库存管理的优化方案范文

库存管理的优化方案篇1

【关键词】土地确权 信息系统 数据库技术

随着社会信息化的进一步发展，使得计算机信息系统逐渐成为了农村土地确权档案管理中必不可缺少的基础设施。档案管理的信息系统以计算机硬件、软件与网络通信为主，同时需要综合考虑各部门的物流、人流以及财力等，并对土地确权档案管理中的所有环节所出现的数据资料进行收集、保存、整理、传输、统计等，从而确保农村土地确权档案管理信息系统的正常运行。本文从分析信息系统的数据库建模和设计研究入手，分析了土地确权档案管理信息系统的数据库存储模型，并探讨了数据库性能优化设计等问题。

1 信息系统的数据库建模及研究

1.1 信息系统中数据库的优化设计

信息系统中数据库的优化设计结果是指在使用信息系统的数据库中准确描述信息数据与其他的所有元素之间存在的关系。根据现代关系理论的相关概念得出，土地确权档案管理的信息系统数据库应该需要遵循的是第三范式。但是在设计数据库的过程中，并没有按照第三范式的方法进行构造。在任务分析的过程中发现，假设每次操作需要对多个表进行访问方可得到所需的数据信息，就可能会造成系统在运行删除、插入/改写等命令时批处理程序与联机的速度会下降。这通常是因为连接的表过多造成的。所以在设计表的过程中，并不需要完全遵循第三范式，数据资料的冗余装入可以不依赖在主关键字表中。

1.2 信息档案管理数据库的基本设计要求

在调查和分析农村土地确权的基础上，该信系统数据库的设计应该满足以下四点要求。第一，土地确权的档案信息系统所管理和处理的数据信息种类较多，数据资料应用范围广、数据量较大，因此土地确权档案的信息系统数据库设计需要具备系统数据分布、扩充以及不断积累的能力。第二，信息系统在积累中形成的数据资料是土地确定档案储备是今后调研的重要资源，和其他的信息系统并不相同。对于这些数据资料需要及时进行转存和备份。第三，因为档案管理信息系统的资料引入的是面向对象的操作技术，所以很多信息系统数据能够满足这类操作需求。第四，土地确权中的档案管理信息系统数据库应该支持联机事务处理系统、数据挖掘技术以及数据仓库等。

2 信息系统存储模型的规划

在土地确权档案管理中，其信息系统作为联机处理系统，该系统中的数据信息种类较多，存储量较大，且历史数据资料也在不断积累中，这样就会造成该信息系统空间占用的不断扩大，该系统的工作效率则会不断的下降。

所以在总体的设计过程中，应该从长远观点出发对信息系统的数据存储模型进行系统的规划。其中规划原则是在保障数据资料安全传输的基础上，对日常操作数据表进行有效地控制。其一，建立逻辑型数据库，将数据资料进行分类存储和保管，并按照实际需求满足物理方面的分布型数据库。其二，对过期的数据资料进行分类、筛选与处理，并定期做好归档存储工作，将其和日常的数据操作进行分离，这样能够提高信息系统的效率，也有助于对旧数据资料的查阅。

3 档案数据库的性能优化

3.1 常用表的优化设计

对于土地确权中的信息数据库而言，通常情况下会将一些土地确权的基本资料存放在一张表或是多张表中，通过访问信息数据库的基本资料表就能够找到所需要的数据资料。但是因为土地确权所要等级的信息数量较多，对所有土地的基本资料表进行直接访问并不是一个有效的方法。所以为了更好地解决档案管理的工作效率问题，应该将土地确权的基本资料存放在登记信息实时表中。此外，档案室还应该建立同构的土地基本资料登记信息海量表，利用存储过程与批处理的方式等后台操作，将每年的土地确权信息从实时表转存到海量表中，这样才能减少常见表的数据信息量。档案室还可以利用过期库、备份库以及归档库等减少主数据库的信息负担，有效地控制主数据库的空间大小，从而进一步提升数据信息的安全性。

3.2 档案管理信息系统数据库所使用的基本原则

基本原则：在查询条件和表连接条件中频繁出现的属性列应该建立索引，常作为连接条件或查询属性列多属于主键、外键，例如：所使用的复合索引等，索引中的所有属性列的顺序需要和应用程序语句中的连接条件与查询属性的顺序相同。此外，在档案管理中应该加强信息系统数据库中视图这类逻辑表的应用，消除复杂的结构化查询语言，并起到很好的安全保密作用，以此实现数据库的优化设计及优化管理。

4 结语

土地确权是指土地所有权、土地使用权和他项权利的确认与确定，是依照法律、政策的规定确定某一范围内的土地（或称一宗地）的所有权、使用权的隶属关系和他项权利的内容。每宗地的土地权需要经过土地登记申请、地籍调查、核属审核、登记注册、颁发土地证书等土地登记程序，才能得到最后的确认和确定，所以对土地确权的档案管理进行信息化建设十分必要。

参考文献

[1]郭志敏.档案管理信息系统建设应注意的几个问题[J].山东档案，2003.

[2]高朝勤.信息系统等级保护中的多级安全技术研究[D].北京工业大学，2012.

[3]夏志华.上海市城市地理信息系统综合应用研究[D].华东师范大学，2004.

[4]郑永恒.施工项目信息管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2009.

[5]曹阳.基于三视图框架的分布式信息系统安全体系结构研究[D].中国人民国防科学技术大学，2002.

[6]代桂艳.利用信息技术进行档案管理的意义[J].兰台内外，2014，（02）：78.

