质量管理方案论文范文

质量管理方案论文篇1

文件生命周期理论是现代文件管理的基础理论。在石油工程中，根据文件生命周期理论可有效加强前期文件控制。首先，本文讲述了文件生命周期理论的概念及现实意义。其次，总结了石油工程前期文件控制中存在的问题。最后，提出了基于文件生命周期理论的石油工程前期文件控制的应用措施。

关键词：

文件生命周期理论；文件管理；石油工程

在石油工程中，根据文件生命周期理论文件管理可分为四个阶段。这四个阶段里，属前期的文件生成阶段管理最为复杂，其前期文件控制也容易出现很多问题。根据文件生命周期理论可以进一步提高前期文件控制的效率及质量，为文件实现全过程管理提供了理论依据。

1文件生命周期理论的概述

文件生命周期理论是指从文件产生阶段到最终销毁或永久保存的一个生命运动过程。在这一过程中描述了文件的属性及作用，研究各个阶段和管理者之间存在的关系，从而做到对文件整个生命周期进行有效控制。文件生命周期理论的具体内容有以下三点：（1）文件整个生命周期应该是一个不可分割的整体，包括从文件的生成一直到文件寿命的结束；（2）整个文件生命周期可以分为四个不同的阶段，第一阶段是文件的生成，然后再到文件投入使用，其次到暂时的文件保存，最后到文件销毁或永久保存；（3）文件周期运动变化的基础要件是其文件的服务对象、保存场所以及对文件的管理方式的变化。根据这些变化判断文件属于哪个生命阶段，对应其阶段制定科学有效的管理方式。文件生命周期理论的形成对现代档案管理有着重要的现实意义，为现代化文件管理提供了有效的理论基础，帮助文件管理实现现代化改革，使得文件管理满足现代工程文件控制一体化和科学化的需求。

2文件生命周期理论的现实意义

2.1为文件的全过程管理奠定了理论基础

为文件的全过程管理奠定了理论基础是文件生命周期理论的现实意义之一。从文件生命周期理论的概述中得知，文件的整个生命周期是一个不可分割的整体。在其整个生命周期中，各个阶段都存在必然的联系。文件所记录的信息和记录方式在这一生命周期中都是均衡不变的，变化的只是文件的服务对象、保存场所以及对文件的管理方式。根据生命周期理论制定文件全过程管理方案。确保文件的完整性和准确性。在文件的全过程管理中，应该遵循文件生命周期理论，根据文件所处的生命阶段制定不同的管理方针，从而更加科学有效的对文件进行全过程管理。

2.2为文件阶段式管理奠定了理论基础

根据上文所述，文件生命周期理论明确了文件的生命阶段是根据其文件的服务对象、保存场所以及对文件管理方式的变化而变化的。在进行文件阶段性管理中，要遵循文件阶段变化的规则，根据其所在的阶段制定适用的管理方式，从而科学有效的进行文件管理，确保文件的完整和准确。

2.3为档案部门及档案人员对文件进行前端控制提供了理论依据

文件管理和档案管理应该是相互连接的。在文件管理和档案管理中，管理制度应该前后统一，在管理方法上也应该达成一致，应该当作一个整体工程来进行管理。在以往的文件管理和档案管理中，其二者管理之间并没有什么联系，导致前后不一致的情况经常发生。完善文件管理和档案管理的统一结合，从而提高文件管理效率。在档案管理中，进行前端控制是很必要的。前端控制可以有效提高文件质量和完整性，从而使档案管理更加方便和高效。在文件生命周期理论中，对于文件整个生命周期的全过程管理是极为重要的。这一理论充分证明了档案管理部门进行前端控制的重要性，把文件管理和档案管理相互结合起来，从而达到文件整个生命周期管理的统一，并确保文件和档案的完整性、准确性以及系统化。

3石油工程前期文件控制中存在的问题

3.1档案意识不高

档案意识不高指的是：在石油工程前期文件控制中，文件管理并没有和档案管理相互结合，而是把之分为两个没有联系的部门进行管理。这种行为和文件生命周期理论不相符。导致这一情况发生的原因有以下几点：（1）石油工程项目档案管理不完善，其档案管理机制不健全。档案管理应该和文件管理相结合。（2）管理层对文件生命周期理论的认识不足，没有从源头抓起文件管理。这一情况导致文件管理中很容易出现问题，导致文件不够准确和完整，严重影响文件质量。

3.2文件控制不足

石油工程前期文件控制中对文件控制不足也是存在的问题之一。具体有以下几个方面：（1）没有根据文件生命周期理论制定完善的管理方案，没有重视文件的全过程管理。前端控制和全过程管理不能协调起来。（2）监督力度不够，没有制定一套完善的监督体系。对于文件中出现的问题没有及时发现，也没严格监督文件是否完整是否准确。（3）文件管理不受控制，没有具体的规范，文件管理极为分散。（4）石油工程前期文件控制和中后期文件控制不能很好的衔接，文件管理不够统一。这些问题导致在石油工程前期文件管理中效率极差，并对文件质量有很大的影响。

4基于文件生命周期理论的石油工程前期文件控制的应用措施

4.1完善石油工程项目档案管理

完善石油工程项目档案管理具体指的是：在石油工程前期，建立一个完善的文件管理机制，根据文件生命周期理论制定一套具体的管理方案和制度。在石油工程建设初期，要收集和整理档案，实时关注石油工程的进展。根据文件生命周期理论建设的管理机构，要把档案管理逐渐扩展到文件管理之中。并且石油工程前期文件管理延伸到各个部门之间，进行统一的归纳和管理。制定一套完善的整体管理机制，实现石油工程前期文件整体控制。

4.2加强石油工程前期文件监督

加强石油工程前期文件监督可有效确保石油工程前期文件不出现问题，提高文件的质量和效益。具体可以从以下几点出发：（1）完善监督机制，一个效率高的文件监督工作和其监督机制密不可分，完善监督机制可以有效提高文件监督的效率和质量。（2）加强监督力度，在文件每个生成环节要进行监督检查，确保生成文件中不存在问题。

4.3做好全过程管理与前端控制协调统一

在石油工程前期的文件控制中，要把文件前端控制规划到文件全程控制管理中。真正做到整个文件生命周期都统筹管理。在石油工程中，根据文件生命周期理论合理实施文件全过程管理，从而提高文件准确和完整，加强文件质量。

5总结

文件生命周期理论是现代化文件管理和档案管理的基础理论，为文件全过程管理提供了理论依据，并且可通过文件生命周期理论实现文件阶段式科学有效的管理方式。在石油工程前期文件控制中，也可以通过文件生命周期理论来进行完善，从而进一步提高石油前期文件控制的效率，加强文件管理，提高文件质量。

作者：丛巧克 单位：中国石油集团工程设计有限责任公司华北分公司

参考文献：

[1]姚秋华.文件生命周期理论的实践意义[J].上海档案，2001年06期.

