合同档案管理规范范文

时间:2023-12-01 04:49:02

合同档案管理规范

合同档案管理规范篇1

关键词:档案工作 规范化、标准化 公文 立卷归档 信息化建设

随着市场经济的不断发展,档案工作在经济建设和社会事业发展中的重要作用日益显现。与此同时,也对档案工作提出了更高要求。档案工作要适应新形势新任务新要求,实现规范化标准化,必须正视问题,细化措施,强化领导,从注重文书处理入手,扎扎实实的改进档案工作,全面提高档案工作水平。

一、制定考核内容是档案工作规范化、标准化的前提

1.档案工作的管理及考核内容

档案工作管理体制要健全,档案工作渠道要畅通,要配备业务能力强、适应工作、相对稳定的专兼职档案工作人员。同时档案工作要纳入工作计划、目标管理和相关部门及人员的岗位职责要健全,归档文件的质量符合有关规范要求,书写材料适宜档案的长期保存,档号编制科学、规范,定期检查档案。

2.档案工作的管理制度及考核办法

档案工作要有机关负责人分管、综合部门负责人主管档案工作。贯彻执行档案法律法规和相关规章,定期组织档案人员进行《档案法》的学习,建立档案工作管理网络,促进档案业务建设的协调发展。建立档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、重大活动档案登记,及时准确填报统计报表。编有档案的案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具。

二、公文制发质量是档案规范化、标准化的关键

公文的制发决定着公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,都具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿看,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。可以说,公文是档案的前身,档案由公文转化而来,公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此,我们要强化系统思维意识,在公文制发中就要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应该使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

三、立卷归档是档案工作规范化、标准化的内容

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。立卷归档即归档的文件要以本单位形成的文件为主,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、案卷质量是档案工作规范化、标准化的保证

提高案卷装订质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的重要因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。

五、档案信息化建设是档案工作规范化、标准化的方向

没有档案信息化建设,就谈不上档案工作规范化和标准化管理,而要实现这一转变,最有力的推手就是对开展规范化管理的单位电子档案进行有效管理,信息化已越来越成为档案工作规范化管理的关键程序和环节,在推进档案工作规范化管理时,目录数据库、全文数据库和多媒体数据库文档一体化、自动化管理工作是决定档案工作规范化管理水平高低的关键因素。

合同档案管理规范篇2

关键词:干部档案;规范管理;人事制度

随着我国城市化进程不断深入发展,企业人事管理的重要性日益凸显,笔者在结合自身多年实践的基础上,从以下几个角度对于干部档案规范化管理相关问题进行探讨,以期能够提升我国人事管理水平。

一、提升干部档案规范化宣传水平

干部档案的规范化管理在企业的整体人事工作当中意义重大,而干部档案规范化管理首先需要从宣传人手,各个单位应当认识到干部档案规范化宣传的重要性,提升工作人员的档案意识。将干部的档案规范化管理作为日常重点行政工作推行,为干部的档案相关工作提供合理的制度支撑、人力保障和资金支撑。与此同时,也应当重视档案管理相关人员的责任意识培养,提升其服务意识,进而进行干部档案规范化的相关宣传。提升干部档案规范化的宣传,应当将干部档案管理与人才培养模式形结合,两者共同推动企业的人事工作顺畅发展。近年来,由于人事改革的深入推动,干部档案的管理意识所有下降,因此应当通过提升干部档案规范化的渠道,深入进行干部档案的规范化管理。

二、建立健全干部档案规范化管理制度

干部档案管理工作,是一项长期并且复杂的工作,涉及到企业的人事制度、行政制度以及员工管理原则等等,主要包括干部档案的收集、整理以及保存和查阅等工作。想要提升干部档案管理的规范性,就应当建立健全干部档案的规范化管理,建立管理制度的基础应当是我国的《档案法》,进而进行工作相关条例的细化和适用性研究,保障工作有法可依、有法必依,进行规范化的管理。通过建立责任制度、人员安排制度、考勤制度、奖惩制度等一系列制度,推动档案管理效率的提升,进而保障干部档案的规范化管理。

三、严格保障干部档案的真实性

干部档案的真实性是保障干部档案规范化的管理的重要环节,这首先需要从材料准入人手,认真鉴别干部材料的真伪,在进行干部档案收集后,应当在组织相关专业人员对于材料的真实性进行鉴别,保障汇报内容的真实性和准确性。一旦发现错误信息立即进行登记汇报,保障干部档案的真实性。

除此以外,还应当认识到材料审查的价值,工作人员进行初步材料真实性审查后,还应当根据材料的不同用途对于材料进行分类整理,对于过度重复或者已经过期的资料进行清理,保障档案的有效性和真实性。保障材料的完整性,在进行干部的档案筛选的过程中,往往比较容易出现材料缺失的问题,需要工作人员进行仔细核对,及时查漏补缺,发现材料中的问题,及时通知干部本人或者相关单位将真实的材料补充完整。

