人事档案部门工作计划范文

时间:2023-11-01 02:27:23

人事档案部门工作计划

人事档案部门工作计划篇1

【关键词】科技计划;项目档案;管理模式

一、科技计划项目与项目档案

由国家科技计划中安排实施,由单位或个人承担,并在一定时间周期内进行的科学技术活动就叫国家科技计划项目。1982年,国家出台《“六五”国家科技攻关计划》,标志我国科技计划正式从科技规划中独立出来,到2014年,进入“十二五”时期。已有五大类,三十多种计划支撑着国家各个领域的科技需求。这些科研活动中(管理及实施)形成了大量的、具有保存价值的各种原始记录,承载信息的各种载体通过收集整理、归档、组卷的等活动形成的能够反映科研活动过程全貌的有机文件组合体,即为国家科技计划项目档案(以下简称项目档案)。作为组织机构在科技活动直接形成的、具有保存价值的信息记录,科技档案与一般的“技术资料”有本质的区别,是“一次”特定的科研活动中形成的原始的、完整的记录,是人类改造自然的产物,是具有创造性的成果和财富,是珍贵的科学技术资源,对于促进科学技术的进步、生产的发展和生产力的提高,具有重要的现实作用,并且具有长远的历史查考价值。

二、课题制管理与项目档案管理内容的变化

为集中科研优势,保障国家科技计划项目的创新与成功,2002年,国家科技计划项目全面实行课题负责制,根据任务内容,鼓励跨部门、跨学科选择课题组成员,组成临时的研发团队,研发任务完成后,团队即解散。研发团队成为了项目档案管理的主体单位,项目负责人同时作为项目档案管理的责任人,承担项目档案管理的相关职责。

实现项目――课题管理模式后,档案管理变为以项目为牵引,收集的档案需体现项目管理的全过程,项目档案不再是简单的科技档案,而是围绕一个科研项目形成的全套科技文件的总称,体现从申请立项到成果验收全过程文件。包括了科技管理部门在管理过程形成的管理档案,以及主持、承担单位在研发过程中现成的管理档案和科研档案,这些档案包括了传统意义上的文书档案、财务档案和科技档案(基建档案、设备档案、研发档案等)。项目档案所涉及的过程和类别改变了传统的文书档案、财务档案、研发档案、基建档案、设备档案的分类设置模式,打破了学科间的界限。对于国家科技计划项目档案管理,国家目前无相关的档案管理规定,对于从事档案工作的管理人员而言,项目档案管理包括了行政和业务两个的层面的融合管理,是对传统档案管理模式的变革和挑战。

三、国家科技计划项目档案管理面临的问题

(一)主体多元化使项目档案管理过程复杂化。采用跨行业、跨单位组成大型的科研团队后,项目的承担单位由一家变为多家,项目管理及实施主体进一步多元化、复杂化。项目形成档案的主体多元化,包括了各级管理部门、主持单位、合作单位、协作单位等多种职能、多种性质的单位。由于国家现行科技档案管理模式对各主体之间的归档责任没有明确规定,加上单位之间的竞争、知识产权保护等多种复杂的关系,项目档案管理过程更进一步复杂化。

(二)科技项目档案管理规范建设滞后。随着国家大量科研计划项目的开展,科技部先后出台了一些列的管理规范,这些管理规范主要从科技行政部门的角度对项目管理过程提出要求,重点是科技项目的立项和验收管理,对项目档案的管理仅提出了要求但无相关的规范,国家科技计划项目管理依然按原来的科技档案管理模式进行。相比众多的科研项目管理规范而言,我国现行部级科技档案管理标准仅5个:《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术研究课题档案管理规范》、《国家高技术研究发展计划(863)文档材料管理办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》。这些规范多是二、三十年前的标准,已不能满足各种类别的国家科技计划项目档案管理的需求。在国家行业标准未及时制定的情况下,基层管理部门急需制定单位科研计划项目档案管理相关的规章制度。

(三)传统科技档案管理的模式的融合与变革。由于我国目前尚无统一的项目档案管理模式,1998年前,国家科技计划项目档案是科技档案的一部分。各管理主体在各自科技行业主管部门的业务主导下进行,形成了专业性、种类和类别多样性、成套型和现实性等特点,这些特点的形成是科技档案作为科技、生产活动的记录和产物密不可分的。

传统的科技档案管理工作分为档案事业(行政)管理和档案业务管理两个部分,档案事业(行政)管理又称为档案宏观管理,承担这部分工作的是档案行政管理部门和各级专业主管部门。档案业务管理又称为档案微观管理,是以科技档案为对象的科技档案管理工作,承担这部分工作的是基层科技管理机构和科技专业档案馆,基本工作内容是科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等项业务工作。

对于科研单位而言,科技档案业务管理活动通常是单位科技管理部门和档案管理部门共同参与管理下完成,文件的形成阶段主要受控于科技管理部门,档案管理部门负责制定相关的归档管理制度,形成的“科技文件”通过一定的归档制度收集、整理,鉴定后移交到档案管理部门即形成“科技档案”。事实上,受传统管理模式的影响,在科研课题按项目管理模式实施后,课题组成员成为项目管理的主体,管理人员(科技、档案)通常难以进入课题组,在项目实施(即形成档案)的过程中,科技管理部门主要负责项目的管理、实施、考评等一些列重要过程,重点是课题计划、进度、经费的管理,而档案管理部门无任何实质上的管理“权力”,难以发挥管科研课题管理(即科技文件形成)过程中的宏观管理功能,无法掌控“科技文件”的形成及流向,成为被动接收、埋头整理、提供利用的“服务部门”。被动收集的科技档案势必存在不系统、不齐全完整、质量不尽人如意等诸多问题。在科研课题项目管理模式下,宏观管理职能和微观管理职能没能在课题组、科技管理部门、档案管理部门之间有效融合,难以发挥科技档案管理职能,保障科研项目档案的齐套性与完整性。

四、新形势下国家科技计划项目档案管理应对措施

流体物理研究所是中国工程物理研究院下属研究所,成立于1958年,现有研究人员830余人,主要从事核武器和高新技术武器的研制。成立之初,研制任务主要由国家下达,随着我国科技体制改革的不断深入和我所科研实力的逐渐增强,我所科研任务逐渐多元化,除主体任务外,每年承担了各种类型国家科技计划项目数十个。随着国家科技计划项目课题负责制的实施,主持跨单位合作的项目越来越多,如何做好这些项目档案的管理,是基层科技档案管理部门面临的重要挑战。根据近几年国家科技计划项目管理的经验,笔者认为适应课题管理模式的变化,可以从调整科技文件归档范围、完善归档制度、明确归档职责、适时分段收集控制归档几个方面采取相应的管理措施保障项目档案收集齐全和完整。

(一)打破传统档案分类,调整文件归档范围。对于合作研制的国家科研计划课题,除要求编制上报国家的资料及传统科研技术档案外,其他合作单位、协助单位在项目实施过程中产生的不同归属范围的档案也应纳入主持单位档案管理工作范畴,主要包括以下内容:

(1)科技管理部门在立项、验收过程中产生的各种任务书、委托合同、项目验收确认书、经费预算书、项目审计文件等,主持单位在项目管理过程中形成的招投标采购文件、管理合同、各种审批文件等传统归属于文书档案和财务档案的文件。(2)建设单位在建设实验室过程中形成的设计文件、施工文件、竣工图、监理文件(下转第206页上接第239页)、验收文件等归属基建档案的文件。(3)承担单位在研发过接程中研制或采购试验装备形成的各种采购论证方案、安装、调试总结、使用说明书、产品质量证明文件等归属设备档案的文件。(4)试验任务单位在项目完成过程中形成的各种研究试验原始记录数据、各种技术采集的电子数据等科研档案、课题鉴定验收过程中形成的成果鉴定档案等。

(二)完善项目档案管理制度建设。基于科技计划项目的复杂性及其快速发展,而国家或行业层面档案管理相关标准和制度相对滞后,基础档案管理部门及时制定相应的规章制度,将项目各阶段产生的文件纳入归档范围,在课题实施之前明确提出档案管理要求是管理好项目档案的重要手段。通过近年的实施,这些归档管理制度在档案收集管理过程中充分发挥了事前控制的效果,对项目档案的收集管理起到了良好的促进作用。

(三)明确的档案收集职责并分段控制归档。明确采用课题组或者科研团队模式管理下的档案收集归档责任,包括明确科研团队与单位职能管理部门之间,各级行政管理部门与主持单位、合作单位、协作单位之间责任的划分与落实问题。

对于单位内部管理部门、课题组之间责任的明确,通常采用单位规章制度、任命文件等方式。如我所由所办统一管理全所档案工作,除了明确制定各类科研课题归档管理实施细则外,还对每个科研项目均任命项目行政负责人、技术负责人、子课题负责人、项目管理员、项目档案管理员等具体人员,各阶段责任人依照规章制度负责承担各阶段文件的产生、审查、批准和归档工作。课题完成后,文件归档情况除通常的结题情况考核外,还纳入部门年度目标考核,采用两种方式将课题组与单位的职责结合起来,落实到具体的工作中。

五、总结

国家科技计划项目档案作为科技档案的重要组成部分,既是国家的重要的科技财富也是科研单位宝贵的技术资源。承担并能圆满完成国家科技计划项目的研制任务是科研单位的光荣使命,保护好项目档案是档案工作者义不容辞的责任,面对项目――课题管理模式变革所面临的问题和挑战,基层档案管理人员应立足本职岗位,积极采取应对措施,充分发挥档案人员的专业管理和监督作用,实现档案宏观管理和微观管理的有效融合,管理好项目档案。

参考文献:

[1]潘世萍 侯希闻.科技计划项目档案管理体制发展及创新研究 [J].中国档案,2011(11):50-51.

[2]张芝慧. 课题制管理模式下国家科技计划项目档案规范化管理初探 [J].上海档案,2011(7):13-15.

[3]王新才 陈荷艳. 国家科技计划项目档案管理标准规范建设思考 [J].档案学通讯,2013(2):84-88.

人事档案部门工作计划篇2

[关键词]乡镇;计划生育;档案

中图分类号:G279.2 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2016)18-0352-01

乡镇计划生育档案工作是计划生育工作的重要组成部分,管好、用好计生档案是每个乡镇计生工作者必须履行的重要职责和任务。虽然现在计划生育工作实施顺利,但是仍有很多问题有待进一步改善。只有做好乡镇计划生育档案管理工作,才能保证计划生育的工作的顺利进行。

一、 计划生育档案管理的重要性

1、人口计生档案可为领导决策提供依据

人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。通过对人口档案统计数据的分析,可以帮助计划生育工作者量化人口和计划生育工作目标,为统计计生工作、明确工作重点提供可靠的数据支持。

2、能有效的对流动人口进行管理

通过有效利用人口计生档案能随时帮助有关部门掌握流动人口动向,及时了解流动人口的婚育信息。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台,互通信息,既可引导流动人口及时落实避孕节育措施,促进社会抚养费两地配合征收,又可防止出现工作疏漏。

3、人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务

人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长,又要密切党群、干群关系,让人民群众满意。为此,要定期搞好人口计划生育政务公开,以公开促公正,维护群众合法权益,促进他们自觉实行计划生育,推进计划生育民主管理和民主监督。人口档案管理可以在计划生育工作中建立群众需求信息档案,通过帮助群众解决避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问来促进计划生育工作在群众中的开展。

二、 乡镇计划生育档案管理工作中存在的问题

1、 档案工作意识淡薄

有的乡镇没有把计生档案管理工作放到重要位置,缺乏对计生档案工作重要性的认识,没有把档案工作提到议事日程上来,也没有把档案工作纳入计生的考核体系中。档案人员兼职过多,缺乏资金投入,疏于用制度管档,没有真正从对历史负责、对计生事业负责的高度去做好档案管理工作,从而影响了计生档案管理工作的健康发展。

2、 档案管理力量薄弱

档案人员素质偏低,乡镇大部分单位计生档案管理人员由老与弱的女同志承担,或办公室勤杂人员兼任,文化素质不高,档案专业知识缺乏,实际操作能力差。有的档案员对立卷归档的基本知识不了解,对档案的全宗、类别、保管期限混淆不清,常出现编错号、盖错章的现象,工作上被动的多、主动的少,影响档案管理水平的提高。加之档案人员变动频繁,也造成了档案资料的散失。

3、 档案管理手段落后

当前乡镇计生档案管理工作以手工管理为主,档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式,较少运用现代化管理手段,致使档案管理质量较低,查找速度慢,使用效率低;资金保障不到位,基层计生办公经费不足,用于档案收集、整理和保管的资金投入少,在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。

4、档案服务现实能力差

乡镇计生档案门类不够丰富,有的乡镇只注重文书、报表档案的收集,忽视声像以及与计生业务有关的资料的收集,影响了计生档案的系统性和完整性;计生档案资源流失严重,由于历史的或保管不善等原因,计生档案存在整年丢失的现象,部分人员认为自己保管档案材料能够方便工作,不愿上交集中管理,导致一些重要的档案资料损毁、丢失。

三、 加强乡镇计划生育档案工作的建议

1.提高认识,增强责任意识

要充分认识乡镇计生档案工作的重要性,把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈,真正列入议事日程,做到定期研究、定期分析、定期检查;要增强责任感,档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难,增加必要的投入,创造良好的环境,切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任;要经常组织档案管理人员学习档案法律法规,树立档案工作的责任感,提高做好档案工作的自觉性。

2、 强化培训,提高业务素质

要选好用好档案管理人员,将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来,乡镇计生领导要从政治上、生活上关心他们,充分发挥他们的潜能和热情。强化档案业务培训,要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训,鼓励他们自学档案管理知识,并从时间和经费上给予保障,提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。

3、 规范管理,提高档案质量

要制订和健全收集归档材料制度,严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集,要创新收集手段,做到广泛收集和重点收集相结合,遵循各类档案的形成规律,适时收集。同时还要积极改善档案保管环境和条件,配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备。要积极应用档案管理软件,实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化。要编撰好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料。

4、鼓励档案人员自我成才

档案人员应积极主动地学习信息技术、现代管理等相关知识,掌握和提高应用计算机、网络技术的能力,注重学习过程中的积累与探索,把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造良好环境,为他们学习、应用新技术创造条件,并积极引进竞争机制,注入拼搏活力, 使其通过竞争增强危机感和使命感,激发档案人员充分发挥潜能, 营造创优争先的良好氛围。

四、 结束语

人口档案管理是做好计划生育工作的基础,是计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展的必然前提,因此要把档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育业务工作同等重要的位置,只有这样才能从整体上提高人口档案的管理水平。

参考文献:

[1] 杨冰.电子档案长期保存的对策与措施[J].兰台世界,2006(8).