作者单位

库存管理的优化方案篇2

全宗制度行之有效

全宗制度本身起源于大政府体系，特点是把档案资料按照文件生成机构分类，再按时间顺序排列，优点突出，即使在计算机数据库在档案系统得到广泛应用的时代，仍有优点。第一，全宗结构条理清晰，不易混乱。档案的原始记录性决定了成为档案的文档资料和其他资料必须和档案的生成机构放在一起。全宗是原始记录性得到维护的有效保证。第二，全宗制度保证了档案的完整性，由于档案馆接收档案都是从各个单位接收而来，面对卷帙浩繁的文山，全宗制度是一道规整档案的屏障。第三，全宗制度承接性非常好，对于厘清档案文件的源流非常有益。对于一个生成档案的主体，档案记录的是它的活动。那么档案的内在价值本身就蕴涵在文件卷宗序列或按序排列的实物组合当中。第四，档案文件实体现在并没有彻底淡出服务档案利用者的功能圈之外，所以易于取放是衡量档案分类制度是否优良的很好标准，而按照全宗原则组卷就具备了这样的优点。

因此，世界上多个国家，包括法国、俄国、中国等，都采用全宗制度保存档案。美国的档案管理其实也并未抛弃全宗制度，相反，基于NARA完善的管理规则和发达的档案教育，美国档案界更加透彻地领会了全宗制度，无论是商业文件保存还是公立机构文档保管，都做得十分周全。只是由于管理模式和内容与我国不同，才造成许多人认识偏差。但是其开放利用效率非常高，加上联邦级别的档案机构对档案的收管标准执行到位，应用先进的计算机技术，美国政府档案系统对信息的有效发掘程度远远超过我国。

按全宗存放并非万能方案

全宗模式的劣势如下：

1　载体限制和文书档案为主的辩证关系反映了现实的困难。显然，案卷盒不能盛放所有档案，那么，问题就接踵而至。比如异质实体档案放归同一全宗，大部分可能是文书档案，剩下的怎么办?未来还有大量保真数字档案产生，在树形的分类系统下到底怎么区分?多种载体并存却不能共享单一的档案保管位置分划。另外，库柜布置的矛盾似乎很难解决。分库、树形结构则被打乱，虽然有目录数据库，但是著录过程很难保证不出差错。

2　保护技术的要求和档案馆的现状决定了全宗制度不能覆盖各类档案。假设一个单位生成了数据资料光盘、磁带、摄影胶片、纸质文卷、VHS或Beta录像带这五种载体的档案，档案馆接收之后要安排库房存放。不同载体不能按同样标准存放。目前在许多档案馆，防磁柜内存放着磁记录介质，静态图片光盘和胶片则随着洗印照片案卷一起存放。视频光盘有些是单独开立全宗，有些则作为实物档案或文书档案的附属件一并存放。这样一来，假如在分开全宗存放的实为同一立卷单位生成的不同档案载体间提取立卷单位作为共同特性，平台实现虽然不难，但数据库结构设计就相对复杂。最重要的是当前许多承担数字化档案馆建设项目的企业，根本不愿意舍弃成熟的通用系统来提高性能。于是在不同位置存放的实体间实现“逻辑全宗”的映射就非常困难。

3　全宗制度覆盖有限。立卷单位是全宗得以建立的重要基础，但目前档案部门的职能所在并不是仅限于收集政府和公立机构系统档案，然而受客观条件制约，实际上档案接收工作很不到位。这就造成现实和各级档案馆职能的落差：我国只有一些特别的档案，比如金融和少数科技类文档，形成于非公立机构并得到了妥善的规范保管，大量反映社会经济文化活动的档案资料既没有私立档案机构收纳整理，也没有公立档案馆过问。如果都立卷设立全宗，显然是不可能的。因而按全宗方式组织存放也就不太现实。

4　全宗制度先天不能反映多样化信息载体的所有信息资源，从而极大影响利用效率。以照片档案为例。照片档案可能有几种来源——重复的印制品，比如当年新华社的新闻图片；反映立卷单位的第一手记录和反映社会事件的记录；特别应用照片比如劳模人物标准照片和舞台剧照等。现实是，专门图片保管的形式没有与按地区划分的档案馆网络高度整合，于是每个档案馆都有多种零碎的图片。按照目前的组卷归档模式，一张某地1980年代老市长视察管网改造的照片可以被归类到地方领导全宗，或者政府全宗，或者工程指挥部全宗，这通常根据摄影者的来源确定。但是我们简单想--T就发现，这一张照片内含有的信息有：历史背景、城市发展脉络、一处城区的旧影、一个领导的在任工作。就笔者在档案馆工作经历看，档案馆内大部分都是这种“一照多义”的纪实照片，笼统归卷就等于抹杀了网状的档案文件实体联系，实在很可惜。也许未来会通过语义分析实现档案分析连接，但是摄影数码化也催生了图片数目的爆炸式增长，到了那一天，系统开销是否是档案系统所能够承受的，仍是未知。因为档案的实体安全迫使云计算系统不能和数字档案库房实现无缝衔接。而这仅仅是以图片为例。文书档案里的招工表和一份规划公示文案及附图也存在同样问题。

档案管理客观条件变化呼唤灵活保管模式

由以上分析不难看出，在档案保管上全宗制度是有不完备地方的。没有计算机时，树形结构是文件组织最佳形式，但是档案员必须和档案结合成一个整体，才能有效提取信息。未来我国档案保管必然会走少藏精藏的道路，但信息发掘力度却会大大超越以往。档案部门生存的意义也就在于此。在新技术方兴未艾，公众档案意识加强的当下，有效地保管档案信息资源仍然一如既往重要，所以必须积极探索新的保管模式。

档案管理的客观条件已经变化。首先，大量不依赖实体的数字化档案出现，其中有些内容根本不能采用双套保存，比如编译后的程序、CAD图、保真数字签名档案等。而这些数字化档案也不再依赖档案媒介，而是依赖与逻辑信息一致。其次，档案信息数据库至少在条目级别已经普遍覆盖大多数综合性档案馆。这一根本性变化彻底让档案存放地点必须严格对应目录的铁律失效。即便在库房中按其他形式保管，数据库中依然可以在一体，不影响双套保存后文档的提取应用，也不影响档案保存的条理。第三，档案部门开始主动走上前台积极地直接参与社会活动，档案信息资源多样化，档案载体移交方式同样多样化。在此基础上，探讨灵活的保管就有了基础。

