库存管理优化方案范文

库存管理优化方案篇1

关键词：高职院校 档案管理 数字化发展

作为高职院校“数字化校园”建设的重要组成部分，高职院校档案数字化建设主要是利用多媒体、数字成像、扫描、计算机等现代科技信息技术，对档案资源进行采集、传输、处理以及存储，充分利用网络的优势，链接各方资源，形成一个完整有序的高职院校档案管理数据库，有效提高高职院校档案管理的数字化档案管理效益和效率，实现资源共享和有效及时利用。而如何通过系统的管理形成一个完整的档案信息数据库，这是目前摆在高职院校档案管理者面前的重要难题之一。

一、数字化发展在高职院校档案管理中的重要价值

首先，电子档案具有体积小，使用寿命长，容易复制，传递速度快和便于存储等纸质档案不可比拟的优势。对目前的社会发展来说，电子档案具有更高的实用性。高职院校档案管理的数字化将会实现从纸质档案到数字化档案的跨越，对传统的档案工作产生了前所未有的冲击，具有很强大的影响力。其次，选择数字化也是高职院校档案信息工作发展的结果。高职院校是人才培养的重要基地，也是传承中华文明应用先进科技的主要机构，具有先进的文化理念。随着高职院校的不断改革发展，档案的门类不断增多，内容更加复杂化、多样化，当然数量也会更为繁多。高职院校档案数字化的管理方法恰好适应了高职院校的发展要求。再次，实行高职院校档案管理的信息化也是档案工作人员不断发展自身素质适应时代要求的选择。传统的纸质档案管理方式明显不能满足新型档案管理的需要，档案管理工作的内容也在不断更新，管理人员的知识结构也会进行相应的调整。

高职院校档案数字化建设是校园工程的重要组成部分，也是档案信息化建设的基础，是档案信息资源共享的前提。为了使档案信息的利用更加方便、准确与快捷，更好地服务学校、服务社会，必须发展档案数字化。同时这也是国家信息化战略的发展要求。

二、高职院校档案管理的数字化发展策略

数字化是档案管理的必然趋势，目前正值库存档案向数字化转型的重要时期，库存档案数字化是档案数字化建设的核心内容。下文从数字化工作的科学性、实用性、工作途径和工作手段四个方面对高职院校档案管理数字化路径做了详细分析。

1.实现库存档案数字化

（1）优化数字化管理工作。档案资料数量庞大，其中含有大量鉴定后会做销毁处理的档案和未鉴定的档案。如果盲目地将这些档案悉数数字化，只会大幅度增加档案数字化管理工作的负担和难度，同时白白浪费掉大量的资金、资源。因此，库存档案数字化要采取科学合理的方式进行。要制定科学合理的档案优化方案，做好库存档案的优化工作。根据高职院校档案管理的具体情况以及高职院校档案所属年代、使用频率、保密级别和保管年限等等，对库存档案的优化工作制定出一份科学合理的方案。

（2）有选择性实施数字化发展。根据制定好的档案优化方案，评估鉴定库存档案的利用频率、实用性和价值，按照高职院校档案的保密等级、内容优先级和年度优先级三个方面确定档案数字化的合理范围。首先对那些急需修补的档案和利用频率高的档案进行数字化，确保库存档案资源的有效利用。针对不适合现有的数字化档案管理方法的档案，例如没有解密或密级较高的、暂时不用的和保存价值较高的档案，可以暂时不进行数字化，待档案管理的数字化科技条件进一步发展成熟之后再做科学安排处理，档案信息数字化是有条件有选择的数字化。

（3）选取多种工作手段。目前使用的数字化手段多种多样，比如拍照、扫描、著录编辑等，可以根据库存档案的不同类别，采用不同的数字化手段。针对著录是要特别注意的问题、扫描后的处理办法和扫描的分辨率等等要制定出合理的规范标准，用以提高档案管理工作的效率。由于纸质的文档扫描以后，其本质是图片，依然不能实现全文检索，虽然能通过屏幕进行阅读打印，但打印的文档存在两大问题，首先，费用高，其次，不能起到凭证的作用，需要原件复印以后加盖档案证明章才能有效。声像、实物档案等文件资料可以采用拍音频视频采集或拍照的手段首先形成电子文件，然后上传至高职院校档案数据库。之后，还要对电子文件的单位及人员名称、活动内容、获奖情况等进行著录编辑。

2.实现电子文件档案化

实现高校档案信息化管理的另一个重点内容就是电子文件的建设。

电子文件档案化的第一个要求就是完善档案管理制度，把电子文件的归档纳入管理制度当中去。完善的档案管理制度对档案管理工作起着事半功倍的作用。对于纸质文件相应的电子文件要做到及时的收集并准确注明移交情况，实现文件的远程利用和全文检索。电子文件要有统一的的格式命名标准，例如工程图纸使用DWG格式、图片统一采用JPEG格式、文档使用PDF格式等等。同时，由于电子文档大多是纸质文档转换孤傲来的，内容也与纸质文档相同，因此归档时还要注意避免重复。

