不动产登记档案管理制度范文

时间:2023-11-27 17:35:14

不动产登记档案管理制度

不动产登记档案管理制度篇1

[关键词]新常态下 不动产登记 档案管理 思考

中图分类号:D923.2 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2017)12-0331-01

【前言】我国不动产的所属权需要建立在依法登记的前提下,只有在经过依法登记的情况下不动产物权的建立、变更、转让和注销才能产生法律效力。我国的不动产机构的主要工作任务就是将不动产归属权进行登记,形成不动产登记档案管理系统。

不动产登记档案不仅包括不动产登记本,还有各种与之相关的文件、图表和网上登记信息等内容,包括文字信息,图表信息,声像影像等,记录载体包括纸张、光盘等。因为不动产登记档案的复杂繁琐,所以不动产统一登记档案管理的工作并不轻松。

一、我国当前不动产的特点

1.不动产在固定机构进行统一登记

不动产,顾名思义,就是指自然性质上或者法律规定上不可移动的财产。因为不动产的位置不可随意改变,不动产的登记体现出唯一性的原则,所以在一个区域内的不动产统一登记只由固定的机构进行登记。不动产的统一固定登记更有利于不动产登记档案的统一管理。

2.具备法律效力

我国对于不动产的登记都有明文规定,不动产登记档案的管理一般由行政主管部门负责,不动产登记一般都是在政府机构进行注册,改正等。由行政机构所认证的登记,登记信息作为原始凭证被登记部门保存,形成的不动产登记档案受到法律保护,具备法律公信力。

3.档案格式要求严格规范

不动产登记档案是可变的。随着不动产政策的调整改变,不动产登记流程会改变,不动产登记档案也会随着改变。不动产登记主要采取文本形式,对不动产登记格式有着严格要求,档案的记录必须严谨、规范、准确、详细。不动产登记档案可以在法庭上作为法律文件,具有法律效力,所以登档案的格式必须严谨规范,避免因为内容模糊而造成纠纷。

4.档案保存时效长

随着不动产所属人的变动,不动产登记档案也会随之改变,但是登记档案的法律效力是不会改变的。不动产登记档案的时效期非常长,有效地保证了不动产的物权保护,使不动产的权属问题得到稳妥的保障。

二、我国不动产统一登记档案管理的现状

1.档案的准确性欠缺

不动产登记档案是具备法律效力的,登记工作中最重要的任务就是保证数据的真实性和准确性,登记档案的准确性直接关系到登记者的法律权益。登记档案准确性的欠缺也会导致行政部门的诚信危机,对行政部门的执法过程造成阻碍。目前,我国一些地区仍存在不动产档案登记管理不严谨的现象,档案信息缺失,资料数据模糊等现象。

2.不动产登记管理档案资料数据库不完善

由于技术问题,不动产登记管理档案资料数据库经常会出现连接错误,比如一栋别墅完成变更所属权后,所属权在数据库上仍然显示不动产的所属人是变更前的所属人。这些错误对不动产登记的后续工作产生的消极影响,阻碍了不动产登记档案管理的开展。

3.档案管理技术落后,没有实行现代化

档案管理的数字化对档案的管理工作来说是个提高管理准确性和便捷性的新方式,档案管理的信息化能够提高档案管理的效率。现在部分地区的不动产登记档案管理过于依赖纸质文件,信息化水平低,管理技术落后。

4.档案的存放杂乱

国家规定不动产的登记要合法规范,最重要的目的还是为了人民。规范的不动产登记会为群众提供便利,减轻负担。但是,一些地区的不动产登记档案存放杂乱,多处存放,群众在查询时非常不方便。

三、改变当前不动产登记档案管理方面缺陷的策略

1.不动产的登记行为进行规范化、标准化

对当前的不动产登记机构进行整合统一,规范不动产登记档案文件的书写,规范不动产登记档案管理,提高不动产登记档案数据的真实性和准确性。促进行政部门工作的严谨性,提高行政部门的社会公信力,推动不动产统一登记档案管理的后续工作顺利进行。

2.完善档案管理资料数据库,应用现代化技术

优化不动产登记档案信息资源数据库,紧随现代科技发展,运用二维码等信息技术将不动产登记档案管理进行优化,整合。使不动产登记档案管理变成一张条理清晰的信息网。在各部门之间实现便捷交流,为不动产登记的后续工作提供技术支持。

3.对资源进行优化整理,对不动产登记档案进行高效管理

引进先进的管理理念,建立不动产统一登记档案管理制度,对不动产资源进行合理有效地规划,进行高效管理,减少在管理过程中耗费的人力和物力资源。

三、对当前新常态下不动产统一登记档案管理的反思

建立起不动产登记档案管理制度,使不动产登记成为更加高效且规范的机构,这是一个革故鼎新的过程。在这个过程中要制定目标,逐步地进行实施,将行动落实到实处,规范管理机制,形成规范的不动产登记管理流程,不仅为群众提供便利,更为行政机构提高了社会公信力。当前我国提出的政策,正为我国不动产统一登记档案管理提供了创新的平台,这是一个机遇,要把握得当才能为不动产登记档案管理的高效化提供强劲的动力。

参考文献

[1] 渠涛:《不动产物权变动制度研究与中国的选择》,《法学研究》1999年第5期.

[2] 李艳.浅议不动产登记档案整合管理[J].浙江国土资源,2016,(2):38-39.

[3] 张锐:《构建和谐社会视野下的档案信息服务》,《档案学研究》2005年第6期.不动产登记档案管理三题[J].档案学研究,2006,90(4):25-28.

[4] 彭诚信:《我国物权变动理论的立法选择》,《法律科学》2000年第2期。

[5] 莫晓兰.对不动产登记档案管理的思考[J].兰台世界,2014,(S3):55-56.

[6] 孙宪忠:《论不动产物权登记》,《中国法学》1996年第5期。

不动产登记档案管理制度篇2

摘要:随着房产交易的日趋频繁,档案利用人次的不断增多,陈旧的管理模式已不能适应现在房产档案管理的要求,房产档案馆要想获得更快发展,就必须树立超前的服务意识,主动服务百姓,让档案贴近百姓。因此,使用现代化管理手段,实现房产档案信息化管理势在必行。

关键词:房产登记交易档案;创新服务方式;质量管理;电子信息

临沂市房产登记交易中心近年来不断深化交易与权属规范化管理,强化创新意识,坚持创新发展,通过加强法规业务建设、建设网上房地产、防范和打击虚假交易、强化测绘市场监管、加强服务窗口建设、狠抓内部管理和队伍建设等措施,实现了房产交易与权属登记以及档案管理的信息化、网络化,群众的满意度进一步提升,我市房地产交易与权属登记规范化管理又迈上了一个新台阶.现将我交易中心近年来不断深化交易与权属规范化管理的情况汇报如下:

