不动产档案管理办法范文

不动产档案管理办法篇1

一、办公自动化与传统档案工作的主要矛盾

办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件的形式实现对文档的保管；而传统的档案工作以纸质文件为工作对象。因此，以纸质材料为主的档案载体管理和无纸化办公所产生的电子档案管理之间的矛盾是办公自动化与传统档案工作的主要矛盾。

其他方面的矛盾表现为：

1.档案的原始性与电子信息的可变性

档案的本质属性是原始性。纸质档案是由客观存在的材料，经手写、印刷等手段把文字符号、图形等与客观存在的纸张紧密结合在一起，它的原始性以最直观的形式展现出来，合法性为人们所公认。而电子档案因信息与载体的可分离性，可以通过电子信息技术对信息复制、拷贝、扩大、缩小、改变等，且电子档案被修改或删除后几乎不留任何痕迹。当代世界各国政府和司法部门严格限制电子产品作为证据,就是对电子档案难以反映其原始性和真实性的最好注释。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定,电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

2.不同部门之间文件的发送与接收

电子文件的发送与接收是通过电子邮件机制完成的，它必须依靠一定的办公自动化系统平台。当前，由于办公自动化还没有完全普及到各部门，纸质化文件和电子文件将会在很长时间内并存。对没有实现办公自动化系统的部门就不能发送文件电子文件，还需要形成纸质化文件。办公自动化部门接收的纸质化文件进入办公自动化系统，还需要通过扫描等不同输入方式转化为电子文档，才可运行于办公自动化平台之上。即使各部门彼此之间均实现了办公自动化，由于彼此所采用的软件不同、接口不同、数据处理模式不同，或网络间彼此不能互联，同样无法实现文件的发送和接收。

3.档案存储纸质化和电子档案格式多样化

以纸质载体档案为存储目标的档案馆，不能满足管理电子档案的需要。同时面对目前已经产生和正在产生的大量格式不一的电子档案，真正从模式、存储模式全部管理起来已非一朝一夕的事情，同时电子档案馆采用何种存储介质、存储环境、如何开发利用以及所需的经费、人才和技术，都将成为档案部门的难点。

二、解决办公自动化与传统档案管理工作存在矛盾的途径

依靠科技、加强立法，解决电子文件的原始性和合法性问题。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示。一是保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起，恢复时使之按本来面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出纸质文件。电子文件法律效力的确立，需要解决两个基本问题：首先要依靠科技真正攻克电子文件原始性的界定关，这是解决电子文件法律效力问题的基础。其次，要加强立法工作，从法律上明确电子文件的凭证作用，做到有法可依，这解决电子文件法律效力问题的法律依据。

完善规范、强化监督，解决各部门办公自动化系统不互兼容、难以共享问题。实现办公自动化迫切需要一整套完善的档案管理规范，而规范的制订者和监督者应该是国家档案主管理部门。现在推行的文档处理系统皆称符合国家档案管理规范，但它们所符合的规范并不是针对电子档案制订的。只有统一的电子档案管理规范及各种平台上所建立的OA系统，其资源才能真正实现共享。档案管理部门必须强化档案管理的监督职能，必须对软件开发部门推向市场的OA系统软件进行鉴定，对各系统各部门所采用OA系统必须参与验收。

不动产档案管理办法篇2

关键词：高校校办企业；档案管理；问题及对策

中图分类号：G279.20 文献标志码：A文章编号：1673－291X（2011）17－0204－02

在市场经济条件下，高校校办企业也伴随着社会的需要与发展不断地发展壮大起来。高校校办企业不同于社会的一般企业，有其自身独有的特点。它是高等教育的重要组成部分，是大学生专业实习的重要基地，是高校科研人员进行科学研究的中试基地和成果转化基地，对于发展高科技、实现产业化具有重要意义。随着校办企业的飞速发展，作为记录和承载校办企业历史沿革的档案，在校办企业发展过程中发挥着越来越重要的作用。因此，高校校办企业档案管理问题不容忽视。

一、高校校办企业档案管理存在的问题

当前，高校校办企业档案工作的基础依然薄弱，整体水平发展还很不平衡，影响和制约校办企业档案工作发展的矛盾和问题仍很突出，企业档案工作倍受冷落，传统档案管理模式难以为继。主要表现如下。

（一）认识淡薄，领导不够重视

相对于社会企业，校办企业的档案工作受法律约束和行政监督较少。学校一级设有专门的档案管理部门，而校办企业档案则处于附属地位，不受重视。许多高校校办企业领导对档案部门在企业中的地位认识不足，错误地认为档案工作只是一种资料整理工作，不能为企业带来直接的效益，纯粹是只投入不产出的赔本买卖，看做可有可无，因此，本能地排斥档案工作，没有建档的自觉性和动力。许多校办企业档案工作基础比较薄弱，几乎不设档案管理岗位，没有档案库房，档案无人管理，更未建立档案管理制度，档案即使有人兼管，也只是形式上而已。

（二）档案信息化滞后，档案利用率低

校办企业中小企业较多，有些企业在新形势下对档案信息化建设的重要性缺乏应有和足够的认识，对档案自动化、网络化的必要性、紧迫性感受不深、热情不高，有关领导没有把开发利用档案信息资源的工作提升到应有的高度，在开发企业档案信息资源上的深度不够、力度不大、速度不快，致使许多有实用价值的档案信息被埋藏起来，利用率不高，成为无人问津的“静物”，造成档案信息资源的极大浪费。部分企业档案部门虽然建立了局域网，但大多处于单机归档阶段，联网归档检索不成熟；数据库类型单一、规模小、功能少、标准化程度低、数据不完整，离档案信息的计算机管理和远程联网查询、利用相差甚远。这种状况影响了档案的有效开发利用，不利于企业更快更好发展。