工作内容和工作模式发生了变化，档案管理人员要根据不同的工作内容改进工作方式，学习新的技能和方法，提高档案管理数字化工作的效率，以适应高校档案管理数字化的新要求。

上文对高职院校档案管理的发展现状进行了详细的论述，同样论述了数字化是高职院校发展的必然选择，凸显了档案管理数字化的迫切性和必然性。并通过数字化工作的科学性、实用性、工作途径和工作手段四个方面的内容，着重论述了库存档案数字化的原则、方法和手段。本文以全面深入的分析论述为档案管理数字化提出了一些可行的建议和措施。

参考文献

[1]]鲁蓓.档案管理数字化的实践探索[J].才智，2012（34）：331

[2] 王国英.试论如何实现档案管理的数字化[J].企业技术开发，2010（23）：117-118

库存管理优化方案篇2

麦克森( McKesson)公司是美国历史最悠久、规模最庞大的医药卫生公司,于1833年由美国人约翰・麦克森和查里斯・奥科特在纽约创办。开始是一家小药店,主要从事治疗药物和化学药物的进口和批发业务。如今麦克森已是北美第一大的医药批发商,总部设在旧金山,年收入达880亿美元,销售利润38.62亿美元,雇用员工25000人,为全球半数以上的大医院提供软硬件支持。

麦克森的解决方案有助于保健专业人员高效率地提供服务和增加服务能力。公司既为制药、内科/外科提供供应链管理服务,也为集成化的交付网络、大量的医院和诊所等提供供应链管理服务。

库存单位增多,订单货物多样化,税务选项日趋复杂,人工成本增加,致使公司面临挑战

作为美国最大的药品经销商,麦克森必须保持与医药行业的同步发展,以促进健康事业的发展。公司下设3个业务部门,其中最大的业务部门致力于药品行业。该业务部门作为公司下属的分公司,通过全美国27个配送中心,面向全国经销处方药、保健健美产品和医药用品。25000 多家社区药店、连锁零售店和保健结构以麦克森服务为依托,以最高的质量、效率和品质进行业务经营。公司客户包括美国部分最大的连锁药店,例如Walgreen’s、 美国第二大连锁药店 Rite Aid 和 Longs。同时,3000多家制药厂和手术器材开发商也借助于麦克森公司的服务,将其急需产品推向市场。

医药行业不断快速发展,产品数量越来越多,配送服务需求量越来越大,为麦克森公司创造了前所未有的用武之地。随着库存单位数量增多及配送设施小型化发展,公司认识到需要最大限度提高其空间利用率。

而且,麦克森公司与其他药品供应商一样,完成的各项订单都包括多个单位或“货品”。对于公司而言,重型货物拣货意味着增加行程,意味着人力增加及成本增高。麦克森公司还保证订单次日交货,从而在准确率和效率等方面增加了压力。

库位优化解决方案,通过计算平均周转速度、季节性变化和业务规模,实现设施布局最佳化

为优化设施配置,最大限度提高生产效率和订单准确率,麦克森公司选择了曼哈特(Manhattan Associates)库位优化解决方案。借助于这一解决方案,公司可根据独特的业务基准,确定各件库存货物在仓库中的确切位置。根据当前记录和历史记录进行货品位置优化后,麦克森公司提高了劳动绩效,缩短了订单执行周期,最大限度提高客户满意度。

麦克森公司必须在设施内创建和维护逻辑拣货区,才能最大限度缩短拣货行程距离,提高不可攀订单执行准确率。将同类货物(例如处方药、非处方药和保健健美产品)归类在一起,将各拣货区内的快运货物合并到最方便区域的小区内,例如通道前或靠近指定输送带的区域。在各个拣货区内,货品根据其流动状态在出库箱和静态货架之间进行分配。为此,库位优化系统首先将历史平均周转速度和该区内库存单位(SKU)规模纳入考虑之中,然后确定能将货品最佳拣货和包装的解决方案。

由于麦克森公司的产品组合和需求量在一年四季中波动较大,因此,公司采用的库位优化解决方案必须持续维护,才能确保拣货区平衡,最大限度提高生产效率。麦克森公司各个配送中心的专用资源均以库位优化为依托,各个仓库均参与月度库位优化会议,针对最佳实施方案进行交流。

人力需求降低,库存准确率提高,拣货效率提高15%

采用曼哈特库位优化解决方案,麦克森公司各个配送中心拣货效率提高了15%。实施库位重新布局之后,有一配送中心在三月期内效率同比提高14.8%。采用这一解决方案的各大配送中心都提高了生产效率,还减少工人人数。库位重新布局后,通过将特定的库存单位分配给具体的输送线,有一配送中心将处方药和非处方药订单拣货人员由19名减少到17名,另一配送中心将非处方药拣货人员由8名减少到6名。

麦克森公司配送业务支持副总裁 Kevin Patterson 表示:“曼哈特库位优化系统帮助我们提高了物流配送效率,从而使生产效率不断提高,使我们进一步巩固了作为制药行业领先企业的行业地位。”

随着效率提高,公司提高了客户服务质量。有一配送中心将订单出错率从百万分之750降低到百万分之200,订单准确率提高给客户带来极大效益。更重要的是,公司采用曼哈特高级库位优化解决方案后,能确保公司将急需药品在极短时间内交付给客户。

