企业档案信息化范文
时间：2023-03-09 13:25:59
企业档案信息化范文第1篇
关键词：企业信息化 档案管理
在今天高速发展的信息化社会，信息化建设已成为档案管理的必然趋势和唯一选择。对于当今的中小企业来说实现档案信息系统化，是体现档案管理系统功能的基础和手段。档案信息化是需要多种专业人才相互配合，多部门相互协作的系统工程，所以协调组织中各专业人员加以科学的管理和决策，是十分必要的。如企业落实档案信息化可以实现档案信息的数字化和网络化；进而实现档案信息保管、存储、查阅和借用的一体化，使档案资源利用最大化。随着企业的高速发展，档案管理往往因为档案数据冗余、保管条件不佳、档案查找效率低、管理人员知识单一等问题成为木桶效应的短板。要想解决这个短板就必须走实现档案管理信息化这条路。
1 现阶段中小企业在信息化进程中存在的不足
1.1 对档案管理信息化建设的认知水平和推行动力的缺失 当今各中小企业中档案管理工作很多还停留在手工录入、检索、借阅，认为档案登记不再是以前的纸质的账本而是登记在电脑中就是信息化。但是这样依然会存在登记、录入、检索借用过程较慢，电脑中保存的信息量较小，非档案管理人员无法利用等不足，加之档案管理人员知识结构单一，对档案信息化建设缺乏正确的理解，往往会造成档案利用率过低，对现有档案资源开发利用不足等缺点。
1.2 信息化进程程度不足 信息化建设乃至云办公是企业的发展方向和必经之路，但很多企业信息化进程的不足导致很多档案无法实现电子文档化，很多陈旧的档案随着时间的推移而破损。就算实现档案电子化也需要加以镜像备份、杀毒、加密等软硬件的辅助，如若不然在遭遇病毒、黑客和硬件损坏等情况档案安全会遭受严重的威胁。
1.3 档案管理标准、制度及规范的不足 档案管理信
息化的前提是档案管理的标准化和规范化。但现实的情况往往是计算机硬件型号老旧或参差不齐，软件通用性和实用性不佳很难与其他大型软件系统兼容。档案规范制定的不足或档案编码的不完善导致档案信息交流和使用中不同程度的受到限制。加之没有后续信息技术的投入和支持久而久之会形成信息化孤岛现象。
1.4 档案管理人才的缺失 凡是与管理二字相关的都离不开人才，在档案管理中也是以人才为中心。在档案信息化的实施中需要既懂档案管理又懂信息化的复合型人才。现如今的普遍现象是单一的操作人员居多而懂得系统维护和代码编写的复合型人才匮乏，这使得人才成为档案管理信息化建设的瓶颈。
2 实现档案管理信息化必须从以下几个方面着手
2.1 加强对档案管理部门的硬件建设 计算机具有运算速度快，精确度高和逻辑判断能力强等特点，在档案的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作计算机的运用有无可比拟的优势。要想快、准、全地使用借阅档案信息就要在硬软件上增加投入，实现档案部门的计算机全覆盖，为档案管理实现信息化提供必要的硬件保障。上线软件可对档案自动编目、档案检索、档案存储、档案业务管理以及文档一体化管理等工作职能实施信息化。
2.2 加强档案电子化信息资源建设 档案信息电子化就是用计算机对企业内各种档案文献进行收集、筛选、加工和整理，使之转化为电子信息供人们利用。随着档案数量的增加和档案存放时间的增长，档案存在自然老化和人为损害等难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储和光盘存储，不仅解决档案信息存储难的问题还能提高档案工作效率。在档案软件使用方面，如果档案软件缺乏通用性。档案部门使用的软件互通性不佳，不便于文件检索和档案信息管理，就不能利用计算机来完成信息管理工作，这将会极大地制约档案信息电子化的进程。
2.3 加强档案数据库建设 很多企业还没有意识去建立一个电子档案系统来管理日益增多的档案，当前企业的档案信息系统和网络建设一般多有规范性、开发性、共享性较差这几个特点，不能适应档案信息资源共享的需求，需要加强档案目录数据库建设，开发档案管理系统，在编制档案的机读目录的同时也可引进条形码编制等辅助系统来加强档案文件的保存。
2.4 创新档案管理制度 制定适应信息化建设的档案管理制度，健全和完善档案管理业务流程，明确电子档案工作环节和步骤。制定必要的安全措施，对已电子化的档案实行加密和备份，确保电子档案的安全性与完整性。
2.5 加强档案信息化人才的培养 档案信息化建设除了需要大量的技术支持以外，关键的问题在于要加强人才队伍建设。实现档案信息化意味着档案的归档、检索、信息传递和利用都是在计算机上完成的。这就要求档案管理人员不仅要完成电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。相应的培训部门应有计划地对档案管理人员进行信息化培训，从而不断提高他们的工作技能。对于档案管理人员应强化信息化意识，积极参与信息化培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平，才能满足信息化发展对档案工作的需求。总之，企业档案实现信息化、数字化、网络化是当今世界和社会发展的大趋势。档案部门应在此项工作加大投入，加强档案信息化的利用，为企业的生产建设提供理想的信息共享和利用环境。只有实现企业档案工作的信息化，才能和企业的发展相协调，才能适应不断变化的外部环境的需要，为企业提高市场竞争力，实现可持续发展做出更大的贡献。
参考文献：
[1]袁大方.档案管理信息化建设中的若干问题探讨.科技创新导报，2008.5.
[2]邱雨平.试探档案管理与信息化建设.中国科技博览，2009.35.
