学籍档案范文

时间:2023-03-22 01:30:07

学籍档案

学籍档案范文第1篇

首先我要说明,我肯定上述文章作者提供的文献是很有价值的。但我认为那份文献却根本不是所谓的“学籍档案”,更谈不上“原始”二字!

什么叫“档案”?我现在在专门的档案杂志上,对专业的档案工作者的作者及编者来谈这个问题,似乎简直有点“班门弄斧”的味道。不过,学术乃天下公器,一个常用的名词也应该是世上大众所共识和公用的。我随便找几本词典查了一下,看到对“档案”一词都是这样解释的:指具有查考使用价值,经过立卷归档集中保管起来的各种文件材料。很显然,“立卷归档”、“ 集中保管”是称之为“档案”的必要条件。一般的档案文件大多只有一份或几份,如会议记录、学籍表格、人事材料等等,多量印制广为分发的东西是不能称之为档案的。而且,以前的档案大多是手写或打字的文书(现在当然也包括音像材料甚至电子文本等等了)。

我认为,如果是校方保存下来的当学生时自己填写的表格,或校方保存下来的记有学生名字的簿册记录原件等,才可称为的学籍档案。而现在作者所提供的,只是学校印制的该校师生的“一览表”。既然是印刷品,肯定就不止一件。今从封面上题有原收藏者(该校学生)的名字来看,当是当年师生人手一册的东西,绝非立卷归档、集中保管之物。因此,这怎么能称作的“学籍档案”,而且还是所谓“原始”的呢?

当然,这册“一览表”现在很少见了,如今保存在湖南芷江侗族自治县的档案馆里,该馆对它“立卷归档”、“ 集中保管”以备查考研究之用,把它称作该档案馆的一件档案,是可以的。但这与作者文章题目及文内所说的“原始‘学籍档案’”,是两回事!

要实事求是,不要哗众取宠。

学籍档案范文第2篇

学生;学籍档案;档案管理

学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况,客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况,也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。中学学籍档案主要包括:学生登记表(包括个人简历、家庭情况、学校班级鉴定);学生体育成绩;学生体检情况表;学生汇考成绩表;社会实践表。

学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多,形式多样,在实际管理工作中往往容易出现问题,甚至造成严重的后果。因此,重视中学学籍档案质量,切实抓好和不断提高中学学籍档案质量显得十分必要。

1.学籍档案管理中存在的问题

收集整理是建立档案起始,真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中,存在一些细节问题,如,姓名使用同音字代替,出生日期农历、公历混淆,与户口产生冲突等。

首先应做到内容详实可信,不能夸大;其次应保证字体工整、清晰,便于永久保存。

立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总,工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄,未按要求及时归档,或者材料未及时补充完善,甚至归错档;此外,档案管理方法陈旧,设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。

档案转递的特点环节多、人员杂,容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中,经过的中间环节较多,无论中间某环节出现差错,都会影响学籍档案的顺利转递,从而影响毕业生的正常工作和学习。

档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用,因此,档案的日常维护尤为重要,而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中,应由专门的档案管理部门来保管,并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象,造成档案材料遗失或者信息二次失真,内容失实等。

2.完善学籍档案工作的管理建议

增强档案意识。加强《档案法》宣传,增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识,克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识,激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案,真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理,把档案建设纳入教学计划,纳入管理制度,要给档案管理人员培训的机会,并在经费、设备、库房等方面给予支持,改善工作条件,充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。

建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围,岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序,必要时做出工作流程图,要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准,档案按存放分类清晰,案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准,克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中,用制度去规范管理工作,使学籍管理工作逐步走向规范化。

加强队伍建设,提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学,随着科技的发展,大大加收了档案管理工作的现代化,这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准,还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度,还要具有严谨细致的工作作风,否则,会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。

大力开发利用学籍档案信息资源,主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的,也是学籍档案管理部门的职责。有条件的中学校可建立学籍档案数据库,如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等,以方便师生们通过计算机网络检索,获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。

逐步完善学籍管理机制。为了使学籍档案管理工作落到实处,每学年教育局与档案局应协同组织人员检查贯彻落实情况,及时总结经验,逐步完善学籍管理机制。

3.学籍档案的利用中应该注意的几个问题

采用现代化检索手段。学生学籍档案内容繁多,要能提供准确的服务,仅凭个人的记忆查找检索会很困难且效率低下。因此,学籍档案要采用计算机管理,根据学籍档案的要求,应录入姓名、班号、证书号码等检索条件。只有这样,才能提高查全率和查准率。

严格利用审查。学籍档案具有私密性,在提供利用时一定要注意相关的法律问题,必须按照有关规定要求利用者履行相关的手续,不徇私情,坚持规章制度办事。

利用中要注意把关,利用要严,要细。利用者出于自身利益考虑,常常会提出各种各样的不正当要求,希望按照自己的要求出具相关证明,比如,有的要求改成绩,出具假学历等,这就要求档案工作者坚持原则,严格把关,维护档案的真实性和权威性。

注意保护好学籍档案,由于学籍档案利用频繁,大量的翻阅及复印,会影响其寿命,解决这一问题除了靠传统的纸质档案保护方法外,更重要的是要充分利用现代化的电子技术。

学籍档案范文第3篇

高校毕业生是现代技术、高科技发展的主要人才来源。他们走上社会后,其在大学期间的学习、生活、人际交往成为人生中最美好、难忘的回忆。校友与母校的关系不是一般的关系,而是一种亲情关系。母校与校友之间有着永远萦绕相依的感情,广大校友终生情系母校,关怀着母校的建设与发展;母校也永远惦念着广大校友,关怀校友事业成就。这种宝贵的情谊维系着师生、同学之间千丝万缕的感情,构成了一种不解的情缘。这使广大校友对母校有一种回报的心愿,他们经常关注学校的建设与发展,并愿意为母校做一些力所能及的工作。这种普遍存在的亲情,应该开发,以满足广大校友的心愿和母校的需要。

因此,校友资源成为高等学校人力资源的一个重要组成部分,是潜藏在母校之外的独有的巨大宝库。在高等教育管理体制转型的新时期,在学校自主发展,提高效益的办学道路上,开发校友资源,挖掘校友潜力,充分利用好校友这一学校的特殊资源,使校友资源在学校的发展中发挥更大的作用,是适应新的办学体制,增强学校办学实力、促进学校发展的一条重要渠道。

