档案管理经验交流材料范文

档案管理经验交流材料篇1

**月**日早*点**分，我们用完早餐,乘大巴来到丰收车站进行参观学习，他们的热情让我们感动,他们办公室负责档案工作的主任热情地接待了我们，我们参观了车站的档案资料室，并向我们详细的介绍如何进行分类建档\健全档案资料，面对着井井有条的档案资料,电脑化操作的一目了然,我们心悦诚服,本人就参观的心得向各位领导汇报如下:

1、领导重视组织有力,全员热心齐抓共管

他们从领导到基层，从来没有小看档案资料的重要性,特别是领导很重视基础资料的健全性，每次学习和会议都要求全员参与，全程记录,把档案工作当作大事来抓。

2、专项责任落实到班组，再由班组具体分配到个人：

如：内控的资料交由财务部门负责；安全生产、消防管理、质量监督等资料则交由后勤保障部门负责；与稳定工作的资料由工会负责；劳资方面的资料则由人事部门负责；总之一句话：业务对口，谁的资料谁负责健全。

3、重视对基础资料的归档管理：

每一次工作会议或小组会议都有统一的记录本，分门别类的分发到个人进行详尽记录。记录本有专人负责发放与收集，保证基础资料的完整，便于随时掌握全体员工的学习动态和学习思想。

4、按考核大纲编写制度，准备资料：

对检查工作组进行考核的内容，针对性地进行资料的完善与汇编，检查什么就准备什么。

看到她们满柜满桌划分整齐的资料盒，及明亮洁净的资料室，不由的感到身上担子的沉重，感到我们公司与她们之间的差距：

1、原始资料的空缺与不完整。

公司由于才划拨到公共事业处没多久，原始资料的欠缺与不完整，是我们和**不可比的。

2、专项工作落实不到位。

领导交办的工作到班组，在由班组分配到个人，但总因这事那事而耽误了任务的完成，致使工作上的延误与不及时。

3、基础资料的保管不善及无专人负责。

公司下设8部一室，共九个班组。由于各个班组的独立性，无专人统一负责各班组的资料整理汇总，再加上保管不善而导致资料的丢失和空缺，从主观上和人为上就造成基础资料的不健全。

4、设施设备的不齐全。

有些办公室因无资料柜不方便资料的保存，再加上保管不善，而导致一些资料的丢失，造成残缺不完整。

从以上几个方面来看，我们在档案基础资料的建设与管理上和**是存在着一定的距离。抱着“边考察边学习，学习中找差距”的态度，发扬我们公司“走出去，请进来”的精神指导方针，把**优秀的资料管理经验融入到公司的档案基础资料建设上来。

到了10点20分左右，处检查工作组来到了**。我们有幸旁听了检查工作组对**的检查工作内容和检查过程。检查组按照下发的考核标准要求**先汇报，再检查，再讲评。首先是**园长就行政建设上的成绩向工作组进行了简练的汇报，再由**党支部书记在思想建设上进行补充总结，汇报完后就开始按检查的内容进行专人审核评比，除了一个项目上扣掉了0.5分外其他均获满分。看着评比的结果，我们感到身上的责任和压力。与此同时，检查工作组的领导注意到我们来此的学习目的，对我们提出了几点建议和要求：

1、**是有特色的，专业性强，管理模式上不一定适合张家界培训中心，但经验可取。

2、张家界培训中心的工作环境与油田不一，是一个对外的四星级旅游酒店，要结合自身特点，按照四星级的标准，建设一个适合自身发展的管理模式。

3、管理上要从动态和静态两个方面入手。动态上要根据自身发展，地方要求着手建立；静态上则要严格按照局里、处里下发的各项文件内容开展工作。

4、档案资料准备上要有4个必备的记录本。党务、工会（红皮本）、综治、维稳（蓝皮本）。其他资料则按考核内容分门别类的建档入盒，有几项考核内容就准备几个资料盒。

5、档案资料的归档汇总要分部室、分班组去开展工作，按各负责人所辖事务具体整理资料。

6、在管理上要进行合同管理，杜绝纠纷。

7、要成立两个小组：领导小组；计划生育小组。

对于检查组领导对我们提出的建议和要求，结合**在档案资料管理上的优秀经验，及我们在**的学习心得，我们大胆地对下一步工作开展提出几点建议：

1、各负其责，制度建设落实到人。

2、建立机制，专项制度归档，专人负责。

3、平时要求各部室对基础资料的健全管理，专人负责对各部室资料的收集与整理。

4、统一归档备案，便于工作开展，资料查询。

5、个人学习资料务必要求详尽，专人负责管理，进行发放、收集、审核。

6、基础资料内容要做到详实、细化，严格按照目录进行编排。

档案管理经验交流材料篇2

雨污分流工程档案管理的不利因素

1施工工期长、标段多且工程进度不一致

雨污分流工程是网状分布，施工区域大，经过许多大街区和居民小区。作为一个整体的系统工程，工程施工标段多且各个工区的进度也不一致。对于工程的建档工作带来相当大的监管困难，由于不同路段的工程进度不一致，各种物质、设备的投入统计也有很大的区别，归档程序是动态的，管理起来存在困难。而且，每个标段的验收也是分批独立进行，如果不能统一制定归档要求和提前介入监管，这些标段的档案材料可能会缺损。

2施工沿线覆盖区域大，地下管网设计复杂

雨污分流工程联系着城市街道地下空间和城市周围的湖泊、河流。施工区域主要在城市主干道和重要的城市街区，街道下面管网状况复杂，还有许多地下设施和人防工程，在施工中对原有管网的结构改造、设计图纸的修改，都会经常发生。施工单位如果不能及时将修改方案保存和及时归档，工程竣工后会为以后的施工和维护带来极大的不便，甚至还会留下各种隐患。目前，在一些城市的雨污分流工程中，许多标段由于施工质量问题，还发生了多次返工现象，施工方案多次修改，监理方与施工方多次发生矛盾，如果不能保管好这些设计和修改图纸，一旦以后发生事故追究责任时，就会十分困难。

3工程项目档案管理人员和管理场所过于分散

雨污分流工程项目的各个标段展开，不同于其他场馆和楼层建设。各个标段的档案管理人员和档案管理场所也存在极大的分散性。由于雨污分流工程在城市主要街区展开，工程项目部的办公场所一般较为简陋，简易房内的档案保管条件也不太好，都对档案材料的收集、整理、保管等环节存在相当大的不利影响。雨污分流工程指挥部应当对主要干道、施工区域大的重点路段，配置专门的档案人员和档案保管设备，加大对重点路段档案收集的监管力度。

雨污分流工程档案管理的必要措施

1建立健全项目档案管理的规章制度

在雨污分流工程项目正式施工前，项目管理方就应当制定专门的归档制度和确定项目过程中的档案管理流程、监管体制、档案工作体系。在具体管理中，雨污分流项目档案的归档可以分为一次性归档和分阶段归档。归档的具体方式主要根据项目建设的具体进度和项目档案管理制度而决定。管理方要制定专门的档案管理责任书，对归档材料的范围、人员、项目单位、归档时间做出具体的规定。无论是一次性全部归档还是分阶段归档，都要作好必要的记录，明确责任，确保项目建设归档工作的严肃性和材料的完整性。工程开展后，施工方、监理方都要按照制度和档案工作协调机制，确保项目过程中的各类档案材料在生成后就能纳入有效管理之中。在具体项目的开展中，确保档案人员参与项目施工的进度监管，确保各个阶段的档案材料不能丢失，及时由档案人员参与档案资料的收集和管理。项目工程指挥部在开工前就注意与施工方签订档案管理协议，制订保证金制度来约束施工方重视档案工作。