笔者认为，实现档案载体实体或数字化数据块的逻辑映射，照顾传统的全宗制度是必由之路。既然全宗保管制度有待完善，就应该构思符合新形势的保管方法来完善。简而言之：对于载体一致的档案资源，目录已经按全宗建立，文档则应该在库房中排列在一起；对于全宗属性一致，但载体甚至载体依赖程度不同的档案，应该充分考虑信息获取最大的原则，面向未来实施载体相关的保管，以利档案保护；对于多种相关同样重要的同类档案，则应该按年代、属地、属人、事件原则立卷，从提取方便、利于实体保护的角度出发管理档案实体。而同时，为了照顾传统，无缝对接档案馆的工作，应该注意有机地整合档案全宗制度。实现承上启下，为今后完全基于语义分析组织和建立的档案信息资源库的建设工作，做好铺垫。

灵活保管档案的优点：

1　解决同宗异质的矛盾。假如逻辑上建立了全宗，并将其作为档案组织的基础结构，借助计算机数据库标定档案实体，同宗异质带来的不便就会彻底消弭。之前最棘手的就是档案保管的相关标准不支持卷内的异质档案组合，而文件级档案的组合在全宗制度下也不能消除。过去对分散保管同一立卷单位的档案的顾虑主要集中在不规范，但是，在档案计算机化管理的今天，加强管理制度建设的同时，利用数据库的优势，过去的担心就完全变成了过眼云烟。

2　集约纳入不同的档案案卷系统。根据目前情况，档案案卷信息做一些低层次整合，则会有较好效果。整合中有些调整应该主要面向逻辑层，主要是优化数据库。比如对查得多的招工表、知青档案等，是否应该集中资源深入了解，把分立的档案统合配置。此外，有些调整则应该考虑优化本体存放环境。比如有些档案馆确实难以保证精确地把所有库房的温度湿度都控制得当，是不是应该把某些易损的和保藏条件敏感的档案一起放在有保障的库房环境里。

3　合理优化利用库房，节能减排，提高效率。档案库房是需要主动调节环境保护档案的场所，节能减排则是当今社会主流理念。档案部门应该从小处出发，紧扣先进观念。在当今市场经济高度发达的社会，档案库房已变成宝贵资源。通过开发利用档案库房，提供档案增值服务，是很多地方通行做法，有利于档案部门自身健康发展，更有利于全社会档案信息的管理和档案资源的利用。这样，库房管理也成了一项重要的事情，积极地调整管理模式适应新形势，才能凸显灵活管理的现实价值。

实现灵活保管，因地制宜发掘档案信息资源

实现多样化管理的先决条件是：有覆盖完全的档案条目数据库；日常库房管理规范，基本保护条件和库房条件适应多种载体档案保管的要求；载体异质的问题突出，已经影响有效保管。

之所以强调第三条是因为很多情况下信息挖掘做得不充分，而熟悉本单位的，有经验的档案员本人就已经通过自身的知识和对馆藏的熟悉，弥补了数据库的不足，结果就是没有必要从管理模式着手，优化档案保管。档案馆的档案不论是保存在密集架上还是档案柜内，只要通风、防霉、防虫、温湿度调节这些基础工作做得得当，不搬运不调整就是最好的保管状态。这样一来，为了个别档案案卷的问题，大动干戈调整库房规制，实在是因噎废食。另外还需强调，对档案保管有利于什么，有利于收、管、用中到底哪个方面这个问题，缺乏统一认识和标准，也不可能有统一认识。便利利用，是不是就损害了便利保管?两全其美的方案并不总是存在。

因此，首先有必要多做透彻研究，摸清档案馆内哪些档案资源需要调整管理模式，哪些不需要，哪些档案需要权衡是否调整，分清哪些档案应该做什么样的“再组合”。其次制订方案，采用什么样的手段规划管理的总体架构，用sQL工具安全地调整数据库的条目，选择合适的方案调整库房布置。在这个过程中，新技术的应用就显得很关键。对于馆藏丰富的省级档案馆和大都市档案馆而言，可以考虑使用RFID技术，将条码集成在数字档案馆系统内，或者采用所谓的“智能”密集架或文件柜，利用其本体功能联合嵌入式设备，开发人员简单地工作就可以给重点文件标定提取信息、流程化的责任人信息等。第三进人_个动态的调整过程。时刻根据新的需要变更档案实体的管理态势。

需要强调的是，有些情况下不应调整，更不能人为地割断档案保管组合和全宗结构之间的联系。比如当档案信息资源完备规整且高度一致的时候，搬运档案实体的风险特别巨大，甚至可能造成档案损失的情况，以及库房状况本来就一般，调整优化对档案保管没有显著优势的时候，还有信息化检索系统没有完备建立的时候，灵活的保管方案都不应该拿上台面。

库存管理的优化方案篇3

【关键词】档案信息；服务；数据库；质量

在时代迅速发展着的今天，人们对数据库已然有了一定的认识，尤其是大数据时代的发展，更是直接推动者各行各业的工作内容信息，实现了深层次的融合，所展现出来的档案信息也更加科学完善。一直以来，档案信息管理都是企事业单位工作的主要内容，对于整体工作效率的提升，有着十分重要的作用。现阶段，我国的经济建设步伐不断加快，企事业单位迅速发现，当前的档案管理方式，已然存在较多的不完善，需要进行科学地改革和调整，进而使得整体的工作效率发挥到最高，满足当前社会发展的实际需求。在众多的档案信息管理方法中，构建档案信息服务数据库属于最为先进的一种，而且它的工作实效性相当高，有利于档案管理部门在较短的时间内为客户提供全面有效的信息服务。但是，建立档案信息的数据库并不容易，不仅需要将一定的数据信息内容完全地输入进入，而且需要进行不断地更新和完善。同时。还面临着外界的多重威胁，如果不能进行科学有效地优化和调整，将会在后期的管理过程中，出现较多的问题。

一、构建档案信息服务数据库的基础：档案信息输入

在实际的档案信息服务数据库的建立中，档案管理人员首先需要将现有的档案数据信息完全地输入档案信息服务数据库当中，而这一项工作地开展，不仅仅是档案信息服务数据库建立的基础，同时也是后期档案信息服务的重要标准，对整个档案信息数据库有着最为直接的影响。