我交易中心负责全市房屋权属登记、房产档案、房产测绘、商品房销售、房地产抵押、房屋租赁、房地产中介、房地产评估、房地产市场的管理与培育。与飞速发展的房地产市场相比,近年来房地产管理法规、政策建设相对滞后,不能满足现实管理的需要。为了更好地履行管理职责,实现依法管理的目标,近几年我们不等不靠,积极研究对策,依据建设部《城市房屋权属登记管理办法》、《临沂市城镇房屋权属登记条例》等法律法规,先后制定了《具体适用若干问题规定》、《夫妻共有房产(变更)登记细则》、《关于规范劈分房屋产权登记的有关规定》等92份规范性文件、规定和56份业务会议纪要,与相关职能部门联合制定了《关于在房产管理中加强和规范公证活动的联合通知》、《商品房附属房屋转让等问题的若干规定》等文件,及时弥补法规的空白和疏漏。对现有业务流程进行了全面梳理,研究制定了《构筑物登记工作规程》、《地役权登记工作规程》等业务文件,推出了商品房预告登记、预购商品房抵押预登记等新的登记种类。这些配套规范性文件的实施,对贯彻房屋权属登记法规,规范、促进我市房屋权属登记工作发挥了重要作用。

随着房产交易的日趋频繁,档案利用人次的不断增多,陈旧的管理模式已不能适应现在房产档案管理的要求,房产档案馆要想获得更快发展,就必须树立超前的服务意识,主动服务百姓,让档案贴近百姓。因此,使用现代化管理手段,实现房产档案信息化管理势在必行,必须把产权产籍交易合为一体,使产权登记发证、产权交易、房产抵押、验证等工作逐渐由手工作业过渡到了网络微机作业,实现了房产档案的全文数字化。通过局域网络对产权电子档案的共享,很好地减少了工作上的差错和失误,减少了档案馆的工作强度,提高了发证、验证、抵押的工作效率,房产档案利用达到了安全、高效、规范和进一步方便群众利用的目的。在利用窗口,市民通过身份验证后,即可获得房产的产权状况和自然状况。

房产登记档案是确定房产产权来源、确认房产产权归属的重要依据,是房产管理的一项基础性工作,在避免重复登记、重复抵押、解决历史遗留问题、解决产权纠纷等方面发挥着举足轻重的作用。房产档案登记信息的准确与否,直接关系到百姓财产的安全和社会大局的稳定。建立严格的登记质量管理体系。为保证发出的每一本权证不出质量差错,我处制定了《房屋交易、权属登记质量管理办法》、《房屋交易、权属登记质量考核奖惩规定》,形成了房产登记全面质量管理体系。我处登记质量管理实行“三级检查,两级验收”(作业人员自行检查、部门检查、质量管理部门检查;部门验收、质量管理部门验收)。综合管理科每月对全处各类业务进行抽检,抽检率达20%。对于质检中查出差错案件按月通报,分析差错产生的原因,对当事人提出批评,并予以处罚。

一、建立严格的登记质量管理体系

房地产档案记录了一个个房地产项目产权档案的历史沿革。这些材料能否行到有效的保护,它所承载的产权信息是否得到有效的利用,直接影响房地产市场的发展。因而房地产档案已不再是传统观念上的档案,它已成为整个社会信息资源的重要组成部分。

为保证发出的每一本权证不出质量差错,我交易中心制定了《房屋交易、权属登记质量管理办法》、《房屋交易、权属登记质量考核奖惩规定》,形成了房产登记全面质量管理体系。我交易中心登记质量管理实行“三级检查,两级验收”(作业人员自行检查、部门检查、质量管理部门检查;部门验收、质量管理部门验收)。综合管理科每月对全处各类业务进行抽检,抽检率达20%。对于质检中查出差错案件按月通报,分析差错产生的原因,对当事人提出批评,并予以处罚。每季度结合房产登记中的行政诉讼案例,对全体登记人员进行质量讲评。

二、加强档案信息化建设,档案管理水平进一步提升

为了加强档案的保管利用,我市所有的权属登记档案都以扫描的方式建立了档案电子图像库,在全国率先实现登记档案电子化管理,实现了权属登记档案图像计算机调阅。我交易中心又按照《物权法》和建设部《房屋权属登记信息查询暂行办法》,制定了《房屋登记簿查询暂行规定》,推出了纸质公示簿,并完成了房屋登记簿内容和软件的重新设计。目前我交易中心档案馆除人工调档外,权属登记信息查询通过电子登记簿对外提供查询服务,方便了公众查询房产登记信息,受到群众好评。目前我交易中心已建立了权属电子登记簿供对外查阅。去年我交易中心又创新了房屋登记簿记载内容,在登记簿中设置权利人照片、房屋照片。

三、破解产权登记的遗留问题

在依法行政的同时,我交易中心还注意实事求是处理房产登记历史遗留问题。比如,对于一些建成多年目前确实无法补办建房手续以及国有企业改制中房产登记问题时,我们通过当事人承诺具结等方式给予办理。推出商品房“一手交房、一手交证”。一些购房人对商品房交易登记程序和手续不了解,办理房产登记时经常缺这少那,跑了不少冤枉路。经过反复思索我们大胆改革传统房产登记管理模式,实行由开发商为购房人免费代办商品房合同登记、产权登记手续,在保障交易安全的前提下,房产测绘、登记受理等部门提前介入,为开发商大批量代办登记提供“绿色通道”,保证购房人在交房拿钥匙的同时就能领到产权证。

加强物管用房登记管理。为充分保护广大业主的利益,根据《临沂市物业管理办法》,我交易中心在开发企业办理商品房预售许可时或初始登记时,审核开发企业留置的物管用房。此外,加强了商品房楼盘管理,杜绝开发企业在销售过程中擅自变更房屋销售面积、套型等。

通过几年来的工作实践,我们感到,房地产档案管理与房屋权属管理是前后关联的有机整体,解决当前房地产市场中许多棘手问题,规范房地产市场秩序,很大程度上就是要理顺、规范商品房产权归属。

参考文献:

[1]何孟原.档案开放工作管窥[J].兰台世界,2006(20)

[2]王颖春.浅析档案信息公开[J].黑龙江档案,2008(4)

不动产登记档案管理制度篇3

关键词:房地产档案管理;常见难点;对策

房地产档案管理是指房地产管理机构在管理活动中直接形成的,对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录的收集、分类、归档保管、保护与开发利用。它反映了房地产权的设立、变更、转让、消灭的情况,是城市房地产权登记工作的真实记载和重要依据。在信息技术迅猛发展的今天,随着改革的深化,房地产档案的管理也必将发生变化。在新经济发展形势下如何做好房地产档案管理工作,是摆在各级部门和领导者面前的一个亟待解决的问题,这个问题也必须引起房地产档案部门相关领导者和管理者的重视,并认真思考应对对策,坚持以人为本,以信息为本的管理理念,在管理过程中树立人性化的管理模式。