四、科学进行干部档案排序分类工作

干部档案的真实性得到保障以后,干部档案规范化管理的重点就在于对干部档案进行科学分类排序工作,保障干部当你管理的条理性和整体性。一方面,需要重视干部档案的排序工作,需要将干部档案进行精确分类,根据入职年份、部门、党派等项目进行分类保管,进行规范化保存保障在借阅时能够快速准确的得到相关材料;另一方面,对于干部档案进行合理的排序,合理排序对于工作效率有着很好的提升,通常而言,干部档案的排序可以通过时间顺序、重要程度顺序、更新材料时间顺序等等方式进行排序,无论排序的方式如何,都需要对于项目进行明晰目录的编写,尤其对于材料内容比较繁杂的档案,更需要进行目录的撰写以提升材料查询借阅的效率,进而提升人事工作的效率。

五、谨慎进行干部档案规范化核对后入库

在进行档案的归档排序后,进行企业相关人员的档案进一步整理,需要反复核对材料的数量、准确程度和相关联系方式,确认信息准确无误后将其根据相关的目录的进行装订,装订完成后,在档案的封面上进行信息的编辑,负责人姓名、档案号码以及联系方式,进而完成整个干部档案规范化管理工作。推动我国干部档案规范化借阅模式管理,需要建立起借阅实名登记制度,严格进行借阅制度的落实,审核借阅人的身份和借阅目的,执行合理的借阅手续,保障档案档案和个人信息的准确性和机密性。

与此同时,也应当重视干部档案的跟踪管理工作,进行借阅期间需要认识到期限的限制,工作人员在管理期限内应当对于档案进行严格跟踪管理,一旦到期立即进行档案的催回工作,保障档案的安全和机密性,保障企业的干部档案能够及时准确地归档。

六、小结

合同档案管理规范篇3

三明市第二医院 366000

[摘要]作为医院人力资源管理中的重要组成部分,人事档案管理工作的好坏直接决定着医院人力资源管理的水平,而人力资源对于提升医院医疗服务水平又有着至关重要的作用。因此,加强医院人事档案的管理,已成为当前医院档案管理工作的重中之重。本文从当前医院人事档案管理工作存在的常态问题出发,重点探讨了优化医院人事档案规范化管理的途径,以期为医院档案管理者提供有益参考。

[

关键词 ]医院;人事档案;管理

引言

医院人事档案作为医院人才开发的重要信息资源,能够真实反映医院医护人员的基本情况、专业技能、工作业绩等信息。因此,做好医院人事档案管理工作,对于提高人力管理水平、保障医院的工作正常开展具有重要的作用。但当前,医院人事档案管理工作仍旧存在着许多的问题,如人事档案管理不够规范、信息化推进迟缓、队伍专业素养待强化等。在新时期下,如何迎接新挑战,开创新局面,是摆在档案管理人员面前的重要课题。

一、当前医院人事档案管理工作存在的常态问题

1.人事档案管理制度不够规范

档案管理制度是档案管理的依据,规范化管理是提升档案管理水平的有效保障。但就目前医院人事档案管理现状来看,很多医院实行的人事档案管理制度并未参照规范化、科学化的管理理念,对于如何管理医院人事档案,又或是如何应对管理过程中已出现的失误等问题,都没有设定明确、清晰的规范标准。例如,因缺乏规范化的档案管理制度,导致部分医院在人事档案管理中长期存在分工不明确,遇到责任相互推诿的负面事件;同时,也正由于制度的不规范,使得部分档案管理人员漠视管理工作的保密性,出现医院人事档案泄露等问题。

2.人事档案管理的信息化推进迟缓

目前,人事档案已经进入了一个新的阶段,不仅建成了现今的信息管理系统,而且在个人基本资料方面也逐步取代了纸质档案。但是系统的智能化程度毕竟有限,所以在某些方面还有待开发,比如说对人员年龄的阶段分布、教育程度、所学专业等方面,系统只会做简单检索和制表。在面对诸如所聘职工筛查、统计报告等领域则显得无能为力,不能够较为科学地为人事管理工作服务。除此之外,在最基本的资料汇集和使用上还存在较大缺陷,容易在资料更新时造成遗漏,不能保证档案管理部门接收到第一手信息。

3.队伍专业素养待强化

医院人事档案管理信息化水平的不断提高,既为档案管理提供了先进的科技手段,也对档案管理人员提出了新的要求。医院人事档案工作较为复杂、繁琐,要求档案管理人员专业、细致,且有较强的信息技术水平和保密意识。但当前,受多重因素的影响,愿意投身档案管理事业的人员逐年减少,即便在岗人员,也因长期缺乏专业培训或者素质较低,而无法适应人事档案管理工作的发展进程。信息时代下,对于档案信息化的建设不仅要求从业人员要具备传统档案管理知识,还需要能熟练运用信息库处理技术。然而,实践中很多医院人事档案管理人员对信息技术的掌握程度,远远不能满足医院电子档案管理标准与需求。

二、优化医院人事档案规范化管理的有效途径

1.更新人事档案规范管理理念

更新人事档案规范管理理念,是提高医院人事档案管理水平的前提和基础,也能够使员工规范自身行为,维护医院良好形象。对此,医院应通过广泛的宣传,如开展座谈会议等活动来增强医院人员对于人事档案管理工作重要性的认识。特别是医院管理层应不断更新人事档案规范管理理念,通过示范带头来端正医院全体员工对人事档案管理的认知。同时,档案管理人员自身也应清晰认识到本职工作的重要程度,藉以不断强化专业技能,提高工作效率,树立对本职工作的荣誉感和自豪感。更新人事档案规范管理理念,提升管理意识,不仅能够有效促进人事档案管理制度的完善,而且可以疏通和拓宽材料收集的渠道,加快档案建设走向规范化、信息化和科学化。