（三）校办企业改制给档案管理带来新的问题

在不断深入改革开放的影响下，为保证高校校办企业能够对市场竞争尽快适应，校办企业体制改革正在如火如荼地进行， 管理体制的变化给档案管理带来了新的问题。

1.档案管理机构极不稳定，职能弱化成摆设

一些校办企业在改革和重组过程中，一些旧的机构在合并、裁撤后消失，与此同时，许多新的机构在市场的要求下建立产生。在原有管理机构被裁撤的影响下，造成了档案归口工作的困难。也就是说，一些档案不能及时被其应该所属的管理部门所接纳，而一些新成立的部门却找不到应该归属于自己管理的档案。另外，档案管理职能被弱化，个别企业的档案工作机构被设置到三四级机构中，对企业信息的集中管理和统筹运用的能力以及对所属企业档案工作的监督和指导力度都明显减弱；有的企业虽然意识到企业档案有一定的利用价值，照猫画虎地建立了档案机构，充实了专职人员，结果却往往走形变样，档案工作并没有制度化，仅仅成了企业文化建设的道具和装饰。

2.人员的频繁流动给档案管理带来困难

在原来计划经济体制下的校办企业，机构臃肿、人员闲置等问题广泛地存在。在改革的过程中，闲置人员被大量裁减掉，专业技术人才被引入进来。但是，在市场经济下，人员的自由流动在为企业发展提供动力的同时也会出现一些问题：一是与人员流动的速度相比，培训的频率还很慢，从而使档案培训工作的压力不断被加大；二是数个岗位压负在一个档案人员的肩上，分散了档案管理人员的精力，从而导致归档的及时性下降，档案管理工作受到影响；三是企业兼并重组改制活动较多，档案人员更换频繁，企业内部档案管理混乱，企业档案容易散失或形成监管真空。

3.人才流失严重

相对校办企业其他部门来说，档案工作人员薪酬较低，且流动频繁，在企业的地位较低。每当企业进行体制改革时，档案机构与人员往往成为首当其冲的牺牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部门，档案工作者往往感到人微言轻、回天乏力， 时常处于濒临下岗的焦虑之中。一些具有中高级专业技术职称的档案人员也不能享受相应职称待遇，严重挫伤了他们的职业自豪感和工作积极性，致使他们被迫跳槽或另觅高枝，导致企业档案管理缺乏稳定性和规范化，企业档案管理水平的迅速下降。另外，有的企业虽然配备了档案人员，却是属于兼职性质，且大多不具备档案方面的专业知识，缺乏足够的支配权和资源，无稳定性可言。

二、高校校办企业档案管理对策

针对存在的这些问题，我们要积极采取应对措施，弥补漏洞，完善管理制度。

（一）加强领导认知，提高企业档案工作地位

要搞好档案工作，领导的重视程度起主要作用。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能顺利开展。一是要加强宣传，提高企业领导的档案意识。充分利用各种媒体、舆论及培训形式，加大档案工作的宣传力度，最大限度地让企业领导了解和认识档案工作，转变企业领导不重视档案的现状，使其把档案工作纳入重要议事日程，使档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，在企业发展规划中占据一定的位置。二是要努力做好服务，及时为领导提供信息，使档案工作在领导决策中发挥作用，从而更好地为单位的发展服务。

（二）创新理念，提高档案的经济价值

在档案利用上树立“服务创造价值”的观念。要用各种方法，充分开发利用档案信息资源，千方百计、积极主动地为企业创造价值和效益，将档案资源转变为企业的现实生产力和现实财富。在新形势下，企业档案产生的范围和类型越来越广，商务合同、基建图纸、法律凭证、信用档案、会计档案等大量积累归档，档案部门要善于运用这些档案的凭证作用，为企业争取合法的经济利益。同时，还要充分挖掘企业档案的参考研究价值。企业档案是一笔巨大的财富，校办企业要充分利用其历史凭证作用和参考研究作用为企业创造经济效益，效益的显现给企业档案提供了生存空间，为可持续发展提供了动力。档案如果常年沉睡在库，就会成为企业的负担和包袱。

（三）加强校办企业档案队伍建设

档案工作连续性强，需用较长时间才能适应。因此，必须保持档案管理队伍的稳定。要注意引进有专业知识和专业技能的人才充实档案队伍，还要采取多种形式加强对档案人员的业务指导和培训，定期组织业务学习考核。对有突出贡献的人员要适当给予奖励，力争留住人才，让其更能全面履行其职能，发挥更大的作用。另外，档案管理工作专业性强，不能作为其他工作的兼职来完成，应设专业岗位对档案进行管理。

（四）加强制度建设，防止档案遗失

要建立健全与校办企业体制相适应的档案管理体系，认真贯彻实施《档案法》，并将档案工作纳入校办企业的经营机制，将档案管理的规章制度纳入厂规厂法；档案行政管理部门要及时介入企业的档案交接工作中，对其进行监督和指导，并宣传档案法律法规的有关规定，使企业领导能够认识到档案工作违法行为的严重性，促使企业完善档案交接制度，严格交接手续。对因交接不力，造成档案损失的，要追究有关人员的责任。

（五）加强档案管理信息化建设

作为国家文献信息事业的重要组成部分，档案事业的信息化也在不断发展，正由传统的档案管理体制转变为以全方位的档案信息管理、档案信息开发和档案信息服务为特征的新体制转变。企业档案，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录，是企业的基础性信息资源。随着计算机被广泛运用，电子文件普及，企业对档案信息使用量越来越大，对获取信息便捷性的要求也越来越高，因此必须加快档案信息化建设。而校办企业不同于社会一般企业，它紧密依托学校的人才优势、学科优势，坚持产学研结合、坚持技术创新，以高新技术成果转化和产业化为支撑点兴办高新技术企业，有便于信息化的优势。只有做好档案信息化问题，才能在校办企业内部乃至整个学校充分实现资源共享，为校办企业生产及学校发展提供更加快速、高效、便捷的服务，增强企业在市场中的实力和竞争力。

总之，校办企业档案管理作为企业科技发展的催化剂，是企业经济效益和社会效益的表现形式，也是企业走向成功的金桥，特别是在校办企业改制、发展的今天，不断探索校办企业档案管理的新模式，坚持与时俱进，注重服务，才能发挥企业档案的实际效能，为企业领导提供准确信息和决策依据，为校办企业的腾飞提供强有力的保障。

参考文献：

[1] 张莉，郝幸田.我国企业档案管理现状及创新[J].企业文明，2010，（7）.

[2] 李萍.档案信息化管理的重要性[J].广东科技，2007，（1）.