[2] 李晶.加强乡镇计划生育档案管理工作的几点思考[J].图书档案,2010(6).

[3] 杜绍敏.浅谈如何加强人口和计划生育档案管理[J].科技视界,2012(5).

人事档案部门工作计划篇3

第一条为了加强医药卫生档案工作,提高档案科学管理水平,充分发挥档案在卫生事业发展中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家有关规定,特制定本办法。

第二条医药卫生档案,是指在医药卫生工作中从事医疗、防疫、科研、教学、生物制品、生产、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。

第三条医药卫生档案,是国家档案的重要组成部分,是深入和发展医药卫生事业及其他各项工作的必要条件和依据,是重要的信息资源,是国家的宝贵财富,必须遵循统一领导、分级管理的原则,确保档案的完整、准确、系统、安全,便于开发利用。

第四条各级医药卫生部门,必须把档案工作纳入本单位工作的发展计划,在档案机构、人员配备、经费、库房等方面给予保证。

第二章档案管理体制和机构设置

第五条医药卫生档案工作在国家档案行政管理部门“统筹规划,组织协调,统一制度,监督和指导”下进行。卫生部档案处在办公厅领导下,负责管理本部门的档案工作,并对部属单位的档案工作实行监督、指导,地方各级医药卫生档案机构负责管理本部门医药卫生的档案和档案工作,并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

第六条各级医药卫生部门应有1名领导同志分管档案工作,把档案工作列入领导议事日程,切实解决工作中存在的实际问题。

第七条各级医药卫生部门要理顺档案管理体制,建立综合档案工作机构,负责本单位的档案工作和统一管理本部门形成的全部档案(病历档案除外)。

规模较大、内部机构和下属单位较多、负有监督、指导和检查任务的单位,应根据本部门实际情况,设立档案馆或综合档案室;对下没有指导任务、但本部门档案工作任务较重的,应设综合档案室(处或科级);

设立档案馆的具体条件可参照1989年国家教委的第6号令执行。规模较小的单位可视档案工作的实际情况配备专职档案工作人员。设档案馆的应配备工作人员8-12人;

设档案科、室的,应配备工作人员3-6人。综合档案机构的设置,按有关规定报上一级卫生行政管理部门审批,同时报所在地区档案行政管理部门备案。

第八条医药、卫生部门单位档案馆具有双重职能,既是收集、保管档案的科学文化事业机构,又是本单位档案工作职能管理部门。

第九条综合档案管理机构的基本任务是:

(一)贯彻执行国家和卫生部有关档案工作的法律、法规和规定;

(二)制定本单位档案工作的各项规章制度,负责对所属单位的档案工作进行业务指导、监督和检查;

(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管本单位形成的全部档案及有关资料;定期向档案馆移交有关档案;

(四)负责编辑档案参考资料,编制各种检索工具,积极开发利用档案信息资源,全心全意地做好服务工作;

(五)加强档案工作的横向联系,开展多种形式的协作,积极开展档案信息交流及学术研究活动;

(六)负责对本单位或所属单位档案工作人员的业务培训;

(七)负责收集档案利用效果的反馈信息,宣传利用档案的社会效益和经济效益,扩大档案工作影响,增强领导干部和科研人员积累档案、利用档案的意识。

第三章档案工作人员

第十条档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的各项方针、政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,并具备一定的档案专业技术水平和具有较高的科学文化知识。

第十一条档案工作人员(包括以做档案工作为主的兼职人员),均属档案专业技术人员,其业务能力的考核、技术职务的评定和晋升,应按国家有关规定执行,并实行档案专业技术职务聘任制(或任命制),档案专业技术人员享有医药卫生专业技术人员同等待遇。档案工作队伍要保持相对稳定。

第四章文件材料的形成、积累和归档

第十二条各级医药卫生部门要建立健全文件材料的形成、积累和归档制度,并纳入各类专业技术人员和管理人员的职责范围,确保每项重要的医疗、防疫、科研、教学、药品管理、行政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。

第十三条各级医药卫生部门的档案工作要与本部门的各项工作紧密结合,实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时应同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十四条各级医药卫生部门对科研成果、产品规划与试制、基建工程等项目进行鉴定、验收时必须有档案部门参加。有关业务主管部门应会同档案部门,对应归档的文件材料进行检查,并签署意见。未经档案部门检查或经检查没有完整、准确、系统的文件材料归档的项目,不能通过鉴定、验收,科研成果不予上报。

第十五条各级医药卫生部门应实行文件材料形成单位及科研课题组立卷归档制度。由立卷人按文件材料的自然形成规律和保管期限表系统整理组卷,编排张号,填写卷内目录和案卷标题,经立卷单位负责人检查,装订后向本部门档案室移交。卷内目录和案卷标题一律用钢笔或毛笔书写。

第十六条文件材料的归档范围:

(一)党政管理方面

凡是本部门党、政、工、团,包括纪检、人事、保卫、财会、基建、生产、科研、外事等单位和临时机构形成的具有保存价值的收、发文(电)和内部形成的会议文件、会议记录、纪要、重要电话记录、各类统计报表、出版物原稿和样本、剪报(不另行文的)等文件材料,以及反映本部门工作活动的影片、照片、录音带、录相带等声像材料,均应收集齐全,立卷归档。