2.完善人事档案管理规范制度

档案规范化管理是医院人事档案管理工作开展的重中之重,所以对其管理制度的制定必须严格审视,参照实际情况与需求可能性,不断完善医院的人事档案管理制度,其主要包括人事档案查阅制度、人事档案材料送交归档制度、人事档案转递制度等。同时,应建立组织核查认定制度,以避免部分干部档案填写不实的弊端。在档案管理过程中,档案人员可依据原有档案及有关材料,采取组织核实、认定的方法,对干部的简况重新登记造册,建立干部档案卡片,并在干部档案中予以说明,以此作为组织掌握的档案的补充材料,为干部档案管理工作提供真实、可信的依据。同时应对归入档案的材料实行组织核实认定制度,由主管部门对其真实性、合法性进行鉴别、审查,确认无误后再归入个人档案,从根本上解决档案材料的有效性问题。

3.提升全员管理业务素质水平

当前医院的档案管理工作主要还是依靠人力,档案管理工作人员的综合素质大大影响着档案管理工作的实效性。在新时期,档案管理信息化进程是必然趋势,因此,档案管理员不仅要掌握档案学的基本原理和档案管理过程中的各种实际操作方法,还要熟练运用计算机的操作、网络的查询技术,最大限度地利用信息资源为医院人事管理工作服务;及时了解和掌握人事工作的政策和法规,把握人事档案工作的特点和规律;还要了解人事档案产生的条件和作用,正确理解档案内容,鉴别真伪,准确判断档案的价值,综合分析问题,管好用好人事档案。此外,我们应该加强档案管理人员的综合素质培养,使其适应新时期档案管理工作的新情况,更好地促进医院人事档案管理工作。

4.推动人事档案的信息化管理

身处信息化时代的每一行业都在积极推行信息化建设,由此,人事档案信息化管理同样也是医院信息化建设的方向之一。信息化的人事档案管理,不仅使得档案更便于相关人员的查阅与利用,同时亦有益于档案资料的长久保存。对此,医院应吸取先进的管理经验,加大对档案信息化管理的资金投入,根据医院实际情况与经济实力,合理适度地引入相关先进设备,对以往的纸质档案以电子文档形式收编归档,同步设置电子检索功能。但在全面推广信息化管理的同时,须知道发达的信息技术也是利弊同在的,在享受信息技术为档案管理带来的便捷时,必须严防电子档案遭受网络攻击或恶意窃取等技术漏洞的出现。

结语

人事档案管理水平是医院综合管理能力的重要方面,也是医院综合实力的重要体现。在新形势下,医院人事档案管理机遇与挑战并存,医院管理层要抓住时机,不断创新,使医院人事档案管理工作更为规范、更为高效。

参考文献

[1]赵晖.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策[J].才智,2015(11).

[2]孙秋惠.试论中小企业财务管理存在的问题及解决策略[J].商场现代化,2015(04).

合同档案管理规范篇4

关键词:国有企业;档案工作;规范化管理

档案资料是国有企业重要的生产成果和信息资源,是国有企业历史的总结和相关经验的积累,更是创新发展的重要参考依据。在新时代背景下,尤其是信息技术的发展,档案管理工作面临新的机遇和挑战。因此档案管理工作需要创新技术和方法,不断推进规范化和制度化管理,适应国有企业管理信息化要求,才能为国有企业发展提供助力。

一、当前国有企业档案规范化管理存在的问题

(1)长久以来,很多国有企业认为档案管理并不重要,没有直接的价值体现,所以对档案工作也不重视。类似档案管理的规划、安全、人员配置,经费预算等问题得不到应有的重视,造成管理功能弱化,工作非常混乱。(2)因为对档案管理的不重视,在国有企业“减员增效”等改革背景的前提下,许多职能管理部门人员要求精简,档案部门往往就首当其冲。如档案部门并入综合部门下,档案工作从业人员几乎没有专业人员,都是兼职人员,没有接受过正规教育与培训,缺乏专业化管理理论知识和操作技能,势必出现许多问题,也一定程度上限制了档案的管理水平。而且在人员的聘用上也较为随意,只要能简单的操作就可以录用,这些人员在工作中都是按老方法,按部就班,不具备主观能动性去推动档案管理的规范化和科学化,大大降低了档案的利用效率。(3)档案管理是一项比较复杂的工作,有许多管理环节,如档案资料的收集、整理、归档、存储、借阅、销毁等,每一个环节都有相应的规范化要求。许多国有企业档案管理缺乏规章制度,收集不齐全,归档混乱,纸质资料存放不合理,借阅后不归还,造成了档案丢失,发霉受潮等情况,直接影响了档案合理利用。(4)如今网络和信息技术已经广泛的应用到国有企业日常管理工作中,但许多国有企业在档案管理中还遵循着传统的模式,缺乏现代化的管理工具,管理软件功能滞后,加之没有与企业办公系统搭建起有效的网络通道,导致目前国有企业档案数字信息化水平偏低,档案信息开发和充分利用也得不到深入,档案的安全和保密也面临挑战。