1 房地产档案管理概述

房地产档案管理工作实质是房地产产权状态管理工作,是通过对房地产登记档案的有效管理实现房地产产权管理的行政职能。房地产登记档案管理工作一般包括房地产登记材料的生成立卷整理、归档分类、鉴定识别、存储、检索、统计、编研和利用。在过去传统国家机构和现代的国家机构、社会组织和个人在房地产产权登记活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文本、图形、音频、视频和其他形式的历史记录。它反映了房地产物权设立、变更、转让、消灭的情况,是房地产产权登记工作的真实记载和重要依据。这些内容就需要我们按照一定的规则将其进行合理的分类、组合、排列,使这个房地产档案有序的存在,管理更加的有序化。在解决管理工作中遇到的问题的同时并对其进行详细的研究和判断,在人力和物力资源以及财务等方面给予大力支持,保障房地产登记档案能为物权确认提供依据,能维护房地产权利人的合法权益,促进房地产市场健康发展,为加快城市建设提供信息服务功能,能协助公检法部门办案,维护社会稳定。使得房地产档案管理成为整个社会管理中不可缺失的重要构成部分。

2 目前房地产档案管理中常见的难题

2.1 对房地产档案的重视程度不够

在很长一段时间里,房地产登记工作中有相当多的员工和房地产登记的管理者都存在这样一些误区,他们认为房地产档案的管理工作就是文件复制拷贝,也就是平常的记录一下,主要工作是保持事务性工作,不是房地产登记的主要工作,也不能为房地产登记机构创造额外的经济效益,只要安守本分,做好本职工作,保证房地产档案不丢失,房地产档案信息不泄漏,可以应付内部人员调阅,日常的对外利用、群众查询就行了。事实上,房地产档案作为一种重要的信息资源,是国家档案信息资源的重要组成部分,在建设和谐社会过程中发挥着重要的作用,房地产档案管理能够为房地产登记的生产、创新发展以及相关服务提供创造必要的条件,同时还具备一定的法律效力,能够有效地使房地产登记避免各种不良风险的发生。有些人在思想的轻视的房地产档案管理工作,忽略了对房地产档案的管理。加强对房地产登记档案的开发利用,对于落实科学发展观,推动社会经济全面发展,构建和谐社会具有重要的意义。

2.2 房地产档案管理力量薄弱、管理水平和管理手段落后

很多房地产登记的大部分员工没有经过专业的房地产档案知识培训,不了解房地产档案的重要性,对房地产档案文管理的要求、房地产档案材料的收集和整理、归档、装订等业务不是很熟悉了解。在房地产档案的收集、整理和管理过程中,工作人员的房地产档案管理意识淡薄,不按照规则对房地产档案进行整理,导致了归档出现延迟、装订不合格的现象。目前,我国房地产登记的很多房地产档案工作者都是身兼数职,由于工作繁多,在进行房地产档案的整理和工作过程中常常会表现的没有耐心,随意性强,严重影响了房地产档案管理工作的开展和进行。

2.3 房地产档案室硬件环境设施不齐全

房地产档案管理的必要条件解决存在很大的差异,很多房地产登记机构都没有成立专门的房地产档案馆。而有的房地产登记即使是有成立房地产档案馆,但是对房地产档案的日常管理工作没有落实到位,房地产档案库房里档案繁杂无序,很多城市的房地产档案库房胀库情况严重,库房的防盗、防虫、防湿等各方面的防护工作没有落实到位,严重影响到了房地产档案库房的美观和完整。更加不利于房地产档案的开发和利用。

3 房地产档案管理工作应该采取的措施

3.1 健全房地产档案管理制度

房地产档案工作体系的建立必须遵循以下要求:首先,法规和规章制度应该体现出科学理性。建立规章制度必须与单位的实际情况和房地产档案管理实践的特点以及房地产档案管理的实际情况相一致,以满足房地产档案管理的需求;其次,双向性的制度约束机制。说白了就是在约束房地产登记的员工的同时对房地产登记的领导进行约束,领导行为和形象直接影响制度的顺利实施,房地产登记员工是房地产登记重要组成部分,是约束机制主要约束的对象;最后,坚持制度执行的严肃性。在执行规章制度时,实现主动有奖励,有过必处罚的态度,充分体现制度的约束性和权威性。

3.2 提高房地产档案管理人员素质

房地产档案管理工作的好坏,在很大程度上取决于房地产登记的房地产档案管理人员。要想做好房地产档案管理工作,首先,应该对房地产档案管理人员进行有针对性的培训工作,不断提高他们的专业素养和知识层次和水平,让房地产档案管理人员充分的掌握各种科学的房地产档案管理方法,提高工作的效率,同时也提高房地产档案管理工作的质量和水平;其次,明确房地产档案管理人员的定位,在科学信息高速发展的今天,房地产档案管理人员不仅信息资源的管理者,更是信息资源的检索者和服务者,因此其不但要具备房地产档案管理的专业技能,而且还要具备使用相关信息设备的能力,以满足信息时代,信息量剧增,信息冗余度骤高的局面,从而适应社会对房地产档案工作的提出的更高的要求。

3.3 完善房地产档案信息化管理水平

目前,国际上很多房地产登记机构的房地产档案管理工作都已经大范围的使用计算机,而在我国很多房地产登记机构中,使用计算机技术的范围也在不断扩大。房地产档案信息化管理已经成为房地产档案管理工作未来的发展趋势。房地产档案信息化管理就是综合运用现代计算机对房地产登记信息进行管理,如互联网、计算机技术等手段,以现代房地产登记管理为主要管理对象,对房地产档案的信息资源进行有效的处理,进一步开发房地产档案的应用价值。但是在实现信息化管理的过程中,除了要具备相应的硬件之外,还要制定规范的操作流程,有针对性的开发相应的应用程序。

4 结 语

房地产档案管理是整个国家信息系统建设的重要组成部分,在整个社会科学中占据着重要的位置,其已经成为社会信息系统的基础。房地产档案管理不仅对房地产登记有着重要的意义,而且对整个社会有着显著的意义。在新的历史时期,房地产档案管理工作必须紧跟时代的发展,从理念上更新认识,采取有效的措施,解决房地产档案管理中存在的问题,促进社会各项事业的开展。

参考文献

[1]于红.浅析如何做好档案管理工作[J].华章2012年16期.

[2]王怡妍.浅谈当前档案管理的存在问题及对策[J].网络财富.2010(16).

不动产登记档案管理制度篇4

不动产登记是《物权法》确立的一项物权制度,是物权公示的一种手段,是指不动产登记机构依法将不动产权利归属和其他法定事项记载于不动产登记簿的行为。

从2007年《物权法》明确规定国家对不动产实行统一登记制度,到2013年国务院常务会议决定建立不动产统一登记制度,到2014年12月22日《不动产登记暂行条例》的正式公布,再到2015年3月1日《不动产登记暂行条例》的开始实施,标志着我国不动产登记制度的逐步完善。实现登记机构、登记簿册、登记依据和信息平台的“四统一”,有着十分重大的意义。一是可以从源头上杜绝涉及房屋权证分设办理的矛盾。二是提高工作效率,避免重复提交材料。三是利于公示查询。统一的不动产登记信息平台,将实现国家、省、市、县四级登记信息的实时共享,并使相关部门及时获取准确信息,同时为房产交易等提供便捷的查询服务,维护权利人的合法权益。