校友会是学校与校友、校友与校友之间加强联络,增进友谊的重要桥梁;是学校与海内外校友取得联系、获得信息、加强合作的重要渠道。利用好校友资源,关键在于做好校友会工作。校友会的工作是面对全体校友的工作。每个学校都出过名人、名家。翻读历史,都会找出几个杰出人物。这是各高校最为津津乐道之事。一般说来,这些杰出人物不仅在校时有出色表现和成绩,毕业后也是社会的精英和佼佼者。对在校生来说,他们是校友中的典范和榜样;对社会来说,是学校的一种无形资产,是对学校的一种无声的宣传。学校通过各种策略与其进行交流沟通,维持良好的校友关系,可以增大校友对母校的贡献,提高校友对学校的价值。而这些知名校友,并不是孤立的,作为校友群体里的一分子,他们的行为要受到其他校友的影响。普通校友作为个人对学校的贡献可能是微不足道的,但作为群体,他们仍然占有一定的分量,放弃他们,就意味着放弃了他们对学校潜在的贡献,放弃了将其转化为主要校友的机会。母校是校友心中永远的精神家园,校友会应不论“穷校友”“富校友”一视同仁,成为服务所有校友的组织,校友才能迸发出回报母校的巨大物质及精神力量。

高校校友会的工作要有连续性,经常性,要通过各种各样的活动联系校友,强化校友的校友意识,一直不断地提醒校友――你是这个学校出来的,母校记得你!联络校友,沟通信息是校友会的基础性工作。随着信息技术的飞速发展,校友会工作也应逐步实现现代化、信息化、网络化。为此,必须建立起完善的校友信息资源组织,以促进对校友信息的了解掌握。校友工作的信息化建设既是校友工作的一个组成部分,又是拓展校友工作本身的新途径之一。

二、活用学籍档案,丰富和完善校友资源信息库

身处资讯日益发达的现代信息社会,如何更多更及时地搜集有用信息,如何更有效更快捷地利用好这些信息,决定着各项工作的成效。建立校友网络,拓展校友资源,有赖于校友信息资源的收集。建立校友信息库,针对校友信息的特殊性,提供相关有价值的信息,可以从中挖掘校友价值,使之为学校建设与发展服务。

校友信息库是一个日积月累的过程,主要是大规模地查询和分析,要求有大量的历史数据和汇总数据。丰富和完善校友资源信息库,是开发和利用校友资源的基础。而高校学生学籍档案就是校友资源信息的资料库。

作为人才培养基地的高等院校,每年都要向国家输送大量专业人才,与此同时,也会产生一批与人才培养和管理有关的学籍档案,主要包括学生登记表、学籍卡、成绩卡和奖惩材料等学籍管理材料,是学生在校期间所形成的学习、生活的人生的真实记录,亦是校友信息资料不可缺少的组成部分。

三、学籍档案信息网络化,拓展校友资源

2001年开始,全国普通高校全部实行学历电子注册制度,国家教育部为此专门研制了“全国大学生学籍、学历管理系统”软件,该系统从新生的录取简明登记表信息到毕业证书打印、发放、转入校友数据库,贯穿学生在校期间整个的管理过程,形成了一个毕业生完整的电子档案,学籍管理逐步迈向了信息化、网络化。

其中“学籍管理”库是该系统中信息管理的核心,是学生的基本档案信息所在,包括64个字段,如:姓名、性别、出生日期、民族、家庭地址、专业、学制、入学日期、特长、身份证号、健康状况、奖惩记录、社团记录等等。这一段的档案信息记录了一个学生在校期间的所有信息,将学生在校期间的学习情况,健康状况,道德表现,个人爱好以及发展方向等都记录在内。而“综合档案信息”涉及学生衣、食、住,奖、惩、贷,德、智、体、能等多方面信息,其信息包含学生入学前中学段信息、高考信息、在大学期间学习成绩信息、毕结业结论、学生目前的家庭经济状况,学生在校期间的奖励与处分、各类学生的个人简历等。通过与该系统其他功能配合,构成了完整的学生综合性电子档案。该系统的使用规范了全国学生管理信息,充分发挥了信息资源化管理的优势。

学生学籍管理部门应与学校学生工作管理部门、研究生部门、教务部门共同创造条件,运用信息技术将学籍档案智能化,有效及时地将校友各类信息分类、分析、处理。如:计算机可以存储大量的图像、声音等各类数据,学籍档案中可以保存学生的音容笑貌、血型、身份证号等,管理人员可以快速处理、查询、调用校友的各种有关信息。把学籍档案信息化纳入高校办公自动化的总体布局,结合利用高校校园网,开辟窗口,向学校及全社会提供有关的信息服务,利用计算机建立校友网络,加强联络与沟通,充分发挥资源共享优势,扩大学籍档案交流范围,增强学籍档案服务特色与内涵,提供纵深的服务,把单一的不连贯的静资料变成丰富、完整的活资源。使学籍档案信息网络成为一个将计算机、通信网、信息资源网、信息生产者、信息消费者融为一体的全方位网际、网络系统。

去年适逢我们华南师范大学建校七十周年,由于综合档案室较完整地保存了历届学生的学籍档案,并将学籍的案卷级、文件级条目全部录入计算机,现在借助计算机查阅学籍档案只需键入学生姓名,即能在几秒钟内检索出这个学生所有的档案材料,快捷便利,档案利用的查准率和查全率均达到100%,充分发挥了学籍档案的资源优势,把档案资源的开发上升到庞大的资源中心层次,为校友联络工作和校庆典礼筹备工作作出了巨大的贡献。

积极开发学籍档案的信息资源,不断提高利用层次和服务质量,是学籍档案管理工作的真正意义。在市场经济条件下的今天,高校办学规模不断扩大,招生数量不断提高,将使高校学籍档案的利用率大大提高,给高校学籍档案的科学管理和充分利用提供了新的良好机遇。我们要抓住机遇,多角度、多渠道、全方位、深层次地开发学籍档案信息,扩大利用范围,提高利用时效,最大限度地提供高效优质服务。

学籍档案范文第4篇

学籍档案的作用:一是为学生毕业后的查档服务;二是为人才培养模式提供参考作用;三是为各类教学水平评估检查提供原始材料支撑;四是为用人单位选拔人才提供咨询服务。

随着社会科学技术的发展,对人才需求的多元化,高校学籍档案信息资源已成为服务社会最为频繁的查询利用信息,在高校档案利用中占据80%以上。笔者认为,应当不断拓展学籍档案新的服务领域,加强内部机制建设。

健全工作网络,落实职责。学籍档案管理是学校档案管理工作的重要组成部分,健全档案工作网络是做好学籍档案工作的重要措施,落实职责则是做好学籍档案工作的基本保证。理顺学籍档案的管理体制,进一步明确各职能部门对学籍档案工作的职责要求。学校综合档案部门的职责:一是做好档案收集、整理、鉴定、立卷归档指导工作,并加强对各职能部门兼职档案人员的业务培训和工作指导;二是要做好学籍档案的整理与开发, 拓宽学籍档案的利用空间;三是要建立完善查询系统和科学的检索体系;四是要瞄准利民需求,与学校就业推荐工作相结合, 开拓满足不同人群需求的学籍档案信息查询系统。