不动产档案管理办法篇3

【关键词】房产档案，数字化，管理系统

引言

房产档案是房地产行政管理部门在进行房屋产权登记、产权调查、产权变更及转移房屋权属等管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录[1]。随着房地产市场的不断发展，房屋交易量的不断攀升，房产档案的利用率亦在不断提高，原有的档案管理模式很难适应档案工作发展的需要，实现房产档案数字化是解决以手工处理为主的传统房产档案管理方式工作效率低、信息共享难、差错率高等问题的有效途径。

1、徐州房产档案管理特点

以前，我市房产档案管理采用目录级索引，即只能通过产权人、房屋坐落等查询出档案号，工作人员再去库房按照区、办事处在相应的密集架上查找。工作人员每天接待络绎不绝的来访者，而查询方法仍然是几年前开发的软件，有时因工作人员入库时放错位置或因档案被调出利用完再放回时放错了位置，造成档案无法及时提供，既影响了来访者的使用时限，又给我们的工作带来了很大的不便，这时我们必须抽调专门的人员大面积地查找。我市房产档案馆的档案是按区、办事处存放的，全市共41个办事处，再加上又分私产、单位产、直管产等，找起来非常麻烦，效率极其低下。一旦遇到这种情况，老百姓就会质问我们的档案管理人员，沟通过程中不可避免地产生矛盾，严重影响了正常的工作秩序。

同时，由于使用的软件版本过低，旧有数据录入的量很大，存在工作人员在录入信息时随意性太强，该录入的信息没有逐项录入，如交易费用、家庭成员情况、丢失查封信息等基本不录入，造成信息不全，与现在的利用需求不相适应。而房屋权利记载信息不全、登记信息缺项，既满足不了查询者的需要，又不能全面反映房屋权利受限制情况，就会给建立房产登记信息簿带来很多麻烦。

2、房产档案数字化建设的必要性

2.1 档案数字化是数字房管的重要组成部分

档案管理是房产管理中的重要组成部分，它不仅是房产交易、权属登记、解决房产纠纷的主要依据，对于城市房地产发展的决策者和管理者来说也是至关重要的[2]。首先，房产档案是房管局保管和提供利用档案信息的职能部门，我市房产档案馆有几十万卷档案资料，是我市最有价值的房产档案信息资源库；其次，档案载体的更新换代迫切要求档案数字化，档案由甲骨、金石、简牍发展到缣帛、纸张，直到光、声、点、磁等，显而易见档案载体正逐渐地被新型载体所代替或更替，电子档案的出现给档案管理者提出了一个亟待解决的课题，即房产档案的电子档案的收集、保护和利用，而解决这个问题的途径只有一个，就是实现房产档案数字化。此前，档案馆的保管、利用和利用手段与形势的发展不相适应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的目录级索引利用的水平上，而公众对档案信息的需求不断变化，如：房屋的买卖、交换、赠与、法院办案利用档案，银行贷款确认产权人的房屋情况，城市房屋拆迁等都必须查询房产档案，了解房屋的性质、来源、面积以及抵押、冻结、查封等相关信息这些都必须到我们档案馆查询才能得以知晓，而现在的管理方式很难满足档案利用的需求。

2.2 房产档案数字化是解决库房不足的重要途径

以往档案按办事处存放管理需预留空架，且预留多少很难确定，加之档案数量不断增加，档案的日常鉴定管理工作不能及时开展，就会造成档案内容臃杂，库房载重、容量就成为困扰我们的一个难题。如果房产档案实现了数字化，形成了与现实档案同步的电子复本，形成了一个统一管理、分布应用的房产电子档案数据库，利用先进的电子存储技术存储后，减少了大量的档案，极大地减轻了库房的压力。

房产档案数字化建设一旦完成，将会大大提高业务工作效率，一是在业务受理审批过程中，通过实时调阅档案影像数据，工作效率可以成倍提高；二是在受理客户查阅档案过程中，效率会成倍提高，档案利用直接通过计算机进行电子档案查询，较原先的人工纸质档案查询更为方便、准确、快捷。通过使用影像数据，可以实时查阅打印，有效地保护原始档案，并节约人力物力，同时原始档案进入库房后，无须频繁进出，有利于档案库房的规范管理。

3、徐州房产档案管理数字化建设情况

目前，有许多城市已经在建立电子档案，其出发点主要是基于两方面的考虑：一是为了方便房产档案利用，当业主需要复印原房屋买卖契约或其他资料时，工作人员只需要在电脑中直接打印即可，不需要进库房提档；二是基于房产档案利用安全方面的考虑，凡需查阅房产档案的业主，大都是为了解决产权纠纷、（包括性质、民事诉讼）确定产权归属、进行房屋交易而来，如果有人乘工作人员不注意，在档案资料上添加或涂改有关内容，甚至抽出其中一页（如委托书）的话，就会使原本完全符合审批程序的登记资料，变成登记机关审核“不严密”或收件资料“不齐全”的局面，将会造成严重的后果。

徐州市住房保障和房产管理局于2009年下半年就开始了档案的扫描入库工作，近年来已对库房的40多万卷，日常新增8万卷档案完成了纸质扫描、信息录入工作，扫描后的电子档案已显现出了它的巨大作用。

3.1 查阅方便、快捷

房产档案数据库与信息管理系统打破了传统的利用、查阅方式，把档案工作人员从以往纷繁复杂的手工劳动中解放出来。市民查询所属房产档案的信息，只需我们窗口工作人员轻松点击电脑键盘，立等可知。内部工作人员不受时间、空间的限制，根据权限的不同，可随时进入档案管理系统查阅自己需要的房产信息，而不必利用档案实物，提高了服务质量和工作效率。

3.2 减少重复劳动，提高工作效率

房产权属档案是房产行政管理的基础，是房产交易和房产登记发证确认产权的依据。以我市办理房产转移和房产登记的业务程序来看，每年有近5万宗业务都离不开档案查询这一环节。传统的管理模式是办理房产交易、登记工作的工作人员先查档，转到登记环节再查档，劳动强度大，工作效率低，群众意见大，实现档案数字化后在网上通过房产数据库就可以查到房产档案信息，即可以及时受理业务，既减少了重复劳动又提高了工作效率。

