科技档案管理范文

时间:2023-06-13 15:29:11

科技档案管理

科技档案管理范文第1篇

【关键词】科技档案;重要性;存在问题;解决措施

科技档案是企业在从事生产、经营、管理活动中形成的具有保存价值的科技文件材料,它是企业发展的见证,是企业扩大再生产的决策依据,也是企业发展的生命源泉。随着社会进入信息时代和知识经济时代,科学技术在社会各领域中得到了广泛应用,人们对记载科技成果及信息的科技档案的检索、查阅、分析和研究也越来越重视,做好科技档案管理工作已成为企业建设与发展的一项重要任务。

1 科技档案的概念

科技档案是指企业在生产、基建、科研等活动中形成的应当归档保存的图纸、文字、录像等科技文件,是企业档案管理的重要组成部分。科技档案的种类较多,如工业生产技术档案、基本建设档案、设备档案、自然科学研究档案、测绘档案等。科技档案具有知识储备功能、依据凭证功能,情报功能、促进生产力发展和提高效益功能。

2 科技档案的特点

(1)专业性:科技档案的专业特点是科技档案最突出的特点之一,不仅使它们同一般档案有所区别,而且使不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别。因此专业性是实现科技档案科学管理的重要依据之一,例如科技档案工作管理体制的确立、科技档案的整理分类等,都建立在科技档案专业性特点的基础上。

(2)种类和类型的多样性:在各门类档案之中,以科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂,呈现出多样化的鲜明特点。以种类而言,由于科技生产活动中的多专业性,导致其伴生物--科技档案在种类上的多元化;以类型而言,科技档案是所有门类档案中,类型最丰富多样的一种。

(3)成套性:相对于其他档案,科技档案最鲜明的特点就是成套性,即围绕一个科研项目的进行,有规律地形成一系列配套的相关科技文件资料。

(4)现实性:科技档案具有较强的现实使用性,它记录和反映着企业的科技、生产、建设等活动,即使在归档后,也依然有很高的利用价值。

3 科技档案的重要性

科技档案在整个档案中所占的比例显著增加,在科学管理中所处的地位也越显重要。科技档案的重要性在于:

1)科技档案是科技发展的催化剂;

2)科技档案是知识形态的生产力;

3)科技档案是企业文化的重要组成部分,是企业成功的金桥;

4)科技档案是经济效益和社会效益的表现形式。

4 科技档案管理目前存在的问题

加强科技档案管理工作,是档案事业适应时代和社会发展的必然选择,而从目前一些机关、高校、事业单位、科研机构与企业的科技档案管理工作来看,存在着各种各样的问题,主要表现在以下几方面。

4.1 单位领导重视程度不够

单位领导更注重生产环节这些可以产生直接经济效益的部分,而因为档案的管理工作一般都是在最后的环节来进行,短期内无法看到由其带来的效益,因此对于科技档案管理所能产生的经济效益并没有一个直观的认识,在思想意识上没有上升到一个高度,使得科技档案管理工作的发展比较迟缓。

4.2 科研人员档案意识不强

在工作中,科研人员对于自己产生的科研成果一般都看的非常重,不愿将自己的文件向档案管理部门归档,而是私自保管,这就造成了科技档案的丢失和不完整性;有时即使向档案管理部门归档,也会拖延时间,无法保证文件资料保存的时效性与完整性。

4.3 科技档案管理人员素质有待提高

有些单位认为科技档案管理仅仅是收发的工作,便将没有档案专业知识的或没有合适部门安置的人员安排在档案管理部门,使得科技档案管理人员开发科技档案的意识差,也使得科技档案管理工作效率和工作质量极低。

4.4 科技档案管理投入不足,自动化管理水平低

由于科技档案管理涉及软、硬件的投入,经济实力不强的企业单位,科技档案管理投入的经费就少,管理条件与信息化建设发展缓慢,造成科技档案管理落后,基本处于手工操作状态,这是难于适应信息化建设对科技档案管理工作的要求的。

4.5 科技档案管理难度大

由于科技档案多数以图纸、图表加文字说明等形式反映工程的技术,不仅数量多、笨重不便于折叠、文件材料鉴定与归档存在困难,而且科技档案查、借阅手续复杂,大多数档案工作人员不愿意管理科技档案。

5 加强科技档案管理的解决措施

针对科技档案管理工作目前存在的问题,可以从以下几方面着手解决。

5.1 强化全体人员档案意识

在日常的科研生产中,大力宣传、贯彻《档案法》,使《档案法》贯穿于各级领导干部和职工的头脑中,增强档案意识,使其对科技档案管理工作有一个新的认识。

5.2 加强科技档案管理的基础设施建设

企业单位应对科技档案管理投入必要的财力与物力,加强档案工作基础设施建设,配置与现代化档案管理相适应的设备设施。

5.3 建立健全规章制度,实现规范化管理

建立健全科技档案管理工作的各项规章制度,制定科技档案管理工作的标准规范,同时加强思想教育、提高职业道德水平,将科技档案管理工作建立在遵循客观规律和发挥人的积极作用的基础之上。

5.4 过程参与,严格执行科技档案管理规程

要严格按照科技档案管理规程,做好科技档案的收集、整理、保管等工作,做到科研、生产、基建等活动归档的文件资料完整、准确、系统。同时科技档案管理人员应积极参与到科技档案形成的相关工作中去,以保证及时收集科技档案资料,保证科技档案信息的完整、系统、准确。

5.5 解放思想,转变观念

多年来,科技档案工作基本上属于内部服务型、无偿服务型和保管服务型,这在很大程度上禁锢了科技档案的开发利用,也限制了科技档案在经济生活中的作用,反过来又影响和制约了科技档案事业的自身发展。因此,各企事业单位的档案工作者,要切实树立一种开放的、主动提供服务的、注意经济效益的新观念,从思想上、行动上实现转变。

5.6 加强科技档案信息化建设

科技档案信息化建设要以档案管理现代化为基础,以档案信息数字化、档案利用网络化为目标,实现档案信息系统与单位信息系统有效链接,便于档案信息资源的开发利用。要把档案信息化建设作为企业信息化建设的重要组成部分,进行统筹规划,使得档案信息化建设与单位信息化建设同步协调发展。

5.7 提高科技档案管理人员的整体素质

档案管理队伍素质的高低决定着档案事业发展的成效,因此要加强对专兼职档案人员的培训。档案工作者应成为多面手,除了学习档案知识、档案应用系统知识等有关档案管理的基础知识之外,还要学习计算机知识等信息化知识;不仅要熟悉档案管理业务,还要掌握相关的专业技术知识,开拓视野,提高工作效率。

