办公室流程管理方案范文

办公室流程管理方案篇1

关键词 高校行政 档案管理 分析

中图分类号：G647 文献标识码：A

0引言

随着信息社会的到来，现阶段技术力量方面以及设备在配置中等相关一系列问题没有得到共同发展，因此怎样将高校行政办公室档案管理工作进行做好，让档案开始进行现代化过渡，在一定程度上已经成为目前高校行政办公室档案管理过程中相关档案工作人员所面临的重要课题。

1并存时期高校行政办公室档案管理过程中的模式分析

目前，对于高校行政而言，在对其办公室进行管时所使用的技术背景下，不管是纸质档案，还是电子档案，它们都在一定程度上结合自身存在的相关特点以及功能在不同的档案领域进行并存，只是部分部门所侧重档案管理存在不同。

高校行政办公室档案在进行信息输送时和对其进行利用的过程中，存在的特点主要表现在以下方面：具有高效性；存在快捷性特点；具有一定的直观性等。它们自身所存在的特点是纸质档案不可相比的，因此，对于高校行政办公室档案在管理过程中的现代化，对高校行政办公室档案信息资源实现科学合理的利用，加强在工作过程中的效率，对电子档案进行大力发展，不断推进在档案管理过程中进行计算机信息技术管理，这是比较必要的。“无纸化”实现的过程是一个比较缓慢的过程，因此在这个阶段中，电子文件以及纸质档案在管理的过程中出现并存不属于消极被动的，它们之间是相互学习以及借鉴为互补条件。在这两者之间的相互作用以及相互影响下，各自都在进行相应的改造以及同化，甚至进行调整定位过程。

对于高校行政办公室纸质档案属于档案原件的一种，自身具有电子文件不能替代的法律凭证，在对纸质文件实施管理时，在纸质文件进行规定的前提下，还要对自身进行科学整理，这样做的目的利于和电子文件相呼应，方便利用以及档案管理。结合现阶段高校行政办公室档案在管理过程中的工作现状，纸质档案以及电子文件之间存在不同的属性以及特点，所以两者之间是相互兼容的，在高校行政办公室档案工作管理的过程中这种协调发展的现象会持续较长一段时期。

2并存时期高校行政办公室档案管理过程中的流程分析

对于文件管理流程在一顶程度上指的是整个文件生命周期中相关联系的文件管理活动，高校行政办公室文件不仅包括外部来的电子文件，同时进一步包括内部文件电子文件以及外部纸质档案等。高校行政办公室在管理过程中的对象包括纸质档案的同时，也包括电子文件，所以对于现阶段文件在管理过程中的流程和以往较为传统的档案管理流程存在一定区别。现代文件在管理过程中的相关流程不仅对电子文件实现管理，同时还要有效的管理纸质档案，这样才能让它们之间进行统一管理，现代文件在管理过程中的流程需要对“统一”这一特点进行有效的突出，所以，电力文件以及纸质档案在管理时要统一管理以及同步归档，只有这样才能让其得到同步的利用。

2.1同步归档分析

对以往进行定时归档的方法进行改变，进一步把制发的或者是没有通过文件处理的相关纸质文件核对较为完整后要在第一时间内进行归档；当电子文件对归档的相关要求进行符合后，应该在一定程度上将其保存到相应的计算机硬盘中，并且对档案进行有效地标志。

2.2同步鉴定分析

对于电子文件而言，在对其进行鉴定的过程中较为理想的状况的就是由计算机进行自主鉴定，也就是所谓的电子文件管理系统在进行设计调查的过程中，将保管期限进行指定的同时还要将管理系统进行充分纳入，如果文件一旦形成，系统就会按照以往预定的保管期限自动进行提醒，或者对保管过程中的期限进行判断，并且鉴定纸质档案工作的过程中大可不必向传统鉴定工作进行集中，而是及时对高校行政办公室档案进行及时鉴定，这样做的目的利于及时归档。

2.3同步整理分析

纸质文件以及电子文件在进行使用的过程中，其整理手段就是“合二为一”。它们之间不仅具有着相同的档号，同时也有着一样的著录信息，因此在对纸质档案进行整理的过程中，归档电子文件在一定程度上也意味着整理完毕。

2.4同步著录分析

电子文件主要是在单位档案处理系统过程中形成，并且结合相关规定进一步自动形成著录信息，可以在纸质档案的著录中进行直接的应用，它在一定程度上属于同步整理的基础。

2.5同步利用分析

在查阅文件的过程中，利用者可以结合相关的著录信息，对纸质以及电子这两种类型不同的统一文件进行检索，大多数情况下，都会把可以公开的电子文件在网络服务器中的数据库上进行保留，这样做的目的可以在网上直接利用。同时，可以对软盘进行复制以便提供利用。在对纸质档案需要的过程中，可以结合同样的一件号对纸质档案进行提供，这样不仅对文件在使用过程中的效率进行提高，同时还能对降低对纸质档案的损坏程度。

3总结

通过上述分析可知，由于现阶段电子政务以及商务建设的不断开展，高校行政办公室的档案管理是现阶段研究的重点问题之一，由于现阶段高校行政办公室档案管理这种状态下自然形成一种电子文件以及纸质文件并存，并且之间优势互补，只有这样才能在一定程度上提高档案在管理过程中的效果。

作者简介：李银娟（1984.12-）女，河南省新郑人，研究生，中原工学院、办公室主任，研究方向：近现代关系史。

参考文献

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[2] 许慧珍.基于集成的高等学校档案信息管理与服务研究[D].浙江大学，2005，15（34）：104-106.

[3] 侯燕.我国高校办公室管理问题及对策研究[D].曲阜师范大学，2010，13（08）：123-126.