二、提高档案规范化管理的对策

1.纳入公司制度,提高档案意识

为了优化档案管理,提升规范化程度,首先是采取多种行之有效的措施,引导公司领导职工对档案管理正确的认识和思想上的重视。将档案工作纳入本企业的工作计划、目标管理和相关部门及人员的岗位职责,同企业各项工作同步发展。统一领导,统一机构,统一制度,制定由领导分管、综合部门领导主管管的综合管理制度,并且列入领导议事日程,这样才能解决档案管理中的实际问题,让档案管理发挥应有的作用和价值。

2.提升人员素质,适应信息化需求

国有企业档案管理人员的业务素质直接关系到档案工作的质量。要实现档案管理的规范化,提高工作人员的素质,实现专业化的操作和技能势在必行。为此,在档案专业人员的选用上,要严把关口,选择那些专业能力强,操作能力强的人才。更要加强培训,借鉴优秀的档案管理经验,指导档案从业人员工作,逐步培养规范化和信息化管理意识,进而激发工作热情,能主动掌握时代脉搏,树立适应形势的主动服务理念。确保从业人员对资料信息的产生来源保持高度敏感,主动收集,调查了解用户的潜在需要,针对性设计出不同的服务内容和范围,寻求更为有效的服务新途径,以提高档案利用的质量和水平。

3.健全档案制度,实现规范化管理

在档案的管理过程中,制度是确保规范化管理的基石,也是最强有力的保障。在每一个管理环节,都应该构建规范化与科学化的制度。在收集资料的过程中,要建立相应的收集规范,明确部门和个人的职责,确保资料收集的完备;在资料的分类归档过程中,要建立详细的分类法则,编号排序,这样不但能清晰明确的把档案分类完好,也便于以后的查阅利用;在档案的保存过程中,完善档案保管制度,加强库房设施建设,减少外界条件对档案造成的伤害;在档案的应用过程中,信息化时代前提下,档案管理制度与办公业务管理、信息化管理密不可分的。在以国有企业良好的管理制度为依托,根据档案信息化的要求,创新、规范化开发信息系统,积极主动整合档案信息资源,保障其在应用过程中能适应不同阶段、不同性质用户的需要,从而才能发挥出档案的最佳效能。

4.加强软件开发,提升信息化水平

档案管理的最终目的是档案的开发和利用,是自身价值得以实现的直接手段和重要体现。新形势下的档案开发和利用,更是以信息资源的开发和利用得以实现的。应重点做好档案的编目、编研工作,编制适合国有企业实际情况的检索工具,建立健全检索体系和档案汇编等参考资料,及时、系统、完整提供、满足档案利用工作的需求。国有企业应通过定制开发适合自身文化的信息管理系统,借助软件编程和数据库管理技术,构建网络工作流程来支持、执行和管理公司的各项职能业务活动。在国有企业定制开发信息管理系统的同时,建立具有国有企业特点、匹配自身需求的档案管理软件,与企业其他办公软件紧密结合,架构起一个由网络连接来实现的综合数据库,共享信息数据。行政办公、生产经营和业务审批的工作流程与文档一体化工作流程紧密集合起来,产生新的文件方式——电子文件,形成了一套从文件的生成、流转到归档的全新流程,精简工作冗余,提高工作效率,达到协同办公的目的。在促进档案管理工作的革新的同时,对档案安全管理的要求也更加严苛,在硬件环节上,通过设置防护墙等技术手段,阻隔不安全因素保证系统安全稳定运行;在工作环节中,通过对工作流程、文件传递以及保管保密等方式加强管理,确保信息的安全可靠。综上所述,在科技快速发展的今天,档案资料的管理方式必须坚持与时俱进,革新管理的手段和技术,提高档案管理的质量和利用效率,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。档案管理作为一个国有企业管理活动的不可或缺组成部分,只有不断的重视,培养专业人才,建立完善的制度保障体系,应用信息化系统提高档案的开发和利用,实施档案工作的常态化管理,不仅可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为国有企业的发展做出贡献,这样才能实现档案的科学化和规范化管理。

参考文献

[1]顾玉红.加快档案信息化建设提升档案管理水平[J].办公室业务,2013,(22):129-130.

[2]程立巍.浅谈企业科研档案的规范化管理[J].机电兵船档案,2014,(5):31-32.

