人事档案管理规定范文

时间:2023-11-24 18:43:53

人事档案管理规定

人事档案管理规定篇1

关键词:高校 人事档案 纠纷和违法行为 处理

高校人事档案纠纷是指在高校人事档案形成、管理、使用、接收和转递过程中出现档案损毁、丢失、涂改、伪造、泄密、出卖或者转让等现象时引起的争执。高校人事档案违法行为是指在高校人事档案形成、管理、使用、接收和转递过程中发生的违反档案法规的行为。高校人事档案纠纷绝大多数都是由于当事人违反人事档案法规的行为即档案违法行为导致的争执。高校人事档案纠纷和违法行为的当事人包括高校人事档案形成、管理、使用、接收和转递过程中涉及到的公民、法人或其他组织。

一、高校人事档案纠纷和违法行为应该由高校组织人事部门及其省级以上教育行政部门、省级以上档案行政部门负责处理。

《高等学校档案管理办法》规定,高校档案工作由省级以上教育行政部门主管,省级以上档案行政部门负责业务指导、监督和检查。高校人事档案既是高校档案的重要组成部分,也是一种不同于高校其他档案的特殊档案。按照《干部档案工作条例》规定,高校人事档案工作应由高校组织人事部门领导与指导,并进行具体管理。高校人事档案部分或全部纳入高校档案馆或综合档案室等综合档案机构管理的,其业务工作仍然要接受高校组织人事部门的领导与指导。按照谁主管谁负责的原则,高校人事档案工作中出现的纠纷和违法行为,应该由领导高校人事档案工作的高校组织人事部门、主管高校人事档案工作的省级以上教育行政部门以及对高校档案工作负有指导、监督和检查责任的省级以上档案行政部门按其职责范围负责处理。

二、处理高校人事档案纠纷和违法行为是高校组织人事部门、省级以上教育行政部门和省级以上档案行政部门的法定职责。

1.高校组织人事部门及其省级以上教育行政部门依法享有对高校人事档案纠纷和违法行为责任人的行政处分权。

高校组织人事部门有权代表高校行政主管部门处理涉及管辖范围内的人事档案纠纷,并对人事档案违法行为责任人进行行政处分。《干部档案工作条例》第三十八条、《企业职工档案管理工作规定》第十七条第五款、中组部《关于严格管理干部人事档案的通知》等,规定了组织人事部门按其管理权限,可以对管理范围内在人事档案纠纷及违法行为中直接负责的主管人员和其他直接责任人员进行批评教育、党纪政纪等行政处分。《高等学校档案管理办法》第四十条规定有6种违反档案法规行为之一的,“高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分”。档案行政部门按照《档案法》、《档案法实施办法》和《档案执法监督检查工作暂行规定》等有关法规,查处人事档案违法案件时,可以依法提出“对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分”等处理意见,但这种行政处分只有通过责任人员所在单位的组织人事部门及其上级主管部门才能实施。档案行政部门对管辖范围以外的其他机关、社会团体、企事业单位和其他组织的工作人员违反档案法规的行为没有直接的行政处分权。

2.省级以上档案行政部门有权对本行政区域内的高校人事档案工作进行执法监督检查。

档案行政部门对其他机关、社会团体、企事业单位和其他组织具有执法监督检查权。《档案法实施办法》和《档案执法监督检查工作暂行规定》都明确规定了档案行政部门具有执法监督检查职能。“国家档案局和县级以上档案行政部门是国家贯彻并监督执行档案法规的机关,依法行使档案执法监督检查权”,“国家档案局和省、自治区、直辖市档案局应设档案执法监督检查机构,计划单列市、省(自治区)辖市、行署和县级档案行政部门应设档案执法监督检查机构或监督检查员,负责组织、协调各自管辖范围内的档案执法监督检查工作”。省级以上档案行政部门应通过行使对高校人事档案工作的执法监督检查职能,督促高校组织人事部门及其省级以上教育行政部门依法处理人事档案纠纷和违法行为。

3.省级以上档案行政部门可以立案查处本行政区域内高校发生的违反档案法规但尚未构成犯罪的人事档案违法行为。

《档案执法监督检查工作暂行规定》第十一条规定,县级以上各级档案行政部门对违反档案法规但尚未构成犯罪的档案违法行为均可立案查处。根据《档案执法监督检查工作暂行规定》中的相关规定,省级以上档案行政部门应负责调查处理管辖范围内的高校人事档案工作中发生的人事档案违法案件;在违法事实清楚,证据确凿的基础上,对轻微违法行为应进行批评教育或发出《档案执法监督检查通知书》;情节较重但尚未构成犯罪的,应依法提出处理意见,签发《违法行为处理通知书》,直接通知违法单位法定代表人或违法行为人所在单位协助执行;确认违反档案法规行为构成犯罪的,应按法定程序移交发生违法行为地的司法机关追究其刑事责任。

4.省级以上档案行政部门依法享有对本行政区域内高校人事档案违法案件责任人进行行政处罚的权力。

档案行政部门作为国家贯彻并监督执行档案法规的机关,依法享有对本行政区域内违反档案法规的公民、法人或其他组织进行行政处罚的权力。《档案法》第二十四条规定:档案行政部门在查处利用档案馆的档案时“损毁、丢失属于国家所有的档案的;擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;涂改、伪造档案的"三种档案违法行为,以及企业事业组织或者个人“擅自出卖或者转让国家所有的档案及集体所有、个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案的;倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的”两种档案违法行为时,可以行使行政处罚权,对违法责任人给予行政处罚。

三、高校组织人事部门及其省级以上教育行政部门应与省级以上档案行政部门相互配合,依法处理高校人事档案纠纷和违法行为。

高校人事档案工作中出现纠纷和违法行为时,高校的组织人事部门以及省级以上教育行政部门应该首先履行法定职责进行依法处理;涉及到法人或其他组织以及需要给予行政处罚的人事档案纠纷和违法案件,应移交给省级以上档案行政部门依法查处。省级以上档案行政部门有监督指导高校组织人事部门、省级以上教育行政部门对人事档案纠纷和违法行为直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分的权力;高校组织人事部门、省级以上教育行政部门也有接受省级以上档案行政部门监督检查,配合查处高校人事档案纠纷及违法行为的责任和义务。《档案执法监督检查工作暂行规定》明确规定,档案行政部门查处各机关、社会团体、企事业单位和其他组织违反《档案法》案件,必要时会同其上级主管机关查处;“县级以上档案行政部门应认真审查违反《档案法》案件,并负责组织调查。必要时与有关部门组成联合调查组,共同进行调查”;《流动人员人事档案管理暂行规定》第十八条规定,对违反本规定有“擅自涂改档案内容或伪造档案材料”等四种情形的,“由党委组织部门和政府人事行政部门会同有关部门进行处理”,这里的有关部门应该包括档案行政部门、纪检监察部门,构成犯罪的还应该移送司法部门,依法追究刑事责任。

四、高校人事档案纠纷和违法行为的当事人有权运用法律手段维护其在人事档案领域的合法权益。

人事档案纠纷和违法行为直接侵害的是当事人在人事档案领域里的合法权益,因此,在人事档案形成、管理使用、接收、转递过程中发生纠纷和违法行为时,当事人有权向组织人事部门和档案行政部门投诉,要求组织人事部门和档案行政部门进行处理;组织人事部门和档案行政部门有责任和义务依法予以处理;当事人对组织人事部门和档案行政部门的处理不服,甚至认为组织人事部门和档案行政部门的行政行为侵犯其合法权益,可以向上一级组织人事主管部门和档案行政部门申请复议,甚至可以向人民法院提起行政诉讼。《档案执法监督检查工作暂行规定》第二十一条规定,“当事人对处理决定不服,可以向作出决定机关的上一级机关提出申诉;属于监察机关监察对象的人员,也可以向同级或上级监察机关提出申诉”,《行政处罚法》第六条规定, “公民、法人或者其他组织对行政机关所给予的行政处罚,享有陈述权、申辩权;对行政处罚不服的,有权依法申请行政复议或者提起行政诉讼。公民、法人或者其他组织因行政机关违法给予行政处罚受到损害的,有权依法提出赔偿要求。”《行政诉讼法》第二条也明确规定:“公民、法人或者其他组织认为行政机关和行政机关工作人员的具体行政行为侵犯其合法权益,有权依照本法向人民法院提起诉讼”。

