先进技术的科学规划,加强档案管理准备工作,共同努力把握档案数字化管理的总体方向,提升中专学校的综合文化竞争力。

参考文献:

张辑哲.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[D].中国人民大学出版社,2014.

学校档案管理范文第9篇

科学技术的日新月异给社会生活带来丰厚的回报。计算机自应用以来,在各个领域都发挥出积极的作用。计算机引领了信息化社会的发展,信息化进步丰富了计算机的使用功能。档案管理是学校日常管理中的主要工作,档案管理对于学校的发展建设具有重要意义。信息化的档案管理是档案工作今后的发展方向。

二、学校档案实现信息化管理的优势

(一)档案信息化有利于学校档案信息的全面记录。学校档案受教学活动的影响,档案管理中,需要处理很多文字资料、图片资料和视频影响等材料。信息化管理中将纸质材料与电子版材料统一起来,使查阅者在寻找资料时,能够第一时间找到所需的资料。信息化系统存储范围大、处理迅速、保存时间长,这样就会给档案资料更加稳定的保存状态。

(二)档案信息化有利于培养学校档案管理的专业性人才。学校档案工作在当前的很多学校中,都是由教师或者职工来担任,档案工作实际上是一项专业性质很强的工作。但是,在实际工作中,管理的不到位、不均衡,影响了档案管理的质量。档案信息化管理模式的实施,使学校档案管理人员必须要进行一定的学习,才能够掌握档案管理的方法,这就会从专业学习方面硬性的加强档案管理人员的素质,提高学校档案管理的整体水平。

(三)档案管理信息化有利于学校快速建立档案服务“绿色窗口”。学校档案管理的传统方法就是运用信息检索的方式,进行资料查询,这样不仅不准确,而且经常会耽误查阅者和工作者大量的时间,查阅效率很低。信息化管理能够运用计算机技术,建立档案查询系统,通过输入一定的提示字母,就能够按照系统中设置的专业分类,迅速找到所要查找的信息。根据系统化的档案管理,可以建立档案查阅的绿色窗口,使学校内部和学校外部,都能够实现信息的共享。

三、学校实现档案信息化管理的方式

(一)增加基础设备,提供信息化管理的硬件配备。学校档案管理引入信息化管理理念,是档案管理的升级,也是学校管理方式的发展。实现信息化管理要从基础做起,要以客观和主观条件的双重进步作为衡量标准。信息化管理不是单纯的计算机管理,而是将学校档案管理纳入到现代化的管理模式中,从根本上更新档案管理的方式和手段。档案管理信息化是以计算机设备为基础条件,以计算机系统为操作平台。这样就要学校要实现档案管理的现实,要投入必要的基础设备,增加计算机设备的规模和层次,引进先进的管理系统。设计管理系统要以学校的实际工作为蓝本,建立学校档案管理的特殊化要求。

(二)建立规范的管理体制,强化档案管理体系。信息化管理的管理机制尤为重要,学校要根据自身教学管理模式,建立符合需要的档案管理办法,制定档案管理制度,完善档案管理的流程和技术规范,制定一定的安全措施,对档案的浏览权限要有明确的规定,防止档案信息泄露,避免档案工作方式不当带来的损害。档案管理体系需要学校的各个部门都能给予协助,在档案的使用过程和归档工作上,严格执行规定,按照统一的标准进行操作,保障档案管理工作的程序,提高管理效率。档案管理要实现规范化、专业化、科学化管理体系,规章制度的完整是重要条件。

(三)提高档案人员管理技能,加强专业性培训。档案工作是为学校建设服务的,因此,档案信息化管理的标准就是能够为学校提供更直接、更简捷的服务。信息化档案管理依托于现代化的技术,而档案管理工作中,人为操作还是占据主导地位。提高档案人员的管理技能,对于档案管理工作非常重要。学校要定期或者不定期对档案管理人员加强培训,加强管理人员的档案知识和计算机知识水平,同时,提高档案管理人员的责任心,保证档案管理工作能够维持在规范运行的模式中。

四、结语

学校档案信息化管理是一个长期的过程,需要投入基础设备,实行专业人员管理。信息化管理使档案工作更加全面,更加符合档案工作的要求。学校在信息化档案管理工作上,要更新意识,提供必要的条件,使档案工作与其他工作更加统一协调,实现学校信息化建设的新发展,实现信息化管理对于教育教学工作的辅助作用。

学校档案管理范文第10篇

一,今年来的主要工作

1.年度归档和日常性查档服务工作

档案馆今年在对20*年度档案的归档工作中,共收集,整理,归档文书,教学,科技类档案3700余件;声像类档案32G(照片1000余张);财务帐簿,凭证500余册;全年为校内外,单位与个人共提供查档服务1300余人次.