5.8 与时俱进,不断创新

档案工作人员应与时俱进,不断创新,做创新性人才,进一步解放思想,抛弃不适宜的观念与做法,创新服务机制,拓宽科技档案服务领域,提高业务水平,实现科技档案工作在理论上、体制上、机制上的创新,适应时代和科技发展的需求,使得科技档案管理工作更好地为企业单位的事业发展服务。

6 结语

做好科技档案管理工作,对企业的改革发展具有重大作用和意义,企业应重视科技档案管理工作,使得科技档案更好地为企业的健康发展保驾护航,提高企业的工作质量和工作效率。科技档案工作是一项发展社会经济和科学技术的不可或缺的专门事业,它作为社会主义现代化建设的重要组成部分,其管理工作将随着社会发展而不断推进提升,今后一定会出现更多的新情况、新问题,需要我们通过学习、探索去解决、完善和提高,这样才能适应现代企业快速发展对科技档案信息的需求,才能更好地创新科技档案管理工作。

【参考文献】

[1]王传宇.科技档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2009.

[2]宋敏.加强科技档案管理的几点认识[J].电动工具,2011(1):5-7.

[3]张纪刚.浅谈科技档案工作的有关问题[J].现代技能开发,2002(11):80-81.

[4]任毅敏.浅谈科技档案管理的发展及现状[J].科技信息,2006(7):214.

科技档案管理范文第2篇

关键词:水利科技档案;管理;问题;对策

一、水利科技档案管理中存在的问题

1.相关资料的收集不完善

目前,水利科技档案管理中存在的突出问题就是资料的收集不完善,主要体现在以下两个方面。第一,资料收集的数量不完整。也就是说需要收集的资料不完整,归档文件不齐全;第二,同一份档案资料的收集不规范、不完整。比如说同一个工程的请示和批复不是同时存档的,或者同一个防汛工程没有一起存放。水利科技档案资料收集不完善,不能完整地反映历史情况,也不利于今后资料的查询。

2.档案管理人员的综合素质水平不高

水利科技档案管理工作人员既要熟悉水利工程的相关技术还要了解档案管理的相关知识。在水利科技档案管理中,由于档案管理人员的综合素质水平不高,缺乏相关的科技档案管理知识,再加上培训力度不足,导致档案管理工作开展不畅。

3.档案管理不规范

因为档案管理人员的综合素质水平不高,导致水利科技档案的管理过程不规范。比如:档案管理质量不高,在进行档案卷内目录以及备考表的填写不规范;科技档案的管理簿册填写不规范,档案借阅相关记录不及时;水利科技档案管理制度不完善,导致档案部分丢失;科技档案的目录为人工填写,查阅起来不方便。

二、水利科技档案管理对策

1.提高认识,加强领导

为确保档案管理在水利科技中的应用效果,首先应该明确档案管理在水利科技中应用的重要意义。这就要求档案管理部门领导以及工作人员不断提高档案管理意义和对水利科技的认识程度,并逐步提高档案管理人员的工作积极性和主观能动性。企业在进行档案管理工作时应具有一定的前瞻性,确保档案在水利科技中的可持续发展,不断加大资金投入和技术培训,逐步建立健全水利科技档案管理制度,确保档案管理的安全性,避免文件外露;并不断更新相关设备,提高水利科技档案管理的信息化程度,逐步提高档案管理管理人员的服务质量,以实现档案管理的最大价值。

2.加强水利科技档案管理

部门与其他部门之间的交流与沟通为确保水利科技档案管理更加高效方便,应加强各档案管理部门与其他相关部门之间的交流与沟通,通过各部门之间的通力合作,不断丰富档案资源。为了提高档案管理的利用率,档案工作人员之间应深化合作、互通有无,以便能够长期进行档案管理的补充和丰富。除此之外,还应加大创新力度,以提高档案管理在水利科技中的综合利用程度。

3.水利科技内、外网隔离

水利科技档案的安全性是进行档案管理的重中之重。在水利科技档案管理中更应加大对档案的安全管理,应采取相关措施来保障水利科技档案的安全。通常情况下,应在水利科技的内外网之间设置一定的物理隔离,以起到隔离内外网的作用。

4.档案管理在水利科技中的应用

为确保档案管理人员能够熟练掌握档案管理相关技术,应确保档案管理人员进行档案整理及存储等工作的规范性。应通过定期与不定期的培训,提高档案工作人员的专业技能,将档案管理在水利科技中的应用规范与相关方法编制成册发给相关人员学习使用。为提高水利科技档案的真正价值,应加强市场调研力度,不断完善档案资料,在充分了解本企业实际情况的基础上对档案管理进行分类处理。并在此基础上建立档案的管理目录树,根据企业的实际情况建立文书、技术以及会计等目录树,且在一级目录下建立二级目录甚至是多级目录,以方便档案管理的分类管理以及今后的查阅。在逐步完善水利科技档案和科技档案之后应建立档案的数据库表,之后将已归档的各级目录导入到水利科技中,构建水利科技档案数据库,并将重要的纸质档案进行扫描,将扫描件存储到档案系统中。

5.逐步提高档案管理

在水利科技中的应用效果为提高档案管理在水利科技中的应用效果,首先应该进行观念的转变,要敢于接受新鲜事物,采用现代化的管理理念和管理方法。不断提高对水利科技档案管理的重视程度,营造良好的档案信息化管理氛围,大力开展水利科技档案信息化管理相关的宣传活动,推动各级领导的学习主动性和积极性,不断实现系统管理,逐步提高档案管理在信息化程度。

三、结语

水利科技档案管理作为水利工程的重要资料和科技财富,在水利工程发展中具有重要意义,并发挥了重要的社会意义和经济效益。通过加强水利科技档案管理效果,应逐步实现水利科技档案的信息化水平,不断丰富档案资料,提高水利科技档案的应用价值。

参考文献:

[1]李爽.浅谈水利科技档案工作在水利科技管理工作中的作用[J].黑龙江史志,2012(9).

[2]范家惠.浅析水利科技档案管理发展趋势——以四川省第一次水利普查成果档案为例[J].四川档案,2015(2).

[3]武晖.浅谈水利水电勘测设计院科技档案的现代化管理[J].办公室业务,2014(7).