办公室流程管理方案篇2

关键词：办公室；档案管理；规范化

档案管理是一项涉及面广，涉及信息量大的工作。因此，事业单位办公室档案管理具有十分重要的现实意义。做好档案管理工作，有利于进一步提高单位工作效能，更好地服务于单位广大干部职工。

一、事业单位办公室档案管理存在的问题

（1）档案管理工作的重要性没有得到重视。随着时代的不断发展，信息科技的进步，对办公室档案管理工作也提出了新的要求。在进行档案管理的过程中，现代信息技术的应用对档案管理工作人员提出了新的考验，工作人员需要运用相应的办公软件协助完成档案管理工作。在面对以上问题的时候，有时凸显出档案管理工作人员的专业水平不够，缺乏专业的档案管理技能，运用现代办公软件的能力不足等问题。因此，提高对档案管理工作的重视程度，进一步关注和解决档案管理人员的素质问题，是事业单位档案管理亟待解决的问题之一。

（2）办公室档案管理信息化建设过缓，设施相对落后。现代技术的发展使得档案管理更加复杂化，种类繁多的档案给工作人员提出了更高的要求，不同的档案类型要求采取不同的方式进行整理和保管。国家档案行政机构倡导无纸化系统规范，但由于档案管理的信息化建设没有完成，使得很多单位的档案管理工作仍以纸质文件为主，使得对纸质文件的依赖成为目前制度性的选择。一些数字化信息处于随机存储状态，有些被不定期销毁，有些被存储在临时可移动设备上，没有建立系统管理模式。

（3）缺乏完善的档案管理制度。目前多数事业单位没有建立针对办公室档案管理的相应制度和规范，即便有些单位对档案有相关的管理规范，但由于制度混乱，大多只是流于形式。比如说一些该销毁的档案，由于未定期销毁，仍然保留在档案室，这样就大幅度增加了档案查找的工作量，因而大大降低了实际操作中的执行力。缺乏完善的档案管理制度，致使档案管理难以发挥真正的作用。

二、如何加强事业单位的档案管理工作

（1）提高对事业单位档案管理工作的重视程度。做好档案管理工作，首先要使执行者充分认识到档案管理工作的重要性，采取多种手段对事业单位的相关领导宣传现代化档案管理模式的实际功效，使其充分认识高效率的档案管理工作对本单位整体工作的发展能够起到极其重要的推动作用。要提高对事业单位档案管理工作的重视程度，并全心支持改革，采取激励措施，为档案管理改革之路扫清障碍。同时，办公室档案管理人员应跟随社会的发展脚步，顺应时代的需求，不断提高档案管理意识和相关法律意识，尤其要增强办公室档案管理人员自身的保密意识，树立正确的档案管理观念。积极参加档案管理培训，掌握管理相关操作技能，提高自身素质及档案管理水平，充分认识档案管理工作的重要性，提高对档案管理工作的责任意识。

（2）加快办公室档案管理信息化建设。当前，网络电子信息化档案管理方式相较于纸质文件管理方式来说，更能凸显前者超高的工作效率，而且加强了办公室档案管理的准确性。充分利用计算机技术存储，建立网络信息平台和电子数据库，将网络电子信息化技术应用于档案管理工作。以电子信息化管理办公室档案替代传统的管理模式，不仅能够将单位内部的各种档案分门别类地进行管理，对复杂的档案资料进行有序整理，而且不会造成办公室资料长期堆积，避免查找上的困难，节省大量的人力、物力、财力。这样，在提高了档案管理工作效率的同时，更能够及时整理归类各类档案文件，使资料检索变得更加准确快捷。

（3）建立完善的档案管理制度。对档案管理体制进行改革，提高办公室档案管理工作效率，强化办公室档案管理工作的文化事业功能，是档案事业发展的主要任务。在倡导自主更新的时代洪流下，事业单位想长久稳定地发展下去，需要建立适合自身发展的制度模式。办公室档案管理工作直接影响着单位内部各个部门的工作效率，影响着单位的发展。单位应当针对办公室档案管理工作制定相应的适用于本单位的体制机制，只有科学管理，使档案工作按照制度化去运行，才能够保证工作的质量和效率，促进档案工作的有序高效进行。

档案管理改革是事业单位管理改革的一项重要内容，事业单位档案管理工作在单位中起着极其重要的作用，做好档案管理工作对本单位整体工作的发展能够起到推动作用。通过提高对事业单位档案管理工作的重视程度，加快办公室档案管理信息化建设和建立完善的档案管理制度，使得事业单位办公室档案管理更加规范化，从而推进单位各项工作的有序发展。

参考文献：

[1]赵慧玉.浅析网络信息化进入高校档案管理[J].山东纺织经济，

2010（8）.

[2]穆欣.事业单位办公室档案日常管理与应用[J].价值工程，2010（7）.

办公室流程管理方案篇3

关键词：案件管理；职责；影响；问题

修订后的《人民检察院刑事诉讼规则（试行）》将“案件管理”单独列为一章作为新增内容编入规则，并在其他章节中对相应涉及到的案件管理工作进行了详细规定。随着《刑事诉讼法》和《人民检察院刑事诉讼规则》的修订，案件管理部门也随之在全国各个检察院予以成立，我院亦成立了案件管理办公室。本文就我院案件管理工作开展后的一些情况和存在的问题进行粗略的总结分析，望与大家探讨。

一、案件管理办公室职责

案件管理办公室对本院办理的案件实行统一受理、流程监控、案后评查、统计分析、信息查询、综合考评等，对办案期限、办案程序、办案质量等进行管理、监督、预警。结合实际工作情况，具体有以下职责：

（一）统一受理、登记和移送本院管辖的侦查监督案件、公诉案件。

（二）本院管辖的控告、举报、民事行政申诉、刑事申诉、国家赔偿请求等来信来访，由控告申诉检察部门统一受理后抄送案件管理办公室；立案监督案件由侦查监督部门自决定受理或不受理后持相关审批手续向案件管理办公室登记；本院决定立案办理的职务犯罪侦查案件、民事行政申诉案件、刑事申诉案件、国家赔偿案件，业务部门持相关立案手续及法律文书向案件管理办公室登记。