对于麦克森公司而言,无论是流程投入还是技术投入,目的都在于提高和正确测定效率的能力,目前公司越来越多的员工已通过六西格玛(Six Sigma )认证。采用曼哈特库位优化解决方案,公司已取得初步成功,通过将公司的人力管理系统与库位优化方案相结合,大幅度增强了优化成果。

参考麦克森经验建设中国医疗卫生行业信息化

曼哈特软件北亚区总裁Arnold Consengco 表示:“中国的医药供应链需要适应不断更新的政策。 药商面临的最大挑战是要快速应对政府扩大医药服务范围的决定,以便所有人口享受到医药和医疗服务。”

在为医院运送药物以及提高客户服务质量方面,药商会面临许多的困难。最终,他们就更需要一个供应链平台来支持和连接日益复杂的运输网络。

事实上,中国的医药供应商面对着如何满足药商对自动化的物料搬运设备(MHE)的需要,以及加大投资于仓库管理系统(WMS),来控制物料搬运设备。物料搬运设备看得见、摸得着,因此获得了客户的偏爱,而仓库管理设备作为一种软件解决方案,并未得到足够的重视;如今,中国的商业模式、规则、政策不断改变,仓库管理系统也应该相应改善,而物料搬运设备作为一种固定财产,无法移动、无法改变,只能随着时间慢慢贬值,所以,医药商应该重视仓库管理系统的运用。

Arnold 表示:“优化的仓库管理系统以及库位优化方案能带来众多的机遇。为了管理偏远的站点,配送中心(DC)数量不断加大,因而配送管理解决方案将发挥关键作用。另外,供应链的关键营运指标(KPI)以及不同配送中心的绩效评分都包含无限机遇,除了必要的硬件设备――物料搬运设备外,智能化的仓库管理系统也必不可少。”

库存管理优化方案篇3

我国当前处在社会转型时期，经济体制改革的深入导致经济成分的多元化，企业的所有权和经营方式呈现出多元化的特点。原有计划经济体制下“一刀切”的传统档案管理模式开始受到冲击，文件、档案管理也表现出了多元化的需求特点。据了解，从20世纪90年代起，我国上海、深圳、北京、江苏、浙江、福建等省市都出现了提供商业性、社会化的文件、档案管理服务的中介机构。笔者选择国有档案中介机构的典型之一，某市档案事业服务中心进行实地调研，目的是通过典型调查，了解和分析我国档案中介机构的发展状况和特点，思考并探索商业性文件中心在我国本土化建设的有效途径。

档案事业服务中心的基本情况

某市档案事业服务中心(简称“中心”)是挂靠在档案馆下的事业单位，主要职责是向社会提供档案、代管、整理、复制和档案业务咨询等服务。中心租用了档案馆的库房，库房装具包括铁质五节柜、档案架、纸箱等。库内设施齐备，包括空调、防火设施、消防通道、防盗设施等。

中心的客户主要有两类，一是机构类客户，数量多达几十家，包括政府机关、企业(国企、民企、私企、股份制企业兼有)和事业单位；二是个人客户，数量有数十人，均为普通民众。

中心业务目前以寄存为主，以前曾有的代整、数字化业务由于人力缺乏、库房不足等因素而逐渐萎缩或转移。其业务流程主要分三步：首先，客户与中心签订协议。中心制有标准格式的协议书，内容涉及双方权利与义务、费用及付款方式、保密要求、利用限制等。如果客户有额外要求，中心与客户协商后可补充在协议内。其次，客户运送档案。中心要求客户将文件、档案自行运送到中心，客户大多请搬家公司运送，整个过程由客户负责。第三，中心将文件、档案上架。客户档案运到中心之后，中心工作人员与客户随车人员履行交接手续，清点档案数量，确认存放位置，最后将档案搬进库房上架。

中心的服务方式较为简单，主要包括接待客户利用、答复客户询问等内容。当客户前来利用寄存档案，中心在其出示证明或介绍信之后，允许他们直接进入库房查阅，查阅过程由中心工作人员全程陪同。如果是电话查询，中心会根据需要予以答复。

中心寄存服务的收费价格因装具不同而有所差别。一般情况下，中心予以客户一定的优惠，老客户的优惠幅度更大。中心提供自制的纸箱，客户也可以自备纸箱。费用的交付方式包括分年交付和一次付两种。如果档案寄存时间较长，费用可以根据经济情况和物价水平在一定范围内浮动，但需要由双方协商。

档案事业服务中心的优势与不足

中心是挂靠在综合性档案馆下的国有档案中介机构的典型。笔者在调研中详细了解了中心的经营特点和服务内容，认为中心既有一定的优势，也存在一些不足。

中心的优势主要表现在四个方面

其一，专业性突出，社会信誉度和可靠性好。中心挂靠在档案馆之下，这种性质决定了其先天具有良好的专业形象。中心的工作人员具有丰富的档案工作经验和专业素质；中心具有安全的地理环境和一流的库房设施，这些专业优势为中心良好的社会信誉度和可靠性奠定了坚实基础。

其二，地理位置优越。中心附近有地铁站和多路公共汽车站，交通便利。据中心负责人介绍，该市一些仓储和物流公司也提供文件、档案的寄存服务，但这些公司的库房都设在远郊区县。相比之下，中心的地理位置较为优越，有利于客户节省运输费和查阅的交通费用。特别是客户需要紧急利用时，中心位于城区的便利以及便捷的交通优势更是凸显无疑。