加快现代化建设,提高管理水平。随着校园网的建设和改进,提高信息的处理速度和工作效率,促进学籍档案管理进一步现代化已势在必行。在保持良好的传统纸质档案建设的基础上,加速学籍档案的综合管理应用于计算机网络技术之中,这不仅可以有效提高自身工作效率,加快信息处理,提高学籍档案二次开发与研究,同时还有利于加大信息量的覆盖面,最大限度地满足各方面对学籍档案信息查询的需求, 使学籍档案信息的价值得到真正体现,信息资源得到充分利用和应有的共享。

加强学籍管理队伍的建设。学籍管理队伍是学籍管理工作的主体, 是学籍管理工作的执行者。学籍管理队伍素质和管理水平的高低,是管理质量的优劣,直接关系到高校教学工作的运转和教学质量的提高与社会的影响。学籍管理人员必须熟练掌握计算机应用于高校学籍管理的操作技能,熟悉有关学生学籍管理的政策、规章与条例、办法,具备学籍资料收集、整理分类及分析鉴别的能力。对学籍档案要提前介入,打破传统观念,改进事后归档的做法,主动与各部门沟通,有针对性地抓好学籍档案收集工作。遵循规律,做好前端沟通指导工作。高校档案部门应根据学籍档案材料形成的规律, 从材料形成的源头抓起 ,按照档案归档原则,注意将实际工作中产生的新类型学籍材料列入归档范围, 发现问题及时会同有关部门协商解决,与形成部门一同创新学籍档案管理模式。

随着高等教育发展的不断深入, 学籍档案管理工作将更加复杂和重要。在信息化条件下如何构建拓展学籍档案管理模式, 是教学管理工作在新时期需要着力研究的课题。这一课题迫使各高校教学管理在发展中不断提升。

学籍档案范文第5篇

关键词:学籍档案 管理 作用 现状 建议

中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2013)04(b)-0223-02

高职学籍档案管理是学校教学管理工作的一个组成部分,也为骨干校建设提供有价值的支撑数据,学籍档案是在学籍管理过程中生成的,这些学籍档案材料要求教务工作人员认真收集、整理、装订,并按照学籍档案管理的要求立卷归档送交学校档案部门永久保存。学籍档案除了能为师生提供使用,还要为教学、科研、行政管理和骨干校建设提供服务。

1 高职学籍档案管理工作的重要作用

随着教育体制的改革、人才的选拔、就业观念的转变,高职学籍档案在社会中得到越来越广泛的重视和应用。因此,完善高职学籍档案管理,研究其特点及规律,分析学籍档案管理中存在的问题,探讨对策,不但可以促进高职档案管理的发展,而且对于推进教学改革、提高教育质量和办学水平等都有着重要的意义。

学籍档案的形成有一定的过程和时段,文件之间有不规律时间联系,学生的学籍档案有明确的起始和终止时间,形成以时间为进程。学籍档案不仅影响到整个学校档案管理的完整性,更重要的是会影响到对一个人的全面了解和如何合理的使用人才,高职学籍档案包括录取新生花名册、新生登记表、学籍卡片、在校名册、学生成绩总表、毕业审批、论文答辩、学生学籍异动材料、学生奖励(优秀学生、奖学金等)材料、学生违纪处分材料等等,记载了学生自入学到离开学校整个学习和生活的过程,具备查考价值的资料档案。因此,收集和利用好高职学籍档案,是高职学校档案管理工作的重要任务,为了能让学籍档案管理为骨于校建设提供有价值的数据,应该采取有效措施逐步完善学籍档案管理。

2 高职院校学籍档案管理工作中的现状

高职学籍档案记录了一所学校自办学后所有学生的在校信息,与每位毕业生的切身利益息息相关,具有凭证作用及社会服务功能,前段时间,有很多已经毕业的学生回校查学籍档案,因工作后表现优秀,现要被选拔、任用、考核,需要在校期间的学籍档案,并要求复印,学校虽然有这些学生的学籍档案,但往往这些数据都存在填写内容不全,杂而很乱,造成档案资料的缺失。看到学生的无奈,我们深深地体会到: 高职档案部门必须抓好学籍档案管理,决不能再给学生留下任何遗憾。学籍档案包含的内容较多,随着高校招生人数的增多,高职的学籍档案管理工作压力越来越大,受传统的管理理念和管理方法的制约,目前高职学籍档案管理工作主要存在以下问题。

2.1 高职学籍档案管理制度不完善,标准不统一

虽然多数高职学校都按照教育部颁布的学生管理规定去进行学籍档案管理工作,但是没有一个统一的管理标准,都按照自己的理解和方法去管理学籍,没有建立一套完善的学籍档案管理制度,使高职的学籍档案管理工作不能落到实处,导致学籍的原始档案残缺不全或杂乱无章。导致学籍档案材料杂乱且降低了使用的价值。

2.2 职责范围不清,管理意识缺乏

高职教学管理人员认为学籍档案没什么实际用途,学籍管理人员缺乏应有的学籍档案管理意识,在实际工作中,有些学籍档案的填写错误或格式不统一,没有严格的按照档案管理相关规定对档案进行管理,使档案失去了它的真实性和应用性。教学管理有关部门职责范围不清,学生在校期间一些重要信息资料,如奖学金或竞赛项目获奖材料,计算机等级考试证书、大学英语三四六级考试取得各项比赛的材料和所受处分材料等等缺乏完整性,有的根本没有记录,使得学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性,给今后的管理带来诸多不便,也会影响高校学籍档案的质量,从而削弱了学籍档案的社会价值。

2.3 高职学籍档案归档质量偏低

学院教务处在整理2001级至2009级学籍档案时,发现学籍档案里错误很多,如填写内容不全、出现错别字、乱填乱改、文字材料纸张规格不对、学生毕业照片版面多样,并没有按要求的粘贴、材料没按规定传递或文件丢失、学生鉴定表填写雷同等等。以上原因都是因为教学管理部门收集资料缺乏监督检查和业务指导,导致学生学籍档案在收集整理过程中出现缺失和混乱,造成学籍档案缺乏,学籍档案无法为学生提供服务。

2.4 高职学籍档案没有充分发挥潜在价值,帮;原因是管理模式落后

学籍管理人员没有认识到档案管理与学籍管理相统一的重要性,工作中缺乏主动和创新性,高职档案管理工作随意性大,制度不严,管理的落后,使得学籍档案在教学管理、教学研究及学生管理工作中没有及时有效地发挥作用,高职学籍档案管理只是停留在收集、整理、归档的层次,没有对学籍档案进行深层次的信息加工,没为教学创新或教学管理提供有价值材料依据,也很少为骨干校建设提供有价值数据,无法实现学籍档案最大价值。

3 做好高职学籍档案管理工作的建议

高职学籍档案的内容包括学生在校学习期间形成的具有保存利用价值的信息档案,是教学档案的主体和核心。这些在学生成长与实践活动过程中所形成的文字材料,真实地反映了学生在校的全过程,对于学校、个人及社会了解学生具有重要的凭证作用和参考价值。那么,如何加强高职的学籍档案管理工作,使高职学籍档案的发挥最大价值,是目前高校管理者值得思考的问题。

