时间:2023-11-07 10:24:07
一、立足全局,不断提高服务意识。
办公室的主要职能是服务。服务工作搞得好不好,能不能让领导、科室和群众满意,是衡量办公室工作的根本标准。为此,我们围绕确保养老金按时足额发放、养老保险扩面和关系接续等中心工作,着眼全局,不断提高服务意识。
——超前服务意识。在办公室工作中,我们注重调动工作人员的主动性和积极性,要求做到脑勤、手勤、腿勤、口勤,凡事想在前、做在前、服务在前,明确任务要求,并按照分工负责的原则抓落实,形成了布置、落实、监督、检查反馈、紧密衔接、运转畅通的工作机制,避免了“领导说了再干、催了再办、推了再转”的被动应付、工作滞后问题的发生,使办公室真正成为领导称职的参谋助手。
——协调服务意识。对局内部科室,我们强调办公室工作人员要有顾全大局、团结协调意识,按照“有理、有节、有度”的原则,对领导决定的工作主动协调,对一些急事、要事和难度较大的工作及时协调,对领导关心和群众关注的热点、难点问题着力协调,并时刻注意协调方式、方法和效果,使问题及时有效地得到解决,从而避免了科室之间相互掣肘、“鸡毛”挡车现象的发生,较好地发挥了“喉舌”作用,保证了政令畅通。
——日常服务意识。接听电话、收发文件、编发信息等,这些工作看起来是小事,耽误了就是大事。为此,我们在工作中力求做到积极主动,一丝不苟地进行缜密处理,确保了办公室日常工作的顺利进行。
——为群众服务意识。我们除积极推行政务公开、大力实施“民心工程”外,还在劳动和社会保障系统内率先实行了首问负责制,规定工作人员对每一位来电、来信、来访的群众都要热忱服务、负责到底,能作答复的,及时答复,不能答复的,要耐心做好解释工作,不是职责范围内的,要指引、带领来电来访群众到相关科室,决不能在工作中出现相互推诿、相互扯皮问题,杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”现象发生。
二、协调各方,强化综合管理职能。
近年来,在办公室管理工作中,狠抓综合管理不放松,进一步健全和完善了内部管理体系,使我局办公室工作基本实现科学化、规范化、优质化、高效化管理,为我局各项工作开展创造了良好条件。
——综合协调,形成推动工作的整体合力。为做好综合协调工作,我们从建立制度入手,规范程序、理顺关系、明确职责,形成了科学、规范、有序的综合协调工作机制。一是建立健全了党政联席会议制度,传达上级有关重要会议,讨论研究报请上级审定的重要事项,决定其它需要领导集体决定的重要事项等;二是建立健全办公会、专题业务工作会制度,学习和传达上级的重要文件、重要会议精神,研究贯彻实施意见,听取各科室汇报阶段性的工作,并对下一步工作进行部署安排;三是办公室积极加强与业务科室的沟通,尽力发挥好上传下达、联络左右、协调各方的枢纽作用。通过以上制度,在全局上下形成了规范的协调工作机制,对重要工作、重大问题及时联系,互相沟通,统一步调,整个工作出现了围绕中心、整体联动、互相配合的良好局面。
——严格考核,认真实行目标管理制度。每年年初,根据省下达年度工作任务,我们及时制订年度工作目标计划,并对执行情况进行检查督办,严格考核,认真实行目标考核管理。一是签订目标责任书,局长为第一责任人,分管副局长为第二责任人,科室负责人专管,层层签订目标责任书,落实管理责任到人。二是实行定时定量考核制、专人专班负责制,细化和量化各项工作指标,将全年工作目标管理考核的内容分为量化、质化、党风廉政建设三大块,量化目标根据各科室的工作职责分别制定,考核内容和考核标准全部用数字、百分比进行量化;质化目标则分解成领导班子和干部队伍思想政治建设、文明创建、综合治理等六个方面。三是强化措施,严格考核。为确保考核工作顺利进行,防止流于形式,我们成立了“量质化目标管理考核领导小组”,实行平时考核与集中考核相结合的方式,按月通报考核情况,并制定严格的奖惩措施,确保目标考核落到实处。
——健全制度,提高规范化管理水平。按照《湖北省养老保险管理系统建设规划》的思路和方法,我们从健全制度入手,规范工作程序,明确职责范围、工作流程和工作标准,不断完善涉及办公室工作的一系列 规章制度,确保了办公室工作快速高效运转。一是由办公室承办的全局性工作的规章制度,如办事议事规则、会议制度、学习制度等管理规程;二是办公室承担的各项工作的规章制度,包括办公室公文处理、档案工作、文印管理、综合治理、财务管理、后勤服务等工作制度;三是将工作纪律、科室工作职责等制度制成标牌,统一悬挂在一楼社会保险申报服务大厅的墙上,提高政务公开透明度,认真接受群众监督。
三、夯实基础,全力抓好内部管理。
内部管理是全局工作的基础,也是办公室的重要工作。在内部管理工作中,我们不断加大力度,坚持做到:
——实行阳光财务。我们以机构改革为契机,全面推进了财务制度改革。一是严格遵守财经纪律,局经费收支由基金管理科移交到办公室,既便于和市劳动保障局对口管理,又增强了聚财能力。二是改过去科室分散收费为局办公室集中收费,规范了票据管理,堵塞了收费环节中出现的各种漏洞,又便于办公室及时掌握各科室的收费情况,有效预防各科室坐收坐支、私设小金库现象的发生。三是实行阳光财务,细化定额标准严格按员支出,按月公布全局经费收支情况,重大经费开支由集体研究决定,财务管理实现了全透明管理。四是按照《局经费财务管理制度》,遵守审批程序,严格执行了财务报销审批制度。
——注重信息宣传。随着国有企业改革的不断深入,养老保险工作的新热点、新难点层出不穷,如何捕捉其中的问题,让参保人员了解政策、熟悉政策、运用政策,成为摆在宣传工作面前的一道新课题。为创造良好舆论氛围,使养老保险工作向纵深发展,我们从三个方面做好了宣传工作:一是适时开展对上宣传报道工作,近两年来累计在各级报刊媒体发表宣传稿件余篇。二是加大本地新闻媒体宣传力度,通过报纸、电视、电台等媒体,使“参加养老保险、安度幸福晚年”的道理逐步深入民心。三是举办养老保险政策培训班,开展上街咨询活动,深入企业和参保人员开展宣传工作。为及时反映养老保险工作动态,我们还将各项工作进展情况、工作难点撰写成简报,报送各级劳动保障行政部门和各级领导以及有关部门,引起大家对养老保险工作的重视,并建立了内部养老保险工作通报制度,按月通报养老保险工作进展情况,起到表扬先进、激励后进的作用。
——重视档案管理。在档案管理工作中,我们不断加大档案管理力度,狠抓软、硬件建设,档案管理水平在晋升省一级基础上得到了进一步提高。一是配备专人,建立综合档案室,完善档案管理网络,并定期总结档案管理工作经验,找出薄弱环节,狠抓整改,提高了档案管理工作质量。二是在档案管理工作中,对文字材料实行定期收集,年终进行清理和核对后,认真分类组卷,把好案卷质量关。三是编制了案卷文件目录、离退休人员目录、养老保险卡片目录等多种检索工具,并利用馆藏档案资料组编有关专题和文件汇集、全宗介绍等文字资料,并主动为局领导、业务科室提供档案服务。四是提高档案管理自动化水平,利用计算机进行档案分类、组卷、检索、统计等工作,建立文书档案数据库,为查阅资料提供了极大的便利,得到了各级领导和广大参保单位的好评。
四、推行“五优”,全面提高工作质量。
面对新形势和新任务,养老保险事业发展日新月异,为高标准、高要求的完成各项办公室工作,我们在办公室工作中认真推行“五优”,以全面提高工作质量。
——业绩优秀。我们鼓励办公室工作人员在工作中树立管理创新、服务创新,勇争一流工作业绩的意识,特别是要有良好的敬业态度和精神风貌,牢固树立大局意识、中心意识,自觉地将个人利益服从群众利益、部门利益、组织利益。近年来,养老保险工作重要性日益突出,文件多、材料多、检查多,办公室工作量非常大,经常加班加点,但大家丝毫没有怨言,团结协作,努力克服各种困难,全身心地投入到工作中,出色地完成了各项工作任务,使我局养老保险工作得到了各级领导和上级部门的肯定。
——作风优良。我们把“忠诚进取,求实创新,公正廉洁,团结奉献”作为办公室工作人员行为准则,要求大家在工作作风上做到既“实”又“快”。一方面,抓工作求真务实,向上汇报情况要实,提供的各类信息要实。另一方面,要做到反应、思考问题快、工作节奏快和对科室和群众提出问题的答复要快。
——服务优质。除实行首问负责制外,我们还要求办公室工作人员切实转变服务作风,按照机关作风建设的“六个一”作好各种接待工作,做到文明服务、礼貌接待,树立办公室工作人员良好的声誉和形象。
