人事档案归档范文

人事档案归档篇1

【关键词】人事档案；归档管理；工作

为了指导医院进行人事档案管理，政府部门下发了《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等文件，在条例的要求下，医院要把人事档案管理工作认真贯彻落实。同时，在规划医院的总体发展目标和医院的业务建设过程中，也应当将人事档案管理工作放在重要位置。

一、加强人事档案归档管理工作的重要作用

医院工作人员众多，按照规定收集、整理、鉴别、分类和归档医院的人事档案是医院基础工作内容的一部分。一般而言，医院可据此进行业务考核和工作调动。人事档案中，针对医院工作人员真实的历史工作表现、工作实际等有翔实的记录。同时，医院会根据归档制度，对工作人员的德、能、绩、勤、廉方面动态信息进行补充（具体包括工作任务、论文、论著、成果奖励等），以保证为考核提供参照。现阶段，人事档案有纸制及电子数据两种。不论以何种形式存档，其必然需要按照《档案法》的规定实施管理。

二、医院人事档案归档管理的现状

现阶段，关于医院人事档案的归档管理，遇到了一定的问题，现存的干部人事档案中，关于干部综合能力、素质的绩效考核材料非常有限。这在某种程度上不利于医院实施考核。通常，档案中的考核材料应该比较完善，包括个人的德、能、勤、绩四项的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激励员工方面发挥的作用非常小，与预期效果相差甚远。此外，在医院人事档案中，难以完整地了解个人的绩效情况。其中，仅仅存在一个人的某一阶段的业绩成果，而不能提供个人量化考核动态信息。在医院人事档案管理中，对于绩效考核形成的材料并没有得到很好的管理，其整理和归档都不同程度地存在问题，以至于开发和利用不能正常进行。同时，医院的人事档案管理在绩效管理方面较为欠缺，主要是因为其缺少科学的管理方法。随着时代的发展，人事管理对档案工作有了更高的要求，在此情菹拢必须更新管理方法。否则，人事工作需求的变化将会打乱档案管理的秩序。

三、加强人事档案归档管理工作的具体方法

人事档案管理在人事工作变化的前提下，应从档案材料收集、归档和验收把关上加强管理，以确保档案的查、借、用、转等程序更加规范。

（一）档案材料的收集要全面翔实。目前，关于加强人事档案的归档管理，应注重人员绩效方面的材料收集管理。医院的主要工作内容是临床工作，按照此工作性质，业务、行政管理等部门分别拥有医务人员的绩效材料。为了收集材料的全面翔实，应按期验收绩效考核文件材料，并根据人员的教学、医务、护理工作立卷和移交材料，确保二级管理单位上报档案材料的全面翔实。同时，为了保证人事档案的归档管理工作的全面而规范，应针对负责课题兼职档案人员，进行技术培训，提高责任心，认真负责地做好课题文件材料的积累、立卷与归档工作。

（二）档案材料整理要各负其责，协力合作。在绩效档案归档工作中，具体有项目收集、鉴别、整理、登记、归档、保管、利用等多个环节，涉及不同部门。对于这些环节的整体运作，应该由各部门各负其责，通力合作。如在课题资料整理中，人事档案室有自己的职责范围，课题组也有相应的职责权限，两个组织各司其职，将课题各阶段形成的文件材料整理完善。另外，对于课题文件材料的积累，应该由医务人员负责，人事档案室和课题组应进行督促、指导。归档的绩效档案文件材料也有严格的要求，第一，必须是原件；第二，材料必须翔实，且没有缺处；第三，文字不得出现涂改痕迹；第四，确保承办单位准确，个人签字清晰，形成材料的时间有效。

（三）档案材料的归档要严格把关验收。医院档案管理室应严格把关。以科研课题为例，课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制较为适合。一旦科研项目完成或部分完成，归档时间应确定，一般为项目结题或鉴定后不超过20天，且由课题组负责人整理文件材料。课题形成积累的全部文件材料，应由课题兼职档案员负责汇总，对于文件材料应进行系统整理、立卷，并按时移交。医院综合档案室在收到科研项目文件材料后，出具“归档证明”给科研主管部门，并完成签署意见、加盖档案室专用章等一系列工作。归档过程中，针对三类材料可予以退回，一类是材料不齐全；一类是材料不完整；另一类是对象不明确的。对于退回的应及时进行补办。此外，为了提高管理水平和工作效率和质量，对于医院人事档案管理，应加快推进其信息化建设进程。

四、结语

综上所述，医院的人事工作中，离不开人事档案。医院设置档案管理室，应提供更规范的档案管理服务。为此，医院管理者应从服务的角度出发，加强人事档案的归档管理工作。只有这样，才能为人事管理提供第一手资料，确保领导在人才选拔和干部任用上有可靠依据。加强人事档案的归档管理，对于服务工资、职称等人事管理工作非常有利，应该得到医院人事档案人员的重视。

【参考文献】

[1]理文.我国干部人事档案管理研究[D].安徽大学，2013.

[2]任秀静.新时期加强人事档案管理工作的几点思考[J]. 人才资源开发，2015（02）：18.

人事档案归档篇2

关键词：排水企业；人事档案；档案保存

职工人事档案是职工基本情况及德、能、勤、绩、廉的综合记录，是组织人事部门科学合理选拔、使用人才的重要依据。职工人事档案是记录职工个人学习、工作、参加各项保险、工作变动等情况的原始资料，是证明个人工作年限、文化程度、学识水平、技术状况、功过奖惩和用人单位评判的重要依据。它关系到职工的切身利益，也是职工接续保险、享受各项福利待遇的重要依据。随着市场经济的建立和发展，用人形式的多元化，职工档案存在着一些不容忽视的问题。利用范围局限于人事部门导致档案长期不整理、不装订，材料不全、填写前后不一，影响档案完整率。因此，本人对职工人事档案归档完整率低这个问题开展研究和提出一些建议。

1 人事档案管理中存在的问题现状

在《企业职工档案管理工作规定》颁布后，如何更好的利用职工人事档案为城市排水工作服务是一个全新的课题，目前，公司的职工人事档案管理方法，局限于“看摊式”的管理，重管理、轻服务、方法繁琐、利用面窄，已成为无人问津的死档。

1、档案内容陈旧贫泛，不能及时反映个人学历、职称等方面的变化和工作业绩。

2、利用面窄，利用查阅手续繁琐。特别是归档材料不完整，因为，企业职工档案的内容包括十大类（一）履历材料；（二）自传材料；（三）鉴定、考核、考察材料；（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的成绩，审批等材料）；（五）政审材料；（六）参加中国共产党、共青团及派的材料；（七）奖励材料；（八）处分材料；（九）招用、劳动合同、调动聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；（十）其他可供组织参考的材料，当然职工人事档案的形成不是一天两天形成的，它是职工一生中全部历史的反映。如果这些材料收集不齐全，会影响职工档案的质量。本人通过调查，加强管理，健全完善各项制度，特别是通过去年的整理，按照公司制定的方针目标，重新规范，经过一年多的努力，提高了职工人事档案的质量和归档完整率。

3、一些职工调动单位比较多，用人单位与人事管理部门工作脱节，形成一些归档材料收集不完整，如：是党员的缺少入党材料，工作后取得学历无学籍材料、受表彰无奖励材料，特别是正常的工资材料，年度考核材料等均不能及时归入本人档案。本人对综合档案室保存的职工档案589卷，按入厂时间的年龄段进行调查、统计，然后抽取2005年至2009年入厂人员共152人进行归档完整率的调查，发现152人的档案归档很不完整。