综上所述,在高校人事档案管理领域发生纠纷和违法行为时,当事人可以向高校组织人事部门、省级以上教育行政部门和省级以上档案行政部门投诉,这些部门应该按照各自的管辖范围和法定职责,相互配合,共同查处,依法处理;当事人对处理决定不服,可以向上一级组织人事主管部门和档案行政部门提出申诉或向人民法院提起行政诉讼,运用法律手段维护其合法权益。

3.省级以上档案行政部门可以立案查处本行政区域内高校发生的违反档案法规但尚未构成犯罪的人事档案违法行为。

《档案执法监督检查工作暂行规定》第十一条规定,县级以上各级档案行政部门对违反档案法规但尚未构成犯罪的档案违法行为均可立案查处。根据《档案执法监督检查工作暂行规定》中的相关规定,省级以上档案行政部门应负责调查处理管辖范围内的高校人事档案工作中发生的人事档案违法案件;在违法事实清楚,证据确凿的基础上,对轻微违法行为应进行批评教育或发出《档案执法监督检查通知书》;情节较重但尚未构成犯罪的,应依法提出处理意见,签发《违法行为处理通知书》,直接通知违法单位法定代表人或违法行为人所在单位协助执行;确认违反档案法规行为构成犯罪的,应按法定程序移交发生违法行为地的司法机关追究其刑事责任。

4.省级以上档案行政部门依法享有对本行政区域内高校人事档案违法案件责任人进行行政处罚的权力。

档案行政部门作为国家贯彻并监督执行档案法规的机关,依法享有对本行政区域内违反档案法规的公民、法人或其他组织进行行政处罚的权力。《档案法》第二十四条规定:档案行政部门在查处利用档案馆的档案时“损毁、丢失属于国家所有的档案的;擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;涂改、伪造档案的"三种档案违法行为,以及企业事业组织或者个人“擅自出卖或者转让国家所有的档案及集体所有、个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案的;倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的”两种档案违法行为时,可以行使行政处罚权,对违法责任人给予行政处罚。

三、高校组织人事部门及其省级以上教育行政部门应与省级以上档案行政部门相互配合,依法处理高校人事档案纠纷和违法行为。

高校人事档案工作中出现纠纷和违法行为时,高校的组织人事部门以及省级以上教育行政部门应该首先履行法定职责进行依法处理;涉及到法人或其他组织以及需要给予行政处罚的人事档案纠纷和违法案件,应移交给省级以上档案行政部门依法查处。省级以上档案行政部门有监督指导高校组织人事部门、省级以上教育行政部门对人事档案纠纷和违法行为直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分的权力;高校组织人事部门、省级以上教育行政部门也有接受省级以上档案行政部门监督检查,配合查处高校人事档案纠纷及违法行为的责任和义务。《档案执法监督检查工作暂行规定》明确规定,档案行政部门查处各机关、社会团体、企事业单位和其他组织违反《档案法》案件,必要时会同其上级主管机关查处;“县级以上档案行政部门应认真审查违反《档案法》案件,并负责组织调查。必要时与有关部门组成联合调查组,共同进行调查”;《流动人员人事档案管理暂行规定》第十八条规定,对违反本规定有“擅自涂改档案内容或伪造档案材料”等四种情形的,“由党委组织部门和政府人事行政部门会同有关部门进行处理”,这里的有关部门应该包括档案行政部门、纪检监察部门,构成犯罪的还应该移送司法部门,依法追究刑事责任。

四、高校人事档案纠纷和违法行为的当事人有权运用法律手段维护其在人事档案领域的合法权益。

人事档案纠纷和违法行为直接侵害的是当事人在人事档案领域里的合法权益,因此,在人事档案形成、管理使用、接收、转递过程中发生纠纷和违法行为时,当事人有权向组织人事部门和档案行政部门投诉,要求组织人事部门和档案行政部门进行处理;组织人事部门和档案行政部门有责任和义务依法予以处理;当事人对组织人事部门和档案行政部门的处理不服,甚至认为组织人事部门和档案行政部门的行政行为侵犯其合法权益,可以向上一级组织人事主管部门和档案行政部门申请复议,甚至可以向人民法院提起行政诉讼。《档案执法监督检查工作暂行规定》第二十一条规定,“当事人对处理决定不服,可以向作出决定机关的上一级机关提出申诉;属于监察机关监察对象的人员,也可以向同级或上级监察机关提出申诉”,《行政处罚法》第六条规定, “公民、法人或者其他组织对行政机关所给予的行政处罚,享有陈述权、申辩权;对行政处罚不服的,有权依法申请行政复议或者提起行政诉讼。公民、法人或者其他组织因行政机关违法给予行政处罚受到损害的,有权依法提出赔偿要求。”《行政诉讼法》第二条也明确规定:“公民、法人或者其他组织认为行政机关和行政机关工作人员的具体行政行为侵犯其合法权益,有权依照本法向人民法院提起诉讼”。

人事档案管理规定篇2

1 法律中设定的档案行政指导

“从理论层分析,法律可以制定行政指导,但是在制定行政指导时必须符合法律优先原则和法律保留原则,并在制定机关的职权范围之内。”[2]“从国外行政指导设定的现状看,在单行法之中设定行政指导是极其必要的,且国外关于行政指导的设定和实施情况都是规定在部门单行法和程序法之中。”[3]“从我国法律中设定的行政指导现状来看,在单行法之中规定行政指导已成为一种普遍的现象。”[4]并结合了具体部门和领域的实际,将其予以具体化。档案行政指导就是由单行法《档案法》所规定。

《档案法》第六条第一款规定:“国家档案行政管理部门主管全国档案事业,对全国的档案事业……监督和指导。”明确了国家档案行政管理部门对全国档案事业进行档案行政指导的责任。

《档案法》第六条第二款规定:“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域……档案工作实行监督和指导。”明确了县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门负有对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行档案行政指导的责任。

《档案法》第六条第三款规定:“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案,并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”《档案法》第七条规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员,负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”上述法律条款明确规定了的乡、民族乡、镇人民政府;机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构负有的档案行政指导的具体范围、内容。

此外,第九条第二款规定的“在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人,由各级人民政府给予奖励”和第十六条第三款规定的“向国家捐赠档案的,档案馆应当予以奖励”,亦应当视为法定的档案行政指导事项。

从《档案法》上述条款的具体规定中可以看到对不同层级的档案行政管理机关,不设档案行政管理机关的政府机关中负责档案工作的人员,机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构及其负责档案工作的人员,所担负的档案行政指导的范围、内容并不相同,存在着明显的层级差异。此外,《档案法》对档案行政指导的规定还是宏观性的,内容比较宽泛,还有待于在今后的修改中进一步完善之。

2 法规中设定的档案行政指导

档案行政指导的设定,不仅在法律层面由《档案法》给予确定,在法规层面亦有明确的规定。

2.1 国家法规中设定的档案行政指导。例如,《档案法实施办法》第七条第四款规定:国家档案局“对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作,中央级国家档案馆的工作,以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作,实施监督、指导”;第五款规定:国家档案局“组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训”。明确了国家档案行政管理机关档案行政指导的范围和内容。

第八条第三款规定:县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门应当履行“监督、指导本行政区域内的档案工作,依法查处档案违法行为”的职责。第四款规定:县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门应当履行“组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训”的职责。设定了县级以上地方各级人民政府档案行政管理机关档案行政指导的范围和内容。

第九条规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定,履行下列职责:……(二)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;……(四)监督、指导所属机构的档案工作。”设定了机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构档案行政指导的范围和内容。

再如:《机关档案工作条例》第四条规定:机关档案部门的基本任务是:(一)对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;……(三)中央和地方专业主管机关的档案部门,应根据本专业的管理体制,负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。对机关档案部门档案行政指导进行了设定。

