疾控档案范文

时间:2023-03-09 17:36:05

疾控档案

疾控档案范文第1篇

关键词:疾控 档案 管理 措施

档案是记录历史的资料,而管理档案的目的则是为了更加方便快捷地利用。疾控档案不仅可以作为衡量过去疾控工作的标准,还可以作为指导将来疾控工作的重要依据,对疾控部门有着十分重要的价值。

一、疾控档案的分类与特征

疾控部门的档案有党政管理档案、医疗技术档案、公共卫生档案、卫生防疫档案。其中,医疗技术档案是疾控部门的重要内容之一,不仅包括各类医疗病历、处方、检查单据等方面的档案,还包括各类医疗纠纷的相关档案。公共卫生档案记载突发公共卫生事件、传染病暴发流行抢救等方面的内容,包括青少年健康检查、生长发育、疫苗接种情况等。

疾控档案具有阶段性、保密性、专业性等特征。疾控档案在不同的阶段有着不同的特点,如公共卫生事件的发生就具有很强的突发性特征,处置也具有阶段性,由此产生的档案也就必然会有阶段性特征;疾控档案属于国家档案法和保密法所规定的档案,档案的密级也根据卫生行政部门的规定划分为不同的等级,有很强的保密性;疾控档案是记载当地疾病控制方面的重要资料,与医疗技术专业知识密切相关,具有很强的专业性。

二、疾控档案管理方面存在的问题

(一)疾控档案管理重视度不高

虽然档案工作是疾控部门的重要工作,但普遍存在对疾控档案管理工作不够重视的现象,仅将档案工作作为一项必须要完成的常规工作,没有意识到档案的重要性。疾控部门在人员配备时,倾向于安排能力相对较弱或者是年龄较大的人员,疾控部门内部普遍认为档案管理工作岗位属于养老性质的岗位。这无形中让档案仅仅成为了一个记载历史的载体,归档之后就基本不会去开发和利用,无法充分发挥档案的重要作用。

(二)档案管理经费投入不够

疾控部门属于事业单位,经费划拨要经过必要的审批程序,而疾控部门的经费大部分都投入到了设备添置、药物采购、场地建设等方面。不可否认,这些经费都是对当地疾病控制所必需的,也为当地的疾病控制提供了更为有力的保障,然而,部分地区受经济条件和经费的限制,对于档案管理方面的投入却是极少,甚至有的地方还会将档案管理经费挪作他用。随着信息化技术的推广,单位的档案管理必然会走上信息化道路。疾控档案信息化是疾控档案长期保存的关键,也是优化利用疾控档案的重要举措。档案信息化需要投入大量的资金,其中包括设备投入和人员投入、软件投入等。

(三)档案管理工作人员素质有待提高

疾控档案管理对工作人员有着较高的素质要求,必须要有医学专业素养,同时还要具备档案管理的专业知识。目前,在疾控部门对档案管理工作重视度不高的情况下,档案管理工作人员的素质自然大打折扣。档案管理工作不被疾控部门视为主要工作,而且短期内也很难体现其价值,所以优秀的人才不愿意从事档案管理工作,从事档案管理工作的人员也不愿意发挥主观能动性将本职工作做好。疾控部门的重点工作放在传染病防治、公共卫生事件应对处置、青少年健康等方面,在遇到重点工作需要突破时,疾控部门人员的主要力量都会集中,档案工作人员也会被抽走,甚至有的疾控部门没有专职的档案管理工作人员,将档案管理工作交给了办公室工作人员或者其他部门工作人员兼任,其忽略程度可想而知。而且根据调查发现,我国各大疾控中心档案管理人员大都没有接受过专业的计算机知识及信息技术培训,在档案管理与利用中没有采用信息化手段,在检索档案时耗费的时间很长,也没有采用有效的手段对电子档案进行保护,致使档案不便于管理而且利用率很低,导致档案没有充分发挥应用作用。

(四)疾控档案管理制度不到位

档案管理规范与否,首先要看是否有健全的管理制度。但是少部分疾控部门的档案管理并没有专门的规章制度,档案也由各个科室自行安排人员负责归档管理,档案存放比较随意,甚至出现档案丢失的现象。在档案查阅方面也没有严格执行保密法的规定,没有进行严格的登记和查阅制度,在档案查阅后不及时归档而造成档案遗失以及人为泄密。尤其是疾控部门内部工作人员借阅和查看档案的时候,档案管理工作人员放任自由,档案丢失、泄密情况屡见不鲜。

三、加强疾控档案管理的措施

(一)重新审视疾控档案的重要性

疾控部门的档案是记载疾控工作的重要载体,是疾病控制工作的重要历史资料和疾病预防与控制的重要依据。疾病控制工作如果没有历史档案作为依据,没有历史经验的积累,无法在当地实施因地制宜的疾病控制措施。要充分认识到档案的重要性,才会积极完善和管理档案,最终达到充分利用疾控档案为疾病控制工作服务的目的。各级疾控部门的领导和主管部门都要充分认识到疾控档案的重要性,应当成立疾控档案管理领导小组,由疾控部门内部各个部门负责人为成员,形成一个领导重视、人人有责的疾控档案管理体系。

(三)增加疾控档案管理的投入

档案管理不仅仅是将已有的档案进行简单的统计归档,而是要利用现代技术管理好档案。随着现代社会信息化程度的日趋提高,疾控档案信息化是疾控档案管理的必然趋势,因此投入计算机硬件设施及计算机软件管理系统对疾控档案进行信息化管理是必须的。运用信息技术管理疾控档案方便查询和借阅,但应当保证系统的安全和网络的安全,对病毒的入侵和黑客的攻击积极进行防范,保证疾控档案的安全。疾控档案的管理应当考虑到档案的分级管理和利用,同时充分注意档案的保密性,在档案归档和查询过程中应当设定不同的权限,以免档案泄密。

(三)提高疾控档案管理工作人员的素质

提高人员素质首先应当加强培训。档案管理工作看似简单,实际需要素质高的复合型人才。疾控档案管理工作人员大都是从医疗技术岗位上转岗的,所以,应当加大对疾控档案工作人员的档案管理工作及信息化技术等方面的培训。

提升档案管理工作人员的素质还要加强对档案管理工作人员的绩效考核。档案管理工作和日常的疾控业务工作在内部管理方面的考核标准较为宽松,这也就导致疾控档案工作人员的责任心不强,最终导致疾控档案无法得到有效的利用和开发。疾控档案的开发和利用还应当充分发挥档案管理工作人员的主观能动性。疾控档案管理工作人员可以充分利用疾控档案为当地疾控工作服务。档案管理工作虽然是被动的,但也可以变被动为主动,对疾病控制档案进行开发和利用,如编撰疾病控制宣传资料,利用档案记载的相关案例和病例,积极、主动的开发各类档案信息资源,做好人民群众的健康知识教育工作,让人民群众在接受宣传和了解相关知识后做好疾病控制工作,最大限度地发挥疾控档案的价值。同时,疾控档案管理工作人员还可以总结和综合历年的档案数据,为当地疾病控制部门制定相关文件和政策时提供数据支撑和服务。

(四)健全疾控档案管理制度

无规矩不成方圆,疾控档案管理工作也需要有规矩。所以对于档案管理工作,应制定相关管理制度,并且严格按照管理制度对档案进行管理。在档案归档、保密、查询、借阅等方面做到管理措施到位,才能确保疾控档案长期合理利用。

四、疾控档案的利用与开发

档案管理的最终目的是为了利用和开发档案,所以疾控档案在完善管理的同时应当充分利用和开发。

(一)疾控档案服务政府决策

当前疾控工作职能已深入到群众工作和生活的方方面面,疾控档案不仅是记录疾控部门的载体,而且也是当地疾病控制的重要依据。疾控部门应当树立主动服务的理念,让疾控档案主动服务社会。疾控档案可以为政府疾病控制提供参考依据。疾控部门所在地域的疾病预防、疫情监测和预报数据主要来源于疾控档案,只有对历史档案进行分析,查找规律、发现规律,政府制定疾病预防政策和措施才能有的放矢。

(二)疾控档案服务人民群众

档案管理工作虽然是被动的,但也可以变被动为主动,对疾病控制档案进行开发和利用,如编撰疾病控制宣传资料,利用档案记载的相关案例和病例,积极主动地开发各类档案信息资源,做好人民群众的健康知识教育工作,让人民群众在接受宣传和了解相关知识后做好疾病控制工作,最大限度的发挥疾控档案的价值。

(三)疾控档案服务于医疗机构

疾病控制档案,尤其是流行病、传染病的档案,应当在一定限度内与医疗机构进行资源共享,在医疗机构制定和调整治疗方案时可以提供参考依据,从而更优化医疗机构的治疗方案,减少医疗费用支出和医疗资源的浪费。

参考文献:

[1] 黄珠珠.新形势下基层疾控机构办公室档案管理方法探讨[J].海峡预防医学杂志,2014(20).