——管理优化。我局在办公经费十分紧张的情况下,仍挤出资金,为办公室配置了三台套计算机,复印机、传真机、扫描仪、彩色打印机各一台,对干部档案、工资福利等全面实行计算机管理,基本实现了办公自动化和规范化管理,为办公室管理优化奠定了良好的物质基础。
——风貌优美。我们把科风科貌作为办公室工作人员年终重要考核标准,要求室内清洁、环境优美,办公用具摆设有序,做到无乱丢乱扔、乱牵乱挂、乱摆乱设现象发生,使大家有一个优美洁净的工作环境,能够保持良好的精神状态投入到日常工作当中。
关键词:档案管理;办公室;改进;人员素养
Abstract: with the development of the society and the development, office archival management should advance with The Times and continue to improve work efficiency, and this cannot leave the archives management hardware and software resources improvement. The paper describes the concept and file management office archival management based on the content, according to your work experience, this paper puts forward the improved office archival management and to improve the file management personnel literacy proposal, the hope to perfect the institutions of the office archival management at present.
Keywords: file management; Office; Improvement; Personnel literacy
中图分类号:G271 文献标识码:A文章编号:
一、办公室档案管理工作的内容
档案系统的基础工作是档案实体管理,信息的开发和反馈是在档案实体管理的提前下进行的,档案实体管理就使对档案进行集中,安全,统一,高质量的管理,档案实体管理分收集、整理、鉴定和保管四个环节:
(一)收集
档案的收集是丰富馆藏的重要工作环节,是实现档案集中管理的前提。科学技术的发展,使档案的载体记录方式出现了多样化趋势,现在很多的社会活动的记录都不在采用纸质的记录方式,而是伴随着计算机网络技术的产生,以声像,图片等多媒体方式进行保存记录,这样就一定程度上增加了档案收集的难度。档案通过各种方法存入计算机,作为机读档案数据库,完成档案收集工作,确保档案收集的完整性。
(二)整理
档案整理是一种系统的整理过程,将多种多样的零散的文件按照一定的规律进行整体归纳,从而化零散为系统。档案整体的对象为收集的有价值资料,一般手动操作,现在主要为计算机操作。当分类、组卷时计算机随时可以迅速的对电子档案中的单份文件从任何角度进行分类组合,可以尽可能的表现文件之间的在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系。
(三)鉴定
档案的鉴定是鉴别档案的价值大小,确定档案的保管期限,决定档案保存和销毁的一个工作环节。将档案由庞杂状态转化为优质状态,使档案存贮优质化。
(四)保管
档案的保管工作是保护档案安全,延长档案寿命的一个工作环节。保护档案的完整与安全,保证档案存储井然有序,提高档案传递效率,及时提供利用。科学技术的发展为档案的管理工作提供了新的手段。
二、对办公室档案管理工作的改进建议
上述工作内容既是事业单位中办公室档案管理中基础的工作,也是非常重要的工作。办公室工作的主要职能是参与政务,管理事务,搞好服务。而档案管理工作是办公室“三务”工作的一个重要组成部分,是做好办公室工作的基础和前提。加强档案规范化管理,开发和利用档案信息资源,充分发挥档案在实际工作中的作用,是办公室工作的一项重要任务。因此,在长期的办公室档案管理工作中,笔者根据自己的工作经验,对事业单位中办公室档案管理工作提出几点改进建议:
(一)将办公室档案管理工作制度化
建立健全档案管理工作规章制度,实现档案管理科学化、规范化,是档案管理的保证。建立健全档案管理的各项规章制度,是做好档案工作的关键,是开展档案工作的行为准则。办公室要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题,根据《档案法》,完善档案管理“三合一”制度,建立档案员管理考核制度。同时结合本单位的实际,细化档案管理的流程,明确档案管理的职责和要求,使档案管理工作进一步向规范化、标准化迈进。
(二)办公室档案管理工作要完善硬件资源
做好档案工作必须有一定的设施保证,办公室要按标准设置档案库房、阅览室、档案人员办公室,做到库房、阅览室、办公室三分开,按照有电脑,有档案柜,有温湿计,有防火、防潮、防高温器材,有防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防虫设施等“五有”要求,做好库房的安全管理工作,这样既为档案管理创造良好的工作条件,又确保档案运行的完整与安全,也为档案工作的发展奠定了良好的基础。
(三)推进办公室档案管理方式的电子化
科学技术的进步为档案管理方式方法的创新提供了条件。电子政务的推行使档案的归档整理产生了根本性的变革,传统纸质档案一统天下的局面受到冲击。为了适应变革,国家档案局已颁布了《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》等一系列法律法规。档案部门必须从当前电子文档形成的特点出发,采取相应的对策做好电子文档管理工作。此外,在档案管理从手工操作走向智能化的趋势下,无论是档案载体,还是档案的收集、整理、保管、利用等工作实践,无不渗透着人类科技进步的成果。
三、办公室档案管理工作人员素养的提高
21世纪是知识经济时代,是信息时代。经济的发展必然会丰富档案内容,不断出现的新载体和现代化管理手段如计算机、互联网等的应用,让办公室档案管理工作面临着机会,也面临着诸多困难。办公室档案管理工作的顺利开展,离不开档案管理人员的高素养。作为一名路政大队的办公室档案工作人员,笔者认为可以通过以下几点来提高档案管理工作人员的素养:
(一)从选人源头把好关
在选配档案工作人员时,要认真坚持德才兼备的标准,特别是在道德品质方面,要挑选那些爱岗敬业、公道正派乐于奉献、、遵纪守法、保密观念强的同志从事人事档案工作。要定期进行业务培训,上级业务主管部门应定期举办相关知识培训班,组织档案管理人员学习上级文件,了解业务知识,交流工作经验和心得,以适应形势发展的要求。要鼓励档案管理人员加强进修学习,提高专业素质,解决“半路出家”、专业性不强的问题。
(二)培养强烈的责任意识
1、有平常心
档案管理人员任务重、要求严、责任大,工作没有前台的辉煌,只有后台的艰辛;没有显赫的名位,只有无私的奉献。这些要求工作人员发扬“老黄牛”的精神,勤勤恳恳,任劳任怨,置个人得失于度外,力求达到“淡薄以明志,宁静以致远”的崇高境界。
2、有上进心
档案工作者只有保持旺盛的学习上进心,不断从学习中汲取营养,才能更好地适应形势发展的需要。在“学习―实践―提高”的循环往复中使档案管理工作始终保持蓬勃的生机和活力,不断开创档案工作新局面。
(三)优化人员的知识结构
第一,要有扎实的信息理论知识和相关知识。档案工作者必须掌握信息管理和文件、图书、情报等领域的基本理论和专业管理技能,才能应对面临的挑战。
第二,要熟悉当代政策法律知识,并掌握管理科学的基本知识。
第三,要不断提高自己的计算机水平。事业单位档案标准和规范本身是一个系统工程,必须推进事业单位档案数字化和电子化建设,这就需要档案管理人员要有熟练的计算机操作技术,充分利用网络资源,不断提高自己档案管理的水平。
参考文献:
[1]范霞, 张淑华. 浅谈新形式下的档案管理工作[J].科技信息, 2009,(31).