3.3 保护档案，延长档案寿命

房产档案数据库与信息管理系统的应用对档案的保护起到了积极地促进作用，随着房地产市场的迅猛发展，加之房地产二、三级市场的启动，人民生活水平日益提高，改善居住环境已是老百姓的头等大事。买房、卖房、换房的业务量聚增，档案的利用频率也随之增加。每办理一宗业务，其档案都要经过数人调出，同一份档案一天要调出几次，对档案的保护极为不利。该系统的应用大大减少了档案频繁的出库量，从我们利用档案的实例就有一个鲜明地对比。没实现档案数字化时，每年利用原始档案出库量在3万卷左右；实现网络化管理后年利用网络查询档案数据库信息达38111户，原始档案出库量降低到6000余卷。对档案的保护及延长档案的寿命起到了积极地促进作用。

3.4 堵塞漏洞，避免司法案件发生

房产档案数据库与信息管理系统兼有权属登记、抵押、查封、冻结信息数据库，并实现了信息共享。一方面对设定抵押、有产权纠纷和经济纠纷以及司法部门协助执行的房产具有报警功能，计算机能自动判断是否抵押、查封、冻结，给予报警提示。在网络上查询档案信息的同时即能做到限制产权转移、变更、避免了司法案件的发生。另一方面，堵塞了不法分子制造假产权证、虚报产权证丢失重复办理抵押，诈骗单位、个人钱财和骗取金融部门贷款的漏洞。过去，由于计算机未实行网络化管理，档案数据库信息不能及时共享就发生了数起制造假权证诈骗和利用假权证重复办理抵押骗取国家和个人钱财的案件，给国家造成数百万元的经济损失。

3.5 房产档案数字化使房产档案管理更加规范

徐州市房产档案数据库与信息管理系统，是依据《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《全国档案信息数字化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》来设计与运行的，从而使房产数字化从一开始就符合法律、规范，确保了档案信息内容的完整、真实、可靠，能最大限度地满足社会利用需求。

4、结语

随着我国房地产业的不断发展，房产档案管理工作也变得越来越重要。房产档案管理是一项系统工程，需要综合考虑各个方面的需求，因此，不断完善房地产权属档案管理，实现我市各市、区、县等房产档案管理部门工作的标准化、数字化，已经成为档案管理发展的重要方向。只有这样，才能为以后的管理打下良好基础，使房产档案更好地服务于社会，服务于经济建设。

参考文献：

[1]关逾，芦秀英。房产档案利用浅析[J]。黑龙江档案，2010（1）：56。

[2]罗丹。如何做好房产档案管理工作[J]。才智，2012（12）：218

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不动产档案管理办法篇4

公司制企业档案工作的法律环境

1987年9月5日通过的《中华人民共和国档案法》就涵盖了公司制企业，现行的《档案法》第三条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”《宪法》、《公司法》、《会计法》、《统计法》、《著作权法》等法律都有档案工作的相应条款规定，《档案法实施办法》、《民法通则》、《企业档案管理规定》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《建设项目(工程)档案验收办法》、《会计档案管理办法》、《企业职工档案管理规定》等法规规章也有具体的规定。原则上说，这些规定同样适用于股份制企业。特别是由国有企业改组为股份制企业的，国家档案局、体改委、经贸委、国资局等四部门1998年3月5日制定的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》作出过明确具体的规定。如此，档案工作的一系列标准规范也适用于股份制企业。《档案法》颁布以后，我国档案工作逐步走上了“依法治档”的轨道，日益形成了一个以《档案法》为核心，由若干档案行政法规、规章组成的相互联系、相互协调的有机体系。同时，对于档案法规的研究也日益深化。

股份制企业档案是企业各方股东共同拥有的资产和产权真实可靠的原始凭证，也是国家档案的重要组成部分。依法管理股份制企业档案是维护股东资产与权益的重要保障，对于保护企业商业秘密、知识产权和国家秘密都是至关重要的。在政治、经济体制改革不断深化的进程中，全社会的档案法制观念还比较薄弱，特别是企业高级管理层、监督管理企业工作的政府部门、应聘的中介机构等人员的档案法制观念与企业改革发展的要求还存在着一定的差距。一些股份制企业建设项目立项上违规、经营上违法、重组或改制中违纪，为掩盖其犯罪事实或其他目的，涂改、伪造、损毁档案，这些现象亟待依法规范和解决。

股份制企业当前档案工作的基本情况

根据笔者对浙江省内外一些股份制工业企业档案工作管理机构、档案人员配备、档案全宗设立、档案移交接收、档案库房、装具配置等方面的考察、调查和交流情况的统计、分析，与现行的档案法律法规和档案行政管理部门对企业档案工作的基本要求相距甚远，存在的主要问题表现为如下几个方面：

一是绝大多数股份制企业没有独立或明确的档案管理机构和体系，没有明确的档案工作分管领导。股份公司设立后，其档案往往保留在大股东的档案机构继续管理，既不在公司层面设立机构、配备人员、分立全宗，也没有办理委托大股东管理的协议、手续。由于是两家法人单位，大股东的档案机构在对股份公司档案的收集、整理、提供利用上缺少法律依据，对档案工作的进度、质量要求、经费保障和管理手段的进步往往难以控制。股份制企业二级单位的专兼职档案人员配备力量不足，素质和能力的提高也缺少途径。如果以大股东的身份将股份公司纳入到监督、检查、指导的范围既于法无据，也会不受欢迎，指挥失灵，在工作程序和相互关系上分不清义务和责任。

二是由国有企业改组为股份制企业的公司，没有按照规定处置档案。国有企业资产与产权变动档案的处置，原则上应分类进行：基建技改档案、设备仪器档案随其实体归属；产品、科技(其中含专利、商标、专有技术等档案)按有关政策法规办理，没有规定的由双方商定处理；会计档案按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行，生产技术管理、经营管理档案由双方商定，可移交接收方，亦可随党群工作、行政管理档案移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆。《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》规定：“国有企业以其全部资产改组为股份制企业的，改组后的档案另立全宗，由股份制企业管理。国有企业以部分资产改组为股份制企业的，进^股份制企业的部分，其改组前后的档案分立全宗，由股份制企业管理，未进^股份制企业的部分，其档案由原企业自行管理。”实际上，股份制企业档案管理秩序混乱的状况与大股东直接相关，很多问题还正是大股东造成的。