2提供人力、资金、设备及库房等条件保障

雨污分流工程项目建设中的档案材料很多，需要确定专人负责收集、整理、保管这些档案材料，档案人员还要对档案工作流程的下一个环节进行监管，这就需要确定专门人员来做好档案的整理和指导工作。同时项目管理方和施工方还要考虑到档案管理需要投入相应的资金、设备，这些费用应当纳入雨污分流工程管理的成本之中，最后还要指定条件较好的房间作为档案材料的管理库房，确保档案材料不能受到损害。项目管理方和施工方还应当为各个档案员配备相应的办公设备和计算机等存储载体，确保各类信息及时汇总和备份。

3建立工程建设和项目档案管理的协调机制

目前，雨污分流工程项目建设的建设周期长和单位分散问题，是城市雨污分流项目建设普遍存在的问题，项目管理方应当在项目建设之前，认真研讨存在的问题和已有建设项目中取得的相关经验，准确划分工程项目的进度节点、按照工程项目来做好任务分解、责任分解、安全责任、归档范围及归档要求的具体内容划分。必须针对施工方的现有管理机构、管理水平、单位职责来明确，做好雨污分流工程进度与责任相一致。不同城市的雨污分流工程项目建设的周期和建设单位存在着很大的差别，应根据不同的项目要求和时间进度做好规划。雨污分流项目涉及到多个部门，项目档案管理涉及到项目责任单位、档案单位、施工单位、供货物流方、监理部门、审计单位、设备管理单位等。雨污分流项目档案的完整性需要项目在不同的建设时期、不同环节中各个部门的相互配合。项目建设中的组织协调，对于项目档案形成起到非常重要的决定因素，项目档案形成的质量也是项目建设组织协调水平的重要体现。

4对项目全过程的档案资料进行跟踪管理

项目建设全过程必须认真考虑到每个环节，项目档案的归档和管理涉及多个部门，应根据各个标段的建设周期、建设进度确定每个节点的工程进度、直接责任人、项目档案管理员等内容。力争在协调中责任明确，编制归档跟踪手册。项目建设办公室在项目建设中，要督促项目管理方、施工单位、监理、审计部门的按照节点收集整理各种档案资料，各个工程项目的档案员要针对自己的工程项目节点，及时将有关归档资料进行归档和梳理，填写项目档案跟踪记录手册，对于不能归档的材料和责任人要及时向工程指挥部报告。

5确立雨污分流工程项目档案的提前验收制度

我国许多城市大型建设项目都推行了项目档案先于项目竣工验收制度，其具体做法就是在整个项目竣工验收前，针对项目档案单独提前验收。项目档案提前验收的做法，起到了很好的督促作用，许多城市的大型建筑项目在档案验收前，将各种档案材料整理，对于各种散失的档案材料采取了及时的补救，对于整个工程项目档案的归档和今后向城建档案馆或者国家综合档案馆移交奠定了良好的基础。目前，我国许多城市进行雨污分流整治工作，应当在项目建设中大力推行雨污分流工程项目档案的提前验收制度，这样在整个过程验收前，项目档案材料必须齐全才能实现竣工验收，即使有档案材料的缺损，也会在档案验收后，及时补救，从而有利于整个建设项目档案的完整归档。

工程竣工验收后及时移交档案馆

档案管理经验交流材料篇3

【关键词】通信建设；工程档案；管理模式；方法

1.通信工程档案管理的“三同步”原则

通信工程建设包括开工、施工、竣工三个阶段，通信工程档案的形成同样包括三个阶段。实现通信工程档案的完整、准确、系统，必须要求档案管理与通信工程建设实现“三同步”。[1]

1.1开工与施工准备文件收集整理同步

通信建设工程在立项后需要收集的档案资料包括三个方面。首先是项目建议书、可行性研究报告、计划任务书、环境预测、设计任务书及相关批复文件等。其次是设计的基础材料，主要包括工程地质勘探、地质图、地形地貌、实验报告、征用土地等基础性材料。最后是设计文件材料，主要包括初步设计、施工图设计、技术设计、设计计算书、总体规划等。在本阶段的档案材料收集过程中，档案部门要与相关单位负责材料收集和保管的人员密切配合，及时沟通，并对已经形成的材料按照要求及时整理。

1.2施工与施工文件收集整理同步

通信建设工程开工以后，档案管理的重点应放在施工过程中，需要收集的文件资料主要包括施工报告、计划、方案、技术措施以及安全措施等；工程材料的质检报告、工程设计变更的手续、施工图纸、施工记录以及工程事故报告等；设备的安装、调试、验收记录；工程各阶段的总结报告等。在此阶段，档案管理人员要对相关资料逐一审核，发现问题及时采取补救措施。

1.3交工与竣工文件收集整理同步

工程建设完毕后需要交工验收，这是通信工程建设的收尾阶段，档案资料收集工作到了尾声，却是最重要的阶段。在工程交工验收时，档案部门必须与验收部门共同参与，以确保档案资料的完整、准确和系统。所收集的材料包括竣工验收、试运行、资产交付文件等。

1.4实现“三同步”的保障措施

通信工程档案的管理要遵循“三同步”原则，首先要积极争取主管领导的重视。领导重视档案工作机构的健全以及相关人员的配备，做到岗有其人、人有其责，是实现“三同步”的前提。其次建立完善的通信工程档案管理制度，将档案工作与工程管理工作无缝对接，有机融合，针对各阶段的施工情况分别施策，确保档案管理人员在行使监督职能时有据可依，这是实现“三同步”的制度保障。最后与施工单位就档案资料收集范围与整理要求签订合同，通过合同固化双方的职责界面与权力、义务关系，这是提高竣工图编制质量的重要手段[2]。

2.通信工程档案管理的标准化指标

通信工程档案作为反映通信建设项目建设过程和工程概貌的原始记录，在施工期间的提供利用，以及日后的改建、扩建、技术改造、维护等工作中具有举足轻重的地位和无可替代的作用。而工程档案的标准化管理有助于提升工程档案的管理水平和发挥价值的效率，因此，强化其完整、准确、系统、安全的管理标准，既是工程档案自身的内在要求，也是管理的必然选择。下面从三个方面构建通信工程档案管理的标准化体系：

2.1通信工程档案内容的标准化

根据通信工程归档范围，按工程性质和种类设计归档目录清单，并在工程承接方与施工方的合同中增加专门条款进一步明确目录清单的具体内容，确保收集的通信工程档案资料齐全、完整、准确。具体来讲包括3方面的具体指标：2.1.1归档内容齐全。从宏观上看，归档内容齐全包括两个层面的含义：一是纵向上从工程立项准备到竣工投产各个阶段，横向上包括土建、工艺、通信、隐蔽工程、附属工程以及竣工验收、归档移交等专业性工作，应当形成的文件材料需完整留下原始记录，不能只完成建设任务却没有同步形成相关工程档案。二是工程各阶段、各专业形成的有保存价值的文件材料应及时收集齐全，进行系统整理后归档。从微观上看，归档文件不能缺张少页、遗漏附件、破损污渍；归档文件应办理完毕，各项内容填写完整，不能缺项漏项。2.1.2载体形态完整。现代技术条件下的项目档案种类多种多样，载体形态各异。在确保传统纸质载体档案齐全、完整的基础上，应注意查看照片、录音带、录像带、光盘等特殊载体形态的工程档案，与纸质档案对应的电子文档，以及与项目建设有关的实物档案等是否完整，不能拘泥于收集纸质载体的工程档案。2.1.3法定手续完备。项目审批、工程施工、监理及验收等都应履行相应的审批手续，作为开展各项建设任务的依据。同时，项目档案的法定效用是通过履行一定的生效手续来实现的，没有文件制发单位印章、负责人签字等法定生效手续的文件是不具备法定效力的。[3]一些项目档案存在责任人签名不规范，忽略签字日期和签署意见、遗漏竣工图章等情况，不便于日后的使用和考证。因此，判别项目档案的完整性既要重视审批手续的完备，又要确保其印章、签字等生效手续的清楚、规范和完整。2.1.4档案数据准确。档案管理人员积极与工程技术人员进行及时有效的沟通，以确保收集的档案资料真实有效。一致性是项目档案准确性的核心，只有整套项目档案反映的内容与线路、配套设备、建筑物、构筑物、隐蔽工程等竣工时的实际概貌一致，并随改、扩建活动及时准确地进行相应的变更和补充，与实物保持持续一致性，方能体现项目档案的准确性。[4]