2 制定职工档案归档完整率目标

根据公司质量管理的方针目标，公司给本科室的目标要求职工档案归档完整率达100%为确定目标值。通过分析、研究、确定，把提高职工档案归档完整率达98%定为本年度公司考核目标。

3 加强企业人事档案的对策

（一）针对目前职工档案管理方式落后，不够科学，采取如下措施：首先改进管理方法，实行计算机管理。将全司职工档案目录输入计算机，进行目录管理和查阅，实现管理规范化、信息化。要适应时代的发展和新时期人事工作的需要，更新观念，实行科学化管理。

1.同时为提高档案管理水平，采用计算机管理人事档案信息，逐步研究建立两个系统：检索系统和利用系统，运行职工档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触档案的前提下查阅档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于职工档案的保密和安全。

2.对全司职工每人发一份职工履历表，认真填写，然后交到公司人事科。

3.将存放在人事科几年的专业技术人员考核表交到档案室整理归到个人档案。

4.将检查出一些职工是党员的缺少入党材料补上，工作后取得学历无学籍材料的，受到表彰无奖励材料，特别是正常的工资材料，年度考核材料等均收集归入本人档案。

5.做到广泛收集材料，及时补充职称评定、职务升降、工作变动等方面的档案内容。收集工作质量的高低，在相当大的程度上影响着人事档案工作中其它各项工作的开展，有关部门应根据工作情况和材料情况定期向档案管理部门移交，使职工档案材料的收集工作做到制度化、正常化。

（二）针对归档的材料质量差，采取如下措施：

根据我们对职工档案的调查发现，职工在填写个人履历表时前后不一，特别是“三龄”的填写比较混乱，由于在不同的历史发展阶段，一些职工根据自己某种实际需要量填写“三龄”时作了不实际的填写，给我们工作带来不便，我们与劳动保障的人员一起核定最后以最早填写的时间为准，并印发确认表发到全司职工，以本人签字认可为准。

1.严把材料归档关，对一些归档材料不符合要求进行筛选，

履行严格的审查手续，特别是对涉及到有关的时间、学历等。由人事科逐一与档案进行核对，检查归档材料本身真实无误、完整、准确、体式合格，才能归档，否则不得归入档案。

2.与公司领导申请购买职工档案夹及盒，整理装订，使每个职工档案基本情况反映德、能、勤、绩、廉的综合记录。

3.公司的职工人事档案管理工作上了一个新台阶。而主要影响职工档案归档率低的1类履历表及9类工资，问题得到了有效的控制，不再是影响归档完整率的主要原因，为公司改革改制提供坚实的基础。

4.按照国家颁发的《企业职工档案管理工作规定》要求，公司制订修改职工人事档案管理一系列的规章制度，使公司职工人事档案做到有章可循，管理工作制度化、规范化。

5.提高了利用率，受到上级部门及公司各部门的好评。特别是受到市劳动局派员到公司核实职工的工龄，高度评价公司职工档案高标准、高质量，使市劳动局的工作人员在很短时间内准确无误核好工龄。

6.通过努力发现主要影响职工档案材料归档完整率低的履历材料、工资材料得到了补充，完整率从原来的66.76%上升到99.1%。

4 制订以下巩固措施

为了使公司的人事档案完整、准确，制定了一系列巩固措施，并纳入公司标准化制度化管理。

1.提高领导及广大职工对职工人事档案管理重要性的认识。

2.提高档案管理人员的素质和质量意识，加强了工作责任心。

3.加强质量教育，牢固树立“质量第一”的思想。

5 存在问题和努力方向

1.通过调查研究，职工人事档案材料归档完整率由原来的67.76%提高到99.1%，达到了预期的目标，，但随着市场经济的建立和发展，企业改制等与此相关的职工档案工作已经不能适应社会发展要求，因此，必须探索和研究社会主义市场经济条件下职工人事档案管理的新模式。

2.在今后的工作和学习中，我们将继续加强全面质量管理知识的学习，不断学习新知识，将学到的东西运用到管理工作中去。

3.坚持“质量第一”的宗旨，加强完善各种管理制度，提高档案的归档率和质量，在工作中一如既往的运用TQC的方法发现问题分析问题，解决问题。

参考文献

[1]李兵琴.浅议人事档案管理[J].《中小企业管理与科技》.2009（34）：18-20

[2]吴琪.浅析人事档案管理[J].《现代企业教育》.2008（06）：30-31

[3]王亚萍.传统人事档案管理现状及改革研究[J].《民风》.2008（9）.50-51

作者简介

人事档案归档篇3

人事档案管理工作的重要性人事档案区别于一般文书档案及业务档案，它具有现实性、动态性、真实性、完整性［1］，人事档案的内容包括从一个人出生到死亡整个过程中形成的大量材料。而一个人的职业史材料是人事档案中极其重要的材料，占个人职业人事档案内容的绝大部分。一般疾控机构职工一个完整的人事档案应归档的材料主要应包括10个方面内容:履历类材料，录用、鉴定、考核、考察、聘用类材料，学历、学位、职称、培训、学分等证书类材料，业绩、论文类材料，健康管理类材料，工资类材料，奖励类材料，违犯处罚类材料，参加党团类材料及其他可供组织参考有保存价值的材料等。作为公共卫生专业的疾控机构人事档案，目前在绩效考核、计量认证评审及职称评审、岗位聘任等工作中体现着越来越来重要的作用。人事档案存在的问题根据国家人事制度的有关规定，事业单位实行人事制度，其中事业单位的人事档案交由当地人才交流中心代管。人事档案管理的社会化，改变了人事档案纯属单位的一些弊端。但是随着人事制度的进一步推行，人事档案在的过程中逐渐出现了一些问题。

1人才交流中心人事档案的档案材料收集制度难以有效保障档案的完整性

由于人事档案是一个人成长经历的真实反映［2］，随着单位职工的经历不断变化，其人事档案的内容也需要连续不断地补充与更新，才能真实、全面地反映其人生经历。目前，因为职工人事档案由人才交流中心管理，单位对存放在人才交流中心的职工人事档案内容缺乏了解，而人才交流中心档案管理模式侧重于被动收接、保管、存放，对相关单位转来的归档材料基本不进行审核，平时也不会与用人单位进行主动沟通收集档案和提供档案利用。另外工资类材料，鉴定、考核、考察类材料，参加党团类材料、违犯处罚类材料等需要由相关部门转交到人才交流中心，这个过程要经过多道环节，也很难保证这些材料能完整归入职工的人事档案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时，则用人单位对职工人事档案情况就会一无所知［3］，就会导致许多归档范围内的材料流失，最终将造成职工人事档案内容不完整，在影响了档案信息质量的同时，也将可能会严重损害到职工个人切身利益。

2职工业务技术类等资料难以纳入人事档案

人事部门规定，人事机构受理的归档材料必须是正式、原件材料，复印件一般不可用［4］。这一规定造成职工业绩论文类资料，继续教育类资料，健康管理类材料，职称、培训、学分等证书类材料，奖励类材料等难很归入人才交流中心管理的人事档案中，因为这些材料原件一般由职工个人保管，复印件又由于违反规定，很难归入由人才交流中心管理的职工人事档案中。而一个人的职业史、荣誉史是职工重要人事档案组织部分，另外这些材料恰恰在疾控机构的日常工作及职工的职称评审、岗位聘任等工作中利用率最高的，如果这些材料不能纳入职工的人事档案，则会对职工人事档案完整性造成严重影响，也影响疾病预防控制日常工作有效开展。