2.学校重大活动的档案保障工作

在学校申报大学,召开科技大会等重大活动中,工作细致,服务到位,多次加班查档及整理大量资料.在近期学校申报大学考察组活动期间,为各相关部门提供了大量档案资料,专家组活动期间,为全力配合与保障,1名同志24小时在办公室值班,其他同志随时待命,确保有随机性任务能够及时到位.在升大学工作需要提供原件的情况下,能够站在学校全局角度,不怕麻烦,工作不打折扣,做到在学校的重大活动中既要按工作需求全力保障,服务到位,又使档案原件在人员经手多,周转环节复杂情况下的无丢失,无损坏,确保档案的安全.

3.迎接湖南省档案局的档案行政执法检查

去年年底至今年3月,湖南省档案局对省直各单位的档案部门进行了行政执法大检查,这是近年来湖南省档案工作的一次重大活动,全馆同志在各个方面做了大量深入细致的工作,在搞好检查接待工作的同时,也把这次检查当作与省直兄弟单位交流和检验自己工作的一次学习提高的机会.一是进一步完善和落实了档案工作组织领导机构,各类职责及各项工作制度,二是规范了业务,全面执行新的业务标准.三是进一步加强和落实安全管理,对库房安全工作进行了重点检查,及时更新,补充了新型灭火器,防潮(杀虫)剂,要求每个同志都能掌握新型灭火器的使用方法;加强了对库房温,湿度的监控.安全性符合档案"十防"的工作要求.在检查中我校档案工作受到了省档案局的一致好评.

4.搞好调研学习,明确工作新思路

升馆后,必须转变思想,提高认识,以新的标准开展工作,才能符合学校对档案工作的新要求.我们一是加强了与上级业务领导机关的联系和交流;二是通过网上了解全国一些特色高校档案馆工作开展情况,并对部分高校进行实地调研.今年五月,档案馆的同志到郑大,黄河科技大,河海大学,南京大学等省内外部分高校档案馆进行了调研学习,了解业务和管理情况,通过学习交流,开阔眼界和思路,了解掌握新的的信息和动态,为档案馆今后的发展打下了基础.

5.对近年来的声像档案进行了系统,规范整理

声像档案是记录学校工作活动的一种重要表现形式,今年档案馆通过学习研究并参考其他兄弟高校的一些经验,对近年来的声像档案进行了更为规范的整理,刻录归档,制作检索工具,在业务上以规范化为标准,在管理和利用上做到科学化和人性化相结合,形成了自己较为成熟和完善的管理方式.目前已基本完成对32G,1000余张数码照片的整理归档.

6.文档一体化管理,档案数字化,信息化工作逐步实施

文档一体化,档案数字化,信息化管理是近年来档案工作的趋势和方向,档案馆通过近几年的研究考察,已纳入了近期工作计划.目前正在积极开展工作,以选择标准规范,推广效果好的档案管理软件及相关配套硬件,随后逐步建立和充实学校档案数据库,加快信息化建设步伐.

7.积极开展网上档案宣传和业务指导活动

为有效利用网络资源,开展网上档案宣传教育和学习活动,档案馆目前正在建设档案工作网站,利用校园网与各系部的档案工作进行交流,开展网上档案知识宣传教育,业务指导,统计,档案查询查阅等活动,在此基础上再把部分档案数字化,建网上校史馆.

二,存在的不足

1.人员的业务知识还需要进一步加强学习和提高.

2.对多媒体档案管理还需要加强.

3.档案编研工作开展不够丰富.

4.部分硬件设施建设需进一步加强.

三,下步主要工作以档案数字化,信息化管理为重点,进一步完善文档一体化管理,充分利用信息技术提高档案管理效率;

2.在档案的收集上适当拓宽收集的种类范围和内容,加大档案的信息覆盖面;

3.在档案的归档上实现网上实时在线归档,即"发文,归档,利用"的三同步,尽力压缩文件生成到归档提供服务的滞后时间.

4.在档案的利用上提出"五,一工程":即手工调档控制在五分钟内完成,计算机,网络调档控制在一分钟内完成;

5.在档案的编研上,编写,续写诸如《组织沿革》,《大事记》,《历次主要会议简介》,《年鉴》,《校史杰出人物简介》及其他校史,人物档案材料;

6.加强收集,统计学校年度工作基本数据,并通过整理形成更多对学校工作具有参考,指导价值的资料;

7.进一步重视和加强对重大工程建设项目(如新校区建设)资料及贵重仪器设备资料的存档工作,为学校今后工作提供历史参考依据;

8.积极开展档案工作的升级达标活动,全面落实《湖南省机关档案规范化管理认证办法》,并以此作为检验和衡量档案工作水平成效的一项重要指标.

四,工作措施

1.改进工作作风,树立良好的服务意识认真落实学校关于加强机关作风建设和实行服务承诺制的要求,外塑形象,内求服务质量,做到着装整洁,热情服务,倡导使用"您好,欢迎,再见"等服务工作文明用语,熟练掌握业务,努力提高服务水平和质量.

上一篇:档案管理员范文 下一篇:档案信息化建设范文