合同档案管理规范篇5

关键词:企业档案;规范化;标准化;管理方案

DOI:10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202

0 引言

企业在处理日常工作管理事务中需要将档案资料合理归档和保管,这也是一项重要的文书处理工作。实现档案资料的规范化、标准化管理,是促进企业信息管理水平提高和企业基本制度完善的必要条件,因此需要结合当前企业的发展特点,积极创新方法,利用先进管理手段和技术,提高企业档案管理效率[1]。

1 企业档案管理工作现状

企业档案管理需要在日常行政工作中结合经验和规章制度,实现管理模式和管理理念上的转变,进行档案资料管理升级,综合提高档案管理人员的素质。如果企业对文书管理工作不够重视,就会导致企业内部资料保管不到位、档案分类混乱等现象的出现,影响档案的有效利用。企业档案管理是基础性的管理工作,如果档案人员没有深刻认识到这项工作的重要性,就会导致对档案管理意识不强、管理知识缺乏等情况。同时企业对档案管理人员的专业知识和专业技能培训安排不颍难以提高企业档案管理水平。由于企业的生产、经营模式不同,因而档案管理的内容性质也不同,这就导致单一化的企业档案管理模式难以适应所有企业档案管理工作,并且由于缺少专门的管理理论研究难以达到系统化要求。企业档案管理统一标准体系建立是否完善直接影响档案管理工作标准化建设和基础性工作是否到位。在企业传统的档案资料管理中,缺少专业的管理手段,人工操作是主要的工作模式,使工作效率低,速度慢,造成人力物力的浪费[2]。

2 实现企业档案管理标准化、规范化方法

2.1 转变观念,不断学习

在企业档案管理工作中,需要相关人员不断地进行专业知识的学习,对于档案资料管理的基础性理论知识熟练掌握。另外对于企业档案管理工作观念需要及时转变,认识到文书处理工作是企业档案信息保管中的重要内容,也是企业内部管理工作的关键部分,对于档案管理要结合实际、更新观念、创新方法,追求档案管理技术水平的专业化和规范化。另外在企业档案管理过程中,不能一味的收纳所有资料,需要对其进行合理筛选,根据企业发展和管理的特点,保存具有利用和参考价值的档案,在改进信息检索方法的基础上,提高管理能力和管理质量。企业在市场经济的发展下,需要与时俱进,在现代技术水平的进步中,及时转变传统的档案管理观念,加强专业知识和专业技能的学习,促进企业档案资料管理水平的提高。

2.2 一体化管理模式

在企业档案管理中,需要采用文档一体化管理模式,主要就是实现企业文档管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要对搜集和整理后的档案信息内容和性质进行区分处理,例如对于不适应企业发展规划、参考作用不明显的资料可以不必录入系统进行保管,可直接销毁;对于具有重要的文书保管意义,像企业发展年鉴、投资规划和企业资产清算以及账务处理等资料则需要重点保管,实行长期或永久性保存。企业生产、管理内容复杂,对于不同性质的档案资料都要区别分类管理、保存,提高管理质量。集成管理是指在实际操作中,要遵循规范的管理制度,强化工作严谨性,减少疏漏,同时需要将档案管理形式和观念进行延伸,减少重复性工作,提高管理效率。全程管理原则是企业档案管理一体化模式的核心内容,主要是指企业档案管理不能视作单一性的资料管理工作,需要加强与各部门之间的联系,促进合作与交流,提高信息的共享率[3]。

2.3 完善制度规范

企业档案管理工作的规范化、标准化管理离不开具体规章制度的约束。在实践工作中,要将档案管理的原则性内容进行制度化规定,对于不同类别和用途的资料需要进行人员区分管理和专项管理,提高档案管理质量。文书管理工作主要就是资料的收集、分类和归档保存,对于资料的收集归档过程需要严格按照步骤进行。例如在企业的文书管理中,需要根据文件内容和问题进行分类。主要档案类型分为请示、通知、批复、信函、决定、会议记录等。可以对资料的保管期限进行划分,可分为永久、长期、短期等,保管期限到了再分析决定是长期保管还是永久销毁,便于今后在企业生产过程中对资料进行查找利用。对于纸质材料和电子版材料,都需要进行不同的管理形式归档,将企业档案管理进行制度化规范,有利于进一步促进档案管理工作规范化和专业化发展[4]。

2.4 加强基础设施

企业档案管理的基础性工作是加强软件设施和硬件设施的建设。软件设施主要是指企业需要及时引进先进的档案管理模式,加强企业对档案管理人员的专业知识培训和专业技能提升,制定人才培养技术;硬件设施方面,企业需要对档案信息管理、检索系统进行升级和更新,提高管理专业化、技术化。同时在档案管理工作中,企业需要积极鼓励各部门加强沟通和交流,实现信息和互换和共享,为档案管理提供更具效率性的参考意见。企业内部档案管理工作还需要建立起工作行为规范体系,强化内部监督和外部监督,提高管理人员的工作责任意识,促进企业档案管理标准化、规范化管理。企业档案管理工作基础设施建立旨在通过规章制度和管理体系的完善,创建科学化档案管理机制,提高企业管理水平和管理效率[5]。

3 结语

企业档案管理工作是企业基础管理工作的重要内容,在新时期企业发展模式和发展理念下,需要不断发挥创新精神,善于利用先进的科学技术手段,提高网络信息使用水平,提高企业档案管理水平和质量。档案资料保管是一项专业、严谨的管理工作,需要通过不断的经验总结和技能培训提高企业档案管理的专业化、规范化程度。

参考文献:

[1]杜娟.高校档案工作规范化、标准化管理方案研究[J].城建档案,2016(05):79-80.

[2]赵颖.如何推行企业档案工作规范化标准化[J].兰台世界,2016(S1):106-107.