2.2通信工程档案形式的标准化

由于多数通信工程档案需要长久的保存，归档数据导入档案管理系统时应有统一的模板，因此归档时使用的各类案卷封面、备考表、卷内文件目录等报表应统一印刷和制作，报表的各个组成要素必须统一规范，制成材料符合档案长期保管的技术参数。

2.3通信工程档案整理的标准化

档案人员业务水平高低对通信工程档案的案卷质量有着很大的影响。确保文件、图纸等的整理具有规范性和统一性是档案管理人员必备的技能之一。标准化体现在如下几个方面：2.3.1依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），制定通信工程档案整理细则。2.3.2通信工程档案反映整个建设工程施工的全过程，整理时应依照工程建设基本流程，依照施工顺序进行收集和整理，既有利于文件的归档，也便于今后的利用。[5]2.3.3通信工程档案排序应按照通信专业性质进行划分和排序，按照一定的逻辑关系进行分类，有助于提升档案部门工作效率和效果。

3.通信工程档案管理的人才技术保障

通信工程档案的科学组织和有效管理是以人才作后盾，否则，再好的管理制度和措施都无法达到预期效果。因此，我们在人才的引进和培养上提出了如下要求：3.1具有良好的职业道德素养，能以强烈的事业心和责任感做好通信工程档案工作。3.2具有扎实的档案专业基础知识，以及通信业务知识、工程管理经验等适应工作需要的知识结构。3.3以“请进来”、“走出去”等方式加强工程档案业务技能的学习和培训，不断更新知识、扩大视野、交流经验、继承发展。3.4以建立示范工程、样板工程为依托，打造工程档案精品，为通信工程档案的管理塑造模板。⑤利用新媒体技术，建立通信工程档案管理微信群，便于大家及时沟通，传播经验、交流心得、探讨问题、寻求对策等。

4.信工程档案的管控措施

4.1完善管理体系

建立科学的管理体系，并确保其有效运转是实现通信工程档案管理目标的前提。首先，建立以企业主管档案工作领导为组长的管理网络，有利于规划好通信工程档案管理的顶层设计，及时决策并解决问题。其次，有利于通信工程档案机构、人员、资金等的落实，为工作顺利开展提供保障。再次，有利于工程建设部门、施工队及其他相关单位的组织协调，避免推诿扯皮。最后，有利于制定并落实各项通信工程档案管理规章制度，优化体制机制、做好人岗匹配，确保各项工作顺利开展。

4.2制定监管措施

通信工程档案的工作流程及质量控制目标，需要辅之以相应的监管措施，确保相关组织运转高效。4.2.1“三纳入”，将通信工程档案管理工作纳入领导议事日程；纳入公司规章制度及工作流程；纳入公司有关人员的经济责任制或岗位责任制。4.2.2“四参加”，档案部门或人员参加产品鉴定、科研成果审定、项目验收、设备开箱验收，负责检查档案的完整、准确、系统和安全。[6]4.2.3“五同步”，下达项目计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件的积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料的归档情况同步；项目文件材料的归档进度与档案信息化进度同步；项目总结与归档的项目文件材料交接同步。4.2.4通过召开协调会议、发挥工程监理单位对档案工作的监管责任、加强合同管理、财务管理等法律、行政、经济手段，做好通信工程档案管理的监管工作。

4.3保证资金来源

档案管理工作作为一项流程末端的基础管理工作，实现相应的质量控制目标，必须耗费大量的人力、物力。因此，应确保档案工作专项资金的来源，及时为通信工程档案设备设施的购置、保管条件的改善、教育培训经费的支出、信息化建设的同步开展等提供强有力的支撑。

4.4优化工程分类

根据通信工程的性质、投资规模、建设周期等特点进行分类管理，以提高管理效率和针对性。一般有以下几种方法：4.4.1针对施工周期短，工程档案资料形成快的环节，使用跟踪整合收集方法；4.4.2针对施工时间长的通信终端工程可以使用划分环节逐步整合收集方法；4.4.3针对施工人员分散，负责建设施工临时机构形成的档案资料环节，应当使用强制性收集方法，及时收集整理。

4.5构建审核机制

构建工程档案质量审核机制，是确保通信工程档案完整、准确、系统的重要保障。4.5.1档案在汇总、整合、录入、归档及最终验收中应该配备专人管理，并且由专业技术人员及工程责任人审核签字。4.5.2根据工程合同条款，在工程完工后逐一审核，以保证该项工作专人专职，权责明确。4.5.3由具备通信工程档案管理经验的人员，在做好基础工作的同时，针对以往工作中出现问题的环节进行重点审核。4.5.4根据《重大建设项目档案验收办法》规定的档案验收流程和要求，进行最后审核把关，逐一对照整改，确保万无一失。[7]

结语

档案管理经验交流材料篇4

第二条医药卫生档案，是指在医药卫生工作中从事医疗、防疫、科研、教学、生物制品、生产、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。

第三条医药卫生档案，是国家档案的重要组成部分，是深入和发展医药卫生事业及其他各项工作的必要条件和依据，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须遵循统一领导、分级管理的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。

第四条各级医药卫生部门，必须把档案工作纳入本单位工作的发展计划，在档案机构、人员配备、经费、库房等方面给予保证。

第二章档案管理体制和机构设置

第五条医药卫生档案工作在国家档案行政管理部门"统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导"下进行。卫生部档案处在办公厅领导下，负责管理本部门的档案工作，并对部属单位的档案工作实行监督、指导，地方各级医药卫生档案机构负责管理本部门医药卫生的档案和档案工作，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

第六条各级医药卫生部门应有1名领导同志分管档案工作，把档案工作列入领导议事日程，切实解决工作中存在的实际问题。

第七条各级医药卫生部门要理顺档案管理体制，建立综合档案工作机构，负责本单位的档案工作和统一管理本部门形成的全部档案（病历档案除外）。规模较大、内部机构和下属单位较多、负有监督、指导和检查任务的单位，应根据本部门实际情况，设立档案馆或综合档案室；对下没有指导任务、但本部门档案工作任务较重的，应设综合档案室（处或科级）；设立档案馆的具体条件可参照1989年国家教委的第6号令执行。规模较小的单位可视档案工作的实际情况配备专职档案工作人员。

设档案馆的应配备工作人员8－12人；设档案科、室的，应配备工作人员3－6人。

综合档案机构的设置，按有关规定报上一级卫生行政管理部门审批，同时报所在地区档案行政管理部门备案。

第八条医药、卫生部门单位档案馆具有双重职能，既是收集、保管档案的科学文化事业机构，又是本单位档案工作职能管理部门。

第九条综合档案管理机构的基本任务是：

（一）贯彻执行国家和卫生部有关档案工作的法律、法规和规定；

（二）制定本单位档案工作的各项规章制度，负责对所属单位的档案工作进行业务指导、监督和检查；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管本单位形成的全部档案及有关资料；定期向档案馆移交有关档案；