还有《科学技术档案工作条例》第二十六条规定:“国家档案局和各级档案管理机关应当加强对科技档案工作的指导、监督和检查。”明确了国家档案局和各级档案管理机关对科技档案工作的指导之责。

从上述三个法规相关条款的具体规定中可以看到,一方面与《档案法》相似,对不同层级的档案行政管理机关,机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构,所设定的档案行政指导的范围、内容存在着层级差异;另一方面设定的档案行政指导的内容更为具体。

2.2 地方法规中设定的档案行政指导。根据《立法法》的规定,具有立法权的地方权力机关可以制定颁布地方性法规。因此,地方人大在制定颁布有关档案事务的地方法规中亦可涉及或设定档案行政指导的事项与内容。以对国务院法制办网站法律法规全文检索系统2013年9月22日的检索,在地方法规中的115部与档案事务有关的地方法规中,有113部(占98.26%)涉及指导;有77部(占66.96%)涉及表彰;有98部(占85.22%)涉及奖励;计有188处与行政指导有关的内容。由于涉及的地方性法规数量较大,具体法规及相关条款在此就不一一列举。

虽然法规中有关档案行政指导的规定较之《档案法》有所细化,具体了许多,但总体上讲还比较笼统,内容较为空泛。

3 规章中设定的档案行政指导

与有限的档案法律、法规相比,档案行政规章的数量要多许多。这里分别进行梳理。

3.1 国家档案行政管理部门规章中设定的档案行政指导。国家档案局是国家档案行政管理部门,其颁布的行政规章中有相当一部分涉及或设定了档案行政指导事项与内容。从国家档案局网站2013年9月22日政策法规栏目下的21部规章中检索看,有12部(占57.14%)24处中涉及行政指导。具体见下表:

3.2 国务院部委部门规章中设定的档案行政指导。国务院各部委部门负责国家某一领域的行政管理工作,同时也是此领域专门档案事务的行政管理部门。因此,其颁布的有关档案事务的行政规章中亦有涉及或设定档案行政指导的事项与内容。从国务院法制办网站法律法规全文检索系统2013年9月22日部门规章中的20部部门规章中检索看,有14部(占70%)23处中涉及行政指导。具体见下表:

3.3 地方政府规章中设定的档案行政指导。地方人民政府负责某一行政辖区的行政管理工作,同时亦对本行政辖区内的档案事务负责。因此,地方人民政府颁布有关档案事务的地方性行政规章中亦有涉及或设定档案行政指导的事项与内容。从国务院法制办网站法律法规全文检索系统2013年9月22日的检索结果看,在地方政府规章库中的183部与档案事务有关的地方法规中,有153部(占83.61%)涉及指导;有39部(占21.31%)涉及表彰;有70部(占38.25%)涉及奖励;计有262处属行政指导范畴的内容。由于这一部分涉及的地方政府规章数量较多,具体规章名称及相关条款内容就不再一一列举。

与法律法规中设定的档案行政指导相比,规章中设定的档案行政指导的具体性、针对性有所提高,但与湖南省人民政府公布的《湖南省行政程序规定》、山东省人民政府公布的《山东省行政程序规定》、工商总局颁布的《工商行政管理机关行政指导工作规则》、汕头市人民政府公布的《汕头市行政程序规定》、酒泉市人民政府公布的《酒泉市行政程序规定》、西安市人民政府公布的《西安市行政程序规定》、海口市人民政府公布的《海口市行政程序规定》中,以专门章节对行政指导的原则、手段、方式、类型、程序给予明确规定相比,还存在着明显差距。

4 规范性文件中设定的档案行政指导

规范性文件是日常档案行政管理中数量最大、涉及面最广的,其间设定档案行政指导规定的数量也最多,限于篇幅,这里就不做赘述。这里仅以2009年8月昆山市档案局制定的《昆山市档案局行政指导工作实施意见》和2011年8月昆明市呈贡县档案局制定的《昆明市呈贡县档案局行政指导工作手册》为例,对档案行政指导所涉及的主要内容进行梳理,以供大家学习与借鉴。

(1)档案行政指导的依据。法律、法规、规章、政策、规范性文件与法定职权范围。

(2)档案行政指导的适用。对行政相对方不正当的行为进行规制;对自然人、法人和其他社会组织之间发生的利害冲突进行调整;对行政相对方进行辅助、服务、引导。

(3)档案行政指导的特点。档案行政指导采取非强制性手段和方法进行。一般可对特定行政相对人提出建议、劝告、警示;向特定行政相对人提供辅导、协助;向社会或一定范围的行政相对人不具有强制力的政策指南或者提供咨询意见等指导方式。

(4)档案行政指导的原则。档案行政指导遵循合法性原则、合理性原则、自愿性原则、公正性原则、正当性原则和必要性原则等。

(5)档案行政指导的方式与类型。行政指导根据不同的标准可以划分为不同的种类:以行政指导有无具体的法律依据为标准,可分为有法律依据的行政指导和无法律依据的行政指导;以行政指导的对象是否具体为标准,可分为普遍的行政指导和个别的行政指导;以行政指导的功能差异为标准,可分为规制性行政指导、调整性行政指导和助成性行政指导。

(6)档案行政指导的程序。

(7)档案行政指导的规范化文书。

上述规范性文件对档案行政指导的设定,不仅系统,而且结合了档案行政管理机关的职权职责,在其行政管辖区内对其管辖的档案事务的行政指导进行设定,对开展档案行政指导工作有着非常强的现实指导意义和重要的借鉴意义。

5 结语

综上所述,法律、法规、规章、规范性文件均可以设定档案行政指导,但各层级所设定的档案行政指导规范的侧重点不一样,各自的权限也不相同。总体上是层级越高,规范越宏观、越概括、越原则;层级越低,规范越微观、越具体、越详细。我们相信,随着档案行政指导人员法制化观念的不断加强,法律素养的不断提升,档案行政指导将会更为广泛地用于档案行政管理活动之中,在依法行政、依法治档工作中发挥更为重要的作用。

人事档案管理规定篇3

一、乡镇(办事处)办公室档案文书管理工作的特点分析

(一)乡镇(办事处)办公室档案文书管理重在收集、保存资料。档案文书管理具有较强的安全性和完整性,在具体落实此项工作的过程中,能够针对发生的人物和事实过程进行记载,以及相关文件和资料进行收集,在此基础上采用人工分类的方式对资料进行分类、归档处理,如此可以将单位内的人事信息、事件信息及其他信息良好地保存下来。这充分说明了乡镇(办事处)办公室对档案文书具有收集和保管的职责。

(二)文书档案应用于文书工作,也形成于文书工作。通过对乡镇(办事处)办公室档案文书管理做进一步分析,可以确定所进行的一系列档案文书管理工作,其中涉及较多文书工作内容,如文件的搜集、文件等级分配、文件运转、文件催办等,这在一定程度上促进了文书工作的形成,为更好地展开文书工作创造了条件。

(三)乡镇(办事处)办公室档案文书种类繁杂。乡镇(办事处)办公室档案文书管理还具有档案文书种类繁多的特点。之所以这么说,是因为办公室档案文书管理工作需要对单位相关的人事、事件、文件等进行收集、整理、分类、归档等处理,这势必会对各类档案文书进行处理,如人事档案、行政档案、收发文件、责任书等。

二、改进乡镇(办事处)办公室档案文书管理工作的策略

考虑到乡镇(办事处)档案文书管理实施的重要性及其具有以上特点,对其予以优化、改进,应当侧重于以下几方面,即:

(一)规范办公室档案管理制度。在办公室档案文书管理越来越重要的情况下,必须要保证此项工作规范化、合理化、标准化的落实,如此才能充分发挥其管理作用,提高档案文书的使用价值。当然,要想实现这一目标,就要规范办公室档案管理制度,明确档案文书管理标准,建立规范化的管理程序、细化管理流程,进而约束、规范档案文书管理,从而保证各项档案文书管理工作有序、有效推进,提高档案文书管理的有效性。所以,规范办公室档案管理制度,可以有效地约束和规范档案文书管理工作,这对于提高乡镇(办事处)档案文书管理工作水平有很大作用。