[3]宫春影.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].信息化建设,2016(06):267.

[4]徐滟.企业档案工作规范化管理之我见[J].经营管理者,2011(13):211.

合同档案管理规范篇6

关键词:机关档案;规范管理;信息利用;分析

机关档案作为国家机关部门各种工作真实记录,是国家整体综合发展的重要文字依据。随着我国社会经济水平的不断提升,对机关档案的管理模式提出了更高的要求。针对数量日益加剧的机关档案,只有将档案管理制度不断规范化才能提升机关档案管理工作层次、水平,并将档案信息有效利用。

1 充分认识档案管理与档案信息资源利用之间的关系

要想对机关档案实施规范化管理,并将机关档案信息资源有效利用,机关档案管理人员首先要认识到机关档案管理与档案信息资源利用之间的关系。机关档案管理人员,要将机关档案资源的收集、整理[1]、归类、上架、维护等各项基本工作做好,并以规范化管理为工作基A,要作为对重要机关档案资料不遗漏、编排正确,以为机关部门提供更好、更准确、更完整的机关档案资料。另一方面,机关档案管理人员要充分利用现有的机关档案资源进行年刊、年鉴等史料的编制,才能让档案资源成为真正为地方区域人民提供服务的重要信息资料。因此,机关档案管理人员要将机关档案管理与机关档案信息资源之间的关系充分认识,才能提升机关档案管理工作的整体水平,并促进档案资源被高效利用。

2 抓牢机关档案管理工作重点,落实档案管理工作

要想提升机关档案管理工作的规范性,便要制定完善、科学、合理的机关档案管理制度,只有基于良好的制度才能让档案管理工作有章可循。档案管理人员以及机关部门相关领导,要根据日常档案管理工作中的实际内容与相关档案管理标准,制定出规范化的机关档案管理制度,其中包括档案借阅制度、档案归还制度、档案保密制度、档案检查制度等,只有多方面对机关档案实施良好的保护才能提升机关档案管理工作的规范性,并将档案资源的作用发挥到最大限度,以为更多的人民提供更为优质的档案资源服务。

2.1 归档及时

做好机关档案及时归档工作是提升机关档案管理工作规范化的重要前提,对机关档案资源实施科学、规范的管理手段是确保档案资源被高效利用。因此,机关档案管理人员在管理过程中,要尽力作为维护机关档案资源的完整性、安全性,并不断提升自身的业务规范性,从根本上提升机关档案管理工作中归档工作的有效性。机关档案管理人员要做到对新生成、新收集的机关档案资料进行及时归档,才能充分凸显出档案管理工作的优势[2],并提升档案归档及时性。

2.2 整理及时

在进行机关档案管理工作中,需要档案管理人员花费大量的时间、精力,要加强机关档案资源归档工作的专业性、细致性,才能使最终形成的档案资源具备规范性。与此同时,为了提升机关档案分类与信息资源检索的便捷性,便要将案卷整理工作进行的及时、高效。因此,机关档案管理人员要按照相关档案管理标准对档案进行整理,例如按标准在案宗封面完整清晰地列出具体项目明细,使用毛笔、钢笔进行工整书写,同时不要遗漏整理日期。

2.3 服务优化

除了要建立机关档案规范化制度之外,还要构建完善的机关档案借阅管理审核制度,制定出全面、详尽的机关档案借阅、查阅申请表。档案借阅者要想借阅相关档案资料,首先便要填写档案借阅申请表,通过相应审核流程后,才可以批准其对制定档案进行借阅。另外,在借阅者利用完档案资源之后,归还时,也要办理相应的健全手续。档案管理人员要按照登记表中已经填写好的相关信息进行跟踪服务管理。如有必要,还要通过网络、电话等各种新式进行回访,以构建出机关档案信息资源利用反馈体系,加强机关管理制度的整体规范性。

2.4 确保安全

确保机关档案资源安全是提升档案管理制度规范性的重要物质保障。档案管理人员要对机关档案室内的各种设施进行定期检验、维护,要做好档案室内的防虫、防潮、防盗等工作,要让档案室保持在恒温、恒湿的环境条件下,以确保机关档案资料的保存时间不断延长,以达到维护机关档案资源安全的目的。

3 有效利用机关档案的途径

3.1 机关档案利用概述

机关档案只有得到合理利用,才能充分发挥其价值。机关档案作为各个历史阶段中机关工作实践与一切活动的真实记录,档案利用者通过工作系统对档案信息进行查找、调取,并将档案信息资源潜在的利用价值充分实现[3]。

3.2 形成被动服务与主动服务的协调关系

在被动服务方面,主要是指接待档案查询、咨询、回复等业务。在主动服务方面,是指机关档案部门主动对党委政府、社会、单位人员提供档案服务。首先要将被动服务做好,这也作为机关档案室的基础职责。应为机关档案利用者尽可能地创造条件,并将环节不断简化,要提供热情、帮助,使档案利用者得到满意的服务。同时,要将被动服务作为前提,做好主动服务。要将机关档案工作进行延伸与拓展,实现主动服务的根本目标,并延伸至对接服务、跟踪服务。并利用高效的服务模式,包括为领导提供决策参考、警示、建议。