企业档案信息化范文第2篇
[关键词]企业档案；信息化；管理
[中图分类号]C271
[文献标识码]A [文章编号]1672―2728(2010)11-0131-04
企业信息不仅是企业重要的经济资源，也是企业在激烈的市场竞争中所拥的竞争实力。我国加入WTO后，各企业已将能否迅速掌握及处理信息资源作为企业参与国际竞争的关键因素。企业档案作为企业信息资源的一部分，如何强化企业档案信息化管理，将企业档案信息资源融入企业的信息化建设中，最大限度地发挥企业档案信息资源的作用，是我们每个档案工作者都要认真思考的问题。
一、实现企业档案信息化管理的必要性
企业档案信息化管理是指运用现代科学技术手段，对企业档案的信息资源有序整理，对档案信息数据库开发建设，对档案人才队伍建设等，以促进企业档案信息资源的开发利用。
(一)企业档案信息化管理是社会发展的必然趋势
1.企业档案信息化管理是适应国家、政府信息化建设发展的需要
(1)国家信息化建设的需要。面对当今世界经济和社会大发展的趋势，党中央、国务院提出要在未来的五年内，把国民经济和社会信息化的发展放在优先位置，用信息化带动工业化，实现经济结构和产业结构的优化升级，实现生产力的跨越式发展，加速国家现代化。
(2)政府信息化建设的需要。在2000年12月召开的全国政府系统信息化建设工作会议上，政府又提出用三至五年的时间初步建立以“三网一库”为基本架构的我国政府系统信息化的枢纽框架，即政府机关内部的办公业务网；中央和地方政府及部门间的办公业务资源网；以因特网为依托的政府公众信息网；政府系统共建共享的电子信息资料库。
档案信息资源作为国家、政府信息资源的重要组成部分，它将融入国家、政府的信息资源管理中。要跟上国家、政府信息化建设的发展步伐，企业档案只有改革现有的管理模式，朝档案信息化管理方向发展，才能适应国家、政府信息化建设的需要。
2.企业档案信息化管理是适应现代化企业信息发展的需要
(1)现代企业是信息企业。伦敦商学院信息管理学教授迈克尔・厄尔提出，我们的企业已经从工业时代进入了信息时代。每一家企业都是信息企业，经理是企业的信息处理者，他们通过掌握的信息作出计划、协调、控制和决策，企业经营管理依赖信息，信息与企业息息相关，离开信息的企业便无法生存，而作为企业信息主要集存地的档案信息便令人感觉如此的重要。
(2)企业信息化建设需要档案信息化管理。档案信息化管理可以使企业现有的档案信息资源得到更好的开发利用，并给企业和企业、企业和用户间提供一个相互了解、相互沟通的最佳桥梁。例如，现在不少城市的企业就已经在网上推出了自已的档案信息网站。通过网站将企业的业务、企业的产品、企业的先进人物，企业的精神文明建设情况、企业的现代化经济建设情况等通过网站的窗口介绍、展示给广大的用户和群众，并使用户能自行查询、了解企业，了解企业的档案信息，企业通过四通八达的网络和小小的电脑荧光屏，便树立起了自己的品牌。
(3)企业的信息化管理是促进企业档案信息化管理的前提。企业档案的信息化管理将更大地促进企业经济建设的发展。如现代邮政企业就是在探索企业的信息技术发展中前进的。过去，人们交流、获取信息的渠道太少，大多数是通过在邮局寄信、看报纸，杂志等而获得。邮局信件因为手工处理，程序烦琐，信息传递极慢。20世纪90年代后，计算机通信技术、数据通信、图像通信等科技手段的飞速发展，社会信息传递渠道增加，使人们不再依赖寄信等传递方式，传统的邮政通信业务受到挑战。邮政企业的决策者们意识到开展企业信息技术建设的重要。“十五”期间，邮政将推进企业信息化进程作为新世纪的战略选择。经过数年的努力建设，迄今，邮政计算机综合网已陆续建成，邮政业务网络一体化已成为现实，邮政储蓄网上异地存取、网上寄信、网上查询邮件、网上邮购礼仪、鲜花等网上业务蓬勃开展。网络业务的发展给邮政企业带来了生机。企业信息技术的发展，促使企业的管理手段进一步迈进。企业将办公自动化建设作为下一步发展的目标，并将发展和带动企业档案信息化、现代化管理，利用现有的企业综合网、局域网将企业档案、信息资源充分开发、利用，最大限度地发挥企业信息资源的作用，更快的推进企业的发展。
(二)档案信息化管理是变革传统档案管理模式的重要手段
要实现企业档案信息化管理，档案信息化管理系统的建立是基础。档案信息化管理系统的建立，将改变传统的档案管理模式，是档案管理朝现代化迈进的主攻方向。
1.档案信息化管理系统的建立，改变了档案收集工作的方式。传统的档案收集工作是将原始的纸质文件由分散收集到集中处理的过程。随着信息处理技术和办公自动化的普及，档案的载体呈现多样化，从纸质向光盘、电子发展。这些新型载体档案具有纸质无可比拟的优势，信息含量大、检索方便快捷，其形成规律、保管方法、传输方式也和纸质档案不同，对传统档案标准、档案理论、保管方法和利用方式带来强烈的冲击。档案工作人员除了要收集原始纸质文件外，还要将原始纸质的文件、原始声像文件、现代网络传输的电子邮件等信息通过网络档案录入系统收集网络档案所需文件。网络档案信息化管理系统的建立，可以使档案收集更加完满。
2.档案信息化管理系统的建立，改变了档案的整理与鉴定工作方式，使档案的整理工作大大规范。由于种种原因，传统的档案工作基本是内向管理的模式，管理手段主要是手工操作，档案人员把自己的活动范围限制在封闭和半封闭的环境中，这样使一部分档案成为无人问津、保管良好的一堆废纸。现在，将档案的总目、分目整理按照系统合理运用，用计算机筛选录入、整理档案效率高且严格，为整个档案的整理与鉴定工作提供了便利条件。
3.档案信息化管理系统的建立也给档案的保管与利用带来了全新的变更。档案信息管理系统使档案的保管和利用从质到量都优于纸质档案，已经完全超出了传统档案利用手段的范畴。由于新技术的应用，文书、档案一体化，档案、图书、情报一体化，数据档案馆、虚拟档案馆、无界档案馆给利用带来了量的变化。电子档案的保管和纸质档案有本质的区别，而电子档案的保存可实现“无纸化、网络化”。
4.档案信息化管理系统的建立，使档案统计工作趋于简单化。档案的统计工作历来是最重要的工作。传统的档案统计涉及的项目内容多、统计数据要求很详细，有的内容年年重复统计，数量又不大，统计起来相当烦琐，而档案信息化管理系统却
是最擅长统计工作的。通过计算机统计，可以剔除每年重复统计的数据，只需将新的数据增加或删改，统计工作快而准确。
总之，档案信息化管理是一项综合的系统工程，它的建立不仅改变了传统意义上档案的性质，而且改变了传统档案的管理手段，实现传统档案的跨越式发展，使档案管理工作适应了企业经济发展的需要，并为档案的应用创造了新的机遇，开拓了更大的领域。
二、当前邮政企业档案信息化管理存在的问题
(一)档案软件相互兼容性差
邮政企业档案较早地在邮电分营前的1995年已开展用计算机软件录入档案信息数据。在较长的8年时间，档案软件从较早的DOS系统状态下使用的版本，升级为在WINDOS98状态下使用的版本，归档文件整理方法改革后的版本，3次软件版本的转换，由于软件数据库版本的不同，不能将旧版本的数据导入新的软件中使用，而软件开发中由于软件的相互兼容性差，导致过去录入的档案数据不能整合统一使用，造成已录入的档案信息资源的浪费。
(二)档案硬件设备老化
由于邮电分营，分营后邮政企业大多数的办公用计算机设备、档案库房、空调机、去湿机等档案硬件设备已十分的落后、陈旧，加上邮政3年扭亏任务的完成，不少单位对邮政档案管理的硬件还未配备、更新。不少县局邮政的档案人员还在使用运行速度很慢、存储容量很小的386、486等计算机，给档案数据的录入工作造成了影响。整个邮政企业档案信息化水平的高低，说到底也取决于计算机等硬件化程度的高低。
(三)档案人员业务水平综合素质低
笔者曾在邮政分营后的第一年对广西全区邮政的专兼职档案人员作过一次调查，全区共有96个单位，分营前从事档案工作3年以下的占70％，3年以上的只有10％。大专以上文化程度的40％，能一般进行计算机操作的只有40％。
调查显示，邮政改革后由于机构、人员精简，大部分从事档案工作的都是身兼数职的管理人员，档案业务不熟，加上档案人员调动频繁，新手多，未能及时受到业务培训。整个档案队伍档案管理水平不高，将导致企业档案信息化建设受影响。
三、完善企业档案信息化管理的对策
企业档案信息化管理的建设对于档案部门来说是一项崭新的实践，也是一项很复杂的系统工程，绝非轻而易举。它涉及到包括计算机硬件、网络、信息输出、获得与处理、信息安全以及微电子等多个技术问题，需要资金，需要人才，在运行模式上也需要结合本行业的实际工作不断的探索，不断的完善。