(二)强化档案文书的收集。作为档案文书管理最基本的工作,档案文书收集是否全面在一定程度上决定档案文书管理的效果。出于提高办公室档案文书管理工作水平的考虑,应当注意强化档案文书收集工作。也就是详细了解乡镇(办事处)工作动态,及时收集各种类型人事和事件信息,按照规范格式进行记载,合理分类,妥善保管;对于收文和行文的程序进行规范;对资料进行目录编号,入库的档案应尽可能完整。特别要注意对具有保存价值的公文、材料、图表及会议文件等进行综合立卷,进而对其进行统一管理,以便后续工作之中能够再次应用这部分档案文件。

(三)提高办公室档案文书人员专业素质。作为负责乡镇(办事处)档案文书管理的主要人员,办公室档案文书人员的工作能力、专业素质、管理经验等方面或多或少都会给档案文书管理带来一定影响。出于提高档案文书管理工作水平的考虑,应当注意提高办公室档案文书人员的整体水平。为此,应当建立制定档案文书工作制度,规范工作程序,以此来规范档案文书人员的工作行为,保证档案文书管理工作的质量和效率;定期或不定期开展培训活动,对档案文书人员进行档案知识培训、管理能力培训、素质教育等,不断提高档案文书人员的工作能力,规范化、标准化、合理化地落实各项档案文书管理工作,提高档案文书管理工作水平。

三、结语

人事档案管理规定篇4

[关键词] 人事 档案管理 问题

人事是为适应社会主义市场经济发展要求而于近年来在我国逐步推行的一种新型的人事管理社会化方式。是指政府人事行政部门授权的人才交流服务机构,接受各类用人单位或个人委托,人事管理和人事关系,提供人才人事社会化服务。人事档案管理作为人事的主要服务内容之一,关系到企业和人才的切身利益,管理过程中存的问题正日益受到社会各界的广泛关注。

一、重要性和必要性

1.人事档案的重要性

(1)人事档案管理是人事服务的重要内容。从各地情况看,尽管为委托单位、个人所提供的人事服务内容有诸多不一致的地方,但在人事档案管理这一项上都是相同的,无论是对单位委托人事还是个人委托,在签订委托合同前,都要求确保档案在人才交流服务机构,且档案中相关材料齐全。对于已办理的单位或个人在相关考试、转正定级、年底考核过程中作到及时通知,免费办理。

(2)人事档案材料是人事服务的重要前提。在人事过程中虽然有诸多的服务项目,但不难发现,任何一个项目的开展都是以档案材料为重要依据的。例如,转正定级手续是在确保档案中有全日制学历证明,且工作满一年后方通知办理;职称评审过程中是在确保档案材料真实后签字、盖章;人事档案证明材料的出具更是在严格查阅其人事档案材料后才予以出具的。可以这样讲,没有人事档案材料,人事服务就无法开展。

2.人事的必要性

(1)人事的存在满足了三方的需求。人事作为一种先进的符合社会发展规律的新型人事管理社会化模式,正在逐渐得到社会的认可。档案管理作为人事的重要组成部分,充分满足了政府、企业、人才的共同需求。

(2)人事是现代企业科学发展的需要。人事正是应企业发展的需要应时而生,恰到好处满足企业所需。对于单位所属的人员,其人事关系挂靠、人事档案管理等一切人事管理事项都由人才交流服务机构管理,用人单位只考虑如何使用人才而不考虑如何管理人才,这与以往的一般用人单位在使用人才的同时管理人才有着本质的不同。

二、存在的问题及原因

以青岛开发区为例,青岛开发区人才交流服务中心现管理除毕业生档案外的人事档案25000多份,而办理人事的人员档案却只有15000份左右,办理的人员只有60%左右。对于办理了的单位和个人,对其提供免费服务,为什么在此情况下比例却并不高,这与档案意识的淡化有密切关系。从全国大部分地区看,大都存在类似的情况。通过深入调研,我们发现人事中的档案管理存在的问题和主要原因如下:

1.档案意识日趋淡化

(1)档案制度“无用论”普遍。近年来,我国外商独资企业、中外合资企业、民营企业、私营企业等非公有制企业比例不断加大,这些企业在录用工作人员时对人员的档案要求并不高,更看重的是学历和能力。只凭“一张身份证”、“一本毕业证”和“一张简历”即可录用,对员工以往的工作状况、人事关系、诚信和犯罪记录等“既往不咎”,认为办理人事部门宣传的所谓“人事”无任何帮助。

(2)档案作用“退化论”严重。随着人事制度改革的深化,工作岗位与人事档案之间的依附关系逐渐减弱,档案当事人认为档案对求职谋生所起的作用已不具决定性,更多的作用转变为提供相关的人事服务,如出国政审、婚育证明、职称评定、办理社会保险等,因而大多数人认为档案的作用在弱化,是可以随便丢弃的“身外之物”。加之大多数人现在都就职于外企、民企、私企等非国有企业,所在单位对档案不够重视使许多就业者对人事档案作用产生误解,档案“无用论”在这些人员中流传,认为它装载的只是过去,而外企、私营企业提职和加薪看重的是现在,有没有职称、年底考核等无所谓,对员工的约定主要靠劳动合同,不是档案,在这些企业谋职只需带上毕业证及相关证书足矣。

2.档案管理权责不够明确规范

从现有的档案管理相关规定看,档案管理存在严重的权责不清问题。《干部档案工作条例》第六条规定“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上(含县)机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理;县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理,或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位,其干部档案由上一级单位管理”。《企业职工档案管理工作规定》第五条规定“职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位,档案综合管理部门应设专人管理职工档案”。根据中组部和人事部1996年发118号文件《关于印发〈流动人员人事档案管理暂行规定〉的通知》,按照“集中管理,归口统一”的原则,流动人员人事档案的管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位和个人不得擅自管理”。以上三个文件虽然规定明确,但对所谓“干部”、“企业职工”、“流动人员”并无明确的界定,造成人事档案的多头管理,档案存放混乱,最终导致部分档案的流失,也造成了严重的“弃档”现象。

3.档案管理费用存在争议

人事服务过程中,不少单位提出档案管理费用过高,由其是对于一些经济效益并不是很好,但人员数量又较大的单位,对现行的档案收费标准在承受能力上存在一定的问题。

(1)公共服务应否收费的问题。大部分人认为档案管理是行政职能,作为一项公共服务本来就应该无偿提供,如果收费的话,也不能以盈利为目的,可适当收取成本费。

(2)档案收费标准及依据问题。目前,各地适用的档案管理费收费依据出台时间都比较久了,无法应对一些新现象和新情况。”现行的大部分20元的收费标准都是按照中组部、人事部《关于印发《〈流动人员人事档案管理的暂行规定〉的通知》(人发[1996]118号)之相关规定执行的。

(3)主体不确定的问题。不管是国家的政策还是各地的规定,对具体交费主体都未做出明确规定,这也成为缴费过程中长期争议的问题。“档案管理费不是应单位交吗?”这样的问题在存放档案的人事部门每天不知会重复多少次。档案管理费不管由谁交对员工个人及企业而言都是一笔不小的负担。

三、对策与思考

1.广泛宣传,拓展人事

加强对人事档案管理工作的重要性和利用效果的宣传。通过宣传,使广大流动人才知道人事档案对人才效益发挥的重要作用。人才市场化程度的快速提高,要求我们不断扩大人事档案利用的广度和深度。一方面,扩大人事档案的利用量;另一方面,扩大档案的利用率。从而更好地为各类人才自身发展和社会经济发展服务。为达到此目的,就要求我们不断规范人事手续,加强与人事档案的所有人及所在单位的沟通,督促办理好人事手续,签定合同,明确双方的权利与义务,通过规范逐步把人事档案管理推向规范化轨道。

