用电工作方案范文

用电工作方案篇1

    2021年，预计佛山市电力需求仍将保持平稳增长态势，最高负荷将达到14300万千瓦，同比增长6.4%；用电量将达到735亿千瓦时，同比增长6%。从预测来看，2021年全年佛山地区理论上不存在电源性缺电问题，鉴于极端气候、统调机组燃料供应、西电东送等因素均存在较大不确定性，若省电网出现电力供应明显下降的情况，佛山地区在负荷高峰时段仍然可能存在电力缺口。为积极应对2021年我市可能出现的电力供应紧张、网络受限、电网风险、电网事故等情况，促进电力资源优化配置，维护正常的供用电秩序，满足全社会用电需求，为社会经济发展和人民群众生活提供可靠的电力保障，依据《中华人民共和国电力法》、《电力供应与使用条例》、《有序用电管理办法》等法律法规，结合我市实际，市发展改革局组织编制佛山市2021年有序用电工作方案。

一、指导思想

    以新时代中国特色社会主义思想为主导，全面贯彻落实党中央、国务院和省委、省政府及市委、市政府决策部署，坚持以人民为中心，落实中央经济工作会议、全国能源工作会议精神和今冬明春能源保障供应系列会议工作要求，积极应对2021年我市可能出现的电力供应紧张，按照统筹调配、合理安排、保障重点、有保有压的原则，确保全市电力可靠供应和电网安全稳定运行。

二、工作原则

（一）“分级预警”原则。市、区发展改革局、佛山供电局及各区供电局应及时向社会预警信息。在电力供应紧张时，原则上按照电力或电量缺口占当期最大用电需求比例的不同，预警信号分为四个等级：Ⅰ级：特别严重（红色、20%以上）；Ⅱ级：严重（橙色、10%-20%）；Ⅲ级：较重（黄色、5%-10%）；Ⅳ级：一般（蓝色、5%以下）。

（二）“有保有限”原则。按照《有序用电管理办法》有关要求，以“保居民、保民生、保重要客户”为原则，优先保障涉及民生、居民等6大类用户用电；执行“重点限制”限制用电原则，贯彻国家产业政策和节能环保政策，对5大类用户进行重点限制用电，同时综合考虑用电方信用情况。

（三）“五定”原则。有序用电方案应定用户、定负荷、定时间、定线路、定责任人，保证有序用电方案可实施、可控制。

（四）“先自觉、后强制”原则。编制有序用电方案原则上按照自觉错峰、避峰、限电、线路侧强制错峰的顺序安排电力电量平衡。

（五）“综合平衡”原则。综合考虑区域用电结构、客户负荷特性、电网断面限制等因素，将有序用电负荷合理分配到日和区域，留有一定的操作余量。

三、工作机制

（一）优先保障范围

1、农业用电，包括生产、排灌用电；

2、居民生活用电；

3、重要公用事业、公益性服务等各类涉及社会生活基本需求，或提供公共产品和服务的部门和单位用电，包括：

4、应急指挥和处置部门，包括党政军机关（如市政中心、武装部队、公安、消防、监狱、应急指挥中心等），通信（如广播、电视、电信、移动通信等）、交通（如铁路、机场、港口、地铁、城市公共交通等）等关系国家安全和社会秩序的客户。

5、重大社会活动场所、医院、学校、金融机构等关系群众生命财产安全的客户。

6、供水、供气、供热供能等基础设施客户。

7、国家重点工程、军工企业。

8、中断供电可能造成安全事故的企业，如危险化学品生产、矿井等停电将导致重大人身伤害或设备严重损坏企业。

9、其他应给予重点保障的，战略性新兴产业等领域重点企业。

（二）有序用电措施

综合考虑负荷情况、有序用电周期、区域以及电网安全稳定运行等方面，严格按照客户自觉错峰轮休、紧急避峰、超计划限电、拉闸限电的顺序执行，具体要求如下：

1、错峰轮休。将高峰时段用电负荷转移到其他时段。

2、紧急避峰。在高峰时段削减、中断或停止用电负荷。

3、超计划限电。在特定时段限制某些用户的部分或全部用电需求。

4、拉闸限电。按照各级调度机构调度命令，切除部分用电负荷。

（三）电网安全运行措施

1、在保障电网安全稳定运行的前提下，积极争取外来电力增加对我市的电量输送，加强与广东电网公司沟通联系，加强市间余缺调剂和相互支持。

2、全力挖掘地方机组发电能力，协调各发电企业全力开出备用机组顶峰发电，采取有效措施，确保并网机组满发、稳发。

(四)方案执行

当电力能源出现供应不足情况时，佛山供电局按照电力或电量缺口情况分级预警信号，并结合实际情况分解各区有序用电计划，对全市有序用电实施情况进行统计分析，按区域、变电站、线路分级计算有序用电影响的负荷和电量，并及时报送市有序用电领导小组。各发电企业应加强设备运行维护和燃料储运。各区发展和改革局各电力企业出现异常情况应及时向市发展改革局报告。

四、主要任务

（一）印发2021年佛山市有序用电工作方案。市发展改革局向各区发展改革局，佛山供电局及各区供电局，有关电力企业印发有序用电管理工作方案，动员全市电力系统、涉及企业积极参与，共同维护我市在电力供应不足、突发事件等情况下电力供应稳定。

（二）做好属地有序用电管理工作。各区发展和改革局负责本行政区域内的有序用电管理工作，会同各区供电局编制辖区有序用电方案，制定具体执行计划，并切实履行告知义务，指导电力用户采取相应的负荷调整措施，做好有序用电实施，保障辖区用电秩序。

（三）做好市级有序用电计划。佛山供电局及各区供电局是我市有序用电工作重要实施主体。佛山供电局应根据我市年度电力供需平衡预测和国家、省、市有关政策，按照《有序用电管理办法》有关要求，编制《2021年佛山市有序用电方案》（含各区有序用电方案），于3月29日前报送我局审核。

（四）支持配合实施有序用电。按照《有序用电管理办法》有关要求，电力用户应支持配合实施有序用电，并加强电能管理，编制具有可操作性的内部负荷控制方案。佛山供电局及各区供电局应充分利用电力负荷管理系统等技术手段给予帮助指导。