【关键词】办公室;行政管理;改进办法
作为一个水电开发企业,比起建设现场、生产现场这些一线工作场地,行政办公室在规模与人数上都显得微不足道。但办公室却是一个决策方案、幕后策划诞生的地方,如何协助各部门配合工作,提升企业认可度,妥善利用公司资源,维持整个公司运营,这都与办公室工作有关。所以办公室更需要一个完善的行政管理制度来提高其效率。
一、办公室行政管理工作的必要性
(一)保证员工高效完成任务。办公室行政管理工作,不单单只是对员工职能、员工工作任务进行管理或是依据员工工作职责,对员工工作提出要求。它还需要制定一些配套制度,如会务管理、公文时效性管理、办公时间管理以及工作作风管理的相关规定。帮助员工协调工作时间,合理安排员工休息时间,确保员工劳逸结合,更好地完成工作指标。而办公室主任,作为办公室主心骨,会针对员工工作情况提出建议,或帮助新进员工解决一些生活与工作上的难题。从“以人为本”角度,提升员工工作质量。
(二)协调各部门工作。办公室在整个企业中起到一个“承上启下”的作用,承接上方下达指令,做出可行指令实施方案,下放到各部门。通过分析各部门的优势与不足,研究公司部门职能划分权限,找出各部门之间的联系,协调部门互相配合,共同完成特定项目。对公司发展有一个客观分析,帮助公司进行整体规化。
(三)优化工作质量。当企业遇到困难时,办公室部门会帮助领导一起解决问题,通过平时分配管理工作的优势,为领导出谋划策,解决困难。而且通过日常工作中对公司各部门职责的分析,对公司发展规划,提出客观合理的建议。
二、办公室行政管理中存在的不足
(一)工作任务分配管理方面。由于办公室管理决策人主要是办公室主任,在任务分配上,可能因为不熟悉员工情况,导致员工工作效率低,或是在分配上带有主观情绪,认为自己一统大局,不结合员工实际情况,降低员工工作积极性。
(二)考核制度方面。由于办公室工作任务细碎、复杂、重要。对于员工工作质量也有较高标准,所以会注重员工考核成绩。但总体考核方式还是受主观影响较为严重,有时候不能对员工进行公正、客观的考察。考核政策形式化,也大大降低了员工工作效率,影响企业发展。(三)管理方法方面。作为企业办公室,一般都存放着公司的文书档案资料,由于管理方式不当,或是没有定期检查、更新资料,在公司需要资料时,不能及时找出,或对于一些资料丢失毫不知情,这都会直接影响到企业运营,降低工作效率和进度。另外,许多企业行政管理方面方案的电子文档都存在办公室,对办公人员保密管理也需要加强重视,近几年通过电脑失泄密的事件时有发生,给企业的形象造成了严重影响。这都是因为管理安全欠缺,管理方法不当所导致。
三、针对不足提出建议
(一)合理分配工作,提高员工积极性。办公室主任在接到工作指令时,要合理分析工作性质,做好本职工作,再结合员工优势,工作特点合理分配工作,使员工依自己能力,高效完成任务,不因为工作任务复杂或是工作量繁琐,降低工作效率。遇到一些较难工作任务时,也会积极面对,挑出工作重难点,做稳基础工作,从易入难、由浅而深。或是在分配上,使员工互相配合,取长补短,注重团队精神。合理规划工作任务,调动每一位员工工作积极性,使每一位员工都为企业发展贡献出自己的力量。
(二)改革考核制度。为避免以往考核制度中人为影响大的问题,企业应该改革员工考核制度,公平对待每位员工,对其进行客观考察。应从多方面对员工进行考察,不仅是工作能力,还有项目组织能力,问题解决能力,工作分析能力等方面进行考察。还可以考核员工在解决问题时的专业知识能力,设备使用能力,这些能力不仅是员工工作优点的体现,还是员工责任和敬业心的客观反映。除了对考核能力综合考察外,考核过程也该公平、客观、透明。对员工和主管进行双向考核,并针对工作不足之处提出建议,使考核体制自由民主,保证员工工作的积极性。
(三)引进先进管理设备。企业平时应做好企业间的文化交流,借鉴一些先进管理制度,提高工作效率。如对每份档案进行电子备案,实施电子化管理。对档案出入情况,及时做好标注,方便档案查找。并做好安全措施,防止黑客侵入,泄露资料。
四、结语
办公室的工作复杂而重要,因此办公室更需要建立合理的管理制度。协助各部门之间配合,提高工作效率,做好指令分派与管理,充分调动员工积极性,使企业得到更好发展,并在竞争市场中占有一定优势。
【参考文献】
[1]杨烨,刘衡宇.办公室行政管理工作的“角色”与效率提高[J].经营与管理,2015(09):70-72.
[2]高颖晖.办公室行政管理工作“角色”效率提高分析[J].企业导报,2016(01):27+29.
[3]钟晓芸.办公室主任在高校档案管理工作中的角色分析[J].城建档案,2013(01):77-78.
[4]韩星.提升高校办公室行政管理工作效率的见解[J].知识文库,2016(11):24.
第一季度办公室工作已经完成了,第二季度的工作也将要开始了,那么办公室第二季度个人工作计划该怎样写呢?下面就是小编给大家带来的办公室第二季度个人工作计划2020范例,希望大家喜欢!