[2] 张华红.突发公共卫生事件档案编研工作的实践与思考[J].浙江档案,2010,(07).

[3] 骆念.疾控中心档案信息化建设与管理初探[J].职业卫生与病伤,2016(4).

[4] 梁桦.疾控中心档案管理工作中存在的问题与对策[J].办公室业务,2016(2).

疾控档案范文第2篇

【关键词】疾控机构 档案管理 问题 策略

1. 疾控机构档案管理的现状和问题

1.1疾控机构档案管理的设备不全,现代化管理程度不够

疾控机构的一线工作在不断的发展和进步中,疾控机构的规模也发展的越来越大,随之疾控档案的数量和种类也就越来越多,疾控机构的这些变化和发展无疑都为疾控机构的档案管理带来了诸多问题,如档案数量和种类的增加,给档案管理带来了更重的负担。在现代化的今天,现代化的信息管理技术日新月异,一些老一批的档案管理人员不能及时高效的学习信息技术,不能对疾控档案进行现代化的管理,以致在突发疾病疫情的时候不能快速而准确的提供有关的档案资料。

1.2档案的收集和整理工作不到位,布局和局势十分混乱

疾控的档案资料是进行档案管理的必要前提,如果没有档案资料的存在,档案管理也就无从谈起。经过有关调查发现,目前疾控机构的档案资料的收集和整理工作普遍都比较欠缺,做得还不够到位,疾控机构的档案管理都没有一个详细明确的规定或制度,只规定了少部分资料必须进行的归档,疾控机构各科室的档案纳入都相对比较自由,没有太多的约束,以致在需要使用某些材料的时候,才发现并没有归档,或者由于档案管理的布局缺失,导致档案丢失等情况的发生。

1.3疾控工作人员缺乏全面的档案管理意识,专业素质低

从社会实践中可以看出,工作人员专业素质的高低是做好各项工作的关键所在。疾控机构的某些高层管理者和决策者认为档案管理不能帮助机构获得可观的经济效益,没有必要花太多的人力、物力、财力去进行这方面的建设,这是工作人员专业素质低的一个表现;另外,疾控机构的基层工作人员的档案管理意识也明显不够,通常只把机构制度明确规定的资料或者自己认为相当重要的一些资料进行归档,采取管理和保护措施,而把一些在他看来不是那么重要但是又是直接影响疾控工作的资料忽视了,没有进行必要的档案管理,这是工作人员专业素质低的又一表现。

2. 具体应对策略

2.1引进先进的档案管理设备,进行现代化管理

基于疾控机构档案管理的重要性,必须加强对疾控机构档案管理的基础性设备的建设,如设置专门的档案管理办公室;建立可以存放大量档案的库房;采用特殊的档案柜对档案进行分门别类;安装可以测量温度和湿度的科技设备等,对疾控机构的档案进行科学的保护。要派档案管理的专业人才进行定期的学习和深造,及时引进各种新型的档案管理设备,以更加有效的开展疾控机构的档案管理工作。档案管理者应该积极学习信息时代的网络信息技术,充分利用计算机、传真机、打印机等先进的科学技术,对疾控机构的档案管理进行现代化的管理,通过信息技术实现疾控资料的管理一体化,便于对有关档案进行最大限度的使用。

2.2更新疾控机构档案管理的格局,做好档案的收集和整理

改变原疾控机构档案管理的不规范格局,创建一个崭新的档案管理体系,对疾控机构的规章制度中有关档案管理的部分进行进一步的强化和完善。在疾控机构成立之初就得首先完成规章制度的制定工作,一次来约束工作人员的言行举止。随着时间的演进,社会的发展,最初的规章制度已经不能起到必要的约束作用了,这是就应该进行进一步的制度建设,以此来约束工作人员的管理行为。安排专门的人员进行档案的收集和整理,以免管理工作太过分散而引起档案的丢失。

2.3加强档案管理重要性的宣传力度,培养和提高工作人员的专业素质

可以在疾控机构的日常工作中加强对有关档案管理的重要性的分析和宣传,让更多的人都注意到档案管理的有效作用,如在公告栏中有关档案管理的信息;把档案管理划入议程当中,定期召开档案管理的报告会议等,争取在每个工作人员的心中都树立起强烈的档案管理意识,使其积极的参加和配合档案管理工作。提高他们的专业素质和专业技能,鼓励创新,让档案管理工作者找到更多可以有效管理档案的方式方法,提高疾控机构档案管理的有效性。档案管理者应该对有关档案管理的新知识进行及时的学习和把握,以适应疾控机构在新时期的档案管理需求,加强自身的服务意识和责任心,这样才能做好档案管理工作。

3.总结

总而言之,疾控机构的档案管理对疾控机构来说是至关重要的,对疾病的有效预防和控制起着决定性的作用。在疾控机构的日常工作中,不仅不能没有档案管理,而且应该尽可能的把档案管理工作做到最好,这样才能对疾控档案进行科学有效的管理。这就要求有关人员必须针对疾控机构档案管理中所存在的问题,采取相应的有效措施加以解决,以提高疾控机构档案管理的工作效率。

参考文献:

[1]庄丽玲.疾控机构档案信息管理电子化初探[D].科技信息,2010.12.05

[2]王红霓等.新形势下疾控机构档案管理的实践与体会[D].中国现代医生,2011.06.18

[3]孟郊等.浅谈疾控档案管理的现代化[D].职业与健康,2013.06.01

疾控档案范文第3篇

1对于疾病预防控制档案,一方面要求努力丰富其结构,全方位做好档案资源的储备;另一方面,收集文件多少、文件价值的大小,将直接影响其利用率。故做好收档归类工作,强化档案室库藏结构的优化,是加强开发利用疾控机构档案信息资源的基本保障。

2加强疾病预防控制机构档案利用的引导工作,充分了解卫生技术人员对档案的实际需求。在日常卫生防病工作中,都有可能因工作需要凭借档案来解决实际问题,有些人善于识别某些卫生防病档案的价值并能充分利用,而一部分人由于对卫生防病档案缺乏了解和认识,在利用档案时往往不能准确表达自己的需求,防病档案在这些利用者面前就不能完全实现其利用价值。为此,更要注重开展宣传工作,让更多的卫生技术人员了解疾病预防控制档案对日常卫生防病工作的重要性和实际意义,了解其资源的门类和结构,凭借档案帮助解决工作中的实际问题。这对疾病预防控制档案的广为利用有着很好的导向作用。

3加强疾病预防控制机构档案的开发工作,做好档案的知识激活,促进供求双方的吻合。要在政策和法律允许的范围之内,由“保守式”开放转向“主动式”开放,利用本单位或卫生系统的局域网建设等渠道,冲破档案利用的时空限制,及时公布档案室藏信息,解决档案的“孤本”形式与档案需求多样性之间的矛盾,克服长期以来档案信息传播功能低的致命弱点,以利于资源共享。