三是大股东控股的股份制企业都没有设立规范的档案全宗。根据档案行业标准(DA／T1－2000)《档案工作基本术语》关于全宗的定义：“一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体”来评估，大多数企业的行政管理档案由大股东档案机构代为收集，单独进行整理、保管、统计和提供利用的工作，但是与企业生产、经营、建设、技术改造等直接相关的科技档案并没有从大股东的原档案中分离独立出来，相关档案不仅在改制重组上市时未能确定档案的归属和流向，而且在上市之后也不另立全宗，建立全宗卷。若要统计一个股份公司到底有多少档案，是一笔谁也说不清道不明的糊涂账。

四是一些股份制企业的档案在没有约束机制状态下移交接收困难重重，档案门类不完整、收集不齐全、程序不规范。股份公司档案的形成积累移交放任自流，归档范围、期限无明确规定，即使有规定也是一纸对付检查的空文。某上市公司上市11年来，股东大会、董事会、监事会形成的档案至今尚在董事会秘书手中，会计账簿、会计报告等重要会计档案一直由财务处自行保存，一些部门想不交就不交，想什么时候交就什么时候交，企业的档案信息资源既失去控制又不便整理、利用。

五是很多股份制企业没有独立的符合档案馆室建设标准的档案库房。大股东和股份公司的档案往往集中放置于同一个库房，特别是没有独立全宗的档案。这些企业一般由大股东代为管理股份制企业的档案，如果没有协议，一旦企业经营困难或出现危机，这些涉及企业商业秘密、专利、专有技术、知识产权的档案信息资源与企业资产实体就有可能涉及纠纷或诉讼，对大股东和股份制企业都会带来不利影响。

对策建议

1　进一步加强和完善企业档案法制建设。股份制是我国经济的重要生力军之一，股份制企业特别是国有控股企业的档案是国家档案的重要组成部分，建议国家档案局和中国证券监督管理委员会专门制定针对股份制企业档案管理规定和归档办法，堵塞一些企业寻找种种借口，拒绝执行档案工作的法规、规章，维护档案法规、规章的严肃性。

2　档案行政管理部门要加大对股份制企业档案工作监督、检查和指导的力度。积极争取人大法制部门的支持，进行股份制企业档案法执行情况的专项检查；主动与证券监管部门加强沟通协作，联合开展年度档案工作认证和执法检查。档案行政管理部门要主动履行法定职责，自觉参与对股份制企业的监管工作，从保障企业历史记录的真实性、完整性人手，维护企业的合法权益，避免企业经营风险的滋生，保护投资者的合法利益。

3　监管部门和中介机构要确认企业档案信息来源的合法渠道。股份制企业特别是上市公司、拟上市公司聘请的会计师事务所、律师事务所等中介机构的审计、审查和监管部门的检查，要通过企业档案管理部门实地查证股东大会、董事会、监事会的会议记录、决议，董事长签名的中报、年报，公司会计档案等重要归档文件材料，防范一些公司董事会秘书和相关人员长期拒不移交，甚至私自藏匿应当归档保存的企业档案，防止一些公司为申报项目，应对检查或贷款、发债、发股等目的而任意伪造，篡改公司文件材料。

4　国有改制企业的大股东要严格按照档案法规和行政规章的规定，主动为股份制企业创造良好的档案工作环境和条件。在企业改制、重组时要切实按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定确定档案的归属和流向，该移交的移交，该分立全宗的分立全宗，该办理委托管理的办理委托管理。同时要以大股东的身份提议、督促股份制企业自觉按照国家档案工作法律、法规建立健全档案工作体制，保障企业档案信息资源的安全和有效利用。股份公司要按照国家档案工作法律法规，建立健全档案工作机制，董事会要明确董事会秘书履行档案工作的管理职责。

5　大力发展、规范档案事务所、档案保管中心等档案中介服务机构。针对目前股份制企业档案管理机构缺失、档案专业技术人员缺乏、档案保管条件落后等薄弱情况，通过企业与中介机构的双向选择，由企业委托中介机构或者由中介机构派出技术力量，为企业档案管理提供优质服务。在保障股份制企业政治秘密、商业秘密和知识产权的基础上，保管企业档案。

不动产档案管理办法篇5

关键词:无纸化办公；档案管理；特点；新挑战；研究

当今计算机信息技术的飞速发展，为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。那么如何应用现代信息技术促进档案管理的发展，如何有效地提高档案管理效率？针对上述问题，我们就“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战的有关问题进行了研究。

一、无纸化办公的特点

办公自动化是office automation的缩写（简称oa系统），本意为利用技术的手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。该系统是上世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的一门综合性技术。它的产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，使各类文件直接通过oa办公自动化系统迅速而准确的传达到指定目标。

oa办公自动化系统节约了办公经费，减少了人力浪费。由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到oa办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材，既节省了人力，又节省了财力。

二、档案管理迎接的新挑战

（一）档案部门参与归档工作的新挑战。办公自动化已经是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。档案管理人员怎样参与归档工作呢？还需要由档案管理部门起决定作用，档案管理部门档案种类繁多，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。

同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。

（二）电子文件归档法律效应的新挑战。电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。

电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。

对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。

（三）电子文件档案利用的新挑战。电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。

档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。

（四）电子文件保管的新挑战。电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。

由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。

电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。

三、结束语

不动产档案管理办法篇6

    [关键词]房地产交易；档案管理；法治观念；热忱服务 

    当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产更为重要的战略资源。档案管理工作即信息管理工作，是信息业的组成部分；档案即一种信息资源，房地产档案则是房地产企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和城市建设发展的一项基础性工作，是体现政府管理不可缺少的职能。我国各级房地产交易管理部门承担着所属范围内房屋权属登记、发证和产权产籍管理的职责。这方面的工作是房地产行政管理的基础性工作。 

    随着我国房地产市场的迅速发展，房地产交易量日渐增长，交易事项日渐增多，交易手续日渐周密，交易管理日渐规范。进而，档案工作任务更加繁重，工作要求更加具体。而且这项工作不仅涉及到单位的自身管理问题，更关系到国家和人民群众的财产安全与切身利益。这就要求房地产交易管理部门在开展工作过程中，应具备依法管档的法制观念、制度健全的刚性约束、细致无误的工作质量、热忱服务的工作态度。 