二、房产信息档案及其社会价值

房屋登记是不动产登记的组成部分,指房屋登记机构依法将房屋权利和其他法定事项记载于登记簿上予以公示的行为。作为房屋登记载体的房产信息档案,是城市房地产主管部门在房屋登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中形成的且有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,类别上主要包括所有权档案、抵押权档案、房产测绘档案、商品房预售档案等,内容涵盖了房地产权利人、房地产权属登记确权等有关的证明和文件,房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图、分幅图、分丘图、分层分户平面图等,房地产产权登记工作中形成的各种文件材料(指房地产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、房地产税费收据存根等),反映和记载房地产权属状况的信息资料(如统计报表、摄影片、照片、录音带、缩微胶片、光盘等)。

房产信息档案是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据,详细记录了物权及其权利变动状况,为房产行政管理提供了确权依据,保护了权利人转让、抵押、融资等权益,维护了正常的社会管理秩序,促进了房地产市场的健康与稳定。

三、健全数据库,提升房产信息档案数字化

《不动产登记暂行条例》明确规定,相关部门建立统一的不动产登记信息管理基础平台;各级不动产登记机构的登记信息应当纳入统一的不动产登记信息的基础管理,确保国家、省、市、县四级登记信息的实时共享。在信息平台投入运行前,应及时全面清理房产登记资料、整理本地区不动产登记历史资料,整合、对比本地区房屋登记数据,建立关联关系,健全完善不动产登记信息数据库。建议从以下几个方面进行改进。

(一)完善多元化检索数据库

房产信息档案数量巨大,在确认物权、维护权利人合法权益等方面发挥着重要作用,利用率较高。因此,运用信息技术,建立高效、准确、多功能、多角度、方便、快捷的多元化检索数据库十分必要。

1.在数据库中将房屋所有权证号、档案保管号、受理号、图幅号、门牌号、备案号、预售许可证号、二手房交易号、产权人、身份证号、房屋产权取得时间、产权类型、项目名称、房屋面积、交易时间、交易次数、交易金额、开发公司名称、房屋竣工时间等与房屋登记相关的每一个信息要素设定为检索词,这样便可提高房产信息档案的检索路径和查询效率。

2.在数据库中将组合信息要素设定为检索词,如:同时输入房产交易号、产权人等,可以准确、快捷地筛选出所需要的信息,拓宽利用查询服务空间。

3.建立以GIS (地理信息系统)为基础的房产信息档案综合管理系统。将GIS技术运用到房产信息档案中,依托楼盘表,实现房屋信息动态的更新,对档案中的数据进行管理、分析和利用,逐步实现“以图管房,图文共享”的模式。

(二)建立房产档案全文数据库

房产信息档案是物权归属、转移、变动等原始的记录载体,利用价值高。实现房产档案的全文数字化,是建设数字档案馆的基础,也是实现信息化建设的核心。

1.要对馆藏档案进行全面、细致的清理,确定是否有些档案仍然只是保留在纸质状态,对年代久远、具有重大价值的历史档案,要引起重视,及时修复并进行数字化。

2.要清查数据库里重复或无效的信息,对与实物档案不符的影像资料要进行剔除与更正。

3.对于需要进行数字化的档案进行分类,针对类别来选择相应的技术进行数字化。如有些档案可以直接通过网络进行转化,有些档案需要进行电子扫描,有些特殊的历史档案扫描需要专门的冷光扫描仪,有些档案则需要借助数码相机等。

四、优化服务,强化利用管理

(一)与相关职能部门和服务机构建立信息共享机制

由于多年来的属地化管理,房产信息档案已形成相对独立的封闭性管理模式。近年来,国家相继出台了一系列宏观调控政策,如差别化信贷、二套房认证、差别化税收、住房保障等,相关政府职能部门(税务、民政、银行等)都需要对个人住房信息进行查询,相对闭塞的房产信息档案管理模式对利用查询已渐显不足。

《不动产登记暂行条例》第二十五条明确规定,国土资源、公安、民政、财政、税务、工商、金融、审计、统计等部门应当加强不动产登记有关信息互通共享。随着不动产登记工作的逐步推进,房产信息档案在国土资源、税务、法院诉讼、地籍调查、城市建设、民政、公安、审计、工商等相关领域将会发挥越来越重要的作用,那么,该如何与这些部门建立信息共享机制呢?

首先,应充分了解各个职能部门的查询需求,根据职能部门对房产档案信息的不同需求,对信息进行高效平滑的差别化输送。如:税务部门对房产信息档案的需求主要是核实产权标的处所、建成时间、面积等,通过房产档案部门提供的信息资料确定依法纳税的具体金额。因此,对税务部门的信息传送应仅限于其工作的实际需要,而不能提供与工作无关的其他信息。相关部门的房产信息需求则应以此类推。

其次,建立信息互通共享的运输平台。运用成熟的计算机技术,通过网络,在房产信息档案管理系统和各个政府职能部门信息系统之间分别设立一个端口,职能部门将档案查询号推送至所需端口,档案部门接收到需求后会即时把相关档案信息以影像资料的形式推送到各部门的端口,职能部门即可索取档案信息,这样便可以快捷、高效地实现房产信息档案的互通共享。

最后,在不动产信息互通共享的同时,要注意维护信息安全,加强对权利人隐私权的保护。建议在建设信息互通共享运输平台时双方签订保密协议,设定信息的使用查询权限,采用特定的密钥方式进行管控,委派专门人员具体负责信息共享工作。

(二)依规尽职,严格查询范围

《不动产登记暂行条例》第二十七条明确提出,权利人、利害关系人可以依法查询、复制不动产登记资料,不动产登记机构应当提供。在房产信息档案查询的过程中,对查询主体进行严格界定分类,分层级地提供查询服务,对于维护权利人合法权益,保护个人信息安全是十分必要的。归纳起来,房产信息档案查询主体及可查询内容主要有以下几类。

1.自然人、法人和其他组织。这类查询应提供明确的房屋坐落或权属证书编号及需要查询的事项,再持有效身份证明即可查询房屋自然状况及限制信息情况,房屋自然状况包括坐落、面积、用途、所有权归属、他项权利状态和其他权利的限制等。

2.权利人。权利人提供房屋权属证明或房屋具体坐落、权证编号及有效身份证明,即可查询登记簿的完整记载信息、原始登记凭证等,但登记机关内部审核意见不在查询范围内。

3.利害关系人。这类查询应提供与查询房产存在民事法律关系的证明材料,查询利用者应明确房屋坐落或权证编号及需要查询的事项,以及查询人的有效身份证明,方可查询房屋登记簿中的相关信息。

(三)提供多种查询方式

不动产登记档案管理制度篇5

[关键词]房地产交易;档案管理;法治观念;热忱服务

中图分类号: G271 文献标识码: A

当今世界已进入知识经济和信息时代,信息已成为比资产更为重要的战略资源。档案管理工作即信息管理工作,是信息业的组成部分;档案即一种信息资源,房地产档案则是房地产企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和城市建设发展的一项基础性工作,是体现政府管理不可缺少的职能。我国各级房地产交易管理部门承担着所属范围内房屋权属登记、发证和产权产籍管理的职责。这方面的工作是房地产行政管理的基础性工作。