其三，库房设施条件齐备，安全性好。中心租赁了档案馆的库房，建筑和设施标准均达到档案的保管要求。库房内配有温湿度控制仪器和其他各种防护设施，安全性能优越，可最大限度地减少自然和人为因素对档案的危害。

其四，保管费用较为低廉，经济优势明显。中心虽然位于城区，但与昂贵的写字楼相比，中心的寄存费用还是较为低廉的。中心自制纸箱每个收费不到10元/月；而写字楼租金每平方米超过15元/天。经济上的节省是客户选择中心的一个重要原因。

另一方面。中心也存在四点不足

第一，独立性不强，受上级单位制约明显。中心虽是经登记的事业单位，但由于挂靠在档案馆下，其业务开展、经费安排、人员设置、发展规模等可能会受上级单位的影响和制约，经营方式和手段缺乏独立性。随着我国政治体制改革的深入，档案管理体制也在不断发生变化，中心的发展前景存在不确定的风险。

第二，业务较为单一，不易发挥专业性优势。中心目前只开展寄存业务，仅为客户的文件、档案提供保存场所，缺乏档案专业化服务。事实上，文件、档案管理是一项专业性很强的工作，涉及整理、著录、编制检索工具、修复、数字化、处置等多项业务。中心限于人手和技术条件等因素，不能提供专业化的配套服务，因而难以发挥专业优势。

第三，服务形式不够丰富，主动服务意识不强。中心目前不提供文件、档案送达服务，提供利用也基本采用“客户自来自查”的服务方式。中心尚未考虑主动研究客户需求加以满足，大多以坐等客户上门的方式等待用户，主动服务意识较为缺乏。

第四，库房管理制度规范性不佳，检索工具不够齐备。中心并不负责寄存档案的整理，档案目录由客户自行编制和提供。库房内装具形式很多，有铁架、铁柜、纸箱等，客户寄存的文件、档案虽做了简单分区，但整个库房管理并未形成规范的制度，只编有简单的库房平面图，缺乏统一的库房目录，也没有建立库房管理的数据库系统。可能是因为馆藏文件、档案数量不是特别多，中心工作人员尚可凭借记忆和经验来明确文件、档案的存放位置，但这毕竟不是库房管理的规范道路，将来容易导致管理上的混乱。

调研引发的思考

该市档案事业服务中心作为国有档案中介机构的典型之一，反映出国内商业性、社会化文件、档案管理服务机构的一些共同特点。与欧美国家建设较为成熟的商业性文件中心相比，我国档案中介机构自然存在一些差距。但笔者调研的目的并非为了比较中外的异同或差距，而是思考和探索商业性文件中心在我国本土化建设的有效途径。为了达到这一目的，笔者本着“立足国情，合理借鉴”的指导思想，主要从两方面进行

了思考。

一方面，客观看待我国当前档案中介机构的现实环境，明确商业性文件中心本土化建设的发展需求和指导原则。

总体而言，我国档案中介机构的建设当前尚处于起步阶段。但随着我国政治、经济体制改革的深入，经济成分的多元化促使文件、档案管理的多元化需求日益强烈和明显。当前，我国档案中介机构身处蓬勃发展的现实环境，逐步形成多种形式并存的发展格局。据了解，当前我国档案中介机构主要有三种形式。

第一种是挂靠在档案行政部门或综合性档案馆之下的国有档案中介机构。档案事业服务中心是其中的一种名称类型，此外还有档案事务所，档案咨询服务中心、档案寄存服务中心、档案管理技术服务中心等多种名称类型。这些机构大多是基于档案行政部门改革过程中将一些业务让渡给市场而建立的，与档案行政部门存在千丝万缕的联系，因而处于“半官半商”的境地。

第二种是民间资本独立经营的民营档案中介机构。这种机构是以私人资本注册的公司，主要提供文件档案寄存、文档管理系统开发、纸质档案数字化、企业档案管理制度和标准咨询等服务，是一种完全独立、自主经营、自负盈亏的商业机构。

第三种是外资档案中介机构，也可以说是国外商业性文件中心在我国的“分号”。最典型的是2000年成立的上海信安达档案文件管理有限公司，它是美国Guarantee商业性文件中心与上海市档案馆下属上海创造实业公司建立的合资公司。Guarantee公司是专业化的文档保管公司，在美国拥有4000多家客户，诸如法律事务所、会计事务所、金融机构、娱乐公司及非赢利组织等。上海信安达档案文件管理有限公司从2002年正式营业以来，吸引了汇丰银行、花旗银行、松下公司、联合利华等近百家企业客户，业务增长势头较快，效果良好。

上述多种形式档案中介机构的出现和发展，是我国适应文件、档案管理多元化需求的必然结果，也可以说是商业性文件中心本土化的有益尝试。这些形式各有特色，也各有优劣。国有档案中介机构的优势和不足在上文已有详细分析，无须赘述。民营档案中介机构的市场化、社会化服务相对突出，业务也更加灵活多样，但由于资本的局限，其发展规模受到限制，业务的整体性和资源的整合性也不易得到保障。外资档案中介机构的优势在于可以引进国外商业性文件中心的成功经验，但真正适应国情可能还需要较长时间，而且这种机构一般只能建立在驻外企业比较集中、经济水平较高的地区，因此地域范围的局限也相对明显。