    一、依法管档的法制观念 

房产档案提供利用以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《房屋权属登记信息查询暂行办法》为服务依据。《中华人民共和国档案法》是我国档案管理的根本大法，地方制定和颁发的有关贯彻实施档案法的实施细则，引领着所属档案管理部门的管理活动，国家建设部颁发的《城市房地产权属档案管理办法》及各地方为贯彻本法所出台的有关文件，明确了房地产交易管理部门实施的房地产权属档案管理工作的规范。房地产交易部门的制度规定是实现档案管理内部控制的有力保证。 

    依法管档的法制观念即体现于房地产交易管理部门的档案工作必须遵循相关法律规定，必须严格执行部门建立的各项规章制度，将档案管理工作置于法律规范和部门制度的制约之下。依法管档的法制观念一是从学习中来，知法才能执法；二是从实践中来，体验胜于感知。 

    从学习中来，要求各级房地产交易管理部门应该组织所属工作人员认真学习、正确理解这些法律法规知识，作为档案管理人员应该自觉的学习和领会这些法律法规的内容。做到三个明确：其一、明确房地产权属档案工作的性质是城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是城市建设档案的组成部分，增强依法管档的意识。其二、明确房地产权利人、房地产权属登记权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件；房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图；房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图；房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等；反映和记载房地产权属状况的信息资料，包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录象带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等；其他有关房地产权属的文件资料，包括房地产权属冻结文件、房屋权属代管文件、历史形成的各种房地产权证、契证、账、册、表、卡等是法律和法规确定给房地产档案管理部门必须履行好的责任。其三、明确房地产档案人员的工作需要接受法律和法规的约束，损毁、丢失房地产权属档案的；擅自提供、抄录、公布、销毁房地产权属档案的；涂改、伪造房地产权属档案的；擅自出卖或者转让房地产权属档案的；违反本办法第九条规定，不按照规定归档的；档案管理工作人员玩忽职守，造成房地产权属档案损失的，将依法追究行政责任或刑事责任。 

     

从实践中来，要求房地产交易管理部门的档案管理人员认真执行《档案法》、《城市房屋权属登记管理办法》等有关规定，从本岗位必须履行好的责任做起，夯实管理基础，做实档案管理工作，在自己的职责范围内绝不发生违法行政问题。对于出现的反面事例应发挥其警示作用，通过可能的宣传途径，对档案人员进行宣传教育。 

    二、细致无误的工作质量 

细致无误是工作要求的高标准，也是房地产档案管理工作的特点所决定的，因为在房地产档案管理者手中的档案关系着城市建设和人民生命财产的大计，差之毫厘谬以千里。实现细致无误的工作质量需要依赖一下途径：1.强化业务管理手段。房产档案虽不是商品，但却是珍贵的信息资源，既有历史价值也有现实价值，既有地方价值，又有全局价值。房地产档案保存了大量基础资料，并担负着采集、管理与提供房产信息的责任，长期以来，为房地产管理提供了准确而可靠的基础性资料。可是从业务上看，房地信息管理具有量大、复杂、更新快、用途广的特点，适应这一特点，就必须注意强化业务手段，努力实现业务管理新突破，进一步完善产权产籍信息化建设。 

    完善“数字房产”框架，构建和完善权属登记发证系统、产籍档案管理系统、抵押登记管理系统、房屋产权平面数字控制系统，彻底改变传统的产权产籍管理模式，不断创新管理手段。 

    2.做好档案编研工作。产权产籍档案管理工作必须按照编研工作的原则要求，以需求为核心，以服务为主体，不断地、及时地对档案史料进行选材、鉴别、考证、加工、根据不同的编研内容，把分散的资料，按照利用规律有机的编制起来，以利于档案资源的开发利用，建立积极向上的内部激励机制，建设高素质的产权产籍管理队伍。勇于创新、培养一支思想品德好、业务能力强、创新意识强、廉洁高效的高素质队伍。实现权属管理规范化、信息化的发展。围绕服务于市场，服务于百姓，服务于发展，进一步简化、规范流程。对一些不利于当前发展的环节予以调整，尽可能缩短办件时限，提高办事效率。 

    3.严格日常工作管理。如建立严格的库房管理制度，每天记录档案室温湿度，定期进行安全检查，尤其是逢节假日更加重视检查，并做好安全检查记录。库房管理科学，库内有档案资料存放示意图，档案柜架排放规范，库内清洁卫生，无火灾、水淹事故，无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象。建立规范的全宗卷、详细的档案移交接收、借阅登记、鉴定销毁记录，做到档案进馆详细无误，借有凭还有据。及时对档案进行了调查统计，成立档案鉴定销毁领导小组，以利于对已过期的档案展开销毁鉴定工作，销毁过期的不必要文件。利用现代化设备资源，实现各种音像、图片、资料电子化管理。 

    三、热忱服务的工作态度 

房产档案提供利用的方式包括：设置阅览室接待查档，按规定提供电子档案在阅览室查阅；根据利用者需求出具查询结果证明；为权利人提供所缴交房屋原始登记材料的复印件；以房产产权档案为依据，为利用者提供咨询服务；向城市建设及房地产开发单位提供产权档案信息。房地产档案工作人员应以履行这些只能为基础，满腔热忱的提供服务。 

    1.强化责任意识。在全面落实社会服务承诺制的基础上，坚决做到“一与二从三不让”，即：与服务对象换位思考；从群众最满意的地方做起，从群众最不满意的地方改起；不让工作在我手里延误，不让差错在我手里发生，不让形象在我这里受损。真正做到权为民所用，情为民所系，利 

为民所谋。以创新管理理念为主线，使窗口建设再上新台阶。规范服务程序考核、职业道德教育；进一步完善工作制度、办事程序，及时调整和改进服务方式，全面、系统的规范服务工作程序要求，抓好工作检查和督查。通过抓管理，进一步提高工作效能。 

    2.强化服务规范。作为房地产权属管理部门，产权档案利用工作就是通过多种方式为利用者实际需要提供产权档案资料，进行咨询和服务工作。产权档案的服务性也集中表现在利用上。一是明确服务方向，努力为城市建设和管理服务。为保障房地产权人合法权益服务。对利用工作中出现的新情况、新特点、新问题不断改进利用方式、服务手段，以适应新形势的需求。二是了解客观需要，化被动为主动，取得利用者满意的效果。三是利用产权档案的特点和规律，对整个所有权登记情况进行统计分析，通过档案分析工作，改进各项业务工作，促进产权档案管理水平的提高。四是处理好利用和保密的关系，发挥产权档案的作用，。在做好提供利用的同时，广泛接受社会各界监督，使产权档案的记载更加准确。 