3档案调阅利用不便，影响档案的开发利用

对于疾控机构来讲，由于日常工作及职称评审、岗位聘任等需要，要经常调阅职工人事档案，而在人事制度下，人事档案的调阅要经过多道手续，利用起来极不方便［5］，也增加了单位档案管理人员的日常工作压力。新形势下人事档案管理工作对策当前，政府对疾控机构的绩效考核、疾控机构计量认证评审、职工个人职称评审、岗位聘任等工作，均需要及时调阅利用人事档案。因此，笔者认为在人事制度下，县级疾控机构的人事档案管理工作不但不应该放松，反而应该加强。结合日常工作经验，认为县级疾控机构可以采取下列措施，加强人事档案管理工作。

1.加强人事档案管理工作重要性教育。明确应归档的材料范围，使每个职工知道其人事档案应归档的材料，引导职工及时将相关资料移交单位档案室。

2.档案室为每位职工建立备份人事档案。将档案内容分为:履历类材料;录用、鉴定、考核、考察、聘用类材料;学历、学位、职称、培训、学分等证书类材料;业绩、论文类材料;健康管理类材料;工资类材料;奖励类材料;违犯处罚类材料;参加党团类材料;其他可供组织参考有保存价值的材料等10个方面内容。本单位建立的人事档案内容侧重于职工的职称、培训、学分等证书类材料，业绩、论文类材料，健康管理类材料，奖励类材料。归档材料主要以复印件材料为主。

3.建立健全人事档案应归档材料的归档制度。建立包括外出学习登记制度、学分管理登记制度、论文版面费报销登记制度、奖励证书登记制度、职称证书登记制度、继续教育学历学费报销登记制度等，这些制度具体交由办公室档案管理人员执行，以确保这些应归档材料及时归档;另外办公室人事管理人员及时将工资类材料、参加党团类材料、违犯处罚类材料、健康管理类材料复印件或原件移交本科室档案管理人员纳入职工备份人事档案。

4.档案管理人员做好日常服务。一是对职工及相关科室提交的人事归档材料，尽量做到随办随归，在办理归档时，要认真核实原件，确保归档复印件材料的真实性。二是及时为单位工作及职工个人提供人事档案，以提高人事档案的利用率，进而提高职工参与人事档案管理的主动性和积极性。

5.加强与人才交流中心沟通联系工作。根据行业特点，建立健全疾控机构人事档案材料归档范围，将本单位收集的职工人事档案应归档材料及时移交人才交流中心纳入人事档案，同时积极协商将备份人事档案材料，适时纳入人才交流中心管理的人事档案中，以确保人事档案内容的完整性和适用性。

人事档案归档篇4

【关键词】医院档案；归档制度；建立；完善

医院档案管理是医院管理工作的一部分，医院档案归档制度是为了让医院档案管理工作有序开展的保证，是医院管理工作规范化、制度化、标准化的体现，也是医院管理水平不断提升的需要，对于医院的发展起到了非常大的作用。

1、建立归档制度势在必行

档案事业需要专业、科学和服务、政治来进行支撑，其他行业有每个行业的规则和制度，医院档案事业也是如此，需要标准的制度来进行规范和约束，为工作的开展提供依据。档案室作为档案管理机构的档案集中部门，收集档案是其第一道工序，因此在归档的时候需要有一套行之有效的制度来进行监督和约束，保证工作的顺利开展。科学的归档制度不仅可以促进档案收集工作的顺利完成，还能够保证档案的时效性和真实性，而且档案部门取得档案，监督、指导和检查本单位各部门文件归档工作也需要归档制度来作为依据。档案归档制度的建立和完善是迟早的事情，目的都是为了让档案管理工作能够顺利的开发，让档案事业能够有所发展。

1.1建立归档制度是规范文件归档工作的需要

归档制度是档案工作可以顺利开展的保证和前提条件，只有在完善的归档制度之下开展的档案工作，才能够获得高质量的档案资料。档案归档制度缺失的时候，各项工作都依靠法律法规和条例办法的查阅来作为依据，这样让档案工作的效率得不到提升，加上法律法规面向的是大范围，一些细节往往不是那么详尽，这样对于工作的某些内容就缺乏针对对，一些需要就得不到满足，这样开展工作的时候往往就会把我不清楚，不能够很好的进行切入，甚至是单凭自身的理解来进行工作，导致工作的偏差。为了能够获得一套系统的工作规划，我们需要科学、合理的归档制度。除了对归档的内容和流程有所约束，还对形式和方法、步骤进行了规定，这样档案工作者的工作和思想就能够有迹可循。

1.2建立归档制度可以提高工作效率

建立有针对性的文件归档制度，规范了文件归档工作中由于涉及面广而出现的理解方面的差异，很大程度上解决了制度执行不到位问题。例如：我们医院实行的是部门立卷制度，在归档时间这个问题上，我们采取了分时间段归档的制度。首先根据工作性质，把归档部门分为党务、行政、医技三大系统，再根据单位归档文件的数量、归档顺序等因素规定其归档时间。

2、及时完善归档制度的是保证归档制度顺利实施的关键

因为归档过程会有很多的新问题不断的出现，这样就要求归档制度跟上脚步，进行修正，如果归档制度和归档现实之间存在较大的差距，那么归档工作就会出现问题，对档案造成影响。

2.1对制度中缺失条款应及时补充

社会的发展越来越快，档案事业的发展也日新月异。档案工作中的新内容、新问题都不断的出现，加上先进的科学技术的出现，让档案工作也获得了很大的改变，曾经相对成熟的工作模式和制度在如今已经开始无法满足需要，甚至会阻碍工作的开展，因此要将完善档案归档制度作为重点工作，其中对制度的不足和补足都是首先需要处理的内容。

2.2建立预立卷制度

归档制度中对归档文件的质量要求内容较多且容易出偏差。但如果不重视文件的接收或签发、传阅和审批、收集和整理等前端控制工作，在办理归档手续时，就会出现更多不规范文件，有时甚至无法弥补。如：对归档文件的纸质材料、纸张大小、字迹材料等内容的规范要求；对归档前文件资料的破损修复要求；对文件归档时每件的排列顺序、规范要求等。对此我们建立预立卷制度，着重强调前端控制工作。具体内容包括：每个部门在文件正式归档移交前10d，先按制度规范整理文件，送交档案部门，有档案部门按归档制度要求检查收、发文件登记是否齐全完整；文件收集、临时性活动资料收集是否规范完整；每份文件是否生效；每份文件材料的排列是否规范；每份文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求等内容，然后根据检查情况分别给予指导和建议，使各归档部门能够及时纠正、弥补差错，以确保在正式归档时间内严格按照归档制度要求，圆满完成文件的整理、归档、移交任务。

2.3制定文件归档工作奖惩办法

有法可依，有法必依，执法必严，违法必究。这是针对国家法律而言。在我们的工作中，针对归档制度的执行同样需要这样。制度既然建立了就需要执行，既然执行就需要赏罚分明。制度是标尺，如何使用，使用的效果如何，关键要看归档文件整理的是否齐全完整，方法是否规范标准，完成时间是否符合规定要求等。假如碍于人情、面子，对工作质量、归档时间要求等一味迁就，执行制度不能奖罚分明，不能及时提出意见和帮助，过分强调人情面子，最终，造成返工或文件不能按时归档。为保证归档制度的顺利实施，我们制定了“文件预立卷制度”、“文件归档考核办法”、“三纳入”、“四同步”，把文件归档工作的执行情况与部门负责人、档案工作人员的经济收入挂钩，并取得上级主管领导的大力支持。制度合理、奖罚分明，激励了大家的工作热情，从而也有利于促进各项管理制度的顺利实施。