科技档案管理范文第3篇

一、正视林业科技档案管理存在的现实问题

当前,林业科技档案管理存在五个方面突出问题。一是设施落后。从档案保存方面看,纸质多于磁质、磁质多于光质、光质多于声像,档案管理现代化水平低,很多单位只是简简单单地把档案信息要素录入计算机,在查询、借阅、管理、利用上缺乏技术支撑,严重影响科技档案管理水平。二是科技人员存档意识淡薄。部分科技人员对档案材料的收集、整理、归档意识淡薄,上交档案的积极性不高,不能够主动配合档案管理人员工作,致使档案管理难以顺利开展。三是管理者专业技能低。随着人事制度改革、机构调整、竞争上岗等因素的影响,很多工作人员没有经过专业档案管理知识培训,对科技档案管理工作程序不了解,导致管理人员对档案工作重要性认识不足,影响了林业科技档案管理质量。四是规范化程度不高。有的林业部门对林业科技档案管理认识不足,对科技档案资源运用不够,存在重视不够、措施不到位、规范化建设投入少等问题,致使档案管理水平层次低。五是管理体系不完善。尽管很多林业单位设立了专职或兼职管理人员,但管理体系不够健全和完善,缺少专业的林业科技档案管理制度,存在着林业档案统一管理难、归档立卷难、资料查阅难“三难”问题。

二、切实遵循林业科技档案管理基本规范

林业科技档案管理有其自身的特点和规律,其基本规范体现在四个方面。一是归档范围。按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段组织收集资料归档。二是归档形式。林业科技档案的归档形式主要有文字文件、图纸文件、图形文件、图像文件、多媒体文件、数据库文件、光盘、磁盘、磁带、声像资料、审定证书、品种审定文书、转基因安全评价证书、获奖证书、专利、规程等16种。三是分类方法。对林业科技档案的分类分六步走,即:工程项目分类法、产品设备型号分类法、课题分类法、专业分类法、时间分类法、地域分类法。这六种分类方法虽然各有不同,但遵循的原则是一致的,就是便于查询利用。四是日常管理。按照《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案管理条例》,建立健全档案人员岗位责任制、档案复制制度、档案查借阅制度、档案库房管理制度、档案立卷归档制度、档案史料编研制度、文书材料归档制度、档案移交制度、档案鉴定销毁制度、档案利用制度、档案统计制度,以严格的制度管人管事。

三、强化林业科技档案管理的对策措施

一要强化认识。作为林业工作部门要充分认识到林业科技档案管理工作是林业工作的重要组成部分,是推动林业科技进步的必要资源,要求林业科研人员及时将科研资料、文件归档。二要完善制度。作为档案管理部门要根据林业科技档案管理规范和社会发展需要,建立健全相关制度,从根本上提高林业科技档案管理正规化建设水平。三要加强应用。档案管理的意义在于提高档案信息资源的利用率,提高档案管理科学化程度,提高工作效率。林业部门各级领导要带头查阅科技档案,林业科研人员要善于借鉴运用已有的科研成果,林业工作人员要利用林业科技成果指导实践、推动工作,档案管理人员要不厌其烦,发挥好服务保障作用。四要运用信息技术手段。紧跟社会发展潮流,将先进科学技术和设备应用到林业科技档案管理之中,从档案的收集、分类、编目、存贮、查询、借阅、归档等环节实施一体化管理。五要建设相对稳定的档案管理队伍。林业科技档案管理需要有相对固定的人员管理,以保证档案管理工作的延续性,管理人员应具有一定的科研实践知识和管理编研水平,只有这样,档案管理者才会对科技档案的归类与整理做到科学规范,便于档案的开发利用。六要加强档案科技信息的安全保护。新技术、新品种、知识产权和种质资源都具有非常高的经济和社会价值,作为存储这些信息的载体———科技档案的管理就显得更为关键,要加强对科技人员和科技档案工作人员保密教育,确保林业科技档案与科技资源的安全。

科技档案管理范文第4篇

第二条档案管理升级工作的目的,是强化科技事业单位的档案管理,促进档案信息资源的开发利用,使科技事业单位的档案工作跟上改革开放的步伐,适应新形势的需要。

第三条本办法主要适用于国务院有关部门所属、地方政府部门所属和中国科学院所属的县团级以上(含县团级)独立的科学技术事业单位(包括工程勘察设计单位)。

第二章等级划分与考核内容

第四条科技事业单位档案管理分为:国家一级、国家二级和省(部)级三个等级。国家一级、国家二级等级标准及考核内容见附件一。

第五条省(部)级标准及考核内容由各省、自治区、直辖市,国务院各有关主管部门(以下简称各地区、各部门)制定。未单独制定部级标准的部门,其直属科技事业单位的考核、评审可按该单位所在的省级标准进行。

第三章申报、考评与审批

第六条科技事业单位档案管理升级申报工作,原则上采取自愿申请,逐级晋升的办法。一般在升级一年后方可申报更高一等级。

在首次申报档案管理等级时,对确实具备越级申报条件的单位,其越级申报需经上一级档案行政管理机构批准。直接申请升为国家二级档案管理的单位必须经省级档案行政管理部门或国务院主管部门批准;直接申请升为国家一级档案管理的单位必须经国家档案局批准(科研单位同时抄送国家科委,勘察设计单位抄送建设行政主管部门)。申报、考评和审批工作要严肃认真、实事求是、坚持标准、从严要求。

第七条升级申报程序为:各单位在严格按照《科技事业单位档案管理部级标准及考核内容》自检合格后,按其隶属关系向主管部门或地方档案行政管理部门提出申请报告(申请报告内容见附件三);并填报《科技事业单位档案管理升级登记表》(附件四)及《科技事业单位档案工作基本情况调查表》(附件五)。

第八条省、自治区、直辖市及计划单列城市所属单位向地方档案行政管理部门提出申请,同时抄送地方专业主管部门;部委直属单位向国务院主管部门档案管理机构提出申请,同时抄送该单位所在地的省、自治区、直辖市及计划单列城市档案行政管理部门。

第九条科技事业单位档案管理升级的考核评定,按隶属关系进行。地方所属单位的档案管理升级以地方档案行政管理部门为主,会同地方专业主管部门组织考核评定;部委直属的单位以国务院主管部门为主,会同或委托(必须有委托函)单位所在地的档案行政管理部门进行考核评定。国家一级档案管理的考评应分预审和考评两步进行。

第十条考评工作程序

(1)听取申报单位自检情况汇报;

(2)对照申报等级标准,结合实际情况逐项考核;

(3)根据考核结果进行综合评议,提出考评意见并作出考评结论;

(4)向申报单位公布考评情况,并宣布考评结果;