（四）负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源，全心全意地做好服务工作；

（五）加强档案工作的横向联系，开展多种形式的协作，积极开展档案信息交流及学术研究活动；

（六）负责对本单位或所属单位档案工作人员的业务培训；

（七）负责收集档案利用效果的反馈信息，宣传利用档案的社会效益和经济效益，扩大档案工作影响，增强领导干部和科研人员积累档案、利用档案的意识。

第三章档案工作人员

第十条档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，并具备一定的档案专业技术水平和具有较高的科学文化知识。

第十一条档案工作人员（包括以做档案工作为主的兼职人员），均属档案专业技术人员，其业务能力的考核、技术职务的评定和晋升，应按国家有关规定执行，并实行档案专业技术职务聘任制（或任命制），档案专业技术人员享有医药卫生专业技术人员同等待遇。档案工作队伍要保持相对稳定。

第四章文件材料的形成、积累和归档

第十二条各级医药卫生部门要建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，并纳入各类专业技术人员和管理人员的职责范围，确保每项重要的医疗、防疫、科研、教学、药品管理、行政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。

第十三条各级医药卫生部门的档案工作要与本部门的各项工作紧密结合，实行"四同步"管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时应同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十四条各级医药卫生部门对科研成果、产品规划与试制、基建工程等项目进行鉴定、验收时必须有档案部门参加。有关业务主管部门应会同档案部门，对应归档的文件材料进行检查，并签署意见。未经档案部门检查或经检查没有完整、准确、系统的文件材料归档的项目，不能通过鉴定、验收，科研成果不予上报。

第十五条各级医药卫生部门应实行文件材料形成单位及科研课题组立卷归档制度。由立卷人按文件材料的自然形成规律和保管期限表系统整理组卷，编排张号，填写卷内目录和案卷标题，经立卷单位负责人检查，装订后向本部门档案室移交。卷内目录和案卷标题一律用钢笔或毛笔书写。

第十六条文件材料的归档范围：

（一）党政管理方面

凡是本部门党、政、工、团，包括纪检、人事、保卫、财会、基建、生产、科研、外事等单位和临时机构形成的具有保存价值的收、发文（电）和内部形成的会议文件、会议记录、纪要、重要电话记录、各类统计报表、出版物原稿和样本、剪报（不另行文的）等文件材料，以及反映本部门工作活动的影片、照片、录音带、录相带等声像材料，均应收集齐全，立卷归档。

（二）医疗技术方面

凡是医疗单位形成的以下材料应收集归档。

1．医疗技术的法令标准及各项规章制度。

2．医疗计划、总结。

3．处方章印模。

4．各类报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）。

5．医疗技术常规、操作规程、质量标准等文件。

6．医疗质量调查和监督检查中形成的文件。

7．突发事件、传染病暴发流行抢救工作记事、照片、录象、总结等文件材料。

8．医疗事故或医疗纠纷的来信来访调查分析，医疗事故鉴定书和处理意见。

9．新疗法、新技术的鉴定及实施中形成的文件材料。

10．名、老中医的临床经验总结、医案原稿、中药炮制等。

11．传统的药物标本、成分、配方、工艺等材料。

12．制剂处方单、质量检验报告、药检证书及制剂配剂的有关材料。

13．住院及门诊病历和各种检查的申请单、报告单、登记本以及病理切片、照片、图纸、X光片等（单独存放保管）。

14．医疗单位开展医疗合作形成的协议书、合同、聘书等。

15．地方病、职业病及肿瘤、心血管病等疾病防治的专题材料。

（三）卫生防疫和卫生监督方面

凡卫生防疫和卫生监督部门所形成的以下材料应收集归档。

1．有关卫生防疫和监督法律、法规、标准及各项规章制度。

2．各种传染病、地方病、寄生虫病流行报告、防治方案、规划、总结、监测点、防治点记录数据等有关材料。

3．传染病暴发流行防治工作记事、照片、录像、总结等文件材料。

4．疫情报表和统计材料。

5．青、少年健康检查、生长发育和调查分析总结。

6．青、少年学习、生活保健用品监测及学校卫生标准技术材料。

7．计划免疫效果观察以及异常反应、事故调查处理等有关材料。

8．消毒杀虫剂专题计划、实验数据、图表、实物标本及总结材料。

9．卫生监督规划、审查意见书、技术性总结及环境对人体健康影响的调查、环境卫生监测等材料。

10．食品卫生标准、规划、技术报告、审核意见书、批准证书及城乡居民营养调查、食物结构、食物成分表。

11．食品卫生监测、重大食品污染、食品中毒典型案例等有关材料。

12．射线防护、计划设计方案、实验数据图表、专题调查总结报告、仪器制作等有关材料。

13．放射事故（包括核武器、核电站）损伤救治方案、救护措施及远后期观察材料。

14．职业病危害现场调查、测定及劳动条件评价、职业病防治、急、慢性职业中毒报告、报表和统计数据。

15．新建、改建、扩建工程项目预防性卫生监督的审查意见及有关材料。

16．国境口岸卫生监督、卫生处理技术材料。

17．国境卫生检疫管理材料。

（四）妇幼卫生方面

凡妇幼卫生部门所形成的以下材料应收集归档。

1．有关妇幼卫生法律、法规及各项规章制度。

2．妇幼卫生长远规划、年度计划及工作总结。

3．妇幼卫生工作年报表。

4．妇幼卫生工作中考核评比标准及综合性评价材料。

5．妇女多发病防治材料。

6．青春期及绝经期调研材料。

7．孕产妇死因研究材料。

8．围产保健信息网监测及围产儿死亡率及死因研究材料。

9．女工保健卫生学调研材料。

10．计划生育手术规范化管理材料。

11．婚前保健、优生、遗传调研材料。

12．0－7岁儿童生长发育监测材料。

13．0－3岁营养性疾病患病率及分析材料。

14．四个月以内婴儿3种不同喂养率的调研材料。

15．有关儿童保健课题及调研材料。

16．5岁以下儿童死亡率及死亡原因。

（五）科研方面

按国家科委、国家档案局关于《科学技术研究档案管理暂行规定》等有关规定执行。

（六）教学方面

按国家教委、国家档案局关于《高等学校教学文件材料归档范围》执行。

（七）药品、生物制品监督、检定和生产技术方面

凡药品、生物制品监督、检定、生产部门形成的以下文件材料应收集归档。

1．有关药品监督的法律、法规、标准及各项规章制度。

2．药品标准（国家标准和省级地方标准）审评材料、批件或批复。

3．新药及新生物制品审批、审评记录、批件。

4．药品抽验报验结果、汇总和公报材料。

5．重大假药、劣药案件原始调查材料、处理结论和有关批复及来往文件。

6．执行药品监督任务的原始记录、报告和批复。

7．国外厂商申请进口药品注册的申报材料和批件。

8．生物制品产品计划、规划设计任务书、产品试制说明书、实验设计、实验数据、现场考核及临床试验观察记录、协作合同及完成情况报告等。

9．生产及技术检定记录。

10．产品质量及经济技术指标完成统计及说明。

11．生产检定规程、细则、生产工艺、产品目录、说明、规格及使用方法的有关材料。

12．生产及检定工作经验交流会等有关材料。

13．生产及检定工作管理办法、定额指标及责任制等有关材料。

14．药品质量考察检定中的实验数据记录及临床观察中所形成的有关技术材料。

15．安全生产制度、规定、规范、统计报表、工作安排、总结及重大事故调查处理等有关材料。

16．技术引进、技术改造等方面材料。

（八）基本建设方面

按国家档案局、国家计委关于《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

（九）仪器设备方面

各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在5万元以上）的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（十）出版物方面