2.更新观念,强化档案意识

尽管随着市场经济的发展和人员的流动,档案有被弱化的趋势,但弱化的只是档案的形式,即“袋装档案”,而强化的应该是档案的资源意识和信息意识,档案并非身外之物,“人档分离”并不意味着档案无用。如应届毕业生将要面对的转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具出国、考研等有关证明,都会用到档案。据调查,档案对于普通打工者来说可能用处不大,因为一般非公有制公司或企业注重的是一个人的能力,而不是他的历史。但是对于大部分有较高学历的人来说,档案就很重要,因为这些人所要求的工作往往会涉及到一个单位的业务深层和管理高层,他们的举措和业绩会对该单位造成一定的影响。因此在招聘时,大部分企业或公司对于这类高职人员都要求出示档案,以期更清楚、更全面地了解一个人的整体情况,以免造成日后的损失。人事档案在人的一生中随时都可能一显它的“威力”,即使它成为“死档”,有朝一日也会因为对它的需要而让它“复活”。

3.深化认识,规范档案管理

档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料,发挥着凭证、依据和参考的作用。按照有关规定,在各级组织、人事部门保存人事关系及档案的人员,将保障其合法权益和应有的社会、政治待遇,如保留原有身份、工龄连续计算、转正定级、职称评定、出国(境)政审、党团关系管理、代办社会保险、出具以档案为依据的各种证明等等。如果流动干部违反规定把人事档案放到其他部门或机构,甚至于揣在自己身上,各级组织人事部门将不承认其原有身份,必然损害其自身利益,使其应享受的上述待遇得不到应有保障。目前一些单位和个人违反规定,滞留、接收、保管具有干部身份人员的人事档案,造成原所有制身份不能保留、档案工资不能调整、工龄无法计算、不能参加社会保险以及其他应受到保障的个人权益受到损害,甚至双方发生人事争议时也无法进行仲裁。可见,人事档案的作用仍不可取代,如果没有档案,一些权益就无从得到保障。

4.与时俱进,科学合理收费

关于人事档案代管费用的收取问题,遵循有偿服务、合理收费的基本原则,重点做到以下三方面:一是收费因地而异。在执行国家及和省统一标准的情况下,可根据本地区经济发展水平合理变通,制定必要的收费标准。二是收费因情而异。在执行标准的同时,对于情况特殊的单位,可适当变通,减免部分费用;对于经济结据、生活困难的人才,可视其实际情况,在相关部门出具证明后对其考虑缓交、部分减免或全部减免相关费用。三是收费因项而异。应将人事档案代管的费用分为基本保管费和相关利用服务费两类,依据服务项目的多少执行不同的收费标准,对未日常利用的只收取档案保管费用。

5.改革创新,探索新途径

人事档案管理从控制性管理向服务性管理转变。“弃档”在表象上反映了人才对人事档案的无所谓,但也反映了在人力资源配置上市场规则与行政力量之间的冲撞,对改进和完善档案管理制度提出了新的课题。传统人事档案除了管理性质上需要转变之外,在管理模式和信息采集上也要大胆创新。人事档案管理部门对档案的管理前提是提高人事档案的“服务性”,只有人事档案对当事人和用人单位的“服务性”越强,我们才能迎来“弃档族”和档案“自揣族”的回归,使我们的人事档案真正发挥作用。

参考文献:

[1]山东省人事暂行办法.(鲁人[1997]3号)文件.

[2]邓丹宇.浅谈流动人员人事档案管理的现状与发展.北京人才服务行业协会2003、2004、2005年获奖优秀学术研究成果汇编――人才市场的发展与创新(第二集).

[3]王云庆,苗壮.现代档案管理学.青岛:青岛出版社,2002.

人事档案管理规定篇5

关键词:档案管理 档案改革 研究

中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2016)11-0050-01

引言

对人事档案管理的研究主要集中于人事档案管理问题与对策,人事档案信息化管理,高校人事档案流动人员人事档案企业人事档案,人事档案系统等方面的研究,我国人事档案管理研究的不足主要表现在关注国内人事档案问题的研究多,借鉴国外经验的研究少;针对个别单位人事档案问题的研究多,探讨共性问题的研究少;实际问题研究多,理论概括少今后应该加强人事档案工作改革,人事档案的三化以及人事档案法制建设的研究。

一、人事档案管理研究述评文献调研说明

著作调研,笔者通过搜索国家图书馆当当网等网站,检索到专门论述人事档案管理的著作有部其中,王法雄的人事档案管理概论是我国第一部专门论述人事档案管理研究的著作,内容涉及人事档案的概念种类,管理及其现代化等,对于人事档案管理理论研究与实践发展起到了重要的推动作用邓绍兴的。人事档案教程是迄今论述人事档案和人事档案工作最系统最全面理论与实践兼备的著作,涉及中国人事档案简史人事档案和人事档案工作,人事档案管理人事档案信息化建设,人事档案管理制度改革等内容除上述部著作外,部分档案学专著和教材对人事档案管理也有论述。论文调研 笔者以篇名为检索项,分别以人事档案管理人事档案问题人事档案信息化高校人事档案、流动人员人事档案、企业人事档案、人事档案系统等检索词进行模糊检索,中国期刊全文数据库中国优秀硕士学位论文全文数据库,中国博士学位论文全文数据库中国重要会议论文全文数据库,检索到论文1000余篇。

二、人事档案问题、研究主题分析

学界对人事档案管理的研究主题集中在以下方面:第一,人事档案管理问题与对策研究分析人事档案管理中存在的问题,提出解决问题的对策,这是人事档案管理研究中出现频率最高的研究模式,第二,人事档案信息化管理研究积极应用现代信息技术,加强人事档案信息化管理,是信息时展的要求,也是做好新时期人事档案工作的必然选择,学界对人事档案信息化管理的研究,大都是围绕人事档案信息化建设的必要性’问题’对策等方面展开,对不同企事业单位的人事档案信息化管理进行专门探讨,第三,高校人事档案研究,从论文数量来看,学界围绕如何加强高校人事档案管理的研究比较关注,第四,流动人员人事档案研究流动人员人事档案管理是社会主义市场经济发展进程中的产生的具有中国特色的新课题,是新时期人事制度变革的一项重要内容。郭明认为,随着人事业务的迅速发展,各级人才服务机构管理了相当数量的人事档案,故应加强流动人员人事档案管理笔者曾指出,由于人员流动频率加快,社会人代替,单位人事档案不应完全由所在单位的人事管理部门或档案管理部门来完全控制,可以考虑成立社会性的中立的专门的人事档案管理机构。第五,企业人事档案研究,学界对不同类型的企业人事档案展开了研究譬如,国有企业人事档案管理股份制企业人事档案管理外资企业人事档案管理民营企业人事档案管理如仲玉春认为,目前企业人事档案管理机制不健全,传统的人事档案管理制度滞后;部分企业人事档案管理人员的综合素质低,缺乏开拓进取和创新精神;人事档案管理的方式手段仍然处在低劣状态之中,跟不上时展需要,第六,人事档案系统研究人事档案系统能够提高人事档案管理的效率与准确性,有利于实现人事档案管理的现代化学界主要围绕为什么要开发以及如何开发人事档案管理系统这两个主题展开研究。

三、人事档案管理的趋势与发展的展望

通过梳理现阶段我国人事档案管理研究的理论成果,笔者认为,未来一段时间内的人事档案管理的研究,需要在以下几个方面进一步加强人事档案工作改革的研究我国的人事档案工作是在战争时期人事档案管理的基础上建立和发展起来的,人事档案的作用在很大程度上表现为管理人,控制人这种历史遗留下来的特点很突出地反映在人事档案的内容上,重政治历史轻工作实绩,重思想品德’轻才能就,无法全面,完整地反映一个人的真实面貌在当今竞争愈加激烈的信息化时代,传统的人事档案容明显不符合时代潮流,无法在人事工作中发挥有的作用。因此,人事档案内容及其管理到了非改革不可的时候,关于人事档案改革的研究,已有不少学者提出了一些改革思路,譬如,陈兆提出要改革人事档案的终身制加强人事档案的三化研究人事档案的三化是指人事档案管理的现代化,规范化和标准化、现代化是人事档案工作在信息化时代的必经之路,是新形势下人事工作发展的需要,这就需要进一步研究人事档案的数字化数据库建立,管理系统研发,信息网络化建设等核心问题规范化是实现人事档案管理现代化的重要中间环节,由于受历史条件的制约,不少人事档案材料载体不统一装订不整齐,书写不规范,管理不规范等现象还比较突出,因此,加强人事档案管理的规范化研究,建立严格的管理规章制度,为人事档案规范化管理提供理论支持与方法指导,已成为迫切需要解决的重要问题。