不动产档案管理办法篇7

关键词：房地产 登记档案 日常生活

1.登记档案的定义

登记档案的定义有广义和狭义之分，广义的登记档案是指登记资料归档后成为登记档案。登记资料包含了登记簿和登记过程中产生的申请、审核、发证等原始材料，是两者的统称。《中华人民共和国档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”，根据此条款对档案的定义可以理解为《中华人民共和国档案法》意义上的登记档案指的就是《中华人民共和国物权法》意义上的登记资料。

2.登记档案利用的法律依据

登记档案的利用是指登记簿和原始登记资料的对外利用。登记档案利用的依据是指登记档案利用的法律依据，其依据主要有以下几条：

2.1《中华人民共和国物权法》第十八条规定：“权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料，登记机构应当提供”。

2.2《房屋登记办法》第二十八条规定：“房屋登记机构应当将房屋登记资料及时归档并妥善管理。申请查询、复制房屋登记资料的，应当按照规定的权限和程序办理”。

2.3《城市房地产权属档案管理办法》第二十四条：“房地产权属档案管理机构应当充分利用现有的房地产权属档案，及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务”。

2.4建设部《房屋权属登记信息查询暂行办法》第六条规定：“房屋权属登记机关、房屋权属档案管理机构（以下统称查询机构）应妥善保管房屋权属登记资料，及时更新对房屋权利记载的有关信息，保证信息的完整性、准确性和安全性。查询机构应建立房屋权属登记信息查询制度，方便当事人查询有关信息”。

2.5建设部《房屋登记簿管理试行办法》第十四条规定：“个人和单位提供身份证明材料，可以查询登记簿中房屋的基本状况及查封、抵押等权利限制状况；权利人提供身份证明材料、利害关系人提供身份证明材料和证明其属于利害关系人的材料等，可以查询、复制该房屋登记簿上的有关信息”。

2.6建设部《房屋登记簿管理试行办法》第八条第三款规定：“国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门和证券监管部门可以查询与调查、处理的案件直接相关的原始登记凭证”。

3.登记档案在日常生活中的作用

登记档案作为一种重要的信息资源，是国家档案信息资源的重要组成部分，在建设和谐社会过程中发挥着重要的作用，加强其开发利用，对于落实科学发展，推动经济社会全面发展，构建和谐社会具有重要意义。

3.1维护房地产权利人的合法权益

维护权利人的合法权益是房地产登记的根本目的和出发点。通过登记行为，就是要及时、准确地将权利状况记载在房地产登记簿上，发放房地产权履属证书或证明，将物权的事实对外公开。凡经房地产登记机构登记，权利人在房地产方面的权利，如房屋所有权、土地使用权、房地产租赁和抵押权、地役权等，受到国家法律的保护。任何组织或个人侵犯了房地产权利人的合法权益，都要承担法律责任。登记档案是房屋办理产权登记过程中产生的原始的历史记录，是记载有原始房地产信息的登记档案，具有重要的凭证价值和参考作用。人们在办理房屋产权确认、拍卖、抵押、交易转手、遗失补办房产证等手续时，登记档案证明是必不可少的凭据。

3.2保证房地产行政管理工作正常开展

房地产登记档案工作是房地产行政管理工作的基础工作，是房地产行政管理工作正常开展的基础和保证。一方面，登记档案形成于房地产行政管理工作中，是城市房地产行政管理部门在开展房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作直接形成的不同形式的历史记录，是城市房地产权属管理工作的真实记录和重要依据。另一方面，房地产档案工作既是房地产权属管理工作的开始，也是房地产权属管理工作的结束。

3.3为加快城市建设提供信息服务

城市建设是国民经济发展中的一项重要工作，其对于国民经济发展和社会生产力发展具有举足轻重的作用。由于房地产档案能全面、完整、及时、准确地反映了城市土地的自然状况，以及房屋的布局、结构、用途等基本情况，就为城市建设规划管理部门进行核拨基建用地、市政公用工程建设，房屋拆迁、旧有房屋的维修改造等方面，提供了有用的信息。政府和有关部门通过利用房地产档案，以房地产档案为凭据，可以解决很多在城市建设中出现的问题，这对现代化的城市建设具有重要意义。

3.4协助公检法部门办案，维护社会稳定

房地产档案具有历史原始记录和法律依据的重要特性，公检法等部门在处理房产纠纷案，或办案查封当事人房产时，需要预先到房地产档案部门查询房地产档案，了解清楚房屋产权归属、房屋坐落、房产面积等房屋产权情况并确认房屋是否已有查封、抵押、交易转手等房屋权利限制记录。公检法部门在执行房产查封时，也要书面通知房地产档案部门协助执行，在房地产档案上作查封注记，以限制房产的交易流通。房地产档案利用，方便了公检法部门办案，为公检法部门公平公正地办理案件，维护当事人合法权益，维护社会稳定提供了有力的证据。

参考文献：

不动产档案管理办法篇8

2015年12月11日，新修订的《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）正式公布。为方便各单位更好地理解、贯彻和实施，从本期开始连续四期刊登国家档案局经科司蔡盈芳同志的文章，就《会计档案管理办法》进行全方位解读。

2015年12月11日，新修订的《会计档案管理办法》（以下简称《办法》）正式公布。《办法》的修订是为加强我国会计档案管理工作，提升会计档案管理工作水平，针对目前我国会计档案工作的技术手段、管理方法、管理流程等的新变化，是档案工作更好地支持和促进我国经济发展而进行的。下面就《办法》修订的背景、意义和经过等进行说明。

修订背景

1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年对该办法进行了第一次修订。该《办法》实施十多年以来，对于规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地为经济建设服务等发挥了积极作用。近年来，随着我国市场经济体制的不断健全、经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的范围内容、承载形式、管理手段、应用程度等均发生了较大的变化，该《办法》的有关条款已经无法适应新情况和新变化，突出表现在：