3.1 明确认识学籍档案管理的重要性

学籍档案管理是高职院校管理工作的重要组成部分,是为高职院校各项决策服务的,是为骨干校建设服务的,是为广大师生服务的。学籍档案是关系到学生自身前途有价值的资料信息,是学生步入社会留给用人单位第一印象。目前高职学籍档案分散于学工处、教务处、各院系等职能部门,各教学管理部门应加强沟通,形成良好的资源共享,这样就要求学籍管理人员必须认真履行岗位职责,加强学籍档案日常管理,注重对学籍材料的收集和积累。并对平时形成的学生各种学籍材料,规范的进行整理、登记、分类、编目并及时归档,管理人员要从思想上认识到学籍档案的重要性,明确归档要求和范围,并制定有关学籍材料归档的规章制度。

3.2 跟踪收集,实行动态管理

学籍情况一直处于不断的变化之中,这就要求各职能部门、各个环节负责学籍管理的工作人员,应根据新的情况变化对有关学籍管理的文件材料,随时收集整理,及时认真记载。一份学籍档案的形成从入学登记到毕业证的审批要经过几年的时间,跟踪收集就是对学籍异动学生的学籍材料进行后续补充收集,这些材料跨越时间长,不一定具有连续性,这就要求学籍管理人员高度负责、主动跟踪收集、补充归档,只有将各环节中的形成材料收集齐全并加以整合,才能确保学籍档案的完整性。

3.3 提高为学生服务的意识

学校领导、各职能部门领导要高度重视高职学籍档案工作,要结合实际,使全体师生增强对学籍档案的重视,支持高职学籍档案的收集、检查和整理工作。学生管理老师,特别是班级辅导员,要明确学籍档案对学生的重要性,使学籍档案收集整理过程走上规范制度化的道路。招毕办、学生处、教务处、学院办公室、各院系部要协作,保证学生学籍档案的收集、整理并及时、准确、全面的保证学籍档案工作的顺利进行,只有各教学部门联合起来,这样才能更好的为学生提供准确、有价值的资料。

3.4 加强高职学籍档案信息化建设,体现学籍档案价值

学籍网络信息化管理,使全体师生信息传输更加方便、快捷;各个院校的教务系统、学生管理系统、招生与就业管理系统和各系部应实行对接,建立学籍档案的信息库,实现信息查询的实时互动。这就要求理顺管理部门的工作职责,使学籍档案收集按时、保质的按制度进行,学籍档案管理应分清责任并明细化。要达到这种管理模式,高职学籍档案管理人员就需要学校方方面面的理解和支持。同时,学籍档案的工作人员一定要与时俱进,充分认识学籍档案管理工作的新要求,积极探索学籍档案开发利用的创新思路和方法。

参考文献

[1] 魏赤.浅谈加强学籍教学档案管理的要素、流程和方法.河北教育学院学报:哲学社会科学版,2009(1).

[2] 冯文平.浅谈学籍档案管理中存在的问题及对策[J].开封大学学报,2004(2).

[3] 曾虹,加强学籍管理实现学籍档案价值[J].兰台世界,2007(11).

[4] 唐伟元.学籍学历电子注册与高校学籍管理[J].宿州学院学报,2008(4).

学籍档案范文第6篇

关键词:学籍档案;干部学院;档案管理;信息化

档案管理工作是衡量干部学院教育质量和管理水平的一个重要标志,而学籍档案是干部学院档案的重要组成部分。管理和利用学籍档案是干部学院管理工作中的一项基础性工作。加强学籍档案的管理,促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化,对规范干部学院的教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有着巨大的促进作用。本文结合笔者多年档案管理工作的经验,围绕干部学院的学籍档案管理,讨论了其主要内容、主要作用和存在的问题,对目前如何加强干部学院学籍档案管理工作进行探讨。

一、干部学院学籍档案的主要内容

学籍档案是学生从入校到毕业分配的整个在校学习过程的原始记录,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的,具有保存与利用价值的文件材料。依据根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》,结合干部学院的实际情况,干部学院学籍档案主要包括:1.招生计划、新生名册等;2.在校学生名册,新生登记表,学生学籍卡片、考试成绩卡,学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料;3.学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表;4.各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩;5.学生奖惩材料:获奖、评优、处分等;6.毕业证书和发放登记表;7.毕业分配单位统计表和签约单位合同;8.扩展材料——毕业生跟踪调查统计情况:使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。

二、干部学院学籍档案的主要作用

学籍档案对个人、学校和社会都具有重大价值。1.对个人而言,学籍档案记录的内容是评价学生在校表现和学习情况的依据。因此,学生在校期间,通过了解学籍制度,可以明确努力的方向、规范自己的行为[1] (P.70-71),并有意识地遵循有关规则,从而促进良好学风的形成。学籍档案作为学生在校期间真实情况的证明,学校可据此为学生开具相关证明。2.对学校而言,学籍档案的建设是学校基础性建设之一,学籍档案的管理是学校日常管理的重要部分。好的学籍档案管理制度可引导教学活动的有序进行,有效降低学校管理成本。学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化水平在一定程度上体现着干部学院的教学管理水平。加强学籍档案的管理,可大大提干部学院的管理水平。3.对社会而言,学籍档案是用人单位挑选人才的重要参考依据,学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响单位对学生的评价。此外,用人单位对毕业学生的反馈情况进行统计分析和评价,可以为学校拟定人才培养方案提供重要依据,有助于促进干部学院向社会输送全面发展的、社会迫切需要的合格人才。

三、存在的问题

目前,针对妇女干部学院适应社会发展需求的需要,专业变化快,办学形式和生源多样化,学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面。在这样的形势下,学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题。主要有:1.管理体制不够完善,管理比较混乱;2.学籍档案的内容复杂,数量繁多,建设周期长,在学籍档案形成过程中,由于各种原因很容易造成档案不全或档案丢失,使学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性;3.由于档案管理人员工作量大,任务繁重,却往往不受重视,使得人员流动性较大造成缺乏相对固定的专业队伍,或责任心不强等导致档案管理工作出现脱节现象[2] (P.67-68)。

这些问题的存在给学籍档案的持续建设、有效管理和利用造成了不便,严重影响了干部学院学籍档案管理的质量。因此当务之急是要针对存在问题,切实加强学籍档案管理水平,实现学籍档案的科学管理,从而提干部学院管理水平。

四、加强学籍档案管理的主要途径

加强学籍档案的管理应从以下几方面入手:

1.完善学籍档案管理体制,提高管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一,必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划,完善管理体制,从而加强对档案工作的领导和管理。建立和完善归档制度,分散收集,集中管理。学籍档案的归档纳入各部门人员的职责范围,做到每学期、每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别,保证其真实可靠。还应制定完善的考核管理制度和激励机制,奖罚分明。

