社会保险业务档案管理规范范文

社会保险业务档案管理规范篇1

一、加强社会保险档案管理的重要意义

1.加强社会保险业务档案管理，有利于保障参保对象的合法权益

社会保险业务档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确保参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，确保社会保险业务档案的安全、完整是维护和实现保障参保对象合法权益的坚实基础。

2.加强社会保险业务档案管理，有利于提高社保经办机构工作效率

档案资料的收集、整理、归档与利用是做好社保工作的前提条件。标准和规范的社会保险业务档案，不仅可以提供各类准确的统计数据，为领导科学决策提供服务，还可以大幅度提高办事效率。

3.加强社会保险业务档案管理，有利于促进社会保险事业可持续发展

由于社会保险业务档案记载了广大参保单位和职工的缴费记录、个人资料等参保信息，一旦出现管理不当的情况，在一定程度上会威胁到社会保险事业的可持续发展。

二、社会保险业务档案管理存在的问题

1.重视度不够，观念陈旧

由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加上一些领导观念陈旧、重视不够，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，有的连一个固定的档案室都没有，各类档案分割保管、分室存放；有的没有配备专职档案管理员，造成了社会保险业务档案管理混乱、严重流失；个别业务人员也存在认识不高的问题，认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠，没有充分认识到科学管理档案带来的经济效益和社会效益。

2.缺乏科学性，手段落后

近年来随着社会保险业务量的逐步加大，有的单位对档案实行陈旧式人工管理，缺少相应的硬件投入，查找资料，费时费力。有的虽然实行了计算机管理，但缺乏相应的软件开发及专业人才，未发挥应有的效能，不适应工作需求。

3.管理不统一，多头管理

社会保险业务档案由于涉及面比较广泛，不同类别的社会保险档案都存放在各业务科室，未遵循档案集中统一管理的原则，形成了多头管理问题。参保人员查询个人全部社会保险档案信息，需到相关业务科室分头查询，给参保人员带来很大不便。

4.缺乏规范性，管理随意

社会保险业务档案材料纸张形式各异，装订不统一，给档案的归类与查阅带来许多不必要的麻烦，档案管理人员对档案整理不及时，随意堆放等问题不同程度存在，管理不够规范。

5.综合素质差，有待提高

随着社会保险事业的迅猛发展，人员编制配置明显不足，档案管理工作人员多为公益岗或兼职人员，缺乏稳定性和基本的档案管理知识，影响了档案管理工作。

三、进一步规范社会保险业务档案管理

1.加强领导，提高档案管理意识

加大对社会保险档案工作的重视程度，积极争取领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、档案室紧张等现实问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。同时，成立一个专门规范档案管理的机构，对业务档案进行合理分类，确定各类业务档案的保管期限和管理方式，提高业务档案管理的效率和效果。

2.整章建制，构建科学管理长效机制

依据《档案法》《保密法》《社会保险业务档案管理规定》等法规政策，对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，确保业务档案分门别类、安全完整，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险业务档案的集中管理。

3.科学管理，强化档案基础设施建设

社会保险业务档案管理要进行科学性、系统性管理。如档案室、办公区、阅览区各自独立，配置必要的防火、防潮、防虫、防尘等必要设备，要最大程度的体现业务信息管理系统，把社会保险业务档案统一规范化。同时应着力进行档案管理的软件开发工作，由省级社会保险部门统一组织实施。软件功能应包括：档案的自动快速编目，及档案信息的自动检索；可以实现对档案资料的快速统计，如对档案的分类统计，综合数字统计、相关信息资料统计等；可以进行档案借阅的自动化管理，以便对借用者的情况、借用时间、归还时间等进行全面掌握；实现“软”“硬”一起上，社会保险档案的微机一体化管理。

4.提升素质，加强队伍建设

社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，要把热爱社保档案工作、责任心强、工作扎实、熟悉精通业务的人员调配到档案管理岗位。定期组织档案管理人员进行业务培训，开展经验交流。通过全面的人才培养和岗位培训，努力培养学习型、管理型、服务型人才，不断提高档案管理人员素质和能力，调动档案工作者的主动性、积极性，提高档案管理水平。

社会保险业务档案管理规范篇2

关键词：养老保险  社保业务  档案管理

        1 维护社会保险档案，保护职工权益

        随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的 历史 缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。

        我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展 企业 参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。

        随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

        1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。

        2 社会保险业务规范化管理

        在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。

        社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现 电子 化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。

        为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。

        社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业 发展 的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家 企业 ，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。

        3 社会保险业务档案管理的统一与标准化

        社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。

        3.1 统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。

        3.2 统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、 计算 机等专用设备。

        3.3 统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。

        保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。

        培训也是必不可少的。为了做好社保业务档案整理、归档工作，确保业务档案的完整、准确、安全和有效利用，保定市社保所组织各县（市、区）专兼职档案管理人员参加市档案局举办的档案业务培训。通过培训，使档案管理人员全面、系统地了解档案专业知识。并采取走出去、请进来的方法进行辅导。走出去，就是组织各县社保档案员到典型示范单位取经，通过现场观摩提高其感性认识；请进来，就是邀请市、县档案局的专业人员，针对社保业务档案的具体情况，手把手地从应归档的文件材料的收集整理、立卷、归档各个环节进行现场指导，提高实际操作能力，确保档案资料收集齐全，整理规范。