基于我国档案中介机构的现实环境，笔者认为商业性文件中心本土化建设应遵循“共存互补、谨慎发展”的指导原则。多种形式的档案中介机构在未来很长一段时间都会面临共存互补的格局，因为它们各有特色和优劣，共同满足了社会主义市场经济建设中文档管理的多元化需求，因此不是相互取代的关系，而应当优势互补、共同发展。无论哪种形式，只要是商业性、社会化的文件、档案服务机构，都必须经受市场的历练和检验，在市场竞争中求得更好的发展。此外，商业性文件中心本土化建设还应坚持谨慎发展的原则，国外的成功模式不能机械地照搬到国内，而应立足国情和市场需要，采取分步走的建设方式。如果一拥而上，结果可能会是不但实现不了商业性文件中心“经济、高效”的优势，反而造成浪费。

另一方面，充分吸取国外商业性文件中心的成功经验，探索我国档案中介机构建设成为商业性文件中心本土化形式的有效途径。

笔者曾系统研究美国商业性文件中心发展历程和演变特点，也对美国最著名的商业性文件中心IRON MOUNTAIN做过典型分析，成本经济、规模效益化、业务广泛、服务高效、经营灵活等都是商业性文件中心的优点，这些优点也是其风靡欧美国家的根本原因。我国档案中介机构需要充分借鉴和吸取其优点，发展成为商业性文件中心本土化的有效形式。

首先，我国档案中介机构应找准定位，实现成本经济和规模效益化的目标优势。如上所述，我国档案中介机构具有多种形式，共同满足市场文档管理的多元化需求。每一种形式应根据自身性质和特点明确相应的目标客户，找准市场定位，并吸取文件中心节约成本的优点，在库房选用、设施配备和人员安排上着力实现成本的合算。更重要的是，国有、民营和外资档案中介机构都必须重视效益规模。后两者主要受市场机制调节，效益相对有保障一些-关键是国有档案中介机构，因其大多挂靠在各级档案行政部门或综合性档案馆之下，上级单位最好对其建立和布局有统一规划，避免出现蜂拥建立的情况，因为数量过多反而达不到规模效益的优势了。

其次，我国档案中介机构应拓展业务，在提供多样化服务的基础上满足个性化需求。我国档案中介机构尽管形式众多，但它们提供的业务相对单一，多以代管寄存为主。这与国外商业性文件中心起步或初级阶段的情况较为相似，也很正常。国外商业性文件中心经过数十年发展，业务范围有了明显的扩展，包括各种载体和门类文件的保管、数据恢复与保护、文件和数据的销毁、数字化软件服务、知识产权管理、无形技术资产管理、业务咨询和培训等。我国档案中介机构应借鉴国外经验，逐步拓展业务范围，在文档和信息管理领域提供多样化的服务项目；并着手考虑满足个性化的客户需求。

库存管理优化方案篇4

1.煤炭企业档案信息化建设符合时展趋势

原始记录性作为档案的本质属性，其信息含量已经成为档案评估的重要参数。传统的载体形式已经无法满足档案信息化建设要求，新的载体形式运营而生。因此，只有加快档案信息化建设，才能更加完善档案的分类体系。煤炭企业档案管理信息化可不断拓展档案工作的业务领域，通过传输计算机网络，高效实现档案资源配置的最优化，实现档案信息资源的共享局面。通过档案数字化管理，可打破档案管理部门的局限性，加强档案的采集、管理、服务等职能，实现高效合理的档案信息资源配置，为煤炭企业的安全高效发展提供优质服务。

2.加快煤炭企业档案信息化建设的高效途径

2.1完善档案数据库与档案网络

现阶段，档案信息自动化系统还停留在由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，对数据库的信息化建设造成严重阻碍。实现档案信息化的重要前提在于实现高效的数据库管理，增强检索服务系统的时效性。通过利用计算机对档案信息的处理技术，可灵活捕捉照片、纸张档案材料，且将所有的档案信息转换为数字形式，便于长期保存。同时，利用计算机、扫描仪等技术设备，进行组建综合性的档案信息库，以增强档案信息检索与查询的方便性，对档案信息资源落实全方位的保护措施。

2.2实现优化的专业结构，加强队伍建设

档案工作发展日新月异，对档案工作人员专业水平的要求不断提高。因此，档案工作人员必须不断更新知识结构，积极参与在职培训等各种形式的再教育活动，以适应新技术的发展需求。单一的档案管理人员结构已经无法满足档案工作信息化的发展趋向，因此，必须不断加强信息技术、网络技术等方面人才的培养与引进。另外，进行专业人员结构优化，建立复合型多层次的专业队伍，以增强档案工作信息化建设的时效性。