2.加强学籍档案管理人员培训,提高素质,稳定工作队伍。学籍档案管理是一项非常细致的工作,具有极强的程序性和专业性[3] (P.97-98)。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识;必须热爱档案事业,忠于职守、遵守纪律;必须有极大的责任心和学习精神,经常研究工作中出现的新情况,解决新问题。要建设这样一支队伍非一朝一夕可以实现,干部学院的领导者必须重视档案管理人员的培训,提高管理人员素质;必须有针对性的引进人才,培养人才,适当提高人员待遇,稳定学籍档案管理队伍,保证档案管理工作的严肃性与持续性。

3.推进“档案信息化”,促进学籍档案现代化建设。在目前整个社会大环境中,档案工作正随着经济、社会和科学技术的发展不断发展变化,学籍管理手工操作的传统方法已经不能适应广大干部学院学员人数多、工作量大的现状,“档案信息化”、“数字档案” [4] (P.984-985)等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势,可大大提高学籍档案管理的效率,存储信息量大,检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。这是信息技术、网络技术的快速发展给学籍档案管理带来的新的机遇。就笔者多年工作经验,以下几方面是干部学院学籍档案管理信息化建设的基本要求:硬件设备的准备:计算机、扫描仪、服务器、存储设备等;软件:应该购买或开发专门的档案管理软件以进行档案的输入、查询、输出等;[5] (P.84-85)档案信息化管理制度的建立:包括档案收集、输入、校对、审查、储存、备份、修改、查阅等制度;条件好的干部学院也可将档案管理系统与学校信息网整合,以方便用人单位作网上查询以便选才或甄别学历真假;[6] (P.130-131)做好病毒及黑客的多层次防护;专职人员培训制度及标准操作流程的建立;引进信息化管理的专门人才。总之,学籍档案计算机信息化管理是现代社会学籍档案管理发展的必然之路,已成为衡量干部学院学籍档案管理水平高低的重要指标。

随着社会的进步和发展,干部学院的社会需求也在稳步上升,保证学籍档案的真实、完整、准确,是衡量学校管理水平和教学质量的标尺之一,因此,加强学籍档案的建设和管理是干部学院长期而又与时俱进的工作。本文结合实际工作经验,就干部学院学籍档案的内容、作用谈了一些认识,针对目前干部学院学籍档案管理工作中存在的普遍问题,论述了从完善管理制度、提高管理队伍素质、学籍档案信息化管理的发展趋势三方面加强学籍档案的管理,希望对干部学院学籍档案管理工作的提高有所助益。

参考文献

[1]金玉洁,黄保,刘臻.高等学校学籍档案管理与利用[J].石油教育,2006,(3).

[2]吴珊.浅谈高校学籍档案管理工作[J].湖南财经高等专科学校学报,2005,(2).

[3]宝莉.学籍管理初探[J].内蒙古电大学刊,2006,(4).

[4]杨兰,李秦,陈晓芬.高校科研档案管理问题分析[J].重庆邮电学院学报,2006,(6).

[5]彭红.档案管理与信息化建设[J].河南科技,2011,(13).

学籍档案范文第7篇

【关键词】学生,学籍档案,档案管理

学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况,客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况,也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。

学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多,形式多样,在实际管理工作中往往容易出现问题,甚至造成严重的后果。因此,重视高校学籍档案质量,切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。

一、学籍档案管理中存在的问题

1.收集整理是建立档案起始,真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中,首先应做到内容详实可信,不能夸大;其次应保证字体工整、清晰,便于永久保存;最后要注意一些细节问题,如,姓名使用同音字代替,出生日期农历、公历混淆等。

2.立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总,工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄,未按要求及时归档,或者材料未及时补充完善,甚至归错档;此外,档案管理方法陈旧,设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。

3.档案转递的特点环节多、人员杂,容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中,经过的中间环节较多,无论中间某环节出现差错,都会影响学籍档案的顺利转递,从而影响毕业生的正常工作和学习。

4.档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用,因此,档案的日常维护尤为重要,而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中,应由专门的档案管理部门来保管,并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象,造成档案材料遗失或者信息二次失真,内容失实等。

二、完善学籍档案管理工作的建议

1.增强档案意识。加强《档案法》宣传,增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识,克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识,激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案,真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理,把档案建设纳入教学计划,纳入管理制度,要给档案管理人员培训的机会,并在经费、设备、库房等方面给予支持,改善工作条件,充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。

2. 制定统一标准并树立全局观念。高校学籍档案管理必须制定统一标准,包括基础标准、技术标准、程序标准。标准的实施意义就在于统一,要切实改变各自为政、各行其是的局面,主管部门应加强协调,统一要求,在制定各类表格的形式、纸张大小时要考虑到归档整理、装订、裱糊等问题;要树立整体观念,服从大局,用标准去统一行动,用标准去规范管理工作。特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的收集、检查和审核工作,严把质量关,确保档案材料真实完整、齐全规范。

3. 健全管理制度。严谨、科学、完善、配套的学籍档案工作规章制度,是协调、有序、正常地开展学籍档案管理的可靠保证。职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度,做到有章可循,有据可依,照章办事。同时,各级领导应该把执行制度作为加强制度建设的重点来抓,使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻执行。

4. 改进档案管理手段以提高工作效率。随着教育事业的迅猛发展,各院校改革力度加大,教学上推行规范化、科学化的管理制度,对学籍档案管理工作提出了更高要求。过去靠人工整理、归档的档案管理方法,已不适应形势发展的需要。为了使教学工作与建档工作同步发展,进一步强化与完善学籍档案管理工作,学籍档案管理人员要在不断提高政治思想水平的前提下,掌握先进的科学技术,熟练使用计算机并努力充实业务能力,包括听、说、写、计算和具体操作能力及处理各种事务的能力。目前,不少高校的教务处建立计算机房,引进复印机、打字机、扫描仪等现代化设备,使学籍档案管理的工作效率大大提高,为毕业生资格审查、学位评审提供了翔实的档案材料,从而有效地发挥了学籍档案在教学管理中的重要作用。

5.加强队伍建设,提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学,随着科技的发展,大大加收了档案管理工作的现代化,这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准,还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度,还要具有严谨细致的工作作风。

6.大力开发利用学籍档案信息资源,主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的,也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库,如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等,以方便师生们通过计算机网络检索,获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、档案资料查询等提供有效信息。

总之,学籍档案与个人的利益息息相关,以后提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系,管理好学籍档案至关重要。

学籍档案范文第8篇

关键词: 中职学校学籍档案管理 管理现状 档案内容 管理特点 加强措施

“学籍”专指符合招生规定条件被正式录取,并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。学籍档案是中职学校档案的重要组成部分。管理和利用学籍档案是中职学校管理工作中的一项基础性工作。健全和完善学籍档案的管理,加强学籍档案的开发和利用,促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化,对规范中职学校的教育教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有巨大的促进作用。