五、工作要求

（一）提高认识，落实责任。2021年是中国共产党成立100周年，是“十四五”规划开局之年，也是开启全面建设社会主义现代化国家新征程的起步之年。各区发展改革局，佛山供电局及各区供电局要进一步提高政治站位，充分认识电力供应保障工作的重要性和紧迫性。市发展改革局会同佛山供电局统筹做好全市有序用电工作，各区发展改革局要切实加大统筹，严密组织，确保有序用电稳妥实施，切实维护人民群众生命财产安全和保障社会稳定；各区供电局要强化主体责任，科学合理实施有序用电，确保电力供应紧张期间的电力供应稳定。

（二）强化实效、做好演练。为保证有序用电计划中各项措施切实可靠可用，佛山供电局应制定演练计划，进行必要演练，增加实际操作能力。演练可以采取电脑推演、相关用户参与协同演练等形式开展，演练结束后需总结经验、查找不足。

（三）注重宣传，做好引导。各区发展和改革局，佛山供

电局及各区供电局要加强对有序用电引导宣传，及时将执行中的有序用电方案送达用户，引导媒体正确、客观地宣传用电形势，争取社会各界理解和配合，增强全社会的资源忧患意识和节约意识，强化全社会的节电意识。

    (四)加强监督，保障落实。各区发展和改革局会同各区供电局在电力供应紧张时切实加强有序用电线路和企业现场巡查工作。对不执行有用电计划，在轮休日擅自使用电网电力进行生产的企业，一经查实，按规定对该用电企业实行连续多天强制限电处理；对不按要求实施紧急避峰的电力用户，立即实施短时停电，取消紧急避峰资格实行轮休停产错峰或日常避峰用电。如果企业擅自合闸使用电网电力，将视为违章用电，按《电力法》相关规定处理。

用电工作方案篇2

[关键词]远程抄表 双电源切换 交流接触器 工作效率 创新 系统建设

一、项目目标定位

对现已安装负荷管理系统终端设备的双回路供电方式用户加装终端电源切换装置，实现双回路用户在切换回路用电时，不影响实现远程自动抄表的功能，完善负荷管理系统的功能建设，提高我局负控用户抄表收费结算工作效率。

二、现状调查

1、概述

截至2009年3月，乌鲁木齐电业局管辖用电客户数为52万户，其中专变客户约9400户，目前已安装负荷管理终端的专变用户5848户，占全局专变用户62%。按照国家电网公司在未来三年内将自动化抄表电量占全部售电量95%以上的要求，乌鲁木齐电业局计划在2010年前完成对全局专变客户的负控安装，使专变客户负控安装覆盖率达到100%。

2、课题理由

远程抄表是负荷管理系统中最基础的功能之一，也是营销管理工作的一项重要环节，对电费回收、经营指标的完成及统计分析起到重要的作用。近年来，随着我局负荷管理系统终端安装工作的大力推进，用户数量大幅增加，远程抄表量大、电费催收量大、用户繁多复杂的实际情况及系统的优化性问题等矛盾越来越突出。

由于GPRS负荷管理终端在供电方式中均采用单电源接入，当双回路供电方式用户的主供线路检修或发生故障情况下，用户采用为备用回路供电时，负控终端将失去工作电源，造成电能表数据无法通过负控终端正常上传，同时，失去了对用户用电负荷情况的监管。

当发生负控终端掉线及数据不能监管时，主站判定为终端出现故障，需现场检查处理。当用户将主供电源切换至备用电源时，负控终端所需电源需工作人员到现场进行改线调整，将造成数据不能及时上传和工作人员维护工作量增加，也使负控终端正常维护工作计划不能很好地完成。

因此，为充分发挥我局营销管理系统负荷管理子系统强大功能的作用，提升远程抄表业务的技术方式和科学管理模式，全面提高远程电能量采集工作效率和运用分析效能，创新电能量抄、收、管工作新思路，同时，也为今后电能量采集系统搭建基础平台。特设此课题。

3、解决方案

方案一：对双回路用户主供回路和备供回路各安装一套负控终端，用户在切换电源时始终会有一套终端在线，电能表数据始终可以监管。

此方案的缺点：

（1） 影响负控主站对终端召测数据及时性。在终端上传数据统计中，双回路用户始终有一套终端处于备用失电状态，即为呆户，需调入呆户管理段。而放在呆户段的终端主站每月只召测2次数据，如在此期间用户用电回路切换，而另一套终端则也变为呆户，此时该用户两套终端均在呆户状态，电能表数据无法实时监管；

（2） 安装工程量大且资金投入大。每套终端的购置成本为2700元，给所有双回路用户再加装一套负控终端需增加成本总计约30万元（按110户用户统计）。

方案二：对双回路用户的已安装负控终端另加装一套负荷管理终端自动切换装置，可实现双回路用户负控终端电源的不间断供电。

此方案的优点：

（1）对负控终端实施有源管理。安装电源切换装置后，双回路用户负控终端始终在线运行。

（2）安装工程量小且资金投入低。每套电源切换装置制造成本为450元，给双回路用户加装一套电源切换装置需增加成本总计约5万元（按110户用户统计）。

综合评估：从安装工程量、终端管理维护、资金投入三个方面考虑，尤其今年是我局集约化管理年，需对各项工程进行成本控制，方案二的资金投入仅为方案一的六分之一，因此我局决定采取方案二实施。

三、推广应用前景及措施：

1、对双回路供电方式用户推广加装电源切换装置。

通过双回路供电方式用户加装电源切换装置，可使双回路用户在电源切换时终端能够直接切换供电电源，将用户电能表数据传回系统；并对系统远程抄表数据进行分析，保证数据的实时性及准确性，省去了抄表数据录入计算机核对的工作量，工作效率大幅提高。在抄表工作效率提升的同时，大大减轻了工作人员实际工作的压力，使现场工作人员能够合理安排时间，提升了我局服务质量。

2、对负荷管理系统软件及抄表数据的及时更新处理，提高工作效率。对现场实时抄表情况重新分配抄表时段和抄表参数、档案等；对远程抄表的数据进行系统内处理，并及时与营销系统进行相应的数据更新及处理，从而提高工作效率。