(5)整理汇总有关考评材料,向档案行政管理部门或国务院主管部门报告(上报材料要求见附件二)。

第十一条审批工作

档案行政管理部门和国务院主管部门根据考评组的考评意见和结论进行审核,并提出审核意见。

"国家一级档案管理"单位的审批工作按隶属关系,由省、自治区、直辖市档案行政管理部门或国务院主管部门审核后,报送国家档案局批准;"国家二级档案管理"单位的审批工作,由国家档案局委托省、自治区、直辖市及计划单列城市档案行政管理部门或国务院主管部门审核、批准,并报国家档案局备案(备案材料见附件二)

科研单位档案管理的等级经批准后抄送国家科委;勘察设计单位档案管理的等级经批准后抄送建设部。

"国家一级档案管理"的审批工作原则上每半年进行一次。

第十二条"省(部)级档案管理"的申报、考评和审批工作由地方档案行政管理部门及国务院主管部门进行。

第四章考评组的组织

第十三条各省、自治区、直辖市及计划单列城市档案行政管理部门和有关主管部门、国务院有关主管部门,应根据档案管理升级工作的需要设立考评组,负责进行考核评审工作。考评组由部级和省(部)级评审员组织。

第十四条考评组一般由5--7人组成。考评"国家一级档案管?quot;单位时,考评组至少应有4名部级评审员;考评"国家二级档案管理"单位时,考评组至少应有2名部级评审员。

第十五条部级评审员的条件

(1)能够正确理解并执行国家关于档案工作和科学技术工作的方针政策、法规和标准;

(2)能够熟练掌握科技事业单位档案管理升级标准,工作认真负责,秉公办事;

(3)具有中级以上专业技术职务,或大专以上学历并有五年以上档案业务指导或科技管理工作经验。

第十六条部级评审员的职责

(1)接受对科技事业单位档案管理升级工作进行的业务咨询;

(2)参加国家一级、国家二级档案管理的评审工作;

(3)及时向档案行政管理棵藕凸裨褐鞴懿棵欧从晨萍际乱档ノ坏蛋腹芾砩豆ぷ髑榭龊臀侍狻?br>第十七条部级评审员的聘任

部级评审员由省、自治区、直辖市及计划单列城市档案行政管理部门和国务院主管部门推荐,国家档案局审核后聘任(推荐登记表见附件六)。

第十八条各地区档案行政管理部门和各主管部门档案管理机构中,已聘任为企业档案管理部级评审员的,可以兼任科技事业单位管理部级评审员。

第十九条推荐人选中要有一定比例的科技人员或科技管理人员。档案管理部级评审员任期五年,到期可以续聘。不再从事升级工作的应改聘。

第五章发证与奖励

第二十条档案管理等级证书是验证科技事业单位档案管理水平的标志。获得部级档案管理证书的单位,在全面质量管理、设计单位资格认证、单位管理升级等考核验收时,享受档案管理专项工作免检权,并可作为评选先进单位的考核依据。

国家档案局统一印制国家一级、国家二级档案管理证书,并定期公布"国家一级档案管理"单位名单。

第二十一条暂未进行单位管理升级等评估活动,而先行获得档案管理升级证书的单位,单位要给予有关部门或人员以表彰和相应的奖励;单位已进行管理升级等评估工作,档案管理达到同步升级或高于单位管理等级者,档案管理部门和人员同时享受单位管理升级的奖励待遇。对档案管理升级工作做出重要成绩、表现突出的档案管理人员,其事迹可作为评选先进工作者或晋升的考核依据。

第六章监督与检查

第二十二条各级档案行政管理部门、科技事业单位的主管部门,要定期可不定期地对已升级单位进行复查,发现单位的档案管理水平低于证书等级时,要求单位限期整改,到期不合格者,要上报发证机关降级或吊销其证书。

科技档案管理范文第5篇

1科技档案的重要性

企业的发展要融合历史的经验与教训,见证企业发展的这一过程,我们可以通过企业科技档案来完成。企业科技档案是有重大意义的科技文件资料,是在企业的生产、流通、管理中直接产生的。科技档案是企业发展的重要财富,是维护企业合法权益的重要依据,作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作,是企业同步发展的无形资产,它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件,对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

科技档案,保密性极高,设计到国家、企业的切身利益。要清晰的认识到我国现阶段企业科技档案的管理模式、现状,要不断吸收国内外优秀的科技档案,不断拓充企业实力,在社会迅速发展的大环境下,加大力度培养我国科技档案管理人员的责任感,要通过科学的引导,使档案管理人员更有热情来进行工作。

我们要提高对科技档案的管理工作的认识,要充分认识到档案管理工作的重要性,企业科技档案管理工作的现实意义及当今社会的发展下企业档案管理的薄弱环节,不断加强改善,让档案管理开创一个新局势,适应社会大环境的不断发展,与时俱进,永不言败。

2科技档案管理的现状

建立科学的档案管理是一个企业快速发展的重要途径,也是一个企业管理水平的最好体现,档案的保存与利用是实现档案管理工作的最大价值体现,同时也为我国企业的经济进步与社会的发展做出巨大贡献。要想更好地实现企业科技档案的管理价值,必须要认清我国现阶段企业科技档案管理的现状。

(1)在企业现阶段的科技档案管理工作更多重视的是资料的收集,而忽视了对技术资料的归档工作。档案的价值要体现在凭证之需,日后的总结利用价值的体现。在传统的企业科技档案的管理工作中,比较注重对数字的收集,好做日后凭证,这符合了基本的档案归档工作,但很多重要的非原件的资料归档缺失严重,使档案的参考利用价值下降。

(2)过于重视档案管理文件的收集工作,而忽视了档案的资源管理归档工作。在有些企业不断的改制、重组的情况下,这些珍贵的企业科技档案就显现出其重要性。鉴于很多企业的经济条件的限制,对于科技档案投入的经费过少,信息化的建设发展与管理规模、条件都受到制约,还局限在手工操作的程度。而经济实力较强的企业,科技化水平较高,自动化水平就相对就高,使企业发展速度增快。还有部分企业存在企业的领导者忽视对企业的科技档案的建立。

(3)重视企业的文书档案的建立,而轻视科技档案的建立的现象比比皆是,等到要用到科技档案的时候先查找,没有日常积累的过程。在企业发展的过程中,进行项目管理与科技档案的管理衔接不上也是一个企业需要亟待解决的重要的问题。在项目结束后,科技档案的管理中交接不严谨,不能把项目中所需所有资料一一收回,仅仅单纯的是技术人员交多少收多少,在利用时常发现重要资料的遗漏,这些重要资料的遗漏导致企业机密泄露,那么企业所遭受的损失是无法弥补的。科技档案管理难度加大也是企业科技档案管理人员所面对的事实,科技档案多以图表、图纸的形式上交,数量繁多,不利于整理,很多管理人员很反感企业科技档案的借阅,这就对企业的发展造成了限制。更有许多企业应用其他软件来管理,出现许多问题,专业化的科技档案管理软件,会让档案的整理工作事半功倍,但应用其他软件会给科技档案的查找带来很多不必要的麻烦,企业信息化的建设与企业发展、档案发展管理严重不协调。档案的网络管理工作也没有实施到位,很多企业网络的创设严重滞后,这就影响了档案管理的最佳途径。很多档案管理人员的综合素质低下,无法与社会发展的趋势相适应,自我学习能力不足,更新知识构架缓慢,这也使我国企业科技档案管理工作陷入了恶性循环。