[2]潘连根.如何认识“文件生命周期理论”[J].中国档案，1999年05期.

质量管理方案论文篇2

关键词：档案质量；策略

中图分类号：G271文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）0017(C)-0346-02

档案为经济建设服务，这是毋庸置疑的。但是为经济建设服务本身的内涵是十分丰富的，它包括很多方面不能一提到为经济件事服务，就狭隘地狱火的多少经济效益画等号。因为保存档案的目的不是为了谋求利益，获得利润，而是为了造福于人类，为人类社会的生存和持续发展创造某种基本的条件，所以它的效益最终大多表现为社会效益。档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响期效用。其实从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管思想，使档案质量不断提高。

一、档案全面质量管理的理的含义和特点

全面质量管理的理论是二十世纪六十年代初期形成的一门新兴的专门科学。它引起了世界各国的瞩目，起源于美国，我国自1978年推行了全面质量挂钩以来，在理论和实践上都有一定的发展，并取得了丰硕的成果，国家标准中质量管理的定义是“确定实质方针、目标和责任。并在质量体系中通过诸如质量策划、质量控制、质量保证和质量改进使其实施的全部管理职能的所有活动。”这个定义在全面质量管理概念的理解汲取了现在数学方法、自动控制、系统工程、可靠性理论、工程心理学、价值分析等科学的成果，其主要标志是把科技管理、行政管理和统计方法邮寄的结合起来，建立起一整套质量工作体系，保证能经济地生产出满足用户要求的产品。其根本原则是：质量不能靠检查处理啊，而应该把质量建立在设计过程、生产过程、使用过程的基础上，并从这个目的触犯，开展保证质量管理的职能，同时，由于全面质量管理体系设计到市场调查、新品开发、生产检验、销售服务等各个环节，质量的信息又通过质量部门反馈到设计生产部门，作为改进质量的依据，应该在推进全面质量管理和贯彻实施ISO9000系列标准的实践中，进一步探索、总结和提高，为形成有中国特色的全面质量管理而努力。

所谓档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平。以保证档案的饿高质量。它具有一下几个特点：

（一）全体人员参加。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如个处（室）所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求公用完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的几时归档。

（二）程序控制。从公文的起草、审核、音质、传递。行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用整个过程都实行质量管理，科学的手段，采用数理统计方法、现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

二、解决和改进档案质量问题的步骤

档案现状不容乐观，有的单位对档案工作不够重视，觉得档案工作不能给单位带来效益，只是花钱不挣钱：档案管理人员没有经过系统的专业知识的培训：档案管理软件等都配备不齐全：室藏档案数量不完整：平时不注意文件、资料的收集、整理：档案制度不完善：有的单位甚至没有自己的《档案分类大纲》、《档案保管期限表》。

分析现状，找出档案存在的质量问题。首先要从公文拟撰开始，各部门、各个工作人员必须经常地、自觉地树立档案质量意识，查找问题。

分析产生档案质量问题的主要原因，找出影像档案质量的各种因素，针对影响档案质量的主要因素，提出改进计划，并制定解决问题的落实措施。组织实施解决和改进档案质量的措施或计划。同计划和目标对照，检查采取措施后受到的效果。

总结经验，巩固成绩，把成功的惊叹和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，防止再次发生类似的问题。

总结经验，巩固成绩，把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，防止再次发生类似的问题。

三、档案质量管理的要求

全面质量管理的质量核心是提高人的素质，掉众人的积极性。档案工作中涌现出的人才市档案管理的经营的精英，他们对档案工作的质量研究和发展起着一种引导潮流的作用，全面质量管理论的形成有两个原因，一是科学技术的发展，对产品质量的要求阅历阿越高的趋势，二是企业管理理论的发展在企业管理中越来越重视人大作用。

（一）必须牢固树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切的关系。其中。领导的档案质量意识最为关键，领导同志必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设，因此要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。

（二）要不断提高人员素质，加强管理，完善规章制度，建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作人员要有良好的政治思想素质。炉体来说，就是要有强烈的和事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作人员创造业务学习和培训的机会，使他们的业务知识能更好地适应新时期安置工作的要求。

（三）要把全面实现档案的价值作为检验档案工作质量的唯一标准。每个从事档案工作的人员，要通过加强档案的质量管理，更好地为生产、建设、教育、科研服务，促进各项工作的质量和效率的提高，从而使想单干的真正价值。

（四）要牢固树立“下到工序是用户”的思想。档案是由多部门、多人共同完成的，不通部门、不同功过人员之间能否米奇配合，上道“工序”能否给下道“工序”提供高质量的“半成品”就成为提高档案质量的而关键。如果每个上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用户”，为下道“工序”提供质量保证，那么，档案的质量就有了可靠地保证。

（五）要以预防为主，防检结合，重在提高。优良的档案质量是“生产”出来的。根据这一基本道理，档案全面质量管理要求把档案管理的重点，从“事后把关”转移到“事先预防”上来。从管结果转变为管因素，做到防患于未然。

质量管理方案论文篇3

关键词：全面质量管理；病案质量管理；质量监控

病案是以文字形式记录患者疾病的症状、体征和医师诊断、治疗、护理的医护文书，它不仅在医疗、科研、教学、医院管理和医疗统计等方面具有重要意义，而且在健康保险、伤残鉴定、医疗过失责任的追究等民、刑事诉讼中也具有重要的法律效力。全面提高病案质量是规避风险，避免不必要的医疗纠纷，保障医院的合法权益，更好的体现医疗质量，完善医院管理，提升医院形象的重要举措。