(一)建立好企业档案信息化管理的长远期规划及具体的实施细则
1.企业领导重视企业档案信息化管理是关键
企业领导应认识到企业档案信息化管理的建设，是全面展示企业档案工作和企业各项成就的一个窗口，是使人们认识企业、促进企业间经济合作、为企业发展提供综合信息的一个桥梁和纽带。档案信息化管理作为一个系统的建设，不仅需要企业领导的高度重视，更需要企业各部门的大力协作配合，企业领导要有战略眼光和务实的作风来抓档案信息化管理的建设。如果只是口头支持，没有资金、设备的落实，没有技术人员的配合，这项工作单靠档案部门是完不成的。
2.明确企业档案信息化管理的规划和实施办法
档案信息化管理的复杂性、长远性，使之有一个客观指导性的规划和具体详细的实施细则，要有主管档案工作的领导负责，要有信息技术部门的技术协作。对档案信息化管理涉及到的网间合作、资源配置、协作开发、信息共享、网络建设等问题要有充分的可行性、科学的计划、以求协调配合、共同发展。要结合企业制定的信息化目标进程，确定档案信息化管理的目标、措施、步骤与要求，制定中长期发展计划，并确定档案信息数据库建立在企业即将开展和实行的办公自动化进程中，并将档案信息化管理的进程纳入企业的各项工作之中，作为今后档案工作的重点，扎扎实实的推进档案信息化管理的建设。
(二)解决好企业档案信息化管理的硬件配置、软件开发和专业人才培训
档案部门要与信息技术部门多沟通、协调和配合，做好档案信息规划建设，并要在资金、技术、设备、网络通讯建设、应用系统开发等方面提出具体要求，争取将档案信息化管理建设项目纳入企业综合计算机网建设中，争取经费与技术的支持。
1.硬件问题
一个大型企业所需要的计算机网络结构有企业级交换机、工作组级交换机、主干网络、服务器、数据库、计算机等。档案管理和档案信息的利用也要充分利用企业信息化的技术手段和网络平台。如邮政企业档案网络便可利用企业现成的综合业务网络，将档案部分整合开发。
2.软件问题
档案信息系统软件是原件购买还是自行开发，要根据企业的信息化规模或技术能力而定。笔者在近年来使用的档案软件中体会到，软件的开发与选择首先应注意考虑软件的售后问题。售后条件不好，出现问题不能及时处理与解决，影响了档案人员对计算机操作的积极性。软件最好选择本地区档案局统一开发的软件。有条件的企业可自行研制开发或与电脑开发商共同研制开发。其次要注意考虑软件的兼容性。档案信息网络软件的标准要求在统一的基础上开发研制，可避免版本不一，不能兼容，造成浪费。如邮政企业由于兼职档案人员多，有时需要同时使用财务软件、人事软件，使计算机中内装入大量的其他数据、信息，过去由于购买的软件版本不兼容，较易引起了电脑死机等故障，影响了档案人员的正常使用。所以档案系统软件的开发还应考虑与企业办公自动化网络的兼容问题。
3.档案人才的培养
(1)档案工作者要具备一定的政治思想素质。档案人员要热爱本职工作，要有强烈的事业心和政治责任感，要牢固树立企业效益观念和保密观念，要遵循档案纪律和档案法，切实履行好一名档案人员的职责。
(2)要具备一定的科学文化和专业素质。现代企业档案信息化管理进程要求不仅要有熟练的档案业务管理水平，还要具备计算机操作、外语等现代化管理技能，以迎取现代科技进步和发展。企业档案工作者要有紧迫感，要加强提高自身文化水平的学习，加强电子、计算机操作等现代科学知识及操作技能的学习，主动积极参与企业档案软件的功能开发，将自身融入档案信息技术系统，向档案现代管理模式靠拢。
(三)做好企业档案信息数据的录入工作
企业档案信息化建设管理的水平也体现在档案数据的录人数量上。只有大大增加档案数据库数据量，才能进一步发挥档案信息化管理的基础设施功能。推进档案馆数字化建设，尽快使档案数据化，这是一项艰巨的工作，又是一项迫切的工作。不久的将来，随着企业档案信息化管理逐步形成和完善，将大大促进企业各项工作的开展，网上办公、网上查阅、网上经营、网上交流等现代化管理手段将使企业经营如虎添翼。企业发展需要档案支持，企业档案信息化管理工作又将在企业信息化建设的发展中推进。
[参考文献]
[1]刘越南，电子文件管理流程的变化及其引发的思考[J]，中国档案，2006，(3).
[2]吴宝康，档案学理论与历史初探[M]，成都：科技出版社,2005.
[3]赵翠红，在市场经济中企业档案管理的挑战和出路[J]，学理论，2009，(4).
企业档案信息化范文第3篇
[关键词]企业档案；信息化；思考
一、企业档案信息化建设的原则
（一）开发利用为中心
在企业档案信息资源中，除去财务档案及人事档案涉及查阅权限、安全及部分保密的内容外，大部分是可以开放利用的，因此在企业档案信息化建设中，其档案信息管理软件要围绕开发利用来设计。
（二）抓住重点、阶段推进
企业档案信息化建设要经过起步、试运行、全面应用等发展阶段。现阶段的工作重点应放在档案信息化所需硬件设施投入到位，档案信息数据库建设、档案信息网络建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化管理人才的培养以及相关信息化管理规章制度的建立方面。
（三）夯实基础、加快数据库建设
实现档案信息化关键是数据库建设，要认真做好档案的收集、整理一系列基础工作的同时，建立健全和完善数据库，这是实现企业档案信息化建设的核心内容。
二、企业档案信息化建设存在的问题
（一）对档案信息化建设重视不够
企业注重生产经营、降本增效，对于支持和服务于企业综合档案管理信息化建设重视不够，推进力度不强，影响了企业档案开发利用效果。
（二）缺乏统一规划和技术支持
在开展档案信息化管理工作中，缺乏统一的档案信息管理软件，信息化建设各自为政，尚未确定数据的统一格式和标准。
（三）数据库建设不够完善
为了更好在开发利用档案管理要实行纸质档案与电子档案并存。目前档案信息化建设正处于由纸质档案向信息化建设过渡阶段，建设和开发数据库系统是做好事档案信息化建设的核心和基础。
（四）档案管理人员缺乏现代档案管理技能
目前在档案信息化管理过程中，计算机应用仅限于目录级检索，部分档案员未完全掌握电子档案归档管理、网络咨询服务等方面的专业知识和操作技能，缺少系统的档案信息化管理技能培训。
三、加强企业档案信息化建设的具体措施
（一）加强领导、增加投入
领导要站在现代化企业发展的高度，充分发挥档案对企业发展的重要作用，将档案工作纳入企业生产经营总体规划，及时协调解决档案管理工作中的实际问题，增加投入，确保所需硬件设施配置到位，以保证档案工作的有序开展和正常运行。
（二）注重管理，打牢基础
一要制定企业档案信息化建设发展战略规划，为实现档案信息资源更好地开发利用创造条件。二要增强综合档案室的业务监督，明确工作职责，建立和完善档案信息管理制度，明晰档案信息管理流程，使档案收集管理达到标准化、规范化。三要是加强档案管理软件的应用，采用企业档案相对统一，符合规范的档案管理软件，推进档案信息化数据库建设，实现案卷级、文件级的电子检索。四要加大电子文件的归档管理。综合档案室作为归档文件、资料信息接收和管理的职能部门，要严格执行文件归档、档案管理制度，要严格执行纸质文件和电子文档同时归档的双套制管理办法，最终实现数字化档案室。五要积极推进档案信息化建设与办公自动化同步发展，充分利用和发挥企业局域网作用，有计划地上载档案目录或可公开的档案信息全文，进一步发挥档案信息资源服务于企业的功能，创造更大的潜在效益。
（三）加强培训、提升素质
企业档案信息化管理是以计算机技术应用为载体，这就要求档案工作者不仅要具备档案管理专业知识，还要具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力。因此，培养一支能够胜任档案信息化建设的复合型人才队伍是当务之急。一要加强培训，制定切实可行的培训计划，积极参加计算机应用基础知识、数字化网络技术知识等现代化管理知识的培训，采取多种形式提高档案专业人员掌握和运用现代化技术的能力，以适应档案管理工作信息化的需要。三要加强档案工作者信息意识的培养，改变传统的档案管理思维模式，要充分运用信息资源管理和和技术手段，对档案实行现代化的科学管理并有效开发利用。四要建立必要的激励机制，对超范围的服务应开展有偿服务，充分发挥档案管理人员爱岗敬业、积极进取的工作热情，提高工作效率和质量，为企业的建设发展发挥更大的作用。
参考文献：
[1]金波.关于企业档案信息化建设的思考[J].上海大学学报（社会科学版），2005（5）.