4促进疾病预防控制机构档案的专题汇编工作,加强档案信息的开发利用。首先,专题汇编工作是提高档案信息利用功能的一个重要而有效的途径。专题汇编是在对疾病预防控制档案材料研究的基础上编辑、加工和汇集成册的,再把专题汇编发放给相关单位、科室、领导,从而有效地打破了档案信息传播上的空间限制,能够同时为更多的利用者利用。如广州市疾病预防控制中心档案工作人员把卫生防病工作多年的经验、成果,作为预防疾病的信息资源,通过计算机进行分类、分析,使分散、零星的档案资料更集中、系统地提供可靠的高层次的信息服务。<广州市传染病发病情况报告一览表》、《广州市四菌接种及新生儿乙肝疫苗接种情况年报表》等参考资料,为防病、流调人员做好各种重大传染病的预测预报、及早地采取有效的防制措施,提供科学依据。广州市近年重大传染病控制得到切实的效果,发病率逐年下降,有力的证明广州市的卫生防病工作取得的成绩。又如通过在对历年广州市细菌性食物中毒、农药食物中毒及蔬菜农药残留检测结果加以研究的基础上编辑、加工,编制成<广州市食物中毒情况分析》。通过汇总的统计数据,反映了广州市食物中毒以细菌性食物中毒为主,而熟肉制品引起的细菌性食物中毒居首位。故提出加大对熟肉制品卫生的监督监测的力度,切实有效地预防细菌性食物中毒爆发。其次,疾病预防控制档案的专题汇编,能更加长久地传播疾病预防控制档案信息。因为已汇编成册的疾病预防控制档案成果,存有复本,此失彼存,克服了孤本的缺陷。

5根据卫生防病工作的不同特点,提高档案利用的针对性、目的性。随着档案案卷数量的逐的增加,疾控机构应把强化档案查询、检索功能作为着眼点,根据各防病领域的需求,开展定向服务和专题服务。如针对环境卫生监测业务的《广州市公共场所卫生管理情况索引》、食品卫生监测业务的<广州市集体食堂卫生工作情况索引》、传染病防制业务的<传染病防制文件汇编》、<广州市非典型肺炎防治预案、方案》等检索工具,是中心档案室有目的、有计划地从大量的档案材料中进行筛选,通过分析、研究,加工成与各业务工作联系密切的专项查询目录,方便业务科室的查询,使档案查询更为便捷、高效。

6加强疾控机构档案工作的队伍建设,不断强化档案管理者的自身素质,及时完善知识结构。疾病预防控制档案工作专业性强,加之疾控机构的卫生防病工作针对着各种日益复杂的公共卫生事件及不断变化的新型传染病,更需要疾控机构档案管理者要有一定的专业知识和全面掌握档案业务技能,还要加强现代化知识的学习,如计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识。只有档案人员的自身素质提高了,才能有效地开发利用档案信息资源,提高疾控机构档案的服务利用程度,充分实现其利用价值。

疾控档案范文第4篇

【关键词】疾控机构;档案管理工作;信息化建设

中图分类号:R19

文献标识码:A

文章编号:1006-0278(2015)05-015-02

疾控中心是我国各种疾病预防控制的卫生性公益性单位,在疾控机构的档案管理中的相关资料对当前各种流行疾病有准确的预测趋势,能为出现的疾病预防和控制提供准确的依据,对今后可能引发出现的疾病还能提供重要的参考价值。因此,疾控中心的档案管理工作不可忽视。随着科学技术的发展和信息化技术的普及,过去陈旧的档案管理方式己无法满足当前的工作需要,如何在当前的科技时代实现档案信息化管理,己成为值得关注和探讨的话题。

一、档案信息化建设在疾控机构中的重要意义

(一)档案信息化建设目的

随着信息时代的到来,疾控档案信息化建设重要性得到了充分的证明,如何使疾控档案的利用更为有效,成为了当前我国档案管理工作的重中之重。疾控档案的信息化建设,要求将计算机强大的数据系统处理功能结合网络传播的高效性贯穿应用于档案管理与使用工作的每一个环节,不断提高档案管理工作的效率,提高档案资料信息的利用能力,将工作人员从繁重枯燥的管理工作中解脱出来,充分利用科学技术和信息化管理手段提高档案管理工作水平。

(二)档案信息化建设意义

档案信息化建设改变传统纸质档案繁杂劳动管理的方式,作为社会公共卫生管理的主要任务和主要内容,如果延续采用纸质管理模式,无疑增加了工作量,在人力、物力和时间上的消耗也是巨大的,影响档案管理工作效率。充分利用科学信息化管理手段,能够有效对档案信息进行电子化合理排序和分类,还能利用各种功能进行检索、复制和传输,大幅度提高工作效率。另外,档案信息化建设还不受保管条件的限制,更好地保护档案文件。传统的纸质档案在保管过程中会随着时间的推移出现资料变质或残损的情况,过于频繁查看和使用还会加速损坏的可能,这些在电子化档案管理中能得到有效的避免。

二、当前疾控档案信息化建设的现状

(一)上级不够重视

当前,我国对于疾控中心信息化建设的投入总体来说还不够,尽管很多地方的各级政府和相关部门已经注入不少资金以提高业务部门实力,但是也有不少地方疾控中心的档案资料管理还处于纸质文件为主、电子管理为辅的阶段,相应的规章管理制度也没有制定和出台,标准的档案管理需要的配套设施和环境也无法得到提供,比如数字化网络、专业存储、软硬件配备等。此外,从省市的档案调动和连通共享工作都没有得到应有的重视,由于对档案管理工作的忽视,出现了不少资金不足、制度不够完善的问题。

(二)专业素质较低

信息化建设的推进需要一批专业的技术管理队伍和人才,但是当前我国很多地区的疾控中心相关人员在思想素质和工作能力上还打不到要求,不少疾控中心的专业人员由兼职从事,经验丰富的工作人员缺乏对计算机系统的熟练操作和应用,而新人的人才在收集档案、整理档案的工作中无法专业迅速地处理,这样的工作情况会影响疾控中心档案信息化管理的推进。

(三)存在安全隐患

疾控中心的档案管理有一定的特殊性和复杂性,其内容包括了科研档案、突发流行病资料、疫情信息资料、传染病资料、公共卫生信息等,这些资料信息对国家人口的安全有着直接的影响,同时还具备了保密性。但信息化管理无疑受到了网络安全、系统软件安全以及工作人员保密安全等多方而的威胁,例如硬件出现故障、网络遭遇病毒、文件资料被人为篡改等,这些都给疾控档案信息化建设带来了发展和隐患。

(四)管理软件落后

当前我国很多疾控中心使用的管理软件属于通用版,相关的专业人员并没有针对业务的具体特点对其进行改进和优化,导致很多软件的功能没有得到充分的发挥,而与业务相关的档案在需要使用的情况下也提供不了,特别是当前市而上出现的无法提供外部接口和类似疫情网络传播、传染病监测等信息连接。由此可知,专业化的工作人员如果没有先进的软件配合与支持,那么在整理归档的工作中还是会遇到很多问题,甚至造成人力和财力的巨大浪费。

三、疾控档案信息化建设措施

(一)重视档案管理,加大资金投入

各地区疾控中心的管理人士应该重视档案管理工作,全而深入认识档案管理工作在准确预测疾病流行趋势和预防控制方案制定等方而的重要意义,因此必须在法律规定的情况下充分结合当地的实际情况,制定出科学的行之有效的管理制度,特别是针对电子档案的收集工作和整理工作顺利进行而拟定的规章制度,另外还要配备标准的绩效考核,强化信息化管理。相关部门还要在资金方而给予疾控中心一定的支持和帮助,优化档案部门良好物理环境、安全电路等方而的硬件设施建设以及包括操作系统、杀毒软件、防火墙、加密文件软件等方而的硬软件配套设施建设。更要从长远的发展角度出发,将其作为各地区档案连接的重要媒介综合信息,加大资金投入,以起到连接和维护的作用。

(二)培养档案人员,引进专业人才

现代疾控中心档案管理工作需要一批有着高尚道德水平和优秀专业素养的复合型人才,因此引进培养专业性的高素质人才是当前疾控档案信息化建设工作的重中之重。在疾控单位中,针对经验丰富但缺乏计算机基础技术的工作人员,单位应该对其开展定期的培训以提高计算机操作能力;针对具备一定档案管理能力及计算机基础操作能力的工作人员,单位可以定期组织各种学术讨论或讲座等科研活动帮助他们强化专业认识,同时还可以有效增强各个部门之间的沟通与交流。另外,还要努力从外部引进更多的符合档案管理要求、具有丰富管理经验的人才以协助疾控中心做好档案信息化建设工作。

(三)落实安全制度,强化管理技术

档案信息管理中的安全问题必须依赖强有力的安全管理制度的保障,在具体工作中药加强对工作人员的管理培训,还要彻底落实工作责任制,对工作人员的工作表现实行奖罚分明的考核制度,此外还要严格划分档案文件的安全级别,尤其是一些机密文件的保管更要实施物理隔离的措施,充分全而认识网络管理的弊端,加强秘钥管理。而一些系统机密则要运行跟踪制度,通过计算机自动生成系统日志来对其加以监督,自主维护,出现故障及时整理恢复,在日常工作中要养成定时的维护和病毒防范的习惯。