办公室第二季度个人工作计划(一)
第一季度办公室工作已经完成,接下来就是第二季度的工作,这一季度要把工作计划做详细了,下面就是办公室第二季度工作计划:
一、分解目标任务,完善工作制度
一是认真梳理办公室各项工作职能,细化分解目标责任,根据个人专长对办公室人员进行重组,合理分配工作,充分发挥干部工作职能、潜力,最大限度的提高工作效率与质量,确保每项工作落实到位。二是进一步健全工作制度。制定科室干部学习制度、科室干部月例会制度,使工作进一步规范化、制度化、系统化,真正达到以制度管人、管事的目的。
二、强化督查督办,狠抓工作落实
进一步加强督查督办制度,安排专人每月调查收集机关各科室工作开展情况,对机关干部工作纪律、上级安排的重点工作、局里做出的决定、指示及工作部署的贯彻、执行和落实情况进行督查,确保上下协调,政令畅通,不断提高干部的责任感、紧迫感和危机感,真正使工作优秀者有动力,工作落后者有压力,努力营造风正气顺、争先晋位的良好氛围,全面提高各项工作的效率和质量。
三、提升服务水平,确保工作质量
一是严格把关,规范公文行为。认真抓好上级的文件程序处理工作,做到文件的及时收发、传阅、送阅,按照规范化标准,提高办文质量,加快办文速度。二是服务大局,接待工作上水平。对办公室人员进行一次公务接待培训,进一步提高公务接待、会务筹备水平。对上级领导来我局检查指导工作,坚持每次认真拟定接待计划,注意接待细节,确保不出现任何纰漏。从而确立办公室在同事、领导心目中的良好形象,提升办公室接待工作水平。
四、健全规章制度,规范档案管理
规范档案管理是今年办公室工作的重要内容,为了规范档案管理工作,维护各类档案真实、完整和安全,实现档案收集、整理、归档、保管的规范化、制度化、科学化、现代化, 办公室安排专人研究并安排部署档案管理工作,同时,结合实际,制定并完善各项规章制度,起草档案管理方案,修订档案分类办法,使档案的收集、整理、立卷,归档工作能够有序进行,为提升档案管理水平创造良好条件。
办公室第二季度个人工作计划(二)
二季度,办公室将继续紧紧围绕年初签订的目标责任书要求,切实加强综合文字处理、新闻宣传和档案管理等工作,提高办文、办事、办会的水平。进一步做好后勤服务工作。重点做好领导干部下乡、公务接待、会议安排、车辆管理等服务工作。办公室将认真做好以下几项工作:
一、强化管理,提高服务质量
加强对办公室工作人员的教育和管理,牢固树立“办公室工作就是服务”的思想。加强政治业务学习,要求办公室人员模范遵守单位的各项规章制度,坚决克服自由散漫、纪律观念淡薄等不良倾向,在提高自身服务意识与服务水平上狠下功夫。
二、优化手段,推进规范管理
建立健全各项规章制度,将现代化的管理手段更多地应用于办公室工作的方方面面。办公室工作人员要加强学习,节省资源,提高工作效率。
三、协调关系,使我局全面工作顺利开展
在做好对外接待、收发文管理、计划生育、信访维稳、综合治理等一系列工作的同时,发挥好枢纽作用,积极协调配合各部门认真完成各种临时性工作。
办公室将具体做好以下几方面工作:
1、及时收发文件,并交主要领导审阅,根据审阅意见,转达给分管领导及相关人员办理。认真做好公文起草工作,努力确保公文质量,保证公文及时、准确、安全运转。
2、及时做好单位工作安排通知、节假日放假安排通知、政务值班安排等事宜。
3、做好局长办公会议、全体干部职工会议和其它重要会议的筹备工作,并做好会议记录。
4、继续做好社会治安综合治理、信访维稳、人口和计划生育、安全生产等各项工作目标落实,及时反馈民情快车、信访件回复上报。
5、配合各科室做好政务公开和档案管理工作。
办公室第二季度个人工作计划(三)
在第一季度办公室把工作做的还比较好的情况下,二季度的工作就要更加仔细了,所以先把计划确定下来,以下就是办公室的二季度工作计划:
一、指导思想
紧紧围绕工作的总体要求,以“运转有序、协调有力、督促有效、服务到位”为目标,抓培训,抓协调,抓督查,抓提高与作风建设。在主任的领导下,认真贯彻党的教育方针、政策,遵照上级部门的指示、决定,以为教师、为学生服务为己任,加强学习,注重细节、提高效率、落实到位。在广大教职工的支持和配合下有目的、有条理、高效率地开展工作,充分发挥办公室的职能。在党支部和主管的统一领导下,脚踏实地,勤奋工作,默默奉献,为发展作出应有的贡献。
二、工作目标
(一)常规工作,确保有序的运转机制
(二)综合协调,创造和谐的办公环境
(三)上传下达,创设畅通的信息渠道
(四)办文办会,建立规范的办公流程
(五)对外接待,做好合理的招待安排
(六)档案工作,构建科学的管理模式
(七)教育宣传,打造优良的品牌形象
办公室第二季度个人工作计划(四)
过去的一年,综合办公室在公司领导的关心和帮助下,在全体员工的不懈努力下,各项工作有了一定的进展,为工作奠定了基础,创造了良好的条件。为了总结经验、寻找差距,促进部门各项工作再上一个台阶,现将工作总结汇报如下。
一、综合办公室行政管理工作
1、认真做好综合办公室的文件整理工作
1月至11月,按照公司要求拟定综合性文件、报告96份;整理对外发文167份;整理外部收文125份,综合办公室已认真做好相关文件的收、发、登记、分发、文件和督办工作,以及对文件资料的整理存档工作。
2、协助公司领导,完善公司制度
根据公司运行工作实际,协助公司领导相继完善了《规章制度汇编》、《员工手册》等规章制度。通过这些制度,规范了公司员工的行为,增加了员工的责任心。
对在公司召开的会议,会前做好签到本、茶水、椅子、会议通知、车辆接送等各项准备工作,保证会议按时召开。会后完成记录报总经理室。对在公司外召开的会议及接待,及时按照通知要求做好酒店、车辆等预定工作,并做好相关费用的结算工作。
3、组织安排各项活动
综合办公室组织安排了各种形式的活动,得到了各部门、项目部的支持。元月份组织各部门、项目部员工参加抗雪救灾活动;4月份在指挥部领导下组织了公司团员参加了植物认养活动;5月份起组织全体员工向地震灾区捐款的活动,三次募捐共筹得善款一万三千余元,物资若干;6月份组织员工参加迎奥运火炬方队,为奥运圣火在合肥的顺利传递贡献了自己的力量,同期,组织各项目员工开展“从细节入手,提高服务质量”大讨论活动。
二、综合办公室人事管理工作
1、根据需要,及时做好人员招聘及现有人员潜力开发工作