3、加强电子文件的收集归档，提高档案管理人员的科技素质

3.1加强电子文件归档制度的建立

电子文件开始逐渐的取代纸质文件，电子信息时代的到来似的电子文件开始成为档案管理工作中的主要对象，而且电子文档可以通过多种载体来进行储存和传播，电子文件的应用变得更广阔。电子文件是在数字设备和环境中产生的，由光盘、磁盘等等作为载体，可以使用计算机进行读取和传递，现在的自动化电子文件处理系统让电子文件的管理变得更加简便，电子文件的归档也是基于数字化基础上的，所以目前的电子档案归档工作就需要依靠电子文件归档制度来进行约束，因为电子文件的载体和传播途径比较多，其文件格式也可能不一样，归档时就会造成一定的困难，如果有正确、严格的电子文件归档制度来约束，那么工作效率会提升很大。

3.2优化档案工作者的素质和结构

因为档案管理手段的发展，使得档案管理工作者的要求也获得提升，需要更加专业的人员来完成这些工作。像是医疗单位这些重视机构改革和人事制度改革的单位，因为部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作的压力会越来越大。一些精通于纸质档案管理工作的人员，虽然经验丰富，但是因档案管理的理念和方式都已发生改变，他们也会变得无所适从，这就需要他们自生获得提升，像是观念的转变，知识结构的调整，以及专业素养的培养等等。除了对现有人员的能力提升，还可以积极的引入优秀档案管理人员，让他们为档案事业的发展提供帮助。同时，相关的业务部门还要出台一系列与之相配套的规章制度和管理措施，以使我们在归档工作制度化、规范化、科学化。

人事档案归档篇5

一、调查现状分析

本文通过网站调查、邮箱、电话等调研方式，调查分析了广东省62所本科院校的高校档案机构、人事档案归属、档案管理系统建设、档案网站建设四个方面的内容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民办本科院校，占40.3%，其中16所独立学院，2所中外合作办学的高校。

1.高校档案机构

高校档案机构包括档案馆和综合档案室。本次调查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校设立了独立的档案机构，其中2所是民办高校，分别是是广东理工学院和中山大学南方学院；2所高校的档案机构挂靠其他部门，广东海洋大学档案馆挂靠校长办公室，韩山师范学院综合档案室挂靠图书馆。这些独立的档案机构命名各有不同：广东理工学院、中山大学南方学院是档案室，韩山师范学院、广州体育学院是综合档案室，佛山科学技术学院是档案管理中心，其他高校独立的档案机构都是档案馆。

另外，42所（67.7%）高校未设立独立的档案机构，其中公办高校19所、民办高校23所。这些非独立的档案机构设在高校的学校/院办公室或党委办公室。中外合作办学的民办高校又有不同，北京师范大学-香港浸会大联合国际学院由秘书处负责公文审批的信息化管理和立卷归档工作，香港中文大学各个机构形成的档案一般都保存在各个学校机构手里，无专门的学校档案保管机构。

2.干部人事档案归属

从以上调查结果可知，除了中外合作办学的民办高校，广东省的本科院校都已设立高校档案机构，接近1/3的本科院校设立了独立的档案机构。高校人事档案有两种管理模式：一是归入独立的档案机构统一管理，一是归入人事部门管理。

此次调查的62所本科院校中，仅有6所（9.7%）高校的人事档案归入独立的档案机构管理。41所（66.1%）高校的人事档案归入人事部门管理，其中公办高校31所，民办高校10所，如表2所示。另外，有13所民办高校的人事档案挂靠在人才市场。北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院、香港中文大学（深圳）的员工并无人事档案，但对于受聘的员工，人力资源部门在聘期收集其相关的个人信息资料并建立仅供内部使用的个人档案。

人事档案归入独立的档案机构管理的六所高校，分别是中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东外语外贸大学、广东技术师范学院、佛山科学技术学院。这六所高校的教工人事档案并入独立的档案机构之前也都是由人事组织部门管理，中山大学档案馆是最早并入人事档案的，其次是华南农业大学，其他四所学校都是最近几年才将人事档案移交档案馆。

3.档案管理系统建设

档案管理系统是档案馆数字化、自动化管理的主要应用软件。人事档案管理系统是专门针对干部人事档案的现代化档案管理系统，能够提高人事档案管理的效率与准确性，有利于实现人事档案管理的现代化。国内许多高校采用南大之星档案管理系统，广东省采用该系统的高校有华南师范大学、华南农业大学、广东技术师范学院、韶关学院等，部分高校的档案管理系统是自主研发，如暨南大学（独立开发），还有一些高校的系统开发外包，如广东工业大学、中山大学。

本次调查的62所高校中，24所高校建有档案管理系统，其中公办高校22所，民办高校2所是中山大学南方学院、广东技术师范学院天河学院；有独立的档案机构的高校中仅15所有档案管理系统。人事档案归属档案馆的6所高校中，中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东技术师范学院5所高校建有档案管理系统，其中中山大学、广东工业大学建有教工人事档案系统，广东技术师范学院正在建设人事档案管理系统。

4.档案网站建设

档案网站是档案信息资源共享的网络平台，能把数字化加工整合之后的档案资源，通过档案网站以各种形式和展示出来。62所高校中，24所高校通过档案网站提供了网络平台，既有独立档案机构的高校，又有非独立档案机构的高校。20所有独立档案机构的高校中，18所高校建有档案网站，其中2所民办高校是广东理工学院、中山大W南方学院。非独立的档案机构的5所高校，五邑大学、仲恺农业工程学院、广州医科大学、广州工商学院、东莞理工学院城市学院在所属的院办、档案网站上设置了独立的档案管理、档案工作或档案业务栏目，广东财经大学综合档案室隶属学院办公室，建有独立的档案网站；其他非独立的档案机构在所属部门的档案网站上则只有零星的简介。

24所高校建有档案管理系统，24所高校建有档案网站，19所高校既建有档案网站又建有档案系统，5所高校建有档案系统但无档案网站，5所高校建有档案网站但无档案系统。20所高校的档案管理系统在档案网站上提供登录链接或登录平台，其中包括广州中医药大学、广东技术师范学院天河学院的档案系统挂在学校网站主页。建有人事档案管理系统的3所高校中，中山大学、广东技术师范学院提供人事档案管理系统登录链接，广东工业大学档案网站未提供人事档案管理系统入口。

二、人事档案信息化建设中存在的问题

从调查分析可以看到，广东省高校人事档案信息化建设刚刚起步，独立的高校档案机构建设、人事档案归属、人事档案系统建设、档案网站建设都存在诸多问题。

1.人事档案分散管理问题严重

人事档案是专门档案的一种，专门档案的管理仍然按照全宗原则实行集中统一管理。许多省份的高校的人事档案纳入到了独立的档案机构，如四川、湖北、重庆、江苏、上海、陕西、山西、浙江的高校。从广东省高校档案机构调查情况可知，广东省独立的高校档案机构的建设比例（32.3%）低，而且大都是公办高校，只有两所是民办高校。其中，54.1%的公办本科高校有独立的档案机构，6%的民办高校有独立的档案机构。从人事档案归属的调查情况可知，6所公办高校人事档案归属独立的档案机构，占广东省本科院校总数的9.7%、占广东省公办本科院校总数的16.2%；而52%民办高校的人事档案挂靠在人才市场，超过半数的民办高校的人事档案挂靠在校外。从整体情况来看，广东省独立的高校档案机构偏少，而且只有少数几所本科高校人事档案归属档案机构，民办本科高校的独立的高校档案机构极少，人事档案管理更加分散。