(四)开发管理软件,提高管理效率

各个疾控中心要根据白身的实际情况制定有针对性的管理方案,开发符合白身需要的档案管理软件模块,保证其具备外部接口提供,网络直报系统以及各系统相互连接的功效,对这些重要的业务档案进行统一有效的管理,不但能预防信息孤立无效使用的情况,又能大幅度提高档案信息利用的效率,提高档案管理工作的效率。

四、结束语

综上所述,疾控档案信息化建设对于各地区疾控中心而言都是至关重要的,档案的信息化建设以及有效管理需要每一个工作人员加以重视和认真执行,除了要全方位认识到计算机技术在疾控档案管理的巨大作用外,还要加大资金投入,加强人才培训,落实安全制度,开发管理软件,提高工作效率,最大程度地推进疾控档案信息化建设进程,使得我国当前疾控档案管理工作与时代信息化发展接轨,管理工作更加高效、专业、规范。

参考文献:

[1]杨洁浅论疾控档案信息化建设[J]现代商业,2014,11 (12):22-23

[2]黎青.疾控机构档案信息化建设浅析[J]办公室业务,2013,12(07):19-20.

[3]赵坚疾控中心档案信息化建设初探[J].科技视界,2014,12 (11):41-42

疾控档案范文第5篇

关键词:设备档案;疾控中心;档案管理;重要性

档案管理工作需要重视专业性和机密性,也是确保相关单位高效运行的重要条件。因为科学技术在不断发展,许多高端先进的医疗设备被引入卫生机构,如何规范地建档备档,对仪器设备进行严格管理,是疾控中心目前需要解决的问题。疾控中心主要是为地区疾病预防控制和卫生监测服务的,国家卫生部门对疾控事业非常重视,并且为省疾控中心配备了很多检测仪器。面对大量的仪器设备,疾控中心更应加强对设备档案的管理,这也是加快建设高效卫生体系的重要举措。

1 疾控中心设备档案管理工作的缺陷

1.1 管理方式落后

虽然我国各地区的档案事业近几年取得了一些进展,国家也对此给予了充分重视,疾控中心的信息管理平台也成功建立。但是因为投入资金不足这个问题,档案管理配置还比较欠缺,这也导致档案管理的有效性和准确性降低,尤其是设备管理方面更加突出。

1.2 管理人员水平低

档案管理是疾控中心工作中最容易被忽视的一项工作,因此,疾控中心对管理人员的素质要求也不会很高,有时候甚至会让其他部门的员工兼任。因为大家都不重视档案管理,做事的时候也是抱着敷衍了事的态度,缺乏责任感和耐心,所以疾控中心的档案比较混乱,甚至有些档案丢失了都无人知晓,等到要用的时候才发现已经“不翼而飞”,整个工作的效率非常低。

2 在疾控中心档案管理中加强设设备档案管理的重要性

2.1 为疾控中心运行打下基础

设备档案管理是疾控中心高效运作的硬件保障,疾控中心加强设备档案管理,其实是对设备维护、检测、换置和保存等环节加强管理,这一举措对整个疾控中心来说意义重大。一般来说,疾控中心应该了解每一项设备器材,包括原始状态、运行状态和市场情况都要了解,然后根据这些信息制定管理计划,这样才能做到符合市场发展需求,并在此基础上得到优化,从而提高疾控中心的运行效率。设备档案管理主要包括设备使用寿命、维修护理计划和设备更新日期等内容。

2.2 提升档案管理工作层次

从层次意义上来讲,设备档案管理属于疾控中心总体档案管理的一小部分,而且占据关键地位。由此得知提升设备档案管理工作的层次也有益于总体档案管理工作层次的提升。从设备档案管理工作的内容来看,疾控中心要想对档案进行有效管理,就必须先了解设备器材的具体情况,然后对其进行分类整理。比如说,可以根据设备生产时间、使用寿命和维护周期进行分类,这样可以保障疾控中心设备的正常运作,再结合其他档案进行综合管理,就可以提升疾控中心的整体水平。因此,只有对设备档案情况进行了解,才可以完成规划管理工作,为其他档案管理工作指明方向,进一步完善档案管理w系。

3 加强设备档案管理的建议

3.1 将设备档案管理纳入疾控中心目标管理

在这几年内已经被纳入疾控中心的质量管理目标管理,并且建立了专门的档案管理委员会,由疾控中心的主管和处所负责人构成,中心档案室还安排了兼职档案人员,并设置了完整的档案管理网络。这样相关人员就可以配合档案人员做好档案收集工作,并根据设备和仪器的购置过程形成记录资料,以免造成材料缺失。

3.2 完善仪器设备档案

设备档案以后,并不能说明档案管理工作就结束了。如果有些设备的部件丢失了,还要设法追回来,并与之相关的文件存入档案库。在清点购买的设备时,经常会发现某些附件或器械缺少的情况,比如说同时进口设备配置国产电脑,但是这些构件不能同时到货,因此档案管理人员就要留下该公司的联系方式,记录好缺少的部件名称和数量,等所有构件到齐再仔细查看,进一步完善缺失部件信息。然后把欠条归还公司的工程师,把部件清单归入档案,还要注明后续设备的到货日期和归档日期。如果出现加或者软件升级的情况,就要增加软件光盘和硬件说明书等资料。现在有很多仪器都需要经常升级,或者添加模块,因此管理人员要增强责任心,及时补充这些软硬件资料,并且要注明添加了哪些档案以及具体时间,这样便于日后查找和使用。

3.3 充分利用计算机技术

计算机技术已经被运用于多个领域,对于疾控中心设备档案管理工作来说,充分利用信息技术进行管理也是非常有必要的。运用计算机技术对设备档案进行管理,具有较高的安全性和工作效率,是一种比较可靠的方式。而且计算机管理模式能够简化设备档案管理程序,节约工作人员的时间,删减了许多繁琐的环节,让工作效率得到大幅提升。计算机管理运用科学的智能化管理方式,让疾控中心设备档案管理进入数字化时代,从而全面提升档案管理水平。另外,计算机技术还可以实现信息共享功能,让疾控中心的每个部门都能了解设备档案信息,这样就可以快速安排设备使用计划,尽量满足内部人员的工作需求,对于社会发展也是意义重大。

3.4 加强管理人员培训

无论哪一项工作,都需要优秀的工作人员才能顺利开展。因此,培养出优秀的档案管理人员,可以有效提升管理水平。几恐慌中心应为工作人员安排一些专业培训,可以采取定期或不定期形式,并根据工作人员的工作内容和工作情况作出合理的安排,致力于提升工作人员的整体素质,端正他们的工作态度,增强他们的管理能力。此外,还可以聘用一些专业管理人才,让他们指导其他员工,在实际工作中进行针对性辅导。

3.5 加大设备档案管理投入

的档案储备在我国属于公共资源,肩负着记录信息和服务大众的责任,设备档案在其中发挥着重要作用。因此,疾控中心亟需提高档案管理工作水平,相关部门也要加大资金投入,完善设备档案管理的设施和工作环境。要想确保档案管理的质量,就要先做到完整保存档案,在利用信息化手段进行管理时,要注意观察找出问题,然后及时采取措施。除了配备管理设施以外,也要注意提高设备档案管理的安全性。也就是设置计算机防火墙,以免因为网络问题影响到设备档案的安全,导致储存的档案被删除或销毁。另外,还要购买防火器材,这样在出现突发状况时就可以及时挽救。

4 结语

随着医疗技术的不断发展和患者对服务需求的增加,各地疾控中心的运作需要接受新时代的挑战。做好设备档案管理工作不仅可以为疾控中心的运作保驾护航,还可以推动疾控中心的可持续发展。本文根据调查和分析,简短地概括了疾控中心设备档案管理工作的缺陷,并剖析了在疾控中心档案管理中加强设设备档案管理的重要性,希望能为设备档案管理水平的提升提供依据。

参考文献

[1]万蓉.设备档案在疾控中心档案管理中的重要性探讨[J].职业卫生与病伤,2013,05:312-313.