3、预期效果：

通过对试点用户安装负控电源切换装置，可以在双回路用户切换电源时均能采集到电能表数据，并对数据进行分析、监管。

四、技术说明及主要技术性能指标：

1、构成及工作原理：

负控电源切换装置由3套接线端子、一套交流接触器构成。（如下图示）

其中接线端子1、2下端接口接用户主供回路电源L1、N1（1#线路），3、4下端接口接用户备供回路电源L2、N2（2#线路）。6、7下端接口连接至负控终端，作为终端供电电源。

在交流接触器中，A1接1#线路，A2接2#线路；A1作为常闭触点，A2作为常开触点，1#线路供电时通过常闭触点为终端提供电源；当切换线路电源即1#线路断电2#线路供电时，A1断开，A2闭合，通过2#线路为终端供电。

（1）双回路用户正常供电情况是：1# 变压器供电，2# 变压器备用。1# 线路PT提供终端电源，L1、N1有100V电源，通过交流接触器常闭接点向终端供电。

用电工作方案篇3

高校档案管理部门必须要重视电子档案管理技术的应用，保证可以提升电子档案管理工作效率与质量，逐步解决电子档案管理中存在的各类问题，少其中存在的各类问题，逐渐提升其发展效率，增强高校档案管理工作效果。

1 高校电子档案分析

当今时代，科学技术迅猛发展，在信息化、现代化建设步伐加快的今天，办公自动化和电子政务已应用到各个行业领域中。无纸化办公掀开了电子文件与电子档案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及运用办公自动化系统，电子文件的产生已然是高校政务信息的主体，也是高校办公过程中的主体。电子文件对传统纸质文件的大量取代，给高校档案管理工作带来了新的挑战。如何应用现代的科学技术，做好电子档案的管理，成为我们面临的新课题，亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结，本文就此做一探讨。高校电子档案是按照相关规范对凭证信息或是高校历史背景等进行把偶才能，利用电子形式对其进行处理，生成电子文件。电子档案与电子文件不同，电子文件在实际储存的额过程中，可以完全代替纸质的档案，并且与电子档案共存。

2 高校档案管理中电子档案管理问题分析

目前，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，还存在较多难以解决的问题，无法提升电子档案管理效率与质量，难以提升高校档案管理效果。具体表现为以下几点：

第一，工作量较大。一是档案工作人员需要对大量电子文件进行鉴定，只保留有价值的文件进行保存，在实际工作期间，会耗费大量时间和精力；二是因缺乏相应的电子档案管理数据库、服务器等设备，大部分高校的电子档案管理沿用传统的物理存储方式，保管方式落后，整理强度大，不利于检索利用。

第二，电子档案管理信息化程度较低。我国高校档案管理人员开展相关工作，经常会出现电子档案管理信息化程度低的现象，无法利用高效便捷的方式开展相关工作，导致电子档案信息数据利用效率降低[1]。

第三，电子档案标准程度不足。目前，部分档案管理部门在开展电子档案管理工作的过程中，还没有制定完善的标准化管理制度，不能积极应用各类方式提升档案管理标准化程度，难以增强高校电子档案管理效果，甚至会出现一些难以解决的问题。同时，在高校电子档案管理期间，相关工作人员不重视电子档案管理技术的应用，无法提升其工作效率与质量。

第四，电子档案远程传输频繁，存在安全隐患。目前，高校大学生的入学量较大，并且信息量较多，在实际工作过程中，需要档案管理人员做好就业与入学等档案管理工作，这就需要档案管理人员利用远距离传输的方式提升其工作效率，然而，在远程传输频繁的情况下，高校档案信息的流动率逐渐提升，导致出现安全问题。

3 电子档案管理在高校档案管理中的应用措施

在高校?子档案管理过程中，必须要制定完善的管理制度，保证可以提升高校电子档案管理工作效率，增强其管理效果。

3.1 制定安全性管理制度

高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要制定完善的安全管理制度，保证可以提升确保电子档案的安全性。例如：定期对电子档案进行维护与检查，无论是硬件设施还是软件设备，都需要建设完善的网络安全管理体系，保证可以增强其安全性。同时，还要建设网络安全管理人才队伍，使其可以更好的对电子档案安全性进行管理[2]。其次，各高校要高度重视档案管理人员思想政治建设工作，阶段性的开展多种形式的档案安全培训工作，让档案管理人员树立牢固的安全意识。

3.2 树立正确的管理观念

高校档案管理人员必须与时俱进，要树立正确的电子档案管理观念，保证可以提升档案管理人员的思想素养，要有创新的观念、改革的精神、发展的眼光看待电子管理工作中存在的问题与缺陷，在完善管理制度、改进管理方式等方面作谋划。利用电脑及现代信息技术建立电子档案库，利用网络管理等方式和途径，为电子档案管理现代化铺平道路。，逐渐提升其发展效率。首先，档案管理人员利用电子档案技术，保证可以提升电子档案技术的应用效率，增强其发展效果。其次，档案管理人员必须要重视电子档案思想政治建设工作，阶段性的开展安全培训工作，利用各类方式为电子档案管理人员树立安全操作意识，使其可以在一定程度上，熟练掌握操作技巧，进而达到预期的管理目的。

3.3 创新电子档案服务手段

首先，通过各种学习培训，使档案管理人员能熟练掌握电子档案管理业务知识，掌握电子档案管理技术，进一步提升电子档案的应用效率。其次，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要创新电子档案服务手段，保证可以提升其工作效率与质量。一方面，需要档案管理人员做好电子档案整理工作，对于不合格的电子档案，需要予以重新加工处理。另一方面，档案管理人员需要重视电子档案应用质量，构建媒体与信息整合的服务体系，进而提升其工作效率与工作质量[3]。

3.4 加大电子档案的投入力度

高校电子档案管理工作要实现高效率的信息化管理，就必须加大档案管理资金的投入力度，配备先进的档案管理软件与硬件设施。硬件方面要配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机等现代办公设备；软件方面要配备先进的档案管理软件与档案信息利用平台，切实满足电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展，有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。