（三）集中管理由最高人民检察院统一制发的填充式法律文书，重点对涉及人身权利类、财产权利类法律文书的使用进行监管。

（四）对纳入管理的案件的办案程序和办案期限进行跟踪、预警和监控，在监控过程中发现办案活动中违反法律规定或执法规范的，分别情形进行处理。

（五）对涉案款物实行备案监管，会同纪检监察等有关部门对扣押、冻结、保管、处理涉案款物工作进行监管。

（六）对本院业务部门办理的案件组织定期评查；对投诉本院有关业务部门办案质量问题的案件，组织个案评查。

（七）负责案件统计信息的服务、指导与监督，提供案件统计信息查询服务。

（八）负责案件查询、律师和诉讼人接待、阅卷联络等工作。

二、案件管理业务开展带来的影响

自案件管理办公室成立以后，虽然在开展业务之初遇到了各种问题，但随着和侦查机关、人民法院以及各业务部门之间的沟通、协调与磨合，各项工作逐步走上正轨，并形成了良好的发展势头。

（一）加强案件流程管理

1、统一受理、移送案件。案件受理、移送是检察机关管辖案件的“进口”和“出口”，严把这两道关口，能有效监督案件的程序合法性，杜绝不符合法律规定的案件进入检察机关，保证从检察机关移送出去的每一件案件不存在程序违法。案件管理办公室受理案件后，首先会就案件是否属于本院管辖和案卷材料是否规范、齐备等标准进行初步审查，认为具备受理条件的，接收案卷材料，及时进行登记。对于侦查机关移送的取保候审案件，通过与犯罪嫌疑人联系，核实在案后再行收案。案件办结后，案件管理办公室会对移送的案件材料就案件、法律文书、工作文书等审批手续是否完备，卷宗是否齐全等进行审核，经审核符合规定的，案件管理办公室即时接收案件材料，移送至侦查机关、人民法院和其他相关单位、部门。同时，案件管理办公室负责统一对外送达法律文书、接收回执和回复意见等。通过统一受理、移送案件，有效控制了案件的进出口，提高了对全院办案情况的掌控能力。

2、分案到人。案件管理办公室提前与各业务部门协商沟通，确定分案原则和分案顺序，受理案件后会将案件直接分派到承办人。当然，各业务部门根据部门办案工作情况，需要调整案件承办人的，经业务部门负责人批准后也可更换办案人，但须填写《调整分案申请表》并及时通知案件管理办公室。如遇原承办人具有法定回避情形、原承办人违规违纪办案、特殊案件需指定承办人等情况的，必须层报部门主管检察长批准后，通知案件管理办公室对承办人予以调整。由案件管理办公室直接给承办人分案的模式，极大地改善了以往由各部门自行分案的随意性，有效避免出现各承办人办案数量、办理案件类型不均的情况。

3、流程监控。案件管理办公室对本院受理案件的办案流程进行动态监控，对办案期限和强制措施期限等进行预警提示，并制作风险预警通知书。如：提请批准逮捕案件在受理后第六天仍未审结的，向侦查监督部门发出《案件预警通知书》，移送案件在受理后期限届满七日前仍未审结的，向公诉部门发出《案件预警通知书》，督促其尽快结案。每月末对办案情况进行汇总，对逾期未有处理结果的案件，向业务部门发函督促并要求说明理由，业务部门须将相关情况书面向案件管理办公室说明。案件管理办公室对案件办案流程的监督管理，有效杜绝了超期办案情况的发生，确保检察机关办理的每一起案件均在法律规定的期限内审结。

（二）完善案件质量管理

1、加强日常案件管理。日常工作中，除了对办案期限进行预警提示外，案件审结后，会对业务部门移送的案件审批手续、案卷材料和法律文书进行审查，发现问题及时纠错补正；对追捕、不捕理由说明书、补查侦查提纲、检察建议等进行备案登记；对办案系统信息填报情况进行节点检查和监督补录等。这些措施有效地对案件办理过程进行了实时监督，使案件质量隐患及时发现并消除于案件办理过程中，进一步促进了办案质量的提高。

2、开展案件质量评查。案件评查属于事后考评，虽不如日常监督管理具有实时性，但也是提高案件质量的一种方式。案件评查采取定期抽查、重点评查和专项评查等方式进行，重点审查办案过程中存在的办理程序、案件事实与证据认定、案件定性、法律适用、法律文书、笔录制作、涉案款物处理、风险评估情况以及装卷归档等方面存在的问题。每次评查均组成案件评查工作小组，由小组成员对案件进行评查，最后根据评查内容形成评查报告，及时发现执法办案中存在的个别性和普遍性问题，提出整改意见。通过案件评查，帮助业务部门完善工作制度、改进工作作风、提升执法水平。

（三）规范接待服务工作

1、设立专门接待场所。我院在办公面积紧张的情况下仍按要求设立了专门的律师阅卷室，满足侦查、审查逮捕、审查过程中辩护人、诉讼人要求听取意见、阅卷及各类申请的接待工作需求，为办案人员与律师充分沟通创造良好的条件。

2、保障执法规范文明。制定《接待辩护人、诉讼人工作暂行规定》，并将制度上墙，让来访人员了解案件管理办公室的工作职责，监督案管工作人员的执法行为。平时接待过程中，案管工作人员坚持以热情服务的工作态度，积极为律师查阅、摘抄和复制与案件有关的诉讼文书及案卷材料提供预约、联络和接待等服务。制作《律师接待意见反馈卡》，虚心听取律师对案管工作提出的意见和建议，推进案管工作依法规范运行。

3、监督律师依法执业。依法对阅卷律师身份信息和执业资格进行审核，确保律师执业证书、律师事务所证明和委托书（法律援助公函）等“三证”齐全。要求来访律师认真阅读《辩护人、诉讼人阅卷须知》，填写《辩护人、诉讼人登记表》，并在阅卷后填写《查阅、摘抄和复制案卷材办理情况表》，在为律师创造良好阅卷条件的同时，切实监督律师依法执业。