[2]杨云伟.试论疾控中心档案管理中设备档案的重要性[J].办公室业务,2016,01:95-96.

疾控档案范文第6篇

关键词:档案管理;疾控中心;问题;对策

疾控中心的档案具有种类多、内容多、范围广、周期长、不可复得性等特点,做好档案的收集、整理、归类工作,有利于提高档案的利用率,促进疾病的监控、分析、防治工作的顺利进行。经过对我国各级各地疾控中心的档案管理进行调查发现,各级各地的疾控中心档案管理方法不一,管理标准不一致。有的疾控中心没有设置专门的档案管理部门,档案分散在各个科室中或是个人手中,几乎不存在档案管理的影子。有的疾控中心采用中心存目录、科室存档案的方式进行档案管理,档案管理效率低,经常出现档案的丢失、破损情况,这不利于疾控中心充分利用档案资料,做好卫生防疫工作。

一、疾控中心档案管理存在的问题

1.档案管理意识薄弱。档案管理工作是一项非常复杂又繁琐的工作,它要求工作人员要有默默无闻的无私奉献精神,工作人员细致、耐心的做好每一天的基础工作,做到当日事当日毕。疾控中心为广大人民群众提供卫生防疫服务,是公益性机构,其档案管理工作做得再好也无法创造一定的社会效益。这种情况就导致疾控中心的领导忽视了档案管理工作,档案管理意识薄弱。许多疾控中心的领导只是将档案管理工作作为各个科室的一项基本工作任务,没有设置专门的档案管理部门,聘请专业能力强的档案管理人员进行系统性的档案管理,进而也就导致了档案管理效率低下的问题,档案丢失、破损已不鲜见。

2.档案管理能力弱化。有的疾控中心档案管理制度落后,不能适应新时期档案业务的发展要求。有的疾控中心缺乏对档案的整体把握能力,没能将档案集中起来管理,档案分散在各个科室中,许多档案没能及时归档整理,档案管理能力低,档案利用率低,档案的作用没能充分发挥出来。

3.档案管理规范性不强。档案管理缺乏规范性和科学性,疾控中心没有为档案管理制定出完善的工作制度和标准,没有明确规定各个类型档案的收集整理标准,这样就使得档案管理的规范性差。当需要查找档案资料或利用档案资料时,往往需要翻箱倒柜找很久,这样就降低了档案资料的利用率,档案资料的作用没有被充分发挥出来。

另外,档案的制作不规范。比如说,采用十六开的办公室用纸来进行规范的书写,并留出装订线,如果没有留出装订线,那么就给档案的装订带来一定的麻烦,不利于档案管理工作效率的提高。

4.档案管理信息化程度低。信息技术给人类社会带来了翻天覆地的变化,它也可以运用于疾控中心的档案管理中。运用信息技术可以提高档案利用率,可以更好的保存档案。虽然说许多疾控中心努力建立档案管理信息化系统,但是,系统的功能少、实用性不强,不利于档案利用率的提高,许多工作人员还是习惯性的查阅纸质的档案资料。所以说,还必须加紧档案管理信息系统的研究,提高档案管理的信息化水平。

二、提高疾控中心档案管理水平的对策

1.建立档案管理工作制度。疾控中心的档案具有不可复制性的特点,必须做好档案的收集整理工作,提高档案管理的规范性,从而有效提高档案的利用率。各地各级疾控中心应根据《档案法》的有关规定和本单位档案的特点建立完善的档案管理工作制度,明确档案收集、整理、归档标准。就拿档案的收集来说,应将随时收集、定时收集、跟踪收集和重点收集结合起来,确保档案、资料齐全、完整。同时,档案管理人员不仅要做好职责范围内档案的收集、整理、保管工作,还应定期、不定期指导督查本单位所属各科室档案资料的收集、整理,建立各类档案管理制度,提高档案管理的科学化和规范化水平。

2.优先聘用高素质人才从事档案管理工作。疾控中心首先要提高思想认识,设置专门的档案管理部门,并聘用高素质人员从事档案管理岗位工作。同时,还应在实际工作中加强档案人员的素质培训,加强复合型人才的培养,从而提高档案人员的业务素质和职业道德素养。

由于疾控中心的档案管理工作具有保密性和服务性的特点,所以说,应开展政治素养培训,提高档案人员的政治觉悟,使其以高度责任心面对每一天的工作。强化档案管理及相关业务知识培训,提高自身综合技能,创造性的开展档案管理工作,不断提升档案管理水平,为本地区卫生防疫工作做出积极贡献。

3.提高档案管理的信息化水平。档案管理信息化系统建设是提高档案管理水平的重要措施,是减少档案管理工作量的重要方法,是提高档案利用率的重要方法。疾控中心将档案信息化建设纳入本单位信息工作中,统筹规划,完善档案信息化管理系统,充分利用室藏档案资源,提高信息化系统的实用性,增加功能,增加档案资料的查询功能,将模糊查询、综合查询、分类查询等有机结合起来,提高档案利用率。

4.实行档案两级管理。实行档案的两级管理就是说:将档案管理工作分成中心级和科级的两级管理。中心级的档案具有综合性、学术性的特点,比如说:档案管理工作标准、年度卫生检测报告、疫情流行病因分析报告等就属于中心级档案。而科级的档案则是在日常工作中产生的,这些档案资料要根据其服务对象的发展情况而变化,具有易变性,如疫情调查处理材料、工作人员的体检报告、公共卫生监测报告等就属于科级档案。

疾控中心可以根据自身业务的特点制定出明确的档案两级管理工作标准,明确区分中心级档案和科级档案。成立中心级档案管理部门和科级档案管理小组,由专业人员做好档案管理工作,逐步提高档案管理水平。

三、结语

疾控中心档案管理效果的好坏直接关系到其卫生防疫水平,关系到老百姓的身心健康。其档案具有种类多、内容多、范围广、周期长、不可复得性等特点,档案管理工作难度大,这要求各级疾控中心认识到档案管理的重要性,加大资金投入,进行档案管理信息系统建设;创新管理体制,采用职责权清晰的两级管理体制;加强培训力度,提高档案管理人员的业务素质和职业道德修养;学习《档案法》,健全档案管理工作制度。

参考文献:

[1]尹福顺.浅议基层疾病预防控制中心档案管理与建议[J].华章,2013(22).

[2]李丹.浅谈疾控机构档案管理存在的问题和对策[J].医学信息(上旬刊),2011(7) .

[3]刘俊秋.浅谈如何做好疾病预防控制档案管理工作[J].时代报告(学术版),2012(11) .

[4]陈莉.新时期疾病预防控制中心档案管理工作[J].办公室业务,2012(9) .

疾控档案范文第7篇

【关键词】 档案管理 现代化

知识经济社会快速发展,需要大量的信息为其支撑,疾控档案管理如何才能达到将人类社会知识的积累和作为科技成果的信息的档案快速、准确地提供给社会服务的目的,惟一的办法就是充分运用现代技术手段科学地管理档案。为了适应现代社会发展的需要,档案部门正积极地将各种现代信息技术运用于疾控档案管理工作中。

1 管理手段的现代化

现代信息技术运用于疾控档案管理工作,在传统的档案工作的各个环节中,现代疾控档案管理手段替代了传统管理手段。

利用计算机完成文档一体化管理,计算机辅助立卷,档案文件的全文和档案内容信息的存储与检索,档案自动标引、编目、统计、借阅,档案库房管理等,并且在进行管理时,计算机可以不分各个业务管理环节的先后顺序,使传统疾控档案管理的有时间先后的各个业务环节实现了无缝衔接,从而提高了档案工作的效率和质量。

运用多媒体技术将静态图像、图形、手稿、照片、文字、录音、录像等各种不同载体的档案以数字形式存人计算机,对档案进行综合处理,使利用者能随时查询文字、照片、声音、影像等多种形式的档案信息。从而改变了传统档案都是平面的,文字、图像、声音等不同载体的信息相互分离存储,难以有机地结合起来的局限,促进了档案信息处理效率的提高。利用多媒体技术实现多种类型档案信息的综合性管理。