一、中职学校档案管理的现状

为适应社会的发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学形式和生源多样化的转变,学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面。在这样的形势下,学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题,主要有:

1.品种繁多,内容复杂,管理难度大。中职学校为适应市场发展,逐步开设了名目繁多的专业,这也是为了在剧烈的市场竞争中求得一席之地。中职学校不仅有中职,还有中专大专连读、3+2班、大专函授班等办学层次,而不同层次的学籍档案管理要求不相同,但没有统一的档案管理规章制度,各行其是,显得杂乱无章。

2.中职学校现行的学籍管理制度欠完善、欠规范。现阶段中职学校的综合管理工作纷繁复杂,其内部的档案管理如人事、财务、校志、教育教学(包括教学计划、课程、教材、考试、学生成绩、学籍、德育等)等档案管理也多种多样;同时,少数中职学校把学籍档案工作与教学中心相比较,认为学籍档案管理无关学校整体工作之痛痒,“不足挂齿”地不加重视或重视不足。因此,中职学校在学籍档案管理方面制度的制定工作之疏漏在所难免。

3.中职学校的学籍归档程序欠明确、欠适当,档案信息的存储又欠安全。少数中职学校的学籍管理是“摸着石子过河”,对学籍电子文件的归档程序缺少制度约束、要求欠明确;较少使用专用电脑或电脑未加密或未设置访问权限,档案数据储存分散,未进行备份,防病毒措施较差,易于丢失。

4.中职学校纸质学籍档案的归档整理不及时,信息完善不足。少数中职学校的建校时间较长,学籍档案因未按年代及时分门别类地有秩序存放而导致其积压堆积众多;同时,新近学生的学籍,应做齐资料的却没有及时补足,或任意增删丢弃而导致档案或遗失或信息不全或索引困难,这都势必会影响日后档案的开发利用。

5.中职学校学籍档案管理的专业人才缺乏,档案管理设备落后。一方面,中职学校档案管理的理念、内容和方法、人才资源培训和使用的方式依然陈旧,抑制着学籍档案的正常管理,另一方面,随着时间的推移与学生学籍档案不断增加,原有保存学籍档案的存储条件已不能满足学籍档案的数量日益增长的需要。

二、中职学校学籍档案管理的内容

学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程中在德、智、体各方面发展状况的真实记载和反映,是学生整个在校学习过程的原始记录,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的,具有保存与利用价值的文件材料。根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》,结合中职学校的实际情况,中职学校学籍档案主要包括:(1)招生计划、新生名册等;(2)在校学生名册、新生登记表、学生学籍卡片、考试成绩卡、学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料;(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表;(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩;(5)学生奖惩材料:获奖、评优、处分等;(6)毕业证书和发放登记表;(7)毕业生就业单位统计表和签约单位合同;(8)扩展材料,即毕业生跟踪调查统计情况:使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。

为适应社会发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学层次多样化的转变。招生种类多导致了学籍档案复杂多样的局面,各教学部门各行其是,要求不一,甚至该归档的不归档,这给中职学校学籍档案管理工作带来了一定的困难。另外,随着高科技的发展,假毕业证日益增多,为了更好地杜绝和打击假证的泛滥,确保毕业证的真实可信,各中职学校必须做到有证可查,有据可依。

三、中职学校学籍档案管理的特点

1.复杂性。中职学校学籍档案的内容十分复杂,包含学生在校期间的各种表现及相关情况,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列活动中形成的具有保存和利用价值的文件材料。

2.多变性。中职学校学籍档案产生形成的周期较长,学生学籍情况处于不断的变化中,比如有的学生考试成绩可能从不及格到补考及格;有的可能从受处分到取消处分;有的可能从休学到复学等,这些变化都要及时做好记载,以便准确反映学生的学籍情况。

3.保密性。每份学籍档案都记载了学生的很多个人情况,如姓名、照片、出生日期、身份证号码、成绩记载等,这些都属于个人隐私,在一定的范围内需要保密,要按照有关规定进行管理。这既是对学生的爱护,又是学校防止出现因学籍档案管理不善而引发法律纠纷的必要举措。

4.利用的频繁性。学籍档案是中职学校档案利用最频繁的。学生报考高一级学历层次(如专科或本科)、证书丢失、应征入伍等,都需要利用其在校期间的学籍档案。用人单位鉴定证书真伪、学生找工作等利用学籍档案的也不在少数。

四、加强中职学校学籍档案管理的措施

1.针对中职学校办学层次多样化,要逐步完善学籍档案管理制度,统一要求,做到学籍档案的种类和内容合理有序,多而不杂。

2.各级领导要关心和爱护基层学籍档案管理人员,提高待遇,积极创造条件,通过培训、经验交流、考察学习等方式,使他们接受系统的档案管理业务知识培训,提高业务能力。同时,要坚持档案管理人员持证上岗制度,确保在岗档案工作人员的素质和要求,使之逐渐形成一支相对稳定的、责任心强、水平较高的专业队伍。

3.加强学籍档案管理规范化、程序化和高效化。在中职学校中要逐步推行电子学籍档案管理,利用校园网进行学籍档案管理,将工作人员从繁杂、低效、重复的工作中解放出来,改变过去的“经验型”和“手工操作”管理模式,使数据可靠、准确,情况反馈及时、迅速,增强管理工作的科学性和时效性。

五、做好中职学籍档案管理工作的方法

1.做好学籍档案的收集和整理工作,保证学籍档案的完整齐全。学籍档案的收集、整理是学籍档案管理工作中的基础环节,直接决定着学籍档案的质量和齐全程度,也关系到提供利用工作能否顺利进行。因此,做好学籍档案的收集、整理工作尤为重要。

(1)做好前期指导工作。一是要与教学管理部门和学生管理部门协商、研究有关学籍材料项目的设计和范围的确定,尤其重视学籍材料项目的设计与学生的动态发展联系起来,完整地反映学生在校期间的全面情况。二是要做好归档前的立卷工作,按照档案整理立卷的规范,在形成部门移交学籍档案前做好相关指导工作,尽量把问题解决在归档前,以保证学籍档案进馆(室)的质量。

(2)主动收集,跟踪收集。由于学籍档案具有复杂多样、产生形成周期长的特点,如果不熟悉学校的办学模式,不主动了解学校的办学情况,那么很可能出现学籍档案收集不齐全的问题。所以,在收集学籍档案以前,就要主动收集相关资料,比如,当年毕业班级数量、每个班的人数、各班的毕业率等。跟踪收集主要针对毕业或肄业学生学籍材料的后续补充收集。由于学生毕业或肄业以后其补充的材料都是由教务部门形成的,因此档案部门就要加强与教务部门的联系,并做好宣讲工作,尤其要让相关人员意识到这些材料的重要性,从而密切配合档案部门,主动把这些补充材料交到档案部门。

(3)做好检查验收工作。由于学籍档案材料的内容繁多,加上档案整理人员繁多,学籍档案的立卷整理质量就参差不齐。这就要求在收集时进行检查,一旦发现问题,就立即予以纠正。