一、全面质量管理理论

全面质量管理是质量管理发展的最新阶段，是为了能够在最经济的水平上并考虑到充分满足顾客要求的条件下，进行市场研究、设计、制造和售后服务，把组织内各部门的研制质量、维持质量和提高质量的活动构成为一体的一种有效的体系，概括起来就是指全员参与、全过程控制、全组织重视并落实的管理活动。（1）全员参与的质量管理。产品质量是组织内各方面、各部门全部工作的综合反映，任何一个人的工作质量都会不同程度直接或间接地影响产品质量，质量人人有责。（2）全过程控制的质量管理。质量产生、形成和实现的整个过程由多个相互联系、相互影响的环节所组成的，整个过程的每个环节相互影响又相互联系，都对最终质量的形成有或轻或重的影响，为了保证和提高质量，必须树立以预防为主，不断改进的思想，把影响质量的所有环节和因素都控制起来。（3）全组织重视的质量管理。组织各管理层次都应该承担并明确各自的质量管理活动内容，充分发挥各部门的质量职能，形成“以质量为中心、领导重视、组织落实、体系完善”的质量管理体系。上层管理者侧重质量决策，制定质量方针、质量目标、质量政策和质量计划，协助各部门、各环节、各类人员的质量管理活动，中层管理者侧重贯彻落实上层管理者的质量决策，并对基层管理工作进行具体的管理，基层管理者则要求每个职工要严格地按标准进行，并结合本职工作，开展合理化建议和质量管理小组活动。

二、病案的全面质量管理

我们可以把为病人提供诊疗服务的医院看作是为社会输出健康人的企业，则它也有一个质量链，医院的主要客户是病号，产品是出院的健康人。而作为疾病诊断、治疗过程的载体、病人病情演变和转归过程的真实记录的病案，则是质量链中重要的一个环节。病案从开始形成到入库、归档、调阅是一个涉及多部门、多层次人员参与的一个连续流动的过程，借鉴全面质量管理的思路，强化全体人员的质量意识和责任意识，对影响病案质量的全过程和各种因素进行全面、系统的管理，以达到病案质量管理的经常化、标准化、科学化。

1.病案质量的“全员管理”。病案是病人在医院诊断、治疗全过程的原始记录，包含有首页病程记录、检查与检验结果、医嘱、手术、护理记录等，主要从参与病案信息形成的医疗、医技、护理人员和病案信息管理人员加强病案教育和培训，重点培养病案质量意识和责任意识，自觉履行职责。一方面，组织医务人员学习《医疗护理文书书写规范》，树立全员病案标准意识，使病案书写达到规范化和标准化。同时，组织医务人员认真学习《医疗事故处理条例》，从法律角度认识病案，在病案的书写过程中注入法律观念；增强责任意识。另一方面，加强对病案信息科员工素质的强化定位和培训，实行责任管理，促使各级人员加强工作责任心，确保病案质量。最终形成人人重视质量、人人创造质量、人人享受质量的一个科学的、完整的病案质量保证体系。

2.病案质量的“全过程管理”。从病人初诊开始，至病人入院、诊疗、出院以及各种原始病案资料的建立、收集、整理、归档、供应以及病案的保存与销毁，形成了病案管理的全过程。只有作为上一个环节供应者，为下一个环节的使用者提供高质量的产品和服务，才能保证病案信息科室用高质量的产品来为病案使用者提供满意的服务。树立并不断强化病案形成全过程的质量管理意识，对病案的内容、填写标准、排列顺序及贮存、保管、使用等病案形成过程中每一个环节及环节之间的“接口”的质量进行全程的管理，将质量控制方式从传统的终末质控转移到环节质控上来，变“事后把关”为“事中把关”，力争把病案中的差错及缺陷消灭在萌芽中。

3.病案质量的“全医院管理”。成立以业务院长领导的病案管理委员会，围绕质量管理目标，构建质量管理体系，制订质量控制措施，推行病案的全面质量管理；成立以病案信息科主任为组长的质量管理工作小组，负责贯彻落实质量方针，制定病案质量管理制度如电子病历质量管理与奖惩规定、三级医师查房制度、交接班制度、会诊制度、疑难病例讨论制度、死亡病例讨论制度、术前讨论制度等，定期组织病案质量控制专家对病案的检查评比，划分病案质量等级，组织病案质量展览，开展病案质量教育和培训，提高病案管理的群体质量意识；成立以相关科室主任为组长的科室质控小组，实行目标管理责任制，定期开展QC小组活动，进行病案质量的自查、分析、评价、改进。最终形成以医务科为中心，病案信息科为纽带，各相关临床科室为基点的病案质量监控长效机制，持续改进．循环反复，为病案质量管理的良性循环提供可靠保障。

作者:蔡金伟 单位:河南省南阳医学高等专科学校网络中心

参考文献：

[1]洪生伟.质量管理（第六版）[M].中国质检出版社,2012(5).

[2]惠莉.病历全面质量管理的探讨[J].中国实用医药.2010(5).

质量管理方案论文篇4

[摘 要] 基于物理一事理一人理的研究方法论，即WSR方法论，是一种融合了中西方思想的系统工程研究方法。文章分析了我国档案管理发展现状，将WSR方法论应用于档案管理中，从档案管理活动的"物理、事理、人理"三方面出发进行分解和剖析，强化对档案管理工作的认识，并提出指导性的档案管理发展对策，旨在促进我国档案管理的效率和质量提升。

[关键词] WSR方法论；档案管理；发展策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 058

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）07- 0125- 03

1 WSR方法论简介

“物理―事理―人理方法论”即WSR系统方法论是由我国著名系统科学专家顾基发教授和朱志昌博士于1994年提出的系统工程研究方法。其中，物理是构成系统的客观存在，是系统所面临的自然环境、物质运动、技术等客观规律；事理是基于现实世界的概念规律，是基于人的作用而产生的事物，用于进一步指导人类认识世界、进行实践活动，包括人认识事物的角度、办事的方法手段、组织关系等；人理则涉及系统中人之间的关系及其变化过程，学会运用人理可充分发挥人的创造力和思维能力，协调好人与人间的关系，帮助提高系统运作效率。

WSR中的物理、事理、人理三者间存在着非线性的复杂关系。通过物、事、人三维度来分析和实施系统活动，有利于系统达到一个高效率点，实现系统结构化、有序化和规范化，从而提高系统的运作效率和运作质量。

2 我国档案管理发展现状

2.1 工作定位与相关人员认识不到位

组织档案管理的现代化建设应该是“一把手”工程。然而，目前很多组织的领导尚未明确自己的地位，导致现代化档案管理发展进程方向不明确。其次，大多数档案管理人员对“现代化”的认识出现偏差，现代化档案管理系统的建设并非简单的引进计算机硬软件设备，在这个系统中人与计算机均有分工，人占据了主导作用并完成重要的管理与决策工作。然而，大多档案管理人员却过分依赖于机器系统而忽视自己的主导作用、忽视基本的档案管理人员素质要求。同时，部分基层档案管理人员由于长期从事传统档案管理工作，不能胜任现代化的档案管理，并且常对现代化档案管理工作培训产生抵触心态，从而对档案管理现代化进程产生阻碍。