随着我国房地产市场的迅速发展,房地产交易量日渐增长,交易事项日渐增多,交易手续日渐周密,交易管理日渐规范。进而,档案工作任务更加繁重,工作要求更加具体。而且这项工作不仅涉及到单位的自身管理问题,更关系到国家和人民群众的财产安全与切身利益。这就要求房地产交易管理部门在开展工作过程中,应具备依法管档的法制观念、制度健全的刚性约束、细致无误的工作质量、热忱服务的工作态度。

一、依法管档的法制观念

房产档案提供利用以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《房屋权属登记信息查询暂行办法》为服务依据。《中华人民共和国档案法》是我国档案管理的根本大法,地方制定和颁发的有关贯彻实施档案法的实施细则,引领着所属档案管理部门的管理活动,国家建设部颁发的《城市房地产权属档案管理办法》及各地方为贯彻本法所出台的有关文件,明确了房地产交易管理部门实施的房地产权属档案管理工作的规范。房地产交易部门的制度规定是实现档案管理内部控制的有力保证。

依法管档的法制观念即体现于房地产交易管理部门的档案工作必须遵循相关法律规定,必须严格执行部门建立的各项规章制度,将档案管理工作置于法律规范和部门制度的制约之下。依法管档的法制观念一是从学习中来,知法才能执法;二是从实践中来,体验胜于感知。

从学习中来,要求各级房地产交易管理部门应该组织所属工作人员认真学习、正确理解这些法律法规知识,作为档案管理人员应该自觉的学习和领会这些法律法规的内容。做到三个明确:其一、明确房地产权属档案工作的性质是城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据,是城市建设档案的组成部分,增强依法管档的意识。其二、明确房地产权利人、房地产权属登记权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件;房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图;房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图;房地产产权登记工作中形成的各种文件材料,包括房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等;反映和记载房地产权属状况的信息资料,包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录象带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等;其他有关房地产权属的文件资料,包括房地产权属冻结文件、房屋权属代管文件、历史形成的各种房地产权证、契证、账、册、表、卡等是法律和法规确定给房地产档案管理部门必须履行好的责任。其三、明确房地产档案人员的工作需要接受法律和法规的约束,损毁、丢失房地产权属档案的;擅自提供、抄录、公布、销毁房地产权属档案的;涂改、伪造房地产权属档案的;擅自出卖或者转让房地产权属档案的;违反本办法第九条规定,不按照规定归档的;档案管理工作人员,造成房地产权属档案损失的,将依法追究行政责任或刑事责任。

从实践中来,要求房地产交易管理部门的档案管理人员认真执行《档案法》、《城市房屋权属登记管理办法》等有关规定,从本岗位必须履行好的责任做起,夯实管理基础,做实档案管理工作,在自己的职责范围内绝不发生违法行政问题。对于出现的反面事例应发挥其警示作用,通过可能的宣传途径,对档案人员进行宣传教育。

二、细致无误的工作质量

细致无误是工作要求的高标准,也是房地产档案管理工作的特点所决定的,因为在房地产档案管理者手中的档案关系着城市建设和人民生命财产的大计,差之毫厘谬以千里。实现细致无误的工作质量需要依赖一下途径:1.强化业务管理手段。房产档案虽不是商品,但却是珍贵的信息资源,既有历史价值也有现实价值,既有地方价值,又有全局价值。房地产档案保存了大量基础资料,并担负着采集、管理与提供房产信息的责任,长期以来,为房地产管理提供了准确而可靠的基础性资料。可是从业务上看,房地信息管理具有量大、复杂、更新快、用途广的特点,适应这一特点,就必须注意强化业务手段,努力实现业务管理新突破,进一步完善产权产籍信息化建设。

完善“数字房产”框架,构建和完善权属登记发证系统、产籍档案管理系统、抵押登记管理系统、房屋产权平面数字控制系统,彻底改变传统的产权产籍管理模式,不断创新管理手段。

2.做好档案编研工作。产权产籍档案管理工作必须按照编研工作的原则要求,以需求为核心,以服务为主体,不断地、及时地对档案史料进行选材、鉴别、考证、加工、整理。根据不同的编研内容,把分散的资料,按照利用规律有机的编制起来,以利于档案资源的开发利用,建立积极向上的内部激励机制,建设高素质的产权产籍管理队伍。勇于创新、培养一支思想品德好、业务能力强、创新意识强、廉洁高效的高素质队伍。实现权属管理规范化、信息化的发展。围绕服务于市场,服务于百姓,服务于发展,进一步简化、规范流程。对一些不利于当前发展的环节予以调整,尽可能缩短办件时限,提高办事效率。

3.严格日常工作管理。如建立严格的库房管理制度,每天记录档案室温湿度,定期进行安全检查,尤其是逢节假日更加重视检查,并做好安全检查记录。库房管理科学,库内有档案资料存放示意图,档案柜架排放规范,库内清洁卫生,无火灾、水淹事故,无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象。建立规范的全宗卷、详细的档案移交接收、借阅登记、鉴定销毁记录,做到档案进馆详细无误,借有凭还有据。及时对档案进行了调查统计,成立档案鉴定销毁领导小组,以利于对已过期的档案展开销毁鉴定工作,销毁过期的不必要文件。利用现代化设备资源,实现各种音像、图片、资料电子化管理。

三、热忱服务的工作态度

房产档案提供利用的方式包括:设置阅览室接待查档,按规定提供电子档案在阅览室查阅;根据利用者需求出具查询结果证明;为权利人提供所缴交房屋原始登记材料的复印件;以房产产权档案为依据,为利用者提供咨询服务;向城市建设及房地产开发单位提权档案信息。房地产档案工作人员应以履行这些只能为基础,满腔热忱的提供服务。

1.强化责任意识。在全面落实社会服务承诺制的基础上,坚决做到“一与二从三不让”,即:与服务对象换位思考;从群众最满意的地方做起,从群众最不满意的地方改起;不让工作在我手里延误,不让差错在我手里发生,不让形象在我这里受损。真正做到权为民所用,情为民所系,利 为民所谋。以创新管理理念为主线,使窗口建设再上新台阶。规范服务程序考核、职业道德教育;进一步完善工作制度、办事程序,及时调整和改进服务方式,全面、系统的规范服务工作程序要求,抓好工作检查和督查。通过抓管理,进一步提高工作效能。

2.强化服务规范。作为房地产权属管理部门,产权档案利用工作就是通过多种方式为利用者实际需要提权档案资料,进行咨询和服务工作。产权档案的服务性也集中表现在利用上。一是明确服务方向,努力为城市建设和管理服务。为保障房地产权人合法权益服务。对利用工作中出现的新情况、新特点、新问题不断改进利用方式、服务手段,以适应新形势的需求。二是了解客观需要,化被动为主动,取得利用者满意的效果。三是利用产权档案的特点和规律,对整个所有权登记情况进行统计分析,通过档案分析工作,改进各项业务工作,促进产权档案管理水平的提高。四是处理好利用和保密的关系,发挥产权档案的作用,。在做好提供利用的同时,广泛接受社会各界监督,使产权档案的记载更加准确。