包括出版社、健康报社、医学会、医学院校、医学科学部门出版的书籍、报纸、杂志、其他学术刊物以及自行编辑出版的学报审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十一）财会方面

按财政部、国家档案局关于《会计档案管理办法》执行。

（十二）其他医药卫生活动中形成的具有保存价值的不同载体不同形式的历史记录。

第十七条归档时间：

各医药卫生部门的文书档案，应在次年6月底以前移交档案室。医学院校应在次学年度寒假前归档，科研、医疗卫生技术和基建档案应在项目及技术工作完成后两个月内归档。

第十八条几个单位协作完成的医疗、防疫、科研等工作项目由主办单位保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本之外，应将复制本送交主办单位归档保存。

第十九条各医药卫生部门的个人在从事各种职务活动中形成的各种载体形式的文件材料必须按照规定向本部门档案室归档，任何个人不得据为己有。档案室的档案应按规定向档案馆移交。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可通过征集、代管等多种形式进行收集。对于个人向档案部门捐赠档案的，各医药卫生部门应予以奖励。

第五章档案的管理和库房设备

第二十条医药卫生部门的档案馆、室对接收的档案进行分类、排列、登记、编目及必要的加工整理。

第二十一条医药卫生部门的档案馆、室，对接收的档案，按照有关规定进行鉴定、划分保管期限和密级。对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案提出建议，报本部门主管档案工作的领导批准后实施。

第二十二条医药卫生部门的档案馆、室，要建立保密、保管、借阅、统计等项管理制度。按照有关规定定期向所在地区档案行政管理部门和上一级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第二十三条医药卫生部门的档案馆、室，应根据《档案法》的有关规定和要求，对下属单位的档案工作经常进行监督、指导和检查。对在档案管理工作中取得显著成绩的单位和个人，要给予表扬或奖励。对因档案管理混乱、工作失职给档案工作造成严重损失的，报请有关行政部门按照《档案法》的有关规定追究当事人和主管领导的责任。

第二十四条各级医药卫生部门必须为保管档案提供专用档案库房，库房门窗要坚固，并保持适当的温度、湿度，要有防盗、防火、防光、防腐、防有害生物和防污染等安全措施。对存放声像等特殊载体的档案要配备恒温、恒湿设施。档案库房要指定专人管理，以保证档案的安全，延长档案寿命。

第二十五条各级医药卫生部门，要有计划地为档案部门配备复印、录音、照像、录像等设备，同时结合本单位业务管理工作的现代化进程，逐步实现档案管理现代化。

第六章档案的利用与开放

第二十六条为了充分发挥档案的作用，各级医药卫生部门要按《档案法》的有关规定，划分开放与控制的界限，大力开发档案信息资源。

第二十七条医药卫生部门档案馆的档案应向社会开放。开放档案应按以下规定执行：

（一）凡持有合法证明的单位、个人在说明利用目的和范围后，均可查阅属于开放范围的档案。

（二）港、澳、台及海外华侨利用档案，需经有关主管部门介绍。

（三）外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理。

（四）向社会公布档案，需经本单位及上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布。

第二十八条凡涉及党和国家机密和专利的档案，不得对外开放。

第二十九条查阅、摘录和复制尚未开放的档案，需经档案部门负责人批准，涉及未公开的技术问题，需经有关部门负责人批准。查阅绝密档案需经分管档案工作的行政领导批准。

第三十条各医药卫生部门的综合档案室保存的档案，主要供本部门利用，其他部门查阅需持单位介绍信，经综合档案室或办公室负责人批准后方可查阅。

第三十一条医药卫生部门的档案馆、室要为利用者提供必要的检索工具和参考资料。

档案管理经验交流材料篇5

【关键词】供电企业；电子档案；集中管理

一、目前电子档案管理的情况

档案电子化将过往、简单的纸质档案纳入到电子文本图像影音等各种全新的主体中，不断地呈现出更加形象、整体与生动的形态，进而在一定程度上实现了档案管理方式以及措施的多元化。虽然电子档案属于信息科技的产物，但是在供电企业的利用管理中还存在较多弊端：

（一）电子档案的监管不够。企业通常都较为注重提升电力工程方面的创建，从而忽略了电子档案的创建，多数工作人员认为档案工作不具有推动企业进步的作用，忽视了档案监管工作的重要性，并且库藏档案资料的重视程度也较低，并没有充分地认识到档案监管电子化的关键性，抱残守缺的档案监管理念还未进行调节，致使电子化档案监管受到一定程度的影响。

（二）缺少标准化的流程与统一的规范。营销档案材料采集与档案归入等各个方面的工作没有按照统一的规范进行实施，工作质量往往是因工作人员的能力而有所差异。另外营销档案材料牵涉到的单位较多、步骤流程多及信息流量较大等，对于大部分初始材料的储存价值与时限没有设定统一的规范，从而使得一些具有价值的材料采集不完全，一些没有价值的材料却大批地储存在库房中，使得空间资源产生不必要的浪费。特别在大营销体制创建完成后，针对之前储存在电费计算与高压检测等单位的档案材料，怎样归纳集中、存入档案还没有制定具体的标准，并且新旧接替时较易致使档案材料流失。归档方式也还未实现同等性，依然存留着随便性较大，整理方式不恰当与调阅不便捷等弊端，特别是在人员变更之后，材料的采集工作脱节较为严重，存在档案材料来源不清晰等问题。

（三）电子档案监管具有着安全隐患。由于电子档案均是运用数字设施产生的，一旦在某个操控步骤中员工操作不当，则较易致使所有文档均会出现不准确性。而且电子档案的数据容易丢失，拷贝较为简易，篡改也比较容易，致使电子档案的安全性与严密性造成了较大的影响。其次，档案管理缺少各个方面都具有一定能力的人才，无法较好地适应档案监管具体的需要，致使在电子档案形成到归档时，经济会受到较大的损失。

二、电子档案集中管理方式

电子档案是把纸质档案运用网络技术措施转变成电子文件格式保存在计算机当中。而电子档案监管中包括着电子文件收集、形成、归入与监管的整体管理方式，详细流程见“图1”。

（一）电子文件收集。电子文件的收集是运用网络技术方法，运用传感设施把传统营销业务纸质档案材料与当前营销业务整理中的档案材料进行扫查，并且拍下图像传送至系统中，再依照模型转变成电子文件格式。而在各个营销网点中，电子文件的收集可经过大量扫描仪等设施实行电子档案的扫查，再转变成图像的形式保存在系统中；运用电子签字方式收集客户签字，替换了传统的纸质工单签字。另外在客户现场，能够运用手机和照相机等设备进行图像拍摄，然后再传输至系统中。

（二）电子文件生成。根据营销业务实行业务数据收集，改进电子文件有关的具体叙述，并且实行电子文件传输完好性与生成资料明细单的确定。1.电子文件规范。电子档案文件一般以影像文件、文本文件和影像文件为主，依据电力营销业务具体的需要，电子文件规范应该是影像文件保证帧数的顺畅；文本文件保证文字的完整；声频文件保证音质的清晰；尽力降低存储大小，另外定名予以统一的标准。2.技术方法。一是图像文本辨别方法。首先运用扫描仪或者高拍仪等设施扫描工单上印制的字体与符号；再经过测验明、暗形式确立起外形；然后再运用字符辨别手段把外形译解为计算机文字。就是针对文本材料应用图像文本辨别手段实行扫查，再将图像文件实行具体的探析和整理，从而取得文字和报刊信息的流程。怎样清除错误或是运用相关信息提升辨别的准确率才是技术的主要所在，经过辨别后的文本可自动转变成全文引得。二是图像压缩技术。把具备多余信息的图像数据展开压缩，进而用更有效的格式展开存储与数据的传送。图像压缩技术能够分成有损压缩以及无损压缩。同r依据电力营销业务的特征与客户营销档案价值的主要作用，选择无损压缩的方法是不可置疑的。