2.针对中职学校办学形式和生源多样化,要逐步完善学籍档案管理体制,提高管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一,必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划,完善管理体制,从而加强对档案工作的领导和管理。要建立和完善归档制度,分散收集,集中管理。将学籍档案的归档作为各部门人员的职责,做到每学期、每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别,保证其真实可靠。还应制定完善的考核管理制度和激励机制,奖罚分明。

3.加强学籍档案管理人员培训,提高素质,稳定工作队伍。学籍档案管理是一项非常细致的工作,具有极强的程序性和专业性。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识;必须热爱档案事业,忠于职守、遵守纪律;必须有极大的责任心和学习精神,经常研究工作中出现的新情况,解决新问题。要建设这样一支队伍非一朝一夕可以实现,中职学校的领导者必须重视档案管理人员的培训,提高管理人员素质;必须有针对性地引进人才,培养人才,稳定学籍档案管理队伍,保证档案管理工作的严肃性与持续性。

4.推进“档案信息化”,创新利用方式,主动提供服务。随着经济、社会和科学技术的不断发展变化,学籍档案管理手工操作的传统方法已经不能适应广大中职学校办学形式和生源多样化的现状,“档案信息化”、“数字档案”等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势,可大大提高学籍档案管理的效率,存储信息量大,检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。利用学籍档案包含的丰富信息,完全可以主动为学校的教学、管理和社会服务。比如,可以统计出各项数据,如各届各班的毕业率、优良率、及格率、不及格率、淘汰率等,结合产生这些数据的其他教学档案材料和背景资料(生源状况、师资水平、教学大纲、教学计划等)加以分析,提供给教学管理部门,以便教学管理部门对教学管理工作进行评估,为制定教学管理措施,改进教学方法,提高教学质量提供信息支持。再比如,建立学籍档案数据库,设置一定的进入权限(出于保护学生隐私的需要),供学校和社会查询利用,减少利用者上门查询的麻烦,也减少档案管理人员的工作量,从而提高办事效率。

随着社会的进步和发展,中职学校在高速发展,中职学生的社会需求也在稳步上升,保证学籍档案的真实、完整、准确,是衡量学校管理水平和教学质量的标尺之一,因此,加强学籍档案的建设和管理是中职学校长期而又与时俱进的工作。

参考文献:

[1]丁华东.信息资源管理:当代档案管理之主流范式.档案学通讯,2006,4.

[2]宝莉.学籍管理初探[J].内蒙古电大学刊,2006,(4).

[3]刘洋.试析高校教学档案管理的现状[J].世纪桥,2008,(6).

学籍档案范文第9篇

学籍档案对学生来讲极为重要,是学生在本阶段学习的重要记录凭证也是其进行下一阶段学习或者工作的重要保障,因此做好中学学籍档案管理工作就显得具有较强的现实意义。笔者在本文中首先研究了中学学籍档案管理中存在的问题,然后提出对学籍档案管理进行优化的措施,同时还研究了在利用档案过程中应该注意的相关问问题,以期更好的管理中学学籍档案。

关键词:

中学;学籍档案;问题;解决措施

进入新新世纪后,国家对教育教学愈加重视,同时作为学生重要的学习记录,学籍档案管理工作异常中重要。学生在中学期间的活动情况主要由学籍档案进行记录,是学生升学、工作等重要的依据,科学的管理学籍档案,是每一位档案管理人员的首要任务。对学生来讲,学籍档案极为重要,一旦在管理中出现问题,会严重影响学生今后的学习和工作。基于学籍档案管理的重要性,对中学档案管理中存在的问题进行研究并提出有针对性的解决措施就显得具有较强的现实意义,笔者在本文中对此进行探讨和研究。以期进一步促进中学学籍档案管理工作。

一、学籍档案管理中存在的问题

1、学校管理者的重视力度不足

一般情况下学校配备的学籍档案管理人员较少,从学生进入中学到学生最终毕业,要经历很多工作,工作任务量较大,同时由于学生众多,无形中加大了总工作量,虽然在此背景下,但是学生其他工作部门还会借用档案管理员协助开展相关工作,导致管理人员过于繁忙,同时学校配备的相关设备陈旧,一些学校的学籍档案管理人员没有自己独立的工作空间,时长出现学籍档案丢失的情况,繁重的工作,较大的工作量导致档案管理员具有较大的流动性。

2、管理学籍档案的模式陈旧

中学学生学籍档案具有繁多的内容,要想保障服务的准确性,仅仅凭借个人的记忆进行检索显得极为不易,不仅效率低下而且容易出错。所以,笔者建议应该在中学学籍档案管理中使用计算机,不仅提升档案管理的工作效率,更能保障其正确性。

3、学籍档案管理人员衔接不畅

由于学校学籍档案管理人员艰苦的工作环境,因此造成人员流动较大,对学校持续性的建设、管理和利用学籍档案造成严重的影响。所以,当前最紧迫的就是针对存在的问题,提出有效的解决措施,切实提升学籍档案的管理质量和效率。

二、提升中学学籍档案管理质量和效率的措施

1、学校重视

鉴于中学学籍档案工作的特殊性,作为学校管理人员对该项工作应该加以重视,在硬件、软件建设上全力支持,给相关管理人员独立的办公空间,配备专职学籍档案管理人员,并加大智力投入,持续培养,保障学籍档案管理人员具有较高的工作技能。

2、强化意识,明确职责

学校相关部门应该对学籍档案管理工作人员的工作环境进一步优化,作为学籍档案管理人员应该自觉学习相关知识和技能,不断提升工作意识、服务意识,明晰自身工作重要性,严格按照相关规定科学的管理学籍档案。

3、重视培养,构建强队

要想提升中学学籍档案的管理质量,拥有一支高水平的管理队伍极为重要。管理人员不仅政治素养高,还应该具有较强的职业技能,因此这就要求当前在中学从事学籍档案工作的人员应该不断深化学习意识,在各方面提升能力,保障具有较高的综合素质和水平。作为学校,应该对这项工作有清醒的认识,举办相关培训会,提升其专业技能的深度和广度;建立管理工作激励制度,在管理工作中表现突出的给予物质、精神上的奖励;树立工作典型,强化学习意识并落实相关待遇,为学校学籍档案管理工作奠定良好的基础。

4、稳定队伍,持续发展

学校学籍档案管理工作的稳定性、连续性和管理队伍的稳定性、连续性有很大的关系。此工作需要相关人员具有厚重的工作经验,在实际工作中不断完善。要是频繁调动管理人员的工作岗位,会严重影响档案管理工作的持续性。所以,学校相关管理部门要对档案管理队伍的稳定性有清醒的认识,健全管理制度,促进连续性的学籍档案管理工作。