不动产登记档案管理制度篇6

关键词:不动产档案管理系统;计算机通信技术

1不动产档案管理系统及计算机通信技术概述

1.1不动产档案管理系统

不动产登记是《中华人民共和国物权法》确立的一项物权制度,是指经权利人或利害关系人申请,由国家专职部门将有关不动产物权及其变更事项记载于不动产登记薄的事实。不动产档案管理系统是依托计算机通信技术,对不动产登记的结果和过程进行详细记录的系统,为不动产登记中心提供数据管理、数据查询基础服务,为其它政府部门和相关企事业单位提供不动产数据查询依据,是新时代的必然产物,同时不动产档案管理系统为公众提供合理合法的查询服务。

1.2计算机通信技术

计算机通信技术,是以计算机终端为信息数据传输基础单元,以现代化通讯技术为手段,从而实现对信息数据进行高效精准传输,确保计算机与终端设备之间、计算机终端与服务器(应用服务器/数据服务器)之间信息数据传输的时效性、一致性和安全性。成熟的计算机通信技术和全面的网络协议为终端间数据传输提供了高效、易用、安全、实时的数据传输方法和错误处理机制,确保数据传输的正确性,同时通信结构以及通信协议使通信双方存在互相影响和重要联系,在对计算机通信技术进行分析研究的过程中将二者看成共同整体。随着现代化信息技术的快速发展,计算机通信技术已发展成为集合光纤通信技术以及电力载波通信等现代化通信技术,逐步向卫星通信技术、5G通信技术以及超光速通信技术发展。

1.3不动产档案管理系统应用计算机通信技术的重要性

计算机通信技术具有良好的适应性、传输高效性、数据高度一致性、数据安全性、数据实时性、抗干扰性等优点,在不动产档案管理系统中得到广泛的应用。对于不动产档案管理系统来说,主要功能是实现对信息数据的高效处理、按照终端使用者的具体要求对数据进行加工处理,确保信息数据传输的安全性、时效性、可靠性和数据一致性,在此基础上为不同层面的用户提供个性化的服务。

2计算机通讯技术在不动产档案管理系统中的应用

(1)管理系统数据处理功能中的应用。不动产档案管理系统借助于计算机通信技术对不动产管理系统中办理完毕的案卷进行归档并生成电子档案,在生成档案时系统将不动产管理系统中的表单信息页面化,生成不能修改的PDF文档,同时保留表单信息数据源数据,为精准查询和快速查询提供数据基础;将不动产办理过程中权利人提供的相关数字化文件形成统一格式的PDF文档,按不动产档案目录要求生成单一的完整的电子档案,并根据档案管理员的要求提供纸质档案打印功能,在进行档案打印时,遇到权利人提供的纸质材料时,系统自动保留空白页,供档案管理员将原始纸质材料放到档案相应位置,最终形成完整的档案。

(2)不动产登记中心业务办理中的应用。不动产档案管理系统为不动产业务登记提供基础数据和审查依据。不动产业务登记过程中,窗口收到业务办理申请,系统根据不动产单元号以及权利人信息,自动查询档案管理系统,根据业务规则及人员权限,将查询结果反馈给窗口办理人员,供业务办理人员判断该业务是否可以继续办理。如果权利人申请对自己名下的处房产进行转移时,系统将查询不动产档案管理系统,看该房产是否被标记为查封或抵押,如果在档案系统中标注为查封状态或抵押状态时,系统将自动告知窗口办理人员,该房产不能进行不动产转移申请业务办理,从而保障了新权利人的合法权益不受损害,同时也为窗口业务人员提供快速、准确的判断依据,降低由人工查询档案可能会有遗漏或疏忽造成误判,避免业务办理不符合规则的情况发生,提高窗口业务人员办理效率。

(3)同级政府部门之间的业务办理中的应用。在信息化和网络化迅速发展的当下,法院可以通过法院系统向不动产档案管理系统发送查封申请,不动产档案管理员在档案系统中能够实时收到查封提醒,档案管理人员对申请书的内容进行审核无误后,向不动产登记系统发起查封强制执行申请,该申请会第一时间出现在不动产登记系统的待办事项中,即使不动产业务办理人员没有对该业务进行办理,在当事人办理其他相关业务时,系统都会提示要对该当事人名下指定的不动产进行查封,同时系统也不允许当前正在办理的业务继续,强制业务办理人员结束当前业务的办理,转入查封业务办理流程,从而避免由于时间差的原因或人为原因造成法院无法执行查封申请,减少相应权利人的经济损失。法院在某些案件执行完毕后,对当事人名下的不动产进行解除查封也可以直接通过系统间的接口进行解除查封申请。

(4)企事业单位之间业务办理中的应用。当事人在购房时以及在实际生活过程中,需要以房产进行抵押向银行申请贷款时,传统的做法是当事人向银行提出抵押申请,当事人依据银行凭证到不动产档案管理室申请无抵押凭证,最后将凭证交至银行,然后进行相应贷款手续办理,以及进行不动产抵押登记等业务办理。在计算机信息化和网络高速发展的当下,在银行与不动产档案管理系统实现数据对接的条件下,当事人可以直接向银行申请贷款,银行系统根据当事人提供的相关资料,向不动产档案管理系统发起无抵押查询,在得到查询结果后进行判断是否进行贷款,如果具备贷款条件则向不动产档案管理系统发起抵押贷款业务申请,不动产档案管理系统向不动产登记系统发起抵押贷款登记申请,并将抵押登记结果反馈给银行以继续后续贷款流程。在贷款清还完毕后,银行系统向不动产档案系统发起解除抵押贷款申请,不动产档案管理系统向不动产登记系统发起解除抵押登记申请并将结果反馈给银行,同时不动产档案管理系统根据不动产登记系统办理结果更新档案信息。通过银行系统与不动产档案管理系统之间的数据共享和业务联动,提高了业务办理效率、简化了业务办理流程、提升了用户满意度。

(5)公共服务查询中的应用。随着计算机通信技术的不断发展、网络技术的逐渐成熟、各种智能终端的不断出现以及公众信息化水平的不断提高,使公众通过各种智能终端进行不动产信息查询的诉求逐渐呈现出上升趋势。公众可以凭借有效的登记信息以及必要的验证信息,使用各种智能终端向不动产档案管理系统发起相应的查询申请以及收到不动产档案管理范围许可内的查询结果。

3结语

不动产登记档案管理制度篇7

关于加快推进不动产登记相关工作的报告

县自然资源局:

李克强总理在全国人代十三届一次会议上提出要“深入推进‘互联网+政务服务’,使更多事项在网上办理,必须到现场办的也要力争做到‘只进一扇门’、‘最多跑一次’”。省政府3月17日召开会议明确提出“热点事项‘3550’限时办理”的目标。省国土资源厅要求各地不动产登记机构在2018年5月30日前实现不动产登记5个工作日内办结,让办理不动产登记业务的企业和群众“最多跑一次”。不动产登记中心作为国土部门的窗口单位,在县局的领导下虽然取得了一定的成绩,但是与中央、省、市相关要求差距还很大,还有很多问题亟需解决,现将相关情况汇报如下。