高校档案管理人员在应用电子档案技术的过程中，必须要加大投入力度，逐渐提升档案管理工作质量与工作效率。在此期间，高校档案管理人员必须要制定完善的电子档案投入制度，逐渐创新其管理方式，进而提升高校档案管理工作效率与质量，加大资金的投入力度，为其后续发展奠定基础。

4 结语

用电工作方案篇4

[关键词]电力企业；文书档案；档案管理

中图分类号：F426.61；G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）09-0318-01

1 电力企业文书档案管理的重要性

电力企业的文书档案管理工作，是利用现代计算机技术手段代替了传统的手工记录，采用科学手段文书档案管理方法，不仅减轻了档案管理人员的工作压力，更为电力企业提供科学有效的数据服务。加强并做好电力企业文书档案的管理工作，合理利用电力企业文书档案的相关资源，充分发挥它的利用价值，顺应社会的经济潮流，确保电力企业的快速发展。[1]

2 电力企业文书档案管理及利用现状分析

2.1 电力企业对文书档案管理工作不重视目前，大部分的电力企业认为文书档案管理工作只是文字性的工作，没有意识到电力文书档案管理工作的重要性，不清楚文书档案对电力市场的影响。同时文书档案管理工作中投入很少，档案室的设施和文书档案资料有待改进。

2.2 文书工作与档案管理衔接性不够。在实际工作中，部分电力企业并没有将文书工作与档案管理工作很好地联系到一起。文书工作和档案管理工作实行分开管理，不能有效地整合到一起，很容易产生差距和问题。出现问题后，两者处理问题的方式也不同，电力企业档案管理系统就会出现问题，对文件的统一性、完整性造成一定的影响。如果不能将文书工作与档案管理有效地结合到一起，将会阻碍电力企业的发展。

2.3 电力企业文书档案利用率不高。当前，由于对文书档案管理工作的不重视，不能很好地将现代科学信息技术运用到文书档案管理工作中，很多数据资料不能进行数字化管理，很多工作需要管理人员以传统的方式完成，不仅工作压力大，而且容易出现遗漏。如果电力企业的文书档案管理工作到位，数据资料完整，这对电力企业以后的发展将提供极其有用的资源，提高电力企业的工作效率，为电力企业的发展奠定坚定的基础。

2.4 电力企业文书档案管理人员专业水平欠缺由于电力企业中文书档案管理人员对专业知识不熟练，也可能造成档案资料相关数据不具有代表性、科学性，制约了电力企业发展的脚步。[2]

3 如何加强电力企业文书档案的管理及利用工作

3.1 重视电力企业文书档案管理工作在电力企业文书档案管理工作中，培养“管理工作、人人有责”的思想，加强电力企业全体员工对档案管理工作的重视，相关领导更应起到带头的作用，意识电力企业文书档案管理的重要性，全面提升文书档案在企业中的重要地位。另外，加大投入档案管理的现代化设施，将传统的文书档案管理方式转化为数字化管理，提高利用率，打造良好的文书档案管理氛围，全面提高档案管理人员的工作热情，打开新的局面，让文书档案管理工作越做越好。

3.2 提高文书工作与档案管理的衔接性在电力企业的发展史上，文书工作与档案管理工作既有区别又有联系，文书是档案的铺垫，档案又是文书的归属。加强文书工作和档案管理工作的相互融合，相关工作人员应该相互学习与沟通，研究其工作特点和性质，在两者之间区别的基础上，进行统一化管理，只有好的文书工作才能为档案管理工作打下扎

实的基础。因此，相关的工作人员必须齐心协力完成，在实践工作中，相互协调和配合，不得互相猜忌或者推卸责任。①加强文书工作人员的档案管理意识，为档案管理工作人员提供最好的文件资料，不能敷衍了事，给档案管理人员增加工作压力，配合档案管理工作人员，做好衔接工作，为其提供科学、有效的帮助，促使电力企业的各类文件有机地联系到一起，保证档案更新的实效性；②电力企业档案管理人员需严格执行相关管理制度，及时且准确地接收文件，核对文件，进行资源整合，如发现与实际不符或者出现错误，第一时间向文书人员反馈，保证文书档案的质量。此外，电力企业档案管理部门做好档案的合理利用工作，制定相关借阅制度，严格按制度执行，保护好文书档案，避免丢失遗漏。

3.3 分类管理，提高文书档案利用率在文书档案管理工作中，制定科学完善的管理方式，针对不同的活动、专题，进行归类，提升文书档案的利用率。在电力企业开展重要活动或者专题时，收集相关材料，根据活动性质，制定有效可行的活动方案，为以后电力企业此类活动的开展提供好的题材和参考作用，同时提高了文书档案利用率。

3.4 加强文书档案管理数字化建设数据化管理包含了压缩技术、数据库技术、高速扫描技术等先进科学技术。在电力企业的发展过程中，文书档案管理应该重视数字化管理，加强数字化建O，有效利用数字信息化技术，提高工作效率。

3.5 提高文书档案管理人员专业素质为适应电力企业发展的要求，提高文书档案管理人员专业水平和个人素质势在必行。文书档案管理人员不仅要掌握相关的知识技能，还要懂得计算机操作。此外，电力企业定期给文书档案管理人员进行培训和考核，提高业务水平，全面提升文书档案管理工作的质量。[2]

4 案例分析

案例一：小李是××电力企业工作3年的文书档案管理人员。随着科学技术的发展，公司也越来越注重文书档案管理工作，去年，公司加强了文书档案管理数字化建设，将传统手工模式与现在科学计算机技术有效结合，小李的工作效率也大大提高了。公司每年3月开展“电力设施保护宣传月”活动，今年2月份的时候，领导让她把2015年“电力设施保护宣传月”活动的相关档案调出来，需要借鉴去年的相关数据拟定今年的活动计划。小李通过数字化的档案管理信息系统在检索的地方输入“2015年电力设施保护宣传月”，系统会立刻检索出2015年电力设施保护宣传月的相关内容，大大提高了查询速度，提高了工作效率。

5 结语

电力企业文书档案记录了电力企业所从事的各类管理活动，对电力企业的发展具有重要的意义，加强电力企业文书档案的管理工作，提升电力文书档案的合理利用率，完善电力企业文书档案管理工作，为电力企业发展提供有利条件，促进电力企业的全面发展。

参考文献

[1] 何英.电力企业文书档案的管理及利用分析[J].黑龙江档案，2013（06）：103.