在档案信息输入数据库的过程中，档案管理人员需要切实地重视以下几个注意事项：首先是对档案信息数据的分类。如果在输入信息的过程中，没有对数据库的内容进行分类，将会对整体的档案信息服务产生最为直接的影响，导致整体的档案服务信息十分混乱，查找起来相当地不容易。在为客户服务的过程中，也容易产生相当大的时间损耗，使得服务质量大幅度地下降，人们更加会对这样的服务流程产生一定的不满。因此，档案管理部门在建设档案信息数据库的时候，需要实时地进行档案信息的分类，将它们分别进行归档整理，一方面便于档案信息服务数据库在较短的时间内建设完成，另一方面也有利于档案信息服务数据库具有全新的服务特点，能够切实满足人们的实际需求。同时，在对档案信息管理进行明确地分类以后，企事业单位对于它的工作和服务内容也会更加完善，分别根据其中的不同内容，创设最为合理的服务体系。其次，在进行档案信息输入的过程中，为了便于查找，还要为不同的数据信息分别打上一定的标签，这些标签一般会选取具有一定特点的编码，查找起来十分容易。当客户想要查找数据的时候，工作人员能够在最短的时间内，根据标签的特殊性，迅速有效地为客户寻找到相应的档案信息资料。再之，档案信息输入是一项完善明确的工作流程，需要操作人员具有较高的认知度，同时还必须保证数据的准确性。如果输入的数据存在多方面的问题，不仅不利于基础的档案信息服务，还会使得人们降低对档案信息服务的关注度，产生多种不好的印象。最后，建立数据库的目的，本身是为了更好地服务于客户，如果对于客户的服务并没有丝毫的改善，则不需要花费大量的资金和时间和建设数据库。因此，在进行档案输入的时候，需要工作人员具有高度的责任感，认识到自己工作的重要性，积极地进行工作上的创新和整改，一旦出现某一部分的误差，应当迅速做出调整，如果调整不善，则应当对客户的档案资料进行针对性地重新输入或者搜集整理。

二、构建档案信息服务数据库的核心：以人为本

构建档案信息服务数据库的基本目的，是为了更好地提升对客户的服务，因而管理部门不能仅仅重视其中的档案内容和管理方法，而应当对其中的服务内容进行着重地关注，根据不同的客户，提供最为切实的档案信息服务。比如，某一个客户急需找到自己在本企事业单位的档案资料，但是操作的流程相对较为复杂，需要经过多个部门的层层批准。在这个时候，管理部门应当本着人本主义的思想，在确定客户所找寻档案没有任何不良问题的基础上，迅速地通过数据库中的寻找服务进行，进而使客户能够在最短的时间内找到这一部分档案内容。如果由于运行机制上的问题，不尊重客户的主体需求，将会使得以人为本的主体思想变为空想，客户的利益也会因为企事业内部的机制而受到损失，进而会遭到这部分客户的反感，导致以后的工作开展存在较多的困难和问题。在档案信息服务数据库建立的过程中，管理人员应当充分尊重人们的主体需求，对不同的客户需求进行针对性地搜集，在了解了客户的真实需求之后，切实地为客户提供优质的档案信息服务。比如，一部分商务人员的档案信息资料经常需要用到，人事档案部门应当为数据库设计科学合理的数据统计分析功能，准确分析出客户使用档案的排序，并把这部分商务人员的档案资料进行着重地划分，与其他的资料区别开来，便于在最短的时间内，迅速为他们找到。

构建档案信息服务数据库，需要有一定的机制作为管理的基础，而这部分机制地设定，必然需要将以人为本的思想作为核心的思想内容，根据当前社会的主体需求，不断设计科学有效的管理体制内容。同时，为了提高工作人员的工作积极性，管理部门可以采取两方面的制度管理：首先是薪酬制度。一定的薪酬制度，是工作人员的主导工作动力，如果档案管理人员具有较高的工资，他也会对自己的工作更加上心，渴望得到部门领导的认可，同时也是对自己的一种认可。经过研究发现，当前的国内，有相当多的档案管理人员的服务态度，都伴随着薪酬制度的涨幅发生一定的变化。工资本身较高的，长期没有变动，管理人员也不会有太大的满足感，所表现出来的服务态度也不会太好。工资本身较低的，一旦发生工资的涨幅，其自身也会重新生成一定的工作积极性，进而努力投身于社会进行工作。其次，由于档案信息服务数据库本身依赖的是网络，而互联网面向的是广大的社会人，如果其中存在一定的不法人士，对本企事业单位的数据库进行损坏，将会给企事业的整体运营机制产生较大的危害，并直接地导致各种问题的产生，如客户信息数据丢失、数据信息混淆等，对于这些问题，想要直接地进行克服是不可能的，只有强化现有的防护措施，才能使得数据库长期处于较高的运行状态，为人们提供优质的服务。因此，管理部门不妨完善现有的责任工作制，将责任完全地下放到每个管理人员的身上，督促他们产生较强的责任感，认真地对待自己的工作，从而产生较高的工作效益。

三、构建档案信息服务数据库的最终结果：丰富优质的服务

在F如今的企事业单位工作中，之所以要在较短的时间内，迅速有效地构建档案信息服务数据库，本质原因在于能够很快地为客户形成一定的服务内容和形式，进而获得人们的认可和支持。可以看出，优质的服务是构建档案信息服务数据库的最终结果，因而，对于这一部分的内容，管理人员应当格外地重视。相当一部分的公司，虽然建立了切实有效的档案信息数据库，但很快发现，其能产生的效益并不高，而且不容易得到人们的支持和推崇，于是出现一种孤立的状态，实际的效用并不高。之所以出现这样的状况，与其没有形成丰富优质的服务有着最为直接的联系。当前时代下，人们的物质生活水平有了很大地提升，不再注重于原有的生活状态，开始追求更高质量、更加丰富的生活态度和理念，而人们的生活方式和理念追求，也在这样的形势下发生了很大的变化。对于自己所得到的服务形式，也希望企事业单位能够提供全面多样的服务内容，一方面用以愉悦人们的身心，获得人们的赞同和认可。另一方面也会使得整个企业的发展更加有效，整体的品牌打造地十分完善。档案信息服务数据库的建立，仅仅是为客户提供服务的基础，在实际的档案信息服务中，工作人员需要正确认识当前时代的种种变化，根据人员的主体需求，分别为人们提供最为切实合理的服务内容，使得企事业单位的服务质量能够在最短的时间内上升到相当优越的地步。