一、基本情况

XX年X月X日,不动产登记中心挂牌成立并发放了全县第一本不动产证书,土地、房产、林权等相关证书停止发放。X年X月,县政府任命了登记中心主任并上任,X年X月,县局任命了中心副主任1名,股长4名。目前中心在岗人员共17人,其中:中心事业编制人员7人,局参公编制人员1人,局事业编制人员3人,房管局划转6人。出台了中心各项管理制度,明确了岗位职能职责;对现有岗位人员进行了调整;积极与林业园林局协调,就林权不动产转移登记流程达成初步共识。截止目前,共受理各类登记事项X件,颁发不动产登记证书X本,不动产登记证明X份,查询X件,查封X件。

二、存在的问题

1、人员结构不合理。按照县编委《关于整合不动产登记职责等有关机构编制事项的通知》文件,登记中心核定事业编制15名,设综合股、受理股、审核股、权证股、信息档案股5个内设机构。目前,登记中心在编人员11人,其中:在编在岗人员7人,驻村扶贫2人,局机关借调2人。中心在岗的17人分别来自国土、林业、房管等多个部门,结构复杂,业务水平和个人素质参差不齐,不动产登记涉及多个部门的分工协作,知识面广,目前大多数人员的政策水平和业务能力还达不到要求,工作主动性和责任心不强,出工不出力现象严重,导致中心人员管理难度大。

2、硬件设施不完备。中心目前配备的电脑全是借用国土局的电脑,配置上较低,不能满足不动产登记业务系统加载不动产空间数据和不动产登记资料扫描数据需求,运行缓慢影响了工作效率。打印机等设备都是以前行政审批股留下来的老旧设备,除大厅外,正、副两个主任,4个股室共用一台激光打印机。用于不动产登记数据存储的设备是借用的“一张图”项目设备,且存储空间小,不能满足日益增长的不动产数据存储需求,数据备份也仅通过手工备份到移动硬盘,信息化程度不高,数据安全得不到保障。

3、窗口设置不优化。按照自然资源部﹝2018﹞7号文件要求,县一级不动产登记大厅受理窗口不低于5个,中心目前共设置了咨询、数据关联、受理、收费、发证等窗口7个,其中受理窗口目前只设置了3个,因大厅场地限制,多个窗口无法设置到大厅,导致群众办事不方便。

4、数据共享不时实。目前房产交易与登记分离,部门之间配合不够顺畅,交易与登记两个系统分别同时运行,系统数据不能及时共享,经常出现数据对接不及时等情况,造成群众办事不便,社会反响大,工作效率低,登记风险大。

5、档案管理不规范。根据《不动产登记暂行条例实施细则》有关规定,不动产登记资料由不动产登记机构管理,应当建设不动产登记资料存放场所。但目前所有不动产登记资料XX万余件均未整理归档,档案资料临时占用会议室和办公室存放,存放场所面积小,无法满足档案存放需要,且未达到安全保护标准。

6、业务能力不够强。实行不动产统一登记后,《不动产登记暂行条例》、《不动产登记暂行条例实施细则》以及《不动产登记操作规范》,对不动产登记工作全程予以规范指导,办理不动产登记业务时,需对涉及到的国土、建设、林业相关的业务综合考量,各类不动产登记业务要求普遍提高,要求工作人员要全面掌握相关业务知识,但现有人员除个别能全面掌握相关知识外,大部分仅精通部分内容,工作人员业务能力有待进一步提高。

7、其他登记未启动。目前中心开展办理的业务主要是国有土地及房屋登记,涉及集体土地、林权等登记工作还未开展,但近期前来咨询申请办理林权、宅基地登记的群众较多,由于林业部门在XX年就已停办林权证,不动产相关法律法规对林权不动产登记的规定比较模糊,无可操作性,加之原林权登记档案难以利用、权籍调查难以开展、权籍调查经费难以解决、相关部门职责不清等原因给林权登记带来一定困难,工作进展缓慢。宅基地登记所需要件资料及办事流程不明晰,登记部门和确权审批部门权责不清,需出台相关程序及办法。

三、工作措施

实施不动产统一登记是国务院机构改革和职能转变方案的重要内容,是完善产权保护制度和提高政府治理效率和水平的一项基础性工作。要以“提高服务质量、提升办事效率、维护权利人合法权益”为工作目标,以基础设施建设和规范化建设为抓手,切实推进不动产登记工作。

1、加强中心内部管理。一是完善登记中心日常管理制度,进一步明确不动产登记人员行为规范,落实每个岗位的工作职责和工作任务。二是动态分析梳理不动产登记各工作环节,尤其是审核、登簿等关键岗位的廉政风险点,逐级落实廉政风险防范措施,打造清正廉洁的不动产登记队伍。三是建立不动产登记工作集体会商机制,定期召开会商会对不动产登记中心收集整理的疑难、遗留问题进行集体会商决策。四是加强业务培训,常态化开展业务知识学习,并拓展学习内容和渠道,分期分批安排人员到市登记中心和县区登记中心学习,切实提高不动产登记人员综合素质。

2、提升综合服务水平。一是优化办理流程。提高办事效率,进一步优化受理审核流程,会同法律顾问对不动产登记要件进行梳理。二是创新服务方式。除继续为重点项目开辟绿色通道外,可以为因疾病或残疾等原因无法到登记窗口现场办理的群众提供上门服务,为开发企业办理大批量商品房分户和预告登记提供预约服务。三是积极探索网上预约登记、网上查询办理进程和短信提示领取产权证书等便民措施。

3、加强登记档案管理。一是严格执行不动产登记资料管理制度以及信息安全保密制度,并结合实际,制定具体工作流程。二是待人员配齐后立即启动现有不动产登记档案整理归档工作。三是衔接房管局移交房屋登记档案。

4、主动化解信访矛盾。当前部分已售商品房不能办理分户登记的问题较为突出,针对已反映出的不能办理不动产权证的房产项目,由登记中心牵头逐一调查核实相关情况,梳理问题清单,提出合理的解决方案,采取“一事一议”方式,逐个项目分析研判。同时,按照《市不动产登记联席会议第X次会议纪要》,加强和相关部门的沟通和协调,主动协助化解各类权属纠纷,加强和林业局沟通,确定林权不动产登记资料清单和工作流程。

四、急需解决的问题

1、人员不足问题。经初步核算,中心共需各类工作人员35名,其中:在大厅设置权调、查询查封、咨询导服、受理、审核、登簿、缮证、收费、发证等窗口15个,共需工作人员19名;在XX等X个乡镇各设置受理窗口1个,共需工作人员8名;中心正副主任3名、综合服务人员2名、信息档案管理人员3名,共需工作人员8名。目前中心编制共15名,需向社会购买服务人员20名,同时理顺10名在岗不在编工作人员的人事关系。明确股室人员划分,配齐权证股人员。

2、硬件设施问题。为保障不动产登记工作顺利开展,建议为升级和配备一批硬件设施。一是对现有的电脑能升级的进行升级,不能升级的重新配备。二是针对原本配备不够的情况,同时考虑到人员的增加,新购置一批设备,包括:电脑33台、激光多功能一体机2台、激光打印机20台、针式打印机2台、高拍仪6台等设备。三是为保障数据存储和数据安全的需求,配备数据存储和备份设备,包括:应用服务器1台、数据库服务器1台、数据存储设备1台、数据备份设备1台。探索查询、发证智能化服务体系。