2.3优化煤炭企业档案数据库系统，实现档案全文数字化

为了实现档案的数字化发展，必须做好以下几方面的工作：第一，建立收藏档案目录数据库。在企业档案信息化建设中，根据单位各类档案情况，通过著录标引，在计算机中录入单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案型号等，从而建立基本数据库。第二，建立基层报表数据库。在建立煤炭企业档案数字化管理系统过程中，不断健全状态数据库与基层报表，同时，通过网络系统将各部门需要报送的数据、反馈信息录入建立的数据库中，并进行合理的调整。另外，结合上级的要求与使用情况，及时做好基层报表的填报工作。通过利用网络直接接收办公自动化产生的电子文件，且利用手工输入、电子扫描、数码拍摄等手段进行获取历史资料。

2.4 加强档案资源信息二次开发，建立多元化档案信息体系

档案部门充分结合档案信息，借助自动化办公系统，进行深入研究各项专题，以促进档案信息的二次开发。同时，采取多形式档案信息方式，比如进行建立网站等，为用户提供更多的档案资料，充分发挥档案存在的利用价值。另外，通过不断加强各种数据归档平台的开发，进行建设收藏基本目录数据库、单位基层报表、单位动态数据库等查询入口，以实现档案信息网络传输，增强用户访问系统允许的使用性能，最终集档案信息的处理、查询、传递功能为一体，从根本上提高利用者的查阅效率，最终为煤炭企业管理人员和工程技术人员提供更有利用价值的档案资料，提供更加多元化的优质服务。

2.5提升电子数据的安全性管理水平

档案保护现代化的传统意义是指档案库房、档案设施设备、档案载体保管保护等方面的现代化。实现档案资源信息化后，机读档案、声像档案、电子档案等各项新型载体档案的不断涌现，从而实现了数据信息的共享。因此，网络以及数据的安全性具有重要的意义。因此，为了提升电子数据的安全性管理水平，必须高效设置安全的使用权限，提高电子数据的精确性，并做好数据的备份工作，保证档案馆为用户提供安全可靠的数据。

3.结束语

库存管理优化方案篇5

关键词：建设单位；档案管理；网络化

中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1672-3198（2007）09-0100-02

0 前言

建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。

1 建设单位档案管理的网络化条件已经具备

（1）网络硬件的发展。

20世纪90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，二十世纪90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。

（2）建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

2 建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

（1）由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

（2）虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

（3）在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求――不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。

3 建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

（1）建立建设单位档案馆网络化协调机构。 建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

（2）加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

（3）开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。

（4）培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。

信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。

参考文献

［1］赵屹.档案信息网络化建设［M］.北京：北京图书馆出版社，2003.

库存管理优化方案篇6

我们知道整个世界是一个联合的整体，世界中各个组成部分也是紧密相连的，市场经济由各个不同的商业企业组成，而一个企业也与其他的企业有千丝万缕的关系。换句话说，每个企业都不能独立存在于市场经济环境之外，企业的运行实际上是供应链中一个节点，而市场经济就是这样千万个节点链接成的供应链。所以企业如果没有考虑到整体的供应链，仍是针对自身的内部管理使用相对传统的库存管理模式，就会或多或少的出现一些问题或者矛盾。现代企业中这样的问题仍然存在，企业对供应链之间各个环节的安排和交流不合理，就会给市场预测增加困难，在一定程度上影响库存的有效预算。此外，一些企业订货部门工作失误时，企业库存管理不能及时有效的采取恰当的方案合理应对，危机处理及管理能力缺失导致企业面临极大损失。最后，部分企业缺乏现代化的库存管理系统，依旧使用传统的陈旧的库存管理模式，导致库存责任不明、库存盘点结算不及时等问题，对市场把握不清导致库存积压也是现代企业库存管理中存在的缺失。这些问题在一定程度上会阻碍整个市场经济产业链的发展，因此需要认真对待。

二、电子商务下企业库存管理问题的优化设计

1、优化企业库存管理系统

完整的企业库存管理系统包括库存管理信息共享系统及库存管理决策系统两个方面。库存管理信息共享系统是随着信息技术的不断发展产生而来的。数字化的应用大大提高了库存管理的信息交流速度和精准度，在此基础上建立企业库存管理信息共享系统，能有效、精准的分析复杂的库存信息，及时提高库存管理的工作效率和技术含量，加强与整个市场经济产业链的交流沟通，能有效的控制成本。企业库存管理决策系统决定着企业的传略决策能力。通过完善的企业库存管理决策系统，可以及时有效的获得智能决策，并在此基础上实现促进企业发展区域高速、精准的决策，极大的提高库存管理的效用。从而为企业管理者提供全方位的库存数据，有利于进行长期的库存战略决策。

2、完善库存管理制度，增强库存管理应对危机的能力

危机处理能力是一个企业所必须拥有的能力之一，在企业库存管理方面，应对危机作出有效合理的处理方案也是库存管理所需要的一个重要能力.我们应该看到的是，现代大多数企业库存管理危机处理能力缺失，在面临危机是不能够及时有效的提出解决方案，最终导致企业损失严重。在现时代到来之际，如何解决完善批业库存制度，增强库存管理应对危机的能力的问题就显得致关重要。在具体的实践中，每个企业在运营过程中都要确认所有库存信息的精准正确，不断提高库存管理部门的市场洞察力及分析力。除此之外，还要具体明确分工，要求每个岗位都必须有明确具体的分工要求，监督员工认真执行。不断加强库存管理者应对危机的能力，强调各部门之间及时进行有效的职能合作。同时建立库存管理工作的考核评估体系，加强各部门的沟通交流，提高企业整体库存意识，不断增强企业库存管理应对危机的能力。