网络化是档案工作步入现代化的最好的技术手段。网络技术和虚拟技术的运用,改变了传统档案馆档案收集、归档和信息利用的方式。

自动控制技术的运用在疾控档案管理中尤其是在对库房进行自动化管理中发挥重大的作用,比如自动监控库房温湿度,记录分析空气清洁度,自动控制防火、警卫等。条码技术运用于档案库房管理,摆脱了由落后的手工操作带来的档案放错位置、缺档的问题,提高了工作效率。

运用数字电子影像技术,将传统的纸质等档案载体的文字、图片、影像等直读信息转换为数字代码信息,结合运用计算机管理软件、数据库技术、数据压缩技术、海量存储技术,对数字化档案信息进行存储、管理、索引,以代替纸张等传统存储和管理方式。具有大量文件快速录入、文档海量储存备份、查询方便快速、节省存储空间与成本、文档资料的共享、保持原始资料和凭证的原始风貌、大大提高档案的使用寿命等优点,解决了疾控档案管理中保存困难、管理成本高、检索困难的问题。

传统纸质档案信息的保密比较简单,只要载体不受损坏,疾控档案管理人员遵守职业道德,严守档案机密,就能使档案信息的安全性等到保证。而电子档案由于其自身的特点,保护好载体不受损坏,仅只是最基本的要求,电子档案信息的保密需要采取多种现代技术方法和手段来实施。网络系统运用于疾控档案管理中,档案馆中最宝贵的不是各种网络硬件,而是网络上存储的档案数据,如果无法保证网络数据的安全,那么档案的网络管理就失去了意义。目前普遍使用的网络安全技术主要有:防火墙技术、网络入侵检测技术、网络防病毒技术、网络文件备份技术等。

2 管理方法的现代化

疾控档案管理对象的数字化必然要求其管理模式与方法的相应变革。随着现代科技、生产和管理活动的发展,伴随着办公自动化、信息技术应用的不断发展,电子文件、电子疾控档案管理的新课题已经提出。现代信息技术为以电子档案为对象的疾控档案管理工作提供了一个崭新的平台,疾控档案管理工作的模式与方法也发生了巨大的变化。

(1)文件归档的新模式

电子文件的归档模式一种是在单机环境下形成的电子文件,归档是档案载体的归档,其工作模式与纸质文件大致相同;另一种是基于网络环境下形成的电子文件,采取网络移交的方式进行归档,即由计算机网络系统自动完成其积累,形成相应的电子档案数据库,也就是通常所说的“文档一体化”管理模式。文档一体化的实施是通过运用计算机网络技术把各文书处理部门联结起来,各部门起草的电子文件由计算机网络传输到档案部门,档案部门通过计算机主机对信息自动判断,完成从文件起草、管理,到文书自动组卷、同步著录标引、编目、归档等文书处理工作和归档的全部业务工作。

(2)档案移交与接收程序的新模式

网络环境下生成的电子文件则可以随办随归,只要办理完毕就可以完成电子文件的逻辑归档,打破了档案移交和接收的时限,既减轻了机关档案室的工作量,也使档案馆成为真正意义上的信息中心。

(3)档案整理工作新模式

在计算机网络环境下生成的电子档案,其整理工作是通过计算机和网络技术实现对虚拟档案信息的整理,这与传统的以纸质等档案实体为对象的手工整理工作模式相比,发生了巨大的变革。主要体现在以下几个方面:

1)以“件”为单位整理立卷的变革。电子文档是“虚拟”的,电子文档的整理是“非实体”的在整个整理过程中,传统“案卷”的概念在电子文档中已经消亡,传统的手工立卷、组卷、装订等整理方式也将成为历史。

2)“全过程管理模式”。所谓“全过程管理”就是指对电子文件从产生到最终销毁或永久保存进行全过程的监控和管理。在电子文件时代,电子文件从产生到最终销毁或永久保存是一个完整的运动过程,而且各个运动阶段之间的界限不再像纸质文件那样明显、容易区分,这就更加需要对电子文件从生成、运转到保管、利用和销毁的整个生命过程实行实时监控,以确保电子文件的完整性、真实可靠性、安全性和可读性。

3)“前端控制理论”。在网络环境下,电子文件与疾控档案管理的各个工作环节之问界限已变得模糊,疾控档案管理不再是从文件归档转化为档案开始,而是延伸到文件的形成阶段,在电子文件管理系统设计之时就积极介入其中,把电子文件(包括归档电子文件)的管理要求融入系统功能设计之中。

4)整理工作的质量。由于电子文档的整理是在计算机上完成的,其整理质量不再像纸质文档那样仅仅取决于档案整理人员的水平和敬业精神,而是有赖于疾控档案管理软件。因此,电子文档整理时既要设计好分类方案,又要开发出先进科学的疾控档案管理信息系统,从而达到提高整理工作水平的目的。

(4)档案鉴定工作新内容

电子档案内容鉴定的原则、标准和方法与纸质档案大体相同,根据档案内容判定其保存价值,并根据其价值的大小确定不同的保管期限;技术鉴定则是从信息技术的角度对它的可存取性、安全性及生成时的环境条件进行鉴定。主要包括可读性鉴定、病毒鉴定、介质(存储载体)状况鉴定、软硬件环境鉴定,电子档案的鉴定工作将逐渐转变到以技术鉴定为主。

(5)档案库房自动化管理新模式

运用计算机、网络等技术进行档案库房的全新管理模式,即自动化档案库房管理。自动化库房管理主要包括两方面的内容:一是利用疾控档案管理数据库与档案库房建立逻辑关联,由计算机对入库档案和库房设备的有关数据进行分析,随时反映库房情况,例如库房的空间利用情况、库存档案材料的类型、保管状况等;二是由计算机自动调节库房的温湿度、库房供暖、自动控制照明、自动防火、智能报警系统等。

(6)档案保护新思路

电子档案载体的保护,主要是要保证电子档案载体有一个适合于磁、光介质保存的环境,诸如温度的控制要适当,存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求,载体应直立排放,满足避光、防尘、防变形等的要求,并远离强磁场和有害气体等要求。由于电子档案载体,特别是磁性载体,一般保存时间为10~20年,因此,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性。对于电子档案的检测与维护,要进行严格管理,因为任何一项误操作,都可能使保存的电子档案遭到人为损害,甚至造成无法弥补的损失,所以,必须对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录,避免发生人为的误操作而造成不必要的重复劳动。

(7)统计工作的自动化

由于电子档案立足于计算机管理,其统计工作变得非常简单,一般的疾控档案管理信息系统都具备自动统计功能,依赖于计算机管理的档案统计工作准确性高、工作量小。

(8)档案利用的网络化

计算机网络技术为档案信息能超越时间、空间、机构等提供了便利。通过建立档案信息网站,将档案信息网联入互联网或公众信息网,不仅实现了档案部门间的信息交流和资源共享,而且拓展档案利用服务的范围,使档案服务从封闭的机要服务转向开放服务,从为单纯国家机构服务扩展到为全社会服务,从单纯为政府官员服务扩展到为广大民众服务。在档案服务工作中完全以电子计算机和网络技术进行信息的组织,以档案信息管理系统实现检索功能,向利用者提供内容丰富、形式多样的档案信息,使档案服务工作中的时间与空间概念发生了巨大变化。现代信息技术为档案信息资源共享提供了条件。

3 档案工作的新模式

随着信息技术在疾控档案管理工作中的运用,档案工作的模式发生了巨大的变革。利用先进的管理手段,推动档案事业的发展,使档案工作向深度和广度上发展,大大提高档案工作的效率,保护档案,延长其寿命,使疾控档案管理逐步实现由传统的手工管理模式向现代化、网络化管理模式转变。

参 考 文 献

[1] 傅荣校.《档案管理现代化》,浙江大学出版社2002年版,第13页.