社会保险业务档案管理规范篇3

关键词：养老保险社保业务档案管理

1维护社会保险档案，保护职工权益

随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。

我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。

随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。

2社会保险业务规范化管理

在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。

社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。

为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。

3社会保险业务档案管理的统一与标准化

社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。

3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。

3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。

3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。

保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。

培训也是必不可少的。为了做好社保业务档案整理、归档工作，确保业务档案的完整、准确、安全和有效利用，保定市社保所组织各县（市、区）专兼职档案管理人员参加市档案局举办的档案业务培训。通过培训，使档案管理人员全面、系统地了解档案专业知识。并采取走出去、请进来的方法进行辅导。走出去，就是组织各县社保档案员到典型示范单位取经，通过现场观摩提高其感性认识；请进来，就是邀请市、县档案局的专业人员，针对社保业务档案的具体情况，手把手地从应归档的文件材料的收集整理、立卷、归档各个环节进行现场指导，提高实际操作能力，确保档案资料收集齐全，整理规范。

社会保险业务档案管理规范篇4

【关键词】社保档案；规范化；持续性

当前我国社保工作进入飞速发展时期，尤其是农村新农合和城镇基本养老保险的推行，各类保险费的征缴范围不断扩大，参保人群和种类不断增加。因此其业务量和社会保险业务档案数量也在与日俱增。目前其管理大部分还是依靠手工操作，尤其是基层社保经办业务机构，管理手段陈旧以及管理方式的不规范，已远不能适应现实工作的要求。因此档案部门及相关业务部门应该加快实施社会保险档案的专业化、规范化、信息化管理，以确保社保工作的持续性，维护民生权益。

1 社会保险业务档案的涵义及其重要性

社会保险业务档案，以下简称社保档案，根据2009年颁布的人力资源社会保障部和国家档案局联合制定的《社会保险业务档案管理规定》第三条规定：“所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录”。[1]社会保险经办机构是指为依法为参保单位和城镇居民或新型农村参保个人办理各类社会保险业务的专门机构，主要经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构，主要职责是收缴和调剂社会保险基金，我国的最高经办机构应是社会保险事业管理中心（隶属劳动和社会保障部），各地方分支机构一般称作“社会保险基金中心”。各类归档文件与资料按照按其险种和管理方式，社保档案大体可以分为：养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险管理类、社会保险费征缴类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类等[1]。与各项社保经办业务相辅相成的社保档案管理贯穿于社会保险经办业务全程，档案涉及到各类参保单位和个人；从基础信息登记到各类保金的征缴统计、待遇核发、社会化服务等，是正确处理各项具体经办业务、支持经办工作顺利进行的重要基础，在整个社保工作中具有非常重要的地位。

1.1 社保档案是社保工作有效开展的前提

社保档案事关参保人一辈子的工程，是一种比较特殊的档案。一个参保人从申请参保办理到离退休享受社会保险的各项待遇，涉及时间跨度较长，再加上中间工作流动、失业而变更、续接保金等诸多环节，涉及的内容较繁杂，既有缴纳各类社会保险费的原始记录信息、还有中间账户划拨、利息计算、缴费及养老金调整记录、保险关系转移和基金的转入转出手续等材料，种类较多，数量庞杂。而这些恰恰是今后社保机构支付社保人社会保险待遇的重要依据。如果对其不重视加以认真管理，必将影响后续保险工作的正常开展。

1.2 社保档案是维护参保人利益的有力保障

社保档案是参保单位和个人参保过程的记录，是参保者以后享受相应待遇的重要的原始依据。社保档案管理的好坏，将直接影响到参保人的利益，尤其是现在跨区域流动频繁，流动人口的社保档案的衔接变动较大。安全而完整的档案资料是参保人维护利益的最直接的有力证据和保障，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件。

1.3 社保档案是特殊的民生档案

规范管理社保档案不仅是因为它事关民生，更主要的是社保档案是我国档案家庭的一员，它的管理规范与否直接关系到我国档案事业的总体建设水平。规范的科学有序的社保档案管理不仅是提高社保工作办事效率，更好服务民生的需要，也是我国档案现代化、信息化建设的必然要求。

2 当前社会保险业务档案管理存在的问题

十提出到2015年中国城镇基本养老保险参保人数超过3.57亿，基本医疗保险参保人数达13.2亿人，失业保险参保人数超过1.6亿，工伤保险参保人数超过2.1亿，生育保险参保人数达到1.5亿人。[2]由此可见，社保档案在当前和今后一段时间内增长速度还将很迅猛，必将使社保服务范围和服务对象扩大、服务内容多样，因此社保部门的档案方面管理力量逐渐凸显薄弱，管理手段和管理水平稍显落后，这些已逐渐影响到社保工作的开展。集中表现在以下几个方面：

2.1 管理制度不完善、管理方式落后，标准化不一

社保管理机构层次多且分散，管理方式落后，尤其社保管理基层平台建设比较落后。社会保障种类繁多，涉及多个管理部门，归口不一，有的归社会劳动保障局或人力资源与保障局，名称也不一，有的称社会保险事业基金结算管理中心、社会保险事业管理局（中心）或社会劳动保险统筹办公室，既有社会保险委员会、社会保障部门、社保基金管理中心及相关银行、各类社区服务站等。位于管理后端的社保档案材料管理就更加不规范，如农村或社区社保机构社保管理基层平台建设比较落后。虽然人力资源社会保障部和国家档案局制定了管理标准――《社会保险业务档案管理规定（暂行办法）》，但基层社保经办机构更多的注重当下如何提效和便民，由于服务场所、人员编制、经费支持及软硬件建设等限制，很多业务工作仍然实行手工操作，基础数据及各类社保信息没有信息化，或信息平台呈现“碎片化”局面。