另外,机关档案在为机关单位内部人员服务的同时,还可以为广大居民提供档案借阅、查询等服务,民众可通过网络等各种手段,实现对档案的调用、利用等,充分发挥出机关档案的真实价值,并造福于人民。

4 结语

机关档案管理工作作为一项任重道远的工作,在构建合理、完善的档案管理制度的同时,还要档案管理人员不断提升自身对档案管理工作的责任意识,才能将机关档案管理工作的规范性不断提升。另一方面,要将机关档案管理工作与网络信息技术相互融合,才能提升机关档案管理工作的整体效率、安全性,利用网络信息技术可以将机关档案管理工作的规范性进行更高层次的提升,并将传统的档案管理模式进行优化、完善。相信在广大档案管理人员的共同努力下,机关档案管理工作可以更加规范、完善、合理,从而将档案资源进行高效利用,造福社会。

参考文献

[1]叶忠惠.浅淡机关档案的规范管理及档案信息的有效利用[J].办公室业务,2016,(09):69+71.

[2]曹天虹.机关档案管理系统的设计与实现[D].上海交通大学,2015.

合同档案管理规范篇7

1、对工程项目文书档案管理重视程度不够。主要表现在:作为业主单位,重项目建设质量和成本,而对项目建设中的档案管理和文件资料的收集归档往往不予重视,忽略档案记录数据资料对工程质量的阶段反应的功能和对日后使用维护的重要性。作为建设单位,存有应付心理。上应付政府及各管理部门,下应付业主,在项目档案收集、记录、整理上能省则省,不行再补。作为监理单位,则随业主要求去做,业主严则严,松则松,能省则省,过关为原则。

2、工程项目文书档案管理缺乏规章制度和规范程序。文件收集存在随意性、整理不到位、不规范、保存不重视,随意乱放。整体档案管理没有制度遵守,缺乏程序可循,导致文件收集不全,丢失严重,档案作用得不到发挥。

3、工程项目文书档案管理质量不高,个别文书真实性受质疑。由于业主单位要求不严,施工单位缺乏专职档案管理人员或管理人员业务素质低,在档案管理方面存在应付思想等原因,导致存在档案事后补填,仿照同类工程仿造等现象,造成档案质量不符合要求,与工程实际不符。更有甚者,为了项目审批,造假现象不无存在,造成档案的真实性受到质疑,给工程建设和日后使用维护带来无限隐患。

4、工程项目文书档案保存不符合规范要求。尽管业主单位建有档案室,但由于工程施工不是单位的主业,因而工程项目文书档案也就没有成为档案管理的重点,档案管理人员缺乏工程项目专业知识,因此工程项目文书档案管理不能符合规范要求也就成为自然。施工单位对档案管理的重点是关系到自身责任利益的部分,而对全面的建设施工档案规范管理没有积极性。以上原因导致工程项目文书档案保存不全面不规范。特别是对于影像、光盘等信息化档案,没有配备专业设备去保存,往往造成损坏和缺失。

二、规范工程项目文书档案管理的措施

建立工程项目文书档案,规范工程项目档案管理,以此实现对工程项目的规范管理,通过预算计划和工程进度记录档案实现对项目的资金管理;通过监理记录、物资采购合同,实现对项目的质量管理等。这一切的前提是建立规范的工程项目文书档案,并根据工程项目文书档案的特性和存在的问题,提出改进、完善措施,规范工程项目文书档案管理。

1、提高认识,健全队伍,完善各级文控体系。提高认识,重点是提高业主和施工单位领导的认识,把工程项目文书档案当作百年大计去抓,投入资金,完善档案仓储设施、设备,落实专兼职档案管理人员,建立各级文件管控体系,健全管理制度,理顺工程项目文书档案管理程序,做到文件收集与项目进程同步,传递及时准确,数据真实清楚、科学有据。使每个工程档案都成为完整的历史,体现其独特历史背景和不同的文化理念。成为推动建设文明发展的载体。

2、提高档案质量,完善仓储设施。提高工程项目文书档案质量体现在文书档案的科学性、准确性、真实性、完整性和规范化方面。各级专兼职档案管理员要按照建筑档案管理规范和单位管理制度,认真做好文书档案收集、整理、归档、仓储工作。特别是业主单位的档案管理员,要与施工单位、监理单位以及政府各有关管理部门保持沟通联系,及时收集有关资料,监督各有关部门的文件数据的真实性和准确性,为项目档案负全责,为单位项目管理提供详实准确的档案依据。提高档案仓储质量,按照不同的档案载体,采取不同的特殊的仓储办法,如电子档案的防磁化,建设蓝图防褪色等,配备应有的防护设备,保证档案仓储期限和质量。

3、运用科学手段,实现工程项目文书档案管理现代化。档案管理现代化,就是利用计算机办公系统和网络系统,实现档案管理的电子化和网络化。一是利用计算机网络存储容量大、检索速度快、传送便当、查询快捷的特性,将纸质档案的目录、编号输入计算机;将电子档案、数字音像档案内容输入计算机,建立文书档案数据库。二是利用计算机办公系统,实现各种档案的快速准确查找、調阅。三是利用网络系统实现档案室与各有关单位的文件传输,做到快速收集、快速借阅。四是利用电子安全、室温、火险监控设备,实现档案室安防自动管理。