疾控档案范文第8篇

关键词:疾控中心;档案管理;特点;策略

疾控中心是维护民众生命健康的重要组织机构,其内部档案是疾控中心在开展传染病预防控制、突发卫生事件处理、健康教育宣传及实验室分析过程中累积的数据资产,对其今后工作的开展具有重要指导意义。注重疾控中心档案管理质量的提升,能够为其今后各项疾控工作高效进行奠定基础,确保疾病预防控制决策的科学性和准确性。

1疾控中心档案特点

①信息来源复杂。疾控中心档案来源繁多,不仅涉及有人类疾病、各种传染病、流行病,还包括有社会环境、人文环境、环境污染、地质水质等。②客体对象群集。疾控中心肩负维护社会民众生命健康的重任,涉及最多的便是各种传染病及自然灾害,疾控档案反映客体对象的群集性特点十分明显。③信息主体民主性。疾控中心档案内容与社会亿万民众具有直接关系,以免费接种项目为例,民众具有选择或拒绝的权利,这体现了我国基本卫生保健的民主性,因而疾控中心档案信息主体具有民主性特点。④档案内容全球性。疾控中心档案中涉及的传染病、流行病等内容并不受地理位置局限,全球范围内均可发生,因而档案内容还涉及许多国外相关信息资料。

2疾控中心档案管理质量提升策略

2.1增强档案管理人员服务意识

服务是档案工作的属性,是档案工作永恒的主题,做好服务工作始终是档案部门的努力方向。因此疾控中心应重视档案管理人员服务意识的培养,提高档案开发利用率,以便于为疾控预防与控制提供科学资料依据[1]。要想提升疾控中心管理人员管理意识和服务意识,重点在于加强疾控中心领导及档案管理人员对档案管理工作的重视度,比如可以将档案管理质量规划到管理人员效率考评内容当中,以此来调动档案管理人员工作主动性,并针对档案管理工作制定相关竞争和奖励制度,激发管理人员积极性。另外,建立起良好的档案工作环境,真正提高乡镇档案管理工作的质量和效率,为政府、民众及其他医疗机构提供更好的服务。

2.2制定完善档案管理法规体系

疾控中心应根据自身档案管理特点制定科学、完善的管理法规体系,对档案管理原则、主体、方法、开发准则、利用等内容进行明确规定,同时还要确定疾控中心档案管理范围、责任人、归档期限、归档标准及相关流程手续等内容;制定保管期限规定、保管期限表和疾控档案保密规定;应明确档案开发利用相关章程内容,包括档案开发原则、开发权限、开发时间等;制定档案分类标准及档案类目级次,构建疾控中心档案分类体系;明确疾控档案档号编制规则及档号代码编制疾控档案类目、归档、保管期限、密级一览表,规范疾控中心档案全国统一分级管理,提高疾控中心档案管理的规范化、标准化和信息化。

2.3构建制度确保档案管理安全

当前,随着网络信息技术的发展,许多疾控中心已经开始加大进行档案管理信息化建设,档案管理效率及质量都得到的进一步提升,但随之而来的信心安全问题也备受关注。信息时代背景下的档案管理存在使用权限问题,容易被黑客攻击、病毒侵袭,或第三方入侵者恶意篡改或监视,安全问题难以保障[2]。因此,疾控中心针对自身信息化档案管理还应制定相应的安全保障制度,确保档案管理安全性和保密性。严格依照国家及教育部门相关法律法规及章程制度来进行,提高档案管理人员安全防患意识,避免档案泄密、失密情况的出现。另外,还可利用电子身份认证、防火墙技术、数据加密技术、杀毒软件等技术来提高档案安全性。

2.4注重管理人员综合素质提升

要想提高档案管理水平,必须要重视管理人才培养及管理人员综合素质提升。①重视档案管理人才选拔工作,强调优秀档案管理人才的选拔,提高档案管理工作的进入门槛,实现疾控中心档案管理的规范化与专业化发展,避免因为管理人员自身素质问题而阻碍档案管理工作的有序开展;②可定期组织开展各种教育培训活动。要做好档案管理就应当努力提升管理工作人员的综合素质能力,通过培训教育活动的组织开展,鼓励档案管理人员积极参与,在实践训练中增强他们的专业技术能力。另外,疾控中心应支持档案管理人员学习深造,参与各种职称考试,要求他们掌握必备信息化管理技术,保证档案管理质量的创新提升。

3结束语

在当前时展背景下,必然会对疾控中心档案管理工作提出更多、更高的要求。增强服务意识、制定法规体系、确保档案安全、提升人员素质,实现依章、依规、依法档案管理,是推进疾控中心档案管理工作的有效途径。

[参考文献]

[1]周娟.疾控档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务,2015,(17):71.

[2]张琳.试论加强疾控中心档案管理的方法和注意事项[J].办公室业务,2014,(13):206

疾控档案范文第9篇

本文介绍了档案管理信息化在疾控中心档案管理中的应用,对档案信息化管理进行了研究,分析了其中的不足之处并提出了解决方案。

【关键词】

疾控中心;档案管理;信息化

随着信息技术的快速发展,“互联网+”已成为国家经济社会发展的重要战略。信息技术的便捷性与必要性愈发明显,信息化成为了各行业发展的必然趋势。疾控中心具有指导建立国家公共卫生监测系统以及对重大疾病的发生、发展和分布的规律进行流行病学监测等职责。在这些职责中,档案管理的有效性和效率性具有重要的影响因素。疾控中心的档案管理,是在疾病预防控制的现实工作中所积累形成的。疾控中心传统的档案管理模式有些已经落后,不能够有效便捷地满足当前快速发展的需要。疾控中心档案管理的信息化已经成为了一种必然的发展趋势。

一、档案管理信息化应用

信息化是信息技术被高度应用的结果。信息化中信息资源能够被高度地共享,可以使人的智力和各种社会资源被充分地发挥利用,并且能够使个人行为、组织决策和社会运行达到一种合理化的理想状态。信息化是以通信技术、网络技术、数据库技术为基础的,汇总所研究对象的各要素至数据库,供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等,和人类各种行为相结合。信息化可以极大地提高各种工作效率,为推动人类社会发展提供了很大的技术支持与服务。疾控中心档案管理是一项很复杂繁琐的工作,涉及的范围很广。信息技术的出现为档案管理工作提供了极大的便利。信息技术改变了以前工作落后的方式,减轻了档案管理人员的工作负担,加快了档案信息化的过程,使其利用率得到最大化的体现。

(一)提高工作效率,缩减工作成本。

传统的档案管理在收集过程中太麻烦,需要大量的人力物力。一是需要大量档案管理人员手动记录档案,工作周期太长且人员浪费严重。二是需要更多的纸质材料,耗材成本太高。信息化的应用可以极大地改善这两方面的问题,一是缩减工作周期、减少工作人员数量,二是降低耗材成本。这样就极大地提高了工作效率,也提高了档案的利用率。

(二)加快信息收集,优化管理模式。

信息化使得档案管理人员通过电脑等终端就可以对各种疾病的数据进行系统地收集、整理和总结。随着“互联网+”的快速发展,可以通过网站、微信、APP等收集到各种疾病的信息。这种新型的信息收集方法更加快捷高效,同时也优化了信息管理模式,可以及时地修改完善,保持了数据的实时性。

(三)节约存储空间,实现电子存储。

传统的档案基本上是纸质版本的材料,存储所用的空间面积比较大,保存难度太大,时间久远的纸质档案材料容易出现数据缺失,另外查找翻阅时耗时耗力。信息技术可以使档案以电子的形式存于电脑的硬盘中,也可存入网络数据库,并可存储在网络云端中。这样可使得空间更加节省,数据存储更有保证,资料调取更加方便,更可实现数据的网络共享。

二、档案管理信息化的不足之处

疾控中心的档案管理,是在疾病预防控制的现实工作中所积累形成的,为疾病预防控制人员研究各种传染病流行规律、进行科研提供了重要的理论依据。然而在我国疾控中心的档案管理中,信息化的应用还没有得到很好地普及,而且信息化水平还比较落后,具体表现在以下几个方面:

(一)信息投入不足,存在安全威胁。

目前,由于信息技术的成本及各地区发展差异等原因,在档案管理信息化建设方面的投入还远远达不到发展的要求。在数据库的建设过程中还存在着很多的问题,包括数据录入不完整、数据更新太慢、数据补充不及时、数据检查不到位等问题。而且随着信息技术的发展,网络安全也受到了很多不稳定性因素的影响,包括网络犯罪、网络病毒、硬盘和云端服务器的工作寿命等,都威胁着档案管理中数据的安全。档案信息和网络建设的形式不够统一,信息管理的建设没有统一的规范和标准,这样严重限制了档案的共享性,使档案信息资源建设发展相对滞后。