2.2 重视不足、软硬件设施不配套，信息化不高

由于社保业务工作数量庞大，环节繁琐，因此重视业务一线设施的改善，轻视后端的档案管理设备的配备，对社保档案的管理缺少相应的软硬件投入，管理多数处于人工或简单的微机辅助，很少有单位使用档案管理软件，真正实现文档一体化管理，造成社保文件前端与后端不通。此外一些社保业务单位因办公用房紧张，压缩库房面积，功能区没有分开，甚至没有相互独立的专门档案库区、办公区、查阅区，库房保管条件差，设备简陋等，这些都会影响社保档案的永久保管利用。

2.3 管理人员非档案专业，操作随意，规范化不足

多数社保经办人员并非是档案专业出身，相关档案业务知识、管理方法和相关政策不太熟悉，档案意识和档案技能不高，在现实工作中就出现部分社保业务人员随意处置档案，如随意留存不能及时归档、社保档案丢失或者泄密等现象时有发生，给参保人造成不必要的损失。此外，由于社保档案管理员多为社保业务人员或不定期找兼职人员整理社保档案，因此管理缺乏连续性、科学性，日常管理相对比较非常混乱，查询、更新较慢，影响了社保档案信息的利用服务和开发。

3 规范社会保险业务档案管理的对策

作为事关民生的社会保险档案在整个社保工作中具有重要的基础地位，社保档案是社保经办机构与参保人员间的桥梁，是参保者维护其权益的基本凭证，也是社保部门科学管理、服务民生的必要条件。因此，社保部门应加快社保档案建设力度和投入，努力改变目前相对滞后的局面，将社保档案管理纳入社保工作的总体规划中，统筹安排，同步发展，从而推动社保档案管理向制度化、规范化、科学化发展，逐步适应当前和今后社保工作的要求，维护社保工作的持续性。

3.1 理顺社保档案管理机制，完善管理制度，细化管理规范

现有的社保档案管理体制比较分散，这与档案集中管理原则有悖，尤其是今后“五险合一”普遍推行后，社保档案工作的运行环境、流程衔接、材料生成等都要发生了一定的变化，各保险经办机构必须及时调整档案工作机制，进一步加强社保档案工作，建立地方社保档案管理中心（类似文件中心），散存在各类社保业务机构中的社保档案集中管理，这既方便参保者利用，也解决社保机构在档案管理上精力、物力不足问题。同时，这种管理机制也适合社保档案管理“以人为本”的理念。

2009年以前社保档案工作主要参照《档案法》和《保险法》及各类档案管理规章，社保档案管理规范比较笼统、随意。2009年国家人力资源和社会保障部与国家档案局联合《社会保险业务档案管理规定（试行）》，2010年6月又下发了《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》，尤其是前者第一次系统地划分社保档案种类和保管期限，并对各门类档案的收集、整理、保管、移交等有了比较明确的规定，这初步改变了社保档案管理无章可循的状态，但是还需结合实际细化各类社保档案具体管理细则，如分类标准、鉴定方法、利用保密制度等规章制度，使社保档案管理工作从材料生成、整理归档、上架排列、利用等环节都有章可循，确保其档案管理工作走向规范化、制度化。

3.2 提高社保档案意识，加大社保档案投资，优化软硬件环境

档案部门要通过宣传与督促，促进社会保险相关部门应顺应形势正确认识到社保档案工作的重要性，认识到社保当档案管理工作是社保工作顺利开展基础保障，加大投资，购买软硬件设备，改善社保档案保管的软硬件环境。如按照功能分开的原则规划档案库区、办公区、查阅区，根据工作实际均衡各自面积；按照库房验收标准适合配置硬件设备，将社保档案管理系统纳入电子政务建设的总体规划中，综合规划，逐步消除前台社保业务软件与后端档案管理软件之间的屏障，采用信息安全措施建立共享的信息化平台；同时要采取措施逐步改变目前综合档案室只保管文书档案，社保业务材料存放在业务科室，且管理办法各异的状态，建立一个完整的、能够查询到一个人的全部社会保障档案的资讯中心[3]。同时电子文件管理按照目前电子文件管理办法，实行双轨制，纸质与电子档案双套保管，并随着计算机发展不断更新设备环境，确保社保档案的完整与安全，真正建立一个良好、安全的社保档案软硬件环境，以便长久利用。

3.3 加快社保档案管理人员档案技能培训，加强队伍建设，专化管理素质

近年来随着社保工作扩大，大批应届毕业生或社会人员通过选拔或考录等途径逐渐加入到社保行业管理当中，他们当中大多数人员以前并未接触到档案专业知识，档案管理知识结构不足。因此，社保部门要通过各种形式加大社保工作人员的档案专业技能培训，如选派人员参加档案部门组织的各类档案培训班；或结合实际工作中的薄弱环节邀请档案馆专业人员进行专题讲座，也可通过开展微课大赛或研讨会，促进社保管理人员自助学习档案知识，弥补档案技能与知识的不足，不断丰富和更新档案管理专业知识储备，真正达到与时俱进的要求。同时注意社保业务人员或社保档案管理人员职业道德建设，真正履行好社会保险为参保人员“记录一生、服务一生”的行业宗旨，从而达到提高社保档案人员职业素质。