企业档案信息化范文第4篇
1 信息化档案管理的特点论文联盟
1.1 一体化的管理模式
在过去,企业档案管理的实现是不同部门对其内部文件进行整理、分类并归档的过程。而信息化的档案管理则改变了这一状态,信息化的管理模式可以将企业的文件,部门的基本文档进行有机的结合,从而实现归档与管理的同步,将不同部门对于同一事务或者同一事务的不同角度的记录归入档案数据库中,实现档案管理的一体化。通过对档案管理自动化系统的应用,实现公文和业务性文件整理与归档工作在同一时间完成,既可以节省大量的时间,节省劳动力,而且提高了档案管理的准确性。从事档案管理的工作人员可以从繁杂的工作中抽离出来,从而获得更多的学习时间,加强档案管理信息资源的开发。与此同时,负责档案管理工作的部门也能够通过自动化系统对公文以及业务性文件的管理状态进行随时的掌控,以便尽快的做出指导,实现档案管理的预见性。
1.2 方便存储与查找
企业的行政部门与业务部门,可以通过对档案管理自动化系统的应用,将已经形成的有查考利用价值的文件随时存储到服务器上。而档案管理工作人员他也可以把原有档案的扫描件存储到服务器上。这样,只需要通过身份验证,用户就可以通过企业内部的局域网查找所需要的档案信息,即节省了时间,又节省了资源,真正实现了信息化档案管理给企业的工作带来的方便。
1.3 档案业务管理自动化
企业档案管理工作非常复杂,其全过程不仅包括统计、鉴定、借阅还包括了参考资料的编研工作,甚至是资料的销毁,这都需要管理人员定期对档案的情况进行分析,而且企业领导的决策提供参考资料。实现档案信息化管理模式,可以对档案进行随时随地的管理,例如各种数据的统计、各种报表的打印、借阅登记、催还提醒等,这样可以便于领导或各部门通过电脑获取所需要的资料和数据,避免了因为距离问题而造成的时间浪费。
2 企业档案管理信息化存在的问题
2.1 档案管理的信息化意识不足
实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作,需要大量的时间来逐步完成,而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式,而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上,疏于对档案的管理,忽视对档案管理人员的业务培训,导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识,使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而,事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益,但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持,间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。
2.2 档案管理信息载体的破损
在企业信息化的背景下,磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用,许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等,这些载体会因为各种原因而发生破损,例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用,严重的还会导致系统运行出现问题。
2.3 标准化建设不够完善
档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中,必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统,各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现,为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求,企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便,甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。
3 改善企业档案管理信息化建设的建议
通过对企业档案管理信息化建设过程中出现的问题的分析,可以看出,只有在一定范围内实现资源的优化配置,完善档案管理人员的培训,才能彻底实现档案管理的信息化,具体来说可以从以下几个方面着手。
3.1 完善档案管理制度
所有工作的顺利展开与进行都离不开规范的要求和对标准的参考,企业档案管理也不例外。实现档案管理信息化的前提是健全的管理制度与明确的部门职责,而同时这也是档案管理部门为企业提供更高级别的服务的先决条件。所以,为了在激烈的市场竞争中立于不败之地,现代化的企业必须要建立健全档案管理制度,尤其要制定档案自动化管理制度,通过合理的制度规范档案管理信息化的实现。
3.2 加强监管工作
在企业建立局域网时,要有计划的实施档案一级管理,对于文件从形成到归档的全过程要实施监管,尤其是从文件行程的最初阶段,以保证文件的整个生命周期都能在可控范围内,使整个过程都做到规范化、标准化并努力贯彻执行。
3.3 理顺工作流程
不同企业的工作流程不一样,相应的档案管理自动化程序也是不一样的,所以要明确各部门工作的先后顺序,例如档案部门与文书,只有这样才能保证档案管理信息化过程中避免走弯路。档案管理要与企业所讲
转贴于论文联盟
求的效应原则保持一致,尽量以最少的投入来保证企业对于信息资源需求的满足。理顺档案管理工作的流程,首先要做好数据收集与资料库的维护工作;另外要充分利用计算机的功能,根据企业发展的需求,及时编写一些档案文件汇编,并提供企业领导用于决策所需要的信息。
3.4 实现管理工具的信息化
从事档案管理工作的人员除了要做好文件的分类、归档等工作外,还要积极参加档案管理软件的功能开发工作中,充分了解企业档案管理的全过程和档案专业管理的全部内容。在工作当中,要及时征求各部门的意见,分析档案管理与各论文联盟部门之间的联系,并将分析结果交给软件开发人员作为依据选择最合理的设计方案,使设计出的软件能够最大程度满足企业的需要,从而真正实现管理的自动化和信息化。
4 结语
企业档案信息化范文第5篇
关键词：新时期；企业档案；信息化；建设
前言：在信息化时代，任何企业都离不开信息化的管理方式，档案管理工作也同样如此。2005年5月8日，国家档案局印发《关于加强企业档案信息化建设的意见》的通知，指出要坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化。指出企业档案部门要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作，做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，为企业提供档案信息网络化服务。2012年12月8日，十报告提出了要坚持建设中国特色工业化、信息化、城镇化、农业现代化的发展道路，其中信息化作为现代化的必由之路，更是受到了广泛的重视。
一、企业档案信息化的重要作用
伴随着各行业企业的快速发展，企业档案的类别和数量在不断增加，档案信息化的价值也更清晰地显露出来。主要有三个方面的体现，第一，提高了企业的效率，降低了企业的成本。档案信息化通过应用缩微技术、扫描技术、光盘技术等提高了信息的开发利用效率和信息资源开发范围，实现了企业资源的共享，减少了企业的信息成本，并充分运用企业的技术、资金、人力、设备、信息等资源，使企业的效率大范围的提高，并为企业带来了丰厚的收益。第二，档案检索更加的便捷。传统的档案需要人工进行目录的翻阅及搜索，费时费力，而信息化档案经过数字化处理实现了即时查询，用户只需要输入相应的关键词，海量的资料便会随之出现，不但包括用户所需的资料，也会出现与之有紧密联系的资料，使客户收到更多的意外惊喜。第三，服务范围更加广泛。在传统的档案管理中，档案所占的空间较大，查询使用也较慢，不利于传输与服务，更难以实现档案的社会化。而档案信息化可以将信息传送到各个移动设备当中，传输的速度非常快，这样就更利用档案信息的利用，是信息能以最快的速度到底需要的人员手中，从而扩大了企业的社会影响力，拓宽了档案的服务范围。
二、当前企业档案信息化管理中存在的问题
（一）企业档案资料信息化意识不足