三、结束语

库存管理是每个企业不可或缺的中间管理环节，良好的企业库存管理能够降低经营风险。而且在一定程度上可以说库存管理的效率能够直接影响企业的运营效率，因此寻求优化的库存管理方法就显得致关重要。尤其是近年来，随着科技的发展，电子商务时代的到来昭示企业在转变管理方式上应该全面适应时代的要求，将自身的发展与电子商务的要求完美结合一起，才能真正意义上实现企业的快速稳定发展。

库存管理优化方案篇7

一、人事档案信息化管理系统的应用

（一）人事档案数据库管理系统建设

人事档案数据库管理系统建设是档案管理系统的基础。只有认真建设好人事档案数据库才能进行人事档案信息化建设。档案数据库包括档案材料的发文、收文、统计、删除、复制、查阅、借用、转出、接收等活动的登记和执行。人事档案管理系统的系统管理员可以对档案数据进行日常的备份、维护、管理工作。人事档案数据库管理系统是将业务管理、数据管理融合到一个工作平台，从而从根本上改变了人才信息资源的服务方式、管理方式、储存方式。

（二）认真做好人事档案材料的收集工作

档案材料的收集工作对于档案工作是非常重要的，要认真全面地收集需要归档的材料。人事档案室应当建立登记、催要、递交、联系制度，并且要认真做好进一步完善工作。将收集到的材料的接收人、送交人、姓名、时间、名称等项录入数据库，做到档案材料的接收工作更加科学有序、管理规范。为了避免数据的录入错误，在大量录入数据信息时，应当由专人进行负责。

（三）人事档案信息分类数据库的建立

1、建立人事档案分类数据库的意义

人事档案分类信息数据库的建立是一项非常重要的基础工作，也是信息化系统的核心部分，数据库集中了人事、组织部门需要的全部数据。数据库建立好以后，数据可以重复利用，这样数据的利用率得到了提高，减少了数据的冗余，避免了重复数据的存储，是一个功能比较完善，结构更加合理，人才信息可以共享的资源库。

2、数字化档案

对于一些个人档案中比较重要的纸质材料，可以进行数字化处理形成档案，这样就有利于材料的完整保存，便于利用计算机进行查阅。实行数字化档案，很少接触档案原件的，只是在信息的录入时会用到原始档案，这样对档案的寿命有延长作用。档案的利用者和工作人员可以很方便地通过计算机网络对档案信息进行查阅，但是人事档案也应当注意保密性问题，因此需要对不同分类信息进行相应的密级设置，不同的用户权限级别可以查看相应的人事档案信息。

3、电子档案

近年来，我国已基本全面实施电子政务，这样在人事档案中也就形成了各种各样的多媒体文件、电子文档、电子表格等电子档案。

4、档案室工作人员编制的一些数据

档案室工作人员编制的一些数据，例如终身码、养老保险、公积金、医疗保险、年度考核、工资、入党团、职务、学历、参加工作时间、出生年月、性别、职工姓名等信息。根据职工的编号录入人事档案数据库系统，利用该数据库对人事信息的检索非常方便，为单位的领导层的科学决策和管理提供了确切、快速的信息。

（四）人事档案信息网络化安全保密技术

人事档案信息由于涉及个人一些机密，因此对于安全保密设计工作要做好。数据库管理系统应当采用数字签名机制，保证接受信息的确定性和真实性。为了更好地管理用户访问数据库的用户，可以采用用户审计和防火墙技术功能。为了保证信息在传输的过程中不被修改和窃听，就需要对信息进行加密处理，从而保证了信息的安全性。

二、人事档案信息化管理系统的改进

（一）应当实现人事档案信息的动态管理

人事档案信息化管理系统不但要对当前的人事档案信息进行管理，要对能够对人员的培训情况、学历、工作履历、职务变动等数据进行动态管理，使人力资源管理更加科学有效，使管理的信息由平面向立体转变。

（二）应当实现内部与外部的数据共享，做到数据联动管理

应当通过硬件的支持实现内部和外部的数据的共享，通过职务变动管理、职称变动管理、学历变动管理能够同时将人员档案卡片的一些个人信息进行自动的更新，做到实时提示，并联动到相应的卡片中，这样就有效地避免了重复维护人员数据信息。

（三）实现方便的报表和智能化办公管理

可以将各种可能用到的统计表格式和各种报表固化到软件中去，达到一键可以生成统计结果，既增加了数据的准确性，同时也对繁琐的统计过程进行了优化，确保了统计灵活快捷，统计结果可以共享。

人事档案信息化管理系统不仅是一个很好的工作平台，而且还是一个方便交流的平台，从而使人事档案管理实现了智能化办公管理。

（四）加强批量数据的处理能力

库存管理优化方案篇8

关键词：专家系统；造价优化；知识

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）07-0024-02

公路及其辅助设施建设一直是国家发展的重点，随着建设水平的提高，交通部门确定了以“智能交通”为核心的发展战略，对基础设施建设也提出了更多的要求。一方面要求工程设施具有可靠的质量，满足中长期的应用需要，另一方面要求具有可观的成本-效益，加强对建设成本的控制和管理。同样，在交通配用电设施建设过程中，配用电设施建设的经济、可靠与合理程度也成为衡量建造方案可行与否的标准之一，为获得可观的成本-效益，本文构建了一种造价优化与建设方案优选的专家系统（ES，expert system），考虑初期建设造价和长期运行成本，建立基于Access和C#的数据分类存储和推理求解机制，利用专业知识解决多建设方案下的最优成本-效益，实现宏观范围内建设造价方案的优化选择。