三、案件管理工作亟待解决的问题

目前，案件管理各项工作正在逐步铺开，在具体实施过程中也确实不断暴露出一些问题，如何解决好这些问题，将影响到今后案管工作是否能进一步对检察工作整体水平的提升发挥好职能作用。

1、实现案件管理信息化。借助于全国检察机关统一业务应用系统，案件管理办公室切实履行对业务部门办理案件的管理、监督、预警等职责，做到对办案过程各个环节的全面了解、事前预测、事中矫正和事后督查，不断规范案件质量标准，增强干警的责任意识，促进办案质量的提高。

2、建立案件质量考核机制。探索建立案件质量考核标准，采取自查、抽查、评查等多种形式对各业务部门的案件质量以及围绕办案开展检察工作的质量进行综合评定。确定办案质量具体指标量化标准，引导办案人员追求案件质量的最优化。同时，推行办案风险评估机制，根据案件实际情况梳理可能影响案件质量的隐患问题，科学设计应对措施，尽可能消除质量隐患。通过逐步完善案件质量保障机制，不断提高执法水平和办案质量。

3、完善绩效考核体系。通过案件管理监督职能，能有效发现业务部门办案过程中出现的各种问题，为促进办案质量、效率和执法规范水平的提升，应合理运用案件监督结果，完善绩效考核办法，将监督结果与绩效考核相挂钩，将案件管理中发现的问题直接计入绩效考核结果中。通过案件监督管理与绩效考核的常态良性互动，对业务部门的工作作出全面综合评价。

《刑事诉讼法》和《人民检察院刑事诉讼规则》的修订，对检察机关的各项工作都提出了新的要求，案件管理工作在这一大环境中也将会不断地面临新的挑战。案件管理部门将不断完善工作机制，运用科学合理的工作模式，深化部门职能作用，为进一步推进检察工作科学发展、创新发展、可持续发展奠定坚实的基础。

办公室流程管理方案篇4

关键词：办公室；档案文书；管理对策

办公室作为管理机构的一个重要组成部分，扮演着上传下达的角色，不仅是上下级部门之间沟通的桥梁，也是处理各类事件的主要部门。这就对办公室档案文书管理工作提出了更高的要求，能否做好档案文书的管理，将直接影响到整个办公室的管理水平。不断的创新办公室档案文书管理工作方式，提高其工作效率，对于实现组织的长期发展有着至关重要的作用。

一、办公室档案文书管理工作的特征概述

办公室档案文书管理工作主要具备以下几个特征：第一，收集相关资料，并完成存档工作；第二，相关类的文书档案的形成与管理工作；第三，工作内容繁琐复杂。以下是针对三个特征的具体分析。

（一）资料收集与存档

办公室档案文书管理工作通过记载过去所发生的事情的信息，保存好第一手资料，为以后资料的引用提供了很好的借鉴价值。同时，档案的管理对于资料的安全性以及完整性有着更高的要求，必须要将事件发生的详细过程以及涉及到的相关人员都进行详细的记载，再通过相关的纸质档案呈现出来，紧接着安排相关人员进行分类处理，并做好存档工作。档案文书管理工作主要包括的流程为：资料的收集、编辑成册、分类保存、提供借阅。

（二）相关类文书档案形成与管理工作

该特征主要包括以下内容：第一是对相关的较为分散的文件来进行收集与整合；第二是根据文件的等级来进行分类；第三是对文件的实施进行计划与监督；第四是对文件的落实进行督促；第五是在末期进行文件的整理与归档。一方面，档案是从文书中产生的，另一方面，档案也能够反作用于文书。所以，文书与档案的质量是相互影响的。

（三）工作内容繁琐复杂

档案的文书管理工作相对于一般工作而言都会更加的复杂，因为档案的内容较多，也较为繁琐。如果想要将相关的信息能够真实完全的记载，完全依托于人工是无法完成的，还需要借鉴相关的现代化技术，来实现科学化的管理。同时文书档案的形式也较为丰富，不仅有相关政府以及上级所下达的红头文件，也有单位内部的合同、责任书与协议书等等文书资料。

二、加强办公室档案文书管理工作的对策建议

现代化发展对于办公室档案文书管理工作的水平、效率与质量都提出了更高的要求，在整个办公室的管理中，档案文书管理是一个极为重要的组成部分，它能否顺利的完成直接关系到办公室能否正常运作，进而直接影响到整个单位的发展。正如上文所分析的，档案文书管理工作内容繁琐复杂，要进行合理科学化的管理存在着一定的难度。如何能更好的提高办公室档案文书管理工作的水平与效率，以下作出具体分析。

（一）科学化的档案文书管理系统的建立

在现有的管理体系中，分别由两个部门来进行档案和文件的管理，这样的管理模式在操作中存在着许多的不便，不仅难以进行文件的前期管理，而且给档案文书后期的整理工作也带来了许多不便。所以建立一个更加科学化、规范化的管理体系在档案文书的管理中显得尤为迫切。首先，安排档案的专门管理者来进行文件的前期收集，这样才能保证责任到人，利于文件的系统形成，并且给查阅带来很大的便利。其次，将管理程序安排的更加规范化和科学化，将管理的流程也安排的更加细致化。最后，还要严格遵守国家和公司相关的法律规定，以及已经制定的审核和签发制度，避免出现肆意滥发无用文件的现象。这样才能保证整个档案文书管理工作系统化的形成，便于进行统一协调的管理。

（二）不断提升档案文书资料的收集能力

相关档案文书资料的收集是进行档案文书科学化管理的首要基础，所以要提升档案文书的管理水平与质量，就必须着眼于提升档案文书资料的收集能力，其具体的提升对策表现为以下几个方面：第一，对档案文书按照标准进行分类，其中格式必须保证统一规范，分类的层次清晰明朗；第二，规定相关的收发文书的具体程序；第三，对已经收集到的资料进行相对应的编号，保证入库资料的完整性。这种过程中，特别值得注意的是针对那些保存价值较大的公文、会议资料、图表、音频和照片应在使用完毕后，进行综合整理归档，进行统一管理，以保证有价值资料的保存效率。