无论人事档案归入人事部门还是人才市场管理，档案都得不到统一保管，档案工作投入偏少，整理不规范，专业化建设滞后。这种低水平重复的分散管理，不利于人事档案规范化、信息化的管理。独立的高校档案机构才能承担起归属人事档案的能力，独立的高校档案机构建设比例低，是干部人事档案分散管理严重的原因之一。

2.人事档案管理系统建设滞后

目前广东省大部分高校仍没有启用档案管理系统，62所高校中只有24所高校有档案管理系统，保管的档案主体仍然是纸质档案。大部分（75%）有独立的档案机构的高校已建有档案管理系统，档案管理系统主要实现目录的数字化，有些高校已扫描部分综合档案，能进行全文检索，如华南理工大学、中山大学，广东技术师范学院、广东工业大学等。中山大学已完成全部馆藏党政类档案的数字化扫描和挂接。广东技术师范学院完成了部分教学类档案原件的数字化扫描、著录、校验和挂接等工作，基本实现了部分行政、党群档案与学生学籍档案的全文检索。

广东省高校的人事档案的数字化工作还限于人事档案的检索和档案目录的数字化，绝大多数高校档案馆至今还没有人事档案管理系统，只凭借 Excel或 Word等常用办公软件进行人事档案目录管理。人事档案已归属独立的档案机构的高校，83.3%的高校建有档案管理系统。建有教工人事档案系统的3所高校中，中山大学的人事档案管理系统已投入使用，但只是目录的数字化，广东工业大学的人事档案系统正在完善，并且正在进行人事档案内容的数字化扫描工作。总的来说广东省的本科高校还没有针对档案目录和内容数字化的成熟的人事档案管理系统，而综合档案则已部分实现全文检索，人事档案管理系统的建设远远滞后于其他综合档案。

3.人事档案信息化建设与档案网站建设脱节

人事档案信息化，是利用档案管理系统将纸质型档案转换成电子型档案，并通过一定的网络平台提供利用。人事档案信息化不仅要建设档案管理系统，而且要通过档案网站这个网络平台提供利用。

调查发现，62所高校中，38.7%的高校建有档案网站，这些高校中83.3%的高校档案网站提供档案管理系统入口；建有独立档案网站的有19所高校（30.6%），既建有档案网站又建有档案系统的比例30.6%，有独立的档案机构的高校档案网站建设的比例90%；民办高校档案网站建设比例（16%）低。从调查可知，广东省本科高校档案馆 （室 ）独立的档案网站建设比例还不足1/3，而独立的档案机构已普遍建立了专门的网站，且大都已启用档案管理系统。

仅3.2%的高校人事档案管理系统挂接到档案网站，人事档案信息化的数据不能通过档案网站对外提供利用，也不能提供全文检索。即使已开展人事数字扫描工作的高校也未能及时将人事档案管理系统挂接到档案网站。

三、推进人事档案信息化建设的建议

人事档案信息化的进程刻不容缓，推进人事档案信息化建设，应从加快制度建设以及软件硬件建设等方面着手。

1.加快制度建设，推进规范化管理

高校人事档案信息化滞后，是由于硬件条件差，档案人员业务不精、档案不受重视等各种原因引起的，关键是制度的缺失。因此，必须自上而下建立人事档案规范化管理制度，包括人事档案信息化建设制度、材料收集归档制度、人事档案审核制度、人事档案归属制度、档案管理人员进修培训制度等。

首先，人事档案要实现信息化管理，需建立人事档案管理系统，把所完整的档案信息录入系统，必须建立严密的材料收集归档制度，审核收集的散件，查看是否缺少签名、公章、时间，复印件未盖与原件相符的章等，增加电子归档，收集电子目录、建立规范化的电子档案、纸质档案收集渠道。定期审核档案，查漏补缺，防止档案造假。

其次，人事档案归属高校档案机构是人事档案信息化的基础，有条件的高校应加快推进独立档案机构的建设，高校干部人事档案归入独立的档案机构有利于提高人事档案的利用率，提高人事档案工作者的业务能力，能有效利用人员和设备，节约经费，并且有利于干部人事档案管理的专业化、规范化、数字化建设，更快实现人事档案的信息化管理、档案工作的整体协调发展。从近几年高校独立档案机构成立的时间、人事档案并入独立的档案机构的时间来看，独立的档案机构统一管理的模式是高校人事档案管理的发展方向。由独立的档案机构管理人事档案更加科学合理，也是大势所趋。

再次，人事档案管理人员的业务水平不高，信息化人才短缺，制约着人事档案信息化建设的发展。规范化的管理离不开专业化的人才，应配备具备档案和计算机相关知识的人事档案管理人员，定期培训，加强交流学习，学习先进的档案管理理念。

只有建立完善的制度，人事档案信息化建设才有保障，推进人事档案归属合并的进程，加快启动人事档案信息化建设。

2.加快人事档案内容的数字化建设

人事档案的信息化建设包括人事档案目录和内容的数字化，数字化的档案目录和内容还能通过网络平台提供利用。广东省干部档案目录管理系统2005年就已投入使用，人事档案目录的数字化工作有了一定的基础，而内容的数字化建设还处于零基础的起步阶段。人事档案内容的数字化是将档案材料逐一扫描后，挂接到人事档案管理系统，扫描进入系统的档案才能进行全文检索，全文检索实现了利用者对档案信息快速检索和方便利用，有利于档案的永久保存。

人事档案内容数字化建设的缺失是人事档案信息化建设的主要问题，也是制约人事档案全文检索的重要因素，应加快人事档案内容的数字化建设，确保人事档案整体信息化建设工作的顺利进行。

3.加大经费投入，灵活运用外包方式

人事档案的数字化扫描工程既要有高校档案机构作为基础、又要有人事档案管理系统、档案网站作为支撑，还需要必要的人力、财力、设备。无论是人事档案的数字化扫描，还是档案管理系统的建设和维护，以及档案网站的建设和维护都需要经费、人才及技术作为支撑，要启动人事档案数字化扫描工作，需要大量的经费。从调查可以发现，完全依靠高校人事档案管理机构自身的财力、物力和人才储备来独立完成人事档案信息化建设是不切实际的，因此，适当采用外部的方式是当前快速高效实现信息化的切实可行的方案。开展实施档案数字化，在人事档案信息化的审核、系统建设、录入、呙璧裙程中，遴选具备“档案工作”和“保密工作”双资质的专业公司，灵活运用自主加工和外包加工两种组织方式，短期实现全部人事档案的信息化。

人事档案归档篇6

关键词：公证文书档案；管理工作；问题分析；解决措施

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着信息化建设水平的不断提高,无纸化办公时代已经到来。如何加强公证电子文件的归档管理,是实现办公自动化过程中亟需解决的一个问题。公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全文书档案管理工作的各项规章制度。