刚刚闭幕的十八届三中全会提出了“建立更加公平可持续的社会保障制度”，这将会大大推进社会保障领域体制机制改革，而“可持续性”离不开社保档案的完整与规范。相信在此改革推动下，社保部门定会增强紧迫感和责任感，转变认识，加大社保档案管理，规范管理，为社保工作的持续性提供科学规范、运行有效的制度体系和软硬件环境。

【参考文献】

[1]中央人民政府网站：http：//.《社会保险业务档案管理规定（试行）》，中华人民共和国人力资源和社会保障部国家档案局第3号令[S].

[2]中央人民政府网站：http：//.国家人权行动计划（2012-2015年）[Z].

社会保险业务档案管理规范篇5

关键词：养老保险  社保业务  档案管理

        1 维护社会保险档案，保护职工权益

        随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。

        我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。

        随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

        1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。

        2 社会保险业务规范化管理

        在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。

        社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。

        为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。

社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。

        3 社会保险业务档案管理的统一与标准化

        社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。

        3.1 统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。

        3.2 统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。

        3.3 统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。

        保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。

社会保险业务档案管理规范篇6

关键词：社保档案法制建设档案法规

ResearchontheConstruction ofChina’ssocialsecurityrecords management legal system

Abstract：Social security archives are the true re？ cords about the work of enrolling units and the per？ sonal interests，also they are the important basis for participants to enjoy social insurance treatment.With the development of social security system，the vol？ ume of social security business and it，s archives are picking up.However，scientific and standardized man？ agement of social security files that needs sound le？ gal system to be based on. However，the legal sys？ tem of social security records management process is slow，and the regulating area of the social security archives law is incomplete，the legal content and sys？ tem are not sound.To improve the legal system of so？ cial security records needs a wide range of research and the cooperation among related departments ，in the same time the social security archives laws and regulations should be kept steady and be abolished，al？ tered，established properly.

Key words：Social security archives；Legal con？ struction；archives laws and regulations

“社保档案”是社会保障档案的简称，社会保障一词在1883年―1891年间由德国政府创立，我国在第七个五年计划中开始使用[1]。《现代汉语词典》对社会保障一词的解释是指国家通过立法，积极动员社会各方面资源，保证无收入、低收入以及遭受各种意外灾害的公民能够维持生存，保障劳动者在年老、失业、患病、工伤、生育时的基本生活不受影响，同时根据经济和社会发展状况，逐步增进公共福利水平，提高国民生活质量；其内容以社会保险制度为中心，同时包括社会救助、社会福利和社会优抚制度三部分。

社保档案即社会保障工作部门实际工作中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像及电子文件的历史记录，是个人或单位的社保凭证。例如，劳动和社会保障部门的养老、失业和工伤保险档案，卫生部门的医疗保险、农村医疗合作档案，民政部门的伤残抚恤、灾害救济档案等。

社保档案管理法制建设是科学、规范管理社保档案的制度保证。目前我国已经制定颁布了管理各类社保档案的法律、行政法规、部门规章、地方性法规、地方政府规章和规范性文件，它们作为社保部门、企事业单位及公民处理相关档案事务时必须遵守的行为准则，对社保档案管理工作起着重要的指导作用，同时也保证了社保档案作为权益凭证的可靠性。

一、我国社保档案管理法制建设的现状

（一）法律

档案法律包括专门的档案法律和其他法律中关于档案和档案工作的法律规定两部分内容，目前我国没有专门的社保档案法律，其他单行法律中有个别涉及社保档案条款的。如《中华人民共和国社会保险法》第七十四条规定：“社会保险经办机构应当及时为用人单位建立档案，完整、准确地记录参加社会保险的人员、缴费等社会保险数据，妥善保管登记、申报的原始凭证和支付结算的会计凭证”[2]。此外鲜有涉及社保档案的法律。

（二）行政法规

档案行政法规是由国家最高行政机关――国务院在法定职权范围内为实施宪法和法律的规定，制定和的有关档案行政管理的规范性文件的总称。由于我国现行法律缺乏对社保档案管理的规定，至今还没有针对社保档案管理的行政法规。

（三）部门规章

档案部门规章是依据法律和行政法规的规定，由国家档案局单独制定颁布或国家档案局与有关部委联合制定颁布的，以及国务院各部、委、直属机构制定颁布的有关档案工作的规范性文件的总称。针对社保档案管理的部门规章有两种：一种是规章中涉及社保档案形成及其管理条款的，如2001年民政部批准的《老年人社会福利机构基本规范》规定“建立入院老人档案，包括入院协议、申请书、健康检查资料、身份证、户口簿复印件、老人照片及记录后事处理联系人等与老人有关的资料并长期保存”[3]；2007年民政部颁布的《伤残抚恤管理办法》第十八条规定“县级人民政府部门应当建立伤残人员资料档案，一人一档，长期保存”[4]。另一种是专门规范某类社保档案的，例如，2009年人力资源社会保障部和国家档案局制定颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》，明确规定办理养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的有关部门必须按照该规定管理社会保险业务档案，说明了社会保险档案管理工作的组织领导原则，规范了管理部门人员、设施、场所以及技术设备的要求，并详细列出了各类社会保险档案的分类原则、保管期限、提供利用、移交、鉴定、销毁的管理要求等[5]。2010年民政部和国家档案局的《伤残抚恤人员档案管理办法》，具体规定了伤残抚恤人员档案的归档范围、归档要求、保管期限以及鉴定、销毁要求等[6]。 （四）地方性法规和地方政府规章