（三）脱机归档。所谓脱机归档就是把电子档案汇集下载至能够脱机储存的介质上，并且往档案单位交接。由于时间慢慢地积聚，营销业务档案材料存储量逐渐提高，占据档案监管服务器大部分容积，致使在档案查阅过程中所花费的时间变长，而为了提升档案应用功效，则需要对具有较长年份的档案实行脱机归档。1.档案交接。电子档案可以利用网络信息手段实行交接，而进行交接的过程中还需要严格查验电子档案材料的完好性与可行性，然后记录下字符、检查索取后复制到介质；另外必须检验载体的完整性且没有损伤，需要时可以实行整体的检验，保证测验不存在病毒，以及档案内容的正确完好性，在及格率到达百分百之后才可以实行档案移交。一旦测验不及格的电子档案资料，则重新回到前一个步骤。2.档案判定。为保证脱机归档之后电子档案的质量，务必要针对档案实行全面的判定，一般从档案完好性、可行性、切实性几个方面实行判定。第一，档案材料的切实性：依据纸质档案材料，审核电子档案材料内容，保证电子档案内容切实性，确保其与纸质档案同等性。第二，档案材料的完好性：档案材料完好性的审核通常表现在电子文件有关的数目完整；每份电子文件内容和构造无残缺；同有关的业务需求存在相配性。第三，档案材料的可阅读性：所指的是文件通过传递、转移和压缩等变动之后依旧能够进行查阅，展现档案材料内容的切实性与完好性。另外电子文件可阅读性为其存在与储存价值的基本，如若文件无法有效地读取，再高的价值也会丧失其具有的意义。

三、集中管理的收益

电子档案集中进行管理主要是把电力用户全部的经营销售业务的档案材料实行集中合并管理，本质上就是电力用户经营销售档案资料的整合体，也作为电力所有工作与档案管理体系中一个程序的分支，负责整体经营销售业务当中档案资料的存储、管制与运用工作。而电子档案采取集中式的管理，一定程度上促进了企业的供电企业监管、经营销售业务程序的改善等，给企业带来了非常大的经济收益。

（一）完善档案管理现存的弊端，建立起优质的企业形象。完善过往档案监管混杂的状况，可以在一定程度上保障电力供电企业的可信度，能够有效地推动供电企业经营销售工作。并且其管理的形式对所有电力企业以及有关的政府公众事业档案体系的创建起到了良好的模范作用，一定程度上增强了所有电力供电企业监管的力度。

（二）转变过往业务形式，达成异地业务办理。电子化营销业务档案，运用网络平台达成档案的查阅与调动，有效改善了过往纸质档案受到时间与空间限制的弊端，使得客户办理业务不会再因为地理位置的约束而无法办理，从而为同城异地办理奠立深厚的基础。

（三）硬件设施统一建立，节省成本与资源。采取集中式管理电子档案之后，统一搭建电子档案监管体系，一定程度上节约了较多单位反复搭建的开支，有效防止了多数单位都要搭建与采购档案储存有关设施资金的不必要耗费。在达成档案集中式Υ嬗爰喙苤后，之前必须在多数单位储存的部分资料则不需印制多份。例如供电合约，之前务必要进行审查、计算以及多个供电部门分别储存，在建立完成之后仅需要一份资料就可以满足相关的要求，从而能够节省许多办公资金的耗费。

（四）冲破过往客户填单的形式，提高客户服务体验。采用全新的技术方法扫查客户资料，客户档案资料电子化储存在系统中，冲破了传统通过客户填单的服务形式。另外电子化营销档案之后，客户在办理业务的过程中，通告单和相关的资料都能够经过计算机系统以文档的形式发送至客户，客户签字确定也由电子签字达成，为客户提供了优质的服务体验。

（五）降低档案管理工作压力，达成减员增效。电子化集中管理档案，便于客户档案的及时查阅与调取，并且可以依据需求对档案原始文件地点实行锁定，从而迅速的提取原始文件。其次，把档案管理者从过往繁乱混杂的档案归入、档案调阅等工作中解脱出来，进而增强档案管理、数据探析与客户服务的力度，提升企业在市场中的综合竞争力。

（六）标准化档案监管流程，达成闭环监管。通常，转变了过往营销业务档案调阅流程，创建了供电企业内部调阅体制与供电企业归入的工作流程，实现了档案整体过程的闭环监管和整体过程记录监督档案管理，经过拟定相关的管理标准，创建子档案运作的保证体制，从而使得电子档案管理工作得到安全且有效的开展。

四、结语

综上所述，本文研究探析近年来供电企业电子档案管理的情况以及隐藏的弊端，并且给予了供电企业电子档案集合管理的方式，简介了电子档案管理的一系列步骤方法，同时，从不同角度研究了电子档案集中化管理所产生的利益以及电子档案集合管理的重要作用。

【参考文献】

[1]张斌，徐拥军，褚峻等.知识资源管理：企业档案工作改革的新思路[J].中国档案，2014，12（24）：37-39.

[2]桂重，蒋明青.现代化企业知识管理模式研究[J].现代管理科学，2015，06（12）：77-78.

[3]周毅.知识服务：档案管理部门的新目标[J].中国档案，2013，05 （05）： 48-50.

档案管理经验交流材料篇6

关键词：档案管理 竣工备案 分级管理

一、博乐市建设项目工程竣工验收备案以及备案档案管理现状

博乐市从2001年对建设项目竣工工程进行竣工验收备案以来，已经有近千项工程在博乐市城建档案馆备案，其备案档案由博乐市城建档案馆备案室进行管理。大部分档案资料可以做到资料齐全入档但是还有很多备案文件材料不全，主要是分散在建设单位、施工单位、监理单位、设计单位和勘察等单位资料员手中；或因记录不详以及无记录，使得备案资料达不到规定要求。对于这些问题如果不给以足够的重视与管理，将会严重影响建筑工程竣工验收备案档案的完整性，我们应当对这些问题给予探讨和解决。

二、建设项目工程竣工验收备案档案实行分级管理的原则

建设项目工程竣工验收备案档案是国家城市建设档案工作的一个组成部分，应当认真贯彻这一基本原则。依据国家有关规定结合博乐市城市建设项目竣工工程备案工作的实际，博乐市城建档案馆对于建设项目竣工备案档案的管理原则可作以下表述：分级管理工程竣工备案档案，维护工程竣工备案档案的完整、准确、系统、安全，实现工程竣工备案档案的有效利用。

三、建设项目工程竣工验收备案档案实行分级管理的必要性和重要性

目前，博乐市在建工程量呈直线上升趋势，每年工程竣工数量剧增，在量多、面广、工程遍及博乐市全方位的情况下，加强质量监督档案室和建设开发单位档案室的管理十分重要。

一是要建设项目竣工工程档案能够按时完整移交档案馆必须得到质量监督部门的全力配合协助，特别是质检档案室的配合；二是建设（开发）单位在从事工程建设活动中，开工前要依法领取建筑工程施工许可证，这是政府对工程项目开工条件是否符合《建筑法》规定的审查认可，竣工后要依法领取使用许可证，这是政府对竣工工程质量的审查认可，其表现形式为工程竣工验收备案制度。那些未经备案的工程或不合格不能备案的工程，都不得投入使用。政府对建筑工程使用许可的审查，并通过下达质量整改书、质量遗留问题处理意见等方法整改质量隐患，杜绝不合格工程流向社会，确保工程质量安全。三是质量监督部门和建设单位在工程建设中的原始文件材料，都是建设项目工程竣工备案的依据，所以加强这两个级别档案室的档案管理，对在建工程和质监管理过程中形成的文件材料进行收集，形成完整、准确的建设项目工程竣工验收备案文件材料，为将来工程质量问题及维修做好充足的准备。