1 造价优化专家系统的基本结构

专家系统是一种基于专业知识（数据库），利用编程推导并求解实际问题的计算机程序，在项目风险分析[1]、工程造价管理等多方面取得广泛应用。造价优化专家系统主要实现工程造价问题的优化处理，并对多方案的造价方案进行优选，其基本结构包括：数据库、推理机和人机界面，如图1。

用户将造价方案信息输入到数据库，数据库对造价信息分类存储，推理机根据知识库的推理规则，对分类存储的造价信息进行推理求解，用户不仅能从人机界面查看最优造价方案、最优造价的推理解释，还能对专家系统知识库扩充、完善推理机推理程序等。

数据库包含临时数据和专业知识的存储。临时数据是通过人机界面输入的关于造价方案的基本信息，根据工程材料费用、施工量、劳务支出等分类存储。专业知识是根据造价工程师优化解决问题的思路，建立面向造价问题求解过程的基础。推理机是专家系统决策与优化的主要媒介，它是基于程序设计对最优方案的推理过程，主要模拟造价工程师筛选、优化解决实际问题的思路。人机界面是进行交互的主要窗口，包括造价方案的输入，最优化求解方案的输出等。

2 造价优化专家系统的设计

2.1 数据库设计

专家系统数据库的设计主要是分类规则的合理性设计。对于工程建设，其数据存储需具备一定的层次结构。图2给出了交通配用电设施建设中的分类框架，用户层提供进入分析的基础，包括用户名（varchar）、用户密码（varchar）等信息；工程项目层包含某用户下需求建设项目，包括各项目编号（int）、起止时间（varchar）等；某一建设项目下包含子项目的相关编号，包括劳务费（double）、设备费（double）、材料费（double）等。

确定数据存储层次之后，数据库的设计与调用可采用Access+C#实现，包括用户、工程选择、子工程项目选择，子工程造价类目等窗体设计。在C#环境下，窗体设计步骤为：

1）在上一层窗口下新建一个窗体对象，如在“工程选择”窗口中选择“窗体”，新建一个“子工程项目选择”窗体；

2）在弹出的“窗体”对话框中，选择“设计视图”，并在“请选择该对象数据的来源表或查询”中选择合适的名称，如“子工程项目选择”；

3）对“子工程项目选择”窗口下的文字和设计视图进行布局、调整。

2.2 推理机设计

推理机是专家系统的核心，其推理效果与合理性很大程度上取决于知识库（专家推理过程）和推理规则（编程）的完备程度。配用电设施造价优化推理机的设计如图3所示，由人机界面输入不同的造价方案I、II和III，然后分别计算初期造价与全周期运行成本，根据所得成本-效益指标加权对比，推导出具有最优造价的建设方案。

2.3 人机界面

人机界面是用户与专家系统交互的窗口，可通过计算机来实现：利用C#和Access在计算机上开发出一套具有学习能力的应用程序，可由造价工程师根据工程造价优化规则梳理推理过程，并从键盘输入专业知识存储；在使用时，由键盘将造价方案输入各个窗体，经推理机推导，从窗体获得最优的造价方案，同时，推理机可对其中某一推理环节作出解释，增强推理结果的可信度。

3 应用分析

某10km一级公路需进行路灯及箱变建设，设计人员给出了I、II、III三套建设方案：方案I，路灯双排平行布置，间距30m，箱变置于中央，间距2km；方案II，路灯交错布置，箱变置于中央，间距不变；方案III，路灯交错布置，箱变置于两端，间距不变。将三种方案所需材料、施工等数据输入系统，以5年为计，可获得初期造价与运行成本，如表1，由推理进而得到成本-效益指标，如图4，从图中能清晰的对比得到方案的优劣，为进一步优化造价成本提供便捷。

4 结论

提出了一种适于造价方案优选的专家系统，以初期建设造价和中长期运行成本为基础，利用C#和Access建立面向造价优化的程序设计，对于提高造价管理与优化有重要的应用价值：

1）将人工智能与土木造价优化相结合，为造价管理、优选建设方案提供可靠的选择依据。

2）该系统以造价工程师优化成本为基础，以其在造价优化中的思路，结合人工智能构建了专家系统。

3）经实例分析，该系统能获得初期造价与运行成本（可设定年限），并给出成本-效益指标，并由该指标对造价方案优选。

参考文献：

[1] 王要武，孙成双.建设项目风险分析专家系统框架研究[J].哈尔滨建筑大学学报，2005，35（5）：96-99.

[2] 曾学贵，魏庆朝.基于专家系统的铁路工程造价估测系统[J].铁道学报，1994，16（4）：83-88.

[3] 谷岩.基于专家系统反馈控制的电力工程造价过程控制研究[D].北京：华北电力大学，2013.