四、加强人事档案法制建设研究

当前时期,我国已有的人事档案法制主要有干部档案工作条例,流动人员人事档案管理暂行规定,企业职工档案管理工作规定等。其中,干部档案工作条例是由中组部于 1980 年,1990年经过修订,流动人员档案管理暂行规定,和企业职工档案管理工作规定,都是依据干部档案工作条例制定的,在档案内容收集、保管、提供利用方面与,干部档案工作条例大同小异。近年来,加强人事档案法制建设的呼声越来越高。譬如,张建文指出,在市场经济背景下,个人的权利意识日渐强烈,过于强调公共利益性质与绝对保密性质的传统人事档案管理法制无法适应个人资料保护运动所提出的在人事档案收集与处理中保护个人权利的基本要求,有必要将现行。干部档案工作条例与流动人员人事档案管理暂行规定合并制定统一的。

参考文献

[1]冯惠玲.档案记忆观、资源观与“中国记忆”数字资源建设[J]. 档案学通讯.2012(03)

[2]鞠菲.网络信息老化实证研究――以新浪新闻为例[J].情报杂志.2010(10)

[3]罗勇.互联网档案十年发展评述[J]. 档案与建设. 2009(09)

作者简介:吴莹,女,34,本科,工程师,从事科技档案管理工作单位,中国飞行试验研究院。

人事档案管理规定篇6

    自《银行会计档案管理办法》实施以来,我国有关银行档案的管理已经逐步地向规范化与完善性转变。当前,有关基层人民银行的管理方法,主要采取的是发行会计以及基层国库会计资料分散管理的方式:一是采取中心支行货币金银部门,对有关会计资料进行事后监督,在中心监督完毕后,将有关资料返回至货币金银部门,实现其自行装订、归档、保管等有关档案管理的工作;二是县支行国库业务的会计凭证、账表、清单、系统工作日志等会计资料经事后监督中心监督完毕后,有关的档案资料,需要定期返还至县支行综合档案管理部门,由县支行综合档案管理部门来实施有关档案管理的归档、查询以及事后监督中心对账表、清单、系统工作日志等会计资料负责装订的管理办法。但是这种分散的管理方式,对于基层人民银行的档案管理就造成了诸多不容忽视的问题。一是对于会计档案的定期检查与修复工作,没有依照预定日期如期进行;二是对于档案中的磁介质等相关的资料,管理不规范,容易产生磁介质失去信息;三是档案管理手段落后,有关档案管理的自动化程度不高,难以对会计档案的安全性以及完整性进行有效地维护;四是对于一些保管期满的档案没有进行及时的销毁与清理。五是磁介质管理,比如,个别行核算系统数据未做到双备份,对于个别行备份磁介质、光介质数据也没有实施异地的存放等管理模式。对于档案管理制度的执行等情况,有关当前档案保管安全性方面,基层人民银行的会计档案管理现状,主要体现在会计档案的查询、借阅以及检查等程序方面。首先,对于会计档案的查询,会计档案的查阅除应会计业务检查的要求恢复会计核算系统备份数据,以查看是否存在磁介质、光介质会计档案失效的情形外,均为纸介质的会计档案。基层人民银行能够实现按照会计档案管理制度中规定的相关法规,严格的建立以及执行有关会计档案的登记、审批等制度,实现有关会计档案的查询工作的严格办理,其次,对于会计档案的复制,在基层人民银行的会计管理中,为保证会计档案能够在有效的时间内得到妥善的保管,主要采取的是对邮政局传递的传真件形式的电报底稿进行复印保存的管理模式。再次,有关会计档案的销毁,基层人民银行的销毁工作的主要对象是一些纸介质的档案。但是由于基层人民银行档案销毁管理工作的疏忽,对于一些诸如会计核算系统月终备份等磁介质的会计档案,没有进行及时的销毁。

    二、基层人民银行会计档案管理中存在的问题及原因探究

    当前,人民银行在实施会计档案管理中,主要执行的是中国人民银行总行2005年制定、2006年月施行的《中国人民银行会计基本制度》,这一管理制度并为专门对于会计档案的管理制定专门的指导条款。但是随着经济的发展以及人民银行对于银行会计电算化管理要求的迅猛发展,对于人民银行实施档案管理的内容以及形式都发生了较大的变化。

    (一)会计档案管理部门分散,统一管理流于形式

    当前,基层人民银行在实施会计档案管理时,尽管一些档案资料的管理已经实现了事后监管部门的集中化管理与监督,尽管实施档案管理的部门没有进行统一的管理,对于一些资料的条约也主要是由事后监管部门进行有关资料的管理,这样就导致会计档案与全行档案的管理存在管理流于形式的问题。在这样的管理状态下,就会造成有关档案资料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是会计档案入档不及时,存在档案遗失的风险;二是由于内部人员对于调阅档案不履行审批程序等问题,造成有关档案资料的归类以及登记存在失真、不完整等问题;三是由于会计档案资料主要实施的是各部门分散化管理,这就给有关会计档案资料的保存与监管带来了管理条件上的限制;四是调阅资料主要是由事后监管部门进行管理,这就给会计档案的登记与管理造成随意性大。上述有关会计档案存在影响会计档案安全性的问题,就很容易带来会计档案管理难以实现人民银行会计档案管理的“四防”“四无”基本管理标准。与此同时,由于会计档案管理与核算系统的升级没有实现同步化,结果就导致对于磁介质档案的调阅存在较大的难度。在实际的管理中,一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的,那么在实施磁介质的调阅中,就需要在特定的运行环境中进行。但是核算管理应用系统版本的升级、更新,对于一些旧有的磁介质档案已经无法实现调阅,这样就失去了档案管理在实施会计档案管理的有效使用。

    (二)内部保密管理制度与司法执行存在矛盾,会计档案管理存在风险

    为防止会计档案在管理中造成的会计数据丢失或者泄密,中国人民银行颁布了《银行会计档案管理办法》,对于会计档案的管理明确作出“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。”这一严格的规定。但是这一有关会计档案数据的内部管理制度,与行政司法管理中的公开化、透明化监管之间存在冲突,这就导致在实施的过程中存在执行难度大、实施效度不充足等问题。比如对于司法部门执行有关公务时,就会要求基层人民银行出具有关的会计档案凭证,基于上述分析,这样就给会计档案管理带来比较大的困难。与此同时,由于基层会计档案管理中存在的人手不足、职责不明以及会计档案管理知识欠缺等问题,导致对于一些会计档案的管理难以实现专人的保管,内部管理制度执行的不严格,就导致在会计档案的管理中存在诸多的管理与监督隐患。

    (三)会计档案制度制定不完善,有关会计档案监督不到位

    在目前运作的会计档案管理模式中,全辖市、县两级行包括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部门参与会计档案管理工作。对于会计工作检查而言,会计档案属于其中一项最为基本的内容,但是部分人民银行在实际的会计工作检查中,普遍存在只看登记簿的建立或档案的装订整理等,对于一些档案的入档是否及时以及档案的归类是否正确等问题,实施检查的比较少,结果就造成会计档案监督管理上存在漏洞。会计档案制度制定不完善,主要表现在:一是对于会计档案的保管期限不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中,涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产生的会计资料的规定较为明确,但未提及事后监督过程中产生的监督资料保管期限。2004年下发的《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定:“事后监督产生的文档资料,由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体的规定,基层人民银行在实施有关会计档案的管理会出现真空和时紧时松现象,造成会计监管的分散保存、多头管理,这就造成一定程度上,有关会计档案管理质量得不到有效的保证。二是有关会计档案监督形成的资料归类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能,由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门,工作职责的侧重点不同,管理力度、操作要求、执行标准也不尽相同,涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。