随着科技的不断发展，人们对于信息化的意识已经有了显著的提高，很多企业在档案数子化方面投入了大量的资金，甚至将其纳入了企业未来的重点发展战略之中。但是在另外一些企业当中，我们又可以看到另外一番景象，特别是很多中小型生产企业中，有相当一部分人都档案工作存在着一些认识上的误区，一些领导认为档案只是简单的誊写和保存，不必投入大量的资金用于信息化；即使投入也不能给企业带来直接的经济效益。由于缺少必备的信息化硬件、软件和操作中，致使很多纸质档案资料没有及时地进行数字化保存，最后导致档案资料受到损坏。
（二）企业档案的信息化管理制度不够完善
企业档案制度是根据国家相关的档案法律、法规、标准并结合企业自身的发展特点而制定的，所制定出的规则和标准是为了企业更加方便的管理提供服务，为了让企业能够在变革和机遇面前更加稳妥地递进与发展。当然，有一个问题却横亘其中，档案的信息化使得原有的法律体系难以与之相适应。原有的法律体系已经不能够对当前的电子文件管理形成相应的约束，国家的法律急需尽快完善，并指导企业的档案制度进行改革，使企业档案的信息化管理得到规范，使企业能够得到更快更好的发展。
（三）企业档案信息管理人员的素质不高
当前，在我国的很多企业的员工队伍当中，对于档案信息化建设的认识普遍不足。一些人自身能力较差，知识面狭窄，对于新生的信息化技术不够重视，甚至轻视。这使得一些企业的档案管理仍停留在传统的管理上，难以进一步对企业的信息化资源进行开发建设。一些企业虽然有了完善的信息化软硬件系统，但是由于档案管理人员信息技术能力较弱，英语水平较低，不能充分地利用好信息化设施，使的档案信息化工作迟滞不前。
三、新时期企业档案信息化的发展方向
（一）加强企业档案信息管理系统的建设
档案信息化建设包括信息资源的形成、整理、检索、利用、鉴定、销毁、统计等内容。企业在进行信息化建设时，要根据企业自身的特点及发展情况进行建设，要注重系统的针对性和实用性，使信息资源数据库充分发挥作用。企业应当以最前沿的应用软件为依托、以企业门户网站为基础平台，实现电子文件全文数据化。另外，在档案信息化建设的同时，要做好系统软件的安全防护，保障电子档案的安全。要定期将具有重大价值电子档案做成纸质档案，这样不仅实现了档案资料的统一性，也使档案资料得到了双重的安全保障。此外，还要重视系统的升级与维护，真正是档案管理更加的安全、快捷、准确和高效。
（二）完善企业内部档案信息化标准体系
到目前为止，我国已出台了《中华人民共和国档案法》、《中国档案分类法》、《电子档案管理办法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》等一系列国家标准。企业可以根据这些标准来根据企业自身的特点来完善企业内部的信息化标准体系建设。这些标准体系的建设要在企业档案数据库和各种软硬件设施完善的基础上，健全企业档案信息管理信息标准、软硬件设施标准、数字化加工标准、数据储存传输标准等。此外，这些制度在完善企业内部档案信息化标准体系的同时，也可以协助企业建立起符合自身特点的档案管理方式，使企业的管理水平得到进一步的提升。
（三）建设高素质的企业档案信息化人才队伍
人才建设是企业档案信息化建设的关键，只有一直优秀的信息化队伍才能撑托起企业在现代化市场竞争中的地位。在企业信息化档案建设时，我们应当明确，企业档案与政府机构和事业单位档案的同，政府机构和事业单位档案管理偏向于研究，而企业档案管理更注重管理与操作。因此在档案信息化人才的培养中，企业应当重视员工计算机技能的培养，要定期开展有针对性、有计划地组织人员进行档案信息化培训，使员工能够对各种各样软件技术、数字化技术、网络技术等拥有深入的了解。另外，在信息化能力培养的同时，也要对员工进行生产培训、安全培训和法律法规培训，使档案管理人员警钟长鸣，全心全意为企业档案的信息化建设与发展做出贡献。
四、结束语
综上所述，企业的档案信息化建设已经成了企业提高市场竞争力的有力保障，也是信息化时代企业发展的必然选择。我们应当看到，随着科学技术的不断发展，信息化技术将会在企业当中发挥中更大的作用。而档案信息化建设作为一项系统性工程，是一项艰巨的任务，是一场时代赋予我们档案人的攻坚战，我们应当刻苦努力、迎难而上、大踏步地向前迈进。
参考文献：
[1]卢红梅.浅谈企业档案管理工作[J].现代商业，2010（36）
[2]杨帆.信息技术的应用给企业档案管理工作带来活力[J].中小企业管理与科技，2009（15）
企业档案信息化范文第6篇
关键词 企业档案 信息建设
随着现代社会信息化程度的提高，人们对信息的需求越来越大，信息网络技术迅猛发展，信息化已成为各行各业发展的大趋势。促进企业档案的信息化建设，提升企业在市场经济中的核心竞争力已成为各企业档案工作发展的当务之急。
一、档案信息化建设的必要性及存在的缺陷
（一）档案信息建设的必要性
时代的进步和发展，要求档案工作必须走信息化道路。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。因此，企业档案信息化建设是企业提高竞争力的必然选择，对推动企业经济社会继续发展具有十分重要的作用。可见，信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。
（二）企业档案信息化建设中存在的缺陷
（1）虽然近年来各级档案部门对档案信息化的认识有所提高，但总体来说有些档案部门对档案信息化的认识还不是很明确，再加上有些档案部门档案信息化建设的基础设施差，使用的计算机陈旧，型号不一，规格各异，不能建立基本的信息化工作平台，影响了档案事业的改革与发展，使企业档案信息化建设进程缓慢
（2）目前大多数企业档案信息化建设还处在初级发展阶段，在信息标准化和规范化管理方面相对较薄弱，虽然已有一些相关的标准规范出台，但还不能满足档案信息化建设快速、有序地发展，缺乏档案信息化建设的标准规范，信息化条件下档案管理的标准制定也较缺乏，从而严重制约了高科技设备在档案工作中的利用水平。
（3） 档案工作的开展对网络的依赖程度越来越高，网络已经成为档案工作正常运转的重要载体。然而，信息时代在带给我们方便的同时，也产生了一定的弊端。与一般信息相比，档案信息材料对保密、安全等方面的要求更严格，在信息化网络管理中，使得档案信息泄密的渠道和风险不断增加，除了常见的病毒、网络黑客对计算机的入侵外，网络系统的开放性、集成性、共享性等特点，也会使档案信息的安全受到威胁
（4）随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，过去那种坐、等、靠、要的管理体制已经行不通了。从目前档案部门人员的素质来看，一是缺乏新的专业知识，知识结构出现断层现象；二是缺乏现代信息网络化知识；三是缺乏创新意识、尤其是计算机管理档案的复合型人才严重短缺等。多种因素的存在，造成了档案信息化建设的滞后。
二、加强档案信息化的建设的策略
（一）加强档案的信息化管理
档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各局域网络，建立企业档案信息网络，实现企业馆藏档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
（二）加强档案部门的设施建设管理
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。
（三）加强档案电子化信息资源建设管理
所谓档案信息电子化，是以馆藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化为二次文献信息供人们利用。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。（可喜的是，电力系统已开发一套档案管理平台软件正在推广中）加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于检索利用。
（四）加强档案目录数据库建设管理
好多企业至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。
（五）加强档案信息化人才队伍建设管理
推进档案信息自动化的关键是人才，加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训， 提高档案人员运用信息技术的能力，引导档案人员不断满足信息化要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
四、结束语
档案信息化建设是一个全新的课题，是社会信息化发展对档案工作提出的必然要求，也是档案工作由手工操作向现代化方式转变、由实体化管理向信息化管理发展的必然选择。但新技术的发展又会带来新的问题，所以档案工作者应及时发现新问题，研究新情况，采取有效的对策，保证档案信息化顺利、健康地发展。
参考文献：
[1]潘连根.数字档案馆研究[M].北京：中国档案出版社，2005.