(二)医疗技术方面

凡是医疗单位形成的以下材料应收集归档。

1.医疗技术的法令标准及各项规章制度。

2.医疗计划、总结。

3.处方章印模。

4.各类报表和统计分析资料(包括计算机盘片等)。

5.医疗技术常规、操作规程、质量标准等文件。

6.医疗质量调查和监督检查中形成的文件。

7.突发事件、传染病暴发流行抢救工作记事、照片、录象、总结等文件材料。

8.医疗事故或医疗纠纷的来信来访调查分析,医疗事故鉴定书和处理意见。

9.新疗法、新技术的鉴定及实施中形成的文件材料。

10.名、老中医的临床经验总结、医案原稿、中药炮制等。

11.传统的药物标本、成分、配方、工艺等材料。

12.制剂处方单、质量检验报告、药检证书及制剂配剂的有关材料。

13.住院及门诊病历和各种检查的申请单、报告单、登记本以及病理切片、照片、图纸、X光片等(单独存放保管)。

14.医疗单位开展医疗合作形成的协议书、合同、聘书等。

15.地方病、职业病及肿瘤、心血管病等疾病防治的专题材料。

(三)卫生防疫和卫生监督方面

凡卫生防疫和卫生监督部门所形成的以下材料应收集归档。

1.有关卫生防疫和监督法律、法规、标准及各项规章制度。

2.各种传染病、地方病、寄生虫病流行报告、防治方案、规划、总结、监测点、防治点记录数据等有关材料。

3.传染病暴发流行防治工作记事、照片、录像、总结等文件材料。

4.疫情报表和统计材料。

5.青、少年健康检查、生长发育和调查分析总结。

6.青、少年学习、生活保健用品监测及学校卫生标准技术材料。

7.计划免疫效果观察以及异常反应、事故调查处理等有关材料。

8.消毒杀虫剂专题计划、实验数据、图表、实物标本及总结材料。

9.卫生监督规划、审查意见书、技术性总结及环境对人体健康影响的调查、环境卫生监测等材料。

10.食品卫生标准、规划、技术报告、审核意见书、批准证书及城乡居民营养调查、食物结构、食物成分表。

11.食品卫生监测、重大食品污染、食品中毒典型案例等有关材料。

12.射线防护、计划设计方案、实验数据图表、专题调查总结报告、仪器制作等有关材料。

13.放射事故(包括核武器、核电站)损伤救治方案、救护措施及远后期观察材料。

14.职业病危害现场调查、测定及劳动条件评价、职业病防治、急、慢性职业中毒报告、报表和统计数据。

15.新建、改建、扩建工程项目预防性卫生监督的审查意见及有关材料。

16.国境口岸卫生监督、卫生处理技术材料。

17.国境卫生检疫管理材料。

(四)妇幼卫生方面

凡妇幼卫生部门所形成的以下材料应收集归档。

1.有关妇幼卫生法律、法规及各项规章制度。

2.妇幼卫生长远规划、年度计划及工作总结。

3.妇幼卫生工作年报表。

4.妇幼卫生工作中考核评比标准及综合性评价材料。

5.妇女多发病防治材料。

6.青春期及绝经期调研材料。

7.孕产妇死因研究材料。

8.围产保健信息网监测及围产儿死亡率及死因研究材料。

9.女工保健卫生学调研材料。

10.计划生育手术规范化管理材料。

11.婚前保健、优生、遗传调研材料。

12.0-7岁儿童生长发育监测材料。

13.0-3岁营养性疾病患病率及分析材料。

14.四个月以内婴儿3种不同喂养率的调研材料。

15.有关儿童保健课题及调研材料。16.5岁以下儿童死亡率及死亡原因。

(五)科研方面

按国家科委、国家档案局关于《科学技术研究档案管理暂行规定》等有关规定执行。

(六)教学方面

按国家教委、国家档案局关于《高等学校教学文件材料归档范围》执行。

(七)药品、生物制品监督、检定和生产技术方面

凡药品、生物制品监督、检定、生产部门形成的以下文件材料应收集归档。

1.有关药品监督的法律、法规、标准及各项规章制度。

2.药品标准(国家标准和省级地方标准)审评材料、批件或批复。

3.新药及新生物制品审批、审评记录、批件。

4.药品抽验报验结果、汇总和公报材料。

5.重大假药、劣药案件原始调查材料、处理结论和有关批复及来往文件。

6.执行药品监督任务的原始记录、报告和批复。

7.国外厂商申请进口药品注册的申报材料和批件。

8.生物制品产品计划、规划设计任务书、产品试制说明书、实验设计、实验数据、现场考核及临床试验观察记录、协作合同及完成情况报告等。

9.生产及技术检定记录。10.产品质量及经济技术指标完成统计及说明。

11.生产检定规程、细则、生产工艺、产品目录、说明、规格及使用方法的有关材料。

12.生产及检定工作经验交流会等有关材料。

13.生产及检定工作管理办法、定额指标及责任制等有关材料。

14.药品质量考察检定中的实验数据记录及临床观察中所形成的有关技术材料。

15.安全生产制度、规定、规范、统计报表、工作安排、总结及重大事故调查处理等有关材料。

16.技术引进、技术改造等方面材料。

(八)基本建设方面

按国家档案局、国家计委关于《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

(九)仪器设备方面

各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(十)出版物方面

包括出版社、健康报社、医学会、医学院校、医学科学部门出版的书籍、报纸、杂志、其他学术刊物以及自行编辑出版的学报审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十一)财会方面

按财政部、国家档案局关于《会计档案管理办法》执行。

(十二)其他医药卫生活动中形成的具有保存价值的不同载体不同形式的历史记录。

第十七条归档时间:各医药卫生部门的文书档案,应在次年6月底以前移交档案室。医学院校应在次学年度寒假前归档,科研、医疗卫生技术和基建档案应在项目及技术工作完成后两个月内归档。

第十八条几个单位协作完成的医疗、防疫、科研等工作项目由主办单位保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本之外,应将复制本送交主办单位归档保存。

第十九条各医药卫生部门的个人在从事各种职务活动中形成的各种载体形式的文件材料必须按照规定向本部门档案室归档,任何个人不得据为己有。档案室的档案应按规定向档案馆移交。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,档案部门可通过征集、代管等多种形式进行收集。对于个人向档案部门捐赠档案的,各医药卫生部门应予以奖励。

第五章档案的管理和库房设备

第二十条医药卫生部门的档案馆、室对接收的档案进行分类、排列、登记、编目及必要的加工整理。

第二十一条医药卫生部门的档案馆、室,对接收的档案,按照有关规定进行鉴定、划分保管期限和密级。对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案提出建议,报本部门主管档案工作的领导批准后实施。

第二十二条医药卫生部门的档案馆、室,要建立保密、保管、借阅、统计等项管理制度。按照有关规定定期向所在地区档案行政管理部门和上一级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第二十三条医药卫生部门的档案馆、室,应根据《档案法》的有关规定和要求,对下属单位的档案工作经常进行监督、指导和检查。对在档案管理工作中取得显著成绩的单位和个人,要给予表扬或奖励。对因档案管理混乱、工作失职给档案工作造成严重损失的,报请有关行政部门按照《档案法》的有关规定追究当事人和主管领导的责任。

第二十四条各级医药卫生部门必须为保管档案提供专用档案库房,库房门窗要坚固,并保持适当的温度、湿度,要有防盗、防火、防光、防腐、防有害生物和防污染等安全措施。对存放声像等特殊载体的档案要配备恒温、恒湿设施。档案库房要指定专人管理,以保证档案的安全,延长档案寿命。

第二十五条各级医药卫生部门,要有计划地为档案部门配备复印、录音、照像、录像等设备,同时结合本单位业务管理工作的现代化进程,逐步实现档案管理现代化。

第六章档案的利用与开放

第二十六条为了充分发挥档案的作用,各级医药卫生部门要按《档案法》的有关规定,划分开放与控制的界限,大力开发档案信息资源。

第二十七条医药卫生部门档案馆的档案应向社会开放。开放档案应按以下规定执行:

(一)凡持有合法证明的单位、个人在说明利用目的和范围后,均可查阅属于开放范围的档案。

(二)港、澳、台及海外华侨利用档案,需经有关主管部门介绍。

(三)外国机关或个人要求利用档案,应按国家有关规定办理。

(四)向社会公布档案,需经本单位及上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布。

第二十八条凡涉及党和国家机密和专利的档案,不得对外开放。

第二十九条查阅、摘录和复制尚未开放的档案,需经档案部门负责人批准,涉及未公开的技术问题,需经有关部门负责人批准。查阅绝密档案需经分管档案工作的行政领导批准。

第三十条各医药卫生部门的综合档案室保存的档案,主要供本部门利用,其他部门查阅需持单位介绍信,经综合档案室或办公室负责人批准后方可查阅。

第三十一条医药卫生部门的档案馆、室要为利用者提供必要的检索工具和参考资料。

第三十二条医药卫生部门要积极开展档案的编研工作,对档案中的信息进行2次加工,汇编专题资料。

第七章附则

第三十三条医药卫生部门的企业单位档案管理升级标准,可参照国家档案局有关文件执行。

第三十四条本办法适用于全国卫生系统各级卫生部门。

人事档案部门工作计划篇4

人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录,是制定人口与计划生育政策的重要资料记录,是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平,就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识,只有认识到位了,思想重视了,才能把档案工作搞好。

1.人口计生档案可为领导决策提供依据

人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中,分析、处理这些数据,其结果可用于统筹计划,明确工作重点,量化人口计划生育工作目标,可为人口计划生育决策提供依据。

2.人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务

利用人口计生档案资料,通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料,可成为对育龄妇女提供服务的依据。

3.人口计生档案可为流动人口提供优质服务

有效利用人口计生档案,掌握流动人口动向,及时了解流动人口的婚育信息,可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台,互通信息,既可引导流动人口及时落实避孕节育措施,促进社会抚养费两地配合征收,又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏,如发错证、重复发证等。

4.人口计生档案可利用群众需求信息档案,促使计划生育工作方法进一步改进

让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议,通过信息采集记录簿收集整理,形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求,不断改进工作方式、方法,为群众提供更加优质的服务,解决群众的实际困难,不断提高群众的满意度。

5.人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性

《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施,使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施,提高了群众的维权意识,这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求,利用人口计划生育档案的真实信息,为计划生育执法的严肃性打下了基础。

6.人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务

目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长,又要密切党群、干群关系,让人民群众满意。为此,要定期搞好人口计划生育政务公开,以公开促公正,求公论,树形象,维护群众合法权益,促进他们自觉实行计划生育,推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开,提高人口计划生育工作的透明度,赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权,防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。

7.人口计生档案可为农民致富奔小康服务

利用人口计生档案信息,开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务,使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息,帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产,提高生活水平,利用人口计生档案信息,为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策,如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种,推广先进技术;金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策,让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。

只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了,在工作上给予足够重视了,采取了有力的措施,才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。

二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题

1.存在认识上的偏差

在实际工作中,有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性:认为计生档案无实际意义,档案与计划生育工作无直接关系,只要职工不发生计划外生育就行了,档案管不管无所谓;加上计生档案管理人员思想松懈,工作敷衍了事,致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。

2.内容存在弄虚作假情况

由于实行计划生育“一票否决”,少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报,停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理,出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象,损坏了档案资料的真实性。

3.监督检查流于形式

检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题,检查过后人员思想松弛,易造成档案管理的停滞不前。

4.人员素质偏低

大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担,文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍,工作上被动的多、主动的少,影响档案管理水平的提高。

5.人员不固定

计划生育干部多为兼职,在单位内部没有相应职务、职称,人员变动大,频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失,影响档案的完整统一。

6.管理制度不健全,手段落后

对建立计生档案没有统一要求,处于放任自流状态,不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集,归档全部用手工操作,管理水平亟待提高。

7.档案立卷不规范

目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂,案卷数量繁多,时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中,计生档案管理仅以保管为目的,以案卷不丢失为原则;再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同,整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素,甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是部分特殊案卷缺少卷内目录,以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是组卷混乱现象比较多,如有按时间组卷的,也有按职能部门管辖权限组卷的,还有按文种组卷的;五是案卷厚薄不一,有的一两页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷;六是保管不统一,分散在各部门科室现象较严重。

只有认真研究和解决好这些问题,才能把计生档案工作提高到一个新的水平。

三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设

1.实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高计生档案管理基础工作水平

(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法,即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

(2)要全面普查案卷,去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查,加之划分保管期限不准,不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件,所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

(3)要重新组合案卷,实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。

(4)要统一分类号,保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性,在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类,再因事制宜制定出一些具体细则。

(5)要规范题名,保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的,还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。

2.加快数据准备,推进计生档案现代化管理进程

在档案现代化管理工作的各个环节中,计算机数据的准备工作是一个大工程,尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲,由于室藏案卷多,著录工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。

(1)分轻重缓急,循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用,而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队,将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

(2)分级次著录,省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录,即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了效率。

(3)分门另类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节,大大地提高著录速度。

(4)用关键词替代主题词,简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端,怎样取其利避其弊,可以采取以关键词替代主题词的做法,即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识,待录入计算机后,利用计算机批量处理的功能进行处理。

四、提高档案管理人员素质,提高档案管理水平

档案工作者掌握知识和技能的水平,直接影响到档案工作水平,必须做好档案人员的素质培养工作,努力提高档案的水平。

1.重视高素质复合型人才的培养

信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构,掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此,档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力,在提高全面素质上下功夫。

2.重视档案人员的在职培训

提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平,并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时,要采取多形式、多层次的办学模式,突出针对性和实用性,在培训内容上做好需求调研,将培训内容与实际工作相结合,针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训方案,加大计算机知识的比例,强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系,重视网络知识的运用,并适当设立档案专业的课时,传授档案的新知识、新技术、新技能,使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用,进一步拓展学习领域,更新知识结构。

3.积极支持、鼓励档案人员不断学习,注重知识积累

很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性,但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上,自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识,掌握和提高应用计算机、网络技术的能力,注重学习过程中的积累与探索,把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境,为他们学习、使用新技术创造条件,并积极引进竞争机制,注入拼搏活力,使大家通过竞争,增强危机感和使命感,激发档案人员充分发挥才能和特长,营造创优争先的良好氛围。

4.合理调配人才,优化人才结构

将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合,充分发挥各类人才的整体优势,形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响,以利于整体效能的发挥。

五、进一步加强对人口和计生档案工作的领导

人口计划生育部门领导要更新观念,充分认识人口计生档案在人口计划生育工作中的重要作用,把人口计生档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育业务工作同等重要的位置,纳入主要议事日程,给予必要的投人,解决所需经费,为档案工作改善环境创造良好的条件。各级人口计划生育部门档案管理人员要更新观念,从人口计划生育工作法制化、规范化、制度化的高度出发,做好人口计生档案管理工作。根据人口计划生育工作深入发展的需要,选准人口计生档案信息开发利用的突破口,开展有效的服务,创造尽可能多的社会效益和经济效益,为人口计划生育工作的深人开展和社会经济的加快发展作出贡献。

[摘要]随着人口和计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展,对人口计生档案管理工作提出了更高、更严、更新的要求。人口和计划生育档案管理工作还存在着认识有偏差、内容有弄虚作假、人员素质偏低、管理制度不健全、管理手段落后、档案立卷不规范等问题。提高人口和计划生育档案管理水平的主要对策有:进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识;认真抓好计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设;加强培训和继续教育,提高档案管理人员素质;进一步加强人口与计划生育档案工作的领导。

人事档案部门工作计划篇5

一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录,是制定人口与计划生育政策的重要资料记录,是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平,就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识,只有认识到位了,思想重视了,才能把档案工作搞好。