(二)管理模式落后,管理意识浅薄。

很多单位对档案管理工作缺乏足够的认识,对信息化发展不够重视,缺乏统一的建档管理制度,这样严重阻碍了档案管理信息化的发展。疾控中心的档案管理关系到人民群众的身体健康以及医学的发展,很多单位只注重自身的发展,忽略了档案信息化的作用。而且,在人员监管、责任分配、制度完善中,存在着很多的不足之处。另外,由于传统的档案管理是手工的,且常年累积的数据量太大,需要大量的人力物力和时间进行信息化的准确录入,这样存在着很大的难度。

(三)管理人员素质不足。

随着档案管理信息化的发展,对于档案管理人员的素质要求也越来越高。从总体上看,档案管理信息化人员队伍的整体素质相对偏低。由于档案管理信息化是需要复合型人才,一要懂得档案管理知识,二要懂得计算机、网络通信等技术。这样就使得可供选择人才的数量较少,达不到新时代档案管理信息化的需求。管理人员素质不足,使得在对传染病信息进行管理录入时容易造成错误,对数据采集也会因为能力欠缺而出现失真和偏差,这样就给疾病的控制、预防、科研带来了很大的困难。

三、档案管理信息化解决方案

疾控中心具有指导建立国家公共卫生监测系统以及对重大疾病的发生、发展和分布的规律进行流行病学监测等职责。而档案管理是其中的重中之重。要转变观念,用信息化思维梳理工作,用信息化手段解决问题,实现信息的整合,促进信息综合分析利用。在信息系统规划建设之初就要考虑到数据分析利用和系统的维护更新,改变重采集、轻利用的局面,将数据转化为成果。要吸取教训,高度重视信息安全,避免出现新的安全问题。加强中心网站和微信公众号信息的审核。

(一)加大资金投入,加强安全管理。

首先,应当加大对档案管理配套设备的投入,包括硬件和软件。硬件主要包括计算机、打印机、硬盘、服务器等,硬件必须保证具有良好的性能,且按时定期检查硬件设备的可使用性,如有损坏需要及时更新或修复。软件主要包括档案管理的录入、查询软件,以及网络云端存储的软件等。对于数据的存储,需要进行科学合理的选择存储载体。而且,为保证数据的安全性,还需要安装一些性能较高的能够保证网络安全的一些必备软件,例如杀毒软件、安全卫士、防火墙技术以及数据加密技术等等。这样可以积极地对网络病毒和黑客攻击进行防范,保证数据的安全性和保密性。另外,建立基于大数据标准采集、动态分析与互联网应用融合的健康医疗工作新机制,为疾病控制发展“插上互联网的翅膀”。

(二)完善管理制度,提高管理意识。

疾控中心档案管理信息化的制度应该以简单、实用、高效为前提。疾控中心的领导以及各管理部门,根据自身的工作实际情况,再结合相关的法律法规,制订出可操作性强、合理有效的档案信息化管理制度,进而充分发挥管理制度的重要作用。通过开展会议、培训等活动,让疾控中心管理人员明确档案管理的重要性,熟悉了解档案管理工作的流程,熟悉档案管理的要求和职责,便于档案交接,进而实现信息交换与共享。档案管理工作人员要改变陈旧的思想观念,紧跟信息技术发展需要,树立主动的服务意识,加强档案管理工作的创新性。在档案管理工作中,积极发挥档案管理人员的主观主动性,完善管理制度,提高管理意识。

(三)加强管理人员培训。

随着档案管理信息化的发展,对于档案管理人员的素质要求也越来越高。想要从根本上把疾控中心档案管理信息化做好,就需要对档案管理人员进行有效合理的培训,同时可以引进一些专业性更强的复合型人才。一方面要培训管理人员的档案管理的专业素养,二要培训管理人员对计算机、网络等的实际动手操作能力。这样就会使达到需求的人员增多,在档案管理信息化应用中就会发挥更大的作用。随着信息技术的快速发展,信息化已成为国家经济社会发展的重要战略。疾控中心档案管理信息化顺应经济时展潮流,并且会对卫生系统的发展产生重大的作用。疾控中心档案管理信息化应该从实际出发,以业务为根本,以需求为导向,不断的改进创新,满足社会需要,为疾控中心的发展和进步服务,为社会的和谐发展服务。疾控中心务必重视档案管理信息化建设,积极采取相应的措施来解决不足,为人类社会的健康发展贡献自己的力量。

作者:孔祥锦 单位:济宁市疾病预防控制中心

【参考文献】

[1]杜素芝.加强疾控中心档案管理的方法和注意事项[J].中国保健营养(下旬刊),2013,23(4):2099-2100.

[2]辛占举.信息技术在疾控中心档案管理中的应用[J].图书档案.2013(08).

[3]刘瑛,郭宏.疾控中心档案管理的信息化和科学化建设[J].职业与健康,2014,30(15):2193-2194+2197.

疾控档案范文第10篇

1以服务于疾病控制为目的,发挥疾控档案的经济效益

市场经济体制的发展决定了疾控档案工作的重心应以疾控事业发展为目地。长期以来,疾控档案工作走的是计划经济模式,档案工作形成了一种封闭被动的工作模式。要使疾控档案适应市场经济的需要,档案人员必须破除旧思想,树立适应市场经济发展的新观念,这就要求疾控档案工作从“自我封闭”、“被动利用”的旧模式中解脱出来,树立市场和服务观念。档案部门要紧紧围绕疾控发展事业的需要,开展主动服务、跟踪服务,在服务中求发展。积极开展定题服务、科研课题跟踪服务。档案作为一种信息资源,不仅要开发利用,还应建立相应的信息反馈机制,反映出利用者的需求、可行性建议及产生的效益等。档案部门要根据信息反馈,随时调整档案工作的内容,修正和调整档案管理工作中不科学、不合理的内容,以能更接近于服务目标。疾控档案可通过举办兼职档案人员培训班、公众咨询服务方式,强化公众对疾控档案的认识,也可通过实物档案、照片档案举办荣誉展览,编写大事记、疾控重大事件汇编、荣誉表彰等编研资料,宣传在疾控事业中取得的成绩和作出的贡献,扩大疾控档案的影响。

2掌握疾控工作发展的方向,加大疾控档案开发和利用

提高疾控档案服务效益的一个重要前提,就是档案部门了解疾控发展的需求。为此,疾控档案部门必须广泛开展档案需求的调研和预测工作,其关键点就是要求档案工作者善于捕捉疾控事业发展中的热点信息,关注到不同时期疾控工作重点的变化。如抗洪救灾中的疾病预防、非典及禽流感防控等工作。影响疾控档案服务效益的关键是档案服务中供求双方的吻合程度,只有在疾控档案部门所提供的档案服务与利用者的业务需求相吻合的情况下,利用者的需求才能得到满足,档案服务效益才能实现,这就要求档案工作人员要熟悉和了解疾控工作发展的方向和需求,预测其需求的变化发展趋势,还要求档案工作人员对馆藏档案如数家珍,并熟练地掌握提供档案服务的各种工作技能。

3做好疾控档案基础工作,更好地发挥疾控档案的作用

疾控档案工作是一项多个业务环节相互联系的工作,在强调疾控档案工作为疾控事业发展服务的当前,人们过多地把注意力集中在档案信息资源的开发利用上,轻视了档案业务的基础建设。收集、保管档案是档案工作的基本职责,利用档案是档案工作的根本目的。档案基础工作和利用工作是一种相互依存、相互促进的关系。在疾控事业发展中,档案利用工作当然是直接或间接地体现出其所带来的经济效益,因而人们自然感到它的重要性。在市场经济观念的冲击影响下,档案部门容易出现片面强调为现实服务而忽视为长远服务的倾向,其主要表现是服务工作向“短、平、快”项目倾斜。重视这些服务是应该的,但因此而忽视基础建设,则是一种急功近利的行为。另外还有一种表现就是重开发利用而放松了疾控基础业务建设,削弱了疾控管理,就会影响到将来的开发利用。因此,档案工作在强调为现实服务的时候,必须坚持疾控档案业务基础建设与开发利用并重的方针。档案部门应加大档案信息化建设的力度,不断完善功能需求,丰富全文数字信息资源以及纸质档案、照片、录音录像等档案的数字化进程,提高档案信息服务的普及和影响。通过疾控档案数字化技术、网络技术浏览档案信息资源进行查阅、检索,成功地为利用者搭建了信息量化的服务平台,有效实现了疾控信息资源数字化网络共享[3]。

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