企业档案信息化范文第7篇
由于企业档案信息化建设不仅是一项复杂的系统性工作，而且还要兼顾软硬件的基本设备，因此，这对档案工作从业人员提出了符合社会发展的现代化档案人才的要求。大部分企业档案从业人员认为只是简单利用计算机软件将企业档案信息录入到计算机中，并保管好就达到企业档案信息化建设的目的了。而且还有一部分企业档案人员结构不合理，综合素质、水平出现层次化、多样化的特点；档案从业人员大多不是专业院校毕业，所以缺乏科学系统的专业教育，很多档案人员都是参加在职档案专业知识培训，对于计算机信息化知识更是匮乏，所以对档案信息化建设不知从何下手；还出现一人多岗、一身多职等情况。这都无法满足构建企业档案信息化建设的要求。同时，有些企业领导层不重视档案工作，不能清晰的认识档案工作的重要性，他们只注重企业生产技术性人才的培训，忽略了档案工作者的学习培训，不能通过企业渠道或其他培训方式，让企业档案人员参加相关技术知识的培训或与兄弟单位的学习交流活动，为其提供更好的交流学习平台。
二、煤矿企业档案信息化建设的改进措施
所谓档案信息化建设是进一步提高企业档案管理和服务水平，实现档案工作科学发展的重要举措，它是依靠现代化档案人才及现代信息技术两大资源，共同完成。因此，我们要建立创新的档案管理体制，勇于克服建设中所出现的因素，有序的推进煤矿企业档案信息化建设进程。
（一）不断加强专业知识学习，提高认识、更新观念企业档案真实地记录了企业发展的历史，是服务和推动企业进一步发展不可替代的信息资源，而档案信息化充分发挥了这一效果。当今信息化的新时代对档案工作有了更进一步的要求，档案从业人员不仅要具备深厚的档案专业知识，还要信息化建设所要求的计算机信息知识，这样才能适应档案信息化建设的职业技能需求。因此这就要求企业领导层及档案人员要高度重视档案工作，要对企业内部专、兼职档案人员的工作进行配合协调支持。同时，我们档案从业人员也要摆脱传统观念的束缚，要站在企业发展的高度，提高认识，与时俱进，传统的墨守成规早已不适应现代化社会发展的需求，要主动更新观念，创新管理档案工作方法。
（二）建立完善管理奖罚机制，从根本上促进企业档案信息化建设企业不仅要根据《档案法》及《甘肃省档案管理条例》的相关规定，进行完善档案管理制度，还要加强企业档案管理奖罚机制的建设，它是从根本上调动企业档案信息化的建设。奖罚机制能有效的引导和规范档案从业人员的行为朝符合企业需求方向发展，是规范企业档案人员行为和激励档案人员工作热情的重要手段。古语有言“重赏之下必有勇夫”，所以企业应该不仅注重物质利益的给予，更重要的是对其自身价值和努力的承认。所以在奖罚机制的作用下，它对企业日常运作，对档案从业人员工作积极性，将会产生极大的调动作用。
（三）不断提高档案队伍素质，创新档案工作人是作为企业档案信息化建设的主体，也是档案信息化建设的实施者和推动者。企业不仅要注重档案人员的继续教育和专业知识的培训工作，更要加大培养高素质的新型人才队伍。作为档案人员必须要有自主学习意识和创新能力，积极探索新的档案管理理念及掌握信息化技术，这样才能适应新形势下档案工作的发展需求。同时，企业要注重档案人员继续教育和专业知识的培训工作，与其他机构、单位建立相互交流、学习的平台，通过完善的奖罚机制，来提高档案人员的待遇，避免因待遇问题导致人才流失的情况发生，加强企业档案人才的稳定，让企业档案队伍更有凝聚力，更好的为企业发展做好服务工作。
企业档案信息化范文第8篇
如今信息化技术广泛应用，企业各项生产经营活动产生大量的电子化资料，作为记录企业历史，反映企业文化的企业档案主体形式已发生变化。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》），要求“把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施”。因此，加强档案信息化建设是当前发展企业档案事业的重要手段，也是丰富企业文化、传承企业精神的客观要求。
一、企业档案信息化建设现状
（一）档案信息化建设不够充分
目前，企业早已普遍采用计算机等电子储存设备对文件资料进行保存，但这仅是档案信息化建设的初级阶段。缺少专业的电子档案管理系统、不能实现远程网络查看和借阅，以及文档一体化程度不高等因素，都会制约企业档案工作的高效管理和高水平发展，这将直接影响档案利用的效果。
（二）传统档案管理手段亟需变革
随着企业规模扩大，档案来源日益广泛，数量剧增，形式多样，如仍然“按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生。并且，还会造成重复劳动”。所以，面对电子文件便捷的形成和转移特性，传统档案管理手段日渐捉襟见肘，企业加快档案信息化建设势在必行。
二、档案信息化建设内容
档案信息化，是指应用信息技术管理和开发利用档案的过程，它是以信息技术应用为前提，并且动态发展的。以下将从四个方面介绍企业档案信息化建设的主要内容。
（一）基础设施建设
包括网络基础设施、系统硬件、软件、安全保障系统以及适合工作实际的终端、辅助设备。
企业首先应搭建适合电子档案系统正常运行的环境。包括建立与企业规模、发展相适宜的中心机房，布局合适的安全保障体系，购置适合电子档案系统的服务器、存储设备、数据库管理系统，以及终端需要的计算机、扫描仪和数码相机等设备。
（二）数字信息资源建设
1、档案信息数字化是档案信息化的基础
档案信息数字化包含两个方面：一是电子化办公直接生成的电子文件。二是指将以前“摸的着”的档案输进计算机，即“库存档案电子化”。
2、主要内容和基本要求
档案数字信息资源形式多样，包含文书、声像、科技、电子邮件、网页等，但不管任何形式的电子文件，其基本要求是齐全完整、标准规范。电子文件在保存时应采用唯一标识符、统一的命名规则，并设置、捕获元数据。
3、具体建设内容
文书档案电子文件应保存正本、定稿、公文处理单和彩色修改留痕稿，版面格式应符合《党政机关公文处理工作条例》要求，文件格式可采用OFD、PDF、PDF/A等格式归档。有条件的可对电子档案与元数据进行封装。
声像档案应注意品质质量，照片类以TIFF、JPEG格式，像素不低于300万，录像类以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于8Mbps、录音类以WAV、MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz。
科技和专业类电子档案的图形类应以DWG格式归档，其它档案类型参照文书、声像类。
（三）应用软件建设
企业使用应用软件一般分为自行开发与购买，两者各有利弊。自身开发软件可能更适合企业需求，但对企业信息实力等各方面要求较高，普通企业无法实现。购买软件方便快捷，但一般需针对企业实际修改，进行二次开发，对档案和信息管理人员要求较高。
无论采取何种方式，档案管理软件首先应能集成管理各门类数字档案资源，具备分类、编目、用户管理等基本功能。特别关注以下三点：一是系统的可操作性，避免繁琐；二是充分考虑档案室特点，区别于档案馆要求；三是考虑系统对数据真实性辨别，避免篡改。适用软件功能架构可参考基于OAIS（ISO 14721-2012）模型设计，具体功能需求可参见《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）。
（四）保障体系建设
1、经费保障
企业档案信息化建设应从长远考虑，纳入企业信息化整体建设的规划，从而保证有适当的经费预算。
2、制度保障
包括各门类电子文件归档制度，人才配备、经费预算、系统运行管理制度，数字档案备份制度，机关档案管理部门、电子文件形成部门和信息化部门职责分工及奖惩制度。
3、人才保障