[2] 郑育贤.加强电力企业文书档案管理的策略分析[J].企业技术开发，2016（09）：42+170.

用电工作方案篇5

[关键词]电子档案；管理；应用

在传统的档案管理工作中，档案是需要进行手工书写的并以纸质形式存在。但由于社会的不断发展，媒体信息的更新率也较快，同时档案文件也在与日俱增。但是对于传统的档案管理方式来说是无法承担这么大的工作量的。但由于电子档案的管理模式出现，使对于档案信息量的压力得到了显著的缓解，并随着社会的发展还会渐渐取代传统的档案管理模式。可是在使用电子档案的同时也存在着一定的风险和隐患，所以我们在使用中也要注意对其的防范措施。

一、电子档案管理的现状

由于电子档案事业的不断发展，使各个单位的档案数量都在逐渐增加，而面对与日俱增的档案文件时，传统的档案模式必定无法适应当前的档案管理工作。

档案管理工作并不是只要简单的填上资料，然后保存在档案室就可以了。其实整个的工作流程相当复杂。所以面对巨大的档案数量，只能利用电子档案的管理模式进行工作。

由于档案的重要性，所以在档案管理工作中一定要一丝不苟，决不可出现问题。对每一个单位来说，档案管理工作都是相当重要的，所以电子档案管理模式会逐渐成为档案管理工作中的重要模式。同时对于电子档案管理模式需要员工具有一定的专业技术，否则会无法胜任此项工作。

二、档案信息电子化的优缺点

1.电子档案的优点

与传统档案相比，电子档案是采用电子数据的形式对档案的信息资料进行准确的记录。而传统档案则是使用纸质材料来进行记录工作。其中电子档案由于是使用电子信息技术进行档案的存储，所以档案会记录在计算机上。而传统档案却必须要在档案室进行档案的存储，不仅要有良好的环境，还会耗费大量的成本。使用电子档案还会避免档案由于时间关系会出现失真或损毁等情况发生。与电子档案相比，传统的档案管理模式要有相关的专业人员对档案进行填写和记录工作，如果不小心填错的话还需要重新进行填写。对于电子档案只要在电脑上进行编辑后，将其直接转存到移动U盘、硬盘等媒介上交给档案管理人员即可，这种方式对于档案的填写与收集工作都会较快捷的完成。因而对于电子档案的未来发展也存在着无穷的潜力。

2.电子档案的缺点

在电子档案具备着一系列优点的同时也存在着一些缺点。电子档案虽然可以较为快捷的进行存储工作，可同时存在着被盗的风险。传统档案是通过在档案室中进行档案的存储，犯罪分子即便可以通过某种途径进入到档案室，但面对大量的档案卷宗想找出其中所需要的是有很大难度的。如果是对于电子档案的窃取，犯罪分子通过在相关计算机中植入病毒文件就在计算机中对相关的文件进行非法的篡改。如果想彻底的避免病毒入侵电脑只有在使用电脑时尽量不执行一些未知的文件，只有做到使存储档案的计算机不被病毒入侵，就会有效的防止档案信息遭到篡改。所以相关的档案管理人员在工作期间一定要保持一丝不苟的工作态度，并正确看待档案工作的工作性质与档案管理的重要性。电子档案的另一个缺点是与传统档案相比，电子档案对相关的软件设备有一定的依赖性。传统的档案管理方式是将纸质档案对其分别进行存储来即可，而电子档案则一定要通过相关的档案管理软件进行操作，否则就很难进行对档案存储的工作。电子档案在没有安装相关的档案管理软件的计算机上是无法进行档案管理工作的。

三、电子档案如何更好地普及应用

对于领导小组所制定的各项方案都应该积极的采取。因为电子化管理模式是否能够成功的关键就是对其相关的管理措施是否到位。而相关领导要加强对电子档案工作的管理并制定出相对规范的电子档案管理章程。作为普通的档案管理人员要做到积极的采取领导所提出的每一项建议，按照领导所指挥的工作方向与政策认真按要求完成每一项工作任务，确保在进行工作时有一丝不苟的敬业精神与责任心，才会使整个集体工作做得更好。

在档案工作人员进行电子档案管理工作时，若要做到提高电子档案的工作效率，同时要在工作中不断纪积累经验，做好电子档案信息的收集工作，进而实现档案管理工作的创新与发展。一定要正确的看待档案管理工作，正视档案管理工作的重要性，在做好本职工作的基础上还要看清档案管理工作对于全局工作的重要性，这样也会为实现档案管理工作的创新与发展创造了直接有效的条件。

在档案管理工作的系统建设中，不可避免的会遇到一些过于强调其单位的特殊性或是管理方式上的严谨性等现象。实际上这样无视标准化的做法或是拒绝采用标准的作法是一定要杜绝的。如果只是依靠相关的工作经验来进行管理档案的方法即使有效，但是不会让更多的人进行高效的使用，目前已经跟不上社会发展的需要了。通过制定相应的标准对于电子档案发展会是一种系统性的进步，对于档案管理的发展也起着至关重要的作用。

对于最普通的电子档案来说，想要对其进行安全的保存也是有一定难度的。可以采用与传统档案的管理办法相结合的手段，充分利用其档案管理的优势。因为传统的档案管理模式是有一定的优势的，所以我们在进行电子档案的管理工作时，同时利用传统档案的管理方式对降低电子档案的风险会有着显著的效果，做到完全发挥传统档案的管理优势。

四、结束语

做好档案的管理工作对所有单位来说都是至关重要的，我们要在根本上正确看待档案管理的重要性。目前电子档案的发展前景可以说是非常可观的，所以要坚持在档案的创新和优化方面继续深入的研究，并努力做到使档案工作具备简易性及稳定性。在当前这个信息化高度发展的年代里，电子档案管理的出现对于处理数据量大且频繁更新的档案文件无疑是最合适的选择。目前首要的工作就是研究档案的信息化管理与网络资源化建设，使电子档案管理工作更加完善、高效。

参考文献：

[1]何孟原.档案开放工作管窥[J].兰台世界，2006（20）

[2]王颖春.浅析档案信息公开[J].黑龙江档案，2008（4）

用电工作方案篇6

关键词：电子档案；电子档案管理；电子档案利用

电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。

一、电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

二、加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。

1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。

2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。

3.加强电子档案管理，有利于满足多样化需求

电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

三、做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。

1.建立档案利用制度，整合各类档案资源

要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

2.规范档案利用方式，避免不可挽回损失

电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3.建立“双套制”模式，确保重要信息完整

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

4.加强工作人员管理，提高档案保护意识

电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

四、小结

现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

参考文献：

[1]余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用[J].韶关学院学报・社会科学，2009，30（7）.