1公证文书立卷归档案工作中存在的问题

早在1988 年司法部、国家档案局就制发了《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》两个专门性文件，为公证档案的收集、整理、立卷、归档起到了规范作用。这表明公证文书的立卷归档工作是有章可循、有法可依的。然而，我们在检查、指导公证文书立卷归档时却发现，由于公证员和兼职档案员对两个《办法》学习不够，加上对档案专业知识涉猎较少，所以在公证文书立卷归档中就容易出现以下几个方面的问题：

1.1 文书材料收集不齐全

根据《公证文书立卷归档办法》规定，公证机关受理申请后，公证事项的承办人应着手开始收集有关各种证明材料，记录整理谈话笔录、调查材料，制作公证文书等，并着手立卷的准备工作。公证事项办理结束或终止后，由承办人检查该公证事项的全部文书材料，进行立卷归档工作。立卷时要补齐遗漏的证明材料，去掉不必要立卷归档的材料。但在实际工作中，因公证人员没有养成良好的及时归档习惯，多数公证案卷都是在兼职档案员再三催促下立卷归档的，往往是有则归档，无则遗漏不归。存在着主要文书材料能够归档(如：公证文书、公证申请表、当事人的谈话笔录、公证事项报批表等)，证明材料则难以齐全(如：当事人应提供的有关证明性材料，公证处审查、调查所取得的证明材料等)的问题。造成案卷内档案材料不能齐全完整，致使已形成的案卷与规范要求尚有差距。

1.2公证档案立卷不规范

《公证文书立卷归档办法》规定，公证档案按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷，同一当事人为同一目的而办的数项公证，可合并为一卷。实际组卷中，存在着同一当事人为不同目的而办的数项公证合为一卷；不同当事人为同一事由而办的数项公证合为一卷。同时，还存在着卷内文件排列顺序不一致，应归档的材料没有归档，卷内目录填写、起止页号编码不规范，归档材料用笔、用纸不规范等问题。

1.3档案分类定位不准确

根据《公证文书立卷归档办法》规定，公证档案的分类原则是：凡涉及公民个人的人身关系、财产关系的公证事项，包括保管遗嘱和其他文件事项，均列为民事类；凡涉及经济活动的公证事项，无论当事人是法人或自然人，均列为经济类；凡当事人或文书使用地有涉外因素的公证事项，均列为涉外民事或涉外经济类；其他则列为国内民事类或国内经济类。但我们在检查中发现，涉及公民个人的人身关系、财产关系，如遗嘱公证、遗产公证等案卷，往往出现既被分为国内民事类，又被分为国内经济类的现象。

1.4 档案的期限划分不准

根据《关于机关档案保管期限的规定》，公证档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。永久保管的公证档案，一般是变更人身权利、义务关系方面或涉及不动产所有权转移方面的，需要长远利用、查考的公证事项。长期保管的公证档案，一般是涉及不动产事务方面或合同履行超过十五年等公证事项的档案。在较短的时间内查考、利用，作为证据保存而无保存价值的，以及合同履行期限在十五年以下的公证事项的档案，均列为短期档案保管。但我们检查时发现：同一事由同一承办人员划定出不同的期限；同一事由不同的承办人划定出两种以上的期限；长期划为永久或短期划为长期的现象较为常见。

另外，还存在着总登记簿(册)登记不及时，造成公证发文号编制随意性较大，出现了重号(一号多证)、漏号等现象。而且，公证发文号没有确立固定的编制方法，造成公证文号年度与年度编制不一致，无延续性。

存在以上问题主要原因：一是少数公证人员对两个《办法》学习理解不深、不透，业务水平尚不能满足工作需求；主要承办人对公证文书立卷归档监督、检查的力度不够。二是公证及档案部门组织开展公证档案业务知识学习、培训较少，对公证文书立卷归档工作检查、指导力度不够。三是公证及档案部门对公证档案出现新情况、新问题研究不够，没有根据公证业务的拓展和变化，及时调整、修订分类方案等。

2公证文书档案工作中存在问题的解决方案

2.1抓学习培训

学习、培训是提高公证人员档案业务技能最基本的方法。公证文书制作以及公证档案的形成是由具体公证员操作完成的，公证档案的质量与公证员的档案业务知识密不可分。因此，加强对公证人员档案业务知识的学习、培训就显得十分重要。公证部门要根据本单位工作特点，每年至少组织安排1次档案业务知识培训。公证人员也要自觉学习档案业务知识，以增强理论功底。特别对新上岗的公证人员，要及时安排档案业务培训，即使没有时间安排，也要发放公证档案业务规范，讲清重要性，促使其自学。只有加强对公证员档案业务知识的学习培训，才能从根本上保证公证档案质量。

2.2 抓检查监督

认真组织案卷质量检查，是确保每一份公证档案规范、齐全、完整的有效措施。《公证文书立卷归档办法》规定，公证文书的立卷归档由承办人负责，归档前由公证事项的主要承办人负责立卷质量的检查。公证承办人员从公证事项办理结束起就应检查、整理文件材料，补齐遗漏的证明材料，去掉不必归档的材料。主办公证员必须履行职责，认真监督检查，确保案卷质量。部门档案员平时要加强立卷指导。档案在移交进库时，部门档案员必须对每一份档案进行认真仔细地检查，对质量不合格的案卷，予以退还重新整理。

2.3抓考核奖惩

公证部门要建立严格的奖勤罚懒机制，实行考核与奖惩挂钩。要将档案工作纳入公证人员的岗位责任制，年终一并考核。公证档案不同于党政机关一般的文件档案，它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点，同时还具有诉讼上的证据作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用，所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续，并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损，应立即追查。

2.4 抓整体协作

公证和档案部门要对公证档案给予重视，齐心协力抓好档案工作。公证部门要经常与档案部门保持业务联系，取得档案部门的支持；档案部门也要为公证部门主动提供服务，并根据公证业务变化情况，及时帮助调整、修订分类方案，适时对公证人员进行档案业务培训；要做好立卷归档跟踪指导工作，从源头严把案卷质量关。

结束语

总之，公证机关的公证文书是国家重要的专业文书之一，它所形成的档案是公证机关进行公证活动和当事人从事民事活动的真实记录，是国家档案的组成部分，具有重要的考查、利用价值。因此公证和档案部门要加强公证人员的档案意识教育，提高公证人员档案观念，使公证档案工作再上新台阶。

参考文献

[1]孙凤燕.提高公证文书档案鉴定工作质量的策略研究[J].档案天地，2011(08).