在实际的服务内容创设上，首先必须坚持以人为本的服务理念，将人们的实际利益放到工作的第一位，并进行不断地创新和完善。其次，当前的经济建设不断加快，人们的生存和生活状态有了全面地改善，以往的档案管理服务过于枯燥乏味，整个档案部门的工作人员也没有太高的工作热情和活力。因此，管理部门应当对现阶段的服务内容进行多方面地优化，为其赋予不同的时代特色，促使新时代的人们能够正确地认识这些服务内容，进而进行科学有效地优化。在实际的档案信息服务中，管理部门可以将档案数据库放在基础部分，通过现阶段的科技设备，将档案数据信息实时地展示给每一个客户。最后，档案信息服务数据库有必要与客户建立明确的联系。当前的社会，档案管理的最主要功能在于为客户提供最为现实科学的服务内容，而在整个服务链上，与客户的整体联系与互动起着十分重要的纽带作用。为此，管理部门可以为公众设计一定的互动平台，收集整理他们对档案管理信息服务的建议并进行针对性地改革。

结束语

现阶段的档案管理，建立档案信息服务数据库具有相当高的效益，而且能够整体性地提高档案部门的服务质量，档案管理部门应当采取合理科学的档案管理机制，以优化企事业单位的整体服务质量。

参考文献：

[1] 魏双跃. 关于档案管理现代化的几点思考[J]. 赤子（上中旬）. 2016（19）

[2] 赵兰. 浅谈机关档案管理现代化[J]. 档案天地. 2016（12）

[3] 陈旭巍. 档案管理现代化建设探究[J]. 科学中国人. 2016（35）

[4] 韩旭. 对加强档案管理现代化的几点认识[J]. 吉林交通科技. 2012（03）

[5] 贺丽娜. 档案管理现代化存在的问题与对策[J]. 贵州电力技术. 2015（08）

库存管理的优化方案篇4

关键词：档案管理 异地存放 措施

档案异地存放是指：对档案信息进行备份并存放至异地，并制定相应的灾难恢复计划。

从历史上看，开展档案异地存放的单位并不多，主要是一些军事保密单位。例如，上世纪六十年代，当时的航空工业部在远离城市的山洞里建设了航空档案后备库，主要目的是存放各种型号飞机的保密档案，作为各航空企业重要纸质档案的备份库。这类后备库保密性强，与外界接触少，一般由国家投资兴建。其他的还有中央档案馆，辽宁省档案馆等一些单位。单纯的由一个企业投资建设备份库的很少。

近年来，档案异地存放研究的兴起与美国“911事件”密切关联。在“911事件”中，世贸大厦中的许多小公司因为没有保留重要的档案信息而无法恢复运营，最后导致破产，而一些大公司因为档案信息有异地存放而得以恢复。国内比较成功的案例是东方汽轮机厂。在汶川“5·12地震”中，位于德阳的东汽厂损失惨重，但是在震后很快恢复了生产，主要原因是档案资料有异地存放，对于恢复生产起到关键作用，成为近年来国内档案异地存放的成功案例。

档案异地存放的主要目的是保证档案的安全，在过去搞档案异地存放保存的全是纸质档案。占用空间大，成本高，优点是比较直观，安全性强。现在由于计算机技术迅猛发展，档案载体呈现出多样化的趋势，有磁盘、光盘、缩微胶片、硬盘等，使得开展档案异地存放工作的成本大为降低，有些单位开始以新型载体作为档案异地存放的实体保存。以新型载体作为档案异地存放实体的最大优点是成本低，占用空间小，容易实现。缺点是新型载体档案必须通过计算机和相关设备才能阅读，安全性降低，有些新型载体的稳定性不强，对单位的电子档案管理提出一定要求。目前开展这种简单意义上的档案异地存放的单位比较多，比如中南电力设计院将图纸电子化后刻录成光盘，放在院内不同的楼房中，比较简单地实现了档案异地存放。

新形势下的档案异地存放加入了许多新的内容，档案工作越来越多的和计算机技术、网络技术结合，对档案的管理也从传统的“重藏轻用”转变为重视使用。档案业内有些人士提出，档案异地存放不应该只是简单地考虑将档案放在异地，还应当与档案信息化建设相结合，与单位的实际相结合，为单位尽量降低成本，最大地发挥经济效益。

根据档案工作发展要求，结合实际，可以有三种档案异地存放实施方案：

第一种方案：在异地建设一幢档案楼，专门作为单位档案的备份库。现在的档案库房保持它原有功能，备份库保存纸质档案的副本。该方案的优点是同时保存两套纸质档案，安全性比较高。如果一套档案出现问题，另外一套可以很快投入使用，不会对生产造成很大冲击。缺点是成本高，工作量非常大。不但需要在外地重新建设档案楼，而且还要将底图和原始档案复制成两套，备份库建成后还需要有专人进行维护。

第二种方案：将所有档案电子化后刻录成光盘，放在异地保存。这种方案的优点是成本低，实现起来容易，目前实施这种方案的单位较多，有比较成熟的经验。缺点是光盘档案不直观，没有从根本上缓解现有我院档案库房紧张的问题。虽然也将档案实现了电子化，但这些电子化后的档案没有“活”起来，只是起到了单纯的保存备份作用。

第三种方案：结合建设数字档案馆的思想，综合考虑国家要求、单位利益和安全需要，在单位本部建立数字档案信息中心，在异地建设纸质档案中心。二者互为补充，将纸质档案的优点和电子档案的优点充分结合。这种方案有着比较明显的优点，首先，符合国家发展要求，国家档案局制定的《全国档案信息化建设实施纲要》要求档案部门本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础建设，推动馆藏档案的数字化建设，建设示范性数字档案馆。可以看出建设数字档案信息中心是大势所趋，符合国家对档案的发展要求。其次，符合单位长远的利益。在单位本部建设数字档案信息中心，将纸质档案异地存放，可以将院本部的档案库房腾出来，缓解单位办公室紧张的状况。单位本部的数字档案信息中心提供24小时在线服务，随时满足设计人员的查阅、浏览、下载、打印服务。实现以档案信息化促进单位的产业升级，提升单位的设计效率。第三，符合安全需要。异地存放电子和纸质两套档案既考虑到了档案数字化这一发展趋势，又兼顾了安全性。在纸质档案和电子档案中任何一套发生问题，都不至于给单位造成重大损失。缺点是实施过程长，建立数字档案信息中心的单位少，目前国内缺乏比较成熟的经验。