[2]江微.浅谈电子档案的保管与利用[J].办公自动化，2010，（6）.

用电工作方案篇7

目前电力营销工作所涉及的档案资料主要包括客户档案资料以及涉及防范安全、经营、法律风险等的其他重要资料。[2，3]电力营销档案管理是供电企业营销工作的基础和重要环节，是做好营销各项工作、开展优质服务的关键，对提升营销管理水平、确保经营成果起着至关重要的作用，对企业经营发展水平也具有重要影响。[4]客户档案是供电企业与客户之间在供用电业务活动中直接形成的，具有保存价值的原始文字、图纸、图表等记录，包括业扩报装、变更用电、电能计量、用电检查、客户信息服务等相关资料。客户档案资料的形成可能历经业务扩充报装环节、抄/核/收环节、电能计量管理环节、用电检查环节等，不同的客户类型以及不同的业务类型均有不同的档案资料，因此客户档案资料的收集和整理繁杂且时间跨度可能很长，给档案管理工作带来了困难。客户档案是供电企业为全社会用电客户提供供电服务的最重要依据。客户档案所能提供的相关信息资料是供电企业做好优质服务工作、开展营销专业管理工作的关键。[5，6]客户在报装申请时要提供合法的基本信息资料，供电企业才能对用电申请予以受理并按国家规定提供供电服务。在业务变更、用电检查、重要用户保电等工作中，完整、准确的客户档案资料能为供电企业提供客户详尽的受电方案以及用电设备情况等重要信息，以便更好地开展电力供应优质服务工作。客户档案也是供电企业在供电服务过程中防范安全风险、电费回收风险、供用电合同纠纷中的法律风险等其他风险，维护企业自身利益，切实为广大用户提供优质、可靠电力保障的重要凭证资料。在面临客户或供电公司发起的法律诉讼活动中，供用电合同以及在用电现场拍摄下来的图片资料等都是获得法律支持的重要依据，是决定诉讼成败的关键。

二、营销档案管理工作中存在的问题

1.对营销档案管理缺乏足够重视

目前供电企业已经普遍开展档案管理信息化建设工作，建立并运行营销档案信息化管理系统，对营销档案纸质资料进行电子扫描归档，并建立了专门的档案室对纸质档案进行装袋存放管理。然而在系统建成后对营销档案管理工作的有效性并没有给予应有的重视，还没有建立完备的机制以确保营销档案管理工作深入、有效地开展。设备先进了，技术更新了，观念却是老一套，没有跟上形势，迈上台阶。尤其是在“三集五大”体系建设之际，组织机构、业务流程等均发生重大变革，对营销档案管理工作如何做好新老交替、统筹安排、确保营销档案资料管理的科学性、完整性、准确性等没有引起足够的重视。很多企业还停留在过去的老思想、老观念中，认为档案管理是无关紧要的事，档案管理岗位定岗也都偏低，从事档案管理工作的人员不是快要退休没有太多追求的、就是由于各种原因需要照顾的，人员素质不能满足以计算机、信息技术为手段的新的档案管理业务需要。

2.营销档案管理制度不健全

营销档案管理工作制度不健全，管理办法不细化。对客户档案形成的环节，各部门缺乏制度约束，致使营销档案的记录、收集不被重视，档案收集工作很难开展。尤其是业扩报装工程直接关系到公司的优质服务形象，为了让用户早日用上电，工程在实施过程中通常存在赶工期、赶进度等情况，容易忽视工程实施过程中档案资料的记录整理，导致档案资料收集不全、数据不准等问题时有发生，而事后补做资料的方式也大大降低了工程档案的真实性、准确性和可利用性。对档案资料的借阅没有相关的制度和规定，随意性很大，客户档案资料一经借出，由于没有履行必要的签字借阅手续，不容易索取归还，致使重要客户档案资料流失，给营销工作带来被动。由于客户档案丢失无法提供有效供用电合同而无从对窃电、欠费用户进行的事时有发生。由于无法对违约用户追究相关法律责任导致供电企业利益受到损失，供用电关系遭到破坏，后果极其严重。对档案管理工作人员没有相关的岗位责任制度及监督考核机制，致使工作的开展缺乏制度约束。营销档案管理人员专业技术知识普遍缺乏，且兼职较多，人员不稳定等，使营销档案的收集、整理和归档不及时、不规范。各相关收集单位彼此缺乏沟通和联系，重视程度及责任心不足，导致营销档案管理工作不到位。

3.对营销档案管理缺乏统一标准

营销档案资料收集、整理、归档等各方面工作没有统一的标准可以遵照执行，工作质量因人而异。营销档案资料所涉及的部门多、流程环节多、业务分类多、信息量大，对大量原始资料的保存价值和期限没有统一的标准，可能造成真正有价值的资料收集不全，没有价值的资料大量存放占用原本有限的库房空间资源。尤其是“大营销”体系建设完成后，对于以前存放于客服、电费核算、高压检查、低压稽核等部门的档案资料，如何统一归集、存档没有标准，在新老交替的过程中容易造成档案资料流失。对档案资料的归档方法没有形成一致性，还存在随意性大、整理方法不合理、查找不方便等现象，尤其是当人员变动后，资料的收集整理工作严重脱节，存在档案资料流向不清等问题。