地方性档案法规是由省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常委会和省府所在地的市以及较大的市的人民代表大会及其常务委员会根据档案法律和档案行政法规制定的规范性文件。由于社保档案法律和行政法规的欠缺，地方性档案法规的制定缺少依据，所以到目前为止没有地方性的社保档案法规颁布。地方档案政府规章是由省、自治区、直辖市人民政府和省府所在地的市人民政府以及较大的市人民政府依据宪法、法律、行政法规和地方性法规，制定的有关档案工作的规范性文件的总称。随着我国社保工作的不断落实，大部分地区都颁布了社保档案管理的政府规章。例如，《北京市实施办法》、《重庆市城乡居民最低生活保障档案管理办法》、《山东省医疗保险档案管理暂行办法》、《辽宁省社会保障档案管理办法》、《陕西省新型农村合作医疗档案管理办法》、《浙江省社会保障档案管理办法》、《江苏省新型农村社会养老保险业务档案管理规定（试行）》等。这些地方档案政府规章中有些是地方政府根据社保档案部门规章进行具体化之后形成的，融入了地方特色，更加适应了当地社会保障制度的发展状况。比如，《北京市实施办法》就是对人力资源社会保障部和国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定（试行）》的地方特色化和具体化[7]。还有一部分是在没有上位法规规范的情况下，为了满足实际工作需要制定的地方档案政府规章。比如管理新型农村社会养老保险业务档案、新型农村合作医疗档案、城乡居民最低生活保障档案的政府规章，都是依照各地社保事业的发展需要制定的。

（五）规范性文件

档案管理规范性文件虽不具备规章的形式，但具有较强的指导性作用，在缺乏既定的社保档案法规的前提下，规范性文件能够暂时对档案管理工作起到规范作用。例如，国家民政部和档案局的《关于加强最低生活保障档案管理的通知》，规定了最低生活保障档案管理工作的原则、流程，要求各省、自治区、直辖市民政厅（局）、档案局等进一步健全城乡居民最低生活保障制度，规范最低生活保障档案的管理，促进基层低保规范化建设[8]。此外，地方政府部门的社保档案规范性文件在规范社会保障档案的工作中也起到了一定的作用。例如，宜春市人力资源和社会保障局与宜春市档案局的《关于开展医疗保险业务档案管理达标验收的通知》，成都市档案局与成都市卫生局共同颁布的《关于加强新型农村合作医疗档案工作的通知》等。

二、我国社保档案管理法制建设的不足

我国的社保事业建设已卓有成效，离人人都享有基本社保这一目标也越来越近了，但社保档案管理的法制建设却相对滞缓，除了上述社保档案法规外，2011年国家档案局印发了新的《国家档案法规体系方案》，其中拟制定的社保档案部门规章有《劳动保障档案管理办法》、《低保档案管理办法》、《医保档案管理办法》等三部，需调研论证的社保档案部门规章有《社会救助档案管理办法》、《慈善捐助档案管理办法》共两部[9]。到目前为止这些档案法规仍在立项制定过程中，还没有颁布施行。此外，我国社保档案管理的法制建设还存在以下一些不足之处。

（一）社保档案法规规范领域不全面

我国的社保体制包括社会保险、社会救济、社会优抚和社会福利四部分内容。从上述内容可以看出，社会保险、救济和优抚档案都已经有相关的规章和规范性文件，但是针对社会福利档案的法规迄今为止还没有制定。社会福利是社保制度的重要组成部分，专门为特殊困难群体，如贫困者、残疾人、孤寡老人和孤儿提供救济和专门化的服务。福利档案是福利工作的真实面貌，从中可以探究社会福利活动的规律，总结经验、吸取教训，为完善社会福利制度提供信息依据。完善福利档案管理的法制建设不仅有利于福利档案的规范与管理，更有利于整个社保事业的统筹发展。

（二）社保档案法规体系有待健全

目前，我国社保档案法制建设中档案规章和规范性文件较多，缺少地方性档案法规和档案行政法规。管理社保档案仅靠档案规章和规范性文件是不够的，需要法律效力更高的档案行政法规的约束。目前，在依据《社会保险业务档案管理规定（试行）》等档案规章对社会保险档案进行管理的过程中，可能会出现一些单位伪造社会保险缴费记录的违规现象。由于档案规章的法律效力较低，发现之后也只是限期整改，违规现象屡禁不止，不能有效地保障参保人的权益，也有损国家利益。因此，要制定相关的社保档案法规，从法律层面切实保证社保档案的真实性和有效性，维护参保人员的权益和国家利益。