配备具有专业素养的专职人员，注重信息化培训，打通档案管理人员发展和进步渠道。
4、安全保障
参照信息系统安全等级保护有关要求，从系统安全、人员配备、信息技术等方面采取多种措施，建立档案信息安全保障体系框架和管理体制。
三、数字档案室是目前档案信息化解决方案
档案信息化建设是一个长期、系统性的过程，对于大部分企业来说，建立标准的数字档案馆相当困难。中办、国办《意见》中提出的“数字档案室”，是适合目前信息化条件下管理电子档案的形式。它的管理对象是以电子文件为主，重在规范，着眼于现实，可将其定位于信息化条件下档案室的先进形式。
企业档案信息化建设应以此为重要节点，作为企业办公自动化与数字档案馆建设的“中继站”。
四、企业档案信息化与企业文化
企业档案客观记录下企业每个历史阶段的经营生产活动，具有担负弘扬企业文化，传承企业精神内涵的重要责任。
（一）充分利用信息化特点促进企业文化
传统企业文化形式体现企业文化活力方面缺乏自身个性，员工主动参与企业文化机会有限。利用信息化手段可提供多方位企业文化展示，为员工建立多渠道企业文化感受。员工远程查阅档案，便捷高效，提高了工作效率，缓解了工作压力，有助于保持良好的工作状态，同时提升了企业办事效率；信息传播快速，焕发内部蓬勃朝气，有助于形成团结、有效的企业文化。
另外，远程档案查询系统可供随时查阅信息，提高了管理透明度；利用档案影像资料制作内容翔实的企业宣传片，利用企业门户网站、档案管理平台企业管理实时状态，有助于展现企业软实力。因此，充分利用档案信息化管理的特色，将企业档案所承载的企业文化浸润到每位员工的日常工作，为企业文化提升提供前所未有的机会。
（二）档案信息化建设应随企业文化动态管理
档案信息化建设应紧密结合企业信息化与企业文化的发展，坚持技术与管理同步、理论和实际相结合。2009年公布的档案管理行业规则-《企业档案工作规范》（DA/T 42―2009），将档案信息化建设作为企业档案工作发展的方向性要求。我们应充分认识到信息技术及其产生的档案是持续变化的，基于这一点，企业档案信息化建设应建立动态解决方案。
同时，由于企业文化也是一个动态的发展事物，不同时期的企业文化，对企业档案管理方式产生作用。理顺企业档案信息化建设与企业文化发展的脉线，动态结合企业文化的走向，才能使企业档案信息化建设顺应企业整体发展的需要。
信息技术的发展为企业档案管理带来便捷的管理方式，同时也带来新的挑战。在注重文化战略思想的时代，企业应加强档案信息化建设，紧密联系企业文化，充分发挥信息化条件下的企业档案对企业文化的有效促进作用，并以此全面推动企业档案事业发展。
参考文献：
[1]刘越男.电子文件管理流程的变化及其引发的思考[j].中国档案，2002：7
[2]国家档案局.企业档案工作规范（DAT42-2009）.2009
[3]主编：杨公之.档案信息化建设导论.中国档案出版社.2001：9-11
企业档案信息化范文第9篇
【关键词】企业档案；信息化；必要性
信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会变革的重要力量。大力推进信息化，是覆盖我国现代化建设全局的战略举措，是贯彻落实科学发展观、全面建设小康社会构建社会主义和谐社会和建设创新型国家的迫切需要和必然选择[1]。在信息化的大潮中，对企业档案的信息化建设是必然结果，企业档案信息化是我国企业经济发展全球化、产业信息化的必然选择。促进企业档案的信息化建设，提升企业在市场经济中的核心竞争力已成为各企业档案工作发展的当务之急[2]。
1 什么是企业档案信息化
企业档案信息化，就是将计算机技术信息技术通信技术充分运用于企业档案信息资源的保存管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益[3]。档案信息化建设主要包括以下五个方面的内容：基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设[4]。档案信息化中的“信息”实质是“档案信息资源”。它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础， 也就是说，我们要运用一定的技术手段，创造适宜的社会条件，将其视为一种社会资源加以开发和利用。从深层意义上说，档案信息化就是给人们对档案“资源”利用提供一种非常有效的手段，使人们能以更快更便捷的方式获得并传递这一“信息资源”，实现真正意义上的信息利用社会化，这也就是档案信息化的实质问题所在[5]。
2 企业档案信息化建设的必要性
在信息时代，企业面临着经营管理知识化、数字化、网络化的变革，而实现企业档案管理信息化是现代企业档案工作生存和发展的必由之路[6]。
2.1 企业档案信息化建设是企业生存发展的需要
档案管理是企业基础管理的重要内容。档案是企业信息资源的载体，是企业的宝贵财富和无形资产。在信息时代的浪潮中，信息对企业生产运营和生存发展都至关重要，特别是企业进入市场后，信息对企业越来越重要，谁掌握好信息、应用好信息，谁就可以把它转化为技术上的优势、产品的优势、人才的优势，增强企业市场竞争力。同样，管理更需要信息，如果把资金比成企业的血液，信息就是企业的神经[7]。提高管理水平，提高办事效率，形势要求企业重视档案信息管理。
2.2 企业档案信息化是适应现代化企业信息发展的需要
对企业档案信息化管理才能使现代化企业健康发展，每一家企业都是信息企业，经理是企业的信息处理者，他们通过掌握的信息作出计划、协调、控制和决策，企业经营管理依赖信息，信息与企业息息相关，离开信息的企业便无法生存，而作为企业信息主要集存地的档案信息便令人感觉如此的重要。企业信息化建设需要档案信 息化管理。档案信息化管理可以使企业现有的档案信息资源得到更好的开发利用，并给企业和企业、企业和用户间提供一个相互了解、相互沟通的最佳桥梁[8]。
3 如何提高企业档案信息化建设
（1）加强企业管理部门对于档案管理信息化的重视。企业档案管理的作用在现代的经济发展中越来越大。信息的准确性、完整性和及时性，能够使得企业在信息的传导中占尽先机，为企业在市场的竞争中获得更高的决定权。对企业而言，做好了生产、营销、规划而忽视了企业的档案管理，是非常得不偿失的行为。只有企业的管理部门重视档案，注重信息化的变革，企业才能在瞬息万变的市场信息中尽得先机[9]。
（2）健全档案信息网络化管理规章制度[10]。网络化管理是一个系统工程，它需要一定的环境氛围、一定的手段和措施来支撑。因此，在企业内部要实现档案信息网络化管理，必须建立健全统一的档案信息管理制度，在制度上要体现出档案信息网络化管理的整体内容，使档案信息化建设做到有章可循、有序发展。具体地说，应建立与依法治档相配套的各种具体办事制度及程序，包括档案工作目标管理制度，档案信息安全保密管理制度、责任追究制度、评比表彰制度等，并在实践中不断地加以完善。特别要严格执行各项保密制度和网络安全规范，并指定专人负责管理档案信息，以确保档案信息的安全。
（3）提高档案管理人员的水平。一个高水平的企业档案离不开高水平的管理人员，提高档案管理人员的水平是信息化建设的基本环节。档案信息化管理，就是利用计算机网络技术中的高速扫描技术、数据压缩技术、数据库技术、网络传输技术等技术手段，实现档案信息的接收、传递、存储和提供利用一体化管理，最终实现档案信息资源的共建共享。要想做好信息化管理工作，需要有信息化技术人才来服务，需要有高水平的管理人才做支撑。企业可以通过培养、引进和培训等方式来不断提高企业档案工作人员的信息技术水平，使他们尽快适应档案信息化管理的要求，成为企业档案信息化建设的中坚力量。
【参考文献】
[1]中共中央办公厅，国务院办公厅.2006年-2020年国家信息化发展战略[Z].2006.