人事档案归档篇7

一、对归档文件整理质量的思考

1．归档文件整体质量概念。无论是过去的立卷还是现在的归档文件整理，其对整理的整体质量要求这个核心是不变的。即在保证个体(卷或件)质量的基础上，最大限度地保持应归档文件(材料)的齐全完整；最大限度地保持归档文件的直观质量。

在档案整理实践中，有的业务指导人员和文档人员对个体的质量要求都很明确，而对整体质量要求则比较模糊，甚而误把个体质量当作整体质量。殊不知，档案整理不同于一般事物，个体整理质量之和并不等于整体整理质量，至多是整体质量的一个方面。

档案整理的整体质量由四个因素组成，即归档文件的齐全完整程度越高，归档质量越高；归档文件的直观质量越高，归档质量越高；归档文件的保管期限划分得准确度越高，归档质量越高；归档文件的个体质量越高，对归档质量也有提高作用。

2．归档文件整体质量的现状。归档文件整体质量中存在的问题有：有的重要文件缺失不完整；有的把本来只有几十卷的文件分装成近二百卷(其中有部分应销毁文件)；个别立档单位为减轻室藏，将短期卷有意划入长期归档，意在移交档案馆，因而连续七年没有长期卷。更令人不解的是，在验收一家县级单位晋升示范档案室过程中，该档案室三年无一卷永久卷，参加验收的十几人中竟无一人发现，也无一人提出异议。这也许是市场经济浪潮的腥味刺激了一些同志的嗅觉，以致扰乱了我们的正常思维，因而没有履行自己应履行的职责。也许是我们掌握档案质量生杀大权的指导人员太相信纸上的“规则”的作用，而忽视了具体操作整理规则的人。

归档文件的整体质量，不仅体现着一个地方一个部门档案工作人员专业技术水平和职业道德修养水平，而且也决定着这个地方历史的完整或残缺。试想，如果一个单位至关重要的文件存在领导的笔记本里或把数年的重要会议记录放在抽屉里，在归档时因文档人员疏忽或某种因素而未归档，那么这个单位文件的归档质量就可想而知。再比如，如果一个大机关的档案由于文档人员不熟悉业务或指导人员指导失误，而将整个归档文件中的永久比例划分得低于正常范围，甚至永久档案出现几年断档，过若干年这些档案进馆后，后代们将怎样处置到期长期卷?其难度和工作量可想而知。

3．造成归档文件整体质量低劣的原因。造成归档文件整体质量低劣的原因是多方面的，但最根本的原因是各级档案人员的质量意识淡薄，整体观念不强。当然，也少不了社会因素。例如某省档案局制定的《机关档案管理上等升级标准》中“业务建设”只占整个考核项目分数的24％，而案卷质量只占7％，对馆室藏档案的整体质量没有一个具体的要求标准，对档案的齐全完整程度和保管期限划分几乎没有提出要求，查看档案质量只看表面而不看实质，没有把归档文件的整体质量作为档案工作之本。

这一现象比较普遍。在各级档案行政管理部门制定的有关上等升级标准中，往往只注重硬件设施，而忽视了对档案质量的要求。上级档案部门的质量意识如此之淡薄，那么基层机关文档人员和指导人员的质量意识还能高到哪去?

二、对归档文件整理质量实行百分制考核的实践

为了督促立档单位能够依据档案工作的规范化要求，及时规范地完成年度文书材料的归档，确保国家档案的齐全完整，安全保管和高效利用，笔者根据多年接触档案质量的切身体验，设置了《机关文书归档质量年度考核标准》(以下简称考核标准)，从2个大项11小项对归档质量进行全方位的考核和提升机关档案管理水平，以推动机关档案工作的全面发展。

1．建立归档质量年度考核制度的好处。年度归档工作面广量大，仅靠档案行政管理部门巡回指导、监督检查是难以完成的，必须依靠各主管单位和立档单位的自身力量，才能全面、系统、规范地完成归档工作。但由于机关档案员兼职多、业务生疏、档案责任意识等因素对归档质量会产生一定的影响，所以，只有在全辖区建立起归档质量年度考核制度，才能切实提高应归档档案的质量。归档质量年度考核标准虽简单，但易于操作，可行性强。不论是机关档案员，还是业务指导人员，都能对照考核标准在及时、准确、有效地把住归档文件整理质量的同时，发现和解决相关问题，从而使机关档案室的业务建设得到加强。

2．归档质量年度考核标准的操作。甘肃白银市白银区归档质量年度考核工作在各主管部、各单位的通力协作下，每年由档案执法监督检查小组和业务指导科共同对全区5个乡(镇)、5个街道办事处、352个党政机关、企事业单位的归档质量进行年度考核。考核采用分步实施的方法进行。一是下发《关于归档整理质量百分制年度考核的通知》，要求各单位根据《机关文书归档质量年度考核标准》和本单位分类方案进行自查；二是在各单位自行考核的基础上，将各单位档案工作年度总结、自查打分表、《档案管理登记证》和机关档案数字化条目数据盘报送区档案局预检；三是档案执法监督领导小组和业务指导科通过听(看)总结、自查打分表、汇报等材料，并实地查看归档整理质量情况的方式，实事求是，客观公正地对照《机关文书归档质量年度考核标准》逐项打分，进行量化考核(95分以上为优秀，90分以上为合格，85分以上为基本合格，80分以下为不合格)；四是将考核结果进行反馈，对考核优秀、合格的单位在{档案管理登记证》上加盖考核合格章，对存在问题和不合格的单位提出整改意见和建议；五是下发全区归档整理质量年度考核通报，公布归档质量年度考核情况，以达到年度考核的目的。考核表一式三份，由立卷入、单位办公室主任、业务指导人分别签字，立档单位、主管单位、档案局分别盖章各保存一份。

人事档案归档篇8

[关键词]档案；行政执法；问题

档案行政执法是维护档案事业健康发展的重要手段，是巩固党和国家各项工作发展的基础，是保护人类活动真实历史和社会发展客观规律重要依据的举措。开展档案行政执法，是为了不断提高人们的档案意识，加强档案法制建设，防止档案违法行为。档案事业建设功在当代，利在千秋。如何加强档案行政执法，使档案事业得以健康发展，这是广大档案工作者必须认真面对的课题。为此，笔者在这里就档案行政执法谈几点值得思考的问题。

一、档案行政执法主要存在的问题

1987年国家颁布实施《档案法》，全国各地档案行政部门开展各项执法检查活动，对依法管理档案和发展档案事业发挥了重要的作用，总体上看，档案行政执法方面取得了一定成效。但随着社会改革的不断深化发展，近年来在开展档案行政执法工作中，还存在着一些必须解决的问题。以玉林市为例，从2002年至2006年，共开展三次全市性档案行政执法检查，其中，市人大办公室和市档案局联合开展一次；市法制办和市档案局联合开展一次；另一次是由市档案局组织各县(市)区档案局交叉检查。从检查情况看，全市档案工作还存在不少问题，主要表现在以下几个方面：

(一)不按规定归档和移交档案

按规定，各单位当年成形的文件资料应在次年6月份归档完毕；对国家规定的应立卷归档资料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理；按照国家规定各有关单位归档整理好的档案在本单位保管满10年后，定期向本地方行政区域内的国家档案馆移交，实行集中统一管理。从玉林市开展的三次档案行政执法检查中发现，少部分机关、团体、企事业单位违反《档案法》的规定，应归档的档案资料不能及时整理归档，有长期不建立档案和不开展档案工作的行为。市直机关有2％的单位文件资料长期不整理归档，档案行政部门每次检查都向这几家单位发限制整改通知书，而这些单位总是应付了事；县直机关有5％的单位档案和档案工作长期处于不整理归档和无人管理的状态；不移交档案、不按规定向档案馆移交档案的市直机关单位占10％，县机关单位占20％。

(二)档案文件资料收集不齐全

在检查中，不难看出，应归档文件资料收集不齐全，即立档单位在自己开展职能职责范围的工作中形成了的文件资料没有按规定收集齐全整理归档。这种情况的存在是普遍的，如全市市县两级机关单位，应归档的文件资料能收集95％以上进行整理归档的单位占10％；能收集到90％以上进行归档整理占30％；能收集到80％以上的占80％；有相当部分单位存在着历年积存下来应归档而零散的和领导手上掌握的文件资料收集不起来归档的现象。特别是专门档案没有收集整理归档，如声像档案、实物档案、基建图纸等。档案文件资料收集不齐全，这样发展下去，将造成地方档案馆馆藏档案资料欠缺的后果，将严重漏失应进馆的档案。