（三）社保档案法规内容有待完善

1.缺乏对社保档案提供利用的规定

档案事业的重要特征之一就是面向社会、面向公众提供服务，社保档案事业同样具有这一特征。以某市劳动和社会保障中心为例，为参保的企业和个人提供档案利用服务，在一年内共接待5000余人次查阅档案，查阅的社保档案资料约5000卷册，出具的参保证明约1200多份[10]。可见我国公民对社保档案的利用率还是较高的，然而社保档案法规普遍缺乏对公众查阅利用档案权利的规定。例如，《社会保险业务档案管理规定（试行）》中只有一项涉及社会保险档案开放利用的条款，“社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务”[11]。既没有对公民的档案利用权利作出明确的规定，也没有规范档案工作部门提供社保档案利用的义务，这样对社保档案管理部门缺乏有力的约束，也会给公众利用档案造成不便。提供社保档案利用是实现其档案价值的根本途径，也是前期所有档案管理工作的目的所在，因此要在社保档案法规中进一步明确公众查阅利用档案的权利，实现法规内容由“保管型”向“维权型”的转变，更便于公众查阅利用。

2.不能体现社保档案的个性特点

社保活动是围绕参保个体展开的，形成的社保档案应以档案主体作为区别，但是社保档案法规在规定档案的分类方法、整理原则、保管期限时，没有依照这一特点。如《社会保险业务档案管理规定（试行）》中采用的“年度―业务环节”和“年度―险种―业务环节”的分类方法显然是照搬了文书档案的“年度―组织机构”分类方法[12]。《中华人民共和国社会保险法》规定“社会保险经办机构应当及时、完整、准确地记录参加社会保险的个人缴费和用人单位为其缴费，以及享受社会保险待遇等个人权益记录，定期将个人权益记录单免费寄送本人”[13]。法律中提出的按单位和个人建立相应档案，将个人权益记录单免费寄送本人的要求，也只有在以账户作为分类方法的情况下才能实现。因此，在今后的社保档案法规建设中，应研究档案的形成特点，制定更科学的社保档案管理模式，以确保将来社保全员化的情况下，能高效地管理好大量的社保档案。 3.不适应社保档案数字化的趋势

随着互联网技术在办公领域的广泛应用，社保档案逐渐数字化。辽宁省在2013年实现社会保险档案“人手一卷”，数字化率达到100%。辽宁本溪市初步实现了社会保险档案资源信息化、信息资源数字化、数字资源社会化，每年数字档案的利用人数超过200万人次[14]。然而社保档案法规中对数字档案的管理却没有做出有效的规范。例如，《黑龙江省基本医疗、工伤、生育保险业务档案管理办法》第十八条规定“各类‘三险’保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定”[15]。今后一段时间内，在我国纸质档案和数字档案将会长期共存，由于数字档案更便于查取，其利用率将会高于纸质档案。要保证社保数字档案的安全性以及长期可读性，为公众提供更加便捷有效的档案查询服务，都有赖于社保档案的规范管理。2011年国家档案局印发的新《国家档案法规体系方案》中，拟制定一部新的档案行政法规《电子档案管理条例》，但是仅根据这部档案行政法规对社保档案管理进行规范是明显不够的，社保部门应依据该法规，再结合本部门档案的实际情况制定出符合本部门社保档案特点的法规，这样才能使社保档案管理工作事半功倍。

三、完善我国社保档案管理法制建设的建议

（一）广泛调研，保证社保档案法规的质量

社保档案法规的制定和修改必须建立在广泛调研的基础上，只有充分了解现行法规的实施效果，分析出社保档案法规与具体档案管理工作不相协调的地方，才能修改或者制定出更科学、合理的社保档案法规。

首先，调查社保档案管理部门的具体工作情况。调查社保档案法规在规范档案基础工作环节：档案的收集、整理、保管、提供利用等具体实践中，是否有不明确、不相协调的地方，其中有哪些内容需要修改，有哪些内容需要增加等，同时还应吸取实际操作中的成功经验。进行总结归纳后，作为社保档案法规制定或修改的依据。

其次，广泛征求公众的意见。公众的调查重点是对社保档案的查阅和利用。比如：社保档案内容的呈现形式、查阅利用档案的地点以及必要的手续等。将公众的反馈信息作为依据来修改档案法规将更具针对性和实用性。

最后，要充分利用档案法规专家的力量。要制定出严谨、科学的社保档案法规，除了要广泛调查，还要结合相关专家的研究分析结果。可以组织召开各种座谈会、专题研讨会等，仔细研究社保档案的形成规律，提出创新的社保档案管理模式并在档案法制建设中加以体现，从而使社保档案管理工作更规范、科学和高效。

（二）各部门协调合作，提高社保档案法规的系统性

档案立法的实践证明，会同相关专业主管部门共同研究，联合制定档案法规是档案行政立法的成功经验。社保档案管理涉及各级劳动和社会保障部门，各级卫生部门，各级民政部门等众多部门，此外企事业单位也担负着管理社保档案的责任，各个部门管理的档案虽然各有不同，但都以参保个体为中心。各部门间协作商讨，科学划分整个社保档案法规体系的内容，明确各类法规所调整的范围，这样各社保档案法规、规章和规范性文件之间和谐一致，相辅相成，社保档案法制建设将更加系统完善。