2.2 档案管理人员工作素质不高

现代化档案管理工作对相关管理人员的素质要求较高，管理人员应熟知档案管理的相关工作要求、具备管理协调能力和基本职业道德素养，同时应掌握相关计算机及网络知识。然而，目前大多数企业和单位的这类人才相对稀缺，人员培训意识也不够高，导致整体档案管理人员的素质水平不高，使得先进的设备无法发挥实际价值。

2.3 档案数据输入质量有待提高

数据是档案管理的导向，所谓“三分技术、七分管理、十二分数据”，数据是档案管理现代化建设的驱动力。档案数据的正确性、系统性、有序性是档案管理工作首要要求。档案管理工作包括档案收集、保管、鉴定、统计和提供利用，档案收集即档案数据采集是工作链条的开端，是未来一系列工作的前提和保障。但部分组织档案数据输入保障工作不到位，过分依赖于计算机而缺乏人的参与，从而可能使档案信息出现错误。

2.4 档案管理工作标准不统一

大多数企事业单位档案管理工作标准不够细致，不同的组织工作性质等方面存在较大差异，如果仅通过国家标准规范来指导工作，则不能实现对很多细节工作实现指导。其次，缺乏全国统一的档案管理系统建设开发标准，导致市场上各类档案管理信息系统存在很多差异，系统与系统之间信息共享不易实现。

3 基于WSR方法论的档案管理发展策略

从物理、事理、人理三个维度，可将档案管理活动主体分为三大部分，物理包括档案管理中的所有档案信息；事理包括档案管理相关的法律法规、标准规范、管理体制、奖惩机制等；人理包括组织领导、基层档案管理人员、其他部门相关人员等。

3.1 基于物理的档案管理发展对策

3.1.1 建设现代化档案管理

档案信息数据量大、涉及面广，在大数据时代下，这两个性质将更为凸显，档案科学的分类和优化的结构显得尤为重要。并且，档案文件是保密性的文件，档案管理安全性要求很高。传统的手工档案管理工作繁琐且管理效率和质量较低，随着信息技术的发展与广泛应用，将信息化的档案管理信息系统运用到档案管理工作中，由领导带头实现传统档案管理工作模式向自动化、现代化档案管理工作模式的转换，将大大提高我国档案管理的整体效率与质量，更充分实现档案信息的交流与共享，同时，尤其需要处理好档案信息网络化和信息安全的矛盾P系。

3.1.2 提高基层档案管理工作人员素质

档案信息的直接管理人员是基层档案管理人员，因此，要保障档案管理质量，必须保障档案直接管理者的工作素质。我国当前档案管理人员从业素质有待提高，政府和企事业单位应重视基层档案管理人员素质培训工作，定期为档案管理人员进行培训，包括基本档案管理知识培训、基本计算机与网络运用能力培训、档案管理信息系统操作培训、基本职业道德素养培训等，同时为档案管理人员提供相关的书籍供随时查阅。其次，在对现有档案管理工作人员培训的同时，应重视新型人才的引进，做好宣传工作，引入更多科技型、创新型、复合型人才，形成一个更加优质的档案管理队伍。

3.2 基于事理的档案管理发展对策

3.2.1 完善相关法律法规

质量管理方案论文篇5

众所周知，档案由文书转化而来，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。传统的文书工作与档案工作的交接环节是文件的归档立卷。20世纪50年代，国家规定文书档案的立卷工作由原来的档案部门归档立卷改为文书部门和档案部门共同立卷。立卷归档既是文书工作的重点又是档案工作的开端。

在文档一体化趋势加快的现代档案管理背景下，人们逐渐意识到文书工作是档案管理工作的基础，在文件生成之前就应进行前端控制。文书工作应体现纸质档案前端控制思想，档案前端控制包含于的文书工作之中。

1.档案管理前端控制与文书工作

控制论体系下，“控制”是指为了“改善”某个或某些受控对象的功能或发展，获得并使用信息，以这种信息为基础，选出并用于该对象，并对象产生一定的作用。档案管理的前端控制是以改善档案管理质量，提升档案工作效率为目的，对整个文件从生成到进馆永久保存或销毁的全过程看作一个系统整体加以考量，在档案管理的“前端”便进行干预和控制，以期对中端及末端管理工作产生积极影响。

1.1档案管理前端控制概述

档案管理前端控制的理论基础是20世纪80年展成熟的文件生命周期理论。文件生命周期理论将文件从形成到销毁或永久保存看作一个完整的运动过程，根据文件价值形态的变化，准确将文件生命周期分为现行阶段、半现行阶段和非现行阶段，并揭示出各阶段特征。西方档案学两大支柱理论之一的文件生命周期理论，为文件的全过程管理奠定了理论基础，为文档一体化管理和前端控制提供了理论依据。

档案管理前端控制的现实需求是电子文件的产生。随着信息技术的广泛应用和档案管理现代化的发展，电子文件开始出现，传统档案管理工作以归档立卷为开端介入控制，无法保证电子文件的真实与安全。法国人诺加雷的思考对档案管理前端控制起到很好的启蒙作用：“档案工作者需要重新思考他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。”①

档案管理前端控制思想最初只针对电子文件，即档案人员对电子文件管理的干预时机需提前至系统设计阶段。如果档案人员在系统设计阶段就积极介入电子文件管理，那么随后的文件生成、保管、归档、利用等环节中，就很难保证电子文件的安全性。在众多对“前端控制”的描述中，学者刘越男的说法最具代表性：“所谓‘前端控制’，是指针对电子文件的管理，要从文件形成之时甚至之前就对文件形成一直到归档整个过程给予通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。”②随着档案管理前端控制研究的深入和反思，人们发现这一思想对纸质档案管理同样适用。“档案界将文件和档案看成同一事物的两个不同阶段由来已久直到电子文件时代，在很多经验教训的基础上，档案界才肯定地说应在文件阶段就施加控制，即前端控制。”③由此可知，前端控制并不是电子文件时代的全新思维，在电子文件出现之前，档案界就已经开始进行纸质档案管理前端控制的应用与探索，只不过没有明确提出罢了。

1.2纸质档案管理前端控制与文书工作的关系

现代文书工作涵盖了纸质档案前端控制思想，档案前端控制原则同样可以用于指导文书工作，可使纸质档案管理和文书工作衔接得当，避免重复劳动，提高效率。

纸质档案管理的前端控制，即要从纸质文件形成之时甚至形成之前（即文件构思阶段）就对文件形成一直到归档或销毁的全流程当作一个整体来通盘考虑，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行贯彻、维护与监督。以文件生命周期理论为基础，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。④