（三）加强相关工作人员的专业水平

档案文书处理工作是办公室管理的一项基本工作，要建立一个完善的档案文书管理体系，只是单纯的依靠制度和规定的约束是不够的，必须不断的加强相关工作人员的专业水平，提高工作团队的整体素质。在现实工作中，存在着部分工作人员并无相关工作经验，同时给人也未经过专业的培训，对档案管理的相关知识并不熟知，使得工作人员的素质与岗位的要求存在着较大的差距。所以，必须从以下几个方面来提升工作人员的素质：第一，要保证工作人员态度上的重视，使其认识到档案文书管理工作的重要性，在必要的情况下可以采取一定程度的激励措施；第二，要不定期的举行相关的培训，不断的丰富工作人员的专业知识，可以加强计算机知识的学习，将现代化的技术引入到档案文书管理工作中，例如防止病毒入侵对档案的安全性产生隐患。

结束语

办公室作为管理机构中的一个重要组成部分，其工作内容丰富多样，不仅需要处理部门内部的本职工作，还肩负着上传下达、统筹协调的职责，这样也就提升了办公室档案文书管理工作的复杂度。因此在现实的管理工作中，重视科学技术的引进，使之能在管理模式和管理形式上到一定的创新，才能紧跟时代的步伐；同时相关工作人员素质的提高也是刻不容缓的，人力资源是基础，只有保证了人员的素质，才能更好的健全办公室档案文书管理体系，不断的提升其管理水平，进而促进单位长久健康的发展。

参考文献：

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办公室流程管理方案篇5

一、检察官办公室的由来和运行模式

最高人民检察院梁国庆副检察长在第十一次全国检察工作会议上谈到检察改革时提出要坚持检察机关作为国家司法机关的基本属性，逐步减少业务管理工作中的行政色彩，增强司法属性。其中暗含着检察业务要回归司法属性的意思。从基层检察院的职责来看，其业务工作的司法属性要明显强于上级检察院，但实际情况是，由于目前检察机关自上至下的运行中行政色彩过于浓厚、行政环节过于繁多等缘故，基层检察院的一些业务工作因检察官缺乏独立性而致使其司法属性大为冲淡。从减少行政层次、放权检察官、还权检察官的角度出发，有人对基层检察院的机构改革提出了新的设想。将现有的基层检察院的业务部门重组设立成三大机构：一是职务犯罪侦查机构 。负责侦查检察机关管辖的案件；二是举报预防机构。负责受理举报、接受自首、检察宣传、新闻、预防教育。三是检察官办公室。负责批准逮捕、审查起诉、出庭支持公诉、引导侦查取证、立案监督、审判监督、执行监督等工作。

按照这种设想的理想化模式，检察官办公室就是集捕、诉、监督（包括刑事审判监督和民行审判监督）职能一体化的机构，内设一名检察官和一名或者若干名检察官助手，由检察官直接向检察长（分管检察长）负责并报告工作。在这种模式下，检察官原则上就能独立实施法律规定属于检察机关的批捕、公诉、法律监督职权，在检察长的授权下，也可以一定程度地实施法律规定由检察长实施的职权，检察官的独立性将大为加强，也是放权检察官、还权检察官的一种真正体现。

在基层检察院，检察官办公室的具体设置不外乎两种形式：一是特色化。即根据检察官的不同特点和对专业掌握程度的不同，设立办理民行监督案件、未成年人犯罪案件、贪污贿赂渎职侵权等自侦案件、公安机关经侦类案件、侵财类案件、侵权类案件以及除此以外的其他案件等检察官办公室；二是非特色化。所有的检察官办公室均不分专业特点，办理各类刑事案件和法律监督案件。

不管检察官办公室具体如何设置，对于检察官办公室本身而言，它们之间是互不隶属的平行关系，与现在基层检察院中设置的侦监、公诉、民行等部门相比，最突出的区别在于取消了部门负责人这一行政层次，包括科长、内勤等在内的这些原来部门的行政事务管理人员已不复存在，案件如何分配作为一个首当其冲的最直接的问题就凸显出来。这也是本文要进行研究的原因所在。

二、检察官办公室的案件分配模式

检察官办公室的案件究竟如何分配，这与检察官办公室的设置模式密切相关，应该从配套的角度来实际考虑。

假设一：检察官办公室采用特色化的设置方式。案件分配自然而然就采用相匹配的特色化模式进行分流。我们可以专门安置两台查询电脑，将每一个检察官办公室办理特色案件的分工情况事先作为资料存入电脑，公安机关、本院职务犯罪侦查部门、举报受理部门等在移送案件时，就可以先通过电脑查询，根据案件的性质确定相对应的检察官办公室，然后将案件材料直接移送给这个检察官办公室。这种案件分配模式的最大优点就是不需要专人来受理、分流案件，节约了人力资源，减少了行政环节，提高了诉讼效率，能促使品牌检察官、精英检察官的快速形成。但是由于特色化检察官办公室本身具有专业分工明确等一些特点，这种分案模式就不可避免地会形成检察官办公室之间忙闲不均，不利于主观能动性的发挥，与现行的部分考核规则无法接轨的状况，而且在一段时间后也有可能会滋生司法腐败、司法不公。

假设二：检察官办公室采用非特色化的设置方式。在这种方式下，案件分配的模式可以有如下几种。

模式一：按区域分配案件。先将基层检察院管辖的区域划分成若干个小区域，然后由抽签决定每个检察官办公室分管的小区域，将资料存入查询电脑，公安机关、本院职务犯罪侦查部门、举报受理部门等在移送案件时，根据案件所属的区域查询电脑后移送给相应的检察官办公室。当然，为了避免滋生一些司法腐败和不公，各个检察官办公室所管辖的小区域要定期变换。这种分案模式同样具有节约人力资源、减少行政环节等优点，还能一定程度地缓解忙闲不均的现象，也能合理避开滋生司法腐败、不公，但是这种分案模式依然不能激发各个检察官办公室主观能动性的发挥，也不利于精英检察官的培养。