四、建设项目工程竣工验收备案档案实行分级管理的内容和形式

（一）备案文件材料收集和内容要求。主要是由建设单位将在建设施工活动中和依法接受工程质量监督管理中形成的博乐市建筑工程质量监督登记表、工程质量监督报告、建设业主提交的工程竣工验收报告、工程施工许可证、施工图设计审查批准书、监理单位工程质量报告、规划、公安消防、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件、施工单位签署的工程保修书、商品住宅的《住宅质量保证书》和《住宅质量说明书》、人防竣工验收质量评定表、建设工程档案验收意见书或工程档案验收意见反馈表、单位工程竣工验收单（综合管理方面）、电梯安装工程监督报告、室内环境质量检测反馈通知单、水电通风空调分部工程质量检测反馈通知单、需要装饰、甩项验收的审批手续、节能以及工程竣工验收备案表等19个方面文件材料必须收集齐全方能进行备案。

（二）备案文件材料的审查和接收。按照建设项目工程竣工验收备案程序要求，建设单位在工程竣工验收合格之日起15日内，市直建设单位到博乐市城建档案馆备案室办理备案手续，州直建设单位持博乐市城建档案馆核发的档案认可证到博州建设局办理备案手续。备案部门收到建设单位提交的工程竣工验收备案文件后，审查备案文件的真实性。凡备案文件材料齐全，符合备案条件的工程，备案部门在竣工验收备案表上签署同意备案，并接收备案文件材料，建设部门同时向质检部门报送一份备案文件材料。

（三）质监机构档案室的备案档案管理。对建设单位移交的备案档案，由州、市质监站档案室负责接收，与该工程项目监督文件材料一起整理、立卷、编号和归档，并统一保管和提供利用，当州、市质监站档案室档案存到五年时，向博乐市城建档案馆移交，档案馆接收后归入城市建设管理类上架，州、市质监站档案室负责留存档案目录，便于查找和利用。

（四）城市建设档案馆的备案档案管理。博乐市城建档案馆是城建专业档案馆，馆藏着全市城市建设工程档案。建设项目工程竣工备案档案是建设工程档案中的一个组成部分，当这部分备案档案移交到专业档案馆后，专业档案馆还要进行目录编制，与建设工程开工前、施工过程中、竣工验收等阶段形成的档案融合一体，形成一个完整的建设工程项目档案，并归入民用建筑、工业建筑等类上架，以便向社会提供档案内容最全、查找利用最为方方便的服务。

五、建设项目工程竣工验收备档案实施分级管理的方法

1.建立城市建设工程竣工档案工作平台

建设项目工程竣工验收备案实施分级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现。因此，建立健全城市建设工程竣工档案工作网络平台 ，是建设项目工程竣工验收备案档案实施分级管理的组织保障。

2.建立建设项目工程竣工验收备案档案管理制度

工程竣工备案档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的备案档案管理制度。一是制定备案档案归档范围和归档制度；二是对档案室提出立卷要求，以确保备案档案立卷的规范；三是制定科学的编号制度；四是，严格备案档案的保管及利用制度，任何个人不得将备案档案据为己有。

3.建立建设单位档案资料员的培训和指导制度

（1）博乐市城建档案馆可定期举办档案资料员业务培训班，并将档案业务学习列入档案资料员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习备案档案业务知识的积极性，这对提高建设单位档案资料员素质具有重要指导作用。

（2）加强指导，建立档案信息交流平台。做好重点建设项目工程档案的指导与监督工作，努力做好工程开工前，施工过程中及竣工阶段文件材料收集的指导，并且加强对建设单位和质量监督部门的指导，推进档案科学化、规范化和现代化管理。

档案管理经验交流材料篇7

关键词：高校；基建档案；管理

中图分类号：G278 文献标识码：A

随着国家全面实施科教兴国战略，高等教育快速发展，办学设施逐渐改善，基建项目不断增多，而基建档案资料也随之增多。这不仅给高校基建档案管理发展提供了机遇和动力，同时，也使传统档案管理模式遇到诸多的问题和瓶颈。如何切实有效地抓好高校基建档案管理，是现在必须认真思考的问题。

1 高校基建档案的主要内容和作用

1.1 高校基建档案的主要内容

高校基建档案就是高校基建项目在建设过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等形式的历史记录。根据建设工程项目立项、设计、施工和竣工验收这四个阶段的性质，高校基建档案主要包括：基建项目申批立项文件；选址及征地申请、征地报告、建设用地规划许可证等征地文件材料；招投标资料、合同、地质勘探报告、设计施工图及图纸审批文件，建设工程规划许可证；定位勘测、建设工程施工许可证等；施工过程技术资料、竣工图及工程照片；竣工验收批复、备案文件等。

高校基建档案除了具有一般档案的证据性、情报性[1]等普遍特点外，还具有周期长、专业性、成套性等一些自身的特点。

1.2 高校基建档案的作用

基建档案在高校建设中具有非常重要的作用，如凭证作用、历史记录作用、参考作用、增值作用。[2]高校基建档案是在建设过程中积累起来的文字与图表材料，真实记录高校建筑物位置和各类建筑物、各种管线的规划、设计、施工改建等方面的情况，各种建筑物施工、竣工、验收和交付使用的时间，以及各工程结构、建筑面积、造价等。因此，完整而又系统的基建档案给后来建设者提供参考，通过查阅过去的资料，能在新建、扩建、再建等项目工程建设过程中，吸取精华，去其糟粕，同时，可以提高工作效率。在实践过程中基建档案产生明显的增值效果。如：在扩建、改建、维修工程项目上，通过查阅相关档案资料，减少建设过程走弯路，节省人力、物力和财力。

2 高校基建档案管理中主要存在的问题

目前，高校基建档案管理仍然停留在收集、归档、查阅和管理等初级阶段，很多高校仍沿用传统的单一管理方式，在高校基建档案管理中主要存在以下问题：

2.1 重视不够，意识不高，档案质量不高。高校主要是教书育人的场所，因而，很多高校比较重视教学档案、人事档案等的归档和管理，而基建档案往往是由工程管理人员兼职管理的。在工程建设过程中，工程管理人员主要精力在工程质量、进度、造价和合同管理，而对具体资料数据没有归档的意识。故而，造成基建档案收集不齐全，归档不符合规范和不及时，部分档案资料流失，致使高校基建档案归档质量不高，管理处于无序状态。

2.2 体制和制度不健全。为加强和规范基建档案管理，各高校都制定管理制度。由于管理要求和政策水平的差异，众多高校制定的基建档案管理制度大相径庭，仅有轮廓而没有细则，以致造成管理人员在管理过程中出现偏差，使基建档案工作跟不上改革和发展的需要，影响了基建档案的完整、准确和系统性。

2.3 高校档案管理部门与基建部门缺乏沟通与合作。即“错位管理”问题。档案人员具备档案专业知识，缺乏工程建设方面的知识，不熟悉基建项目流程。而基建部门工作人员有较丰富的基建工作经验和专业知识，缺乏基建档案日常积累、保管的经验和必要重视。双方各有所长，却不能互通有无、优势互补，缺乏有效的沟通与交流，导致基建档案的收集、归档工作存在着很多缺陷和漏洞。

3 高校基建档案管理的措施

3.1 加强领导重视，提高管理意识，加强档案业务培训。

国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理”。高校领导应充分认识做好基建档案管理工作的重要性。只有领导有较强的档案建设意识，将基建档案管理工作纳入日常工作管理中，建立完善的档案管理组织体系和制度体系，才能切实做好基建档案的管理和归档工作。