(三)档案保管条件差。安全隐患多

一些单位、部门档案保管无专室，保管条件与“三铁八防”的要求相关很远，严重威胁着档案的安全；档案乱堆乱放，档案尘埃满地。虽然大部分单位有档案室，但多是与杂物混在一起，有的甚至屋顶漏雨。

(四)档案工作得不到重视、管理混乱

一直以来，人们对档案和档案工作缺乏全面的认识，不了解档案和档案工作的功能、作用、性质、地位及内涵；有关领导和部门也对档案工作认识不足，不够重视。经检查，发现还有一些单位没有把档案工作纳入本单位年度工作计划或目标管理责任制，也没有建立档案管理各项规章制度和明确分管档案工作的领导，也没有专职或兼职档案员，谁都可以随便直接利用档案。

(五)档案人员业务素质低

由于档案人员变换频繁，一些单位领导往往不考虑档案工作是一项业务性很强的工作，随便安排人员来应付工作，致使许多档案工作人员没有经过岗前培训，没有业务基础知识，这就使得档案工作人员素质与新时期档案工作要求很不相适应。

(六)档案事业经费投入少。不按规定列入财政预算

部分县(市)区政府及少数机关、事业单位没有加强对档案工作的领导，也没有把档案事业建设列入国民经济和社会发展计划。如在检查中，发现博白县档案馆已经连续好几年没有列入县财政的经费预算，办公经费都由档案馆(局)自己解决，档案馆建设没人关心、过问，这就严重影响了档案事业的健康发展。

二、影响档案行政执法的主要因素

从检查得到的结果看，玉林市档案工作所存在的问题反映了行政执法工作仍处于弱势阶段，与国家档案事业发展要求不协调。档案行政执法存在问题的原因是多方面的，既有表面上的因素，也有内在的根源。笔者认为，长期影响着档案行政执法的主要因素有以下几方面。

(一)档案和档案工作意识淡薄、档案法制观念不强。是档案工作得不到明确落实的关键因素

长期以来，人们对档案和档案工作缺乏全面的认识。尽管档案部门积极、努力地通过媒体、板报、标语等各种形式向社会宣传了《档案法》，但大多数单位领导认为学习宣传贯彻《档案法》与本部门、本单位的职能工作无关，只是档案行政部门的事。由于有这种因素的存在，导致了许多国家工作人员对档案和档案工作一知半解或全然不知。

(二)档案人员业务水平不高。变换频繁。是影响档案工作正常开展的直接因素

在开展的档案行政执法检查中有这样的情况，即多数机关、事业单位都是配备兼职档案员。这些兼职档案员在单位兼职事务太多，缺乏系统的业务知识培训、档案业务基础知识差、档案业务水平偏低，导致了归档不按时、所整理的档案归档质量不符合要求，严重影响了档案管理和工作正常开展。(三)档案工作监督指导力度不够，执法监督机制不够完善，是影响档案业务建设和执法不力的主要因素

从近年的几次档案行政执法检查来看，如果档案工作监督指导不力，那么档案业务建设将很难开展。尤其是对于多数单位档案业务建设中存在的问题，即使已在检查中明确指出并下发整改通知书，但由于档案行政部门人员过少，过后无人抓监督、抓落实，也就无法追究责任。这些现象的出现，反映了档案部门监督力度不够，有指导、无监督。档案行政执法监督机制不够完善，各项规章制度没有很好实施，使得在档案行政执法检查中，执法人员只能是看在眼里，明白在心里，监督整改措施不了了之，最终仍然未能督促受检单位如期整改，直接影响档案法制建设的前进步伐。

(四)档案工作得不到重视，档案工作人员干劲不足，是影响档案工作的消极因素

档案工作是一项既要投入，而眼前经济利益又不明显的工作。这往往导致相关领导对档案工作存在着偏见，即档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要。实际工作中，档案人员工作做得不少，领导就是看不见，在档案工作方面的投入，总是得不到相关领导的支持，这就大大打击了档案工作者的积极性，造成档案工作人员有消极心理，干劲不足，成为影响档案工作欠活力的因素。

三、解决档案行政执法存在问题的办法

在新形势下，如何进一步加强档案行政执法工作，切实解决当前档案行政执法存在的问题，确保档案事业步入法制轨道，使档案事业健康发展。笔者认为应该采取以下相应的办法。

(一)加强档案行政执法监督指导作用

档案行政执法是否得到落实，就看档案执法监督指导起不起作用。要建立行政执法监督指导系统，充分发挥人大、权力执行机关和政府法制部门的主导作用，实行多层次、多方位、严而有序、相互制约的有效档案行政执法监督指导体系，加强监督权；要定期或不定期地对各单位、各部门档案工作情况进行检查监督，发现问题应及时提出，限期整改。这样，不但能保证各单位、各部门负责规范本单位的档案管理，而且还能对所属单位档案工作进行监督指导。总之，只有充分发挥好监督指导作用，才能确保档案工作的正常开展。

(二)档案行政执法监督和档案工作规范化、制度化

档案行政执法监督是贯彻实施《档案法》的必要措施和主要手段。各机关、各部门在档案行政执法监督机制中必须明确相关的职责、范围、权利、义务、方式，建立和完善档案执法制度和执法程序，保障档案执法活动科学化、规范化、制度化，还要建立法规执行情况的监督检查制度；各有关机关和部门既要相互监督，又要相互支持配合，确保档案工作有章可循、有序进行，促进档案行政执法监督工作规范化和制度化。

(三)严肃档案执法。依法依规查处各种违法违规行为

《档案法》《档案法实施办法》《档案工作条例》既然赋予了档案行政管理部门行政执法权，就应该从法律法规的权威性、严肃性、统一性来维护和确保档案工作应有的法律、法规地位，坚决贯彻实施《档案法》《档案工作条例》，做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，维护档案法律法规的尊严。只有这样，才能做到依法依规治理档案工作中存在的问题，才能促进档案事业法制化建设和健康发展。

(四)加强档案工作领导。依法依规把档案事业发展列入地方国民经济和社会发展规划

切实加强档案工作的领导，把档案工作纳入国民经济和社会发展计划，纳入目标管理，列入领导工作议事日程，还要从思想上、行动上重视依法依规治理档案工作，切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力等实际问题，确保档案工作步入正常发展轨道。

(五)加强培训。提高档案执法人员素质

档案行政执法人员素质是决定开展档案行政执法的关键，也是影响档案行政执法程序好与环、执法监督能力高与低、行使执法职能是否充分的主观因素。因此，档案行政执法队伍的政治思想建设极为重要，这主要体现在以下方面：第一，加强执法人员的法制教育，抓好档案执法队伍的政治思想建设，谨慎选拔执法人员。第二，必须对档案执法人员进行专门培训，掌握档案法制和档案工作相关知识、办案方法，促使其能力和业务提高。第三，档案执法人员必须具有高尚的职业道德精神和开拓创新精神，并取得档案执法人员资格征。第四，档案部门要积极主动配合人大、执法部门经常性地组织档案工作业务知识培训，提高执法人员的档案工作业务水平。第五，对档案行政执法人员办案过程中要严肃处理、追究责任，从而督促档案执法人员恪尽职守、依法办事、尽职尽责做好本职工作。