1.人口计生档案可为领导决策提供依据

人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中,分析、处理这些数据,其结果可用于统筹计划,明确工作重点,量化人口计划生育工作目标,可为人口计划生育决策提供依据。

2.人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务

利用人口计生档案资料,通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料,可成为对育龄妇女提供服务的依据。

3.人口计生档案可为流动人口提供优质服务

有效利用人口计生档案,掌握流动人口动向,及时了解流动人口的婚育信息,可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台,互通信息,既可引导流动人口及时落实避孕节育措施,促进社会抚养费两地配合征收,又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏,如发错证、重复发证等。

4.人口计生档案可利用群众需求信息档案,促使计划生育工作方法进一步改进

让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议,通过信息采集记录簿收集整理,形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求,不断改进工作方式、方法,为群众提供更加优质的服务,解决群众的实际困难,不断提高群众的满意度。

5.人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性

《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施,使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施,提高了群众的维权意识,这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求,利用人口计划生育档案的真实信息,为计划生育执法的严肃性打下了基础。

6.人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务

目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长,又要密切党群、干群关系,让人民群众满意。为此,要定期搞好人口计划生育政务公开,以公开促公正,求公论,树形象,维护群众合法权益,促进他们自觉实行计划生育,推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开,提高人口计划生育工作的透明度,赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权,防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。

7.人口计生档案可为农民致富奔小康服务

利用人口计生档案信息,开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务,使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息,帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产,提高生活水平,利用人口计生档案信息,为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策,如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种,推广先进技术;金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策,让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。

只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了,在工作上给予足够重视了,采取了有力的措施,才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。

二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题1.存在认识上的偏差

在实际工作中,有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性:认为计生档案无实际意义,档案与计划生育工作无直接关系,只要职工不发生计划外生育就行了,档案管不管无所谓;加上计生档案管理人员思想松懈,工作敷衍了事,致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。

2.内容存在弄虚作假情况

由于实行计划生育“一票否决”,少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报,停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理,出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象,损坏了档案资料的真实性。

3.监督检查流于形式

检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题,检查过后人员思想松弛,易造成档案管理的停滞不前。

4.人员素质偏低

大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担,文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍,工作上被动的多、主动的少,影响档案管理水平的提高。

5.人员不固定

计划生育干部多为兼职,在单位内部没有相应职务、职称,人员变动大,频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失,影响档案的完整统一。

6.管理制度不健全,手段落后

对建立计生档案没有统一要求,处于放任自流状态,不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集,归档全部用手工操作,管理水平亟待提高。

7.档案立卷不规范

目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂,案卷数量繁多,时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中,计生档案管理仅以保管为目的,以案卷不丢失为原则;再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同,整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素,甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是部分特殊案卷缺少卷内目录,以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是组卷混乱现象比较多,如有按时间组卷的,也有按职能部门管辖权限组卷的,还有按文种组卷的;五是案卷厚薄不一,有的一两页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷;六是保管不统一,分散在各部门科室现象较严重。

只有认真研究和解决好这些问题,才能把计生档案工作提高到一个新的水平。三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设1.实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高计生档案管理基础工作水平

(1)要提高档案管理的水平就必须

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实行标准化、规范化的工作程序与方法,即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。(2)要全面普查案卷,去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查,加之划分保管期限不准,不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件,所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

(3)要重新组合案卷,实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。

(4)要统一分类号,保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性,在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类,再因事制宜制定出一些具体细则。

(5)要规范题名,保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的,还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。

2.加快数据准备,推进计生档案现代化管理进程

在档案现代化管理工作的各个环节中,计算机数据的准备工作是一个大工程,尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲,由于室藏案卷多,著录工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。

(1)分轻重缓急,循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用,而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队,将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

(2)分级次著录,省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录,即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了效率。

(3)分门另类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节,大大地提高著录速度。

(4)用关键词替代主题词,简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端,怎样取其利避其弊,可以采取以关键词替代主题词的做法,即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识,待录入计算机后,利用计算机批量处理的功能进行处理。

四、提高档案管理人员素质,提高档案管理水平档案工作者掌握知识和技能的水平,直接影响到档案工作水平,必须做好档案人员的素质培养工作,努力提高档案的水平。1.重视高素质复合型人才的培养

信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构,掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此,档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力,在提高全面素质上下功夫。2.重视档案人员的在职培训

提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平,并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时,要采取多形式、多层次的办学模式,突出针对性和实用性,在培训内容上做好需求调研,将培训内容与实际工作相结合,针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训方案,加大计算机知识的比例,强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系,重视网络知识的运用,并适当设立档案专业的课时,传授档案的新知识、新技术、新技能,使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用,进一步拓展学习领域,更新知识结构。

3.积极支持、鼓励档案人员不断学习,注重知识积累

很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性,但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上,自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识,掌握和提高应用计算机、网络技术的能力,注重学习过程中的积累与探索,把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境,为他们学习、使用新技术创造条件,并积极引进竞争机制,注入拼搏活力,使大家通过竞争,增强危机感和使命感,激发档案人员充分发挥才能和特长,营造创优争先的良好氛围。

4.合理调配人才,优化人才结构

将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合,充分发挥各类人才的整体优势,形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响,以利于整体效能的发挥。

人事档案部门工作计划篇6

关键词:人口和计划生育;档案管理;重要性

随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展,对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径,进一步提高人口和计生档案管理水平,对更好地开展新时期人口和计生工作,促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。

一、提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识

人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录,是制定人口与计划生育政策的重要资料记录,是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平,就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识,只有认识到位了,思想重视了,才能把档案工作搞好。

1.人口计生档案可为领导决策提供依据

人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中,分析、处理这些数据,其结果可用于统筹计划,明确工作重点,量化人口计划生育工作目标,可为人口计划生育决策提供依据。

2.人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务

利用人口计生档案资料,通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料,可成为对育龄妇女提供服务的依据。

3.人口计生档案可为流动人口提供优质服务

有效利用人口计生档案,掌握流动人口动向,及时了解流动人口的婚育信息,可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台,互通信息,既可引导流动人口及时落实避孕节育措施,促进社会抚养费两地配合征收,又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏,如发错证、重复发证等。

4.人口计生档案可利用群众需求信息档案,促使计划生育工作方法进一步改进

让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议,通过信息采集记录簿收集整理,形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求,不断改进工作方式、方法,为群众提供更加优质的服务,解决群众的实际困难,不断提高群众的满意度。

5.人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性

《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施,使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施,提高了群众的维权意识,这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求,利用人口计划生育档案的真实信息,为计划生育执法的严肃性打下了基础。

6.人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务

目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长,又要密切党群、干群关系,让人民群众满意。为此,要定期搞好人口计划生育政务公开,以公开促公正,求公论,树形象,维护群众合法权益,促进他们自觉实行计划生育,推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开,提高人口计划生育工作的透明度,赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权,防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。

7.人口计生档案可为农民致富奔小康服务

利用人口计生档案信息,开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务,使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息,帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产,提高生活水平,利用人口计生档案信息,为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策,如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种,推广先进技术;金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策,让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。

只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了,在工作上给予足够重视了,采取了有力的措施,才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。

二、人口和计生档案管理工作中存在的问题

1.存在认识上的偏差

在实际工作中,有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性:认为计生档案无实际意义,档案与计划生育工作无直接关系,只要职工不发生计划外生育就行了,档案管不管无所谓;加上计生档案管理人员思想松懈,工作敷衍了事,致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。