3加强科技档案管理的对策

要加大推进企业科技档案管理的高效进行,就应该不断加大对科技档案管理工作的制度确立及监督监管能力,更加完善的改进档案管理工作。要形成一个学习型企业,就要对科技档案管理工作形成体系,让企业的档案工作开展有序。密切各部门之间的高度配合,在档案的移交、借阅、保管时,拥有高度的责任感,保持科技档案的完整性。

(1)要转变科技档案管理人员的管理观念,要不断提高对科技档案管理的认识,要明确企业发展方向,企业的科技管理工作的现状,相关行业的科技前沿发展现状,善于分析并总结自身企业的科技档案并与之进行比较,积极利用企业的科技档案,加大企业开发与发展,增加最大的经济效益。因此,科技档案管理者要转变观念,深化企业对科技档案建设的投入,使科技档案的管理工作飞速发展。在信息化时代,要想企业不被淘汰,必须加快企业的信息化的建设速度及科技档案对口软件的开发及利用,充分了解自己企业的技术力量,在自身达不到要求的时候及时求助外援,做好对口软件的研发工作,使科技档案的应用更加便捷。

(2)严格执行档案管理规程,做好科技档案收集、整理、保管工作。在当今瞬息万变的知识经济大潮中,企业各自的档案是独有的原始记录,记录着未公开的、未申请专利的知识和技术,如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好,在市场竞争和信息流通的今天,很可能给企业造成无法挽回的损失。所以,企业领导应支持科技档案人员依法履行职责,积极支持和配合科技档案部门工作,及时、完整、准确的把需要归档的科技档案集中到档案部门,实现科技档案的集中统一管理。

(3)搞好科技档案信息化及网络综合应用系统。企业要建立科技档案数字化、网络化信息管理中心:①正确选用企业科技档案管理软件,其体系结构、系统功能、适用网络结构、后台数据库、与办公自动化系统数据接口以及科技档案管理模块等要符合档案信息化建设的要求。②做好科技档案案卷级、文件级目录数据库的录入、查询和维护工作,通过查找目录、原文传输及扫描等方式,实现科技档案案卷、文件目录检索和全文查询,使科技档案管理模式由传统的档案实体保管,逐步建成科技档案数字化、网络化信息管理平台。

(4)要加强与其他企业进行科技档案管理的交流与学习。在互相借鉴中快速成长,取长补短,弥补企业自身发展中科技档案建设存在的缺陷。引进竞争激励机制,改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象,对现有人员实行公平竞争、择优上岗,真正做到优胜劣汰,能者上庸者下,从而使科技档案工作者清楚的认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关,从而激发每个人的工作活力,最大限度的发挥个人潜力,使科技档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

科技档案管理范文第6篇

【关键词】科技档案;管理;措施

我国从20世纪50年代开始建立并加强对科技档案的管理,1960年和1980年,国务院先后批准《技术档案室工作暂行通则》和《科学技术档案工作条例》,成为指导中国科技档案科学管理的重要法规。因此,加强科技档案管理无论是对企业,还是对国家,都有着相当重要的推动作用,本文就加强科技档案管理的措施作出如下分析。

一、制约科技档案管理发展的原因

1.科研人员对科技档案管理认真度不足

科技档案的完成,需要靠科研人员进行认真研究,大部分科研人员对科技档案都能够做到认真负责,然而有一部分科研人员对科技档案管理的认真读不足,导致科技档案缺乏质量,对档案数据没有做到准确的记录,对档案资料也缺乏保管意识。有的科研人员将自己的科研成果攥在自己手中,不愿意进行上交,导致科研生产缺乏活力。也有的科研人员为了方便,只记录和保存档案的研究结果,对于中间的重要数据一概不做记录,还有的为了节省研究成本,自发的降低研究标准,不使用专业技术文件,导致科技档案质量下降,造成了极坏的影响。

2.科技档案管理制度不完备

科技档案管理制度对科技档案质量有着重要的影响。一些企业确实是建立了科技档案管理制度,但是,整体制度缺乏稳定性,还不够完备,甚至没有得到有效的落实,这就导致了科技档案整体质量下滑。企业在实际生产中,管理者一味的注重生产,增加企业利益,却没有将科技档案管理制度完美的落实下去,不仅企业的利益没有增加,而且还给企业造成了严重的隐患。

二、加强科技档案管理的措施

1.完善科技档案规章制度

马云曾经说过:“创业者光有激情和创新是不够的,它需要很好的体系制度团队以及良好的盈利模式。”一个完备的规章制度对企业的发展有着巨大的推动作用,在科技档案管理中同样如此。企业需要完善科技档案规章制度,并使其规范化,慢慢步入正轨,将制度以系统图、网络图的形式展现出来,供企业人员观看学习。企业可设立责任制,使每个科研人员都能够清楚的明确自己的责任,确立自身的工作目标,树立道德观念,实现人生价值。科技档案完成是一个整体的工作,需要所有的科研人员都参与其中,企业应该严格把控每一个环节的工作情况,出现问题及时反馈,然后进行解决,一环扣一环,使每一个科研人员都把科技档案质量第一作为工作的目标和重心。当科技档案完成,还需要对科技档案进行系统的维护,企业的制度科学化、规范化能够有效的对科技档案完成管理和维护。

2.利用现代信息技术

在经济与科技迅速发展的今天,使用现代信息技术对科技档案进行管理能够为企业的发展提供必要的技术保障。计算机技术的优势在于科学性、规范性和系统化,而如今科技档案管理缺少就是这些,因此,企业需要充分发挥计算机技术的特点与优势,提高档案的检索速度,提高工作效率,方便档案传输,使科技档案管理系统化和信息化。亦可将互联网技术与计算机技术相结合,使科技档案管理效率更高,资源利用能力更强,建立现代化的管理模式。