参考文献

[1]叶秀兰.谈如何做好声像档案管理工作[J].黑龙江档案，2011，4

[2]刘磊.城建声像档案如何创新[J].城建档案，2011，7

[3]黄骏.浅谈建设项目声像档案的归档整理[J].科学之友，2011，10

库存管理的优化方案篇5

关键词：建设单位；档案管理；网络化

中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1672-3198（2007）09-0100-02

0 前言

建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。

1 建设单位档案管理的网络化条件已经具备

（1）网络硬件的发展。

20世纪90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，二十世纪90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。

（2）建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

2 建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

（1）由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

（2）虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

（3）在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求――不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。

3 建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

（1）建立建设单位档案馆网络化协调机构。 建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

（2）加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

（3）开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。

（4）培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。

信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。

参考文献

［1］赵屹.档案信息网络化建设［M］.北京：北京图书馆出版社，2003.

库存管理的优化方案篇6

库存物资分析

火力发电厂备件主要包括汽机、锅炉、电气、燃料等专业备品备件，以及通用机械产品、电气产品等物资，具有品种多、同类物资数量少的特点，根据历年物资出入库及库存物资数据分析，可以作为单元容器储备的物资占总数量的92%，其中符合周转箱作为单元容器的占75%，符合托盘作为单元容器的比例约17%，其余物资为长料物资(如钢管)及需平置物资。由于火力发电厂物资主要作为事故、轮换及消缺储备，除机组大小修时物资出入库频率较高外，日常物资的出入库频次较低，经统计分析，仓库出入库能力达到256笔/日才能满足备件管理要求。

秦电立体仓库方案

经可研分析、方案比选，确定了半自动化立体仓库模式为最优方案，即将可使用标准单元容器作为存储物资的部分利用自动化立体仓库管理，其余长料、大型、重异型物资按传统仓储模式用货架或平置进行管理。半自动化立体仓储系统一次性投资较大，但可以提高土地使用效率，充分利用仓库空间，存取物资误差小，可减少劳动力，提高作业效率，适合公司目前建立现代企业制度、加强精细化管理的需求，更适合公司当前状况和长远考虑。

1)硬件系统

秦电立体仓库采用库架分离结构建设，立体仓库内有5个巷道，其中2个巷道为AS/RS区，组合式横梁式货架，4排94列12层共4512个货位，使用1200mm×1000mm×150mm荷重1000kg钢制托盘，其余3个巷道为C－AS/RS区，组合式横梁式货架，6排184列23层共25392个货位，使用600mm×400mm×280mm荷载50kg塑料物流箱。基于库存物资出入库频次分析，AS/RS区选用1台有轨弯道型巷道堆垛机，负责2个巷道共4排货架，既能满足出入库要求，又可以减少堆垛机数量，节约资金。C－AS/RS区选用3台有轨直道型巷道堆垛机，负责3个巷道6排货架物资的出入库。堆垛机与监控计算机的数据传输采用远红外通讯装置和数据总线实现双向传输。入出库输送系统由链条输送机、辊子输送机、重量检测装置、尺寸检测装置、条码阅读器、穿梭小车等组成，库管员及叉车司机在出入库口进行货位的出入库操作。立体库及普通货架、平置区物资采用条码实现物资与货位的一一对应管理。

2)软件系统

秦电立体仓库使用LOG++集成化物流管理系统，该系统是执行物流自动化信息管理和自动化立体库设备控制的网络系统，是相对独立的管理系统，主要包括LOG++INT接口系统、WMS库存管理系统、TSM任务调度系统、DYM动画仿真系统、SCS设备监控系统、RFS无线扫描系统等模块。LOG++INT模块是实现LOG++与上位ERP系统有效连接的中间桥梁，通过接口程序进行实时通讯和数据交互，在接口系统正常运行情况下，入库、出库、盘点等相关操作都由ERP系统下传的任务来触发，立体库在操作结束后把结果反馈给ERP系统，在接口系统不能正常运行时，可由模拟终端产生相关作业任务，并由LOG++系统完成相应的入库、出库、盘点等作业，以保证立体库的正常作业和相对独立运行。WMS是LOG++的核心模块之一，主要任务是将系统的各个功能与核心模块有机集成，提供立体库入库操作、出库拣选、库存管理、任务管理、故障处理、历时记录、人员管理等功能。TSM模块通过采集立体库的库存和设备状态，优化、动态地调度系统任务。TSM任务调度系统对定单进行安排，确定触发时机，而且对托盘任务进行调度，根据现场情况确定下发时间，协调各作业区任务的分发。SCS监控系统完成物流任务的分发下达、命令执行情况监视、命令执行结果的数据上传及结果处理、设备状态识别等功能，是立体库的关键系统。软件系统除满足本公司的物资管理外，预留了作为第三方物流管理的接口，在条件成熟时可承接外部物流管理，为公司提供新的利润增长点。

立体仓库的应用效果

秦电立体仓库于2009年初建成并投入使用，经过3年时间的运行使用，对提高仓储管理水平、加强精益化管理、提升企业效益效果显著。1)现代物流手段的使用，使物资收发效率明显提高，仓储管理员的收发工作不再依赖过多的专业知识去辨识物资，收料和发料单据全部在系统中流转，收发时只需核对、填写数量即可，收发物料的准确性100%。同时降低了人员的劳动强度和对员工数量的需求，立体仓库中近3万个货位，只需要1名保管员和2名辅助人员进行操作即可。2)新仓库的建成使物资存储条件得到了改善，物资损耗减少。3)仓库容量的增大，为物资集中储备提供了可能，原分散存储于各二级单位的物资除留存少量消耗材料和应急备件外，全部回收到中心库中。所有物资的需求计划进行全面平衡利库后才可生成采购计划，原滞留的物资得到了使用，提高了物资的使用效率，降低了库存资金占用。4)仓储管理系统与公司ERP系统实时进行数据交换，仓储信息实时在公司生产系统中显示，生产管理人员可以方便地查询库存备件情况，为生产检修、消缺的工期进度安排提供了帮助。5)生产检修中更换下来的废旧物资也在仓储系统中进行管理，为公司修旧利废、提高物资的使用价值提供了系统支持。