三、结束语

总而言之,档案管理工作和学生今后的学习和工作息息相关,是学生这一阶段学习的必要记录,更是学生开展下一阶段学生的重要保障,事关每一位学生的切身利益,因此我们必须对学生负责,秉承较高的服务意识和责任观念,把学籍档案管理工作科学的进行,这也是对一个学校教学质量、综合实力进行衡量的重要指标之一。所以,这就要求中学学校对本校内的学生学籍档案管理工作强化重视,不断完善学生学籍档案管理办法,依托学校的实际情况,制定科学的管理体系,严格记录学生在中学的表现。有效的开展此项工作也是为各项工作的开展奠定良好的基础。

作者:张慧芳 单位:山西榆次八中

参考文献

[1]徐会颖.试论如何搞好学校学籍档案管理工作[J].科学中国人.2016(08)

[2]孙怡红.强化学籍档案管理工作的思考[J].河南教育(基教版).2013(12)

[3]褚思琬.浅谈学生电子学籍档案管理[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集.2012(00)

学籍档案范文第10篇

[关键词]学籍电子档案管理

2001年,教育部了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》,推行了高等教育学历电子注册制度;2006年,学籍学历信息管理平台正式开通使用。这一系列举措意味着高校档案管理由传统的手工操作逐步过渡到以计算机网络为工具的电子档案管理。众所周知,成人高等教育由于办学形式、培养层次、学制的多样性使得档案管理难度很大,而成教档案管理的核心部分是学籍档案管理。新的形势下,如何做好成教学籍电子档案管理工作是一个值得思考的问题。

(一)目前成人高等教育学籍电子档案管理工作中存在的主要问题

1对学籍管理工作不够重视,认识模糊。一部分成教管理工作人员在思想上把成教当成普教的附属品,甚至还有少数分管成教工作的校领导和工作人员将它看成创收的渠道,由于思想上不够重视和认识上模糊不清,故不能摆正成人教育的位置。这些体现在硬件设施不完善,没有按岗配备专门人才,档案管理混乱等。

2管理手段落后、模式陈旧。目前,仍有许多高校成人高等教育学籍电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式,没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关学籍档案的管理,虽一部分使用了计算机,但仅采用单机操作,计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段落后于形势,跟不上时展的需要,阻碍了工作效率的提高和成人教育事业的发展。

3忽视学籍档案管理队伍建设和人员培训。成教学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程,要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方高校普遍忽视了学籍管理队伍的建设,学籍管理人员综合素质偏低,专业结构、年龄结构不合理,并且随着学分制的实施,加强和完善学籍管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时展对成人高等教育的新要求,彻底摒弃陈旧、落后的管理理念,将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。

4信息技术领域内的难题制约着学籍电子档案管理水平。从电子文件形成的过程和特点看,电子档案仍像传统档案一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。但电子档案管理有其自己的特点,它是无形的东西,装载在某种介质上,并且必须通过计算机或其他“懂”得其组成规则的工具才能看得到它,没有传统档案的直观性。可以说,保证电子文件的真实性和原始性的技术难题很多。

将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络,即从档案的实态转换到虚拟态,档案信息与载体分离,网络传递的是档案,信息用户得到的是复制品,而非档案原件。网上黑客与病毒的客观存在及用户根据自己利益对信息的取舍,可能使档案信息内容更改。这些人为因素会影响电子档案的真实性。

将纸质档案转化为电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高,寿命较短。载体的不稳定性必然影响信息的真实性。网络更新一段时间后,要找到电子档案的原版比较困难,这必然使档案凭证作用受到影响。(二)完善成人高等教育学籍电子档案管理的措施

1明确管理目标,强化管理意识。成人高等教育要以培养“复合应用型人才”、“能力创新型人才”和“社会急需和广泛就业型人才”为目标,以成人高等教育质量为中心来开展工作。而学籍电子档案管理作为成人高等教育的一项重要的基础性工作,它的管理水平和质量直接影响到成人高等教育的质量。为了达到成人高等教育培养目标来做好学籍电子档案管理,必须高标准、严要求地做好学籍电子档案管理过程的每一项工作。在明确管理目标的同时,需要强化管理意识。高校成人高等教育学籍管理者的业务水平、政策水平和自身素质直接影响学籍档案管理工作的质量。因此,必须加强对学籍管理队伍的培训和教育,使他们充分认识和理解学籍电子档案管理工作的性质和重要性,自觉地认真钻研业务,学习新知识,提高工作能力。要使他们通过不断的学习,熟悉和掌握计算机技术,增强统计分析问题的技能;结合学籍电子档案管理工作实际,善于总结摸索出学籍电子档案管理的基本规律并不断创新;树立“以学生为本”的服务意识,全面提高学籍电子档案管理水平和能力。

2完善管理制度,实行规范管理。现今所用的档案管理制度是按纸质文件档案来制定的,已经不能适用于现代化的学籍电子档案管理技术。高校应本着“与时俱进”的精神和坚持“以人为本”的原则并结合自身实际情况,在广泛听取学生意见的基础上,将“电子档案”充实到学籍档案管理制度中去,并对原有的学籍档案管理制度进行适当合理的修订,并对与之配套的一系列相关管理制度也给予重新修订,使管理制度建设日趋完善。

规范和加强学籍电子档案管理,对成人高等教育工作显得尤为重要,根据学籍档案管理具有长期性、复杂性的特点,我们必须实行管理规范化、制度化、科学化。从招生到毕业,在这一过程的不同阶段、环节,学籍电子档案管理人员一定要本着高度负责的态度认真对待,严格按照制度办事,坚持原则,管理到位,做到制度面前人人平等,认真做好学籍电子档案管理工作。

3充分利用计算机网络,将电子档案的优势最大化。随着计算机技术和网络技术的发展,各高校都有自己的校园网。校园网是学校信息化建设的重要基础设施,这为实现学籍电子档案管理网络化、一体化在硬件上提供了可靠的保障,但光有良好的硬件基础还远远不够,还必须开发出与之配套的应用软件系统。

为此,成教学籍管理部门应当争取学校的大力支持,应尽可能地组织技术力量开发出适用于本校的学籍电子档案管理系统。该管理系统应包括新生报到注册管理、在校生管理、成绩管理、教材管理、纸介质档案管理、毕业生管理、数据接口等模块,涉及到学籍管理的方方面面。此管理系统应运行在因特网上,学生能在千里之外能够查到自己的学籍状态;教师能在家里能够查到自己什么时候该去哪个教室上课。

在设计系统的时候,很重要的一点是要考虑到信息安全的问题。随着网络的发展,档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。一般规律是当网络用户数量按算术级数增加时,网络的效益和网络的危险性均以几何级数增加。从安全方面看,据计算机安全专家的调查,约有lO%的局域网在新建而接入互联网时所遇到的非法访问难以计数。现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防。如果黑客有能力突破防火墙的封锁,而读取毕业生学历信息,那给高校带来的损失将会是巨大的,同时也会对学校声誉带来不好的影响。

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