3.提高科技档案管理人员的个人素质

费希特曾经说过:“只有你的行动,才能决定你的价值。”在科技档案管理中,科技档案管理人员的个人素质尤为重要,关系着科技档案的整体质量。首先,科技档案管理人员要具备相关的管理知识储备,经常阅读相关管理书籍,或参加管理培训班,以提高自身的管理知识储备和实践管理经验,当遇到紧急情况需要对档案进行抽调查看,要能够及时、准确、高效的进行提取,使工作有条不紊的进行。如今已是现代化信息时代,科技档案管理人员还要掌握必要的计算机知识和技术,为适应现代社会发展的需要而努力。例如,企业可以请专业的科技档案管理技术人员对企业管理人员进行统一培训,并定期进行系统考核,成绩优异的可以获得企业给出的一份奖励,以增加管理人员的学习积极性,提高管理能力,增加必要的知识技能,使企业能够在众多企业洪流中竞争得胜。要想加强科技档案管理,还需要对企业领导者进行培训,作为一个企业的灵魂人物,其思想的先进性和科学性以及自身素质的提高都对企业的发展有着巨大的推动作用。而科技档案管理人员本身,也需要树立全新的思想观念,以提高自身素质为责任,不断对档案管理进行创新,明确科技档案的作用和价值,为企业的发展提供坚实的人力基础。

三、总结

科技档案管理无论是在企业中还是国家建设中都是至关重要的部分,其有效、科学、系统的管理能够为企业和社会的发展奠定坚实的管理基础。综上所述,目前我国科技档案管理还不够成熟,在发展过程中还存在着一些问题,需要我们不断的进行探索,然后进行创新,研究出更多的科学管理模式,推动我国企业和经济社会在未来的道路上稳步发展。

参考文献:

[1]梁洁宣. 浅议提高科技档案管理质量的途径[J]. 民营科技,2008,09:117.

[2]武立. 科技档案管理存在问题分析与对策[J]. 档案学通讯,2009,04:88-91.

科技档案管理范文第7篇

关键词:医院;药学科技档案;管理

1.科技档案的概念

科技档案是记述和反映本单位科学研究、技术开发、生产技术等活动的,具有保存价值并按照一定的归档制度作为真实的历史记录,集中保管起来的原始科技信息资料,科技档案有多种信息载体,包括文字、数字、图纸、胶片、照片、录音带、录像带、缩徽等。

科技档案是本单位在科技活动形成的,是科技活动的真实记述。它具有永久或一定时期保存价值,是经过整理、加工,按照的格式和制度归档的信息资料。

科技档案具有科学性、专业性、成套性和服务性的特征。

2.药学科技档案管理的重要性。

药学科技档案是进行药学科研、技术开发和药品生产的重要依据;是成果鉴定、新药审批、申请专利、技术转让的依据;是药学科技成果转化为生产力的重要手段;是处理药物方面案件的法律凭证,是处理科技工作的和成果所有权纠纷的促裁凭证;是进行药学科技交汉;发报咨询、技术服务的重要工具。

随着我国经济体制和科学体改革的开展以及《药品管理法》的颁布实施,药学科技工作进入了新工发展阶段,新药开发和其他科技成果必然逐年增多,对药学科技管理的要求也更高。要求科研部门与科技档案部门合作,照完整、准确、系统的要求,及时将本单位本系统在科技活动全过程中形成的科技文件信息归档保存。

3.药学科技档案的内容

药学科技研究活动的内容十分广泛而复杂,作为科技档案不可能过于繁杂琐碎。一般来说其内容包括:选题报告,课题研究计划书,工作方案论证,预研报告,同行评议意见,批准文件,科技合作协议书或合同;研究工作报告,年终总结报告;调查报告、实验、分析、试制、测试、观察的各种原即记录、数据、图纸;经过整理的数据、配方等;研究过程中产生的图表、照片、录像带、录音带、电影片等;原料标准,工艺技术规范。质量控制标准;技术说明;毒理;药理试验报告,临床试验报告;阶段性工作报告;最后部报告;科研论文,专著原稿及讨论记录;各种稀有实物、标本、样品等目录照片;成果鉴定书,推广使用报告,取得社会效益、经济效益的证明;成果奖励文件,包括申请书、评议书、证书等;研究项目或课题的修定或撤销等文件;经预算;有关来往文书。要写明每种材料的编号、名称、页数。

4.药学科技档案管理

4.1机构和人员为了搞好档案管理工作,各级都设有档案管理机构和档案馆、室;各部委、各厅局也都建立有档案管理机构和档案馆。室。各企业事业单位逐步建立了档案室或配备专人负责。档案管理机构和档案馆。室票据其任务和发展逐步形成专业化档案机构。科技档案管理是档案和要组成部分,药学科技档案工作在药物研究单位、药品生产企业和高等院校,属于科研管理和组成部分。其中一部分按照规定由上级主管部门或有关部门归档保存,例如研制新药的文件资料,在通过批准,取得新药证书后,其档案由卫生部药政局收集、整理、交卫生档案馆保存。

4.2药学科技管理工作的内容药学科技档案的具体业务工作,包括了科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等五项工作。

科技档案的收集,就是把分散的具有保存和利用价值科技档案接收过来。集中保存在档案馆(室)或专业档案室,以利于有关人员利用。这是建立科技档案基础和起点。收集工作要严格科技文件材料归档范围、要求和手续进行。

档案的整理,这是把分散收集起来的科技档案分门别类,系统排列和科学编目,便于保管和利用。

档案的鉴定,是指鉴别科学、历史和现实价值。通过临床以确定不同的保管期限,对那些无须保存的科技档案,经过一定的批准手续,可以剔除和销毁。

档案的保管和统计。科技档案的任务是保护其完整和安全,保守党和国家的科学技术机密,防止和克服各种自然的,社会的不利因素对科技档案的作用,不断延长使用寿命。科技档案的统计工作是通过数字分析,掌握其数量、质量和管理工作上的的关情况。为制定计划、改进管理。提高效率提供依据。

科技档案管理范文第8篇

[关键词]企业;科技档案;策略

1.前言

科技档案为企业实践生产发展中,进行科学管理工作过程直接产生的,同时具备保存应用价值的丰富载体形式科技资料文件。例如,各类图纸图表、丰富的数字信息、文字或是声像资料等。企业形成的科技档案其内容成分较为复杂,同时总量庞大,具有较高的应用率以及较高的专业性,为从事科技管理的核心基础任务。为良好的收集汇总、有效的保管整理,激发企业科技档案应用价值,最大化的令企业科技档案内容中包含的科学技术转变为现实生产力,企业应依法做好科技档案的治档工作,优化内部工作体制,进而令科技档案在推进企业持续发展阶段中发挥应有价值。