自动化立体仓库在建设实施及运行中应注意的问题

1)做好前期可研论证、设计方案选择做好项目的前期准备工作和可研、设计是项目成功的关键，更是控制项目成本费用的关键。在经过搜资、考察后，对现有物流管理情况进行全面分析(包括库存物资情况、物料规格参数分析、存取频次统计分析等)的基础上，对物流管理目标进行定位，提出物流管理要求等，对物流仓储方案进行技术、经济比选，确定最优方案并进行下一阶段的实施。不能因为工期紧张等因素而简化进行或不进行前期准备工作，立体仓库的选择要符合企业的管理现状和管理要求。2)良好的沟通是项目成败的关键项目管理单位和设计、施工单位的良好沟通是项目建设中的关键环节，在项目建设中要有良好的沟通机制，如定期项目协调会、设计联络会、监理会等，项目单位的意图要明确传达到参与各方，并得到正确执行。3)做好人员培训工作在项目的实施阶段就要做好人员的培训工作，项目单位参与得越早，人员认知程度越高，对日后的使用维护越有利。在立体仓库的试运行阶段抓好培训工作，包括仓储使用人员和设备系统维护人员的培训，充分利用厂家的技术优势，多学、多问，尽快掌握，特别是设备维护人员和系统管理员。项目单位需要依靠厂家的技术和人才优势，但不能依赖，只有项目单位的人员熟悉掌握该项目技术，才能保证立体仓库的正常使用和运行，不会因设备故障影响物资的收发管理。

库存管理的优化方案篇7

关键词：计算机网络；存在问题；管理探究；数据库安全；安全技术方案

中图分类号：TP311 文献标识码：A

在现实生活中，影响计算机网络数据库安全运行的因素是非常多的，比如计算机网络的安全性，人工操作因素，软件应用因素等，这都需要展开网络数据库技术应用体系的健全，实现其内部各个环节的协调，保证计算机网络数据库安全技术方案的优化。

一、关于网络数据库的应用现状及其存在威胁的分析

1 在当下社会环境中，计算机的网络应用环节的开展，依赖于信息存储及其管理模块的开展，这就需要利用到计算机网络数据库，从而满足计算机网络技术的发展需要，保证其有效发展，在计算机网络安全运作模块中，如何保证网络数据库的安全性，就是摆在社会面前的重要问题。所谓的网络数据库就是进行信息存储的仓库，里面存储着大量的数据信息，特别容易遭受到各个方面的安全攻击，就容易给用户带来损失，这就需要一系列的安全医患的避免，保证计算机网络安全工作的稳定开展。所谓网络数据库是指在普通后台建立起来的数据库基础之上，利用浏览器等各种软件实现数据存储、查询等操作。其主要特征是能够作为储存大量数据信息的载体，同时可以保障数据的完整性和一致性。此外，浏览器/服务器（B/C）和客户机/服务器模式是当前网络数据库部署情况下最常见的两种形式，简单方便。

受到网络开发性的影响，其是一个高度自治的、复杂化、开发性的环境，遭受外界的攻击、非法入侵都是比较正常的，这些因素导致了网络数据库的不安全性。这需要进行网络数据库体系的优化，确保其高可靠性、多用户性。同时还存放有大量重要的敏感数据资源信息。因而，在如此安全性存在极大威胁的背景下，如何采取措施保障网络数据库免受安全威胁变得非常重要。

2 在网络系统运作过程中，网络数据库的威胁来自各个方面，一般都是网络手段的攻击，如果网络系统不具备安全性，网络数据库的安全性也得不到保障，因此，进行网络安全性的优化是必要的。因用户操作不当而导致的网络数据库数据错误；非法访问非权限范围内的数据信息：攻击数据库的正常访问；非法窃取或篡改连接中数据库内的数据资源信息。

二、计算机数据库安全技术方案的优化

1 在当下计算机网络环境优化过程中，网络数据库受到的威胁是非常多的，这需要相关人员进行安全有效的技术方案的应用，保障网络数据库自身安全性的提升，实现数据库的一致性及其完整性。这需要我们进行网络数据库安全问题的优化，保障数据库内部数据的合法性，确保数据库内容的不断优化，以解决当下数据库运作过程中的安全问题。

在当下计算机网络运作环境是一个面向多个用户的复杂环境。这需要进行网络数据库访问用户权限的控制，避免网络数据库被用户非法访问。这就需要进行用户身份证验证模块的优化，实现系统登录环节、数据库连接环节、数据库对象应用环节等的优化，确保身份认证模块的安全性。在该模块中，需要相关人员做好几个环节的优化工作。采用系统登录、数据库连接和数据库对象使用三级机制来实现身份认证功能。其中，系统登录是验证访问用户输入的用户名和密码正确与否；而数据库连接是要求数据库管理系统验证用户身份；数据库对象是采用分配不同的权限机制来为不同使用用户设置相应的数据库对象权限来保障数据库内数据的安全性。

2 通过对数据库加密程序的应用，可以有效提升数据库内部数据的安全性。在该模块中的加密就是利用特殊的算法，进行数据信息的改变，使用户获得已经加密的信息，在该模块中， 如果使用者不了解解密的方法，是不能进行信息数据原始内容的获取的。为了保证该模块的正常开展，进行数据库加密系统内部模块的优化是必要的，进行加密环节及其解密环节的优化，保证可辨数据信息进行非可变信息的转换，确保数据信息的有效解密读取。数据备份与恢复是网络数据库保障数据完整性和一致性的一种有效机制，也是最常见的一种技术方案。在此机制下，一旦网络数据库系统发生故障，管理人员可以根据先前的数据备份文件，在最短的时间内实现恢复数据，进而让网络数据库回到故障发生之前的数据状态。目前，网络数据库中的数据备份机制有静态备份、动态备份和逻辑备份等几种技术方案，而数据恢复技术有磁盘镜像、备份文件，以及在线日志等几种方式。