2.内容存在弄虚作假情况

由于实行计划生育“一票否决”,少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报,停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理,出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象,损坏了档案资料的真实性。

3.监督检查流于形式

检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题,检查过后人员思想松弛,易造成档案管理的停滞不前。

4.人员素质偏低

大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担,文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍,工作上被动的多、主动的少,影响档案管理水平的提高。

5.人员不固定

计划生育干部多为兼职,在单位内部没有相应职务、职称,人员变动大,频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失,影响档案的完整统一。

6.管理制度不健全,手段落后

对建立计生档案没有统一要求,处于放任自流状态,不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集,归档全部用手工操作,管理水平亟待提高。

7.档案立卷不规范

目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂,案卷数量繁多,时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中,计生档案管理仅以保管为目的,以案卷不丢失为原则;再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同,整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素,甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是部分特殊案卷缺少卷内目录,以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是组卷混乱现象比较多,如有按时间组卷的,也有按职能部门管辖权限组卷的,还有按文种组卷的;五是案卷厚薄不一,有的一两页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷;六是保管不统一,分散在各部门科室现象较严重。

只有认真研究和解决好这些问题,才能把计生档案工作提高到一个新的水平。

三、加强人口和计划生育档案工作的对策

1、加强学习培训,提高思想认识。要采取多种形式,通过开展档案管理法规的宣传教育,全面提高基层计生工作人员特别是领导干部的思想认识和档案法治意识,增强对计生档案管理工作重要性的认识,计生档案管理工作要列入党委政府的重要议事日程,在人、财、物等方面给予保证。加强档案工作人员的理论业务学习,尤其是要掌握计算机知识,以便管理档案。同时,档案工作人员要有责任心,要爱岗敬业、脚踏实地、敢于开拓创新,科学地保管好档案。

2、建立有效机制,规范管理制度。基层计生档案工作是一个系统工程,必须综合治理,要建立健全适合基层计生档案管理特点的管理制度,让计生档案管理工作有章可循;要把档案管理工作列入基层计生干部年度目标责任制,与计划生育工作同步检查、同步考核,建立起计生档案管理的长效机制,形成一个相互配套的规章制度和政策,促进基层计生档案管理规范化、制度化建设。

3、适应形势需要,创新管理模式。计生档案管理要适应新形势发展的需要,必须与时俱进,用创新的思维对待计生档案管理工作,逐步树立起大档案思想,建立计生档案室,配齐人员,实现计生档案统一管理。要严格要求,加大检查力度,推动其业务工作的开展,使档案管理与计生业务良性互动,收到实效,不断提高管理水平。

4、加大经费投入,改善保管条件。在财力上要给予大力支持,把计生档案管理经费作为计划生育事业发展的基础性投入列入财政预算,以便改善基层计生档案室的保管条件,档案室窗户要挂窗帘,室内应安装瓦数适宜的白炽灯泡,以便有利于保护好档案资料。有防潮措施,安装排风扇,购买温湿度计,有条件的最好安装空调、去湿机等,还要用计算机管理档案。

人事档案部门工作计划篇7

【关键词】中学;教学档案管理;重要性;内容;特点;问题;对策

中学教学档案是学校教学活动的真实记录,它是学校及教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子载体等材料。它能够完整、准确、真实、系统地反映中学教学管理的全过程,直接为教学活动服务,是学校教学工作的重要组成部分,是学校档案工作的核心和重点,因此,学校档案工作的重要性显而易见的。

1 中学教学档案管理的主要内容

学校以教学为中心,学校教育工作以教学活动为主体。中学教学档案归档范围主要包括教学管理活动中形成的各种材料,其内容主要有以下几种类型:

1.1 综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件;学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法,学校发展规划、实施计划及各种会议记录等。

1.2 规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。

1.3 课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。

1.4 学科、实验室、后勤工作建设、课题、论文类。包括学科设置及实验室、后勤工作建设、评估及建设方面的材料以及申报国家重点课题、论文的申报和审批材料、总结等建设性材料。

1.5 学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、实验材料及成绩、学生奖惩材料,学生入团、入党情况,学生参加各种大赛的情况,毕业生材料等。

1.6 教材类。包括各专业征订教材的情况;自编、参编、主编教材的情况;优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告等。

1.7 招生类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料等。

2 中学教学档案管理的主要特点

2.1 来源渠道多、涉及面广泛。 教学档案来自教学活动的各个环节和教学活动的全过程,也包括上级各教育主管部门对教学工作、教学改革和招生等方面的指令、规定及条例等。教学档案既涉及到上级有关部门,也涉及本单位的各处室、各教研组、实验室以及教学管理部门等;人员涉及到各级领导干部、教师、教辅人员和学生等。

2.2 形式多样。 由于教学活动的多样性,记录活动的形式也是多样的。只有档案原始资料的多样性,才能如实反映多样性教学活动的面貌,才更具有档案的作用和价值。教学档案原始资料应包括纸质的、图片、音像、电子稿、光盘等。

2.3 专业性强。 除普发的一般性文件外,教学内容是由各个不同学科、专业组成的。不同学科教学工作采用不同的方案,实施不同的教学计划,设置不同的课程,安排不同的教学内容,提出不同的培养要求,实现各自的培养目标。各专业的教学工作不同,显示出不同专业各学科的差异性、系统性和科学性。

3 中学教学档案管理中存在的问题

3.1 教学档案材料的重视不够,没有普及教学档案管理意识:大部分基层管理人员、教师以及学校领导对学校的教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作,但对教学档案的管理投入欠缺,如机构和专兼职人员的配置、档案管理条件的完善、管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档。造成档案材料采集困难。

3.2 缺乏正规的指导和系统的规划。没有系统的管理,导致档案管理混乱。各中学都存在档案管理人员不足的问题,各部门对教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙于日常的工作,相当一部分教学档案材料散存于他们个人手中,导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时,为了补充档案材料的缺口,往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案,这不仅造成极大的浪费,而且给正常的教学工作带来了一定的冲击,同时使得档案材料的真实性大打折扣,失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理,各部门各自为政,为了自身利用的方便将一些重要的文件的和材料自行保管,不移交档案管理部门,导致材料损坏或丢失而无法查找。

4 加强中学教学档案管理工作的主要对策

4.1 系统管理,完善档案管理机制:学校领导要重视教学档案的建设,要把教学档案工作提到学校党政领导的工作议事日程中去,把档案工作纳入教学工作计划,增加投入,改善档案保管条件,及时研究和解决档案工作中存在的问题,特别是要突出教学在学校日常工作中的地位和作用。及时调整档案工作的机构设置,实行统一领导、分级管理的原则。设置综合档案室,由一名校长负责统一管理全校档案工作。各管理部门建立档案分室。教学档案分为行政办、教务处、教研组三级管理,行政办为一级管理,教务处为二级管理,教研组与实验室为三级管理。各部门要有一名领导分管档案工作,教务处档案管理由教务干事兼管,教研组与实验室档案管理由主任兼管。档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件,并按期向学校综合档案室移交档案。