能力不强、自身素质不高，办案质量不好的话，就会面临“下岗”、“无案可办”或者“案件很少”的尴尬境界。但这种移送方选择的

模式很有可能会被少数不法分子利用，与被选择方达成一些不法交易。

模式三：电脑随机+挂牌竞办。这种模式下，需要设立一个专人，受理公安机关、本院职务犯罪侦查部门、举报受理部门等移送的全部案件，并将案件的基本情况输入电脑，在内部局域网共享另一端的检察长（分管检察长）对受理案件进行同步浏览，由他根据一定的标准将一些案件确定为疑难复杂案件，然后在内部局域网上进行挂牌竞办，各检察官办公室在网上查阅该案件的基本情况后在限定的期限内决定是否摘牌，挂牌竞办的案件最后分流至最先摘牌的检察官办公室，若在规定期限内无人摘牌，则由检察长（分管检察长）指定分流至某个检察官办公室。一般案件，则由电脑随机，在网上分配至各个检察官办公室的文件夹内。这种分案模式在目前情况下有很强的操作性，而且有很多的优点，但是在这种模式中增加了专人分案这一行政环节，在原来科室内勤已不复存在的情况下，必须设立一个专人，而且这个专人在理论上不属于任何一个检察官办公室。笔者认为，这个工作可以由举报预防部门的人员来承担，当然这在法律上还没有依据。

在上述几种模式运行的同时，笔者认为还有必要建立一种案件的转办机制或称案件的再次分流机制。当出现最初分得案件的检察官办公室在承办过程中发现自己无法胜任或者有法定的一些回避情况时，出现督导室在检查中发现某检察官办公室有徇私枉法等情况时，检察官办公室的检察官和督导室的负责人就可以向检察长（分管检察长）提出转办案件，对案件进行再次分流。经检察长（分管检察长）决定后，按照挂牌竞办的程序进行案件的再次分流。

三、检察官办公室的案件分配原则

由于每一种分案模式都有着各自的优点和不足，因此在考虑实际的分案模式应该权衡利弊，更应该把握一些基本的原则。

减少行政环节，提高效率的原则。由于在基层检察院改革中设置检察官办公室的初衷就是减少行政环节，增强检察官在检察业务工作中的独立性，提高诉讼效率，因此，与之配套的分案模式也应该最大程度地体现这一原则。

放权检察官，激发主动性原则。基层检察院检察业务司法属性的回归从某种角度而言是检察官办案独立性的相对回归，用通俗的话讲，就是放权检察官、还权检察官，一定程度的放权有利于激发检察官的主观能动性，使他们直接地认识到自己的价值所在，并努力提高办案能力，增强自身的综合素质，约束自己的行为。

办公室流程管理方案篇6

【关键词】办公室；档案管理；不足；完善策略在

经年累月的管理工作中，各个岗位开展的工作都与办公室档案有着密切联系。从现阶段办公室档案管理工作的状况来看，仍旧存在着诸多管理方面的不足，以往的办公室档案管理方式不能满足企业在现代化发展形式下的需要，导致各方面工作在进展中有一定限度的阻碍。因此，有必要完善办公室档案管理，促进企业健康积极发展。

一、办公室档案管理基本概念

所谓的办公室档案管理即借助文字、图片、影像等媒介为载体对企业中的人员情况与事件进行详细记录与备案，且将记录的资料分类，做好排挡，按照不同编号合理保存。其中不同的文书档案有其不同格式、保存方式以及时效性，因此档案的管理人员应该对企业档案定期进行归纳与清除。

二、办公室档案管理中存在的缺陷

不管企业从属于何种类别，档案管理工作都属于最基本且最为重要的管理工作之一。因为受到不断更新的科学技术的冲击，以往传统的管理方式在向新的管理方式过渡中存在诸多问题，这些问题主要表现在以下几个方面：（一）档案管理人员认识程度不足。因为办公室的档案管理人员在年龄、受教育水平、能力等方面存在的差异性，所以不能根据企业的实际发展状况与时代变化速度转变管理理念，不能及时吸收新的管理手段与策略。同时由于管理从业人员缺乏专业且系统的档案知识，所以管理工作缺乏有效性，在档案的搜集、整理、分类、保存中会存在诸多缺陷。在实际管理工作中若管理人员的职业责任感与思想道德达不到应有高度，那么极有可能会影响整个企业的正常运转。（二）管理人员的管理方式与企业的发展进程不相符。社会的创新与发展，使各行业的岗位分工更加精细化，对档案管理工作的精密性要求也越来越高，管理工作量加大，各种类型的档案管理方法、形式以及内容也都呈现着多元化的发展态势。为了迎合社会发展步伐，档案管理工作在新时代的影响下也有了新的任务与要求，但目前的某些部门中，档案管理方法无法真正贴合企业的实际发展需要。在具体管理中不能运用计算机软硬件设备对档案归类与云端储存，而仍旧采用落后的档案整理与管理方法，这导致档案管理工作效率无法提升，一些重要文件经常发生丢失现象，在档案的编辑、分类、储存中还会出现人工操作失误、管理难度增大现象。（三）档案管理软硬件设施较为落后。在档案管理中，一些具有时效性的文件要求进行自动化管理。企业引进管理软硬件设备需要经费，在实际的管理工作中，企业能够给档案工作划拨的经费有限。