随着科学技术迅猛发展，社会的进步，对基本建设设计、质量要求愈来愈高，基建档案管理要求随之愈来愈高。因此，加强学习，更新知识结构，认真学习国家档案局、国家计委制定的法律法规，积极参加档案管理业务培训。同时，加强对基建档案专业学科知识的掌握，如：了解基建专业基础知识，熟悉基建工程业务流程、归档范围及学校基本建设现状和长远规划等。

3.2 健全管理体制和管理制度，规范管理原则和程序。

实行高校档案管理部门统一领导基建档案、分级管理的原则，建立档案管理部门与基建档案归档管理职责明确、联系密切的档案工作网络。高校档案和基建部门联合制定《高校基本建设档案管理实施细则》，即从管理体制、各方职责、档案材料的形成、归档质量要求、基建档案归档验收程序及归档时间等方面做出明细的规定，做到有章可循、有法可依。

坚持“三同步”管理，改变传统的事后收集模式，建立提前介入、全程管理机制。“三同步”主要包括：基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。[3]

3.3 加强基建档案工作的指导，加强部门间的沟通与合作。

学校档案管理部门应主动指导、督促、协助基建部门进行档案的收集、管理工作，克服“错位管理”问题。学校档案管理部门专职档案分管人员应与基建工程兼职档案管理人员加强沟通与交流，与项目档案员一道实现基建档案的“三同步”，主动了解每一份上交基建档案文件材料的来龙去脉，积极地指导和协助进行基建档案的收集、积累工作，以达到知识互补，确保归档文件材料的质量，促使基建档案管理工作步入良性循环的轨道。

5 结语

高校基建档案是学校建设发展的重要凭证，是学校基本建设的历史记录，是今后维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据。因此，做好基建档案建设及管理工作，把好质量关，维护基建档案的完整、准确、系统、安全，不断地提高业务水平和服务质量，使高校档案为国家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务，做出更大贡献。

参考文献

[1]王向明.档案管理学原理[M].上海大学出版社,2009

[2]唐学军.高校基建档案的地位和作用[J].益阳师专学报,2001(2)

档案管理经验交流材料篇8

工程竣工时档案的移交十分重要，本文针对输电线路工程的档案移交问题进行探讨并针对其弊端提出优化意见。

关键词：竣工输电线路档案移交

中图分类号：TM621.5文献标识码： A 文章编号：

引言

工程档案的管理贯穿整个工程的运作，而在工程竣工时档案的移交又是重中之重。一直以来，我国的建设工程中，档案都是分别由施工单位、监理以及建设单位在工程竣工后直接交送档案室。这种模式一直沿用，表面上本无可厚非，实际上这种方式有很大的弊端。

输电线路工程先行档案移交的弊病

1.1 先行档案移交方式不利于科学化管理

输电线路工程同其他市政工程一样，各组织的档案分别由各组织编写整理，到竣工时再直接交给档案室。而输电线工程不同于其他市政工程的地方在于输电线路工程需要和众多其他单位产生交叉，比如银行、电信、水厂等，这其中产生的业务交流繁杂但是都需要归档处理。随着工作量增大，档案管理人员主观上就会产生厌烦情绪，继而影响到工作。

随着经济的发展，输电线路工程的质量要求也越来越高，越来越多的施工单位也呈现出多元化发展，基础工程、水电、设备安装、管线安装工程等往往由不同的施工单位进行施工，每个单位都有自己的档案，水电线路工程工程量大，周期较长，因而档案数量大、技术性强。待工程竣工时，基础工程已完工一个多月，导致其档案残缺，脏乱甚为多见，由此产生的档案移交不全或者不准确，往往影响到整个工程的竣工给其他建设单位带来麻烦和纠纷，对日后工程的维护保养或者扩改建都带来很多麻烦。

1.2 混淆建设单位档案室职责

传统文件规定，建设单位档案部门的档案人员在基建过程中要“三参加”，档案室人员可随时对基建项目档案进行指导、收集、整理，促使形成文件材料的规范化，如：档案材料不可用铅笔、圆珠笔填写，不可用复写纸复写、签章要完整等；当隐蔽工程施工完毕，档案室人员就督促施工单位收集资料，按规范整理、保管。随着基建管理的规范化，目前在基建项目中形成的文件材料，已经从建设单位档案部门的检查，督促，逐步由监理部门承担。建设单位的档案部门职责转变为对监理部门的检查、督促与指导和参加竣工验收竣工文件的检查。所以传统的档案管理模式，混淆了建设单位档案室的职责。

2.对先行档案管理及移交几点建议

2.1 重视档案工作，提高档案意识

重视工程档案必须从领导做起，领导起到带头作用，做到有制度、有计划、有责任。领导重视了档案的整理，员工势必也会更加积极和仔细的去完成档案的编写、整理、归纳工作。同时也需要对档案管理人员进行培训，让档案人员明白自己工作的重要性。档案清晰记录着工程中的流程等，是对输电线路工程项目的审计和检测作用，同时对之后工程的验收和维护起着举足轻重的作用，所以对以后的工程工作有着重大意义。

2.2 实施档案全过程管理

加强档案全过程管理有助于档案材料的收集，这样可以更加完整的保存档案。依法治档是加强工程档案管理的根本。从《档案法》《建设工程质量管理条例》到各地方陆续出台的相关规定，已构筑起基建档案管理的法律法规的框架。现在需要的是加大建设单位对施工、监理单位的监督力度。一是建设工程开工前，施工、监理单位和建设单位必须签署《移交工程档案合同书》，规定文件材料的收集标准和质量，监理单位督促施工中形成文件材料的职责范围。各参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标，认真分解档案工作目标任务。要根据规程规范要求，做好技术文件材料的形成、积累，并注重形成质量，技术文件材料形成与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核，保证其真实可靠。二是在施工进行中，各单位要加强施工现场的检查、监督和指导作用。全程参与，确保工程档案各个管理环节始终受控在控。在业务指导上，档案专职人员应勤跑工地，跟踪了解项目信息，随时检查指导。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案提交之前。遇到档案资料收集确有难度的，要积极向本单位主管领导汇报，并及时与施工建设等相关单位沟通，争取对方理解、支持和配合。

2.3 加强档案室的职责，深化基建档案的业务指导

工程建设单位应充分认识工程档案对于工程的重要价值，从人、财、物方面加强档案室的工作。工程项目负责人为档案管理的第一负责人，工程项目的负责人就是兼职档案员，档案管理的工作作为考核内容之一列入个人年度考评。专职档案员要经常到工程建设部门督促、检查工程档案的真实和规范；当施工单位移交文件材料后，必须由监理部门指定专人及时收集齐全，整理规范，做到尽职尽责。同时，建设单位档案部门应确定专人主动与监理部门联系，经常沟通，取得理解和支持。

结论

输电线工程档案管理是一个周期长且复杂的工作，其工作开展的成功与否将直接影响到工程档案最后的移交问题，从而影响到整个工程的竣工验收，这会导致各参与单位大量人力、物力不必要的损失。要做好输电线路工程档案移交就得先从档案管理抓起，要做好档案管理就需要工程建设单位为主导、电力系统各相关单位通力配合才能达到满意效果。相信在今后各单位不断努力，实践，完善的基础上，输电线路工程的档案管理方式会愈发成熟可靠，合理安排人力、物力深入施工现场管理，使得档案更加齐全，详尽，真实可靠，令档案移交不再是困扰工程竣工的大问题。

参考文献

[1]邓林清,吴铁双,杜长明,于冠龙,于巍,邰亮,王飞,伊春红.建筑工程质量监督及技术资料管理系统研究.价值工程.2010