在网络数据库操作过程中，审计追踪是一个重要的应用模块，其可以进行用户操作的自动追踪，将其操作的内容进行良好的记录，这都需要应用到审计日志，以方便管理人员进行参考查阅。在计算机网络安全性控制过程中，一旦出现计算机数据安全问题，网络管理人就可以根据审计日志文件，进行网络数据库内部各种安全状况的分析，从而进行非法数据的追本溯源，找到相关的操作负责人，进行相关人员责任的追查。此外，通过利用审计追踪和攻击检测技术对发现网络数据库安全方面的弱点和漏洞也有十分明显的效果。如何构建有效地网络数据库安全技术方案是保障计算机网络健康发展的核心内容，同时随着安全威胁因素日益增多且越来越复杂，网络数据库安全技术也要不断更新、改进。以应对不断出现的新情况、新问题，只有这样才能在最大程度上保障网络数据库的完整性和一致性。

结语

计算机网络数据库安全技术的优化需要一个长期而复杂的过程中，在该模块中，计算机管理人员要不断的更新数据库安全应用技术，保证数据库安全体系内部各个环节的协调，从而满足当下计算机网络数据库的应用需要，提升其应用效益，以有效维护计算机使用者的自身利益，解决其操作过程中的麻烦。

参考文献

[1]郑洪仁.概谈信息技术安全标准[J].信息技术与标准化，2005（08）.

[2]李巨伟，杜红英.图书馆网络的建立和管理[J].科技咨询导报，2007（14）.

库存管理的优化方案篇8

引言

高校在日常档案管理工作中，大量的档案不断随着用户的增加而产生，除用户外，各种工作以及项目的运行，也会增加档案的数量。数量如此庞大的档案必须经过科学的管理才能实现妥善保管、有效利用，档案管理的不合理会对的各项工作产生不良影响。大数据时代下只有采取电子信息式档案管理模式才能够实现对数目庞大的档案进行快速高效归档管理，将杂乱的档案归入科学有序的信息系统中。

一、大数据时代档案管理的现存问题

1.管理人员缺乏科学的管理理念

当前高校档案管理工作中存在一系列障?K因素，表现在认识不到大数据时代档案管理的具体特征。学校内部从负责人到管理人部分都缺乏对档案管理工作的改革意识，档案管理的规范性和科学性严重缺乏，管理人员固守传统的管理方法和管理理念不愿改进，导致了管理水平长时间难以提高。大数据时代档案管理要求其与现代信息技术、网络技术、数字技术相结合，构建一套科学化、现代化的管理系统，提高管理效率。只有首先认识到大数据时代档案管理的定位及挑战性，才能实现档案管理工作向着规范化和标准化全面转型。

2.管理技术缺乏先进的设备支持

大数据时代的档案管理意味着建立电子管理系统从而实现对数据信息化管理的效果，包括管理设备、管理技术、管理人才等都需要全面的优化改革，并与信息技术接轨，实现信息化管理。档案管理设备要更新，技术要改进，人才要培养，而每一项工作的优化升级都需要投入大量的人力物力才能保证档案管理工作信息化的实现。但是，从目前情况来看，基于计算机平台的电子档案管理系统建设的进程过于缓慢，很大程度上与资金投入量过小、经费支持不足有关，档案管理部门的融资情况不好。然而，高校的档案管理正在面临传统模式的困境，档案的管理工作安全性不高，纸质的档案存在自身物质性的局限，存放时间过久的档案可能产生变质的情况，稍有管理不慎就会出现受潮，霉变或虫噬等问题。况且大数据时代下电子文件的处理能力欠佳，管理服务水平不高，都对档案管理工作造成困扰。

二、大数据时代档案管理的改革之路

1.构建电子档案数据系统

大数据时代下档案管理必须依靠信息平台，将信息化管理理念与技术引入档案管理工作，形成彻底改革，这就需要电子档案数据库的建设。只有建立电子档案数据库，才能使机构或部门的档案以电子的形式保存，这样能够使文件的安全性加强，更能规范化、科学化地管理档案。另外，检索或使用档案在电子档案数据库的辅助下也变得更加快速和便捷。那么，电子档案数据库的质量决定了档案管理信息化建设的成败，在电子计算机、信息科学和网络平台的辅助下，搭建电子档案数据库，创设电子档案数据库的存储盘，如此可以使档案得到科学的检索、整理和保存，并且能够加快档案管理的标准化、规范化进程[1]。

2.完善电子档案管理设备

学校往往只是认识到电子管理系统对档案管理工作的促进作用，却没有认识到电子技术平台的成本要求，依然采用较为落后的管理设备，档案的管理环境也存在诸多弊端，给档案管理的改革优化造成一定阻力，档案始终管理不善正是由于信息化设备不足导致的。当前仍有部分高校的计算机硬件标准不过关，或者根本没有为档案管理工作者配备信息化办公设备。档案数据化管理软件也需要定期更新，不断优化升级，才能使电子档案管理系统正常运转工作。因此，必须在软件和硬件两个方面不断加强技术维护，促进档案管理水平符合大数据时代的要求。

3.培养电子档案管理人才

大数据时代下档案管理改革的根本动力在于人才。因此，高校若要实现档案管理的现代化转型，首先要从培养技术型人才的方向入手，必须不断加强对档案管理工作者信息化管理技术的培养与考核，从而提高大数据背景下档案管理的质量和效率。单位一方面应对在职的档案管理人员实行岗位培训，聘请专家实地讲学指导，从思想意识和技术能力两方面加强对档案管理者的优化提升。另外，单位应不断吸纳电子高科技人才加入档案管理工作，从而优化档案信息化管理人才队伍。最后，单位应就档案管理人员操作电子管理系统的规范性提出明确要求，建立一套严谨、安全、科学的电子档案管理制度，加快档案管理改革的进程[2]。

结束语