一般而言，文书工作是指为了适应机构开展各类业务活动的需要，围绕文件的生成、接收、运转、办理直至办理完毕处置等一系列管理活动。从广义上讲，文书工作包括从文件形成直至办理完毕，单位领导人、文件工作人员及其他有关的业务人员、秘书人员等共同参与的一系列工作。⑤本文所指文书工作就是指广义上的文书工作。文书工作的主要内容可分为五个部分：一是撰写文件，包括构思、拟稿、审核、签发、复核、印制、核对、用印等;二是传递文件，包括封装、登录、选择传递通道、投送、接受等;三是办理文件，通常包括拟办、批办、承办、催办、注办等;四是处置文件，即整理归档、清退、暂存、销毁等;五是管理文件，是为以上四项工作有效完成实施科学、系统、有效的组织管理过程。

2.前端控制思想介入文书工作的具体体现

档案由文件转化而来，那些原始记录性强、查考价值高、文书处理程序完毕的文件将转化为档案。文书工作和档案工作前后衔接，纸质档案管理前端控制思想介入文书工作之中，其实质是文件“档案化”，也就是确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性，使文件有可能作为证据和作为档案保存。⑥

2.1控制撰写过程，提高档案自身质量

高质量的文件产生高质量的档案。对文书的撰写过程加以控制，可提高档案自身的质量。前端控制思想介入文件起草撰写过程，可体现在三个方面。一是对文件立意和构思的控制。应注意文件内容必须准确体现上级意图，逻辑清晰、表达得体，保证文件内容的真实可靠。

二是对文件格式的控制。准确选择文种、题目拟定要体现正文内容并简练，字体字号等严格执行《国家行政机关公文格式》要求，保证文件传递信息的准确和规范。三是对文件主体辅助要素的控制。应注意主题词标注、发文字号、印发时间、密级、印章等一些辅助标识的完整与规范，从形式上保证文件规范和真实，防范做伪。

2.2控制传递办理过程，提高档案工作效率

文件流转与办理过程中贯彻档案管理前端控制思想，可提高日后立卷整理、编目等中端、末端管理环节的工作效率。前端控制思想的介入文件流转和办理过程，可体现在以下三点：一是对收发文件的及时登记的严格控制，并且控制文件自身的正文和附件配套齐全，做到文、账相符，件件有着落，这对档案收集的完整性将产生积极作用。二是控制流转办理过程中文件实体安全。三是控制日常管理过程中文件的科学保存。现行文件日常管理应分门别类存放，并提前对分类后的文件按时间顺序大致科学排序。要注意定稿放在正本之后，附件放在相关正文之后，被转发的文件放在转发文件之后。这些前端控制的做法有利于减少整理时重复劳动，提高档案利用时的调卷速度。

2.3控制档案形成材料的选择，做好档案永久防护

保证档案永久保存，应将档案防护的控制提前至文件形成之前，即文档材料的选择。一要注意把控文件载体耐久性。选择优质造纸原料和脱酸纸张，减少因时间推移引起的老化和恶化。二要注意把控文件的书写材料。选择化学稳定性好的碳素墨水或防水、防酸碱、防热、耐有机溶剂的墨粉进行书写打印。三要注意把控文件的打印方式。激光打印与静电复印运作方式不同，注意选择墨粉与纸张粘贴程度高的打印方式。总之，从文件形成之前就注意控制文件形成材料，能够有效延长档案保存时限，节约后期修复成本。

3.纸质档案前端控制对文秘人员的素质要求

做为社会实践活动，档案管理的对象是文档，档案管理的主体始终是“人”。纸质档案管理前端控制的实施者是一个单位的文秘人员。文秘人员的素质修养是前端控制效果的决定性因素。纸质档案前端控制思想对秘书人员的业务素质提出三点基本要求。

一是文字技能素养。无论是抄写、记录还是公文起草，文秘人员的工作一定要和文字打交道。广博的知识储备和良好的文字功底是对文秘人员的基本要求。立意准确、思路清晰、结构严谨、用词准确的文稿是文秘人员份内的工作和应尽的责任。

二是工作作风素养。具有高度责任感的文秘人员经手的文书工作绝不会潦草行事，保证了文档自身的质量和文档管理方法的科学，是全面执行纸质档案前端控制思想的根本途径。

三是档案意识和档案管理能力。文秘人员档案意识要求文秘人员重视档案管理，时刻谨记保密安全意识，增强档案管理理论知识和操作技能，对现行文件进行初步整理，优化归档立卷工作的前端基础。确保前端控制文件质量，为资政和决策提供真实文书资料，为档案管理各环节创造方便条件。

4.结语

前端控制是从系统的观点认识文件与档案、文件工作与档案工作的关系，以有效利用和科学管理为目的，对两个系统内部的结构进行合理化调整，整合文件与档案管理流程，实现了整体效益的最佳化。⑦随着文书档案一体化进程的加快，纸质档案前端控制思想的理论地位会越来越高，其对实践指导的作用将会继续发酵。（作者单位：云南大学公共管理学院）

注解：

①C?诺加雷著，都宗成译.信息技术对档案与档案工作的影响[C].第十三届国际档案大会文件报告集.北京：中国档案出版社，1997.

②刘越男.从一个新的视角审视“前端控制”思维[J].档案，2006，（6）：26-29.

③刘越男.从一个新的视角审视“前端控制”思维[J].档案，2006，（6）：26-29.

④周永军，韩瑛，杭付云.电子文件与纸质文件管理中的前端控制思想比较研究[J].科技档案，2009（1）：16-20.

⑤王健.文书学（第二版）[M]，北京：中国人民大学出版社，2011.

⑥祝庆.前端控制理论在档案永久性防护中的运用[J].工程与建设，2014，28（4）：572-576.