3、档案管理问题。鉴于登记中心现有档案资料存放场地面积小和安全保护不达标并占用办公室的情况,需及时确定档案保管场所,配齐档案管理相关设施设备,场地大小及配置需满足不动产登记档案保管及安全的需要,方便整理归档的不动产登记档案及时移交到档案室统一管理。

4、数据共享问题。目前房管部门的交易网签和不动产登记在一个窗口,但是在信息上还不能做到及时互通共享,税务和不动产还不在一幢楼办公,这些因素都制约了5个工作日办结的施行,需研究制定相关措施,开发共享软件,实现不动产、房管、税务一窗受理,实现数据实时共享,减少办事群众跑路次数,做到只进一扇门,最多跑一次。

不动产登记档案管理制度篇8

【关键词】学校;档案工作;知识管理

学校档案是学校直接记录和反映学校活动、保存备查各种学校文件材料的总称。它是研究改进、提高教育事业的不可多得的宝贵史料和学校管理工作不可缺少的重要环节,也是衡量一所学校管理和教育教学工作水平的标尺之一。只有建立健全高效、快捷的学校档案管理体系,才能更好地为教育科研和学校各项工作提供优质服务。下面就如何加强学校档案管理工作,谈谈个人的认识。

一、档案管理的组织保障和制度建设

档案管理工作是提高学校工作效率和进行教育教学工作的重要基础和必要条件,抓好学校档案工作,首先要提升档案管理水平。

1.档案管理的组织保障

建立健全管理机构,加强对档案工作的领导。学校要成立以校领导为组长、各处室负责人参与的档案工作领导小组,健全档案机构管理网络,建立综合档案室,配备专职档案员。学校党委、校长办公室、教务处、学生处、招生就业处、培训处、后勤处、工会、团委以及各系等都要设有兼职档案员,从组织上、人员配备上保证档案工作的顺利开展。档案工作领导小组要认真研究解决档案管理工作中所涉及的经费、设备、档案用房等硬件问题,改善档案管理条件和工作环境,建立指挥灵活的档案管理信息网络,使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。学校要组织好《档案法》的学习与宣传活动。校领导要结合本校实际,做贯彻落实《档案法》的带头人,通过学习与广泛宣传,使教职工增强档案意识,形成人人重视档案、支持档案并自觉维护学校档案工作的氛围。

2.档案工作的规范化管理

学校要建立完善的档案管理工作制度,使档案工作逐步实现规范化管理。学校还应把档案工作纳入处室和各系工作目标管理责任制的检查考核中,各部门按工作目标责任制和学校制定的档案、台帐资料考评表的要求,认真研究落实本部门的档案工作任务,做到各部门、各科室,职责明确,建立规范化的制度,基本做到归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标。同时结合年终考核与个人奖励挂钩作为年终评优选的依据,这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。

二、档案资料的收集整理和规范保存

档案资料是学校正确决策、研究工作、处理重大问题的依据,搞好各类文件材料的收集整理是确保档案材料齐全完整的前提和基础。而档案资料的规范保存也直接反映了本单位的工作实绩。

1.档案资料的收集和整理工作

学校档案形成不同于一般的文书档案,它形成的时间具有特殊性,如学生的学籍表(卡)、学生登记表、各科成绩表等,是按学制年度形成的,在最后一个学年内才立卷归档;学校档案还具有很强的周期性,即每一届学生从入学到毕业为一个教‘学周期,档案材料是每届学生从入学到毕业这段时间延续的产生。这就要求档案管理人员要勤收集、勤整理、勤检查核实立卷,把好收集整理关。档案的收集要不分巨细,悉数保存,原始的东西往往是最宝贵的东西,在大量的收集留存的基础上“去粗取精”。对于教师资料,学校要抽出专人搞好收集整理,帮助教师建立个人档案,并帮助他们整理保存,教职工个人资料每年要由教职工本人填写一份,这样将对教师产生凝聚和促进作用;图片资料,学校举行的各类活动,比如重要会议、学术交流、培训、观摩、接待来访、采访录相、师生奖惩等等,这些都要按年度登记保存;学术资料,也应整理好编印成册,全部归档保存;新闻资料,国内外各类报纸刊物及电台互联网上发表的图片和文字材料,平时要注意收集;荣誉档案,即获奖的资料,除登记外,还要将奖品的照片、证书原件(复印件)作为资料存档。

2.规范档案簿、册管理,健全登记检索系统

档案资料收集整理齐全后,接下来的重要工作就是把好质量关和利用关。要特别抓好《教职工登记簿》、《学生学籍表》、《学生成绩登记表》、《毕业生登记表》、《校产校具登记薄》等重要帐簿的管理。《教师登记簿》是很重要的登记簿,它是教师情况总的登记簿,它的检索要素为总顺序号。要按照时间顺序进行流水登记,并进行逐个编号。编号可由三个成份组成,即教师的编号、登记簿的顺序号和资料室总顺序号;《学生学籍表》、《毕业生登记表》是以班级为单位建立户头的登记簿,要按系别、班级逐个登记,这样,利用者可以很方便地找出其中的相关资料。

3.改善档案的保存条件

学校档案大多是纸质资料,保存档案是至关重要的工作,要注意调节档案室温度湿度,保持通风良好,并要做好药物防蠹等工作。除了改善保存条件之外,解决这个难题的途径要在材料和制作技术上进行改善。在高科技飞速发展的现代,媒介手段日趋电子化、信息化,档案资料不能只满足于有几本登记簿和图册,而应注意于将这些资料融汇到信息媒介的大海中去,打破时空界限,通过电脑上网流通。

三、档案工作者知识和能力的培养

面对不断发展的档案工作的需要,要不断加强档案人员的业务能力培养,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键。在加强档案管理员政治思想教育和职业道德教育的同时,还必须要求档案员真正做到“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”理念;要选配工作责任心、事业心强的档案工作人员来充实学校档案工作岗位;增加智力投资,定期开展培训,加强档案人员自身业务建设。一方面要学习档案专业知识,另一方面要学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能,更新知识,提高管理水平,使学校的档案工作跟上办公自动化步伐。使他们能一心扑在档案工作岗位上,扎扎实实地做好档案工作,为学校教学、科研和其他工作服务。

四、进一步加强档案工作的建议

1.加强档案馆建设,提高学校档案服务功能。进一步加强档案基础建设,扩大馆藏能力,切实改善档案保管条件。要把档案资源建设作为重点任务,进一步丰富和优化馆藏,加强基础业务建设,特别是要做好重点教学档案工作,为档案馆充分发挥服务功能、更好地为满足学校各方面需求提供基础性保障。

2.加强档案利用工作,拓展学校档案公共服务功能。档案工作在为领导决策、工作查考做好服务的同时,要主动、自觉地做好相关服务工作。要创新学校档案服务工作思路,丰富服务手段,改善服务条件,提高服务水平。要积极主动地深入探索档案信息资源的深度开发,大力拓展档案馆的公共服务功能,不断提升档案部门的服务能力。

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