    三、提升基层人民银行会计档案管理质量的建议

    (一)严格会计档案统一管理,明确管理部门责任划分

    针对当前存在的档案管理部门分散带来的问题,就应在制定与实施相关会计档案管理制度的基础上,对档案管理部门的职责进行明确的划分,依据各部门之间存在的差异有效地规范会计档案管理部门的职责。首先,为彻底解决基层人民银行会计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问题,建议逐步实施“集中监督,集中管理”的会计档案管理模式。通过实施会计档案资料的异地保管,定期对会计档案进行复制,由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅助资料进行统一整理归档,不再将监督完毕的会计资料进行返还。其次,由于档案管理涉及到多个管理部门,因此各部门要高度重视会计档案管理工作,不断强化自身在关于会计档案制度管理方面的学习,在掌握基本规定要求的基础上,严格按照规章制度操作,严厉杜绝会计档案管理工作中存在的主观性和随意性问题。再次,规范会计档案交接、归档操作,严格会计档案查阅手续,库房设施要满足规定要求。不断加强指导基层人民银行还应按照自身发展的实际,不断地对本行的内控制度中存在的问题进行及时的修订,明确自身职责,积极地将有关会计档案管理的工作落实到人,对于档案管理中存在的风险进行有效的规避与防范。

    (二)完善基层人民银行的制度管理,切实加大会计档案的检查力度

    为切实的强化基层人民银行的日常管理,对于人民银行的基层管理,就应积极的强化自身的制度建设。首先,针对《中国人民银行关于改进和加强事后监督工作意见》强调了事后监督职能定位,这一管理弊端,应积极的将有关事后监督资料划归到会计资料的管理范畴中,并及时的对事后监管部门在实施监管的过程中产生的主要监督资料保管期限进行及时的明确;其次,针对会计档案管理工作中的检查,应积极的从有关档案登记薄记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性以及入档的及时性等方面着手,对于销毁手续是否健全、安全措施是否符合规定等进行全面化的监督与管理,以实现会计档案保管的妥善以及存放的有序;再次,积极地对司法部门调阅会计档案审批制度进行有效的完善,不仅要强化会计档案管理人员的安全、保密教育,还应对其在实施会计档案管理中的保密与安全意识进行有效地提升,以积极的确保会计档案的不泄密和信息的绝对安全;最后,为有效防止会计信息的安全管理,就应加强与司法部门之间的沟通与联系,积极的就基层人民银行会计档案信息的管理措施,进行有效的交流,从根本上确保人民银行的信息管理安全。

    (三)尽快制定人民银行会计档案管理实施办法,明确会计档案管理职责

人事档案管理规定篇7

自《银行会计档案管理办法》实施以来,我国有关银行档案的管理已经逐步地向规范化与完善性转变。当前,有关基层人民银行的管理方法,主要采取的是发行会计以及基层国库会计资料分散管理的方式:一是采取中心支行货币金银部门,对有关会计资料进行事后监督,在中心监督完毕后,将有关资料返回至货币金银部门,实现其自行装订、归档、保管等有关档案管理的工作;二是县支行国库业务的会计凭证、账表、清单、系统工作日志等会计资料经事后监督中心监督完毕后,有关的档案资料,需要定期返还至县支行综合档案管理部门,由县支行综合档案管理部门来实施有关档案管理的归档、查询以及事后监督中心对账表、清单、系统工作日志等会计资料负责装订的管理办法。但是这种分散的管理方式,对于基层人民银行的档案管理就造成了诸多不容忽视的问题。一是对于会计档案的定期检查与修复工作,没有依照预定日期如期进行;二是对于档案中的磁介质等相关的资料,管理不规范,容易产生磁介质失去信息;三是档案管理手段落后,有关档案管理的自动化程度不高,难以对会计档案的安全性以及完整性进行有效地维护;四是对于一些保管期满的档案没有进行及时的销毁与清理。五是磁介质管理,比如,个别行核算系统数据未做到双备份,对于个别行备份磁介质、光介质数据也没有实施异地的存放等管理模式。对于档案管理制度的执行等情况,有关当前档案保管安全性方面,基层人民银行的会计档案管理现状,主要体现在会计档案的查询、借阅以及检查等程序方面。首先,对于会计档案的查询,会计档案的查阅除应会计业务检查的要求恢复会计核算系统备份数据,以查看是否存在磁介质、光介质会计档案失效的情形外,均为纸介质的会计档案。基层人民银行能够实现按照会计档案管理制度中规定的相关法规,严格的建立以及执行有关会计档案的登记、审批等制度,实现有关会计档案的查询工作的严格办理,其次,对于会计档案的复制,在基层人民银行的会计管理中,为保证会计档案能够在有效的时间内得到妥善的保管,主要采取的是对邮政局传递的传真件形式的电报底稿进行复印保存的管理模式。再次,有关会计档案的销毁,基层人民银行的销毁工作的主要对象是一些纸介质的档案。但是由于基层人民银行档案销毁管理工作的疏忽,对于一些诸如会计核算系统月终备份等磁介质的会计档案,没有进行及时的销毁。

二、基层人民银行会计档案管理中存在的问题及原因探究

当前,人民银行在实施会计档案管理中,主要执行的是中国人民银行总行2005年制定、2006年月施行的《中国人民银行会计基本制度》,这一管理制度并为专门对于会计档案的管理制定专门的指导条款。但是随着经济的发展以及人民银行对于银行会计电算化管理要求的迅猛发展,对于人民银行实施档案管理的内容以及形式都发生了较大的变化。

(一)会计档案管理部门分散,统一管理流于形式

当前,基层人民银行在实施会计档案管理时,尽管一些档案资料的管理已经实现了事后监管部门的集中化管理与监督,尽管实施档案管理的部门没有进行统一的管理,对于一些资料的条约也主要是由事后监管部门进行有关资料的管理,这样就导致会计档案与全行档案的管理存在管理流于形式的问题。在这样的管理状态下,就会造成有关档案资料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是会计档案入档不及时,存在档案遗失的风险;二是由于内部人员对于调阅档案不履行审批程序等问题,造成有关档案资料的归类以及登记存在失真、不完整等问题;三是由于会计档案资料主要实施的是各部门分散化管理,这就给有关会计档案资料的保存与监管带来了管理条件上的限制;四是调阅资料主要是由事后监管部门进行管理,这就给会计档案的登记与管理造成随意性大。上述有关会计档案存在影响会计档案安全性的问题,就很容易带来会计档案管理难以实现人民银行会计档案管理的“四防”“四无”基本管理标准。与此同时,由于会计档案管理与核算系统的升级没有实现同步化,结果就导致对于磁介质档案的调阅存在较大的难度。在实际的管理中,一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的,那么在实施磁介质的调阅中,就需要在特定的运行环境中进行。但是核算管理应用系统版本的升级、更新,对于一些旧有的磁介质档案已经无法实现调阅,这样就失去了档案管理在实施会计档案管理的有效使用。

(二)内部保密管理制度与司法执行存在矛盾,会计档案管理存在风险

为防止会计档案在管理中造成的会计数据丢失或者泄密,中国人民银行颁布了《银行会计档案管理办法》,对于会计档案的管理明确作出“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。”这一严格的规定。但是这一有关会计档案数据的内部管理制度,与行政司法管理中的公开化、透明化监管之间存在冲突,这就导致在实施的过程中存在执行难度大、实施效度不充足等问题。比如对于司法部门执行有关公务时,就会要求基层人民银行出具有关的会计档案凭证,基于上述分析,这样就给会计档案管理带来比较大的困难。与此同时,由于基层会计档案管理中存在的人手不足、职责不明以及会计档案管理知识欠缺等问题,导致对于一些会计档案的管理难以实现专人的保管,内部管理制度执行的不严格,就导致在会计档案的管理中存在诸多的管理与监督隐患。