质量管理方案论文篇6

关键词： 研究生培养 全过程管理 质量保障体系

研究生作为我国高等教育的最高层次及创新型人才的主要资源，其培养质量是国家高等教育发达程度、科研能力水平及文化发展水平的重要标志。随着研究生教育规模不断扩大、培养类型日益丰富，提高研究生培养质量是各高校研究生培养工作的重中之重。截至2016年3月，河海大学全日制在校研究生10268人，其中全日制硕士研究生7811人，博士研究生2457人；非全日制在校硕士研究生4042人。本文针对河海大学研究生全过程培养管理实践，通过搭建研究生培养全过程质量管理体系，从运行、监督、反馈等方面确保研究生培养质量。

一、研究生培养全过程质量管理的总体框架

按照系统论和协同论的观点，结合相关文献，本文认为研究生培养全过程质量管理机制是指为保障并提高研究生培养质量，在不同主体（包括学校、相关学院、相关管理部门、导师、任课老师等）作用于核心对象（研究生）的过程中，多元主体之间、主体与对象之间相互联系、相互制约、相互作用及相互协调运转而形成的管理方式。根据系统内部主体的相互关系，将研究生培养全过程质量管理机制构架分为运行机制、监督机制、反馈机制三个子机制和运行机制，从培养方案、课程体系及相关教育创新计划等方面对研究生培养全过程进行有效管理，监督机制是指依据研究生培养的相关制度，研究生培养指导委员会、督导专家等相关主体对研究生培养全过程进行监督与指导，反馈机制是针对研究生在校培养及职业发展等具体情况，对不同主体进行信息跟踪并收集反馈意见。根据河海大学研究生培养的实际情况，建立研究生培养全过程质量管理机制，组成结构见下图。

图 河海大学研究生培养全过程质量管理机制组成结构

二、研究生培养全过程质量管理运行实践

1.执行研究生培养方案，加强全过程管理。

为全面贯彻落实党的十精神和《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》，进一步提高研究生教育质量，教育部、国家发展改革委、财政部联合发文《关于深化研究生教育改革的意见》（教研〔2013〕1号），河海大学紧跟国家研究生教育趋势和要求夯实学生知识体系，围绕“水利特色，世界一流”的目标，完善研究生人才培养体系；坚持以研究生成长成才为中心和内涵式发展为引领，体现不同类型、不同层次研究生培养的区别，强化全过程培养链管理，实现精细化和规范化管理：制订并实施了新一轮研究生培养方案（包括博士、学术型硕士、全日制硕士专业学位、非全日制硕士专业学位），建设以提高职业能力为导向的专业学位研究生培养模式、以提高创新能力为目标的学术学位研究生培养模式，规范研究生培养的各个环节，明确提出课程学习、文献阅读、开题、预答辩、答辩、毕业等每个环节的时间节点和具体要求，具体执行环节和内容如下表：

表 研究生培养全过程管理的执行环节

其中，全日制专业学位培养方案的非学位课程细化为公共课程及人文素养、工程素养、职业素养课程几个模块；实践环节从原培养方案的6学分增加到10学分，并且明确顶岗实践的具体要求包括工程认知、实践专题研究、工程案例比较、职业素质和发展潜力、实践交流能力。

2.深化课程建设内涵，提高课程教学质量。

优化课程设置，学术型研究生培养注重学术学位课程的前沿性，强化科学方法训练和学术素养培养，改革研究生课程教学内容和教学模式，推进与国际高水平学者共建的研究生课程，打造研究生精品课程和教材，按照大讲堂的思路开设博导讲座，将综合素质课作为硕士研究生的非学位必修课程列入培养方案，融合本校研究生和留学研究生课堂教学等教学改革。专业学位研究生的培养注重提升实践和创新能力，改革专业学位教学内容和方式，加强案例教学，将职业资格考试相关科目融入新的培养方案选修课程。

3.实施研究生教育创新计划，提高科研创新能力。

建设国家研究生创新中心。河海大学在“研究生教育创新计划”的大力支持下，以创新人才培养理念和培养机制为先导，紧密结合国家重大水问题及西部水电开发中重大工程建设，先后建设“长江黄河研究生培养基地”（2003年）、“西部水电开发研究生培养基地”（2004年）和“际水利土木环境研究生培养基地”（2006年），大力培养具有国际视野的水利水电建设高层次创新人才。

举办研究生暑期学校。河海大学聘请海内外学术水平高、教学经验丰富的知名专家、学者担任主讲教师，开设了不同学科的前沿课程，成功举办了“2004年全国水利、环境学科博士生学术论坛”、“2009年‘环境变化与水文过程’全国研究生暑期学校”、“2012年‘港口、航道、海岸与海洋工程科学前沿和技术创新’全国研究生暑期学校”、“2013年‘岩土工程与结构安全’全国研究生暑期学校”、“2014年‘水利水电工程科学前沿与技术创新’全国研究生暑期学校”、“2015年‘水文学及水资源科学前沿’全国研究生暑期学校”及“2015年长三角‘港口海岸及近海工程’研究生论坛”，充分发挥了研究生自主学习的积极性，优化了研究生知识结构，促进了教学质量的提高。

三、研究生培养全过程质量监督机制

1.成立研究生培养指导委员会。

切实提高研究生培养质量，动态监控培养过程，实现高层次人才培养目标，河海大学按照42个一级学科和12个专业学位类别，分别成立研究生培养指导委员会，成立研究生培养指导委员会。研究生培养指导委员会负责制定培养标准和方案、建设课程体系、开展质量评价等，改革评价监督机制，加强培养过程的质量管理。

2.实行研究生培养督导制度。

加强对培养质量的监督与指导，完善研究生教育教学督导机制，聘请20位治学严谨、经验丰富、有较强现代教育思想和观念的专家为学校研究生培养督导专家，成立研究生教育教学督导专家工作小组。印制督导工作手册，明确督导主要工作内容：抽查研究生个人学习计划、学位论文计划与选题、文献阅读报告，巡视与监督学位论文开题、中期考核、预答辩、评阅和答辩等各个环节，检查与评价教学质量及相关软硬件配套。定期召开督导专家会议，反馈研究生培养的整体情况与建议，举办研究生座谈会，调查了解研究生的知识体系与培养目标的适应情况。

3.加大学位论文质量监控力度。

强化学位论文抽检和盲评，实行国家、江苏省和学校三级学位论文抽检制度，制定《河海大学关于博士、硕士学位论文抽检评议结果处理办法》、《河海大学研究生学位论文抽检管理办法》。目前，河海大学博士研究生在申请答辩之前，由教育部学位与研究生教育评估工作平台组织专家对其学位论文进行网上评审，实行全覆盖双盲评抽检评议；硕士研究生在申请答辩之前，学位论文交由研究生院质量与监控办公室实施抽检，并送至教育部学位与研究生教育评估工作平台评议，同时学院采用抽检和全盲评方式对其进行评议，评审专家按照不同学位类型的要求对论文提出评议意见，严把出口标准，加强研究生学位论文的质量监控。