4、开展专业培训,提高档案管理人员专业素质素质。建立规范的工程项目文书档案,实现规范管理,离不开专兼职档案管理人员素质的提高,只有标准化、现代化的人,才会有工作的标准化和现代化。提高素质,一是业主单位和施工单位专兼职档案管理人员要有档案专业知识和建筑施工专业知识。二是要对现有档案管理人员进行专业提高培训,使之尽快胜任档案管理和电子技术、计算机网络应用的工作。三是加强档案管理人员的党性、责任感、保密规则教育,提高他们的的职业素质。

合同档案管理规范篇8

(一)对档案工作重视程度偏低。一般来说,企业只注重经营这一个“一线”业务,却忽视了档案与后勤这一类型的“二线”业务,档案管理人员往往是由企业其余的人员兼职,而档案设施与库房等准备也不够齐全。

(二)管理水平无法跟上发展要求。由于企业档案制度健全度偏低,缺少档案管理方面的有效措施,使得档案人员无法及时掌握法规规范;甚至出现部分企业未进行各个部门资料的收集整理,也就无法涉及档案的规范整理与利用。

(三)繁多的档案门类,制约管理效率。在《工业企业档案分类试行规则》中,企业的档案管理分为专门类、科技类、管理文书类等方面,又设置有一级类目十个,二级类目若干个,但是各种档案立卷归档的方式有所差异,因此,很难掌握新门类档案的归档问题。

(四)档案人员素质跟不上档案工作提出的要求。总体来说,大部分档案管理人员都属于“半路出家”,绝大部分档案管理人员都达不到档案管理业务水平的基本要求,更谈不上高水平管理。

二、办公室档案管理规范化的有效途径

面对企业档案管理工作规范化现状时,提出以下几点措施,能够让相关的人员认识到办公室档案管理工作规范化的重要性,提升办公室档案管理效率。

(一)规范档案管理程序。管理程序化是档案管理规范化最明显的特征。对于档案的立卷、存档以及调档等档案工作开展时,需要制定相匹配的工作流程,并且在实际环节严格地遵守程序要求,确保每一道工序都能做到真实、准确,并且还有专门的负责人监督。另外,尽可能简化档案管理程度,在满足管理效率与管理质量的前提下,简化工作程序,避免管理人员花费过多的精力与时间在档案管理上。

(二)紧跟时代步伐,完善档案管理设施。档案管理工作效率会受到档案管理设备的直接影响。无论是任何企业,都应该认识到只有投资才能有所回报。目前,档案管理逐渐朝着数字化信息管理的模式前进,这不仅能提高档案的安全性,同时也避免纸质档案的过渡消耗,并且相比传统的管理模式,更加的高效、便捷。在档案管理工作开展时,应紧紧贴近时代潮流,引入最新的管理方法与设备,在培养人员实际操作能力的同时,提升档案管理系统的应用能力,确保工作人员将理论与实际相互联系,提升档案管理工作效率。对于企业而言,只有认识到档案管理运转效率提升对企业发展的重要性,能够及时地更新工作设备,才能提高档案管理工作效率。信息化的档案管理是为了合理地运用信息,最大化信息作用。当今社会强调智能化管理,这也是社会发展大势所趋。在有限的财力之下,审时度势、深入调查,确保信息化建设最核心的部分能够得以有效运转,确保硬件设施与档案管理工作人员的工作保持最大程度的贴合,如此才能迎合可持续发展的要求,为企业发展奠定物质方面的基础。

(三)注意档案信息开发利用,做好信息的反馈与收集。开展档案管理是为档案的利用服务。在做好管理的同时,档案管理人员还应调整原本被动的服务方式,转变成主动出击,完善档案的开发与利用,可以编写《机构沿革》《大事记》等档案,利用定期的分析、汇集相关的参考材料,以便领导和相关部门在工作决策是有一定的参考依据。此外,重视档案利用信息的反馈与收集。在日复一日的工作中,档案人员从事了大量的工作,而成果的利用、信息收集作为档案工作的延伸,也能够成为最佳的工作成效证明,因此,注重信息开发利用,就成为档案管理的核心。

(四)提高档案管理人员的素质。档案管理规范化工作的开展与办公室档案管理人员的素质之间是相辅相成的。提高管理人员的基本素质,就能规范化档案管理工作,同样,在档案管理工作规范化开展的进程中,也能提高档案管理人员的基本素质。提升档案管理人员的综合素质,不仅仅是专业素质与技术能力水平,同时,档案工作责任重大,涉及到企业的机密,思想品质也是档案管理工作开展不可或缺的一部分,保持档案管理人员过硬的技术、高度的政治可信度也成为企业规范化档案管理必备条件。

三、结语

在国内企业的档案管理中,办公室档案管理规范化是核心任务,而规范化管理又具备积极作用。当然,档案管理并非是档案部门人员努力就能提升效率的,档案管理需要企业各个部门人员的共同努力,才能提高档案管理工作效率,确保企业档案可以更好的为企业服务。

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