一是近年来，党中央、国务院积极推动“互联网+”行动和“大众创业万众创新”，我国基于互联网的新业态、新模式蓬勃兴起，国家对会计档案的管理提出了新的需求。如2013年国家发改委联合有关部委下发《关于进一步促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》（发改办高技[2013]894号） 文件，其中第二条就提出“推动电子商务企业会计档案电子化试点工作。财政部会同有关部门，组织开展会计档案电子化管理试点工作，修订完善《会计档案管理办法》，研究完善电子会计档案管理制度，推进电子会计档案在电子商务领域中的应用，充分发挥电子会计档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用，推动电子商务领域会计信息化，提高会计信息质量。”2015年5月4日，国务院下发《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》（国发[2015]24号）文，专门要求税务总局、财政部、国家档案局、国家标准委等部门“逐步推行电子发票和电会计档案，完善相关技术标准和规章制度”。

二是随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量的电子会计档案，需要予以规范。

三是随着各单位经营管理对会计核算多维信息需求的增加，会计档案数量大幅上升，档案管理工作面临着成本效率问题，会计档案的保管方式需要进行变革。

四是随着我国会计法律法规的不断完善，以及国家有关档案管理标准的出台或修订，会计档案的范围、保管、利用、销毁、交接等方面的定需要予以调整或进行完善。

修订意义

1、有利于推动互联网创新经济的发展

近年来，党中央、国务院积极推动“互联网+”行动和“大众创业万众创新”，我国基于互联网的新业态、新模式蓬勃兴起。新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。

2、有利于促进形成绿色、低碳的发展方式

党的十报告强调，要着力推进绿色发展、循环发展、低碳发展，形成节约资源和保护环境的空间格局、产业结构、生产方式、生活方式；党的十八届三中全会进一步提出要加快建立生态文明制度。党的十八届五中全会提出必须牢固树立并切实贯彻创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念。新修订的《办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料可以不再打印纸质归档保存，同时要求建立会计档案鉴定销毁制度，完善销毁流程，推动会计档案销毁工作有序开展。这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，有利于形成绿色环保的生产方式。

3、有利于推进国家治理能力代现化

国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，需要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。电子会计档案是电子会计资料的归属，新《办法》明确将电子会计档案纳入会计档案范围，将大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。

修订出台过程

1、第一次修改阶段（2010-2011年）

为探索会计档案电子化管理的有效模式，规范电子会计档案管理，修改完善1998年版《办法》，从2010年底开始，国家档案局会财政部先后赴中海油、中国电信、中国联通等企业以及广东省的有关行政事业单位开展了调研和座谈。根据调研情况，我们对该《办法》进行修改，重点规范电子会计档案管理，并结合电子会计档案的特点，对会计档案的定义、范围、归档、查阅、销毁等内容进行了修改，形成了征求意见稿，并于2011年6月在全国财政系统征求意见。根据各地反馈意见，国家档案局会同财政部对该《管理办法》的有关内容再次进行了修改完善。在此次征求意见过程中，不少单位提出，会计档案管理工作目前面临的最大问题就是如何规范管理电子会计档案，电子会计档案需要先进的信息技术来支持、保障电子会计数据的真实、完整、可读、安全，建议选择一些企业开展相关试点，完善技术、培养人才、积累经验、形成标准。

2、开展试点阶段（2012 -2014年）

2012年，国家档案局会同财政部，按照“企业主动申请、符合必要条件”的原则，确定在中国电信广东省分公司、中国联通集团公司开展会计档案电子化管理试点工作，试点内容为“以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、内部信息系统产生的原始凭证和外部的银行回单”。2013年2月，国家税务总局印发了《网络发票管理办法》（国家税务总局令第30号），提出“省以上税务机关在确保网络发票电子信息正确生成、可靠存储、查询验证、安全唯一等条件的情况下，可以试行电子发票”。为此，国家档案局会同财政部、国家税务总局、审计署联合组织中国人民财产保险股份有限公司开展会计档案电子化管理试点，将试点内容进一步扩大到电子发票的入账报销和归档保存。2013年4月，发展改革委、财政部等13个部委了《关于进一步促进电子商务健康发展有关工作的通知》（发改办高技[2013]894号）提出“推进电子会计档案在电子商务领域中的应用，充分发挥电子会计档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用，推动电子商务领域会计信息化，提高会计信息质量”。结合电子商务企业的快速发展对电子化管理的迫切需求，财政部会同发展改革委、国家税务总局、国家档案局选择部分地区和企业开展电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。2014年7月，财政部会同国家档案局进一步推动财政票据会计档案电子化工作，并在厦门开展试点。

3、第二次修改阶段（2014年-2015年）

在试点基础上，2014年10月国家档案局、财政部再次启动原《办法》的修改工作，成立了由试点单位工作人员及有关专家组成的《会计档案管理办法》修订工作组，对现行《管理办法》进行了集中修改；2014年12月我局印发了《会计档案管理办法（征求意见稿）》，向社会公开征求意见，并收到反馈意见近200条；2015年5月再次印发征求意见稿，向社会公开征求意见，共收到反馈意见100多条。两次反馈意见主要集中在以下五个方面：一是建议在该办法的基础上出台相关细则或解读材料，对各类会计档案的保存和归档要求（如电子档案存储介质、环境及备份要求）以及仅以电子形式归档保存需要满足的条件等方面进行详细说明，以便更好的指导各单位开展会计档案管理工作；二是建议修改或完善可仅以电子形式保管的会计档案的具体条件，如电子会计档案与纸质会计档案的关系，外部原始凭证的电子签名，等等；三是建议明确会计档案销毁工作的组织、流程和责任等；四是建议延长会计机构移交会计档案的时间，以及明确电子会计档案移交的有关要求；五是建议明确会计档案携带出境的要求，并修改完善驻外机构和境内单位在境外设立企业的会计档案的相关规定。国家档案局和财政部对收集的意见进行了集中讨论和研究，充分吸收了其中的合理化建议，形成了《会计档案管理办法（修订草案）》。

在修订期间，国家档案局多次召开有有关业务司部参加的协调会，讨论有关条款的修改。为确定有关条款内容，2015年5月份，国家档案局领导亲自召开会议讨论《办法》的征求意见稿。9月29日，财政部、国家档案局召开了公开征求意见后的专家咨询会议。会上，专家对个别条款提出了完善性修改意见。

本文转载自《中国档案》