(三)会计档案制度制定不完善,有关会计档案监督不到位

在目前运作的会计档案管理模式中,全辖市、县两级行包括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部门参与会计档案管理工作。对于会计工作检查而言,会计档案属于其中一项最为基本的内容,但是部分人民银行在实际的会计工作检查中,普遍存在只看登记簿的建立或档案的装订整理等,对于一些档案的入档是否及时以及档案的归类是否正确等问题,实施检查的比较少,结果就造成会计档案监督管理上存在漏洞。会计档案制度制定不完善,主要表现在:一是对于会计档案的保管期限不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中,涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产生的会计资料的规定较为明确,但未提及事后监督过程中产生的监督资料保管期限。2004年下发的《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定:“事后监督产生的文档资料,由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体的规定,基层人民银行在实施有关会计档案的管理会出现真空和时紧时松现象,造成会计监管的分散保存、多头管理,这就造成一定程度上,有关会计档案管理质量得不到有效的保证。二是有关会计档案监督形成的资料归类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能,由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门,工作职责的侧重点不同,管理力度、操作要求、执行标准也不尽相同,涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。

三、提升基层人民银行会计档案管理质量的建议

(一)严格会计档案统一管理,明确管理部门责任划分

针对当前存在的档案管理部门分散带来的问题,就应在制定与实施相关会计档案管理制度的基础上,对档案管理部门的职责进行明确的划分,依据各部门之间存在的差异有效地规范会计档案管理部门的职责。首先,为彻底解决基层人民银行会计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问题,建议逐步实施“集中监督,集中管理”的会计档案管理模式。通过实施会计档案资料的异地保管,定期对会计档案进行复制,由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅助资料进行统一整理归档,不再将监督完毕的会计资料进行返还。其次,由于档案管理涉及到多个管理部门,因此各部门要高度重视会计档案管理工作,不断强化自身在关于会计档案制度管理方面的学习,在掌握基本规定要求的基础上,严格按照规章制度操作,严厉杜绝会计档案管理工作中存在的主观性和随意性问题。再次,规范会计档案交接、归档操作,严格会计档案查阅手续,库房设施要满足规定要求。不断加强指导基层人民银行还应按照自身发展的实际,不断地对本行的内控制度中存在的问题进行及时的修订,明确自身职责,积极地将有关会计档案管理的工作落实到人,对于档案管理中存在的风险进行有效的规避与防范。

(二)完善基层人民银行的制度管理,切实加大会计档案的检查力度

为切实的强化基层人民银行的日常管理,对于人民银行的基层管理,就应积极的强化自身的制度建设。首先,针对《中国人民银行关于改进和加强事后监督工作意见》强调了事后监督职能定位,这一管理弊端,应积极的将有关事后监督资料划归到会计资料的管理范畴中,并及时的对事后监管部门在实施监管的过程中产生的主要监督资料保管期限进行及时的明确;其次,针对会计档案管理工作中的检查,应积极的从有关档案登记薄记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性以及入档的及时性等方面着手,对于销毁手续是否健全、安全措施是否符合规定等进行全面化的监督与管理,以实现会计档案保管的妥善以及存放的有序;再次,积极地对司法部门调阅会计档案审批制度进行有效的完善,不仅要强化会计档案管理人员的安全、保密教育,还应对其在实施会计档案管理中的保密与安全意识进行有效地提升,以积极的确保会计档案的不泄密和信息的绝对安全;最后,为有效防止会计信息的安全管理,就应加强与司法部门之间的沟通与联系,积极的就基层人民银行会计档案信息的管理措施,进行有效的交流,从根本上确保人民银行的信息管理安全。

(三)尽快制定人民银行会计档案管理实施办法,明确会计档案管理职责

人事档案管理规定篇8

一[!]、提高人事档案管理人员的职业道德素质

人事档案管理人员是为社会主义现代化事业而奋斗大军中的一员,人事档案管理人员要具备的职业道德是社会主义职业道德规范的具体表现和补充。“爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会”是我们社会主义职业道德的主要内容和基本规范,也是我们人事档案管理人员应该具备最基本的素质和必备的法律要求。根据《中华人民共和国档案法》相关要求,档案人员应做到“忠于职守、遵守纪律、具备专业知识”。这已经将档案人员的职业道德素质直接提升到了法律要求的高度,从他律性的角度对档案管理工作的权责进行了明确。从事人事档案管理工作的人员,必须把握好档案管理职业的自律性与他律性,首先做到能够将档案管理工作对自身提出的要求与自己在工作中树立起来的理想信念相结合,同时也要牢记法律规定,严格遵纪守法,做好《档案法》中要求的每一项工作。

二、增强人事档案保密意识

人事档案管理人员是人事档案保密工作的主要负责人。能否履行好档案保密工作职责是做好人事档案管理工作的重要一环。因此,档案人员应绷紧保密这根弦,高度树立人事档案保密意识。

2.1 提高保密意识,学习人事档案法律法规

档案管理人员应熟练掌握《保密法》、《档案法》等人事档案保密工作相关的法律法规,在统一思想、提高认识的基础上,牢固树立保密观念,增强保密意识。

一是充分了解人事档案的定密依据、解密时间及保密相关要求,为日常档案管理工作提供法律法规依据。

二是积极参加人事档案保密的交流培训活动,提高业务素质,明确国家最新的规范规定,巩固保密知识。

三是定期开展保密自查活动,对各个易的风险点进行定期自查,一方面差缺补漏,一方面对各档案管理人员提出新要求,以此为契机宣传人事档案保密工作的重要性,提高档案管理人员的保密意识,督促其学习人事档案保密知识。

2.2 增强档案管理人员的保密责任感

人事档案中蕴藏着大量的个人信息,其中不乏个人隐私信息。因此,要做好人事档案管理工作,必须树立高度的责任感,在工作中细致严谨,确保不发生人事档案泄密事件。要制定档案管理工作制度,各负其责,分兵把守,将责任落实到个人,使档案管理工作人员能够在制度的严格约束下,自觉维护档案秘密性,做好人事档案保密工作。

三、做好人事档案存放过程中的保密管理工作

“保密工作无小事。”在人事档案的存放过程中,我们主要应注意以下几点。

3.1 要加强人事档案存放库房的管理工作

人事档案存放的库房是做好保密工作,维护档案安全的重要保障。档案库房要严格按照国家有关规定进行建设。从保密角度考虑,一般不应将人事档案存放库房设在办公楼的最底层。人事档案室的门窗应牢固可靠,档案库房应制定严格的管理制度。人事档案室内,设有专门的人事档案保险柜,由专人负责管理,无关人等一律禁止入内。

3.2 严格人事档案存放管理制度

档案人员要切实承担起维护人事档案完整与安全的职责:

一是保证人事档案完整,建立健全管理制度,使用人事档案要经过层层严格的审批手续,有效避免人事档案的损坏,同时,发现人事档案有损坏及破损要马上修复补救,以免以后遗忘或增加破损;

二是保证人事档案的安全性,提供足够的人力物力财力保障,负责人员要严格职守,积极采购保密箱、保密柜、防盗门等并投入使用,杜绝档案遗失或失窃的问题;

三是保证人事档案存放的统一性与有序性,按照国家相关规定,规范人事档案卷宗排列方式和次序,使人事档案排列有序,整齐规范,便于管理与查找。人事档案管理人员要严格按照档案存放管理制度进行日常管理,保证好人事档案的安全与保密。

四、落实人事档案保密工作职责

想更好地落实人事档案保密工作,就要充分发挥保密工作委员会的作用。保密工作委员会应由企业的主要负责人、各个部门负责人及人事部门全体人员组成。人事部和档案室为保密要害部门,人事部门负责人事档案的保密和整理工作,根据每个人事档案的内容、标注及密级确定该档案是否属于保密档案。需采取保密措施的档案要放置妥善,在档案袋或档案盒上标注密级,将档案按时交送档案室进行保管。

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