（三）坚持相对稳定与废、改、立相结合

档案法规的基本特点之一就是具有相对稳定性，保持其稳定性才使其权威性和严肃性不受影响。但是同时要看到稳定性是相对的，随着社保事业的不断发展，社保档案法规也必须相应的发生改变，特别是目前社保事业正实现社会全员化，社保档案又逐步数字化，部分档案法规已不能适应当前社保事业的发展进程。因此，完善社保档案管理法制建设要注意相对稳定与废、改、立相结合。废除“过时的”社保档案法规，及时修改其中不完善的地方，同时尽快制定高层次的档案法规，跟上社保事业的发展步伐，促进社保档案管理工作，为实现社保管理服务规范化、信息化、专业化建设的目标作出贡献。

四、小结

当然，完善社保档案管理法制建设不是一蹴而就的，需要在长期的实践中不断改进，既要注重健全整个社保档案法规体系，也要完善档案法规的内容，争取做到宏观档案法规体系的全、微观档案法规条款的细，有效规范社保档案管理工作，从而提高社保管理服务水平，保障和改善民生，促进社会的和谐发展。

参考文献：

[1]王益英.社会保障法[M].北京：中国人民大学出版社，2000：2-5

[2，13]中华人民共和国社会保险法[EB/OL].（2010-10-28）[2014-3-10].

http：//gov.cn/flfg/2010- 10/28/content_1732964. htm.

[3]中国法制出版社.最新社会保障法律政策全书（2009年版）[M].北京：中国法制出版社，2009：8

[4]中国法制出版社.最新社会保障法律政策全书（2009年版）[M].北京：中国法制出版社，2009：497

[5，11]人力资源社会保障部.社会保险业务档案管理规定（试行）[EB/OL].（2009-7-23）

[2014- 3- 10].http：//gov.cn/flfg/2009- 07/29/ content_1378536.htm .

[6]民政部.国家档案局.伤残抚恤人员档案管理办法[EB/OL].（2010-3-17）[2014-3-11].

http：//mca.gov.cn/article/zwgk/fvfg/zh/ 201004/20100400068599.shtml

[7]北京市人力资源和社会保障局，北京市档案局.北京市实施办法[EB/OL].（2010-4-19）[2014-3-11].

http：//bjld.gov.cn/LDJAPP/search/fgdetail.jsp？ no=11670

[8]民政部办公厅.国家档案局办公室.关于加强最低生活保障档案管理的通知[EB/OL].

（2008- 1- 9） [2014- 3- 12].http：//baike.baidu.com/ view/8223790.htm.

[9]国家档案局.国家档案法规体系方案[EB/OL].（2011-6-14）[2014-3-12].

http：//saac.gov.cn/xxgk/2011- 06/14/content_ 13080.htm

[10]辽宁省档案局.加强社保档案管理促进社会和谐稳定[J].中国档案，2010（1）：50-51.

[12]钟闻.对社保档案管理规章修改的若干建议[J].中国档案，2011（7）：32.

[14]朱勤.明年全省社保档案全部电子化[N].辽宁日报，2012-2-15（002）.

社会保险业务档案管理规范篇7

随着我国社会保障制度的不断完善，当前我国社会养老保险的覆盖范围不断扩大，特别是当前农村社会养老保险发展速度较快，参保人数呈逐年增加的趋势。农村社会养老保险人数的不断增加，保险档案的数量也越来越庞大，在这种情况下，需要做好农村社会养老保险档案的管理工作，使其能够更好的满足社会发展的需求。文中对农村社会养老保险档案管理的特点进行了分析，并进一步对完善农村社会养老保险管理的途径进行了具体的阐述。

【关键词】

农村社会养老保险；档案管理；特点；途径

当前农村经济体制改革的步伐不断加快，农村社会养老保险作为改革中的一项新生事物，对新农村建设具有极其重要的意义。近年来，相关部门对于农村养老保险问题越来越重视，随着农村社会养老保险人数的不断增加，当前农村社会养老保险档案的数量也呈快速增长趋势，在这种情况下，各部门需要加强合作，切实抓好农村社会养老保险档案的管理工作，为农村养老保险事业的健康发展起到有效的推动作用。

1农村社会养老保险档案管理的特点

1.1管理对象和服务对象具有社会性

随着我国社会保障体制的不断发展和完善，我国养老保险的覆盖范围不断扩大，当前企事业单位、个体工商户和自谋职业者都属于养老保险的涵盖对象。同时当前农村发展过程中，农村社会养老保险也加快了社会化的进程。农村社会养老保险档案作为农村社会养老保险管理工作的重要内容，其社会化性质较为明显，这也决定了当前农村社会养老保险档案管理对象和服务对象的社会性。

1.2档案来源具有广泛性，内容具有复杂性

由于农村社会养老保险管理对象和服务对象的社会性，这也决定了农村社会养老保险档案来源的广泛性和内容的复杂性。长期以来我国档案收集、整理和提供工作都是由各企事业单位人事机构来完成，档案来源单一，内容简单。但在当前农村社会养老保险社会性越来越明显的新形势下，档案来源广泛，参保人数身份复杂和多样，同时社保档案在管理格式和内容都没有统一的规范，这就导致当前农村社会养老保险档案的内容较为杂乱，因此需要加强对农村社会养老保险档案的管理，确保其更加规范。

1.3农村社会养老保险档案具有流动性

当前农村社会养老保险的参保人员具有较强的流动性，多数为没有工作单位及自谋职工的人员，这也决定了农村社会养老保险档案也具有很大的流动性，而且在社会经济快速发展的新形势下，人员的流动性还会增强，这也会增加档案流动的数量，因此做好农村社会养老保险档案的收集和管理工作至关重要。