2.强化企业科技档案管理科学策略

2.1提升工作人员核心素质

企业应进一步强化专业人才管理培训,广纳贤才,善于激发人才潜能,进一步扩充档案信息管理服务工作团队。档案工作人员不但应掌握有关科技档案的管理手段技术,精通归档文件有关操作技术,同时应精通有关专业知识,了解企业经营发展相关特征,明确具体生产流程,方能变成实践工作中的多面手。例如冶金工业,企业档案管理人员应明确有关矿石资源提取、加工、冶炼、冶金技术、装备设施、安全通风等专业知识。信息化环境下,应构建智能化、高效性的信息检索以及管理工作模式,扩充对于科技档案管理与信息化建设的经费投入,符合工作需要。工作人员应利用多重渠道系统全面的学习现代化信息技术,提升档案业务水平,丰富信息技术素养。应掌握有关企业各类绘图软件应用、精通网络信息传输、OA系统应用等知识,进而做好科技档案的优质、深层次处理加工,令其形成良好的编研成果,发挥综合应用价值。

2.2保护科技档案资产,有效应对应用及保密关系

较多企业其科技档案信息牵涉到企业发展利益,包含技术、经济机密信息,因此应用科技档案资源,势必会牵涉到信息安全保密问题。为此,完善保密管理为档案人员的工作职责。科技档案实践应用阶段中,应打造安全保密的环境,不应毫无限制的随意应用,这样会令企业蒙受一定的利益损失。当然保密并不代表不应用,应用以及保密两者均较为重要,档案工作人员应把握好两环节的平衡关系,预防偏废现象。做好保密管理的基础上,还应为具体人员提供更多的便利性,进而令企业科技信息档案核心应用价值真正显现出来。企业应创建档案阅览管理体制、外借应用管理制度、复印资料制度,清晰具体的审批流程,确保档案应用的规范合理。应在做好纸质科技档案安全保密工作的基础上,注重电子信息档案安全保密。企业之中但凡涉及到保密网络应同互联网进行良好物理隔离。同时应定期核查网络信息,保证信息不连网。对于内外网保密信息管理,应做到专机专用,保证机器、文件信息不上网,网络文件不,内网之中资料信息不应转载至公共网络或外网,也不应在不同等级的计算机系统中进行互用。

2.3以点带线,基于反馈信息完善科技档案管理

企业科技档案主体源自管理人员以及技术员工,为岗位工作的具体成果,因此仅仅制定归档范畴工作体制并不充分。档案工作人员应注定积极的参与至具体的经营生产与管理活动中,将各环节工作重点视为档案机构的核心工作。应把握企业从事工作的具体动态方向,快速的提供并揭示企业各类工作需要的科技档案内容,令其内在价值良好的辅助经营生产、科技创新、创新研究等工作,提升综合经济效益水平。

应获取档案应用人员的全面支持,进行良好互动,确保完整全面的归档科技材料,优化服务管理。应保证应用人反馈资讯的精准性,进而令后期工作阶段更加高效有序,形成资料及时全面。另外应有效的开发应用企业科技档案资源,令其为实践工作,尤其是提升管理工作质量,制定科学决策,保证和谐持久发展提供优质服务。应积极收集汇总应用反馈信息,明确档案信息具体作用影响,善于总结以点带线的科技档案工作技巧方式,进而达到事半功倍的工作效果。

2.4探究应用规律,优化科技档案应用效果

强化企业科技档案管理基础工作的同时,应积极探究企业应用科技档案的现实规律,通过深层次编研实现全面创新。纵观较多企业应用科技档案状况,不难看出,在构成档案材料的最初阶段,通常对于职能单位所需的应用资料具备较为完整的内部备份,形成科技材料阶段的参与人较多仍旧在本更为或是部门之中,因此无需借阅有关档案。同时,科技创新并非一时之事,通过持续的探索发展形成客观成果也需要经历较长的过程,因而反映于应用档案的整体状况频率上呈现出由低到高的渐进变化规律现象。企业之中各类大规模的设施维护管理以及改扩建通常会在工程竣工之后的五年或更长的时间,而科技档案管理人员则不应对该类资料完成归档后边束之高阁,应把握好归档时期不长的特点积极主动的联系构成科技材料的具体参与人员,进而由具体的形成阶段入手,通过创新的再创造,深加工,激发科技档案核心精华。应由企业专业化的水平视角提出更具参考价值,体现探索性的意见,进而可令编研的具体过程更为客观真实,并主动提前的引入至科技档案创新应用的工作环节中,档案应用将变得灵活起来,令后续的科技档案管理应用效果更加明显。

3.结语

总之,为激发企业科技档案核心作用价值,我们只有真正明确科技档案管理工作重要性,制定科学有效的实践管理策略。优化工作体制建设,提升工作人员核心素质,强化培训管理、广泛吸引优秀人才,保护科技档案资产,有效应对应用及保密关系,以点带线,基于反馈信息科学实施科技档案管理,探究企业具体的应用科技档案信息规律,凸显科技档案良好的应用管理效果。方能良好的辅助企业决策管理,为实践生产、管理经营提供更多的便利性,实现科技创新,深化编研管理,进而真正实现又好又快的全面发展。

参考文献:

科技档案管理范文第9篇

一、现状及问题

近几年建瓯林业技术推广中心先后承担了大量的林业科技研究和推广项目。总的来说在项目推广和研究方面取得了很大成绩,项目运行正常、科技项目档案相对正常,科技项目示范作用彰显。但有些还存在项目档案建设滞后的问题。归纳起来主要存在以下问题:

(一)重业务轻档案,档案意识薄弱。

有些林业科技人员对不够重视档案工作,林业科技部门多少都存在着重业务轻档案记录的现象,没有把林业科技档案工作看作是林业项目建设中不可缺少的基础性工作,没有把收集林业科技档案作为自己的重要职责,而看作可有可无,说起来重要,忙起来不要。没有意识到林业科技档案是项目验收的重要组成部分,是项目管理的重要内容,是项目验收、项目监测、效益评价的重要依据,常常是到了要检查验收时临时报佛脚,加班加点东拼西凑闭门造车,使档案的真实性准确性完整性大打折扣。

(二)保障不足。

有的无人分管或只分工不真管,没有领导保障;有的不给足够的设备经费、业务经费,没有经费保障;有的不按规定设机构、给编制、定职能、配人员,没有行政保障等等。林业科技项目档案管理员大多是兼职的、没有专职管理员、单位没有给予培训学习的经费和机会,档案员没有更新知识的机会,直接影响到科技档案的收集、归档从而影响到林业科技项目档案的形成的质量。