人员招聘是综合办公室人事管理工作中的重点,随着政务区各项配套设施的建成,物业基层人员处于一人难求的局面,为打破僵局,综合办公室采用多元化招聘手段,与劳务公司签订基层员工用工协议;与周边街道办事处联系输送街道辖区内适龄人员。2月份,公司顺利接管天鹅湖畔小区,综合办公室迎难而上,高效、及时的完成了小区基本人员配置。截止11月份,公司目前在岗人员941人。
2、加强档案、考勤管理,确保劳资无误发放
下半年,在外借一人的配合下,对公司相关的员工档案、考勤卡等进行了整理,目前档案管理工作基本能达到领导的要求。在劳资管理方面,综合办公室人事管理人员一丝不苟,对公司各部门、项目部送交上来的考勤表、加班表反复核对,发现疑问及时汇报,不造含糊不清的帐表,按时将工资表送交财务。
3、做到合法用工,完善劳动合同签订和社会保险入户、转出工作
1月1日新的劳动合同法实施,这就要求,对每位新入职员工都须签订劳动合同。改变了以往一贯试用期后签订合同的做法,新的规定在无形中加大了劳动合同签订和社保.办-理.的工作量,综合办公室人事管理人员在日常工作仔细核对每位员工的信息,以保证在劳动合同签订和社保.办-理.中不出错。
由于物业公司一线员工众多,自我保护意识欠缺,在日常工作中经常会出现一些意外伤害,申报工伤20余起。另,公司于5月份顺得通过公司员工的各项保险基数核定工作。
4、加强绩效考核,制定了合理的办法
采购部按项目部和施工单位上报的采购计划公开招标,邀标单位都在三家以上,有的多达十余家,并且邀标谈质论价全过程总经理室、财务部、律师办、采购全参与,增加阳光采购透明度,真正做到降低成本、保护公司利益。
5、围绕控制成本、采购性价比最优的产品等方面开展工作
综合办公室采购围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”的工作目标,在充分了解市场信息的基础上进行询比价,注重沟通技巧和谈判策略。要求各长期合作供应商在合同价位的基础上下浮-个百分点(当然针对部分价格较高而又不降价的供货商我们也做了局部调整)。同时调整了部份工作程序,增加了采购复核环节,力求最大限度的控制成本,为公司节约每一分钱。
6、进一步加强对供应商的管理协调
综合办公室采购进一步加强了对供应商管理,本着对每一位来访的供应商负责的态度,对每一位来访的供应商进行分类登记,确保了每一个供应商资料不会流失。同时也利于采供对供应商信息的掌握,从而进一步扩大了市场信息空间。建立了合格供方名录,在进行邀标报价之前,对商家进行评价和分析,合格者才能进入合格
7、缩减采购时间,力争项目所需特别及时到位
综合办公室采购在总经理室的大力支持下,缩减采购时间,及时无误的将天鹅湖畔小区所需物品采购到位;完成政务综合楼、体育中心外墙清洗工作、绿怡、汇林小高层电梯维保工作以及各部门、项目部所需物品的的采购工作。
三、取得的成绩
成绩的取得离不开总公司领导的正确领导,也离不开各部门的大力协助配合和支持,我们在充分肯定成绩的同时,也看到了本部门存在的问题:
1、由于综合办公室工作较琐碎,工作上常常事无巨细,每项工作主观上都希望能完成得最好,但由于能力有限,不能把每件事情都做到尽善尽美
2、对公司各部门有些工作了解得不够深入,对存在的问题掌握真实情况不够全面,从而对领导决策应起到的参谋助手作用发挥不够。
3、抓制度落实不够,由于公司事物繁杂,因而存在一定的重制度建设现象。
4、公司宣传力度有待加强。
5、对公司其他专业业务学习抓得不够。
这些都需要我们在今后的工作中切实加以解决。即将过去,新的一年将要到来。在新的一年里,我们将继续围绕公司中心工作,克服缺点,改进方法;深入调研,掌握实情;加强管理,改进服务;大胆探索综合办公室工作新思路、新方法,促使工作再上一个新台阶,为公司的健康快速发展作出更大的贡献。现将工作计划汇报如下:
一、加强沟通,抓好宣传工作
综合办公室将根据公司工作实际需要,制定相应制度执行情况反馈表,并时时跟踪,对相关制度进行修改、完善,使其更加符合公司工作实际的需要。
二、完善绩效考核制度,使之更有序进行
公司试行绩效考核以来,截止目前,取得一定成效,也从中得到一定的经验积累。但在具体操作中,还有许多地方急需完善。,综合办公室将此目标列为本年度的重要工作任务之一,其目的就是通过完善绩效评价体系,达到绩效考核应有效果,实现绩效考核的根本目的。绩效考核工作的根本目的不是为了处罚未完成工作指标和不尽职尽责的员工,而是有效激励员工不断改善工作方法和工作品质,建立公平的竞争机制,持续不断地提高组织工作效率,培养员工工作的计划性和责任心,及时查找工作中的不足并加以调整改善,从而推进企业的发展。,综合办公室在绩效考核工作的基础上,着手进行公司绩效评价体系的完善,并持之以恒地贯彻和运行。
三、完善培训、福利机制。
企业的竞争,最终归于人才的竞争。目前公司各部门、项目部的综合素质普遍有待提高,综合办公室将根据实际情况制定培训计划,从真正意义上为员工带来帮助。
同时,7月份开始的全体员工大体检活动,在广大员工中得到了认可,增加了员工对企业的信任及肯定。综合办公室将希望继续为员工能争取到此类的福利活动。
四、完善各类物品的采购招标工作
走向市场,了解市场行情做好采价准备,对所有采购物品要严把质量关,设备、工具类一定要做好售后维修保养,积极听取相关专业人士对所购物品及采购工作所提出的良好建议意见。
三、具体措施
(一)常规工作,确保有序的运转机制
做好会议通知、工作安排通知、节假日放假安排等通知,加强办公用品管理.
(二)综合协调,创造和谐的办公环境
协助主任、书记督促各部门积极做好工作,对各部门常规工作开展情况进行统计,做好记录,及时向主任、书记反馈信息,为他们的决策提供参考依据。做好统筹协调工作,整合各部门之间的相关工作,上情下达,下情上晓要及时、准确;做各部门之间沟通的桥梁,维护好班子的团结,提高工作效率。
(三)上传下达,创设畅通的信息渠道
及时收发文件, 并交主任、书记审阅, 根据审阅意见,转达给相关部门办理或通知相关教师。建立来信来电登记制度,根据信息来源和内容恰当及时地进行处理。广泛了解有关的外部信息和上级精神;及时了解和收集各项工作的开展情况,加强与各部门的信息沟通,及时向广大教职工和社会通报工作动态和办学成果。
(四)办文办会,建立规范的办公流程
组织办公会议以及领导召开的其他专门会议,做好会务准备工作,做好会议记录,撰写重要的会议纪要,做好会议决定的传达和督办工作。
(五)对外接待,做好合理的招待安排
做好对外接待安排,协调对口接待工作,做好合理的招待安排.