4.健全论文答辩和学位授予机制。

完善学位论文预答辩、答辩和答辩后修改等制度，严格答辩委员会和各级学位评定委员会等在各个环节的职责。开展研究生学位论文示范答辩工作，组织博士、硕士进行公开答辩，形成良好的示范带头效应，在学生中凸显榜样的力量，强化学位授予单位、导师、研究生的质量意识，加强学位授予管理，保证学位授予质量。

四、研究生培养全过程质量反馈机制

随着大数据时代的来临，“互联网+”与研究生培养结合得越来越紧密，河海大学积极利用信息技术，例如研究生慕课课程、学位论文要求、学位论文盲审系统的开发使用等。通过分析研究生线上学习、论文评审和情况、研究生选课情况的数据等，建立研究生培养管理过程在线反馈机制。同时，发现并搜集反映研究生培养各个环节运行状态和存在问题的状态数据，加强基于数据进行教学改革和培养方案调整的目的性，从过程上建立质量反馈机制。

同时，做好毕业生跟踪调查，从结果上完善外部评价体系。河海大学主要通过深化全过程培养和质量监控，做好在校生和毕业生跟踪调查和培养质量反馈，改革评价监督机制。建立毕业生发展质量跟踪调查和反馈制度，按学科、专业邀请用人单位和社会机构参与毕业生跟踪调查，分别就课程体系、毕业生竞争力、岗位适应能力、专业能力等方面提出相关建议和意见，开展人才培养质量和发展质量分析，充分发挥联合培养校企和基地作用，形成培养质量反馈渠道，及时调整人才培养结构，切实提高研究生培养质量。这项工作是学校研究生教育今后需要进一步加强的工作。

河海大学全方位管理取得实效，2013年至2015年，河海大学获得“中国学位与研究生教育学会研究生教育成果奖一等奖”1项、江苏省2015年度研究生培养模式改革成果”3项、“2014年高等学校水利类专业教学成果一等奖”1项。

五、结语

河海大学研究生培养全过程质量管理机制涉及研究生培养的各个环节，主要由运行、监督、反馈三个子机制构成，其实质是在研究生培养全过程管理中建立质量保障系统和有效的管理制度。通过修订研究生培养方案、深化课程建设、实施教育创新计划以确立质量运行机制，依照研究生培养指导委员会相关规定、教育教学督导制度，加强学位论文与论文答辩的监控，根据在校生、毕业生跟踪调查情况及用人单位、社会机构的反馈意见以完善运行质量反馈机制。通过持续深化和推动研究生教育改革，构建具有河海大学培养特色的研究生培养全过程质量管理机制，从而保证研究生培养质量的稳步提升。

⒖嘉南祝

[1]韩国防，陈智栋，赵希岳，等.构建过程管理质量监控体系确保研究生培养质量[J].当代教育科学，2010（3）：41-43.

[2]周文辉，李明磊.基于高校调查的研究生培养质量保障机制研究[J].教育研究，2013（3）：59-65.

[3]楼鑫.地方高校研究生培养质量监督体系建设探讨[J].西南农业大学学报（社会科学版）2011，9（5）：219-221.

[4]佟福锁.制定研究生培养方案应重视的原则[J].江苏高教，2005（4）：106-108.

[5]耿有权，刘道镛，曹蕾.实现“四个转型”引导创新人才培养――基于东南大学研究生教学督导的实践[J].学位与研究生教育，2013（5）：5-8.

[6]王战军.构建研究生教育质量保障体系――理念、框架、内容[J].研究生教育研究，2015（2）：1-5.

质量管理方案论文篇7

【摘要】面对档案事业建设与发展的新形势、新任务,必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化,建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程,必须明确目标,抓住机遇,加强协调,统一建设,重视培养一支高素质的档案管理人员队伍,每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想,使档案质量不断提高。

【关键词】档案管理质量

一、档案质量管理的含义和特点

档案质量管理就是单位领导档案工作人员以科学方法为手段,充分发挥科学管理和专业技术的作用,建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平,以保证档案的高质量。它具有以下几个特点:

全体人员参加。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员,如各处(室)所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合,严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量,人人有责”的观念。只有这样,才能保证档案的完整性、统一性,也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题,不断提高档案质量和档案工作管理水平。

二、建立检查档案管理制度

1.提高检查人员全员档案质量管理意识

提高档案管理的认识是保证检查档案质量的前提。检查档案包括的内容比较多,一般包括:检查准备阶段资料:检查通知书、检查实施方案、检查提纲等;检查实施阶段资料:检查工作底稿及其附件、询问笔录、检查报告、检查报告送达通知、送达回执、被检查单位的书面意见或说明、相关的调研资料等;检查结论及总结资料:检查结论及处理决定、处罚告知书、检查工作总结、检查情况汇总表、有关请示及回复文件等;检查整改资料:入库单、调账凭证复印件及检查问题和管理建议的整改情况等。

检查档案的形成是由每一个环节中的资料汇集而成的,是一项全面、细致的工作。一项检查工作从检查内容的确定,检查方案的制定,检查通知书的下发,检查工作的开展,到检查报告的撰写、处理决定的落实、违纪违规问题的整改等,整个过程都必须有严格的工作规则来制约。因此,提高检查人员全员档案质量管理意识,是做好档案管理工作的前提。

2.全员参与、分工负责,是保证档案质量的重要手段

检查档案质量与业务工作质量紧密相连,统一档案整理、装订工作的规范要求,更能够提高检查人员遵守检查规则的意识,高质量地完成检查工作。实践证明,建立具体检查人员负责档案整理、专职档案管理人员再进行复核的工作制度,是保证检查档案质量的有效方法。检查人员一般对违纪问题比较清楚,掌握检查的整体情况,能够全面、及时的完成从资料取舍到档案整理的一系列工作,既保证检查资料的完整性,又保证其相关性。

3.加强检查档案质量的事中控制与管理,是提高档案质量的制度保障

检查档案的管理水平是随着一定时期检查工作的内容和检查方式的变化以及检查规则制度的完善而逐步提高的。为了能够适应检查工作发展要求,检查档案管理工作重心也应由事后控制与管理转变为事中控制与管理。只有在检查过程中及时发现和解决影响档案质量的问题,加强检查档案质量的事中控制与管理,不断发现、研究和解决新问题,才能不断适应监督检查工作的发展要求,保证检查档案的质量。

4.积极推进信息化进程,是提高档案管理质量的必然要求

随着办公自动化技术的普及,财政检查机关档案管理的现代化显得尤为迫切。利用计算机进行保存、检索、编目、借阅等,不仅能减轻档案工作人员的劳动强度,提高工作效率,还可以节省存放空间。如果采用人工和计算机相结合的方法管理检查档案,则既可以使案卷整齐规范,查找时一目了然,又能够为查阅者提供迅速、准确、快捷的查找方式,有利于提高档案工作质量。