(三)档案收管用不到位。

档案的收集模式、管理手段、服务机制还是老一套,没有适应新情况新变化而加以创新,因而还不到位,不能有效地把档案收全、管好、用活,有些科技人员觉得自己做的项目就是自己的不愿意将档案材料交给档案人员,给档案人员收集材料造成难度,从而使档案材料不齐全(四)人员素质不高。主要是现在档案内容大大丰富了,载体形态和管理、利用手段大大改变了,档案工作覆盖的领域和档案工作发挥作用的领域大大延伸了,但档案人员的思想观念、知识结构、技术手段、管理办法都没有相应的改变,人员素质没有得到相应的提高,因而影响档案工作的有效开展和有效服务。

二、探讨与建议

(一)广泛宣传档案法,提高档案意识。

认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》、林业部颁发《林业科技学术档案管理办法(试行)》《福建省中央财政林业科技推广示范资金项目档案管理办法(试行)》等相关的法律法规,加大宣传力度,档案员要不断地给林业科技人员指导林业科技项目档案的收集等工作,经常上些培训班,进行林业科技项目档案业务指导,增强林业科技人员对项目档案的重要性的认识。

(二)完善归档制度。

完善归档制度,做到应归尽归,应收尽收。建立健全文件材料归档制度,及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表,报同级档案行政管理部门审核后实施。凡是应归档的文件材料,要向本单位档案室移交,任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档,档案员要根据这一条,理直气壮地向任何部门和个人收集应归档的各类文件材料。

(三)责任落实到人、稳定管理队伍。

要加强档案管理工作的领导,配备有一定专业知识的档案管理人员,保持档案管理人员的相对稳定,现在档案内容大大丰富了,载体形态和管理、利用手段大大改变了,要配备些经费给档案管理员加强继续教育,更新知识,适应新时期的要求。明确责任,责任到人,将林业科技项目档案管理工作纳入岗位责任制进行年终考核。

(四)建设与建档同步,确保档案完整。

要将林业科技项目档案的收集工作贯穿于项目的整个实施过程,落实到各个步骤各个环节、同步实施、同步收集,以确保档案材料的准确性、完整性和真实性。

(五)健全档案内容、提高案卷质量。

归档的文件资料,包括审批文件、申报书、委托书、实施方案、协议书、项目合同;调查、分析、测试、观测和各种载体的重要原始记录和数据;论文清单、推广使用证明材料、验收证书、专利证书、奖励、经费收支结算等。项目档案必须是原件和定稿,其载体与记录材料具有耐久性,字迹工整、图样清晰,签署手续完备,不得用铅笔、圆珠笔书写或复写纸复写。组卷遵循科技文件材料的形成规律进行组卷,保持案卷内科技文件材料之间的有机联系,便于保管和利用,排列顺序按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

(六)加强档案利用工作。

在建立健全确保档案安全保密的档案安全体系的同时,科学整合档案信息资源大力开发档案价值,更好地提供利用。

科技档案管理范文第10篇

关键词:科技档案;管理规范化;

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1674-3520(2015)-01-00-01

一、探究档案管理的现状

(一)方式较为传统,无法实现信息资源的共享:目前,众多企业在管理档案方面仍采之前的管理方式,忽视了现阶段电子档案管理的环境与发展趋势,其不注重信息之间的交流与共享,各个部门之间对于档案管理方式以及经验较为保留,这在一定程度上影响了档案管理特有建设属性的充分发挥,导致高校电子档案管理仍处在不受重视的地位以及寻求合理方式的阶段,使对信息资源的利用不合理,容易发生二次存档现象。

(二)技术落后,各个部门之间的档案管理方式差异巨大:由于不同企业的领导对档案管理的重视程度存在一定差异,某些企业由于资金充足,技术先进,可凭借此优势直接与社会企业、单位等建立良好的档案管理交流机制,及时完善自身的管理方式管理效果,而缺乏资金与技术支持的少数企业却无法实现此种局面,由此可见,要想提升高校档案管理的水平必须辅以先进的技术支持与资金投入,加强企业之间的信息交流,分享电子档案管理方式以及管理经验等,逐步缩小企业之间的管理差距,提升整个企业的电子档案管理水平。

(三)分离管理,违背社会需求目标:据相关资料显示,目前,企业的领导及员工出国进行深造、评职称、被举荐等,各个方面,都需要其所在企业出具相应的档案资料进证明,保证其所说完全属实。但企业在档案管理过程中,信息资源的浪费,管理较为分散,各个部门之间信息交流缓慢等直接影响档案的及时填充,尽管现阶段企业档案管理已逐步实现电子信息化,但依然不能完全满足其客户的社会需求。比如,企业每位员工的档案资料,是否属实以及对其价值进行合理估量,这种方式已经得到普遍应用。

二、利用信息技术,优化企业档案管理水平

(一)建立并逐步完善档案调控管理机构,推动电子档案管理的迅速发展:如何实现电子档案的整合管理,最重要的便是建立各个企业之间的档案调控机构,逐步达到档案管理的社会化,为众多员工以及领导今后的发展提供及时、有效的档案支持。对此,需要相关部门的大力支持,凭借其权力亲自指定某一机构为档案调控管理机构,负责制定相应的档案管理政策、及时调配信息资源、调控各个企业之间的关系等,当然,这需要各个企业的主动参与,由其组建档案调控管理机构,实现企业之间的电子档案一体化以及优质的网络服务水平。企业中有档案管理专业的可以实时进行档案管理培训工作,条件允许的话,可承接档案调控机构会议的召开工作,从而逐步调动其他企业对此的重视,主动参与档案调控机构的组建活动,为实现电子档案的整合管理做好准备工作。

(二)重视技术作用,形成电子档案整合管理的系统:所谓的电子档案管理模式即一种简便快捷的计算机网络档案服务,其主要负责相关电子档案文件的归类整理、及时更正变动的电子档案、做好组卷工作、编写档案检索目录以及相关电子档案的查阅工作等。灵活多变、自主查阅的电子档案管理需要较为先进的技术加以支持,其包含的众多子系统,再将各类档案数字化的过程中也涉及相关知识产权、文件的正确储存形式等必须解决的问题,对此,需要充分利用文字辨别技能、先进的计算机技术以及电子档案整合管理技术等。企业需要将企业网与支持电子档案整合的网络相连接,实现对内外全部数据的综合管理,逐步建立各个企业之间的有效信息交流局面―电子档案管理系统,做好搜集、分析、统计与使用电子档案的各项工作,另外,企业要提升档案管理人员的综合素质,定期对其进行技术与理念培训,使其熟练应用文件储存形式的兼容技术、电子档案加密技术、确保数据安全以及正确呈现数据的技术等,为构建电子档案管理系统做好人才支持。

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