(六)档案工作,构建科学的管理模式
促进档案管理规范化,根据档案工作要求,进一步建立和规范各类档案,提高档案的查阅效率,努力为工作服务、为师生服务;及时做好各类检查评估的材料准备和归档工作;认真仔细正确地做好各类报表数字的统计、核对工作,及时报送,统一存档。
(七)教育宣传,打造优良的品牌形象
加强与新闻媒体的联系, 努力扩大宫在社会上的影响,提高知名度,促进社会和家长对学校的了解,增强办学的品牌形象。
办公室第二季度个人工作计划2020范例
以党的全会精神为指导,深入贯彻落实科学发展观,围绕市委确定的总体工作思路,以“优化发展环境,塑造良好形象”为主题,以市政府办公室全体干部职工为重点,以市上活动实施方案确定的七项系列活动为抓手,坚持正面教育为主、纠建并举、注重建设的要求,着力解决市政府办公室在政风、学风、工作作风等方面存在的差距和问题,重点解决服务能力和水平与所面临的新形势、新要求不相适应的问题,切实增强办公室全体干部职工的诚信意识、主人翁意识、开放意识、包容意识、服务意识,强化“人人都是环境,处处都是形象”、“抓环境就是抓发展”的观念,营造健康向上的风气,塑造市政府办公室的形象。
二、范围对象
市政府办公室的领导班子及全体干部职工。
三、活动内容
市政府办公室的“优化发展环境,塑造良好形象”集中活动从年12月开始,年3月份结束。重点围绕市委、市政府确定的七项活动的贯彻落实,着力开展好以下几项重点工作。
(一)继续深入开展两项学习活动。按照市委《关于开展向市对口支援工作前方指挥部学习活动的决定》和《关于开展向同志学习的决定》要求,结合办公室工作实际,不断强化学习力度,创新学习方式,增强学习效果。要通过在适当的时候请援建前方指挥部的干部、专业技术人员、学有专长的挂职干部和援建人员举办讲座,带领全体干部职工参观学习援建的项目,组织干部职工深入学习同志事迹等方式,把两个学习活动彻底引向深入。通过学习,不断强化办公室全体干部职工特别是领导干部的宗旨意识、责任意识、大局意识、服务意识,形成顾全大局、求真务实、以干克难,勇于进取的良好风气。
(二)开展我为优化发展环境做贡献自查活动。把“我为优化发展环境做贡献”自查活动作为本次活动的重要内容,扎扎实实的开展好,确保实效。
1、精心筹备。12月11日我办召开市政府办公室“优化发展环境,塑造良好形象”活动动员会,深入传达学习全市“优化发展环境,塑造良好形象”活动动员大会精神和相关文件,特别是市委书记王玺玉同志的重要讲话,深入领会其精神实质。结合市政府办公室实际,制定好《市政府办公室“优化发展环境,塑造良好形象”活动实施方案》,对办公室的活动进行全面安排部署,进一步明确活动的总体要求,目标任务,重要内容和保障措施,为活动的扎实有效开展奠定扎实的基础。
2、撰写自查报告。办公室全体干部职工在认真学习的基础上,要紧密结合各自的思想、工作实际,认真开展自查,县处级领导干部着重检查宗旨意识是否牢固、服务科学发展的思路是否明晰、措施是否有效、推动市政府决策落实是否有力、工作是否到位的问题;科级以上干部着重检查工作态度、服务意识、工作效率和工作水平方面存在的问题;一般干部职工着重检查岗位责任制是否落实、工作是否到位的问题。在自查的基础上,副科级以上干部要在认真自查的基础上形成自查报告,自查报告主要包括我为优化发展环境做了什么、存在什么问题、今后的打算、优化发展环境的意见建议四方面的内容。自查报告要有问题、有原因、有分析、有打算,语言朴实,言简意赅,表达准确,操作性强。自查报告要按要求逐级审阅,办公室主要领导的自查报告送分管市级领导审阅,办公室其他领导干部的自查报告由办公室主要领导审阅,一般干部的自查报告由分管领导审阅。撰写自查报告工作在12月底前完成。
3、召开专题组织生活会。在撰写自查报告的基础上,要认真组织召开全体干部职工参加的专题组织生活会。组织生活会以优化发展环境为主题,以对照检查为主要内容,认真查找市政府办公室班子及全体干部职工在优化发展环境方面存在的突出问题,深刻分析原因,开展批评和自我批评,提出改进的办法和措施,要做到剖析自己不怕深,亮出问题不怕丑,听取意见不怕刺,触及思想不怕痛。专题组织生活会在年1月底前召开完毕。会议结束后要形成专题组织生活会报告呈送市委分管领导审阅。
4、进行整改。要本着实事求是的原则,对自查中发现的问题,制定有针对性的整改措施,明确改进的目标要求和时限。在整改工作中,要坚持实事求是,立足当前,着眼长远,分轻重缓急和难易程度,逐条抓落实,逐项求成效,对比较容易解决的问题,要即知即改,边查边改;对应解决但一时解决不了的问题,要制定科学有效的解决办法和措施,积极创造条件逐步解决。对一些长远性的问题,要从建立和完善机制体制入手,在广泛征求干部群众意见的基础上,制定中长期整改意见和有关规定办法,建立整改工作责任制,确保问题得到解决。
(三)积极配合市上开展好其他各项活动。对于市上开展的优化发展环境评议活动,在市上进行评议前,先进行自评,努力查找自身存在的突出问题,为下一阶段市上评议奠定基础。对市上评议组的评议工作,积极予以配合,并对评议结果认真分析,制定有针对性的措施,积极加以整改。对于优化发展环境普法宣传教育和惠民政策宣传活动,要组织市政府全体干部职工认真学习法律法规和党的政策,深入讨论优化发展环境正反两方面的典型案例,增强法制观念。认真接待办公室来访人员,教育引导群众树立依法办事、依法维权、依法合理地表达诉求,努力维护社会大局稳定。同时,对于市上组织的“我为优化发展环境做贡献”征文活动、“我为优化发展环境做贡献”演讲比赛等活动,要在精心准备的基础上,组织干部职工积极参加,并力争取得好成绩,以优异的成绩充分体现市政府办公室干部职工的良好形象。
四、组织领导
一、检察官办公室的由来和运行模式
最高人民检察院梁国庆副检察长在第十一次全国检察工作会议上谈到检察改革时提出要坚持检察机关作为国家司法机关的基本属性,逐步减少业务管理工作中的行政色彩,增强司法属性。其中暗含着检察业务要回归司法属性的意思。从基层检察院的职责来看,其业务工作的司法属性要明显强于上级检察院,但实际情况是,由于目前检察机关自上至下的运行中行政色彩过于浓厚、行政环节过于繁多等缘故,基层检察院的一些业务工作因检察官缺乏独立性而致使其司法属性大为冲淡。从减少行政层次、放权检察官、还权检察官的角度出发,有人对基层检察院的机构改革提出了新的设想。将现有的基层检察院的业务部门重组设立成三大机构:一是职务犯罪侦查机构 。负责侦查检察机关管辖的案件;二是举报预防机构。负责受理举报、接受自首、检察宣传、新闻、预防教育。三是检察官办公室。负责批准逮捕、审查起诉、出庭支持公诉、引导侦查取证、立案监督、审判监督、执行监督等工作。
按照这种设想的理想化模式,检察官办公室就是集捕、诉、监督(包括刑事审判监督和民行审判监督)职能一体化的机构,内设一名检察官和一名或者若干名检察官助手,由检察官直接向检察长(分管检察长)负责并报告工作。在这种模式下,检察官原则上就能独立实施法律规定属于检察机关的批捕、公诉、法律监督职权,在检察长的授权下,也可以一定程度地实施法律规定由检察长实施的职权,检察官的独立性将大为加强,也是放权检察官、还权检察官的一种真正体现。