三、完善办公室档案管理工作的对策

在企业办公室档案管理工作中存在诸多不足，若想摆脱这种落后的档案管理模式，企业应该积极引进先进的管理设备、转变管理人员观念、优化管理工作，促进资源共享，对存在的不足加以改进与完善。（一）增强管理人员的管理意识，制定且完善管理制度。在众多的企业中，大多数都存在着对管理工作认识不到位或是忽视管理工作的现象。因此企业与管理领导与员工应该增强对管理工作的重视程度，不断汲取先进的管理方法，增强自身的管理水平，转变适应时代与企业未来发展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升档案管理工作效率与质量，继而增强企业各个部门工作效益，提升企业竞争实力，促进企业蓬勃发展。比如：在日常管理工作中，档案管理人员应该明确不同类别档案的管理流程；规范档案标准程序，使用现代化信息管理设备对档案进行分类，优化管理工作。针对机密性文件应该做好保密工作，在软硬件设备中做好加密处理并设置使用权限。（二）践行先进的数字化档案管理方法。档案管理工作量越来越大，行业分工也越来越细致化，为了降低档案在编制、分类、整体、储存等工作流程中出现的失误频率，极其有必要践行先进的数字化档案管理方法，将计算机硬件设备与软件技术、网络技术作为发展的基础条件，创建不同形式的管理机制体系，进而能够更好地满足不同种类的档案管理。在创建数字化档案管理体系中，应将传统的纸质档案归纳到数字化管理工作中，通过不同形式的文件增强对纸质文件的管理。例如：图片形式、影像形式等。企业中的各个管理部门同时还能打破时间与空间的限制，实现档案文件的云端共享，方便调用与储存，以此种方式来提高档案管理工作的实用价值，并且不断丰富档案管理工作服务。实现办公室档案的数字化，企业应该将其作为重点工作来抓，也只有这样，才能迎合时展需求，推动企业走在时代的前端，在同行业中站稳脚跟。

四、结语

为了有效发挥办公室档案管理工作的重要作用，企业应在日常的管理工作中积极汲取高效的管理经验，对其中存在的不足合理解决，继而保证办公室档案管理高效且有序开展。在此基础上，企业应该积极采取有效办法提升管理人员的基本素质，提高专业技能水平，汲取先进管理模式，促进档案管理工作的自动化、信息化、创新化，促进资源共享，紧跟企业发展步伐。

作者:李军 单位:莱州市妇幼保健院

【参考文献】

[1]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务,2014(5):171-172.

[2]郭光玲.新时期提高办公室档案管理有效性的对策探究[J].办公室业务,2016(20):118.

办公室流程管理方案篇7

关键词：办公室；文书档案；管理效率；常见问题；解决对策

1 文书档案管理的重要性与特征

1.1 重要性

文书档案所涉及的工作基本上就是对文书档案进行立卷、收集整理、缩微、鉴定、检索、保护利用、统计等等，这些工作不但是互为相连的，也是互为制约的。在这些工作内容中，尤为重要的就是文书档案的利用，其余的皆是服务于文书档案的利用工作并为文书档案的利用创造条件。通过文书档案管理而服务于单位、部门的中心工作是办公室人员的主要任务，加强文书档案的管理也是为促进文书档案在中心工作里的参谋作用，并且也被视作宣传教育素材以及历史根据，其重要性不言而喻。

1.2 特征

1.文档工作一体化。文书档案的应用与形成都是在文书工作中促成的，文书工作的最终步骤就是整理文书档案，是基于文件搜集、运转、催办、承办来进行的，二者密不可分。文书档案主要是在文件工作中形成的，文书档案的质量对档案工作及档案管理的质量有直接影响。2.文书档案管理的综合性。文书档案管理工作的开展主要是在单位办公部门的文档室进行，它有着一定的综合性。它不但负责管理文书档案，还管理着人事、财会等档案，分类众多、内容繁复、工作系统，为单位的各项工作及时、准确地提供参考资料，也由此提高了管理难度。当前，随着单位的不断发展，办公室人员和文档室人员身兼多职的情况较多。所以，办公室人员必须要提高文秘工作水平，同时具备文书档案工作意识，不断学习相关的专业理论、业务、技能等等，才能做一个优秀的文书档案管理者。

2 文书档案管理现状中出现的问题

2.1 文书档案管理制度方面不完善

通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里，办公室工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的存放档案受区域限制，没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，十分不利于管理。加之文书档案管理工作得不到重视，管理意识薄弱，档案管理制度不完善，职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚远的结果。

2.2 办公室文书与档案工作认知不足

文书与档案工作相辅相成，目前大多数单位采用的是文书和档案“分块管理”的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性，但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄，对自身职责认知不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位，不愿意花精力作指导，于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧，无法真正做到和谐的统一。 甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作存在一定的滞后性。

2.3 文书档案管理工作人员缺乏专业素养

由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多人员基本素质有待提高，新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实际工作中会致使归档文件材料质量不高，文件材料分散不利查阅和管理。再加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。

3 办公室文书档案管理效率提升对策

3.1 利用信息化管理提高效率

办公室文书档案管理需要改变以往的那种独立、封闭的管理方式，将文书档案和网络、通信技术有机结合起来，建设文书档案信息管理系统。当前，因为网络数字技术的飞速发展，将之运用到文书档案管理中，可以实现管理的便捷性与规范性，提升文件归档速度，减少文件归档时间，从而极大地降低了文书档案管理者的工作强度，也有利于避免因为人为原因而导致的档案遗漏、操作不规范等问题出现。运用信息化管理文书档案还有助于保护和补充遗漏文件。具体来说，就是运用计算机数据库技术让按件归档效果更加稳定，最终可以更好地补充、插入遗漏文件。还有就是，在文书档案的借阅上实行单份文件管理模式，让借阅者不能接触别的文件，以实现文书档案的保密。运用数字化扫描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保护原件的同时也简化借阅工作。

3.2 提高“文档一体化”意识

文档一体化的最终目的就是将文书档案的管理工作在组织制度与具体运作程序上进行有机融合，超前控制文件管理，确保档案质量，使档案工作程序简化，防止出现重复工作，促进文档工作流程更加合理化。文档一体化的基础工作就是文书工作，办公室人员的档案意识极其重要。要高度重视文书材料的立卷归档，处理文件时必须和档案工作联系在一起，让文书、档案管理一体化。因此，办公室人员一定要确保文件材料的质量，使文件材料的文体、格式等要规范而标准，不能使用复写纸、圆珠笔等起草、修改、誊印，文件要完整且齐全。