三、完善档案管理自身制度

1.必须牢固树立档案质量意识

档案质量的提高,与工作人员的质量意识有着密切关系。其中,领导的档案质量意识最为关键,领导通知必须提高认识,转变观念,认清档案管理的重要性,认清档案数字化是大势所趋,要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设,因此要求从事档案工作的人员,特别是各级领导,要牢固树立档案质量意识,用较高的工作质量来促进档案质量。

2.建立内部人员的制约机制

要不断提高档案人员素质,加强管理,完善规章制度,建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说,就是要有强烈的事业心和高度的责任感,要有良好的服务意识,要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作,档案人员业务素质的高低,对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的计划,使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。

3.运用计算机档案管理系统

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能,同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能,利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点,能及时、大量地提供档案信息,提高了工作效率,是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域,以磁性材料和光学材料为载体的电子档案,将逐步替代传统的纸质档案载体,在档案领域占主导地位,给档案工作注入生机和活力。

质量管理方案论文篇8

1 文件生命周期理论概述

1.1 文件生命周期理论的基本内容

二十世纪，美国档案学者菲利普?布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”理?。文件生命周期理论是研究文件从最初的形成到最终的销毁或者永久保存的整个运动过程、研究文件的属性和管理者主体行为之间关系的一种理论。文件生命周期理论是对“文件――档案”运动过程以及运动规律和客观描述，是实现文件管理的高效化，指导档案工作全过程的基本理论。文件生命周期理论的基本内容主要可以概括为以下三点：一是文件从形成到销毁或永久保存，是一个完整的系统运动过程；二是根据文件价值形态的变化，文件的运动过程可以具体划分为不同阶段；三是文件运动的每个阶段都以其特殊的价值形态，与文件的服务对象、保管场地和文件管理形式之间存在内在的密切联系。

1.2 文件生命周期理论的重要意义

文件生命周期理论是在文件数量急剧增长的专业背景下产生的，文件生命周期理论的形成标志着现代档案学的发展成熟。当达国家的档案学者十分重视文件生命周期理论的研究，并将其作为现代档案学的基本理论之一，档案人员在进行现行文件管理的具体工作当中以文件生命周期理论作为重要依据，其重要意义主要体现在以下三个方面：一是准确、完整的解释了文件运动的整体性和内在的关联性；二是体现了文件运动的阶段性变化；三是揭示了文件运动过程不同阶段之间的相互作用和相互影响。

1.3 文件生命周期理论在电子文件时代的指导价值

文件生命周期理论可作为电子文件管理全过程的理论基础，通过对电子文件进行前段控制。文件生命周期理论在电子文件时代的指导价值在于：可以保证电子文件的真是可靠，可以实现电子文件的归档完整，可以满足电子文件安全利用的需要。

2 电子文件对档案工作的影响

2.1 对档案归档工作的影响

电子文件是由拟稿者直接在磁盘上进行编写和修改的，保存之后便可实现共享，消除了传统纸质文件与档案之间的明显界限。由于电子文件的全过程是在计算机上完成的，因此归档工作也必须以磁盘或者光盘的形式进行操作，归档的范围不仅仅局限于文件本身，还包括该文件的读取软件乃至于整个的操作系统。

2.2 对档案分类的影响

电子文件中的文件信息和文件载体是可以分离的，因此对档案的分类也不同于传统纸质文件的实体分类，实体分类中的单线排列方式显然不适用于电子文件的概念式分类整理需要。在文件生命周期理论的指导下，新时期电子文件在形式、特征和内容上都发生了巨大的变化，电子文件通过计算机系统进行快速、高效的分类排序，并可以通过互联网实现数据资源共享。

2.3 对档案价值鉴定的影响

根据文件生命周期理论，电子文件的档案价值在于文件的自身价值和文件的可读性，原有的价值鉴定方法和鉴定内容、鉴定标准均发生了变化，分析范围也扩大到了电子文件的读取软件和操作系统。由于用户需求的不断增加，电子文件中的信息和数据也必须不断进行修改、完善和补充，因此确定电子文件的固定保管期限是十分困难的，且我国在电子文件价值方面尚无相关法律法规，因此电子文件档案价值的鉴定也无定论。

2.4 对档案学理论研究内容的影响

档案学的研究对象决定了档案学理论的研究内容，以往的档案学理论研究对象为传统的纸质档案。随着信息化时代的到来，电子文件逐渐取代纸质文件，档案学理论的研究对象发生了变化，以往的档案学理论和研究模式也将随之发生变化，原有的档案管理思想和档案管理原则也应与时俱进，以文件生命周期理论作为依据，不断进行调整、补充和完善。

3 文件生命周期理论指导下档案工作应采取的对策

3.1 做好电子文件归档的技术处理工作

电子文件的迅速发展为归档的技术处理工作带来了机遇与挑战，其特殊性要求档案工作者必须熟悉电子文件的工作领域，以文件生命周期理论作为指导，正确操作电子文件的接收、处理、存储等工作环节。档案工作者要通过技术处理，将归档后的电子文件修改成为“只读”文件，以此作为电子文件档案的识别和保护手段，维持电子文件的原始结构，确保电子文件档案的真实可靠。

3.2 解决好电子文件的保存问题

由于电子文件以磁带、磁盘和光盘等作为载体，不同于传统纸质文件的容易磨损，因此从理论上讲是可以长期保存的。但是电子文件的储存介质如果保存不当也可能受到外界磁场的影响，或直接受到灰尘、水份的侵害。因此，对于需要长期保存的电子文件必须将其载体密封在塑料保护层当中，并进行定期复制，以防发生信息损毁。

3.3 实行档案管理立体化发展战略

传统的纸质档案在管理过程中呈现直线状态，即将档案的全部信息展示在一个平面上。随着电子文件数量的不断增长，在原有的档案管理平面结构基础上，又新增了档案信息载体的内容，形成了三维式管理结构，这种立体化的发展战略更适合新时期文件生命周期理论下对于电子文件档案的管理要求。

3.4 提高档案工作人员能力素质

档案工作人员作为档案管理工作的直接执行者，其能力和素质直接影响到档案工作的质量和效率。因此，档案工作者必须要适应现代信息技术的发展和新时期档案事业的变化趋势，增强自身的知识储备，主动学习发达国家和发达地区在档案工作方面的先进经验及优秀做法。

4 结论