[2]杨红梅.企业档案信息化建设之我见[J].现代经济信息，2009，22：140.
[3]卫婷.论企业档案信息化建设[J].2009，7：27-29.
[4]宋吉芳.企业档案信息化建设的探讨[J].山东电力高等专科学校学报，2011，6：86-88.
[5]孟世恩，王颖，何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].2004（5）：29-32.
[6]李国民.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].档案，2011（5）：59-60.
[7]范琪.浅谈企业档案信息化建设[J].山西科技，2005（6）：39-40.
[8]何燕宁.浅谈企业档案信息化管理[J].经济与社会发展，2011（10）：131-134.
[9]李潆.如何加强企业档案信息化建设[J].城建档案，2011（7）：77-78.
企业档案信息化范文第10篇
关键词：港口企业；档案信息化；建设研究
中图分类号：F552；G270.7 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）001-0000-01
前言
港口企业档案的信息化建设具有重要意义，进入信息时代，高科技需要推广到各个领域以改变以往的低效率的局面，港口企业作为特殊的经济组织，建立信息化的档案符合其发展，也是档案与时俱进的体现，也是加快城市发展速度的一种方式，所以要想进行港口企业的档案的信息化建设，需要进行信息化建设的规划，然后将其进行协调推进，将信息化和管理相结合，让信息化真正发挥其高效的作用，注重信息化建设中人才的培养，只有足够的人才，才能将信息化搞彻底。
一、港口企业的档案信息化建设的重要性
1.符合企业发展要求
港口企业在国家政策指导下进入了新的机遇期，许多港口都抓住机遇进行发展，这使得港口的建设与布局较大的调整，港口企业也参与到转型和升级的行列中，需要具竞争力的提升。但在实际中有部分企业的档案管理工作只限于对资料的收集、整理、保存等，]有很好的进行档案的信息化的规划，随着贸易往来合作的加深，港口的货物流通量增大，使得港口的档案信息量面临猛增的局面，传统的模式不能顺应新的发展要求，所以对港口档案进行信息化建设已是发展的基本需要，港口企业的档案是对企业工作的最直接的记录，只有信息化程度达到一定要求才能使港口企业在复杂的市场环境中提高管理效率，做出最合理的决策，才能让企业的文化得以传承与发展，所以企业的档案管理符合企业的发展之需。
2.符合档案事业发展
将港口企业进行信息化是企业在信息化时代建设的重要内容，档案信息化建设是在档案信息资源的基础上展开，其主要目标是扩大档案信息的开发利用力度，更加方便快捷的进行档案信息的查阅利用的服务，以往的档案管理是多手续的，效率普遍较低，不能赶上企业的发展步伐，不能适应当前的发展，所以解决档案的信息化是港口企业档案事业发展的必然要求[1]。
3.是城市发展的要求
如今的世界是一个开放的共同体，经济全球化的不断深入，让现代港口向着更好的方向发展和过渡，港口的发展和城市的建设已经合为一体，科学技术在信息领域的应用让时代进入高度信息化，信息化水准也是衡量一个地区或国家的现代化水平，所以将档案信息进行信息化建设是城市发展的客观要求。
二、港口企业的档案信息化建设的方法
1.规划档案的信息化建设
档案的信息化建设具有长期性和全局性的特点，是一种系统化的工程，所以合理的规划是档案信息化建设的重要前提，进行；数字化应用于港口企业的档案建设是港口企业管控体系的重要部分，所以需要和信息化系统同时规划并进行推进，让其相辅相成。要将港口企业的档案信息化建设提升至企业的增强核心竞争力的层面，让其更加高效快捷，实现资源的共享功能，要统筹规划档案信息化建设的管理与实施步骤，将建设任务明确划分到各个部门，注重档案信息化建设中的实施细则及相应的章程。档案信息化管理是对企业自身建设的积淀与升华的途径之一，档案信息化建设对企业而言还有传播的功能，能转变以往的观念，进行有计划的高准则的信息化规划，构建档案的服务平台，促进工作的效率。
2.协调推进信息化
在档案的信息化建设中，现存档案信息的数字化和新增的档案的电子化之间的关系是重点协调内容。要两边同时抓，做到在处理存量档案的信息化的进程中规范新增档案的电子化管理，档案的信息化的接收平台和保管平台的设施的齐全性是保证其顺利进展的基础，要在数据技术整合的基础上将新增档案与已有的档案进行有机结合，档案的信息化就是要求在档案的建设中涉及的标准化将更加严格，所以需要更高层次的信息化准则。要将档案信息的接收、传递、储存与利用结合在一起，要将数据库等的建设作为重点，充分利用先进的计算机技术，将档案信息系统组织起来，档案信息的保密工作也要得到重视，防止企业的机密泄露，这就需要建立稳定的系统，硬件设施也要可靠[2]。
3.将信息化与管理结合
进行档案的管理，不是简单的将档案如同物体一样储藏起来，也不是简单地流水式的管理，而是要档案在企业发展中发挥提供决策参考等作用，档案的信息化是时代对其的要求，是港口企业面向现代化进行管理的必然，所以就要求相应的管理人员在其管理理念、服务范围上及功能上进行创新，让档案的信息的承载能力得到提高，让其作为一种重要的资源与财富发挥作用。将信息化与管理有机结合，提高档案的服务利用水平。
4.注重人才的培养
企业之间的竞争，归根结底是人才的竞争，所以提高人才的基本素养是提升企业竞争力的有效手段。在港口企业档案信息化建设的过程中提高管理人员的素质是促进档案的信息化进程的关键，港口企业要按照企业的实际状况制定符合本企业发展需求的人才队伍建设标准，要始终明确培养目的及方向，逐渐完善档案信息化人才队伍建设的制度和机制，做好档案人员的培训，要将计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理以及现代先进管理技术纳入到人才培养中，让港口企业的档案管理人员符合现代管理的需求，让其服务意识和发展意识得到增强，只有重视人才的培养才能让档案信息更具开发利用价值，才能让其发挥最大的经济效益。
三、结语
档案信息对于任何企业而言都比较重要，所以开辟其利用价值的方法之一就是档案的信息化建设。港口企业作为发展迅速的经济组织之一，在促进社会发展中具有重要作用。建立档案的信息化，是港口企业顺应发展之需，也是促进档案事业在新的时代背景下必须进行的一项措施，也是城市发展的需要，所以有必要进行档案信息的信息化建设。要规划好档案的信息化建设，同时要协调推进其发展，其次要将其与管理相结合，在档案的信息化建设中要注意人才的培养。
参考文献：
[1]韩燕萍.基于港口企业的档案信息化建设研究[J].中国港口，2013（6）：50-51.