三、对营销档案管理工作的建议

鉴于营销档案管理在供电企业经营管理、持续发展中的重要作用以及目前工作中存在问题，[7]提出以下几个建议：

1.提高认识

供电企业要从上至下重新审视营销档案管理工作的重要性，认清形势，增强认识，要对营销档案管理工作提出高的要求、高的标准，使营销档案管理工作迈上新台阶。首先，公司领导层要重视，应有副经理级领导分管营销档案工作。主要负责营销档案管理工作的营销部在重视各项营销指标完成工作的同时，要将营销档案管理工作纳入营销日常工作的重点。其次，其他中层部门也应该将营销档案管理工作上升到全局工作的高度予以重视和配合。要提升营销档案管理岗位的重要性，不要用老眼光看待新形势、新环境下的档案管理工作，为档案管理配备责任心强、业务素质高的专业管理人员。为档案管理专业人员提供可发展的平台，以吸引高素质的人才。

2.建立健全制度、标准

要积极推动营销档案管理制度化、规范化、标准化建设，建立健全营销档案管理工作相关制度、标准，使营销档案管理工作有章可循、有标准可依、有制度约束。制定营销档案管理责任制落实档案管理责任到人，明确分工；制定营销档案管理考核制度，促进各部门对营销档案管理的重视，加强相关人员的责任心；制定档案借阅制度以加强对档案的安全管理；制定档案销毁制度，对销户用户保存时间到期档案予以监督销毁。

3.规范工作方法

对营销档案的收集、整理以及归档要有规范、统一的工作方法。“大营销”体系下营销机构的调整给营销档案管理方式和流程带来了相应的变化，以前分别归档存放于客服、电费核算、高压检查、低压稽核等部门的档案资料，现在都要集中到一个部门统一保存，这样虽加强了档案资料的统一协调管理，但是也存在重要资料将独此一份，一旦遗失将无处可寻的问题。另外，也增大了对档案库的容量要求。规范各项资料的归档方式和方法格外重要，需做到既能确保档案资料尤其是重要档案资料的安全性，又能提高各方面资源利用的有效性。营销档案管理人员本着高度的责任心，在档案资料流转交接的过程中要对档案的完整性、记录填写的规范性予以把关，不合格的不予接受。对营销工程档案的收集要采取提前介入、全程跟踪工程进度的方法，以确保档案资料按期、保证质量地收集并归档。在使用营销档案管理信息系统对纸质档案进行电子化扫描归档的过程中，设定档案分类，制定统一规范的编号原则，避免因业务变更导致类别变化。比如可以将供电客户档案“卷内目录表”和“客户档案归档范围表”嵌入单位电力营销信息管理系统中，利用系统信息库数据，通过相关系统功能模块操作，使客户档案归档内容在系统中能自动生成，并打印出归档案卷内的目录表，从而使档案目录可以随着系统实际业务的流转和变化及时调整，保持档案的有效性和可靠性。优化库藏空间，规范档案整理和排架方式。根据档案保管要求和客户档案分类，供电客户档案装具分为“高压客户”和“低压客户”两种档案盒，放在案卷首页。“高压客户”为一户档案装一盒；“低压客户”为若干户档案装一盒。排架方面，也要按照高压和低压客户档案分类，按序上架保管。对于被鉴定为销户的客户档案，要从“永久档案”中抽出，而将新建的客户档案放入“销户档案”位置，从而以“顶号换空间”的手段来满足供电客户档案库存需求，最大限度地利用库藏空间。对新增的客户增容、更名过户、迁址、移表等业务文件资料，应及时补充到原客户档案中，而不能替换原文件资料。

4.加强档案安全性管理

要加强对档案的安全性管理，一方面要加强库房安全防护的要求。档案库房设计布局要合理，要配备防盗、防火、防潮、防有害生物等必要设施，避免发生盗窃或火灾。尤其是对影像资料等特殊载体档案要采取有效的安全防护措施重点保护。要切实加强对知识产权和涉及商业秘密档案的管理，确保档案信息的完整与安全。要完善档案保密措施，档案管理人员和使用人员应严格遵守国家档案法、国家保密法和公司有关规定，做好档案的保管、保密、查借阅管理。对已销户的高压客户档案5年内不得销毁；已销户的低压客户档案3年内不得销毁。销户档案被确定后，需另柜存放，妥善保管。

5.加强人员业务培训

要配备责任心强、高素质的专职档案人员，加强人员业务培训，利用好先进的技术、设备，充分发挥营销档案管理信息系统的有效应用，使营销档案管理工作迈上新台阶。通过培训，不仅要促进档案工作人员对档案管理工作本身业务的熟练掌握，还要对档案工作人员进行电力法律法规、电力知识等相关知识的培训，以提高档案工作人员综合素质能力，适应“大营销”体系对人员队伍专业化水平的新要求。要加强档案工作人员之间的交流学习，促进沟通与协作，增强工作荣誉感，使营销档案管理工作成为受重视、有业务、出成绩的重要工作。

四、结论

在“大营销”集约化、专业化的管理模式下，借助于计算机技术、信息技术等现代化手段，营销档案管理工作可以更加科学、系统、有效。对营销档案管理工作的高度重视、工作有章可循、有制度保障、有高素质的人才是做好营销档案管理工作，使之充分发挥作用，更好地服务于广大用户、服务于供电企业经营管理的关键。

用电工作方案篇8

论文关键词　电子档案　管理现状　实际应用与普及

电子档案是随着时展，应运而生的产物。在档案管理工作中，传统的档案存在形式是以纸质为载体，以人的手工书写和抄录为主要方式的。随着时代的发展和社会各项工作的进行，档案管理工作面对着庞大的信息量和纷繁复杂的档案文件，传统的档案管理方式已经不能适应这样的现状。电子档案应运而生，它的产生有效缓解了庞大的档案信息量压力，逐渐代替着传统的档案形式，成为主流的档案管理形式。但是电子档案并不是没有任何缺陷，它本身存在着一些难以克服的缺陷和隐患，需要我们正确对待。本文就电子档案管理的现状，档案信息电子化的利弊，电子档案如何更好地普及应用等方面做出以下分析。

一、电子档案的管理现状

纵观近几年电子档案的发展情况，各类单位的档案数量急剧增加。以全国各大学高校为例，大学生总体规模不断增加，相关资料显示，2008年大学生数量与2007年相比，增加了近200万人，而大学教职工人数也增加了十万左右，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所。高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势的同时，各项相关档案也是急剧增长，面对与日俱增的档案数据，传统的纸质档案形式已经很难适应当前的形式。