在基层检察院,检察官办公室的具体设置不外乎两种形式:一是特色化。即根据检察官的不同特点和对专业掌握程度的不同,设立办理民行监督案件、未成年人犯罪案件、贪污贿赂渎职侵权等自侦案件、公安机关经侦类案件、侵财类案件、侵权类案件以及除此以外的其他案件等检察官办公室;二是非特色化。所有的检察官办公室均不分专业特点,办理各类刑事案件和法律监督案件。
不管检察官办公室具体如何设置,对于检察官办公室本身而言,它们之间是互不隶属的平行关系,与现在基层检察院中设置的侦监、公诉、民行等部门相比,最突出的区别在于取消了部门负责人这一行政层次,包括科长、内勤等在内的这些原来部门的行政事务管理人员已不复存在,案件如何分配作为一个首当其冲的最直接的问题就凸显出来。这也是本文要进行研究的原因所在。
二、检察官办公室的案件分配模式
检察官办公室的案件究竟如何分配,这与检察官办公室的设置模式密切相关,应该从配套的角度来实际考虑。
假设一:检察官办公室采用特色化的设置方式。案件分配自然而然就采用相匹配的特色化模式进行分流。我们可以专门安置两台查询电脑,将每一个检察官办公室办理特色案件的分工情况事先作为资料存入电脑,公安机关、本院职务犯罪侦查部门、举报受理部门等在移送案件时,就可以先通过电脑查询,根据案件的性质确定相对应的检察官办公室,然后将案件材料直接移送给这个检察官办公室。这种案件分配模式的最大优点就是不需要专人来受理、分流案件,节约了人力资源,减少了行政环节,提高了诉讼效率,能促使品牌检察官、精英检察官的快速形成。但是由于特色化检察官办公室本身具有专业分工明确等一些特点,这种分案模式就不可避免地会形成检察官办公室之间忙闲不均,不利于主观能动性的发挥,与现行的部分考核规则无法接轨的状况,而且在一段时间后也有可能会滋生司法腐败、司法不公。
假设二:检察官办公室采用非特色化的设置方式。在这种方式下,案件分配的模式可以有如下几种。
模式一:按区域分配案件。先将基层检察院管辖的区域划分成若干个小区域,然后由抽签决定每个检察官办公室分管的小区域,将资料存入查询电脑,公安机关、本院职务犯罪侦查部门、举报受理部门等在移送案件时,根据案件所属的区域查询电脑后移送给相应的检察官办公室。当然,为了避免滋生一些司法腐败和不公,各个检察官办公室所管辖的小区域要定期变换。这种分案模式同样具有节约人力资源、减少行政环节等优点,还能一定程度地缓解忙闲不均的现象,也能合理避开滋生司法腐败、不公,但是这种分案模式依然不能激发各个检察官办公室主观能动性的发挥,也不利于精英检察官的培养。
能力不强、自身素质不高,办案质量不好的话,就会面临“下岗”、“无案可办”或者“案件很少”的尴尬境界。但这种移送方选择的
模式很有可能会被少数不法分子利用,与被选择方达成一些不法交易。
模式三:电脑随机+挂牌竞办。这种模式下,需要设立一个专人,受理公安机关、本院职务犯罪侦查部门、举报受理部门等移送的全部案件,并将案件的基本情况输入电脑,在内部局域网共享另一端的检察长(分管检察长)对受理案件进行同步浏览,由他根据一定的标准将一些案件确定为疑难复杂案件,然后在内部局域网上进行挂牌竞办,各检察官办公室在网上查阅该案件的基本情况后在限定的期限内决定是否摘牌,挂牌竞办的案件最后分流至最先摘牌的检察官办公室,若在规定期限内无人摘牌,则由检察长(分管检察长)指定分流至某个检察官办公室。一般案件,则由电脑随机,在网上分配至各个检察官办公室的文件夹内。这种分案模式在目前情况下有很强的操作性,而且有很多的优点,但是在这种模式中增加了专人分案这一行政环节,在原来科室内勤已不复存在的情况下,必须设立一个专人,而且这个专人在理论上不属于任何一个检察官办公室。笔者认为,这个工作可以由举报预防部门的人员来承担,当然这在法律上还没有依据。
在上述几种模式运行的同时,笔者认为还有必要建立一种案件的转办机制或称案件的再次分流机制。当出现最初分得案件的检察官办公室在承办过程中发现自己无法胜任或者有法定的一些回避情况时,出现督导室在检查中发现某检察官办公室有徇私枉法等情况时,检察官办公室的检察官和督导室的负责人就可以向检察长(分管检察长)提出转办案件,对案件进行再次分流。经检察长(分管检察长)决定后,按照挂牌竞办的程序进行案件的再次分流。
三、检察官办公室的案件分配原则
由于每一种分案模式都有着各自的优点和不足,因此在考虑实际的分案模式应该权衡利弊,更应该把握一些基本的原则。
减少行政环节,提高效率的原则。由于在基层检察院改革中设置检察官办公室的初衷就是减少行政环节,增强检察官在检察业务工作中的独立性,提高诉讼效率,因此,与之配套的分案模式也应该最大程度地体现这一原则。
放权检察官,激发主动性原则。基层检察院检察业务司法属性的回归从某种角度而言是检察官办案独立性的相对回归,用通俗的话讲,就是放权检察官、还权检察官,一定程度的放权有利于激发检察官的主观能动性,使他们直接地认识到自己的价值所在,并努力提高办案能力,增强自身的综合素质,约束自己的行为。
一、加强组织管理,明确人员职责
企业党委办公室的工作是重要的,其工作内容是琐碎的,存在着工作头绪多,突发性工作多,规律性工作少等问题,如果没有强有力的组织保障,明确的责任分工,势必会影响到文书处理的质量与效率,进一步将直接影响到全局工作的顺利开展。所以,要想提高文书处理的质量与效率,首先要明确企业党委办公室的职责,根据职责确定组织结构,人员编制。
其次,在明确科室职责的基础上,进一步明确办公室内部人员的职责,不但要明确办公室主任、副主任的职责,更要对普通工作人员的明确职责,文书处理工作要指定专人去做,负责文件的收发、传阅、收集、整理、归档以及档案资料的借阅,确保各项工作的顺利进行。
二、分清事情主次,规范工作程序
企业党委办公室的文书处理工作是繁重的,不但要接收各级文件,还要自己发文,如果没有规范的工作流程,文书处理工作将是混乱的,如果再分不清事情主次,文件的轻重,就有可能延误工作,造成严重的后果。所以文书处理工作应狠抓工作程序的规范。首先,要建立和完善严格的收文程序和发文程序,严把文件的“进出关”。在收文程序上,应设置专人收文、专人登记、专人传阅、盖文书处理章、送办公室主任阅示、送一把手阅示、送分管领导阅示、送相关科室办理。在发文工作中,应设置一把手安排、承办科室起草、办公室登记、编号、确定密级、领导签发、办公室安排打印、核定份数、承办科室校对、附印、审核盖章、装订、存档、登记发文。其次,在归档工作中,应根据本单位本部门的工作职责和性质,确定归档范围,制定分类方案。在搜集过程中,要坚持“多多益善”和“齐全完整”的原则,主要采取平时搜集、主动搜集和重点搜集的办法进行。在组卷工作中,应做到平时组卷和集中组卷相结合的方法,这样既避免文件缺失,又能提高案卷的质量。在整理过程中,需坚持“维持原貌、保持联系、实行'五分'的原则”(五分:即分级别、分年度、分问题、分密级、分保管期限)。在归档程序上,应采取装订、分类、排列、编制档号、编制目录和装盒、移交档案室等七个步骤。办公室还应建立收发文登记簿、文书档案登记簿、查借阅登记簿、利用效果登记簿、文件材料移交清册、移交档案登记簿、收发文卡等整套簿、表、卡、册管理台帐。第三,在提倡信息化、无纸化办公的今天,企业党委办公室要增加必要设施设备,强化设备的管理,提高其利用率,以提升文书处理工作的效率。