2完善农村社会养老保险档案管理的途径

2.1齐抓共管，健全网络

农村养老保险档案管理工作具有长期性和系统性的特点，单纯的依靠农保部门是无法达到预期的效果，因此需要相关部门有效的联合起来，做好协调和配合工作，形成齐抓共管的新局面。在农村养老保险档案管理工作中，档案局需要履行好监督指导及统筹规划的职责，人力资源与社会保障局需要做好组织协调，农保处则需要解决好农村养老保险档案管理工作中涉及到的人、财、物等问题，农保所的档案管理人员，需要具有高度的责任感，认真做好档案的收集、整理、保管和利用等工作。通过齐全共管，进一步对农村养老档案管理体系进行完善，确保各项档案管理工作都能够落到实处，从而更好的提升农村养老保险档案的管理水平。

2.2建章立制，依法治档

农村社会养老档案管理工作在具体实施过程中需要以完善的制度作为保障，在具体工作中，需要以《档案法》的相关规定建立起档案工作约束机制，基层档案局和人力资源与社会保障局可以联合下关于农村社会养老保险档案规范管理的通知，从而对农村社会养老档案的建立、机构人员设置、归档范围、案卷质量、保管利用和制度建设等多方面进行具体的规定，确保农村社会养老保险档案工作能够有章可循，有据可依，加快推动农村社会养老保险档案管理的规范性。

2.3精心指导，注重规范

在当前农村社会养老保险档案工作开展过程中，需要在农村社会养老保险事业的指导下进行，在具体工作中严格要求自己，确保农村社会养老保险档案工作标准化和规范化的实现。同时在对档案管理过程中，作为基层档案管理人员，需要做好档案材料的收集、分类、及装订工作，还需要有效提高案卷的质量，确保农村社会养老保险档案能够与国家对档案的相关规范要求相符，使其能够更好的社会保险事业的健康发展提供更优质的服务，以便于能够更好的推动档案各项工作的顺利开展。

2.4综合管理，开发利用

在当前农村社会养老保险档案管理工作中，需要以集中统一管理作为基本的管理原则，从而进一步加强对档案的综合管理工作。因此对于农村社会养老保险工作中形成的各类档案则可以由县级社会养老保险部门进行统一管理。而且在县级社会养老保险机构中，不仅具备完善的档案室，而且实现了对各种门类及载体的档案进行集中统一管理，同时，县级社会养老保险档案部门还需要进行相关检索工具的失败为成功之母，进行与保险业务相关的资料进行编写，并利用计算机来对保险业务资料和数据进行管理，加快档案数字化和信息的推进速度，为社会养老保险档案管理工作的效率和质量的提升起到了积极的作用，从而为参保人提供更优质、高效的服务，更好的推动农村养老保险事业的健康、有序发展。

3结语

由于农村社会养老保险档案与每一位参保人员的切身利益具有直接的关系，因此需要严谨、认真、规范的对参保人员的档案进行管理。在对农村社会养老保险档案管理工作中，需要不断强化信息意识、现代化意识和法纪意识，努力掌握现代化设备和应用技术，利用现代化手段来对实施档案管理工作，努力提高档案信息的时效性和应用性.在档案管理工作中需要严格依照国家关于档案工作的相关法律法律及规章制度，同时还要进一步健全和完善农村社会养老保险档案管理的标准体系和制度建设，从而确保农村社会养老保险档案从形成至最后销毁整体过程中都能够做到有章可循。

作者：李晓军 单位：黑龙江省佳木斯市桦川县机关事业保险局

参考文献：

[1]施颖,綦建红.对我省新型农村社会养老保险档案管理的几点认识[J].黑龙江档案,2010,13~13.

[2]刘淑华.浅论我国新型农村养老保险业务档案管理的完善[J].兰台世界,2011(4).

社会保险业务档案管理规范篇8

1 社会保险档案管理现状分析

1.1 社会保险的参保人数增长迅速

我区社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011-2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2.23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1.2亿，工伤保险参保人数超过1.4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我区社会保险档案与日俱增，社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。

1.2 负责社会保险档案管理的部门分散

公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞。

1.3 社会保险的经办效率和范围需要扩大

社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。

2 我国社会保险档案管理系统存在的问题

2.1 对社会保险档案管理工作不够重视

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

2.2 社会保险档案管理体制不规范

由于目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

2.3 社会保险档案存档的条件差

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

2.4 缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地﹑市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地﹑市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

3 社会保险档案管理的解决办法

3.1 社会保险档案人才配备

加强社会保险档案人员政治修养与素质。熟悉与通透国家政策，与时俱进，开拓创新，增强思想意识，掌握管理理论与各项业务工作相结合的原则，运用信息处理技术深入开发档案资源的本领，满足各层次信息需求，同时维护档案的真实性、可靠性、权威性与原始性。 提高档案人员专业技能。针对新形势下对社会保险档案工作的要求，要有重点、有目的地培养档案人员知识与技能。 而在新形势更加需要人事、档案、计算机三位一体复合型人才，用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效益。

3.2 将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。

3.3 根据社保档案类别进行分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。

3.4 建立全区统筹的社保管理系统，规范标准

建立全区统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全区设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全区范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

3.5 统一公民社保档案管理号码，可供查询