档案管理工作并不是许多人认为的那样，并非简单的填写数据和各人资料，然后存储在固定的档案室就万事大吉了。真正的档案管理工作是一个复杂的流程，在档案持有人填写完相关资料和数据后，由档案管理工作者认真仔细的检查，有任何不符合规定的地方都应返还给档案持有人进行修改，档案完成后，由档案管理者分类储存在档案室里，在需要调取和更新时，要迅速的调去出档案。在交接时要确保档案的真实性和完整性。由此可见，档案管理工作是个复杂的过程，面对现如今各类档案数量的急剧增加，传统的档案形式确实不能适应工作的需要，电子档案是十分有必要的。

虽然档案管理工作越来越艰巨，但是此项工作的重要性决定了不能出错的要求。档案工作对于一个单位是十分重要的，急需应用电子档案的管理形式来适应当前的严峻形式。电子档案已经成为大多数单位档案管理工作必须应用的形式，但是由于电子档案的专业性和技术性较强，当前大多数单位的档案管理信息化程度低，不能适应工作需要。面对这样的形式，电子档案的普及应用是档案管理工作的趋势所在，也是必须实现的。

二、档案信息电子化的利弊

（一）电子档案的优越性

电子档案与传统档案不同，电子档案最大的特点就是它是以电子数据的形式记录了档案的准确信息。电子档案与传统档案相比，其长处有很多。传统档案需要以纸质材料为档案记录的载体，但是电子档案是借助了电子信息技术，直接将档案记录在电脑上。传统档案需要一个单独的档案室，并且要求密闭，防火，防潮，对其环境条件要求较多。纸质的档案材料时间久了，会发霉发潮，这些都会影响档案的真实性和存储时间。而且会耗费大量的人力物力，档案存储的成本较高。而电子数据只需要电子计算机的应用和处理，要求档案管理工作者能够熟练掌握电子信息技术和档案管理的相关软件，这能够大大节省单位的财政支出，并且保证档案能在很长的时间内不出现失真和损毁的现象。另外，电子档案能够有效提高档案管理的效率。传统的档案管理工作需要人力的填写和记录，一旦出错就得重新填写。而电子档案要求档案持有人在电脑上编辑完成后，将成型的档案直接考录在u盘等载体上，直接交给档案管理工作者就可以了，这样更加方便档案持有人填写档案，也方便了档案管理工作者的档案收集工作。电子档案还有一个突出的优点就是电子档案在交接时不会出现丢失和失真的现象。传统档案在档案的调取、补充和更新时很容易丢失和失真，这是因为档案持有人对档案工作的认识不够，重视程度也不够，才造成了档案在交接时的丢失和失真。点在档案在交接时只需拷贝就可以，档案持有人将档案修改之后，即使丢失或是损毁也没事，因为档案管理工作者那里还有备份，这就大大降低了档案交接时档案丢失的风险，也大大缓解了档案工作的难度。电子档案的诸多优越性决定了电子档案的发展空间是巨大的，也是必须的。

（二）电子档案的缺陷

电子档案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。与传统档案相比，电子档案的存储是变得方便了，但是也更加容易被盗取了。传统档案在档案室中存储，不法分子很难进入盗取相关档案，即使进入档案室，档案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子难以辨别档案的真伪性，也难以找到自己需要的资料文件。但是电子档案只需要不法分子利用病毒或是一些违法程序就可以进入档案管理工作者的电脑，然后轻松的挑选其需要的资料和文件，这是难以避免的缺陷，因为任何电脑都难以抵挡各种各样的病毒软件。只有档案管理工作人员养成良好的工作习惯，保证档案存储的电脑不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制这一缺陷。我们应该以辩证的眼光看待这个缺陷，任何错误都是可以在发生之前被制止的，这就要求档案管理工作人员对档案管理工作认真负责，保持严谨的工作态度，承担起自身的义务和责任，正确认识自身的工作和档案管理工作的重要性，加强自身警惕。另外，档案管理工作中，电子档案与传统档案相比，还有一个很难克服的缺点，那就是电子档案对软件设备的依赖性较强。档案管理在面对纸质档案时只需要将其分类存储起来就可以了，而电子档案必须要求有档案管理软件的参与，不然很难完成档案存储的工作。如果脱离了档案管理软件和电子计算机，档案管理工作就无法进行下去。这样的依赖性决定了电子档案不能离开电子档案管理软件和电子计算机。

三、电子档案如何更好地普及应用

1．积极纳入领导协调机制。应当自觉纳入领导小组制定的总体方案。项目效能的源泉来自管理，电子化成败的关键也必然是管理。有关领导应对电子档案加强管理，制定规范的档案管理规章。基层档案管理工作者应该积极接受领导的建议，明确领导的指挥和政策，做到紧跟工作方向，完善工作任务和要求，努力做到自身工作不出差错，集体工作才能更加完善。

2．与时俱进，观念创新。电子档案的管理需要与时俱进，不断创新。基层档案管理工作者在接触电子档案的同时，应不断的积累经验和收集电子档案的信息，为提高电子档案的工作效率提高保障，实现不断创新与发展。各单位应加强对档案管理工作的认识，证实其工作的重要性，看到档案管理工作对于全局工作的重要性和根本性，提供有利的条件来实现档案管理工作的创新和不断发展。

3．遵循标准，推进标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的作法极其有害。仅凭经验管理档案的方法，虽然也很有成效，但通用性不好，无法让更多的人高效率地使用，必须淘汰。采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化，就必须在标准化上下足功夫。有些标准（制度）的制定需要耗费巨大的人力、物力。例如档案的标准，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。因此，档案管理和利用、档案管理信息化的立“法”工作要加强完善，这是档案管理健康发展的根本保证。

4．就电子文档而言，即使是最普通的电子数据，保存电子文档风险巨大，至少是由于它不符合越是简单就越是可靠的原则。所以，将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合，发挥档案管理的综合优势。传统的档案管理形式有其自身的优点，我们应该将电子档案的技术与传统档案的管理方式相结合，努力降低电子档案的风险，较大发挥传统档案的长处。