三、增强责任意识,明确奖惩机制
企业党委办公室的文书处理工作在指定专人管理后,要采取措施增强工作人员的责任意识。首先,要制定完善的规章制度,实施制度管人。管理是手段,方法是途径,制度是保证。制订一套适合本单位本部门行之有效的考勤制度、考核制度、奖惩制度、责任追究制度、文件收发和传阅制度、文件材料打印复印制度、文书处理工作制度、收集整理归档制度、档案资料查借阅制度等规章制度。其次,应明确奖惩,根据工作情况,按照考核制度、奖惩制度,对各项工作进行评定,以奖勤罚懒。
四、加强学习,提升能力
俗话说打铁还要自身硬,要提高文书处理工作效率,还要从提高自身能力入手。只有加强学习,掌握专业知识,提高自身的业务水平,才能从根本上提高文书处理工作的质量与效率。首先,制定学习计划,明确学习内容,优化学习效果,不断更新知识,加大培养专业人才的力度。其次,优化人员结构,保持人员相对稳定。第三,切实加强办公室工作的领导,重视支持办公室工作,最大限度地调动办公室工作人员的积极性、主动性和创造性。
五、学好电脑,用好网络。
企业党委办公室的工作人员要充分认识信息化战略的重要性和迫切性,从办公自动化等基础做起,熟练掌握常用办公软件的操作技术和技巧,进而结合实际工作有针对性地学习运用电脑技术和网络技术,从而提高工作效率。
总之,企业党委办公室的文书处理工作是繁重的,复杂的,要想提高其工作质量与效率,要从组织结构、制度建设、人员素质和设施设备上入手,全面的为文书处理工作提供组织保障、制度保障和人力物力保障,从根本上解决传统的文书处理工作质量不高、效率低的问题,切实提高新形式下文书处理的质量与效率,为企业党委各项工作的顺利开展提供保障,为新时期的经济建设提供服务。
【关键词】办公室;档案管理;不足;完善策略在
经年累月的管理工作中,各个岗位开展的工作都与办公室档案有着密切联系。从现阶段办公室档案管理工作的状况来看,仍旧存在着诸多管理方面的不足,以往的办公室档案管理方式不能满足企业在现代化发展形式下的需要,导致各方面工作在进展中有一定限度的阻碍。因此,有必要完善办公室档案管理,促进企业健康积极发展。
一、办公室档案管理基本概念
所谓的办公室档案管理即借助文字、图片、影像等媒介为载体对企业中的人员情况与事件进行详细记录与备案,且将记录的资料分类,做好排挡,按照不同编号合理保存。其中不同的文书档案有其不同格式、保存方式以及时效性,因此档案的管理人员应该对企业档案定期进行归纳与清除。
二、办公室档案管理中存在的缺陷
不管企业从属于何种类别,档案管理工作都属于最基本且最为重要的管理工作之一。因为受到不断更新的科学技术的冲击,以往传统的管理方式在向新的管理方式过渡中存在诸多问题,这些问题主要表现在以下几个方面:(一)档案管理人员认识程度不足。因为办公室的档案管理人员在年龄、受教育水平、能力等方面存在的差异性,所以不能根据企业的实际发展状况与时代变化速度转变管理理念,不能及时吸收新的管理手段与策略。同时由于管理从业人员缺乏专业且系统的档案知识,所以管理工作缺乏有效性,在档案的搜集、整理、分类、保存中会存在诸多缺陷。在实际管理工作中若管理人员的职业责任感与思想道德达不到应有高度,那么极有可能会影响整个企业的正常运转。(二)管理人员的管理方式与企业的发展进程不相符。社会的创新与发展,使各行业的岗位分工更加精细化,对档案管理工作的精密性要求也越来越高,管理工作量加大,各种类型的档案管理方法、形式以及内容也都呈现着多元化的发展态势。为了迎合社会发展步伐,档案管理工作在新时代的影响下也有了新的任务与要求,但目前的某些部门中,档案管理方法无法真正贴合企业的实际发展需要。在具体管理中不能运用计算机软硬件设备对档案归类与云端储存,而仍旧采用落后的档案整理与管理方法,这导致档案管理工作效率无法提升,一些重要文件经常发生丢失现象,在档案的编辑、分类、储存中还会出现人工操作失误、管理难度增大现象。(三)档案管理软硬件设施较为落后。在档案管理中,一些具有时效性的文件要求进行自动化管理。企业引进管理软硬件设备需要经费,在实际的管理工作中,企业能够给档案工作划拨的经费有限。
三、完善办公室档案管理工作的对策
在企业办公室档案管理工作中存在诸多不足,若想摆脱这种落后的档案管理模式,企业应该积极引进先进的管理设备、转变管理人员观念、优化管理工作,促进资源共享,对存在的不足加以改进与完善。(一)增强管理人员的管理意识,制定且完善管理制度。在众多的企业中,大多数都存在着对管理工作认识不到位或是忽视管理工作的现象。因此企业与管理领导与员工应该增强对管理工作的重视程度,不断汲取先进的管理方法,增强自身的管理水平,转变适应时代与企业未来发展的管理理念,制定并且完善管理制度,提升档案管理工作效率与质量,继而增强企业各个部门工作效益,提升企业竞争实力,促进企业蓬勃发展。比如:在日常管理工作中,档案管理人员应该明确不同类别档案的管理流程;规范档案标准程序,使用现代化信息管理设备对档案进行分类,优化管理工作。针对机密性文件应该做好保密工作,在软硬件设备中做好加密处理并设置使用权限。(二)践行先进的数字化档案管理方法。档案管理工作量越来越大,行业分工也越来越细致化,为了降低档案在编制、分类、整体、储存等工作流程中出现的失误频率,极其有必要践行先进的数字化档案管理方法,将计算机硬件设备与软件技术、网络技术作为发展的基础条件,创建不同形式的管理机制体系,进而能够更好地满足不同种类的档案管理。在创建数字化档案管理体系中,应将传统的纸质档案归纳到数字化管理工作中,通过不同形式的文件增强对纸质文件的管理。例如:图片形式、影像形式等。企业中的各个管理部门同时还能打破时间与空间的限制,实现档案文件的云端共享,方便调用与储存,以此种方式来提高档案管理工作的实用价值,并且不断丰富档案管理工作服务。实现办公室档案的数字化,企业应该将其作为重点工作来抓,也只有这样,才能迎合时展需求,推动企业走在时代的前端,在同行业中站稳脚跟。
四、结语
为了有效发挥办公室档案管理工作的重要作用,企业应在日常的管理工作中积极汲取高效的管理经验,对其中存在的不足合理解决,继而保证办公室档案管理高效且有序开展。在此基础上,企业应该积极采取有效办法提升管理人员的基本素质,提高专业技能水平,汲取先进管理模式,促进档案管理工作的自动化、信息化、创新化,促进资源共享,紧跟企业发展步伐。
作者:李军 单位:莱州市妇幼保健院
【参考文献】
[1]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务,2014(5):171-172.
[2]郭光玲.新时期提高办公室档案管理有效性的对策探究[J].办公室业务,2016(20):118.