3.3 完善文书档案管理制度

单位领导需真正认识档案管理的重要性，重视制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入贯彻实施文书档案管理制度。文书是档案的来源。遵照立档归档原则，以企业形成的文书为准则，工作中严格统一工作流程，建立健全归档制度。认真学习省档案局颁布的规章制度，拟定相应的工作计划。并在工作中注意：1.严控立卷归档的时效。2.保证文书的完整并合理分组。3.明确分档的重点。4.定期清理已无保存价值的文档。

3.4 保证文书档案齐全完整

办公室文书档案管理工作者在工作中不仅要将已形成的档案收集齐全完整，而且还应关心文书档案的形成与办理过程中的相关情况。文书工作者在最初归档时要认真检查材料，发现应有附件而未及时归档的要记得催要；有外借却未按时上交的文件要跟踪收回。在做收文登记后应甄别该文件会否具有保存价值，不具社会价值的无需归档。在检阅完毕后进一步完成归档工作。认真完成从零散“页”到“件”，再到装盒为“卷”的档案入库工作。

4 结束语

总的来说，在办公室的文书档案管理工作中，要想有效利用、保存好相关的文件信息资料，就需要转变观念，从思想上和行动上高度重视档案管理和文书管理工作，善于运用创新思维，着重强调档案管理和文书管理工作人员的专业素质和理论素质，让管理人员认识到自身工作的责任和使命，让单位的有效资源得到最大化地利用，最终实现单位历史信息资源的全面优化，同时也从根本上体现出单位的综合管理水平，推动单位全面稳定发展。

参考文献

[1]王威.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].华章，2010（18）：64.

[2]王丽岩.强化文书档案现代化管理的有效方法[J].环球市场信息导报（理论），2014（2）：81.

办公室流程管理方案篇8

我院从2003年在涪陵区卫生系统中率先引入办公自动化系统并建立电子文件档案数据中心。现将我院办公自动化与电子文件档案数据中心的管理和应用情况报道如下。

电子文件档案数据中心主要用于存储单位实施办公自动化系统运行过程中产生的有保存价值的电子文件信息。这些信息通过电子文件档案数据中心可转化成为档案或资料。电子文件档案数据中心将成为单位历史信息的集中地，所有政务信息都将通过电子文件档案数据中心得以妥善处理。建立电子文件档案数据中心系统有如下目的意义。

1 实现文档一体化管理

有保存价值的电子文件将逐步做到即时归档，即文件信息处理结束后自动向电子文件档案数据中心提交。这样将大大提高文件的时效性，并减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用，同时不影响文件信息的整理。在纸质化办公时代，涉及科室较多，处理流程较复杂的文件在传阅和归档上往往耗时较久，而在归档过程中文档的分类各个部门又难以统一。我们现在依托于医院办公自动化系统（OA）及科室档案软件，自动进行文档的分类；在文档处理流程中，涉及部门较多的文档可通过OA协同办公，即各部门可同时对同一文档进行处理，系统将根据文档处理程度选择下一步流程，在文档处理流程完毕后，再由办公室操作人员将文档归档于电子文件档案数据中心。

2 减少重复劳动，降低数据处理成本

在纸质办公时代，医院各部门产生的文档由部门自行整理手工归档，不仅工作量繁重、易产生错误，而且在档案汇总时还需要拟定目录，移交、重复录入，对人力资源、物力资源都是极大的浪费；而且，文件纸质化过程中的材料消耗是相当大的，也提高了成本。建立电子文件档案数据中心后，医院把办公和业务管理系统形成的电子文件直接归档到电子文件档案数据中心，避免了数据的多次辗转录入造成的大量重复劳动，减少了数据错误的几率，从而大大降低数据处理成本。

3 实现信息共享，集中管理

传统的档案管理模式中，医院各部门的文件档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。我院每个职能科室及业务部门在日常工作中都要形成大量的文件档案，如何使各个部门的资源共享，并使其适时化、效率化，设立电子文件档案数据中心把医院的文件档案资源综合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，所有历史文件信息均通过数据中心对外服务，当然信息共享并不意味着实体的集中管理，各部门的档案室、资料室仍旧发挥着整理、保存、保管信息实体的作用。

4 保障数据的安全性

设立电子文件档案数据中心后，配备了专业人员进行日常的维护管理工作。可以通过采用多种措施保证数据的安全性，如建立完整的权限体系、内网外网物理隔离、双机热备份、数据备份机制等。通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个科室自行管理有更强的保障。

5 统一标准、统一规范

所有部门关于电子文件信息的标准和规范均由电子文件档案数据中心制定，各部门必须依照制定的技术标准和规范，对电子文件信息进行统一管理。只有这样才能统一数据形式、操作规程和利用方式，确立医院管理文件信息的权威，充分发挥电子文件档案数据中心的在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文件信息的价值最大化。纸质办公时代，医院各部门在起草文件，收集、整理、归档、装订等档案过程中存在标准不一，文档的归档及分类也很难达到规范；在利用OA系统构建的电子文件档案数据中心里，我院根据各部门制定了统一的技术标准和规范，各部门在起草文件时，直接进入数据中心的起草页面，按页面固定格式填写内容并选择文件分类和文件流转流程。

6 统一窗口，开放利用

医院职工可以对已公开的非性现行文件信息进行网上查询，提高电子文件信息的利用率，增加医院工作透明度，发挥窗口作用，在医院内网，医院员工可以通过电子文件档案数据中心方便快捷的查询各种院内发文等相关信息，还可以查询综合在数据中心的各大医学论文数据库；相关部门也可根据权限查询院内实时数据，如财务收支、就医人次，床位占用率等；医务人员可以通过电子文件档案数据中心查询病人病历，既往病史等医疗相关信息。社会群众可以通过外网查询整个在数据中心的医院各种对外信息，如医疗项目、专家简历等。

办公自动化与电子文件档案数据中心的建立为医院数字化建设奠定了坚实的基础，我们还将在工作中不断的探索，在实践中总结，以期使档案管理工作迈上新的台阶。