4.2 明确责任,强化档案管理意识:教学档案的收集整理,不是少数人的事情,而是全体人员的共同责任。要建立健全各项规章制度,落实措施。规章制度是档案管理的重要组成部分,要通过制度建设,强化监督指导和落实,加大管理力度。

4.3 组织检查,增强档案管理责任:针对教学档案分散性、系统性、周期性的特点,学校组织定期或不定期检查或抽查。如新学期开学之后,可以开展全校性的对上学期教学档案归档的检查工作,并进行评比打分;而平时的一些较大型的活动后,可组织抽查,比如教师培训、学生技能大赛、校运会等活动。通过有组织的检查,督促全体人员养成及时收集教学档案的好习惯。

总之,学校教学档案的管理工作是学校工作中的一项重要任务,教学档案的管理工作成败,也是衡量学校工作成绩的重要标志。随着社会的进步和科学技术的发展,教师和学生对档案信息的要求将更高,作为学校档案工作人员应严格要求自己,做好教学档案管理工作,使教学档案发挥其更大的作用。

参考文献

[1] 刘绍华.《档案的作用——实例》辑录之二[J].档案学通讯;1980年01期

[2] 刘旺福.《档案的作用——实例》辑录之三[J].档案学通讯;1980年02期

[3] 马巧玲.《档案鉴定工作当前存在的问题与对策》[A].陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编(上册)[C];2000年

人事档案部门工作计划篇8

【关键词】学校;档案管理;规范化

每学期我校都要接受市教育局办公室、组织处及上级档案和组织部门,对我校文书档案和人事档案的督导评估检查,每次的检查过程中,我校的档案材料、干部人事档案均受到了上级领导好评。根据在上级检查的过程中提到的问题,笔者认真地总结、体会和认识后,就如何做好学校文书档案和人事档案工作 体会如下。

一、了解两个概念

(一)文书档案和人事档案。由于受学校办公条件限制,我校文书档案和人事档案一体化管理。是学校集体或个人在人事管理、教育、教学和教研等活动中形成的有查考利用价值的各类文字、图像、声音等材料,它是真实、完整、系统地反映学校各项工作活动的历史记录,是学校一切工作的真实体现,是体现全校教职工工作和智慧的结晶。它既是一个学校长期教育教学活动中各个方面的实践经验的总结,又是促进学校教师成和不断继续进度的重要依据。

(二)档案整理与积累。档案整理,是指把零散的和有利用价值的材料,进一步梳理的档案资料,进行基本的分类、组卷和编目,使其系统化、科学化,有利于学校工作的保管和使用。

二、对学校档案工作检查的目的意义

每年都要多次接受上级市教育局办公室、组织处及上级档案和组织部门检查,涉及到学校的方方面面。督导检查组到校后,一般就是听汇报,查看材料,开座谈。每一项内容查得都非常认真,特别是看材料,更是成为检查的重点。因为我们的主要工作成绩都是用档案这种形式来表现的,检查、验收、考评指标也都在档案中得到充分体现。

教育主管部门对学校工作的检查主要目的就是督促、指导学校全面贯彻党的教育方针,遵循教育规律,深化教育改革,转变教育观念,优化学校的管理,改善教学内容和方法,全面提升办学水平和质量,为国家培养人才,使学校实现可持续发展战略目标;引导社会、家长正确评价学校,关心和支持学校建设;促进教育事业的改革和发展,推进和谐校园。

三、掌握工作标准 扎扎实实工作

根据多年来的工作经验,我认为,无论干什么工作,只有扎扎实实做好平常工作,平时注重常规材料积累,档案资料的收集、整理、立卷、归档,才能做到轻松迎接上级主管部门对档案工作的检查和验收。

(一)加强领导,把档案工作纳学校日常管理日程。各部门高度重视本部门档案管理工作,针对本处室和本专业部的工作,明确一名干事兼职档案员,负责本部门日常档案整理。

(二)认真组织学习,提高档案业务水平。学校档案室档案员应定期对各处室的兼职档案员召开业务学习指导会,学习有关档案管理办法和归档文件整理方法,增强工作人员的档案管理素质;根据工作中出现的新情况、新问题,给兼职档案员提出新的要求,使他们通过干中学、学中干,慢慢熟悉档案管理业务,掌握档案立卷、归档的方式、方法,为更科学、更规范做好学校的档案工作打牢基础 。

(三)抓住重点,细致收集各种资料。俗话说“巧妇难为无米之饮”,档案工作的一个非常重要的重点就是真实、完整反映学校在教育、教学过程中形成的各种教育活动资料。平时各处室人员注重对文件、活动材料进行收集和积累。对开展的重要活动给予关注,及时收集纸质、音像、图片等各种载体的信息资料,并定期地向主管部门做细做实工作汇报,争取得到领导的支持。

(四)克服难点,认真系统进行整理。每个部门每学期新形成的档案都很多,我们应对教育、教学、人事管理工作中形成的各种文件资料进行系统梳理,理清各类文件资料之间的联系,把不同一事由且有着密切关联的资料整理成一个有机的整体,把杂乱的文件资料整理成有序可查的档案材料。对于需要经过较长时间才能完成的工作,更是注意平时材料的积累,等活动一结束,就立即整理装订成册。

(五)注重细节,重视档案工作。档案工作包含了收集、整理、鉴定、装订、排序等各个环节。各个环节工作的好坏,都直接影响档案的质量和使用效果。因此,各处室兼职人员都非常注意各个工作细节,认真编号,用统一格式进行目录的编制,装订整齐美观。养成了形成一卷、整理一卷的好习惯。

四、常规档案整理

(一)计划总结类。开学初,学校各处室和各部门均按照学校的整体工作计划,制定了各部门的工作计划,还有教研组工作计划、教师个人工作计划、班主任工作计划等。将这些工作计划收集整理好,等学期结束时与期末的各项工作、活动总结收集、分类进行装订。

(二)教育教学活动类。学校教育教学工作中,常常开展多项活动,实施各项活动时,我们注重收集活动中的各种文字材料。例如:

1.教学活动类:(1)公开课评比:我们收集比赛方案、参赛人员、评分标准及评分表、获奖人员名单(或表彰决定)、音像资料、宣传报道等。(2)教案检查:我们收集检查标准、结果统计表、评选等次等。(3)学校运动会:我们收集运动会的秩序册,各项目的参加人员、评委、积分表、取得名次、获奖照片、总结、新闻报道的杂志和有关报道的报纸等。 (下转第68页)(上接第78页)

2.党、团委活动类:(1)学生安全知识竞赛:我们收集参加班级、参赛形式、知识内容、打分表、获奖情况、小结、照片、新闻报道等。(2)升旗仪式:我们要收集开学初的安排,记录的每次升旗时间、升旗手、主持人,参加人员、国旗下演讲稿以及相关照片及新闻报道等资料。(3)党、团日活动(我校常利用周六、周日外出活动):我们收集活动方案、活动内容、活动小结、照片、新闻稿件等。

3.工会活动类:(1)我们收集的材料有评选通知、各部门上报的工会材料、评选结果通报、奖励情况及新闻报道。(2)排球比赛:我们收集的有竞赛方案、比赛日程安排、比赛成绩记录、表彰决定、奖励情况、新闻报道,入选上级国家队情况,高考后大学录取情况。

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